Aprenda Mokapen.

Guia de aplicações personalizadas

Uma aplicação personalizada é um espaço de trabalho construído por si quando o Mokapen ainda não tem o objeto do seu processo: um veículo de frota, um imóvel, um contrato, um processo, um trabalho de campo, um curso, uma sala. Não é um CRM paralelo: é uma app a mais na mesma organização, com menu, fichas e ligações ao Diretório, tarefas e deals.

Exemplo concreto: tem uma frota. Cria a app Veículos. Cada veículo é uma ficha (matrícula, quilometragem, vencimento do seguro, cliente que o aluga). Na lista pesquisa-os, no kanban move-os de Disponível para Em uso para Manutenção, no calendário vê quando a apólice expira. Da ficha abre uma tarefa «revisão» ou liga o contacto no Diretório.

Cria-as em Organização → Aplicações, botão Criar aplicação personalizada. Aparece no menu principal com o nome e o ícone que escolher. Para ligar ou desligar as apps já presentes no Mokapen (Tarefas, Diretório, Vendas…) consulte o guia Aplicações.

Papel no CRM

Não substitui Tarefas, Deals nem Tickets: trabalha com eles. A ficha é o pedaço de realidade que essas apps não cobrem; o resto do CRM continua a ser o sítio onde vende, trabalha e dá suporte.

• Diretório: liga o cliente que aluga o veículo, o inquilino do imóvel, a contraparte do contrato.
• Atividades e vendas: da ficha cria tarefas, compromissos ou oportunidades — o trabalho ou o veículo torna-se o contexto do trabalho.
• Outras aplicações personalizadas: um trabalho liga-se ao veículo, um contrato ao imóvel, um curso à sala onde se realiza.
• Equipa: proprietário, colaboradores e privacidade, como em Tarefas e Deals.

Regra prática: se o Mokapen já tem o objeto (um ticket, um deal, um produto de catálogo), use essa app. Se precisa de um objeto de domínio que não existe — matrícula e quilometragem, m² e renda, um processo com vencimento — crie a aplicação.

Casos de utilização

• Aluguer / oficina: modelo Veículos. Lista com matrícula e vencimento do seguro; kanban Disponível → Em uso → Manutenção; calendário nas apólices. Cada veículo ligado ao cliente. Uma segunda app Trabalhos para as intervenções no veículo.
• Imobiliário / B&B: modelo Imóveis. Unidades com m², renda e «disponível a partir de»; pipeline Ocupado / Reservado; hóspede no Diretório. Contratos para o arrendamento, Espaços para as salas comuns.
• Gabinete / agência: modelo Casos. Código, prioridade, vencimento, colaboradores no processo. O ticket continua a ser o pedido de entrada; o caso é o dossiê de mérito, ligado ao ticket.
• Field service: Trabalhos (local, janela, prioridade) + Equipamentos (garantia, estado), ambos ligados ao contacto no terreno.
• Formação: Cursos com lugares, datas e taxa; participantes no Diretório; Espaços para a sala. Kanban Agendado → Aberto → Em curso → Concluído.
• Veterinário / pensão: Animais com nome, espécie, chip, próxima vacina no calendário; dono no Diretório.
• O seu próprio processo, do zero: ex. licenças de software (código, fornecedor, vencimento, montante). Nenhum modelo o cobre: comece vazio e acrescente só os campos que usa.

Onde se encontra e quem pode aceder

Menu Organização (ícone edifício) → Aplicações.

Apenas os Proprietários criam a app, ligam ou desligam os interruptores, abrem as Definições e eliminam a aplicação.

Plano necessário — para criar e usar aplicações personalizadas é preciso pelo menos o plano Small. Com o plano Free o botão de criação não está disponível.

Com a app ligada, os Membros veem-na no menu, abrem lista/kanban/calendário e trabalham as fichas. Como numa tarefa: pode restringir uma ficha (privacidade) e filtrar a lista por proprietário ou equipa.

Após a criação o Mokapen abre de imediato as Definições dessa app. Volta pelo nome no cartão Aplicações personalizadas, ou pelo menu lateral Organização (entrada com ícone e título).

O plano é por organização: duas orgs da mesma conta podem ter aplicações diferentes.

