Sprievodca Mokapenom

Príručka Rezervácie

Oblasť Rezervácie je modul Mokapenu pre zaznamenávání, kdy klient alebo prospect rezervuje jednu alebo viac rezervovateľných služeb: konzultace, ošetření, sezení, pronájmy, prevádzkový sloty. Každá rezervácie má název, stav (Potvrdeňé / Čaká na potvrdeňie / Zamietnuté), kontakt, služby, období data/času, zodpovednú osobu, súkromie, místo a väzby na zbytek CRM.

Pristúpte z menu Aktivity → Rezervácie. Predvolené zobrazení je Kalendár; môžete prepnúť na Zoznam. Modul vyžaduje aktívna aplikáciu Rezervácie, správná oprávnenia a vhodný plán Premium — overte dostupnosť vo vašom plánu a v rolích organizácie.

Role v CRM a rozdíl oproti Schůzkám

Rezervácie v Mokapenu nie je jen kalendárový slot: je to prepojený záznam s katalogem služeb a klientským kontaktem, s typickým cyklem potvrzení požadavků (včetně z verejných formulárů).

• Rezervácie: požiadavka alebo slot vázaný na jednu alebo viac rezervovateľných služeb a kontakt. Typický tok: klient rezervuje (interne alebo cez formulár) → tým potvrdí alebo zamítne → rezervácie zostane v historii klienta a môže sa prepojiť s obchodem, ticketem, projektem.
• Stretnutie: meeting, hovor alebo návštěva v kalendári s účastníky (používatelia Mokapenu, kontakty, spoločnosti), organizátorem a stavem otevřeno/uzavřeno — ne nutně vázaná na katalog služeb. Viz příručku Stretnutia.

V praxi: používajte Rezervácie, keď prodáváte alebo dodáváte servisní sloty z katalogu; používajte Stretnutia pre meetingy a obecnou agendu (demo, kick-off, stand-up). Oba moduly mohou koexistovat a propojovat se s dalšími entitami. Praktické pravidlo: každá rezervácie s klientem si zaslouží správný Kontakt — aby história zůstala na záznamu klienta, nielen v kalendári Rezervací.

Předpoklady: rezervovateľné služby

Pri interním vytváření pole Služby vypíše iba služby označené jako rezervovateľné (filtr rezervovateľných ve výberu). Pokud je zoznam prázdný, nelze rezervaci z interního formuláre dokončit.

1. Prejdite do Predaj → Služby (katalog).
2. Otvorte alebo vytvořte službu a povolte rezervaci (volba / Povolit rezervaci u služby).
3. Vraťte se do Rezervací a zkuste znovu: služba sa zobrazí ve výberu.

Jako rezervovateľné označte iba služby, ktoré skutočne chcete ponúkať v agende alebo online. U verejných tokov formuláre typu rezervácie používají služby, produkty alebo dostupnosť nakonfigurovanú vo formulári — zlaďte katalog a formulár pred zverejnením odkazu.

Stavy rezervácie

Stav nie je kanban: spravujete ho z rozbaľovacieho menu v akční liště / pri vytváření. Tri hodnoty:

• Potvrdeňé — slot prijatý. To je typický predvolené stav pri interním vytvorenie rezervácie (tým už overil).
• Čaká na potvrdeňie — čaká na potvrdeňie. Bežné po požadavku z verejného formuláre alebo keď operátor chce overiť dostupnosť pred závazkem slotu.
• Zamietnuté — neprijatýo (slot nedostupný, klient nezpôsobilý, konflikt v harmonograme…). Zůstává v historii a môže generovat oznámení; neskôr môžete archivovat.

Pri změně stavu môže Mokapen informovat zodpovednú osobu a spolupracovníky (e-mail/oznámení podle preferencí organizácie) a v něktorých případech aktualizovat kontakt o stavu rezervácie.

Stránka Rezervácie — horní lišta

Hlavní stránka nabízí dvě zobrazení: Kalendár a Zoznam, se stejným prevádzkovým modelem jako Stretnutia.

• Kalendár (predvolené): zobrazenie rezervácií v čase; kliknutie na udalosť otevře záznam. Kde je podporované, možno slot presunout (drag/move) — užitočné pre preplánovanie bez znovuotevření celého formuláre.
• Zoznam: tabulka s vyhľadávaniem, filtry používateľů/týmů, sloupci (název, stav, kontakt, služby, data, štítky, spolupracovníci…). Ideálne pre hromadné akce a nalezení všetkých požadavků Čaká na potvrdeňie.
• Nová rezervácie: otevře modálne okno pre vytvorenie.
• Akcie: Archiv (a kôš, ak plán zahrnuje).

