Mokapenin opas

Opas mukautettuihin sovelluksiin

Mukautettu sovellus on työtila, jonka rakennat itse, kun Mokapenissa ei ole valmiina prosessisi kohdetta: kaluston ajoneuvo, kiinteistö, sopimus, asia, kenttätyö, kurssi, huone. Se ei ole rinnakkainen CRM: se on lisäsovellus samassa organisaatiossa, jossa on valikko, tietueet ja kytkennät yhteystietoihin, tehtäviin ja mahdollisuuksiin.

Konkreettinen esimerkki: sinulla on kalusto. Luot sovelluksen Ajoneuvot. Jokainen ajoneuvo on tietue (rekisterikilpi, mittarilukema, vakuutuksen päättyminen, asiakas joka vuokraa sen). Listassa etsit niitä, kanbanissa siirrät niitä tilasta Saatavilla tilaan Käytössä ja Huollossa, kalenterissa näet milloin vakuutus päättyy. Tietueesta avaat tehtävän «huolto» tai kytket yhteystiedon.

Luot ne kohdasta Organisaatio → Sovellukset, painike Luo mukautettu sovellus. Se näkyy päävalikossa valitsemallasi nimellä ja kuvakkeella. Mokapenin valmiiden sovellusten (Tehtävät, Yhteystiedot, Myynti…) päälle tai pois kytkemiseen katso Sovellukset-opas.

Rooli CRM:ssä

Se ei korvaa Tehtäviä, Mahdollisuuksia tai Lippuja: se toimii niiden kanssa. Tietue on se pala todellisuutta, jota nuo sovellukset eivät kata; muu CRM pysyy paikkana, jossa myyt, työskentelet ja annat tukea.

• Yhteystiedot: kytket asiakkaan, joka vuokraa ajoneuvon, kiinteistön vuokralaisen, sopimuksen vastapuolen.
• Aktiviteetit ja myynti: tietueesta luot tehtäviä, tapaamisia tai mahdollisuuksia — työ tai ajoneuvo tulee työn kontekstiksi.
• Muut mukautetut sovellukset: työ kytkeytyy ajoneuvoon, sopimus kiinteistöön, kurssi tilaan jossa se pidetään.
• Tiimi: omistaja, yhteistyökumppanit ja yksityisyys, kuten Tehtävissä ja Mahdollisuuksissa.

Käytännön sääntö: jos Mokapenissa on jo kohde (lippu, mahdollisuus, tuoteluettelon tuote), käytä sitä sovellusta. Jos tarvitset toimialakohteen, jota ei ole — kilpi ja mittarilukema, neliöt ja vuokra, kansio eräpäivällä — luo sovellus.

Käyttötapaukset

• Vuokraus / korjaamo: Ajoneuvot-malli. Lista kilvellä ja vakuutuksen päättymisellä; kanban Saatavilla → Käytössä → Huolto; kalenteri vakuutuksille. Jokainen ajoneuvo kytketty asiakkaaseen. Toinen sovellus Työt ajoneuvon töille.
• Kiinteistö / B&B: Kiinteistöt-malli. Yksiköt neliöillä, vuokralla ja «saatavilla alkaen»; putki Asuttu / Varattu; vieras yhteystiedoissa. Sopimukset vuokrasopimukselle, Tilat yhteisille huoneille.
• Toimisto / virasto: Asiat-malli. Koodi, prioriteetti, eräpäivä, yhteistyökumppanit kansiossa. Lippu jää saapuvaksi pyynnöksi; asia on meritiedosto, kytketty lippuun.
• Kenttäpalvelu: Työt (kohde, aikaikkuna, prioriteetti) + Laitteet (takuu, kunto), molemmat kytketty kentän yhteystietoon.
• Koulutus: Kurssit paikoilla, päivämäärillä ja maksulla; osallistujat yhteystiedoissa; Tilat luokalle. Kanban Aikataulutettu → Avoin → Käynnissä → Valmis.
• Eläinlääkäri / hoitola: Eläimet nimellä, lajilla, sirulla, seuraava rokote kalenterissa; omistaja yhteystiedoissa.
• Oma prosessi, tyhjästä: esim. ohjelmistolisenssit (koodi, toimittaja, päättyminen, summa). Mikään malli ei kata sitä: aloita tyhjänä ja lisää vain käyttämäsi kentät.

Mistä se löytyy ja kuka pääsee

Organisaatio-valikko (rakennuskuvake) → Sovellukset.

