Mokapenguiden

Importera / Exportera

De Importera / Exportera avsnitt låter dig ta med dina data till Mokapen från en Excel- eller CSV-fil (importera) och ladda ner din organisations data som en Excel-fil (export). Det är det snabbaste sättet att fylla i CRM när du utgår från befintliga adressböcker, prislistor eller masterdata, eller när du behöver säkerhetskopiering och analys utanför plattformen.

Du hittar den från organisationsmenyn → Import/Export. Den guidade importen är stegbaserad (välj vad som ska importeras, ladda upp filen, kartkolumner, starta) och körs i bakgrund: du kan följa framstegen och granska importhistoriken.

Översikt

Två distinkta funktioner som ofta används tillsammans:

• Importera — ladda upp en fil (Excel eller CSV) och Mokapen skapar (eller uppdaterar) motsvarande poster. Du kan importera Projekt, uppgifter, kontakter, företag, produkter och tjänster.
• Exportera — ladda ner dina data som en Excel (.xlsx) fil. Export omfattar fler posttyper än import: utöver de ovan, även Erbjudanden, offerter, beställningar, biljetter, möten och bokningar.

Import är en styrt flöde på fyra skärmar: (1) välj posttyp, (2) ladda upp filen, (3) mappa filkolumner till CRM-fält samtidigt som du ställer in sekretess och dubbletter, (4) följ framsteg och resultat. Det finns ingen separat "förhandsgranska och bekräfta"-skärm: du ser redan exempelvärden på kolumnmappningsskärmen.

Åtkomst och behörigheter

De två funktionerna har olika behörigheter:

• Importerar — tillåts för organisation Medlemmar. Du hittar också importgenvägar i Åtgärder på listorna Kontakter, Företag, Uppgifter och Projekt.
• Exporterar — reserverat för organisationen Ägare. Exportknappen på listor och exportsidan visas endast för den rollen.

Två funktioner beror på planera:

• Anpassade fält vid import — att mappa filkolumner till dina anpassade fält kräver en Premie planera. Utan det ser du bara standardfält under mappning.
• Avancerad dubbletthantering — den Sätt i om den är tom och Ersätta alternativ kräver en Premie planera. Endast på gratisplanen Hoppa förblir tillgängliga (dubbletter lämnas oförändrade).

Export respekterar alltid behörigheter och integritet: varje användare exporterar endast de poster de kan komma åt baserat på sin roll och organisationens synlighetsregler.

Hur man importerar (det guidade flödet)

Importen tar fyra steg:

1. Välj vad som ska importeras — på sidan Importera, välj posttyp: Projekt, Uppgifter, Kontakter, Företag, Produkter eller Tjänster. Härifrån kan du också öppna Importhistorik.
2. Ladda upp filen — dra (eller välj) en .xlsx, .xls, eller .csv fil, upp till 4 MB maximal. Mokapen läser kolumnerna och går över till kartläggning.
3. Kartkolumner — för varje filkolumn, välj det matchande CRM-fältet (eller ignorera det). På samma skärm som du ställer in privatliv för importerad data och, där tillgänglig, dubbletthantering. Importknappen låses upp först efter att obligatoriska fält har mappats.
4. Börja och vänta på resultat — import körs i bakgrund: resultatskärmen uppdateras med några sekunders mellanrum och visar räknare för Bearbetat, importerat, uppdaterat, hoppat över, fel.

Eftersom arbetet körs i en kö kan stora filer ta några minuter: håll sidan öppen eller kolla Importera historik igen senare.

Förbered filen (Excel och CSV)

Importkvaliteten beror nästan helt på filkvalitet. Excel är bekvämt men knepigt: datum förvandlas till siffror, inledande nollor försvinner, sammanfogade celler, formler med fel. Innan du laddar upp, förbered filen så här:

• Första raden = rubriker — den första raden måste innehålla kolumnnamn (t.ex. förnamn, efternamn, e-post, telefon). Det här är vad du kommer att se i kartläggningssteget.
• En kolumn = ett värde — lägg inte "John Smith" i en enda kolumn om du vill ha separata förnamn och efternamn; förvara telefon, e-post och adress i distinkta kolumner.
• Inga sammanslagna celler — sammanslagna celler bryter rutnätsavläsning. Använd alltid enstaka celler.
• Inga formler — formler saktar ner och kan orsaka fel. Om du har beräknat kolumner, kopiera och klistra in som värden innan du sparar.
• Rengör tomma celler — rader och kolumner som ser tomma ut men innehåller mellanslag eller överbliven formatering förvirrar läsningen. Ta faktiskt bort rader/kolumner du inte behöver.
• UTF-8-kodning — för att behålla accenter och specialtecken (à, è, ç, ü...), spara som UTF-8. I Excel: "Spara som" → CSV UTF-8, eller stanna på .xlsx som hanterar tecken bra.
• Stora filer → dela dem — gränsen är 4 MB. Med massor av data, dela upp i flera filer och importera i omgångar: det är också lättare att upptäcka fel.
• Undvik icke-standardformaterade tecken — dekorativa symboler, ovanliga typsnitt eller exotisk formatering kanske inte kan läsas eller omvandlas.

På CSV, en extra anmärkning: det är vanlig text med separerade värden. Mokapen läser UTF-8 och automatiskt upptäcker separatorn; om du öppnar och sparar en CSV med Excel i vissa språk, blir avgränsaren ofta en semikolon — vanligtvis bra, men om allt visas i en kolumn efter uppladdning är det nästan alltid orsaken: spara explicit som "CSV UTF-8" eller använd en .xlsx-fil direkt.

Kartkolumner

Detta är hjärtat av import. För varje filkolumn visar Mokapen rubriknamn och upp till sex exempelvärden från de första raderna, så att du snabbt förstår vad den innehåller. Bredvid den väljer du det matchande CRM-fältet från "Tillhör" meny:

• Karta kolumnen till ett fält (t.ex. kolumn "Mail" → E-post fält).
• Hoppa över kolumn — lämna mappningen tom för kolumner du inte behöver: de kommer inte att importeras.
• Varje CRM-fält kan användas bara en gång: när den väl har kartlagts försvinner den från andra kolumners val.

Du måste kartlägga åtminstone de obligatoriska fälten, annars förblir importknappen inaktiverad:

• Kontakter — minst en av Förnamn, Efternamn, eller en e-post. Rader utan någon av dessa ignoreras.
• Företag — Företagsnamn.
• Uppgifter, projekt, produkter, tjänster — Titel (eller namn).

Vissa fält löses automatiskt relationer med namn: vid kontaktimport, kolumnen mappad till Företag länkar (eller skapar, om det saknas) företaget med det namnet; på Task import, den Projekt kolumnlänkar eller skapar projektet med den titeln. Matchning är skiftlägesokänslig.

Anpassade fält — med en Premium-plan visas även dina anpassade fält i menyn (nummer, text, datum, listor). Datum och valutor tolkas och normaliseras; för användar-/lagfält löses värden till rätt användare eller team.

Specialfältsformat

Vissa fält accepterar flera värden i en cell eller slå upp en länk: när du kartlägger dem, a gul notis visas under kolumnen med det förväntade formatet. Avgränsaren för flera värden är alltid semikolon (;).

• Taggar — Namn avgränsade med ";". Om en tagg inte finns så är den det skapas automatiskt. Till exempel. Kund;VIP;Uppföljning.
• Intressenter — för varje post använd användarens e-post eller lagkoden med "t" (t.ex. t123), avgränsade med ";". Till exempel. john@email.com;t45.
• Ägare — a enda värde: användarens e-postadress eller teamkod "t{id}".
• Leverantör (Produkter/Tjänster) — leverantören företagsnamn; om det saknas skapas det.
• Bilder (Produkter/tjänster) — hela bilden webbadresser åtskilda av ";".
• Grupper (Produkter/tjänster) — namn separerade med ";"; saknade grupper skapas.

Läs alltid den gula notisen: att följa det formatet är det som gör skillnaden mellan en ren import och en full av saknade värden.

Hantera dubbletter

För Kontakter, företag, produkter och tjänster du kan bestämma vad du ska göra när en rad matchar en befintlig post. Alternativet "Hantera dubbletter" är aktiverad som standard. Nyckeln Mokapen använder för att känna igen en dubblett varierar beroende på typ:

• Kontakter — samma e-post (om det finns i raden).
• Företag — samma företagsnamn (skiftlägeskänsligt). Obs: företag med samma namn dupliceras aldrig när de länkas från kontakter, även om dubbletthantering är avstängd.
• Produkter — samma produktkod.
• Tjänster — samma servicekod.