Criar uma aplicação

1. Organização → Aplicações → Criar aplicação personalizada.
2. Escolha Criar a partir de um modelo (kit pronto) ou Criar do zero.
3. Preencha:
   • Nome no plural — etiqueta do menu, ex. Veículos.
   • Nome no singular — aparece em «Novo veículo» e nas confirmações.
   • Descrição breve — texto junto ao nome na página Aplicações.
   • Ícone.
4. Confirme: o Mokapen cria a app e leva-o às Definições.

Com um modelo, nome, singular e ícone chegam pré-preenchidos: pode alterá-los antes de guardar, e depois no cartão Info.

O slug do URL (ex. veiculos) gera-se a partir do nome no plural na criação. Se mais tarde mudar o nome da app, o slug não muda: tenha isso em conta se já partilhou ligações.

Modelos

Os modelos são um ponto de partida: campos, vistas e pipeline já configurados. Depois pode adicionar, remover e mudar o nome de tudo. A galeria tem dois grupos, uma pré-visualização da ficha e as vistas incluídas.

Ativos e inventário

Veículos — frota, aluguer, oficina.

• Campos: matrícula (obrigatório), marca, modelo, ano, VIN, quilometragem, tipo de combustível (gasolina, gasóleo, elétrico, híbrido, GPL), vencimento do seguro.
• Ligações: contacto e empresa.
• Calendário: vencimento do seguro.
• Pipeline: Disponível → Em uso → Manutenção → Retirado.

Imóveis — apartamentos, quartos, unidades.

• Campos: morada (obrigatório), cidade, código postal, piso, superfície (m²), divisões, disponível a partir de, renda.
• Ligações: contacto e empresa.
• Calendário: «Disponível a partir de».
• Pipeline: Disponível → Reservado → Ocupado → Indisponível.

Equipamentos — ferramentas e dispositivos.

• Campos: código, marca, modelo, número de série, localização, data de compra, vencimento da garantia, estado (novo, bom, razoável, mau).
• Ligações: contacto.
• Calendário: vencimento da garantia.
• Pipeline: Disponível → Atribuído → Manutenção → Retirado.

Animais — animais de companhia e pensão.

• Campos: espécie (obrigatório: cão, gato, ave, coelho, outro), raça, sexo, data de nascimento, microchip, próxima vacina, pelagem.
• Ligações: contacto do dono.
• Título na pré-visualização: Nome.
• Calendário: vacina.
• Pipeline: Ativo → Em pensão → Em tratamento → Arquivado.

Operações

Contratos — arrendamentos, serviços, subscrições.

• Campos: código, tipo (arrendamento, serviço, subscrição, outro), datas de início/fim, montante, data de renovação.
• Ligações: contacto e empresa.
• Calendário: período do contrato.
• Pipeline: Rascunho → Ativo → A expirar → Encerrado.

Casos — processos e dossiês.

• Campos: código, tipo (administrativo, legal, consultoria, outro), aberto em, vencimento, prioridade.
• Ligações: contacto, empresa e colaboradores.
• Calendário: da abertura ao vencimento.
• Pipeline: Entrada → Em curso → Em espera → Encerrado.

Trabalhos — field service.

• Campos: código, morada do local, cidade, início/fim agendados, prioridade.
• Ligações: contacto, empresa e colaboradores.
• Calendário: janela de trabalho.
• Pipeline: Agendado → Em curso → À espera de peças → Concluído.

Cursos — edições formativas.

• Campos: código, local, cidade, lugares, datas, taxa.
• Ligações: contacto e colaboradores.
• Calendário: datas do curso.
• Pipeline: Agendado → Aberto → Em curso → Concluído.

Espaços — salas e postos.

• Campos: código, morada (obrigatório), cidade, código postal, telefone, edifício, piso, capacidade, comodidades.
• Calendário: o kit não tem datas. Se precisar, adicione um campo data e mapeie-o em Definições → Calendário.
• Pipeline: Disponível → Reservado → Ocupado → Indisponível.

Criar do zero

Começa só com a vista Lista e os campos de base: título, tipo, subtipo, descrição, proprietário, colaboradores. Kanban e calendário ficam desligados até os ativar.

Percurso típico:

1. Criar a app.
2. Adicionar os Campos do processo.
3. Ordenar a Ficha.
4. Escolher as colunas da lista.
5. Ativar Kanban e criar pipeline e estados.
6. Se tiver datas, mapear o Calendário.