Vain Omistajat luovat sovelluksen, kytkevät kytkimiä päälle tai pois, avaavat Asetukset ja poistavat sovelluksen.

Vaadittu suunnitelma — mukautettujen sovellusten luomiseen ja käyttöön tarvitaan vähintään Small-suunnitelma. Free-suunnitelmalla luontipainike ei ole käytettävissä.

Kun sovellus on päällä, jäsenet näkevät sen valikossa, avaavat listan/kanbanin/kalenterin ja työskentelevät tietueilla. Kuten tehtävässä: voit rajoittaa tietuetta (yksityisyys) ja suodattaa listaa omistajan tai tiimin mukaan.

Luonnin jälkeen Mokapen avaa heti kyseisen sovelluksen Asetukset. Palaat sinne nimestä kortilla Mukautetut sovellukset tai Organisaation sivupalkista (kohta kuvakkeella ja otsikolla).

Suunnitelma on organisaatiokohtainen: kahdella organisaatiolla samalla tilillä voi olla eri sovellukset.

Sovelluksen luominen

1. Organisaatio → Sovellukset → Luo mukautettu sovellus.
2. Valitse Luo mallista (valmis paketti) tai Luo tyhjästä.
3. Täytä:
   • Monikkonimi — valikon otsikko, esim. Ajoneuvot.
   • Yksikkömuoto — näkyy kohdassa «Uusi ajoneuvo» ja vahvistuksissa.
   • Lyhyt kuvaus — teksti nimen vieressä Sovellukset-sivulla.
   • Kuvake.
4. Vahvista: Mokapen luo sovelluksen ja vie Asetuksiin.

Mallilla nimi, yksikkömuoto ja kuvake tulevat valmiiksi: voit muuttaa niitä ennen tallennusta ja myöhemmin Tiedot-kortista.

URL-tunniste (esim. ajoneuvot) syntyy monikkonimestä luonnin yhteydessä. Jos nimeät sovelluksen myöhemmin uudelleen, tunniste ei muutu: pidä se mielessä, jos olet jo jakanut linkkejä.

Mallit

Mallit ovat lähtökohta: kentät, näkymät ja putki valmiina. Jälkeenpäin voit lisätä, poistaa ja nimetä kaiken uudelleen. Galleriassa on kaksi ryhmää, kortin esikatselu ja mukana olevat näkymät.

Omaisuus ja varasto

Ajoneuvot — kalusto, vuokraus, korjaamo.

• Kentät: rekisterikilpi (pakollinen), merkki, malli, vuosi, VIN, mittarilukema, polttoainetyyppi (bensiini, diesel, sähkö, hybridi, LPG), vakuutuksen päättyminen.
• Kytkennät: yhteystieto ja yritys.
• Kalenteri: vakuutuksen päättyminen.
• Putki: Saatavilla → Käytössä → Huolto → Poistettu käytöstä.

Kiinteistöt — asunnot, huoneet, yksiköt.

• Kentät: osoite (pakollinen), kaupunki, postinumero, kerros, pinta-ala (m²), huoneet, saatavilla alkaen, vuokra.
• Kytkennät: yhteystieto ja yritys.
• Kalenteri: «Saatavilla alkaen».
• Putki: Saatavilla → Varattu → Asuttu → Ei saatavilla.

Laitteet — työkalut ja laitteet.

• Kentät: koodi, merkki, malli, sarjanumero, sijainti, ostopäivä, takuun päättyminen, kunto (uusi, hyvä, kohtalainen, heikko).
• Kytkennät: yhteystieto.
• Kalenteri: takuun päättyminen.
• Putki: Saatavilla → Määritetty → Huolto → Poistettu käytöstä.

Eläimet — lemmikit ja hoitola.

• Kentät: laji (pakollinen: koira, kissa, lintu, kani, muu), rotu, sukupuoli, syntymäaika, mikrosiru, seuraava rokote, turkki.
• Kytkennät: omistajan yhteystieto.
• Esikatselun otsikko: Nimi.
• Kalenteri: rokote.
• Putki: Aktiivinen → Hoitolassa → Hoidossa → Arkistoitu.

Toiminnot

Sopimukset — vuokrat, palvelut, tilaukset.

• Kentät: koodi, tyyppi (vuokra, palvelu, tilaus, muu), alku-/loppupäivämäärät, summa, uusimispäivä.
• Kytkennät: yhteystieto ja yritys.
• Kalenteri: sopimusjakso.
• Putki: Luonnos → Aktiivinen → Päättymässä → Suljettu.

