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Leitfaden Buchungen

Der Bereich Buchungen ist Mokapens Modul zur Erfassung, wenn ein Kunde oder Prospect einen oder mehrere buchbare Services reserviert: Beratungen, Behandlungen, Sitzungen, Vermietungen, operative Slots. Jede Buchung hat einen Namen, einen Status (Bestätigt / Ausstehend / Abgelehnt), Kontakt, Services, Datums-/Zeitraum, Verantwortlichen, Datenschutz, Ort und Verknüpfungen zum restlichen CRM.

Zugriff über das Menü Aktivitäten → Buchungen. Die Standardansicht ist der Kalender; Sie können zur Liste wechseln. Das Modul erfordert die aktive App Buchungen, die richtigen Berechtigungen und einen passenden Premium-Plan — prüfen Sie die Verfügbarkeit in Ihrem Plan und in den Rollen der Organisation.

Rolle im CRM und Unterschied zu Terminen

Eine Buchung in Mokapen ist nicht nur ein Kalenderslot: Es ist ein verknüpfter Datensatz zum Servicekatalog und Kundenkontakt, mit einem typischen Bestätigungszyklus für Anfragen (auch aus öffentlichen Formularen).

• Buchung: Anfrage oder Slot, gebunden an einen oder mehrere buchbare Services und einen Kontakt. Typischer Ablauf: Der Kunde bucht (intern oder per Formular) → das Team bestätigt oder lehnt ab → die Buchung bleibt in der Kundenhistorie und kann mit Opportunity, Ticket, Projekt verknüpft werden.
• Termin: Meeting, Anruf oder Besuch im Kalender mit Teilnehmern (Mokapen-Benutzer, Kontakte, Unternehmen), Organisator und Status offen/geschlossen — nicht zwingend an einen Servicekatalog gebunden. Siehe den Leitfaden Termine.

In der Praxis: Nutzen Sie Buchungen, wenn Sie Service-Slots aus dem Katalog verkaufen oder erbringen; nutzen Sie Termine für Meetings und allgemeine Agenda (Demo, Kick-off, Stand-up). Die beiden Module können koexistieren und mit anderen Entitäten verknüpft werden. Praktische Regel: Jede Buchung mit einem Kunden verdient den richtigen Kontakt — damit die Historie auf der Kundenkarte bleibt, nicht nur im Buchungskalender.

Voraussetzungen: buchbare Services

Bei interner Erstellung listet das Feld Services nur als buchbar markierte Services (bookable-Filter im Select). Ist die Liste leer, können Sie die Buchung nicht über das interne Formular abschließen.

1. Gehen Sie zu Vertrieb → Services (Katalog).
2. Öffnen oder erstellen Sie einen Service und aktivieren Sie die Buchungsmöglichkeit (Option / Buchung aktivieren am Service).
3. Kehren Sie zu Buchungen zurück und versuchen Sie es erneut: Der Service erscheint im Select.

Markieren Sie nur die Services als buchbar, die Sie wirklich in der Agenda oder online anbieten wollen. Für öffentliche Abläufe nutzen Buchungsformulare Services, Produkte oder Verfügbarkeiten, die im Formular konfiguriert sind — stimmen Sie Katalog und Formular ab, bevor Sie den Link veröffentlichen.

Buchungsstatus

Der Status ist kein Kanban: Sie verwalten ihn über das Dropdown in der Aktionsleiste / Erstellung. Drei Werte:

• Bestätigt — Slot angenommen. Das ist der typische Startstatus, wenn Sie die Buchung intern erstellen (das Team hat bereits validiert).
• Ausstehend — wartet auf Bestätigung. Üblich nach einer Anfrage aus einem öffentlichen Formular oder wenn ein Mitarbeiter die Verfügbarkeit prüfen will, bevor der Slot fest gebucht wird.
• Abgelehnt — nicht angenommen (Slot nicht verfügbar, Kunde nicht geeignet, Terminkonflikt…). Bleibt in der Historie und kann Benachrichtigungen auslösen; Sie können später archivieren.

Beim Statuswechsel kann Mokapen Verantwortlichen und Mitarbeiter benachrichtigen (E-Mail/Benachrichtigungen gemäß Organisationspräferenzen) und in manchen Fällen den Kontakt über den Buchungsstatus informieren.

Buchungsseite — obere Leiste

Die Hauptseite bietet zwei Ansichten: Kalender und Liste, nach demselben operativen Modell wie Termine.

