Mokapenguiden

Dokumentguide

De Dokument område är Mokapens utrymme för sidformatstexter och layouter (A4-stil) som du förbereder, lagrar och länkar till CRM: följebrev, kundprofiler, mötesprotokoll, driftsrutiner, beskrivande förslag. Varje dokument har en titel, formaterad text (med valfri sidhuvud och sidfot), sekretess, samarbetspartners, kopplingar till andra enheter och kan laddas ner som PDF eller Word (DOCX).

Få åtkomst till den från Ark → Dokument meny. Om samma struktur upprepas ofta - samma bokstav, samma protokoll, samma procedur - skriv inte om den för hand: skapa en Dokumenttypsmall med variabler (kontakt, möjlighet, företag...) och generera dokumentet från en länkad post. Mokapen laddar layouten och ersätter variablerna med den postens data.

Modulen kräver att dokumentappen är aktiv, rätt behörigheter i organisationen och en lämplig Premium-plan. Kontrollera tillgängligheten på din plan: utan Premium kan listan visa uppgraderingssidan; med högre planer blir arkiv och papperskorgen också tillgängliga.

Vad dokument är till för i CRM

Ett Mokapen-dokument är inte en snabb anteckning eller en kommersiell offert: det är en strukturerade ark som finns kvar i klientens och teamets historia.

• Lång, formaterad dokumentation — rubriker, listor, tabeller, bilder och länkar i en sidlayout, inte ett kort beskrivningsfält.
• Automatisk personalisering — från en mall som är länkad till en enhet fylls fält i på egen hand (se Mallar → Dokument guide).
• CRM-historik — dokumentet förblir kopplat till kontakt, tillfälle, biljett, projekt, möte... och du hittar det igen från dessa registers historia.
• Exportera för externt bruk — förhandsgranskning och PDF/DOCX-nedladdning för arkivering, offlinesignatur eller sändning via organisationens e-postkanaler. Det finns inget dedikerat «Skicka dokument»-flöde som på offerter och beställningar: du brukar ladda ner och bifoga.
• Lagarbete — sekretess, samarbetspartners, etiketter, bilagor, kommentarer och uppdateringstidslinje, som på andra Mokapen-enheter.

Praktisk regel: varje dokument riktat till en kund eller prospekt förtjänar minst ett förbindelse att kontakta, företag eller möjlighet — så att historiken förblir synlig från kundposten, inte bara i dokumentlistan.

Dokument vs offerter, order och anteckningar

Det är lätt att blanda ihop Mokapen «sheets». Kort sagt:

• Dokument — Generisk A4-text/layout, variabler från mall, PDF/DOCX-export, CRM-anslutningar. Idealisk för brev, protokoll, procedurer, berättande profiler.
• Offerter/Beställningar — kommersiella dokument med radtabell, ekonomiska termer och dedikerad PDF-grafik (försäljningsguider + offert-/ordermallar). De ersätter inte Dokument när du behöver fritext utan radförsäljningslogik.
• Anteckningar — i Kalkylark-menyn kan de fortfarande visas som Kommer snart. Använd inte Dokument som ett substitut för klisterlappar på posten: klisterlappar förblir klistrade på posten (premiumplan).

Dokumentlista sida

Dokumentlistan är en tabell med sökning, användar-/teamfilter och typiska kolumner (titel, etiketter, typ, medarbetare, anslutningar, skapandedatum). Användbara indikatorer: sekretesslås (privat dokument) och flagga för senaste uppdatering.

Typisk topplist:

• Nytt dokument — öppnar helsidesskapande (från grunden).
• Åtgärder — Arkiv och Skräp (med en lämplig Premium-plan), för att visa dokument som inte längre finns i den aktiva listan eller återställa från mjuk borttagning.
• Flerval — att markera rader med kryssrutor visar åtgärdsfältet: redigera, duplicera, arkivera, ta bort på valda dokument.

Skapa ett dokument

Du kan börja från början från listan eller generera från en mall genom att öppna en annan post (kontakt, möjlighet...) och skapa ett kopplat dokument. Den andra sökvägen är den som använder mallvariabler.