Asiat — kansiot ja dossierit.

• Kentät: koodi, tyyppi (hallinnollinen, oikeudellinen, konsultointi, muu), avattu, eräpäivä, prioriteetti.
• Kytkennät: yhteystieto, yritys ja yhteistyökumppanit.
• Kalenteri: avauksesta eräpäivään.
• Putki: Vastaanotettu → Käynnissä → Odottaa → Suljettu.

Työt — kenttäpalvelu.

• Kentät: koodi, kohteen osoite, kaupunki, suunniteltu alku/loppu, prioriteetti.
• Kytkennät: yhteystieto, yritys ja yhteistyökumppanit.
• Kalenteri: työikkuna.
• Putki: Aikataulutettu → Käynnissä → Odottaa osia → Valmis.

Kurssit — koulutuskerrat.

• Kentät: koodi, paikka, kaupunki, paikat, päivämäärät, maksu.
• Kytkennät: yhteystieto ja yhteistyökumppanit.
• Kalenteri: kurssin päivät.
• Putki: Aikataulutettu → Avoin → Käynnissä → Valmis.

Tilat — huoneet ja työpisteet.

• Kentät: koodi, osoite (pakollinen), kaupunki, postinumero, puhelin, rakennus, kerros, kapasiteetti, varustelu.
• Kalenteri: paketissa ei ole päivämääriä. Jos tarvitset, lisää päivämääräkenttä ja kartoita se kohdassa Asetukset → Kalenteri.
• Putki: Saatavilla → Varattu → Asuttu → Ei saatavilla.

Luo tyhjästä

Se alkaa vain Lista-näkymällä ja peruskentillä: otsikko, typologia, alatypologia, kuvaus, omistaja, yhteistyökumppanit. Kanban ja kalenteri pysyvät pois päältä, kunnes kytket ne.

Tyypillinen polku:

1. Luo sovellus.
2. Lisää prosessin Kentät.
3. Järjestä Kortti.
4. Valitse listan sarakkeet.
5. Kytke Kanban päälle ja luo putki sekä tilat.
6. Jos sinulla on päivämääriä, kartoita Kalenteri.

Ilman putkea kanban-taululla ei ole sarakkeita. Ilman päivämääräkenttää kalenteri pysyy tyhjänä.

Sovelluksen asetukset

Asetukset-sivulta määrität sovelluksen kuten Tehtävät tai Mahdollisuudet:

• Tiedot: nimi, yksikkömuoto, kuvaus, kuvake.
• Kentät: kenttävarasto. Katso Kentät-opas. Joissain kentissä, jos suunnitelma ei riitä, Mokapen näyttää mitalikuvakkeen.
• Kortti: mitkä kentät näkyvät Data-välilehdellä ja missä järjestyksessä. Katso kortin asettelu.
• Lista ja sarakkeet: listan sarakkeet. Katso lista ja sarakkeet.
• Kanban kortit (Medium-suunnitelma): mitkä kentät näet taulun kortilla. Näkyy, jos Kanban on päällä.
• Kanban: putki ja tilat.
• Kalenteri: mikä päivämääräkenttä on alku (ja tarvittaessa loppu).
• Tabs: mitkä välilehdet näytetään tietueella ja missä järjestyksessä.

Alhaalla on punainen alue Poistaa: se poistaa koko sovelluksen. Katso Sovelluksen poistaminen.

Näkymät: Lista, Kanban, Kalenteri

Sivut-lohkossa valitset, mitä sovelluspalkissa näkyy. Päävalikko avaa ensimmäisen päällä olevan näkymän asettamassasi järjestyksessä (vedä kahvasta).

• Lista — aina päällä. Jos kytket muut pois, käytät tätä.
• Kanban — taulu tilan mukaan. Napsauta sirua kytkeäksesi päälle tai pois.
• Kalenteri — tietueet kartoittamillasi päivämäärillä.

Kanbanin tai Kalenterin kytkeminen päälle tuo määrityskortit. Näkymän kytkeminen pois piilottaa sen valikosta; tiedot jäävät. Mallit alkavat yleensä kaikilla kolmella; tyhjästä alkaa vain Listalla.

Kanban ja putki

Sama logiikka kuin Mahdollisuuksissa ja Lipuissa: yksi tai useampi putki, kussakin tilat sarakkeina. Kanban-kortista nimeät uudelleen, järjestät, lisäät tai poistat tiloja ja putkia. Mallit luovat jo putken paketin tiloilla.