• Kalender (Standard): Buchungen im Zeitverlauf sehen; Klick auf das Ereignis öffnet die Karte. Wo vorgesehen können Sie den Slot verschieben (Drag/Move) — nützlich zum Umplanen, ohne das gesamte Formular neu zu öffnen.
• Liste: Tabelle mit Suche, Benutzer-/Teamfiltern, Spalten (Titel, Status, Kontakt, Services, Daten, Etiketten, Mitarbeiter…). Ideal für Massenaktionen und zum Finden aller Ausstehend-Anfragen.
• Neue Buchung: öffnet das Erstellungsmodal.
• Aktionen: Archiv (und Papierkorb, wenn der Plan es vorsieht).

In der Listenansicht erscheint bei Auswahl der Zeilen mit Checkboxen die Aktionsleiste: duplizieren, archivieren, löschen (und weitere Aktionen auf Ihrem Plan).

Buchungskarte

Klick auf ein Ereignis im Kalender oder einen Titel in der Liste öffnet die Karte (Seitenpanel). Mit passendem Premium-Plan können Sie sie als Vollbildseite öffnen: gleicher Inhalt, mehr Platz und bequemes Speichern.

Aktionsleiste

• Status (Dropdown): Bestätigt, Ausstehend, Abgelehnt — siehe Abschnitt Status.
• Datenschutz (Schloss): Öffentlich (für Organisationsmitglieder gemäß Zugriffsregeln sichtbar) oder Privat (nur Verantwortlicher, Mitarbeiter und Personen mit explizitem Zugriff — nicht alle Organisationsmitglieder).
• Etiketten, Farbe, Anhänge, Sticky Notes (Premium).
• Link kopieren, + Erstellen und verbinden / neue Verbindungen.

Optionsmenü (drei Punkte)

• Duplizieren: kopiert die Buchung; im Modal können Sie Checkliste, Verbindungen und Anhänge einbeziehen (falls vorhanden).
• Archivieren / Wiederherstellen: aus operativen Ansichten ausblenden oder in Kalender/Liste zurückbringen.
• Löschen (roter Eintrag): im Modal bestätigen; mit passendem Plan Soft Delete (Papierkorb) oder endgültiges Löschen.

Kartentabs

• Daten — Titel, Status, Datenschutz, Etiketten, Farbe, Kontakt (Pflichtfeld, wenn die App Kontakte aktiv ist; Sie können auch spontan einen Kontakt erstellen), buchbare Services (Pflichtfeld), Datumszeitraum, Verantwortlicher, Mitarbeiter (wenn Datenschutz in der Org aktiv ist), Adresse (oft mit Organisationssitz vorausfüllbar), Beschreibung, Anhänge, Sticky Notes.
• Verbindungen — Verknüpfungen zu anderen Entitäten (wenn Ihre Rolle nicht nur eingeschränkt lesend ist). Siehe Verwandte Abschnitte.
• Marketing — Marketingfelder der Entität, falls in Ihrer Organisation genutzt.
• Updates — Timeline der Änderungen auf der vollständigen Karte.

Datenschutz und Mitarbeiter

Wie bei Terminen und anderen Entitäten: Mitarbeiter sind Mokapen-Benutzer oder -Teams, die Sichtbarkeit auf die Buchung brauchen und daran arbeiten müssen, ohne der Kundenkontakt zu sein. Beispiele: die Rezeption, die Ausstehend-Anfragen bearbeitet; der Fachmann, der den Service erbringt; ein Manager, der die Wochenauslastung überwacht.

Mit privatem Datenschutz (Schloss in der Aktionsleiste) ist die Buchung nur für den Verantwortlichen, die angegebenen Mitarbeiter und Personen mit explizitem Zugriff gemäß Datenschutzregeln sichtbar — nicht für alle Organisationsmitglieder. Nutzen Sie privaten Datenschutz für sensible Slots oder VIP-Kunden; lassen Sie öffentlich (gemäß Org-Berechtigungen), wenn das gesamte operative Team die Buchungsagenda sehen muss.

Verwandte Abschnitte

• Verbindungen — verknüpfen Sie Opportunities, Aufgaben, Tickets, Projekte, Dokumente, Kampagnen und andere aktivierte Entitäten. Beim Öffnen des Kontakts sehen Sie verknüpfte Buchungen in der Historie.
• Etiketten und Anhänge — wie bei anderen Mokapen-Entitäten (unterschriebene Bestätigungen, Briefings, Fotos des Ortes…).

Der Kontakt steht bereits im Tab Daten: Es ist dennoch sinnvoll, Verbindungen zu Deals oder Tickets hinzuzufügen, wenn die Buchung Teil eines Vertriebs- oder Supportwegs ist.

Eine Buchung erstellen

Intern (Kalender oder Liste)

1. Öffnen Sie Buchungen (Kalender oder Liste) → Neue Buchung.
2. Geben Sie den Namen ein (Pflichtfeld).
3. Setzen Sie den Status (standardmäßig oft Bestätigt, wenn Sie nach Absprache mit dem Kunden erstellen).
4. Wählen oder erstellen Sie spontan den Kontakt.
5. Wählen Sie einen oder mehrere buchbare Services.
6. Setzen Sie den Zeitraum (Datums-/Zeitbereich).
7. Optional Verantwortlicher, Mitarbeiter, Adresse, Beschreibung, Anhänge.
8. Fügen Sie im Tab Verbindungen nützliche Verknüpfungen hinzu, dann Speichern.