Ve zobrazení Zoznam výber řádků zaškrtávacími políčky zobrazí akční lištu: duplikovat, archivovat, smazat (a další akce dostupné vo vašom plánu).

Záznam rezervácie

Kliknutím na udalosť v kalendári alebo na název v zoznamu otvorte bočný panel. S vhodným plánom Premium ho môžete otevřít jako celou stránku: stejný obsah, viac místa a pohodlné ukládání.

Akční lišta

• Stav (rozbaľovacie menu): Potvrdeňé, Čaká na potvrdeňie, Zamietnuté — viz sekce stavů.
• Súkromie (zámek): Verejné (viditelné členům organizácie podle pravidel prístupu) alebo Súkromné (iba zodpovedná osoba, spolupracovníci a ti s explicitním prístupem — ne všetci členové organizácie).
• Štítky, Barva, Prílohy, Lepicí poznámky (Premium).
• Kopírovat odkaz, + Vytvoriť a prepojiť / nová prepojení.

Menu Možnosti (tři tečky)

• Duplikovať: kopíruje rezervaci; v modálním okně možno zahrnout kontrolný zoznam, prepojení a prílohy (ak existují).
• Archivovať / Obnoviť: skryje z prevádzkových zobrazení alebo vrátí do kalendáre/zoznamu.
• Zmazať (červená položka): potvrďte v modálním okně; s vhodným plánem měkké zmazanie (kôš) alebo trvalé zmazanie.

Karty záznamu

• Dáta — název, stav, súkromie, štítky, barva, kontakt (povinný, ak je aktívna aplikácia Kontakty; kontakt možno vytvoriť i za behu), rezervovateľné služby (povinné), období data, zodpovedná osoba, spolupracovníci (ak je v org aktívna ochrana dat), adresa (často predvyplniteľná z místa organizácie), popis, prílohy, lepicí poznámky.
• Prepojenia — väzby na další entity (ak vaše role nie je omezena na čtení). Viz Súvisiace sekcie.
• Marketing — marketingová pole entity, ak je vo vašej organizáciu používate.
• Aktualizácia — časová osa změn na celém záznamu.

Súkromie a spolupracovníci

Stejně jako u Stretnutí a dalších entit: spolupracovníci sú používatelia alebo týmy Mokapenu, ktorí potrebujú viditeľnosť na rezervaci a na ní pracovat, aniž by byli klientským kontaktem. Príklady: recepční spravující požadavky Čaká na potvrdeňie; profesionál poskytující službu; manažer monitorující týdeňní zaťaženie.

Se súkromným súkromiem (zámek v akční liště) je rezervácie viditelná iba odpovědné osobě, určeným spolupracovníkům a těm s explicitním prístupem podle pravidel súkromie — ne všem členům organizácie. Používajte súkromné súkromie pre citlivé sloty alebo VIP klienty; nechte verejné (podle oprávnenia org), keď celý prevádzkový tým potřebuje vidět agendu rezervácií.

Súvisiace sekcie

• Prepojenia — prepojení obchodů, úloh, ticketů, projektů, dokumentů, kampaní a dalších povolených entit. Otevření kontaktu ukáže prepojené rezervácie v historii.
• Štítky a Prílohy — jako u ostatních entit Mokapenu (podepsaná potvrzení, briefy, fotky místa…).

Kontakt je už na karte Dáta: stále je užitočné pridať prepojení s obchody alebo tickety, keď je rezervácie súčasťou predajní alebo podporenej cesty.

Vytvorenie rezervácie

Interně (Kalendár alebo Zoznam)

1. Otvorte Rezervácie (Kalendár alebo Zoznam) → Nová rezervácie.
2. Zadajte název (povinné).
3. Nastavte stav (ve predvoleném nastavení často Potvrdeňé, ak vytváříte po dohodě s klientem).
4. Vyberte alebo vytvořte za behu Kontakt.
5. Vyberte jednu alebo viac rezervovateľných Služeb.
6. Nastavte období (daterange data/času).
7. Voliteľne zodpovedná osoba, spolupracovníci, adresa, popis, prílohy.
8. Na karte Prepojenia pridajte užitočné väzby, potom Uložiť.

