Aprenda Mokapen.

Guia de Documentos

A área Documentos é o espaço Mokapen para textos e layouts em formato página (estilo A4) que prepara, conserva e liga ao CRM: cartas de apresentação, fichas de cliente, atas de reunião, procedimentos operacionais, propostas descritivas. Cada documento tem um título, um corpo formatado (com cabeçalho e rodapé opcionais), privacidade, colaboradores, ligações a outras entidades e pode ser descarregado como PDF ou Word (DOCX).

Aceda pelo menu Folhas → Documentos. Se a mesma estrutura se repete frequentemente — a mesma carta, a mesma ata, o mesmo procedimento — não a reescreva à mão: crie um modelo do tipo Documento com as variáveis (contacto, oportunidade, empresa…) e gere o documento a partir de um registo ligado. O Mokapen carrega o layout e substitui as variáveis pelos dados desse registo.

O módulo requer a app Documentos ativa, as permissões corretas na organização e um plano Premium adequado. Verifique a disponibilidade no seu plano: sem Premium a lista pode mostrar a página de upgrade; com planos superiores ficam também disponíveis o arquivo e o lixo.

Para que servem os Documentos no CRM

Um documento Mokapen não é uma nota rápida nem um orçamento comercial: é uma folha estruturada que permanece no histórico do cliente e da equipa.

• Documentação extensa e formatada — títulos, listas, tabelas, imagens e ligações num layout de página, não um campo de descrição breve.
• Personalização automática — a partir de um modelo ligado a uma entidade, os campos preenchem-se sozinhos (consulte o guia Modelos → Documento).
• Historial no CRM — o documento permanece ligado a contacto, oportunidade, ticket, projeto, agendamento… e recupera-o a partir do histórico dessas fichas.
• Exportação para o exterior — pré-visualização e descarga PDF/DOCX para arquivo, assinatura offline ou envio pelos canais de email da organização. Não existe um fluxo dedicado «Enviar documento» como em orçamentos e encomendas: normalmente descarrega e anexa.
• Trabalho em equipa — privacidade, colaboradores, etiquetas, anexos, comentários e linha temporal de atualizações, como noutras entidades Mokapen.

Regra prática: todo documento dirigido a um cliente ou prospecto merece pelo menos uma ligação a contacto, empresa ou oportunidade — assim o histórico permanece visível a partir da ficha do cliente, não apenas na lista Documentos.

Documentos vs Orçamentos, Encomendas e Notas

É fácil confundir as «folhas» Mokapen. Em resumo:

• Documentos — texto/layout A4 genérico, variáveis a partir de modelo, exportação PDF/DOCX, ligações CRM. Ideal para cartas, atas, procedimentos, fichas narrativas.
• Orçamentos / Encomendas — documentos comerciais com tabela de artigos, condições económicas e gráfica PDF dedicada (guias Vendas + modelos Orçamento/Encomenda). Não substituem os Documentos quando precisa de texto livre sem lógica de venda de artigos.
• Notas — no menu Folhas podem ainda aparecer como Em breve. Não use os Documentos como substituto das notas adesivas na ficha: as sticky note permanecem no sticky do registo (plano Premium).

Página de listagem Documentos

A lista Documentos é uma tabela com pesquisa, filtro de utilizadores/equipas e colunas habituais (título, etiquetas, tipologia, colaboradores, ligações, data de criação). Indicadores úteis: cadeado de privacidade (documento privado) e aviso de atualização recente.

Barra superior habitual:

• Novo Documento — abre a criação a página inteira (de raiz).
• Ações — Arquivo e Lixo (com plano Premium adequado), para consultar documentos que já não estão na lista ativa ou restaurar a partir de soft delete.
• Seleção múltipla — ao selecionar linhas com as caixas de verificação aparece a barra de ações: editar, duplicar, arquivar, eliminar nos documentos selecionados.

Criar um documento

Pode começar de raiz na lista ou gerar a partir de um modelo abrindo outra ficha (contacto, oportunidade…) e criando um documento ligado. O segundo caminho é o que aproveita as variáveis do modelo.