Sem pipeline o quadro kanban não tem colunas. Sem um campo data o calendário fica vazio.

Definições da aplicação

Na página Definições configura a app como faz com Tarefas ou Deals:

• Info: nome, singular, descrição, ícone.
• Campos: armazém de campos. Consulte o guia Campos. Em alguns campos, se o plano não chegar, o Mokapen mostra o ícone de medalha.
• Ficha: quais campos aparecem no separador Dados e em que ordem. Consulte o layout da ficha.
• Lista e colunas: colunas da listagem. Consulte Lista & Colunas.
• Cartão Kanban (plano Medium): quais campos vê no cartão do quadro. Aparece se o Kanban estiver ligado.
• Kanban: pipeline e estados.
• Calendário: qual campo data é o início (e, se precisar, o fim).
• Separadores: quais separadores mostrar na ficha e em que ordem.

No fundo está a área vermelha Excluir: apaga a aplicação inteira. Consulte Eliminar a aplicação.

Vistas: Lista, Kanban, Calendário

No bloco Páginas escolhe o que aparece na barra da app. O menu principal abre a primeira vista ligada, na ordem que definir (arraste a pega).

• Lista — sempre ligada. Se desligar as outras, é a que usa.
• Kanban — quadro por estado. Clique no chip para ligar ou desligar.
• Calendário — as fichas nas datas que mapeou.

Ao ligar Kanban ou Calendário aparecem os cartões de configuração. Desligar uma vista oculta-a do menu; os dados ficam. Os modelos começam normalmente com as três; do zero começa só a Lista.

Kanban e pipeline

A mesma lógica de Deals e Tickets: um ou mais pipelines, cada um com estados em colunas. No cartão Kanban muda o nome, reordena, adiciona ou remove estados e pipelines. Os modelos já criam um pipeline com os estados do kit.

No quadro move as fichas de uma coluna para outra para mudar o estado. Quais campos vê no cartão define-se em Cartão Kanban (plano Medium).

Se o quadro estiver vazio: ligue o Kanban em Páginas e crie pelo menos um pipeline com dois ou três estados.

Calendário

Em Definições → Calendário indica o campo data de início e, se o evento tiver duração, a data de fim. Se ainda não tiver um campo data, crie-o primeiro em Campos. Os modelos com uma só data (seguro, vacina, garantia) usam o mesmo campo como início e fim.

É o calendário desta app (vencimentos da frota, renovações, trabalhos), não o calendário global de tarefas e compromissos.

Separadores da ficha

Por defeito a ficha tem:

• Dados: os campos que colocou no layout.
• Checklist: passos repetíveis na ficha.
• Ligações: Diretório, apps nativas e outras aplicações personalizadas.
• Timeline (menu pendente): histórico da ficha.

Em Definições → Separadores reordena ou oculta separadores. Para o trabalho operacional use a checklist ou ligue uma tarefa.

Usar as fichas

No menu principal abra a app (ex. Veículos). No topo tem Lista, Kanban e Calendário (as que ligou), o filtro por proprietário ou equipa, os Filtros (Premium) e o botão + seguido do nome no singular (ex. + Veículo).

Criar uma ficha

1. Clique em + Veículo (ou o singular da sua app).
2. Introduza um título claro — ex. «Fiat Ducato — AB123CD».
3. Preencha os campos (matrícula, marca, vencimento…) e ligue o cliente no Diretório.
4. Guarde: a ficha aparece na lista e, se tiver kanban, na primeira coluna. Se mapeou uma data, também aparece no calendário.

Ficha

Um clique no título abre a ficha lateral; com o plano Small pode expandir para página inteira (o mesmo layout, mais espaço).

Barra de ações:

• Privacidade, etiquetas, cor, copiar link.
• Página inteira (plano Small).
• + Criar e ligar: tarefa, compromisso, deal… ligados a esta ficha.

Menu Opções (três pontos):

• Clonar: duplica a ficha.
• Arquivar / Restaurar (plano Medium): tira-a do fluxo ativo sem a eliminar — um veículo retirado, um contrato encerrado.
• Editar ficha / separadores (admin): layout de campos e separadores.
• Excluir: lixo da organização; no banner restaura ou elimina definitivamente.