Taululla siirrät tietueita sarakkeesta toiseen tilan vaihtamiseksi. Mitkä kentät näet kortilla, asetetaan kohdassa Kanban kortit (Medium-suunnitelma).

Jos taulu on tyhjä: kytke Kanban päälle Sivut-kohdassa ja luo vähintään yksi putki, jossa on kaksi tai kolme tilaa.

Kalenteri

Kohdassa Asetukset → Kalenteri asetat alkupäivän kentän ja, jos tapahtumalla on kesto, loppupäivän. Jos päivämääräkenttää ei vielä ole, luo se ensin Kentät-kohdassa. Mallit, joissa on yksi päivämäärä (vakuutus, rokote, takuu), käyttävät samaa kenttää alkuna ja loppuna.

Se on tämän sovelluksen kalenteri (kaluston päättymiset, uusimiset, työt), ei tehtävien ja tapaamisten yleistä kalenteria.

Tietueen välilehdet

Oletuksena tietueella on:

• Data: asetteluun laittamasi kentät.
• Tarkistuslista: toistettavat vaiheet tietueella.
• Liitännät: yhteystiedot, valmiit sovellukset ja muut mukautetut sovellukset.
• Aikajana (pudotusvalikko): tietueen historia.

Kohdasta Asetukset → Tabs järjestät tai piilotat välilehtiä. Operatiiviseen työhön käytä tarkistuslistaa tai kytke tehtävä.

Tietueiden käyttö

Päävalikosta avaat sovelluksen (esim. Ajoneuvot). Ylhäällä ovat Lista, Kanban ja Kalenteri (ne jotka kytkit päälle), omistaja- tai tiimisuodatin, Suodattimet (Premium) ja painike + sekä yksikkömuoto (esim. + Ajoneuvo).

Tietueen luominen

1. Napsauta + Ajoneuvo (tai sovelluksesi yksikkömuotoa).
2. Anna selkeä otsikko — esim. «Fiat Ducato — AB123CD».
3. Täytä kentät (kilpi, merkki, päättyminen…) ja kytke asiakas yhteystietoihin.
4. Tallenna: tietue näkyy listassa ja, jos sinulla on kanban, ensimmäisessä sarakkeessa. Jos kartoitit päivämäärän, se näkyy myös kalenterissa.

Tietue

Napsauta otsikkoa avataksesi sivutietueen; Small-suunnitelmalla voit laajentaa koko sivulle (sama asettelu, enemmän tilaa).

Toimintapalkki:

• Yksityisyys, tarrat, väri, kopioi linkki.
• Koko sivu (Small-suunnitelma).
• + Luo ja yhdistä: tehtävä, tapaaminen, mahdollisuus… kytketty tähän tietueeseen.

Asetusvalikko (kolme pistettä):

• Kopioi: kopioi tietueen.
• Arkisto / Palauttaa (Medium-suunnitelma): poistaa sen aktiivisesta kulusta poistamatta — käytöstä poistettu ajoneuvo, suljettu sopimus.
• Muokkaa korttia / välilehtiä (admin): kenttien ja välilehtien asettelu.
• Poistaa: organisaation roskakori; bannerista palautat tai poistat pysyvästi.

Data-välilehdellä muokkaat kenttiä paikan päällä (kynäkuvake), kuten Mahdollisuuksissa ja Lipuissa.

Liitännät

Tietueet kuuluvat liitäntöjen graafiin, kuten muukin Mokapen.

Sovelluksen tietueella kytket yhteystietoja ja yrityksiä (malleissa ne ovat jo Data-välilehdellä). Tehtävä-, Mahdollisuus- ja Yhteystieto-tietueille ilmestyy osio jokaista aktiivista mukautettua sovellusta varten: yhteystiedosta avaat vuokratun ajoneuvon, sopimuksesta kiinteistön. Omien sovellustesi välillä: työ → ajoneuvo, asia → sopimus.

Yhteystieto ja yritys malleissa ovat liitäntöjä, eivät lisäkenttiä. Hallitset niitä kortin asettelusta ja Liitännät-välilehdeltä.

Päälle ja pois

Kohdassa Organisaatio → Sovellukset jokaisella sovelluksellasi on sama kytkin kuin muilla. Pääkytkin Ota kaikki sovellukset käyttöön sisältää ne.

• Päällä (oletus): valikkokohta, käytettävät tietueet, näkyvät liitännät.
• Pois: katoaa kaikkien valikosta. Tiedot ja asetukset jäävät. Kytke uudelleen päälle, niin kaikki palaa.