De raiz (a partir da lista Documentos)

1. Abra Folhas → Documentos e prima Novo Documento.
2. Preencha pelo menos o Nome do documento (obrigatório).
3. Configure privacidade (cadeado), etiquetas, cor da ficha, tipologia (campo livre selecionável ou adicionável, útil para filtrar «Ata», «Carta», «Procedimento») e colaboradores se previsto.
4. Defina as Margens da página (valores habituais em milímetros: superior, direita, inferior, esquerda). Influenciam a pré-visualização e o PDF: verifique-as antes de uma exportação oficial.
5. Escreva Cabeçalho, Rodapé e Conteúdo no editor em formato página (consulte a secção dedicada abaixo).
6. Adicione anexos ou sticky note se estiverem disponíveis no seu plano.
7. No separador Ligações ligue contactos, oportunidades, tickets, projetos… (se tiver permissões e as apps ativas).
8. Guardar — normalmente é encaminhado para a ficha a página inteira do documento criado.

A partir da lista, a criação de raiz não expõe o mesmo assistente completo do fluxo «A partir do modelo» a partir da ficha: para as variáveis use o caminho seguinte.

A partir de modelo (a partir de uma entidade ligada)

Como descrito no guia Modelos: o modelo Documento é um documento HTML em formato página (A4), com editor rico e margens configuráveis. Associar as variáveis a uma entidade da agenda/vendas (p. ex. contacto, oportunidade) faz com que, ao gerar o documento a partir de um registo ligado, os campos se preencham sozinhos.

1. Abra uma ficha (p. ex. Contacto ou Oportunidade) → crie Novo Documento (ou ação equivalente de criação ligada).
2. Escolha A partir do modelo (listagem de modelos Documento compatíveis com essa entidade) ou comece a partir de um documento vazio.
3. O Mokapen carrega o conteúdo do modelo e substitui as variáveis pelos dados do registo ligado.
4. Reveja texto, cabeçalho/rodapé e margens, depois guarde: a ligação à entidade de origem é criada automaticamente.

Os modelos gerem-se em Definições da organização → Modelos → Documento. Exemplos habituais de modelo: carta de apresentação, ficha de cliente, ata de reunião, procedimento operativo sempre igual na estrutura.

Ficha do documento

Pode abri-la em modal ou a ecrã inteiro (vista página, se o plano o permitir) a partir da barra de ferramentas — mesmo conteúdo, mais espaço para trabalhar no layout A4.

Barra de ações

• Privacidade (cadeado): Público (visível para os membros da organização segundo as regras de acesso) ou Privado (apenas quem tem acesso explícito — consulte abaixo).
• Etiquetas, Cor título/fundo da ficha, Anexos, Notas adesivas (Premium).
• Página inteira, Copiar ligação.
• + Criar e ligar / nova ligação: ligue outras entidades diretamente a partir do documento.
• Pré-visualização e Descarregar (PDF / Word) — consulte a secção dedicada.

Menu Opções (três pontos)

• Duplicar: cria uma cópia; no modal pode escolher o que incluir (ligações e outros elementos segundo as opções disponíveis).
• Arquivar / Restaurar (plano Premium adequado): oculta da lista operativa ou devolve ao listado ativo.
• Eliminar / Restaurar (opção vermelha): com plano adequado soft delete (lixo + restauração) ou eliminação definitiva a partir do lixo/confirmação.

Separadores da ficha

• Dados — tipologia, colaboradores, margens, anexos, cabeçalho, rodapé, conteúdo, comentários.
• Ligações — vínculos com outras entidades (tarefa, projeto, agendamento, contacto, empresa, reserva, oportunidade, serviço, produto, orçamento, encomenda, ticket, outro documento, campanha… se as apps estiverem ativas). Consulte também o guia Ligações.
• Atualizações — linha temporal de modificações e atividade no registo.

Conteúdo, cabeçalho, rodapé e margens

O núcleo do documento é o editor em formato página. Não é um campo de texto simples: pensa na apresentação imprimível / PDF, como numa folha A4.

