Руководство Mokapen

Руководство по пользовательским приложениям

Пользовательское приложение — рабочее пространство, которое вы строите сами, когда в Mokapen ещё нет объекта вашего процесса: автомобиль автопарка, объект недвижимости, договор, дело, выездная работа, курс, помещение. Это не параллельная CRM: это дополнительное приложение в той же организации, с меню, карточками и связями со справочником, задачами и сделками.

Конкретный пример: у вас автопарк. Вы создаёте приложение Автомобили. Каждый автомобиль — карточка (госномер, пробег, срок страховки, клиент, который его арендует). В списке вы их ищете, на доске переносите из Доступен в В использовании в Обслуживание, в календаре видите, когда истекает полис. С карточки открываете задачу «сервис» или связываете контакт в справочнике.

Создаёте их из Организация → Приложения, кнопка Создать пользовательское приложение. Оно появляется в главном меню с именем и иконкой, которые вы выберете. Чтобы включать или выключать встроенные приложения Mokapen (Задачи, Контакты, Продажи…), см. руководство Приложения.

Роль в CRM

Оно не заменяет Задачи, Сделки или Тикеты: работает вместе с ними. Карточка — тот фрагмент реальности, который эти приложения не покрывают; остальная CRM остаётся местом, где вы продаёте, работаете и оказываете поддержку.

• Контакты: связываете клиента, который арендует автомобиль, арендатора объекта, другую сторону договора.
• Активности и продажи: с карточки создаёте задачи, встречи или сделки — работа или автомобиль становится контекстом работы.
• Другие пользовательские приложения: выезд связывается с автомобилем, договор — с объектом, курс — с помещением, где он проходит.
• Команда: владелец, заинтересованные стороны и конфиденциальность, как у Задач и Сделок.

Практическое правило: если объект в Mokapen уже есть (тикет, сделка, товар каталога), используйте это приложение. Если нужен объект предметной области, которого нет — госномер и пробег, м² и аренда, дело со сроком — создайте приложение.

Сценарии использования

• Аренда / мастерская: шаблон Автомобили. Список с госномером и сроком страховки; доска Доступен → В использовании → Обслуживание; календарь по полисам. Каждый автомобиль связан с клиентом. Второе приложение Выезды для работ по автомобилю.
• Недвижимость / B&B: шаблон Недвижимость. Юниты с м², арендой и «доступно с»; воронка Занят / Забронирован; гость в контактах. Договоры для аренды, Помещения для общих комнат.
• Практика / агентство: шаблон Дела. Код, приоритет, срок, заинтересованные стороны по делу. Тикет остаётся входящим запросом; дело — содержательное досье, связанное с тикетом.
• Выездной сервис: Выезды (площадка, окно, приоритет) + Оборудование (гарантия, состояние), оба связаны с контактом на объекте.
• Обучение: Курсы с местами, датами и стоимостью; участники в контактах; Помещения для аудитории. Доска Запланирован → Открыт → В работе → Завершён.
• Ветеринария / передержка: Животные с кличкой, видом, чипом, следующей прививкой в календаре; владелец в контактах.
• Свой процесс с нуля: напр. лицензии ПО (код, поставщик, срок, сумма). Ни один шаблон этого не покрывает: начните пустым и добавьте только нужные поля.

Где найти и кто имеет доступ

Меню Организация (иконка здания) → Приложения.

Только Владельцы создают приложение, включают или выключают переключатели, открывают Настройки и удаляют приложение.

Требуемый план — чтобы создавать и использовать пользовательские приложения, нужен как минимум план Small. На плане Free кнопка создания недоступна.

Когда приложение включено, Участники видят его в меню, открывают список/доску/календарь и работают с карточками. Как у задачи: карточку можно ограничить (конфиденциальность) и фильтровать список по владельцу или команде.

После создания Mokapen сразу открывает Настройки этого приложения. Вернуться можно по имени на карточке Пользовательские приложения или из бокового меню Организация (пункт с иконкой и названием).

План действует на организацию: две организации одного аккаунта могут иметь разные приложения.