No separador Dados edita os campos em linha (ícone lápis), como em Deals e Tickets.

Ligações

As fichas estão no grafo das ligações, como o resto do Mokapen.

Na ficha da app liga contactos e empresas (nos modelos já estão no separador Dados). Nas fichas de Tarefa, Deal e Contacto aparece uma secção por cada aplicação personalizada ativa: do contacto abre o veículo alugado, do contrato o imóvel. Entre as suas apps: trabalho → veículo, caso → contrato.

Contacto e empresa nos modelos são ligações, não campos extra. Gerem-se no layout da ficha e no separador Ligações.

Ligar e desligar

Em Organização → Aplicações cada app sua tem o mesmo interruptor das outras. O master Ativar todas as aplicações inclui-as.

• Ligada (predefinição): entrada no menu, fichas utilizáveis, ligações visíveis.
• Desligada: desaparece do menu de todos. Dados e definições ficam. Volte a ligá-la e reaparece tudo.

Confirme com Guardar no fundo da página, senão os interruptores não ficam.

Eliminar a aplicação

Eliminar não é desligar. Em Definições → Excluir tem de escrever EXCLUIR. A operação é irreversível: vão-se todas as fichas, campos, vistas, pipelines, ficheiros e ligações dessa app.

Contactos, empresas e tarefas ficam: desaparece só a referência a esse veículo ou contrato. Se não tiver a certeza, desligue o interruptor e espere.

Problemas comuns

Não vejo o botão Criar — tem de ser Proprietário, no plano Small (ou superior), na página Organização → Aplicações.

A app não aparece no menu — interruptor desligado (e Guardar não premido), ou app eliminada. Os membros não a criam: usam-na se o Proprietário a ligou.

Kanban vazio — vista desligada, ou sem pipeline. Ligue o Kanban e crie estados (os modelos fazem-no por si).

Calendário vazio — falta um campo data ou o mapeamento em Definições → Calendário. Em Espaços o kit não inclui datas: adicione-as.

Não encontro os contactos na ficha — ligação não colocada no layout Ficha, ou separador Ligações oculto. Nos modelos contacto e empresa já estão no separador Dados.

Desliguei a app e pensei que a tinha apagado — os dados estão lá. Reabra Aplicações, ligue, Guardar. Para apagar precisa de Excluir + confirmar EXCLUIR.

Perguntas frequentes

P: Quantas aplicações personalizadas posso criar?

R: Não há um teto na página. Crie uma por objeto de domínio (Veículos, Contratos…), não uma por cada nuance. Demasiadas entradas sobrecarregam o menu: desligue as que não usa.

P: Posso usar um modelo e depois alterá-lo?

R: Sim. Campos, estados, vistas, nomes e ícone editam-se todos. O modelo só evita começar com uma ficha vazia.

P: Devo criar Veículos se já tenho Produtos no catálogo?

R: Os Produtos são catálogo, orçamentos e encomendas. Um veículo de frota (matrícula, quilometragem, seguro, «na oficina») é outro objeto: para isso serve a aplicação Veículos.

P: Os Tickets não chegam para os casos?

R: O ticket é o pedido e a conversa. O caso é o processo (código, vencimentos, prioridade de dossiê). Muitas vezes convivem: o ticket liga-se ao caso.

P: Quem pode ver as fichas?

R: Os membros da organização, se a app estiver ligada. Como numa tarefa: pode restringir a ficha individual (privacidade) e filtrar a lista por proprietário ou equipa. Desligar a app oculta-as a todos, sem apagar os dados.

P: A pesquisa no topo encontra as minhas fichas?

R: Sim, por título da ficha (matrícula, nome do imóvel, código do caso), como com tarefas e contactos. Junto ao resultado vê o nome da app (ex. Veículos).

P: Posso importar um Excel de veículos?

R: A importação da organização não lista estes tipos. Introduza as fichas na app, ou use a API se os volumes forem grandes.

P: Posso automatizar «quando o seguro expira…»?

R: Não há um gatilho dedicado. Use o calendário da app e a lista filtrada por datas. Se o passo seguinte for uma tarefa ou um deal, as automatizações partem daí.

P: Eliminar a aplicação também elimina os contactos ligados?

R: Não. Vão-se as fichas da app e as ligações. Contactos, empresas e tarefas ficam.