När en dubblett hittas kan du välja tre beteenden:

• Hoppa (standard) — ignorera nya värden och fortsätt utan att spara eller uppdatera. Raden räknas som Hoppade över.
• Sätt i om den är tom — uppdatera ett fält endast om det för närvarande är tomt (skriver inte över befintliga data). Kräver Premium.
• Ersätta — uppdatera varje mappat fält med det nya värdet, oavsett det aktuella värdet. Kräver Premium.

Uppgifter och projekt har ingen dubbletthantering: varje rad skapar alltid en nytt rekord. Återimport av samma fil skapar dubbletter: tänk noga innan du upprepar operationen.

Rengör datatips

Några försiktighetsåtgärder gör importen tillförlitlig och sparar dig smärtsam rensning efteråt:

• Normalisera e-postmeddelanden — de är anti-dupliceringsnyckeln för kontakter: ett e-postmeddelande per cell, inga mellanslag, alla gemener. Olika mejl = olika kontakter.
• Unika koder för produkter/tjänster — om du vill uppdatera istället för att duplicera, se till produktkod och servicekod är närvarande och konsekventa mellan filen och det som redan finns i Mokapen.
• Konsekventa format per kolumn — blanda inte "03/10/2026" och "2026-03-10" i samma datumkolumn; använd ett format. Samma för mängder (undvik att blanda "1 000,50" och "1000,5").
• Telefoner med internationellt prefix — t.ex. +1...: användbar för meddelanden och integrationer och förhindrar att Excel behandlar siffran som en siffra och äter den inledande nollan. Om det behövs, ställ in kolumnen som Text.
• Titta på inledande nollor — Postnummer, koder, momsnummer: Excel tenderar att ta bort inledande nollor. Formatera dessa kolumner som Text innan du fyller dem.
• Ta bort dolda utrymmen — mellanslag före/efter text (eller dubbla mellanslag) skapar falska icke-duplikat. Ett "Trim spaces"-pass i Excel hjälper.
• Standardisera relationsnamn — om du länkar kontakter till företag med namn, skriv företagsnamnet på samma sätt varje gång (t.ex. alltid "Acme Ltd", inte ibland "ACME" och ibland "Acme L.L.C."), annars skapar du olika företag.
• Kör ett litet test — innan du importerar 5 000 rader, prova 10–20 representativa rader: du verifierar mappning, format och dubbletter utan att riskera en rörig CRM.

Framsteg och importhistorik

Under importen visar resultatskärmen realtidsräknare: Bearbetas (raderna läses), Importerad (nya rekord), Uppdaterad (uppdaterade dubbletter), Hoppade över (orörda dubbletter), och Fel.

De Importhistorik sida listar alla importer med totalsummor. Tänk på två saker: historien visar sammanlagda summor, inte en rad-för-rad-lista; och rader utan minsta identitetsfält (t.ex. en kontakt utan förnamn, efternamn eller e-postadress) är tyst ignorerad, så de kanske inte visas under "Fel". Om siffrorna inte går ihop är det oftast orsaken.

Exportera

Export producerar alltid en Excel (.xlsx) fil och, som nämnts, är reserverad för Ägare. Du kan starta den från två ställen:

• Från exportsidan (Import/Export-meny) — ladda ner alla poster av en typ med ett klick.
• Från listor (Lista, Kanban, kortvyer) — från Åtgärder → Exportera. I listvyn, om du välja vissa rader exporterar du bara dessa; om du inte väljer något (eller du är i Kanban/kort) exporterar du alla tillgängliga register.

Några användbara detaljer:

• Export inkluderar anpassade fält och visar taggar och intressenter i läsbar form (namn/e-postmeddelanden separerade med kommatecken).
• Citat och Order exporteras på två ark: en med dokumentrubriker och en med rader.
• Kontaktexport lägger till den länkade företagsnamn och checklista.
• Den respekterar alltid behörigheter och integritet: du exporterar bara det du kan se på skärmen.

En exporterad fil är också bra mall: exportera några poster av en typ, titta på rubrikerna och formaten som används och återanvänd den strukturen för att bygga din importfil.

