Sprievodca Mokapenom

Import / Export

Sekce Import / Export umožňuje vnést údaje do Mokapenu zo souboru Excel alebo CSV (import) a stáhnout údaje organizácie jako soubor Excel (export). Je to nejrychlejší způsob naplnění CRM pri startu z existujících adresářů, cenníků alebo kmenových dat, alebo keď potrebujete zálohy a analýzu mimo platformu.

Najdete ji v menu organizácie → Import/Export. Řízený import je krokovaný (volba co importovať, nahrání souboru, mapovanie sloupců, start) a běží na pozadí: môžete sledovat průběh a prohlížet historii importů.

Prehľad

Dvě odlišné funkce, často používané společně:

• Import — nahrajete soubor (Excel alebo CSV) a Mokapen vytvorí (alebo aktualizuje) odpovídající záznamy. Importovať lzo Projekty, Úlohy, Kontakty, Spoločnosti, Produkty a Služby.
• Export — stáhnete údaje jako soubor Excel (.xlsx). Export pokrývá viac typů záznamů než import: kromě výše uvedených tiež Obchody, Ponuky, Objednávky, Tikety, Schôdzky a Rezervácie.

Import je řízený tok ve čtyřech obrazovkách: (1) volba typu záznamu, (2) nahrání souboru, (3) mapovanie sloupců souboru na pole CRM pri nastavenia súkromie a duplicit, (4) sledování průběhu a výsledků. Nie je samostatná obrazovka «náhled a potvrzení»: ukázkové hodnoty už vidíte na obrazovce mapovanie sloupců.

Prístup a oprávnenia

Obě funkce mají různá oprávnenia:

• Import — povolen Členům organizácie. Zkratky importu najdete tiež v menu Akce v zoznamech Kontakty, Spoločnosti, Úlohy a Projekty.
• Export — vyhrazen Vlastníkovi organizácie. Tlačidlo exportu v zoznamech a na stránke exportu se zobrazí len pre tuto roli.

Dvě funkce závisí na plánu:

• Vlastní pole pri importu — mapovanie sloupců souboru na vlastní pole vyžaduje plán Premium. Bez něj pri mapovanie vidíte len standardní pole.
• Pokročilé zacházení s duplicitami — možnosti Vložit, pokud prázdné a Nahradit vyžadují plán Premium. Na plánu Free zostáva len Přeskočit (duplicity zůstanou bezo změny).

Export vždy respektuje oprávnenia a súkromie: každý používaťeľ exportuje len záznamy, ku ktorým má prístup podľa role a pravidiel viditeľnosťi organizácie.

Jak importovať (řízený tok)

Import má čtyři kroky:

1. Volba, co importovať — na stránke Import zvoľte typ záznamu: Projekty, Úlohy, Kontakty, Spoločnosti, Produkty alebo Služby. Odtud lzo otevřít tiež Historii importů.
2. Nahrání souboru — přetáhněte (alebo vyberte) soubor .xlsx, .xls alebo .csv, max. 4 MB. Mokapen načte stĺpce a přejde k mapovanie.
3. Mapovanie sloupců — u každého stĺpce souboru zvoľte odpovídající pole CRM (alebo ho ignorujte). Na stejné obrazovce nastaviete súkromie importovaných dat a kde je k dispozícii zacházení s duplicitami. Tlačidlo importu se odemkne až po namapovanie povinných polí.
4. Start a čekání na výsledky — import běží na pozadí: obrazovka výsledků se obnovuje každých pár sekund a zobrazuje počítadla Zpracováno, Importováno, Aktualizováno, Přeskočeno, Chyby.

Pretože práce běží ve frontě, velké súbory mohou trvat několik minut: nechte stránku otevřenou alebo později znovu skontrolujte Historii importů.

Příprava souboru (Excel a CSV)

Kvalita importu závisí téměř výhradně na kvalitě souboru. Excel je pohodlný, ale záludný: údaje se mení na čísla, mizí úvodní nuly, sloučené buňky, vzorce nesou chyby. Pred nahráním připravte soubor takto:

• První riadok = hlavičky — první riadok musí obsahovat názvy sloupců (napr. Jméno, Příjmení, E-mail, Telefon). Ty uvidíte v kroku mapovanie.
• Jeden stĺpec = jedna hodnota — nedávejte «Jan Novák» do jednoho stĺpce, ak chcete oddělené Jméno a Příjmení; telefón, e-mail a adresa v distinct sloupcích.
• Bez sloučených buněk — sloučené buňky rozbíjejí čtení mřížky. Vždy jednotlivé buňky.
• Bez vzorců — vzorce zpomalují a mohou způsobit chyby. Máte-li vypočtené stĺpce, zkopírujte a vložte jako hodnoty pred uložením.
• Vyčistěte prázdné buňky — riadky a stĺpce vypadající prázdně, ale obsahující mezery alebo formátování, mate čtení. Skutečně smažte nepotřebné riadky/stĺpce.
• Kódování UTF-8 — pre zasprávanie diakritiky a speciálních znaků (á, é, ç, ü…) ukládejte jako UTF-8. V Excelu: «Uložiť jako» → CSV UTF-8, alebo zůstaňte u .xlsx, ktoré znaky zvládá dobře.
• Velké súbory → rozdělte — limit je 4 MB. U hodně dat rozdělte na viac souborů a importujte po dávkách: snadněji odhalíte chyby.
• Vyhýbejte se nestandardním znakům — dekorativní symboly, neobvyklá písma alebo exotické formátování nemusí byť přečteny alebo se transformují.

U CSV jedna poznám navíc: je to prostý text s oddělenými hodnotami. Mokapen čte UTF-8 a automaticky detekuje oddělovač; otvorte-li a znovu uložíte CSV v Excelu v něktorých locale, oddělovač se často zmení na středník — obvykle v pořádku, ale pokud po nahrání vše vypadá v jednom sloupci, je to téměř vždy příčina: uložte explicitně jako «CSV UTF-8» alebo použite priamo .xlsx.

Mapovanie sloupců

Toto je srdce importu. U každého stĺpce souboru Mokapen zobrazí názov hlavičky a až šest ukázkových hodnot z prvních řádků, abyste rychle pochopili obsah. Vedle zvoľte odpovídající pole CRM z menu «Patří k»:

• Mapujte stĺpec na pole (napr. stĺpec «Mail» → pole E-mail).
• Přeskočit stĺpec — nechte mapovanie prázdné u sloupců, ktoré nepotrebujete: nebudú importovány.
• Každé pole CRM lzo použít len jednou: po namapovanie zmizí z výběru u ostatních sloupců.

Musíte namapovat aspoň povinná pole, jinak tlačidlo importu zostane neaktívna:

• Kontakty — aspoň jedno z Jméno, Příjmení alebo e-mail. Řádky bez ktoréhokoli z těchto sú ignorovány.
• Spoločnosti — Názov spoločnosti.
• Úlohy, Projekty, Produkty, Služby — Názov (alebo jméno).

Něktorá pole automaticky řeší vztahy podľa názvu: pri importu Kontaktu stĺpec namapovaný na Spoločnosť prepojí (alebo vytvorí, chybí-li) spoločnosť s tímto názvem; pri importu Úlohau stĺpec Projekt prepojí alebo vytvorí projekt s tímto názvem. Porovnávání je bez ohledu na velikost písmen.

Vlastní pole — s plánem Premium se v menu objeví tiež vaše vlastní pole (čísla, text, dátumy, zoznamy). Údaje a měny se interpretují a normalizují; u polí používaťeľ/tím se hodnoty přiřadí správnému používaťeľi alebo tímu.

Speciální formáty polí

Něktorá pole přijímají viac hodnot v jedné buňce alebo vyhledávají vazbu: pri mapovanie se pod stĺpcem objeví žluté upozornění s očekávaným formátem. Oddělovač viac hodnot je vždy středník (;).

• Štítky — názvy oddělené «;». Nieexistující štítek se vytvorí automaticky. Např. Zákazník;VIP;Follow up.
• Stakeholdeři — u každé položky e-mail používaťeľa alebo kód tímu s «t» (napr. t123), oddělené «;». Např. jan@email.com;t45.
• Vlastník — jediná hodnota: e-mail používaťeľa alebo kód tímu «t{id}».
• Dodavatel (Produkty/Služby) — názov spoločnosti dodavatele; chybí-li, vytvorí se.
• Obrázky (Produkty/Služby) — plné URL obrázků oddělené «;».
• Skupiny (Produkty/Služby) — názvy oddělené «;»; chybějící skupiny se vytvorí.

Vždy čtěte žluté upozornění: dodržení formátu rozhoduje medzi čistím importem a importem plným chybějících hodnot.

Správa duplicit

U Kontaktů, Spoločnosťí, Produktů a Služeb môžete rozhodnout, co dělat, keď riadok zodpovedá existujúcemu záznamu. Možnost «Správa duplicit» je ve výchozím stavu zapnutá. Kľúč, ktorým Mokapen rozpozná duplicitu, se líšia podľa typu:

• Kontakty — stejný e-mail (ak je v řádku).
• Spoločnosti — stejný názov spoločnosti (bez ohledu na velikost písmen). Pozn.: spoločnosti se stejným názvem se pri prepojenia z kontaktů nikdy neduplikují, i keď je správa duplicit vypnutá.
• Produkty — stejný kód produktu.
• Služby — stejný kód služby.

