Mokapenguiden

Microsoft Outlook-kontakter

Anslut din Microsoft Outlook-kontakter adressbok till din organisations kontakter i Mokapen. Importera kunder och potentiella kunder som redan finns i Outlook, håll data i linje, eller exportera kontakter som skapats i CRM till Outlook – enligt de regler du väljer.

Allmän översikt: Integrationer.

Krav

• Microsoft-konto med en kontaktadressbok.
• Tillstånd att tillåta Mokapen att läsa och skriva kontakter på Outlook.
• Mokapen-behörigheter för kontakter i organisationen (se Roller och behörigheter).

Anslut Outlook-kontakter

1. Användarmeny → Integrationer → Microsoft Outlook-kontakter.
2. Klick Synkronisera Microsoft Outlook-kontakter.
3. Välj ditt Microsoft-konto (det kan skilja sig från din Mokapen-e-post).
4. Acceptera behörigheter för kontakternas adressbok.
5. Återgå till Mokapen: verifiera Anslutet konto och konfigurera alternativen nedan.

Om du inte accepterar, inga kontakter kommer att importeras eller exporteras. Sidan kommer att förbli utan aktiv synkronisering.

Vad Mokapen begär från Microsoft

Profil (namn, e-post) och full tillgång till kontakter adressbok: läs befintliga kontakter, skapa nya, uppdatera dem. Krävs för dubbelriktad synkronisering eller massimport.

Inställningar att konfigurera

Synkroniseringsriktning

• Endast till Mokapen — Outlook → CRM.
• Endast till Outlook — CRM → Outlook.
• Både — uppriktning i båda riktningarna.

Om du använder en delad anslutning i vissa lägen kan Mokapen begränsa riktningen: följ vad du ser på sidan.

Kontaktlistor

• Huvudlista — som standard «Kontakter» (ej redigerbar: Microsoft API visar inte en annan huvudlista).
• Andra listor — ytterligare kontaktmappar eller listor skapade i Outlook; välj de som ska inkluderas i synkroniseringen.

Synlighet

• Alla medlemmar — importerade kontakter synliga i organisationen (delad CRM).
• Bara jag — importerad adressbok begränsad till din åtkomst (personliga kontakter).

Dubletter och konflikter

• E-postjämförelse — i Outlook-kontakter är det alltid aktiv (kryssrutan kan inte avaktiveras): undviker att skapa en andra kontakt om e-postmeddelandet redan finns i Mokapen.
• Konflikthantering — när data skiljer sig, välj om Mokapen eller Outlook-kontakter har företräde.

Fältkartläggning

Länka Outlook-fält (namn, telefon, adress...) till Mokapen-kolumner. Den primära e-postadressen stannar i kontaktfältet för e-post.

Varje Mokapen-kolonn kan användas bara en gång: tilldela inte samma Mokapen-fält till två olika Outlook-kolumner.

Automatisk eller manuell synkronisering

Välj om synkronisering ska köras automatiskt när du ändrar data, eller bara när du klickar Synkronisera (manuell synkronisering).

Dela synk

Med en lämplig plan kan andra medlemmar använda din anslutning utan att logga in på Microsoft igen.

Obligatorisk auktorisation

Markera "Jag godkänner Mokapen att skapa en kopia..." - utan den kryssrutan Spara och Synkronisera knapparna förblir inaktiverade.

Klicka sedan Synkronisera. Synkronisering kan ta tid på stora adressböcker.

Beteende i Mokapen

• Från kontaktlistan kan du köra synkroniseringen igen från menyn (om tillåtet).
• Med export aktiv kan skapa eller redigera en kontakt i Mokapen uppdatera Outlook.
• När du slår samman dubbletter i adressboken kan Mokapen uppdatera eller ta bort kontakten i Outlook - testa först med exempeldata.

Vanliga frågor

• För många dubbletter — aktivera e-postjämförelse; använd verktyget Duplicates efter den första importen.
• Synkronisering blockerad — verifiera behörighetskryssrutan; koppla ur och återanslut.
• Kontakter är inte synliga för teamet — «bara jag» synlighet eller rollbehörigheter.

Koppla från

Klick Koppla från: ett bekräftelsefönster öppnas med Hålla avsnitt. Där bestämmer du vad du ska göra med data som redan importerats till Mokapen med denna synkronisering.

Tillval i Mokapen (markerade rutor = behåll, standard):

• Kontakter — om du lämnar rutan markerad importeras kontakter från Outlook kvar i Mokapen men synkroniseras inte längre. Om du avmarkera den, Mokapen tar bort från org kontakter som är länkade till denna Outlook-kontaktintegrering.
• Företag — Samma logik för företagsposter som importeras via synkronisering (behåll eller ta bort från Mokapen).

I båda fallen kopplas bort raderas inte automatiskt kontakter på Outlook-kontakter: de finns kvar i Outlook-adressboken om du inte tar bort dem där.

När du har valt, skriv in bekräftelseordet och bekräfta Koppla från. Att ta bort många kontakter kan ta några minuter.

Läs mer: Kontaktguide.