Från grunden (från dokumentlistan)

1. Öppna Ark → Dokument och tryck Nytt dokument.
2. Fyll i åtminstone Dokumentnamn (nödvändig).
3. Ställ in sekretess (lås), etiketter, postfärg, typ (fritt valbart eller tilläggbart fält, användbart för att filtrera «Minuter», «Brev», «Procedur») och samarbetspartners om tillämpligt.
4. Definiera sida Marginaler (typiska värden i millimeter: topp, höger, botten, vänster). De påverkar förhandsgranskning och PDF: kontrollera dem innan en officiell export.
5. Skriva Rubrik, Sidfot, och Innehåll i sidformatsredigeraren (se särskilt avsnitt nedan).
6. Lägg till bilagor eller klisterlappar om det finns tillgängligt i din plan.
7. I den Anslutningar fliklänk kontakter, möjligheter, biljetter, projekt... (om du har behörigheter och appar aktiva).
8. Spara — du kommer vanligtvis till helsidesposten för det skapade dokumentet.

Från listan visar inte skapandet från början samma fullständiga guide som flödet «Från mall» från en post: för variabler använd sökvägen nedan.

Från mall (från en länkad enhet)

Som beskrivs i mallguiden: Dokumentmallen är ett HTML-dokument i sidformat (A4), med en rik editor och konfigurerbara marginaler. Bindande variabler till en adressbok/försäljningsenhet (t.ex. kontakt, möjlighet) innebär att när du genererar dokumentet från en länkad post fylls fälten i sig själva.

1. Öppna en post (t.ex. Kontakt eller Möjlighet) → skapa Nytt dokument (eller motsvarande kopplad skapelseåtgärd).
2. Välja Från mall (lista över dokumentmallar som är kompatibla med den enheten) eller börja från ett tomt dokument.
3. Mokapen laddar mallens innehåll och ersätter variabler med den länkade postens data.
4. Granska text, sidhuvud/sidfot och marginaler och spara sedan: anslutningen till startenheten skapas automatiskt.

Mallar hanteras i Organisationsinställningar → Mallar → Dokument. Typiska mallexempel: följebrev, kundprofil, mötesprotokoll, driftsförfarande alltid identiskt till sin struktur.

Dokumentpost

Du kan öppna den i en modal eller helskärm (sidvy, om planen tillåter) från verktygsfältet — samma innehåll, mer utrymme att arbeta med A4-layouten.

Åtgärdsfält

• Privatliv (låsa): Offentlig (synlig för organisationens medlemmar enligt åtkomstregler) eller Privat (endast de med explicit åtkomst - se nedan).
• Etiketter, Färg titel/skiva bakgrund, Bilagor, Klisterlappar (Premie).
• Hela sidan, Kopiera länk.
• + Skapa och anslut / ny anslutning: länka andra enheter direkt från dokumentet.
• Förhandsvisning och Ladda ner (PDF / Word) — se särskilt avsnitt.

Alternativmeny (tre punkter)

• Duplicera: skapar en kopia; i modalen kan du välja vad som ska inkluderas (anslutningar och andra element enligt tillgängliga alternativ).
• Arkivera/återställa (lämplig Premium-plan): gömmer sig från driftlistan eller återgår till den aktiva listan.
• Ta bort/återställ (röd post): med en lämplig plan mjuk borttagning (papperskorgen + återställ) eller permanent radering från papperskorgen/bekräftelse.

Spela in flikar

• Data — typ, medarbetare, marginaler, bilagor, sidhuvud, sidfot, innehåll, kommentarer.
• Anslutningar — länkar till andra enheter (uppgift, projekt, möte, kontakt, företag, bokning, möjlighet, tjänst, produkt, offert, beställning, biljett, annat dokument, kampanj... om appar är aktiva). Se även Anslutningar guide.
• Uppdateringar — Tidslinje för ändringar och aktivitet i registret.

Innehåll, sidhuvud, sidfot och marginaler

Hjärtat i dokumentet är sidformatsredigeraren. Det är inte ett vanlig textfält: du tänker i termer av utskrivbar / PDF-utdata, som på ett A4-ark.