Pri nalezení duplicity lzo zvolit tři správanie:

• Přeskočit (výchozí) — ignorovat nové hodnoty a pokračovat bez uložení alebo aktualizácie. Řádek se započítá jako Přeskočeno.
• Vložit, pokud prázdné — aktualizovat pole jen ak je aktuálně prázdné (nepřepisuje existující dátumy). Vyžaduje Premium.
• Nahradit — aktualizovat každé namapované pole novou hodnotou bez ohledu na aktuální hodnotu. Vyžaduje Premium.

Úlohy a Projekty nemají správu duplicit: každý riadok vždy vytvorí nový záznam. Opakovaný import stejného souboru vytvorí duplicity: pečlivě zvažte pred opakováním operace.

Tipy pre čistá dátumy

Několik opatření učiní import spolehlivým a ušetří bolestivé úklidy poté:

• Normalizujte e-maily — sú kľúč proti duplicitám u kontaktů: jeden e-mail na buňku, bez mezer, vše malými písmeny. Různé e-maily = různé kontakty.
• Jedinečné kódy u produktů/služeb — chcete-li aktualizovat namiesto duplikování, zajistěte kód produktu a kód služby v souboru i v Mokapenu konzistentní.
• Konzistentní formáty ve sloupci — nemíchejte «03/10/2026» a «2026-03-10» ve stejném sloupci dátumy; jeden formát. Totéž u částek (vyhněte se míchání «1 000,50» a «1000,5»).
• Telefony s mezinárodní předvolbou — napr. +420…: užitečné pre messaging a integrácie, Excel nebere číslo jako číslici a nežere úvodní nulu. V prípadě potřeby nastavte stĺpec jako Text.
• Pozor na úvodní nuly — PSČ, kódy, DIČ: Excel tenduje nuly odstraňovat. Formátujte tyto stĺpce jako Text pred vyplněním.
• Odstráňte skryté mezery — mezery před/za textem (alebo dvojité mezery) vytvářejí falešné neduplicity. Průchod «Trim spaces» v Excelu pomôže.
• Standardizujte názvy vztahů — propojujete-li kontakty se spoločnosťmi podľa názvu, pište názov spoločnosti stejně pokaždé (napr. vždy «Acme s.r.o.», ne někdy «ACME» a jindy «Acme Ltd»), jinak vytvoríte různé spoločnosti.
• Spustite malý test — pred importem 5 000 řádků zkuste 10–20 reprezentativních: ověříte mapovanie, formáty a duplicity bez rizika nepořádného CRM.

Průběh a história importů

Počas importu obrazovka výsledků zobrazuje počítadla v reálnom čase: Zpracováno (přečtené riadky), Importováno (nové záznamy), Aktualizováno (aktualizované duplicity), Přeskočeno (nedotčené duplicity) a Chyby.

Stránka História importů vypíše všetky importy s celkovými součty. Mějte na paměti dvě věci: história ukazuje souhrnné součty, ne zoznam po řádcích; riadky bez minimálních identifikačních polí (napr. kontakt bez jména, příjmení alebo e-mailu) sú tiše ignorovány, takže se nemusí objevit pod «Chyby». Niesedí-li součty, je to obvykle příčina.

Export

Export vždy vytvorí soubor Excel (.xlsx) a, jak uvedeno, je vyhrazen Vlastníkovi. Spustit lzo zo dvou míst:

• Zo stránky Export (menu Import/Export) — stažení všech záznamů daného typu jedním klikem.
• Ze zoznamů (Zoznam, Kanban, karty) — z Akcie → Export. V pohledu Zoznam, pokud vyberete něktoré riadky, exportujete len ty; nevyberete-li nic (alebo jste v Kanbanu/kartách), exportujete všetky dostupné záznamy.

Několik užitečných detailů:

• Export zahŕňa vlastní pole a zobrazuje štítky a stakeholdery v čitelné podobě (jména/e-maily oddělené čárkami).
• Ponuky a Objednávky se exportují na dvou listech: jeden s hlavičkami dokumentů, druhý s položkami.
• Export kontaktů přidá prepojený názov spoločnosti a položky checklistu.
• Vždy respektuje oprávnenia a súkromie: exportujete len to, co jste viděli na obrazovce.

Exportovaný soubor je tiež skvělá šablóna: exportujte pár záznamů daného typu, prohlédněte hlavičky a formáty a stejnou strukturu použite pre importní soubor.

Prípady použitia

• Počáteční go-live — import kontaktů a spoločnosťí zo starého systému, pak cenník Produktů/Služeb a CRM je hned provozuschopné.
• Aktualizácie cenníku — import Produktů s «Nahradit» s kódem produktu jako kľúčem: ceny a popisy se aktualizují bez duplicit.
• Obohacení kontaktů — kontakty už máte a doplníte chybějící telefóny/pole s «Vložit, pokud prázdné»: doplníte záznamy bez přepsání dobrých dat.
• Pravidelná záloha — Vlastník exportuje kontakty, obchody a objednávky do Excelu pre archiv alebo externí analýzu.
• Vlastní reporty — export filtrovaných dat zo zoznamu a zpracování v Excelu s pivot tabuľkami pre analýzu nedostupnou v platformě.