O Conteúdo é o corpo principal: títulos, parágrafos, listas, tabelas, imagens e ligações. Aqui vai a substância da carta, da ata ou do procedimento. Use formatação clara (hierarquia de títulos, listas com marcas) para que o PDF permaneça legível no destino.

Cabeçalho e Rodapé são os textos (ou elementos) repetidos em cima e em baixo da página — logótipo textual, referências da empresa, notas fixas, disclaimer. No modelo Documento prepara-os uma vez; no documento individual adapta-os apenas se for necessária uma variante. Nos modelos Orçamento/Encomenda encontra lógicas semelhantes de cabeçalho/rodapé no layout PDF comercial; aqui o conceito é o mesmo, mas sem tabela de artigos.

As Margens (superior, direita, inferior, esquerda) definem o espaço em branco à volta do texto. Influenciam diretamente a pré-visualização e os ficheiros exportados: uma margem demasiado estreita pode cortar conteúdo na impressão ou em PDF; uma demasiado larga reduz o espaço útil. Configure as margens no modelo se o papel timbrado for sempre igual; no documento individual corrija-as apenas por exceções.

Conselho de processo: quando a estrutura se repete, trabalhe no modelo (variáveis + margens + cabeçalho/rodapé). Personalize o documento individual apenas onde o conteúdo muda (datas, parágrafos específicos, anexos). Evita cópias inconsistentes e atualizações em cadeia.

Privacidade e colaboradores

Como nos agendamentos e noutras entidades Mokapen, privacidade e colaboradores respondem a duas perguntas distintas: «quem pode ver este documento na organização?» e «quem da equipa deve trabalhar nele sem que seja público para todos?».

Com a privacidade Público (cadeado na barra de ações) o documento é visível para os membros da organização segundo as regras de acesso da org e os papéis. Com a privacidade Privado, o documento limita-se a quem tem acesso explícito: normalmente quem o criou, os colaboradores indicados e as regras de privacidade da entidade — não a todos os membros da organização.

Os colaboradores (campo Colaboradores no separador Dados, se estiver ativo na sua organização) são utilizadores ou equipas Mokapen que devem ter visibilidade e possibilidade de trabalhar no documento. Exemplos: o comercial que gerou a carta a partir do deal; o assistente que completa a ata; um manager que revê os procedimentos internos. Não são «participantes de uma reunião» (conceito típico dos agendamentos): são pessoas da equipa que devem ver e seguir a folha no Mokapen.

Em resumo:

• Público = visível na org segundo permissões gerais.
• Privado = apenas quem tem acesso explícito (colaboradores / regras de privacidade).
• Colaborador = utilizador ou equipa que deve ver e trabalhar no documento, também quando é privado.

Se não tiver acesso a um documento privado, o Mokapen mostra a mensagem de acesso negado. Para documentos internos sensíveis (contratos em rascunho, notas sobre clientes, procedimentos reservados) use privacidade privada e colaboradores restritos.

Pré-visualização e descarga

Antes de enviar ou arquivar uma folha oficial, use Pré-visualização para verificar o resultado, margens, cabeçalho e rodapé. Depois:

• Descarregar PDF — ficheiro estável para arquivo, assinatura externa ou anexo de email.
• Descarregar Word (DOCX) — útil se o destinatário deve modificar o texto fora do Mokapen; depois pode voltar a anexar a versão assinada ou revista nos ficheiros do documento ou da ficha ligada.

Ao contrário de orçamentos e encomendas, não existe um envio por email dedicado do documento a partir da ficha. Use Pré-visualização/Descarregar e anexe pelos canais de email/mensagens da organização, ou conserve o PDF nos Anexos do registo ligado.

Arquivar, eliminar e duplicar

Como nos agendamentos: prefira Arquivar quando o documento está concluído mas ainda precisa de histórico e ligações; use Eliminar para rascunhos errados ou duplicados de teste.

Duplicar

A partir de Opções → Duplicar. No modal escolha o que copiar (ligações e outros elementos segundo as opções). Útil para uma segunda versão da mesma carta ou para uma ata com estrutura idêntica e datas diferentes. Após a cópia, atualize título e conteúdo no novo documento.