De Innehåll är huvuddelen: rubriker, stycken, listor, tabeller, bilder och länkar. Här kommer innehållet i brevet, protokollet eller förfarandet. Använd tydlig formatering (rubrikhierarki, punktlistor) så att PDF:en förblir läsbar även på destinationen.

Rubrik och Sidfot är texten (eller elementen) som upprepas längst upp och längst ned på sidan — textlogotyp, företagsreferenser, fasta anteckningar, ansvarsfriskrivning. På dokumentmallen förbereder du dem en gång; på det enskilda dokumentet justerar du dem bara om en variant behövs. På offert-/ordermallar hittar du liknande sidhuvud/sidfotslogik i den kommersiella PDF-layouten; här är konceptet detsamma, men utan en radtabell.

Marginaler (överst, höger, botten, vänster) definierar det vita utrymmet runt texten. De påverkar direkt förhandsgranskningen och exporterade filer: en för snäv marginal kan skära ned innehåll i tryckt eller PDF-format; en som är för bred minskar det användbara utrymmet. Ställ in marginaler i mallen om brevhuvudet alltid är detsamma; på det enskilda dokumentet justera dem endast för undantag.

Processtips: när strukturen upprepas, arbeta på mall (variabler + marginaler + sidhuvud/sidfot). Anpassa det enskilda dokumentet endast där innehållet ändras (datum, specifika stycken, bilagor). Du slipper inkonsekventa kopior och kedjeuppdateringar.

Sekretess och samarbetspartners

Precis som vid möten och andra Mokapen-enheter svarar integritet och samarbetspartners på två olika frågor: «vem kan se detta dokument i organisationen?» och "vem i teamet behöver arbeta med det utan att det är offentligt för alla?".

Med Offentlig sekretess (lås i åtgärdsfältet) dokumentet är synligt för organisationsmedlemmar enligt organisationens åtkomstregler och roller. Med Privat integritet, är dokumentet begränsat till personer med explicit åtkomst: vanligtvis vem som än skapat det, utsedd kollaboratöreroch integritetsregler – inte alla organisationsmedlemmar.

Samarbetspartners (Collaborators-fältet på fliken Data, om de är aktiva i din organisation) är Mokapen-användare eller -team som behöver synlighet och arbetsförmåga på dokumentet. Exempel: säljaren som genererade brevet från affären; assistenten fyller i protokollet; en chef som granskar interna rutiner. De är inte «mötesdeltagare» (typiskt möteskoncept): de är gruppmedlemmar som behöver se och följa bladet i Mokapen.

Sammanfattningsvis:

• Offentlig = synlig i org enligt allmänna behörigheter.
• Privat = endast de med explicit åtkomst (samarbetspartners / integritetsregler).
• Medarbetare = användare eller team som behöver se och arbeta med dokumentet, även när det är privat.

Om du inte har tillgång till ett privat dokument visar Mokapen meddelandet om ingen åtkomst. För känsliga interna dokument (utkast till kontrakt, kundanteckningar, begränsade förfaranden) använd privat integritet och begränsade samarbetspartners.

Förhandsgranska och ladda ner

Innan du skickar eller arkiverar ett officiellt ark, använd Förhandsvisning för att kontrollera rendering, marginaler, sidhuvud och sidfot. Sedan:

• Ladda ner PDF — stabil fil för arkiv, extern signatur eller e-postbilaga.
• Ladda ner Word (DOCX) — användbart om mottagaren behöver redigera texten utanför Mokapen; du kan sedan bifoga den signerade eller reviderade versionen i dokumentet eller länkade postfiler.

Till skillnad från offerter och beställningar, finns det inget dedikerat dokument som skickas från posten. Använd Förhandsgranska/Ladda ner och bifoga via organisationens e-post-/meddelandekanaler, eller lagra PDF:en i den länkade postens Bilagor.

Arkivera, ta bort och duplicera

Gilla på möten: föredrar Arkiv när dokumentet är komplett men historik och anslutningar fortfarande behövs; använda Radera för fel utkast eller testdubbletter.

Duplicera

Från Alternativ → Duplicera. Välj i modalen vad som ska kopieras (anslutningar och andra element enligt alternativ). Användbar för en andra version av samma brev eller protokoll med identisk struktur och olika datum. Efter kopiering uppdaterar du titel och innehåll på det nya dokumentet.