Användningsfall

• Första start — importera kontakter och företag från det gamla systemet, sedan produkter/tjänster prislista, och CRM är omedelbart i drift.
• Uppdatering av prislistan — importera produkter med "Ersätt" med produktkoden som nyckel: priser och beskrivningar uppdateras utan att skapa dubbletter.
• Kontaktberikning — du har redan kontakter och lägger till saknade telefoner/fält med "Infoga om det är tomt": du fyller i poster utan att skriva över bra data.
• Periodisk säkerhetskopiering — Ägaren exporterar kontakter, affärer och beställningar till Excel för arkivering eller extern analys.
• Anpassad rapportering — exportera filtrerad data från en lista och bearbeta den i Excel med pivottabeller för analys som inte är lätt tillgängliga i plattformen.

Vanliga frågor

• Importknappen förblir inaktiverad — du har inte kartlagt obligatoriska fält (förnamn/efternamn/e-post för kontakter, titel för andra). Slutför kartläggningen.
• Efter uppladdning är allt i en kolumn — CSV med okänd separator eller fel kodning. Spara igen som "CSV UTF-8" eller använd .xlsx.
• Saknar accenter eller konstiga karaktärer — kodningsproblem: spara som UTF-8.
• Färre rader importerade än förväntat — rader utan minsta identitetsfält ignoreras; kontrollera att varje rad har minst det obligatoriska fältet.
• Jag skapade dubbletter — förmodligen var "Hantera dubbletter" på Hoppa när du ville uppdatera, eller när nyckeln (e-post/kod/namn) inte matchade. Kontrollera nycklar och det valda alternativet.
• Taggar/leverantörer/grupper är inte länkade — du följde inte det speciella fältformatet (separator ";", e-post för användare, "t{id}" för team). Läs igen den gula notisen under kolumnen.
• Filen är för stor — överstiger 4 MB: dela upp i flera filer och importera i omgångar.
• Jag ser inte anpassade fält i mappning — de kräver en Premie planera.

Vanliga frågor

F: Vilka filer kan jag importera?

A: Excel (.xlsx, .xls) och CSV filer, upp till 4 MB. Den första raden måste innehålla kolumnrubriker.

F: Vad kan jag importera och exportera?

A: Importera: Projekt, uppgifter, kontakter, företag, produkter och tjänster. Exportera inkluderar även erbjudanden, offerter, beställningar, biljetter, möten och bokningar. Deals, offerter, beställningar och biljetter kan därför exporteras men inte importeras.

F: Vem kan importera och exportera?

A: Importera är öppen för organisationsmedlemmar; exportera är reserverad för Ägare.

F: Hur undviker jag att skapa dubbletter?

A: Behåll dubbletthantering aktiv och se till att nyckeln är fylld och konsekvent: e-post för kontakter, namn för företag, koda för produkter och tjänster. Kom ihåg att Uppgifter och projekt inte har någon dubblettkontroll: varje rad skapar alltid en ny post.

F: Vad är skillnaden mellan "Hoppa över", "Infoga om tom" och "Ersätt"?

A: Hoppa lämnar dubbletten orörd; Sätt i om den är tom fyller endast tomma fält för närvarande; Ersätta uppdaterar alla mappade fält. De två sista kräver en Premie planera.

F: Hur sätter jag flera värden i en cell (taggar, intressenter...)?

S: Separera värden med en semikolon (;). För intressenter använd användarens e-post eller teamkod "t{id}"; saknade taggar, grupper och leverantörer skapas automatiskt.

F: Varför importerades färre rader än i filen?

A: Rader utan minsta identitetsfält (för kontakter: förnamn, efternamn eller e-post; för företag: namn) ignoreras utan att visas under "Fel". Kontrollera att varje rad har minst det obligatoriska fältet.

F: Excel förstör datum, inledande nollor och långa siffror. Vad ska jag göra?

S: Formatera kritiska kolumner som Text (Postnummer, koder, momsnummer, telefoner), använd ett datumformat per kolumn, och om du har beräknat kolumner, klistra in som värden innan du sparar. Spara som UTF-8 att behålla accenter.

F: Kan jag importera mina anpassade fält?

A: Ja, med en Premie plan: anpassade fält visas också i mappningssteget och värden konverteras enligt deras typ (datum, valutor, listor, användare/team).

F: Vilket format får jag när jag exporterar?

A: Alltid Excel (.xlsx). Offerter och beställningar kommer på två ark (rubriker + rader). En exporterad fil är också en bra mall för att förbereda en framtida import.

F: Är importen omedelbar?

S: Den körs i bakgrund: för några få poster tar det sekunder; för stora filer kan det ta några minuter. Följ räknarna på resultatskärmen eller kontrollera Importhistorik igen.