Arquivar e restaurar

Ficha → Opções → Arquivar (plano Premium adequado), ou seleção múltipla na lista → Arquivar. O documento sai da lista ativa; recupera-o a partir de Ações → Arquivo e pode Restaurar. Prefira arquivar em vez de eliminar quando precisa de rastreabilidade comercial ou de conformidade.

Eliminar

A partir da ficha ou da lista (individual ou múltipla) → Eliminar → confirmar no modal. Com plano Premium adequado pode haver soft delete (lixo + restauração) ou eliminação definitiva a partir do lixo. Arquivo e lixo costumam requerer um plano Premium de nível superior em relação ao uso básico de documentos — verifique disponibilidade e papel (membro para algumas eliminações).

Definições (Campos / Colunas)

Nas definições da organização, para Documentos, os cartões Campos e Lista & Colunas podem aparecer como Em breve (ainda não operativos). A personalização de campos/layout descrita nos guias Campos, Ficha e Colunas hoje não se aplica plenamente aos Documentos. O que já pode estruturar bem é o modelo Documento (layout, margens, variáveis) e o uso de tipologias e etiquetas na lista.

Casos de uso

• Carta de apresentação: modelo Documento com variáveis de contacto → gere a partir da ficha Contacto → reveja → Descarregar PDF e anexe ao email comercial.
• Ata de reunião: documento ligado a Agendamento e Projeto; colaboradores = equipa de delivery; privacidade privada se contiver notas reservadas.
• Ficha operativa de cliente: a partir de Oportunidade, modelo com deal + contacto já preenchidos; permanece no histórico do deal.
• Procedimento interno (SOP): documento público na org, etiqueta «SOP», sem dados de cliente; atualiza o modelo quando o processo muda.
• Exportação para assinatura externa: Descarregar DOCX ou PDF, assinar offline, voltar a anexar o ficheiro assinado nos anexos do documento ou da ficha ligada.

Processos recomendados

• Comece sempre a partir de um modelo se o texto se repete; evite reescrever cartas iguais à mão.
• Ligue cada documento de cliente a Contacto/Empresa/Oportunidade: encontra-o a partir do histórico da ficha.
• Use tipologias e etiquetas coerentes («Ata», «Procedimento», «Carta») para filtrar na lista.
• Verifique as margens em Pré-visualização antes do PDF oficial.
• Documentos sensíveis: privacidade privada + colaboradores restritos.
• Arquive em vez de eliminar quando precisa do histórico; limpe periodicamente os rascunhos duplicados.

Combine Documentos com Modelos, Contactos, Oportunidades e Agendamentos para um fluxo documental coerente com o resto do CRM.

Perguntas frequentes

P: Onde encontro os Documentos?

R: Menu Folhas → Documentos. O grupo chama-se Folhas; a entrada é Documentos.

P: Como uso as variáveis?

R: Crie um modelo Documento em Definições → Modelos, insira as variáveis com o botão Variável, depois gere o documento a partir de uma entidade compatível escolhendo A partir do modelo. A partir da lista, a criação de raiz não expõe o mesmo assistente completo do fluxo a partir da ficha.

P: Posso enviar o documento por email a partir do Mokapen?

R: Não existe um envio dedicado como nos orçamentos. Use Pré-visualização/Descarregar e anexe, ou os canais de email/mensagens da organização.

P: Porque não vejo Arquivo ou Lixo?

R: Normalmente é necessário um plano Premium de nível superior. Verifique plano e papel (membro para algumas eliminações).

P: Posso personalizar os campos da ficha Documento?

R: As definições Campos/Colunas para Documentos ainda aparecem como Em breve. Use modelos, tipologias e etiquetas para estruturar o trabalho.

P: Qual a diferença para um orçamento PDF?

R: O orçamento tem tabela de artigos, condições económicas e gráfica comercial. O Documento é um texto/layout A4 genérico, mais flexível mas sem lógica de venda de artigos.

P: Se eliminar um modelo Documento, desaparecem os PDF já criados?

R: Não. Permanecem os documentos já gerados; elimina apenas o modelo para criações futuras.