Časté problémy

• Tlačidlo importu zostáva neaktívna — nenamapovali jste povinná pole (jméno/příjmení/e-mail u kontaktů, názov u ostatních). Dokončite mapovanie.
• Po nahrání je vše v jednom sloupci — CSV s nerozpoznaným oddělovačem alebo špatným kódováním. Uložte znovu jako «CSV UTF-8» alebo použite .xlsx.
• Chybí diakritika alebo podivné znaky — problém kódování: ukládejte jako UTF-8.
• Importováno menej řádků než očekáváno — riadky bez minimálních identifikačních polí sú ignorovány; overte, že každý riadok má aspoň povinné pole.
• Vytvořil jsem duplicity — pravděpodobně «Správa duplicit» byla na Přeskočit, keď jste chtěli aktualizovat, alebo kľúč (e-mail/kód/názov) neseděl. Skontrolujte kľúče a zvolenou možnost.
• Štítky/dodavatelé/skupiny neprepojeny — nedodrželi jste speciální formát pole (oddělovač «;», e-mail u používaťeľov, «t{id}» u tímů). Znovu přečtěte žluté upozornění pod stĺpcem.
• Soubor příliš velký — přesahuje 4 MB: rozdělte na viac souborů a importujte po dávkách.
• Nievidím vlastní pole v mapovanie — vyžadují plán Premium.

Časté dotazy

O: Jaké súbory mohu importovať?

A: Súbory Excel (.xlsx, .xls) a CSV, max. 4 MB. První riadok musí obsahovat hlavičky sloupců.

O: Co mohu importovať a exportovať?

A: Import: Projekty, Úlohy, Kontakty, Spoločnosti, Produkty a Služby. Export zahŕňa tiež Obchody, Ponuky, Objednávky, Tikety, Schôdzky a Rezervácie. Obchody, ponuky, objednávky a tikety tedy lzo exportovať, ale ne importovať.

O: Kdo môže importovať a exportovať?

A: Import je otevřen členovm organizácie; export je vyhrazen Vlastníkovi.

O: Jak se vyhnúť duplicitám?

A: Niechte aktívna správu duplicit a zajistěte konzistentní kľúč: e-mail u kontaktů, názov u spoločnosťí, kód u produktů a služeb. Pamatujte, Úlohy a Projekty nemají kontrolu duplicit: každý riadok vždy vytvorí nový záznam.

O: Jaký je rozdíl medzi «Přeskočit», «Vložit, pokud prázdné» a «Nahradit»?

A: Přeskočit nechá duplicitu nedotčenou; Vložit, pokud prázdné vyplní len aktuálně prázdná pole; Nahradit aktualizuje všechna namapovaná pole. Poslední dvě vyžadují plán Premium.

O: Jak dám viac hodnot do jedné buňky (štítky, stakeholdeři…)?

A: Hodnoty oddělte středníkem (;). U stakeholderů e-mail používaťeľa alebo kód tímu «t{id}»; chybějící štítky, skupiny a dodavatelé se vytvorí automaticky.

O: Proč bylo importováno menej řádků než v souboru?

A: Řádky bez minimálních identifikačních polí (u kontaktů: jméno, příjmení alebo e-mail; u spoločnosťí: názov) sú ignorovány bez záznamu pod «Chyby». Overte, že každý riadok má aspoň povinné pole.

O: Excel ničí dátumy, úvodní nuly a dlouhá čísla. Co dělat?

A: Formátujte kritické stĺpce jako Text (PSČ, kódy, DIČ, telefóny), používejte jeden formát údaje ve sloupci a u vypočtených sloupců vložte jako hodnoty pred uložením. Ukládejte jako UTF-8 pre zasprávanie diakritiky.

O: Mohu importovať vlastní pole?

A: Áno, s plánem Premium: vlastní pole se objeví tiež v kroku mapovanie a hodnoty se převedou podľa typu (dátumy, měny, zoznamy, používaťelia/tímy).

O: Jaký formát dostanu pri exportu?

A: Vždy Excel (.xlsx). Ponuky a Objednávky sú na dvou listech (hlavičky + položky). Exportovaný soubor je tiež skvělá šablóna pre přípravu budúcího importu.

O: Je import okamžitý?

A: Běží na pozadí: u pár záznamů trvá sekundy; u velkých souborů několik minut. Sledujte počítadla na obrazovce výsledků alebo znovu Historii importů.