Vahvista Tallentaa-painikkeella sivun alareunassa, muuten kytkimet eivät jää voimaan.

Sovelluksen poistaminen

Poistaminen ei ole pois kytkemistä. Kohdasta Asetukset → Poistaa sinun on kirjoitettava POISTAA. Toiminto on peruuttamaton: kaikki kyseisen sovelluksen tietueet, kentät, näkymät, putket, tiedostot ja kytkennät katoavat.

Yhteystiedot, yritykset ja tehtävät jäävät: vain viittaus siihen ajoneuvoon tai sopimukseen katoaa. Jos et ole varma, kytke kytkin pois ja odota.

Yleisiä ongelmia

En näe Luo-painiketta — sinun on oltava Omistaja, Small-suunnitelmalla (tai ylemmällä), sivulla Organisaatio → Sovellukset.

Sovellus ei näy valikossa — kytkin pois (eikä Tallentaa painettu) tai sovellus on poistettu. Jäsenet eivät luo sitä: he käyttävät sitä, jos Omistaja on kytkenyt sen päälle.

Tyhjä kanban — näkymä pois tai ei putkea. Kytke Kanban päälle ja luo tilat (mallit tekevät sen puolestasi).

Tyhjä kalenteri — puuttuu päivämääräkenttä tai kartoitus kohdassa Asetukset → Kalenteri. Tiloissa paketissa ei ole päivämääriä: lisää ne itse.

En löydä yhteystietoja tietueelta — liitäntää ei ole sijoitettu kortin asetteluun tai Liitännät-välilehti on piilotettu. Malleissa yhteystieto ja yritys ovat jo Data-välilehdellä.

Kytkin sovelluksen pois ja luulin poistaneeni sen — tiedot ovat tallella. Avaa Sovellukset uudelleen, kytke päälle, Tallentaa. Poistamiseen tarvitaan Poistaa + vahvistus POISTAA.

UKK

K: Kuinka monta mukautettua sovellusta voin luoda?

V: Sivulla ei ole kattoa. Luo yksi toimialakohdetta kohti (Ajoneuvot, Sopimukset…), ei yhtä jokaista sävyä kohti. Liian monet kohdat täyttävät valikon: kytke pois ne, joita et käytä.

K: Voinko käyttää mallia ja muuttaa sitä sen jälkeen?

V: Kyllä. Kentät, tilat, näkymät, nimet ja kuvake ovat kaikki muokattavissa. Malli vain välttää tyhjältä kortilta aloittamisen.

K: Pitääkö minun luoda Ajoneuvot, jos minulla on jo Tuotteet luettelossa?

V: Tuotteet ovat luettelo, tarjoukset ja tilaukset. Kaluston ajoneuvo (kilpi, mittarilukema, vakuutus, «korjaamossa») on eri kohde: siihen on Ajoneuvot-sovellus.

K: Eivätkö Liput riitä asioihin?

V: Lippu on pyyntö ja keskustelu. Asia on kansio (koodi, eräpäivät, dossierin prioriteetti). Ne elävät usein yhdessä: lippu kytkeytyy asiaan.

K: Kuka näkee tietueet?

V: Organisaation jäsenet, jos sovellus on päällä. Kuten tehtävässä: voit rajoittaa yksittäistä tietuetta (yksityisyys) ja suodattaa listaa omistajan tai tiimin mukaan. Sovelluksen kytkeminen pois piilottaa ne kaikilta poistamatta tietoja.

K: Löytääkö ylähaun tietueeni?

V: Kyllä, tietueen otsikon perusteella (kilpi, kiinteistön nimi, asian koodi), kuten tehtävissä ja yhteystiedoissa. Tuloksen vieressä näkyy sovelluksen nimi (esim. Ajoneuvot).

K: Voinko tuoda Excelin ajoneuvoista?

V: Organisaation tuonti ei listaa näitä tyyppejä. Syötä tietueet sovellukseen tai käytä API:a, jos volyymit ovat suuria.

K: Voinko automatisoida «kun vakuutus päättyy…»?

V: Erillistä liipaisinta ei ole. Käytä sovelluksen kalenteria ja päivämäärillä suodatettua listaa. Jos seuraava askel on tehtävä tai mahdollisuus, automaatiot lähtevät sieltä.

K: Poistaako sovelluksen poistaminen myös kytketyt yhteystiedot?

V: Ei. Sovelluksen tietueet ja kytkennät katoavat. Yhteystiedot, yritykset ja tehtävät jäävät.