Создание приложения

1. Организация → Приложения → Создать пользовательское приложение.
2. Выберите Создать из шаблона (готовый набор) или Создать с нуля.
3. Заполните:
   • Имя во множественном числе — подпись в меню, напр. Автомобили.
   • Имя в единственном числе — появляется в «Новый автомобиль» и в подтверждениях.
   • Краткое описание — текст рядом с именем на странице Приложения.
   • Иконка.
4. Подтвердите: Mokapen создаёт приложение и переводит в Настройки.

С шаблоном имя, единственное число и иконка уже заполнены: их можно изменить до сохранения и позже с карточки Сведения.

Slug в URL (напр. avtomobili) формируется из множественного имени при создании. Если позже переименовать приложение, slug не меняется: учитывайте это, если ссылки уже разосланы.

Шаблоны

Шаблоны — это отправная точка: поля, представления и воронка уже настроены. Затем можно добавлять, удалять и переименовывать всё. В галерее две группы, предпросмотр карточки и включённые представления.

Активы & инвентарь

Автомобили — автопарк, аренда, мастерская.

• Поля: госномер (обязательно), марка, модель, год, VIN, пробег, тип топлива (бензин, дизель, электро, гибрид, ГБО), срок страховки.
• Связи: контакт и компания.
• Календарь: срок страховки.
• Воронка: Доступен → В использовании → Обслуживание → Списан.

Недвижимость — квартиры, комнаты, юниты.

• Поля: адрес (обязательно), город, индекс, этаж, площадь (м²), комнаты, доступно с, аренда.
• Связи: контакт и компания.
• Календарь: «Доступно с».
• Воронка: Доступен → Забронирован → Занят → Недоступен.

Оборудование — инструменты и устройства.

• Поля: код, марка, модель, серийный номер, местоположение, дата покупки, срок гарантии, состояние (новое, хорошее, удовлетворительное, плохое).
• Связи: контакт.
• Календарь: срок гарантии.
• Воронка: Доступен → Назначен → Обслуживание → Списан.

Животные — питомцы и передержка.

• Поля: вид (обязательно: собака, кошка, птица, кролик, другое), порода, пол, дата рождения, микрочип, следующая прививка, окрас.
• Связи: контакт владельца.
• Заголовок в предпросмотре: Имя.
• Календарь: прививка.
• Воронка: Активен → На передержке → На лечении → В архиве.

Операции

Договоры — аренда, услуги, подписки.

• Поля: код, тип (аренда, услуга, подписка, другое), даты начала/окончания, сумма, дата продления.
• Связи: контакт и компания.
• Календарь: период договора.
• Воронка: Черновик → Активен → Истекает → Закрыт.

Дела — дела и досье.

• Поля: код, тип (административное, юридическое, консультация, другое), открыто, срок, приоритет.
• Связи: контакт, компания и заинтересованные стороны.
• Календарь: от открытия до срока.
• Воронка: Приём → В работе → Ожидание → Закрыто.

Выезды — выездной сервис.

• Поля: код, адрес площадки, город, запланированное начало/окончание, приоритет.
• Связи: контакт, компания и заинтересованные стороны.
• Календарь: окно работ.
• Воронка: Запланирован → В работе → Ожидание запчастей → Завершён.

Курсы — учебные наборы.

• Поля: код, площадка, город, места, даты, стоимость.
• Связи: контакт и заинтересованные стороны.
• Календарь: даты курса.
• Воронка: Запланирован → Открыт → В работе → Завершён.

Помещения — комнаты и рабочие места.

• Поля: код, адрес (обязательно), город, индекс, телефон, здание, этаж, вместимость, удобства.
• Календарь: в наборе нет дат. Если нужны, добавьте поле даты и сопоставьте его в Настройки → Календарь.
• Воронка: Доступен → Забронирован → Занят → Недоступен.

Создание с нуля

Начинается только с представления Список и базовых полей: название, тип, подтип, описание, владелец, заинтересованные стороны. Доска и календарь остаются выключенными, пока вы их не включите.

Типичный путь:

1. Создайте приложение.
2. Добавьте Поля процесса.
3. Настройте Карточку.
4. Выберите столбцы списка.
5. Включите Доска и создайте воронку и статусы.
6. Если есть даты, сопоставьте Календарь.