Z verejného formuláre

Klient vyplní rezervačné formulár na webu alebo landing page: vybere, co rezervovat (služby, produkty alebo dostupnosť/stretnutia podle konfigurace formuláre), datum/čas a své údaje. V Mokapenu rezervácie dorazí — často Čaká na potvrdeňie — k potvrzení alebo zamítnutí. Klient môže mít odkaz pre správu alebo zrušení rezervácie, ak to formulár poskytuje. Před zverejnením odkazu: zlaďte katalog rezervovateľných služeb, uzavretie/sviatky organizácie a text formuláre.

Úprava rezervácie

1. Otvorte záznam rezervácie.
2. Upravte pole karty Dáta (kontakt, služby, data, popis, zodpovedná osoba, spolupracovníci).
3. Aktualizujte stav, keď potvrzujete alebo zamítáte požiadavka Čaká na potvrdeňie.
4. V Kalendári pretiahnite alebo presuňte slot, ak rozhranie umožňuje — užitočné pre rýchle preplánovanie.
5. Uložte; změny mohou generovat oznámení odpovědné osobě/spolupracovníkům a v něktorých případech stavové e-maily kontaktu.

Zmazanie rezervácie

Mažte rezervácie vytvorené omylem alebo testovací duplicity. Uprednostnite Archivaci, ak je slot dokončen a chcete zachovat historii a prepojení, aniž by zahlcovaly kalendár a zoznam.

Jednotlivé zmazanie

1. Otvorte záznam → Možnosti → Zmazať (červená položka).
2. Potvrďte v modálním okně.

S vhodným plánom Premium môže rezervácie jít do kôše (odtud Obnoviť alebo Zmazať natrvalo). Na plánech bez měkkého mazání môže být zmazanie trvalé ihned po potvrzení — overte plán a oprávnenia.

Hromadné zmazanie

1. Zobrazenia Zoznam → vyberte zaškrtávacími políčky.
2. Kliknite na Zmazať → potvrďte.

Archivácia rezervácie

Archiv je pre dokončené alebo zamítnuté rezervácie, ktoré by se už nemali zobrazovat v kalendári a prevádzkovým zoznamu, pri zachování prepojení a história — rovnaká logika jako u Stretnutí.

Archivácia jedné / viac rezervácií

• Jedna: záznam → Možnosti → Archivovať → potvrďte.
• Více: Zoznam → vyberte → Archivovať v akční liště.
• Obnoviť: z Archivu (menu Akcie) alebo zo záznamu → Možnosti → Obnoviť.

Duplikovanie rezervácie

Užitočné pre opakující se sloty se stejnou strukturou (rovnaká služba a stejný klient, nové datum).

1. Záznam → Možnosti → Duplikovať.
2. V modálním okně zvolte, či kopírovat kontrolný zoznam, prepojení a prílohy.
3. Potvrďte; aktualizujte data (a stav podle potřeby) u nové rezervácie.

V Zoznamu možno tiež duplikovat viac vybraných záznamů, ak je akce dostupná.

Zobrazenia rezervácií

Kalendár (predvolené)

Mriežkové zobrazení na plánovanie prevádzkovýho týdne: každá rezervácie sa zobrazí v slote zodpovedajúcim datu a času. Kliknutí na udalosť otevře záznam. Ideálne pre prekryvy mezi službami a zaťaženie za deň. Kde je podporované, pretiahnite pre presun slotu.

Zoznam

Tabulkový zoznam s vyhľadávaniem, filtry používateľů/týmů a sloupci (název, stav, kontakt, služby, data…). Vyberte viac řádků pre duplikaci, archivaci, zmazanie. Používajte Zoznam pre fronty Čaká na potvrdeňie a analytický export, ak je k dispozici.

Zobrazenia stránky

Celoobrazovkový záznam (základný plán Premium, kde je k dispozici): stejný obsah jako modálne okno, viac místa pre popis, prílohy a prepojení.

Neexistuje dedikovaný kanban: stav Potvrdeňé / Čaká na potvrdeňie / Zamietnuté se spravuje z pole stavu.

Nastavenia rezervácií

Z Nastavenia organizácie → Rezervácie (autorizovaní členové) spravujete preference vázané na služby a sloty — napríklad referenční délku a kde je k dispozici kapacitu slotu (kolik souběžných rezervácií ve rovnakém časovém slotu). Něktoré oblasťi UI nastavení mohou být stále neúplné: overte v org, co je skutočne provozně funkční, než to slíbíte týmu.

