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Guia de Projetos

A área de Projetos é o nível de organização acima das tarefas: agrupa ações coerentes para um objetivo comum, com responsável, prazos, participantes e progresso global. Um projeto responde à pergunta «quem faz o quê e quando» numa iniciativa estruturada — lançamento de produto, onboarding de cliente, campanha de marketing.

Para que serve a área Projetos

Os projetos permitem-lhe:

• Estruturar o trabalho por iniciativa, cada uma com as suas tarefas.
• Acompanhar o progresso através do contador de tarefas concluídas/total (ex. 5/12) visível no painel e no Kanban.
• Organizar por Workarea — macro-categorias como Marketing, Sales, Operations — para uma visão geral por área de negócio.
• Coordenar equipas com responsável, participantes (stakeholders) e visibilidade pública ou privada.
• Ligar ao CRM contactos, empresas e tickets através das Ligações.
• Analisar dados agregados nos relatórios de projetos.

Aceda a partir da página Projetos no menu Atividades. As tarefas do projeto são geridas no separador Tarefas do painel do projeto ou a partir do guia de tarefas dedicado.

Barra superior da página Projetos

• Agrupar por (Kanban): Workarea (predefinido), Prazo, Responsável, Etiquetas, Cor (Premium).
• Filtros (Premium): modal de filtros avançados.
• Ações: importar/exportar, arquivo de projetos, lixo, editar colunas (Lista).
• Vistas: Kanban | Cartões | Lista (sem Calendário dedicado — use os prazos em Cartões).
• Utilizadores / Equipas: filtrar por responsável ou equipa.
• + Projeto: criar um novo projeto.

O painel do projeto

Clique no título de um projeto para abrir o painel lateral. Com Premium, o ícone Página completa abre a page project em ecrã completo com botão Guardar fixo.

Cabeçalho do painel

• Checkbox: fecha o projeto quando todas as tarefas estão concluídas; se restarem tarefas abertas, o clique abre um modal de fecho guiado.
• Título: edição inline ao clicar no texto.
• Distintivo Arquivado: visível se o projeto está em arquivo.

Barra de ações do painel

Mesma lógica das tarefas, com três níveis de prioridade (Baixa, Média, Alta):

• Prioridade (bandeira): Baixa / Média / Alta.
• Privacidade (cadeado): Público ou Privado (visível para responsável, participantes e mencionados).
• Etiquetas: ver o guia Etiquetas.
• Cor: fundo do título e do cartão.
• Anexos: ver o guia Anexos.
• Notas adesivas, Copiar link, Página completa (Premium).
• Opções (três pontos): Clonar, Mover, Converter em tarefa, Arquivar, Editar painel, Eliminar.
• + Criar e ligar: criar entidades ligadas (tarefa, ticket, contacto…) já associadas ao projeto.

Menu Opções (três pontos)

• Clonar: duplicar o projeto; no modal escolha o que copiar (checklist, anexos, ligações, comentários, tarefas filhas se aplicável).
• Mover: transferir o projeto para outra workarea ou organização (se multi-org).
• Converter em tarefa: converte o projeto numa única tarefa; as tarefas do projeto passam a itens da checklist da nova tarefa.
• Arquivar / Restaurar (Premium).
• Editar painel (admin): layout de campos do painel do projeto.
• Eliminar / Restaurar: eliminação suave para o lixo.

Separadores do painel do projeto

• Dados: título, workarea, responsável, participantes, datas, descrição, campos personalizados.
• Tarefas: lista de tarefas do projeto com contador (fechadas/total); crie e gira as tarefas aqui. Para o detalhe operacional, veja o guia Tarefas.
• Ligações, Tempo: guias comuns em Secções relacionadas.
• Menu adicional: Marketing, Integrações, Atualizações.

Workarea

As Workarea são macro-categorias para agrupar projetos: funções empresariais (Marketing, Sales, HR), linhas de produto ou qualquer agrupamento útil para a sua equipa. No Kanban de projetos, a vista predefinida organiza as colunas por Workarea.

Para que servem

• Separar visualmente projetos de âmbitos distintos sem os misturar num único board.
• Filtrar e reportar por área (ex. quantos projetos ativos em Sales vs Marketing).
• Atribuir uma equipa de referência a uma workarea (opcional nas definições).

Criar uma Workarea

1. Vá a Definições Projetos → cartão Workarea, ou diretamente à página Workarea.
2. Clique em Nova workarea (limite consoante o plano: Small, Medium, Large).
3. Introduza o título e, se aplicável, associe uma equipa.
4. Guarde: a workarea aparece na lista e como coluna no Kanban.

Atribuir um projeto a uma Workarea

1. Abra o painel do projeto → separador Dados.
2. No campo Workarea, selecione a categoria desejada.
3. Guarde: o projeto aparece na coluna correspondente no Kanban (agrupar por Workarea).

Também pode arrastar um projeto entre colunas Workarea no Kanban para alterar a atribuição rapidamente.

Modificar e eliminar uma Workarea

Na página Workarea, clique no título para o modificar ou use as ações do cartão (editar/eliminar). Eliminar uma workarea não elimina os projetos: ficam sem workarea atribuída (coluna «Sem workarea» no Kanban).