Arkivera och återställa

Spela in → Alternativ → Arkiv (lämplig Premium-plan), eller flerval i listan → Arkiv. Dokumentet lämnar den aktiva listan; hitta det från Actions → Arkiv och du kan Återställa. Föredrar arkivering framför radering när kommersiell spårning eller efterlevnad behövs.

Radera

Från post eller lista (enkel eller flera) → Radera → bekräfta i modal. Med en lämplig Premium-plan kan det finnas mjuk borttagning (papperskorgen + återställning) eller permanent borttagning från papperskorgen. Arkiv och papperskorgen kräver ofta en högre Premium-plan än grundläggande dokumentanvändning – kontrollera tillgänglighet och roll (medlem för vissa raderingar).

Inställningar (fält/kolumner)

I organisationsinställningar, för Dokument, Fält och Lista och kolumner kort kan visas som Kommer snart (ej i drift ännu). Fält-/layoutanpassning som beskrivs i Fält, Kort, och Kolumner guider gäller inte fullt ut för Dokument idag. Det du redan kan strukturera bra är Dokumentmall (layout, marginaler, variabler) och användningen av typer och etiketter i listan.

Användningsfall

• Följebrev: Dokumentmall med kontaktvariabler → generera från Kontaktpost → granska → Ladda ner PDF och bifoga till försäljningsmail.
• Mötesprotokoll: dokument kopplat till utnämning och projekt; kollaboratörer = leveransteam; privat integritet om den innehåller konfidentiella anteckningar.
• Operativ kundprofil: från Opportunity, mall med deal + kontakt redan ifylld; stannar kvar i affärens historia.
• Intern procedur (SOP): offentligt dokument i org, «SOP»-etikett, inga klientdata; uppdatera mallen när processen ändras.
• Exportera för extern signatur: Ladda ner DOCX eller PDF, signera offline, bifoga igen den signerade filen i dokumentet eller länkade postbilagor.

Rekommenderade processer

• Utgå alltid från a mall om texten upprepas; undvik att skriva om identiska bokstäver för hand.
• Länka varje kunddokument till Kontakt/Företag/Möjlighet: du hittar det från posthistoriken.
• Använd konsekventa typer och etiketter («Protokoll», «Procedur», «Brev») för att filtrera i listan.
• Kontrollera marginalerna i Preview före den officiella PDF-filen.
• Känsliga dokument: privat integritet + begränsade medarbetare.
• Arkivera istället för att ta bort när historik behövs; regelbundet rensa upp dubbletter av utkast.

Kombinera dokument med Mallar, Kontakter, Möjligheter, och Utnämningar för ett dokumentflöde som överensstämmer med resten av CRM.

Vanliga frågor

F: Var hittar jag dokument?

A: Meny Ark → Dokument. Gruppen heter Sheets; objektet är Dokument.

F: Hur använder jag variabler?

S: Skapa en dokumentmall i Inställningar → Mallar, infoga variabler med knappen Variabel och skapa sedan dokumentet från en kompatibel enhet genom att välja Från mall. Från listan visar inte skapandet från början samma fullständiga guide som flödet från en post.

F: Kan jag skicka dokumentet via e-post från Mokapen?

S: Det finns ingen dedikerad skicka som på offerter. Använd Förhandsgranska/Ladda ner och bifoga, eller organisationens e-post-/meddelandekanaler.

F: Varför ser jag inte Arkiv eller papperskorgen?

S: Vanligtvis behövs en högre Premium-plan. Kontrollera plan och roll (medlem för vissa raderingar).

F: Kan jag anpassa dokumentpostfält?

S: Inställningar för fält/kolumner för dokument kommer fortfarande snart. Använd mallar, typer och etiketter för att strukturera arbetet.

F: Vad är skillnaden från en offert-PDF?

S: En offert har en radtabell, ekonomiska termer och kommersiell grafik. Ett dokument är generisk A4-text/layout, mer flexibel men utan radförsäljningslogik.

F: Om jag tar bort en dokumentmall, försvinner redan skapade PDF-filer?

S: Nej. Redan genererade dokument finns kvar; du tar bara bort mallen för framtida skapelser.