• Uzavření / sviatky — v obecném nastavení organizácie možno nastavit dny uzavretie: v tyto dny mohou být blokovány rezervácie alebo inej termíny, ktoré nestihnete spravovat včas.
• Pole / Karta / Sloupce — ak sú pre entitu rezervácie vo vašej org k dispozici, postupujte podle příruček Pole, Karta a Sloupce.
• Aplikace a oprávnenia — aplikácia Rezervácie musí být aktívna; role určují, kto vytváří, vidí a upravuje.

Reporty rezervácií

Kde je v menu Reporty dostupná sekce Rezervácie, používajte ji pre objemy podle období, distribuci stavů a zaťaženie podle zodpovednej osoby alebo služby — pre analýzu, ne deňní plánování (pro to zostáva Kalendár). Pokud dedikované reporty nevidíte, analyzujte zo Zoznamu s filtry data a stavu, alebo prepojte rezervácie s obchody/tickety a používajte reporty z těchto oblasťí.

Verejné formuláre a self-service

Formuláře typu rezervácie umožní klientovi vybrat, co rezervovat, datum/čas a své údaje bez vstupu do Mokapenu. Po odeslání:

• v Mokapenu se rezervácie zobrazí ke správe (často Čaká na potvrdeňie);
• klient môže mít odkazy pre správu/zrušení rezervácie, ak je formulár poskytuje.

V typickém interním formulári je povinné pole u rezervovateľných služeb; verejné formuláre mohou ponúkať tiež produkty alebo dostupnosť (stretnutia) podle konfigurace modulu. Před zverejnením vždy zlaďte katalog, uzavretie a text formuláre.

Případy použití

• Studio / konzultace: rezervovatelná služba «60min konzultace» → formulár na webu → tým potvrdí → volitelný prepojený obchod a follow-up úlohu.
• Servisní centrum / klinika: viac služeb ve rovnakém slotu; kapacita slotu v nastavení, ak se používa; kalendár pre prevenci dvojitých rezervácií.
• Pronájem / sezení: rezervácie s dlouhým obdobím (daterange) a adresou místa.
• Popredaj: rezervácie prepojená s ticketem alebo objednávkou pre instalaci alebo školení na místě.
• Přeplánování: presun v kalendári alebo úprava dat; aktualizácia stavu a informovanie kontaktu, ak to proces vyžaduje.

Odporúčané procesy

• Jako rezervovateľné označte iba služby, ktoré skutočne chcete ponúkať online alebo v agende.
• Používajte Čaká na potvrdeňie pre požadavky z formulárů; potvrzujte až po kontrole dostupnosťi.
• Vždy prepojte správný Kontakt: história zostane na záznamu klienta.
• Pro interní stretnutia bez katalogové služby preferujte Stretnutia.
• Archivujte dokončené rezervácie pre čitelný kalendár; mažte iba koncepty a testy.
• Zlaďte uzavretie/sviatky org, aste predišli fantomovým slotům.

Kombinujte Rezervácie se Službami, Kontakty a podle potřeby Obchody alebo Tickety pre koherentní tok od požadavku k dodávce.

Často kladeňé otázky

O: Nevidím služby ve výberu. Proč?

A: Ve výberu se zobrazují iba rezervovateľné služby. Povolte rezervaci u služby v katalogu Predaj → Služby.

O: Rozdíl mezi Rezervací a Schůzkou?

A: Rezervácie = slot na rezervovateľných službách + kontakt + stavy potvrzení/zamítnutí (tiež z formulárů). Stretnutie = meeting/agenda s účastníky, bez požadavku na katalog služeb. Detaily v příručce Stretnutia.

O: Proč nemám prístup k Rezervacím?

A: Potřebujete aktívna aplikáciu, oprávnenia k zobrazení a vhodný plán Premium. Overte u administrátora organizácie.

O: Může klient rezervovat sám?

A: Áno, cez verejné rezervačné formuláre nakonfigurované v Mokapenu a zverejnené na vašem webu alebo landing page.

O: Co sa stane, keď zamítnu?

A: Nastavte stav na Zamietnuté. História a oznámení zůstanou; neskôr môžete archivovat.

O: Mohu rezervovat i produkty, nielen služby?

A: V typickém interním formulári je povinné pole u rezervovateľných služeb. Verejné formuláre mohou ponúkať tiež produkty alebo dostupnosť (stretnutia) podle konfigurace modulu.