Über öffentliches Formular

Der Kunde füllt das Buchungsformular auf der Website oder Landingpage aus: wählt, was zu buchen ist (Services, Produkte oder Verfügbarkeiten/Termine gemäß Formularkonfiguration), Datum/Uhrzeit und seine Daten. In Mokapen trifft die Buchung ein — oft Ausstehend — zur Bestätigung oder Ablehnung. Der Kunde kann einen Link zur Verwaltung oder Stornierung seiner Buchung haben, wenn das Formular es vorsieht. Vor Veröffentlichung des Links: buchbaren Servicekatalog, Organisationsschließtage/Feiertage und Formulartext abstimmen.

Eine Buchung bearbeiten

1. Öffnen Sie die Buchungskarte.
2. Bearbeiten Sie die Felder im Tab Daten (Kontakt, Services, Daten, Beschreibung, Verantwortlicher, Mitarbeiter).
3. Aktualisieren Sie den Status, wenn Sie eine Ausstehend-Anfrage bestätigen oder ablehnen.
4. Im Kalender ziehen oder verschieben Sie den Slot, wenn die Oberfläche es erlaubt — nützlich zum schnellen Umplanen.
5. Speichern; Änderungen können Benachrichtigungen an Verantwortlichen/Mitarbeiter auslösen und in manchen Fällen Status-E-Mails an den Kontakt.

Eine Buchung löschen

Löschen Sie fälschlich erstellte Buchungen oder Testduplikate. Bevorzugen Sie Archivieren, wenn der Slot abgeschlossen ist und Sie Historie und Verbindungen behalten wollen, ohne Kalender und Liste zu überladen.

Einzelnes Löschen

1. Karte öffnen → Optionen → Löschen (roter Eintrag).
2. Im Modal bestätigen.

Mit passendem Premium-Plan kann die Buchung in den Papierkorb gehen (von dort Wiederherstellen oder Endgültig löschen). Bei Plänen ohne Soft Delete kann die Löschung direkt nach Bestätigung endgültig sein — prüfen Sie Plan und Berechtigungen.

Mehrfaches Löschen

1. Listenansicht → mit Checkboxen auswählen.
2. Löschen klicken → bestätigen.

Eine Buchung archivieren

Das Archiv dient für abgeschlossene oder abgelehnte Buchungen, die nicht mehr in Kalender und operativer Liste erscheinen sollen, bei erhaltenen Verbindungen und Historie — dieselbe Logik wie bei Terminen.

Einzelne / mehrere Buchungen archivieren

• Einzeln: Karte → Optionen → Archivieren → bestätigen.
• Mehrfach: Liste → auswählen → Archivieren in der Aktionsleiste.
• Wiederherstellen: aus Archiv (Menü Aktionen) oder von der Karte → Optionen → Wiederherstellen.

Eine Buchung duplizieren

Nützlich für wiederkehrende Slots mit gleicher Struktur (gleicher Service und gleicher Kunde, neues Datum).

1. Karte → Optionen → Duplizieren.
2. Im Modal wählen, ob Checkliste, Verbindungen und Anhänge kopiert werden.
3. Bestätigen; Daten (und Status falls nötig) auf der neuen Buchung aktualisieren.

In der Liste können Sie auch mehrere ausgewählte Datensätze duplizieren, wenn die Aktion verfügbar ist.

Buchungsansichten

Kalender (Standard)

Rasteransicht zur Planung der operativen Woche: Jede Buchung erscheint im Slot zu Datum und Uhrzeit. Klick auf das Ereignis öffnet die Karte. Ideal, um Überschneidungen zwischen Services und Tagesauslastung zu sehen. Wo vorgesehen, per Drag verschieben.

Liste

Tabellarische Liste mit Suche, Benutzer-/Teamfiltern und Spalten (Titel, Status, Kontakt, Services, Daten…). Mehrere Zeilen für Duplizieren, Archivieren, Löschen auswählen. Nutzen Sie die Liste für Ausstehend-Warteschlangen und analytischen Export, falls verfügbar.

Seitenansicht

Vollbildkarte (Basis-Premium-Plan, wo vorgesehen): gleicher Inhalt wie das Modal, mehr Platz für Beschreibung, Anhänge und Verbindungen.

Es gibt kein dediziertes Kanban: Der Status Bestätigt / Ausstehend / Abgelehnt wird über das Statusfeld verwaltet.