Без воронки у доски нет столбцов. Без поля даты календарь остаётся пустым.

Настройки приложения

Со страницы Настройки вы настраиваете приложение так же, как Задачи или Сделки:

• Сведения: имя, единственное число, описание, иконка.
• Поля: склад полей. См. руководство Поля. На некоторых полях, если плана недостаточно, Mokapen показывает иконку медали.
• Карточка: какие поля появляются на вкладке Данные и в каком порядке. См. макет карточки.
• Список и столбцы: столбцы списка. См. список и столбцы.
• Карточка доски (план Medium): какие поля видны на карточке доски. Появляется, если Доска включена.
• Доска: воронка и статусы.
• Календарь: какое поле даты — начало (и при необходимости конец).
• Вкладки: какие вкладки показывать на карточке и в каком порядке.

Внизу красная зона Удалить: удаляет всё приложение. См. Удаление приложения.

Представления: Список, Доска, Календарь

В блоке Страницы вы выбираете, что появляется в панели приложения. Главное меню открывает первое включённое представление в заданном вами порядке (перетащите ручку).

• Список — всегда включён. Если остальные выключить, используете его.
• Доска — доска по статусу. Клик по чипу, чтобы включить или выключить.
• Календарь — карточки на датах, которые вы сопоставили.

Включение Доски или Календаря показывает карточки настройки. Выключение представления скрывает его из меню; данные остаются. Шаблоны обычно стартуют со всеми тремя; с нуля — только Список.

Доска и воронка

Та же логика, что у Сделок и Тикетов: одна или несколько воронок, у каждой статусы как столбцы. С карточки Доска переименовываете, меняете порядок, добавляете или удаляете статусы и воронки. Шаблоны уже создают воронку со статусами набора.

На доске вы переносите карточки из столбца в столбец, чтобы сменить статус. Какие поля видны на карточке, задаётся в Карточка доски (план Medium).

Если доска пустая: включите Доску в Страницах и создайте хотя бы одну воронку с двумя-тремя статусами.

Календарь

В Настройки → Календарь укажите поле дата начала и, если у события есть длительность, дата окончания. Если поля даты ещё нет, сначала создайте его в Полях. Шаблоны с одной датой (страховка, прививка, гарантия) используют одно и то же поле как начало и конец.

Это календарь этого приложения (сроки автопарка, продления, выезды), а не глобальный календарь задач и встреч.

Вкладки карточки

По умолчанию у карточки есть:

• Данные: поля, которые вы поместили в макет.
• Чек-лист: повторяемые шаги на карточке.
• Связи: контакты, встроенные приложения и другие пользовательские приложения.
• Хронология (выпадающее меню): история карточки.

В Настройки → Вкладки вкладки можно переставить или скрыть. Для операционной работы используйте чек-лист или свяжите задачу.

Работа с карточками

Из главного меню откройте приложение (напр. Автомобили). Сверху — Список, Доска и Календарь (те, что включены), фильтр по владельцу или команде, Фильтры (Premium) и кнопка + с единственным числом (напр. + Автомобиль).

Создание карточки

1. Нажмите + Автомобиль (или единственное число вашего приложения).
2. Введите понятное название — напр. «Fiat Ducato — AB123CD».
3. Заполните поля (госномер, марка, срок…) и свяжите клиента в контактах.
4. Сохраните: карточка появится в списке и, если есть доска, в первом столбце. Если сопоставлена дата, она также появится в календаре.

Карточка

Клик по названию открывает боковую карточку; на плане Small её можно развернуть на полную страницу (тот же макет, больше места).

Панель действий:

• Конфиденциальность, теги, цвет, копировать ссылку.
• Полная страница (план Small).
• + Создать и связать: задача, встреча, сделка… связанные с этой карточкой.

Меню Параметры (три точки):

• Дублировать: дублирует карточку.
• Архив / Восстановить (план Medium): убирает из активного потока без удаления — списанный автомобиль, закрытый договор.
• Изменить карточку / вкладки (admin): макет полей и вкладок.
• Удалить: корзина организации; с баннера восстанавливаете или удаляете навсегда.