Secções relacionadas (comuns a várias entidades)

• Ligações — liga o projeto a clientes, parceiros, tickets.
• Tempo — horas registadas e estimadas no projeto (Premium).
• Etiquetas — categorização e agrupamento Kanban.
• Anexos — documentos do projeto.
• Tarefas — as ações operativas dentro do projeto.

Criar um projeto

1. Vá à página Projetos.
2. Clique em + Projeto.
3. Escreva o título (obrigatório).
4. No separador Dados: workarea, responsável, participantes, datas início/fim, descrição.
5. No separador Tarefas adicione as tarefas do projeto, ou crie-as depois a partir do separador ou com + Tarefa filtrando por projeto.
6. Guarde o painel.

Campos principais

• Workarea: macro-categoria de pertença.
• Responsável: referente do projeto.
• Participantes (stakeholders): colaboradores com visibilidade sobre o projeto.
• Datas: início e prazo do projeto.
• Descrição: objetivos e notas; menções com @nome.
• Visibilidade: Público (predefinido) ou Privado.
• Prioridade: Baixa, Média, Alta.

Modificar um projeto

Modificação individual

1. Abra o painel do projeto.
2. Modifique campos no separador Dados ou use a barra de ações.
3. Gira as tarefas no separador Tarefas (abrir, criar, fechar).
4. Guarde (inline no painel lateral, botão Guardar em page project).

Fechar e reabrir

Checkbox junto ao título: se todas as tarefas estão fechadas, marca o projeto como concluído. Com tarefas ainda abertas, o Mokapen propõe fechá-las ou continuar mesmo assim. Clique novamente para reabrir.

Modificação em massa (Lista, Premium)

1. Vá à vista Lista.
2. Selecione os projetos com as checkboxes.
3. Clique em Editar → defina campos comuns (workarea, responsável, datas…).
4. Confirme.

Eliminar um projeto

Elimine projetos criados por erro ou duplicados de teste. Prefira Arquivar se o projeto tiver tarefas, horas registadas ou ligações que deseja conservar no histórico.

Eliminação individual

1. Abra o painel → Opções (três pontos) → Eliminar (item vermelho).
2. Confirme no modal.

Com Advanced Premium, o projeto vai para o lixo (página Projetos → Ações → Lixo de projetos). A partir daí pode Restaurar ou Eliminar definitivamente. Se abrir um projeto já no lixo, aparece o banner Restaurar / Eliminar definitivamente.

No plano Free (sem Advanced Premium), a eliminação é geralmente definitiva imediatamente após confirmação, sem lixo — verifique as permissões da sua organização.

Eliminação múltipla

1. Vista Lista → selecione projetos com checkboxes.
2. Clique em Eliminar (botão vermelho) → confirme.

Arquivar um projeto

O arquivo é a escolha certa para projetos concluídos ou suspensos que deseja manter no histórico sem sobrecarregar Kanban e Cartões.

Arquivar um projeto individual

1. Abra o painel → Opções → Arquivar (Premium) → confirme.

Arquivar vários projetos / consultar o arquivo

• Múltiplo: vista Lista → selecione → Arquivar na barra de ações.
• Consultar: página Projetos → Ações → Arquivo de projetos.
• Restaurar: a partir do arquivo selecione e clique em Restaurar, ou Opções → Restaurar do arquivo no painel individual.

Os projetos arquivados não aparecem nas vistas operativas padrão mas permanecem acessíveis a partir do arquivo, ligações e relatórios históricos.

Clonar um projeto

Clonagem individual

1. Abra o painel → Opções → Clonar.
2. No modal selecione: checklist, anexos, ligações, comentários.
3. Confirme: abre-se o novo projeto; atualize título e datas antes de o usar operacionalmente.

Clonagem múltipla

1. Vista Lista → selecione projetos → Clonar → escolha opções → confirme.

Vistas de projetos

Kanban (predefinida)

Colunas por Workarea por defeito. Arrastar e largar entre colunas para alterar workarea. Agrupar por: Workarea, Prazo, Responsável, Etiquetas, Cor (Premium).

Cartões

Projetos ordenados por prazo; no topo os vencidos ou iminentes. Cada cartão expande as tarefas do projeto.

Lista (Premium)

Tabela com colunas configuráveis, pesquisa, ações em massa (Editar, Clonar, Arquivar, Eliminar).

Filtros

Modal Filtros (Premium), menu Utilizadores/Equipas, pesquisa em Lista — mesma lógica das tarefas.

Definições Projetos

Em Definições Projetos:

• Workarea: crie e gira as macro-categorias (ver secção Workarea).
• Campos: campos personalizados de projeto.
• Painel: layout do painel do projeto.
• Lista e colunas: vista tabular.
• Gráficos: widgets de relatórios.

Relatórios Projetos

A secção Relatórios Projetos (Premium) resume os projetos a que tem acesso consoante a função e permissões da organização: vê apenas registos e campos autorizados. Serve para análise de carga, atrasos e exportação — para o trabalho diário use Kanban, Cartões e Lista.

• Dashboard: estado, workarea, prioridade, equipa, responsável, horas, etiquetas.
• Lista de relatórios: análise tabular e exportação.
• Gantt projetos (Premium): timeline de prazos.

Útil para carga por workarea, projetos em atraso e distribuição de recursos.