На вкладке Данные поля редактируются прямо в строке (иконка карандаша), как у Сделок и Тикетов.

Связи

Карточки входят в граф связей, как и остальной Mokapen.

На карточке приложения вы связываете контакты и компании (в шаблонах они уже на вкладке Данные). На карточках Задачи, Сделки и Контакта появляется раздел для каждого активного пользовательского приложения: из контакта открываете арендованный автомобиль, из договора — объект. Между вашими приложениями: выезд → автомобиль, дело → договор.

Контакт и компания в шаблонах — это связи, а не дополнительные поля. Ими управляют из макета карточки и вкладки Связи.

Включение и выключение

В Организация → Приложения у каждого вашего приложения тот же переключатель, что у остальных. Мастер-переключатель Включить все приложения их включает.

• Вкл (по умолчанию): пункт в меню, рабочие карточки, видимые связи.
• Выкл: исчезает из меню у всех. Данные и настройки остаются. Включите снова — всё появится.

Подтвердите Сохранить внизу страницы, иначе переключатели не зафиксируются.

Удаление приложения

Удаление — это не выключение. В Настройки → Удалить нужно ввести УДАЛИТЬ. Операция необратима: исчезают все карточки, поля, представления, воронки, файлы и связи этого приложения.

Контакты, компании и задачи остаются: исчезает только ссылка на тот автомобиль или договор. Если не уверены, выключите переключатель и подождите.

Частые проблемы

Не вижу кнопку Создать — вы должны быть Владельцем, на плане Small (или выше), на странице Организация → Приложения.

Приложение не появляется в меню — переключатель выключен (и Сохранить не нажато) или приложение удалено. Участники его не создают: они используют его, если Владелец включил.

Пустая доска — представление выключено или нет воронки. Включите Доску и создайте статусы (шаблоны делают это за вас).

Пустой календарь — нет поля даты или сопоставления в Настройки → Календарь. У Помещений в наборе нет дат: добавьте их сами.

Не нахожу контакты на карточке — связь не размещена в макете Карточки или вкладка Связи скрыта. В шаблонах контакт и компания уже на вкладке Данные.

Выключил приложение и думал, что удалил — данные на месте. Снова откройте Приложения, включите, Сохранить. Чтобы стереть, нужны Удалить + подтверждение УДАЛИТЬ.

Частые вопросы

В: Сколько пользовательских приложений можно создать?

О: На странице нет потолка. Создавайте одно на объект предметной области (Автомобили, Договоры…), а не одно на каждый оттенок. Слишком много пунктов загромождает меню: выключайте те, которыми не пользуетесь.

В: Можно взять шаблон и потом изменить?

О: Да. Поля, статусы, представления, имена и иконку можно править. Шаблон лишь избавляет от пустой карточки на старте.

В: Нужно ли создавать Автомобили, если в каталоге уже есть Товары?

О: Товары — это каталог, коммерческие предложения и заказы. Автомобиль автопарка (госномер, пробег, страховка, «в мастерской») — другой объект: для него и нужно приложение Автомобили.

В: Разве Тикетов недостаточно для дел?

О: Тикет — это запрос и переписка. Дело — досье (код, сроки, приоритет). Часто они живут вместе: тикет связывается с делом.

В: Кто видит карточки?

О: Участники организации, если приложение включено. Как у задачи: отдельную карточку можно ограничить (конфиденциальность) и фильтровать список по владельцу или команде. Выключение приложения скрывает их у всех, не удаляя данные.

В: Находит ли поиск сверху мои карточки?

О: Да, по названию карточки (госномер, имя объекта, код дела), как у задач и контактов. Рядом с результатом видно имя приложения (напр. Автомобили).

В: Можно импортировать Excel автомобилей?

О: Импорт организации эти типы не перечисляет. Вводите карточки в приложении или используйте API при больших объёмах.

В: Можно автоматизировать «когда истекает страховка…»?

О: Отдельного триггера нет. Используйте календарь приложения и список, отфильтрованный по датам. Если следующий шаг — задача или сделка, автоматизации начинаются оттуда.

В: Удаление приложения удаляет и связанные контакты?

О: Нет. Исчезают карточки приложения и связи. Контакты, компании и задачи остаются.