Buchungseinstellungen

Unter Organisationseinstellungen → Buchungen (berechtigte Mitglieder) verwalten Sie Einstellungen zu Services und Slots — z. B. Referenzdauer und, wo angezeigt, Slotkapazität (wie viele gleichzeitige Buchungen zur selben Uhrzeit). Einige Bereiche der Einstellungs-UI können noch unvollständig sein: prüfen Sie in der Org, was wirklich operativ ist, bevor Sie es dem Team zusagen.

• Schließtage / Feiertage — in den allgemeinen Organisationseinstellungen können Schließtage gesetzt werden: An diesen Tagen können Buchungen oder andere Fristen, die Sie nicht rechtzeitig bearbeiten könnten, blockiert werden.
• Felder / Karte / Spalten — falls für die Buchungs-Entität in Ihrer Org verfügbar, folgen Sie den Leitfäden Felder, Karte und Spalten.
• Apps und Berechtigungen — die App Buchungen muss aktiv sein; Rollen steuern, wer erstellt, sieht und bearbeitet.

Buchungsberichte

Wo das Menü Berichte für Buchungen verfügbar ist, nutzen Sie es für Volumen nach Zeitraum, Statusverteilung und Auslastung nach Verantwortlichem oder Service — zur Analyse, nicht zur Tagesplanung (dafür bleibt der Kalender). Sehen Sie keine dedizierten Berichte, analysieren Sie aus der Liste mit Datums- und Statusfiltern oder verknüpfen Sie Buchungen mit Opportunities/Tickets und nutzen Sie Berichte dieser Bereiche.

Öffentliche Formulare und Selbstverwaltung

Buchungsformulare ermöglichen dem Kunden, ohne Mokapen-Zugang zu wählen, was zu buchen ist, Datum/Uhrzeit und seine Daten anzugeben. Nach dem Absenden:

• erscheint in Mokapen die zu verwaltende Buchung (oft Ausstehend);
• der Kunde kann Links zur Verwaltung/Stornierung seiner Buchung haben, wenn das Formular es vorsieht.

Im typischen internen Formular ist das Pflichtfeld auf buchbare Services gesetzt; öffentliche Formulare können je nach Modulkonfiguration auch Produkte oder Verfügbarkeiten (Termine) anbieten. Stimmen Sie vor Veröffentlichung immer Katalog, Schließtage und Formulartext ab.

Anwendungsfälle

• Studio / Beratung: buchbarer Service «Beratung 60 Min.» → Formular auf der Website → Team bestätigt → optionale verknüpfte Opportunity und Follow-up-Aufgabe.
• Servicecenter / Klinik: mehrere Services im gleichen Slot; Slotkapazität in den Einstellungen falls genutzt; Kalender zur Vermeidung doppelter Buchungen.
• Vermietung / Sitzung: Buchung mit langem Zeitraum (Datumsbereich) und Adresse des Ortes.
• After-Sales: Buchung verknüpft mit Ticket oder Auftrag für Installation oder Training vor Ort.
• Umplanung: im Kalender verschieben oder Daten ändern; Status aktualisieren und Kontakt benachrichtigen, wenn der Prozess es vorsieht.

Empfohlene Prozesse

• Markieren Sie nur die Services als buchbar, die Sie wirklich online oder in der Agenda anbieten wollen.
• Nutzen Sie Ausstehend für Formularanfragen; bestätigen Sie erst nach Verfügbarkeitsprüfung.
• Verknüpfen Sie immer den richtigen Kontakt: Die Historie bleibt auf der Kundenkarte.
• Für interne Meetings ohne Katalogservice bevorzugen Sie Termine.
• Archivieren Sie abgeschlossene Buchungen, damit der Kalender lesbar bleibt; löschen Sie nur Entwürfe und Tests.
• Stimmen Sie Org-Schließtage/Feiertage ab, um Phantom-Slots zu vermeiden.

Kombinieren Sie Buchungen mit Services, Kontakten und bei Bedarf Opportunities oder Tickets für einen kohärenten Ablauf von Anfrage bis Leistung.

Häufig gestellte Fragen

F: Ich sehe keine Services im Select. Warum?

A: Nur buchbare Services erscheinen. Aktivieren Sie die Buchung am Service im Katalog Vertrieb → Services.

F: Unterschied zwischen Buchung und Termin?

A: Buchung = Slot auf buchbaren Services + Kontakt + Bestätigungs-/Ablehnungsstatus (auch aus Formularen). Termin = Meeting/Agenda mit Teilnehmern, ohne Pflicht zum Servicekatalog. Details im Leitfaden Termine.

F: Warum komme ich nicht in Buchungen?

A: App aktiv, Anzeigeberechtigung und passender Premium-Plan nötig. Prüfen Sie mit einem Organisations-Admin.

F: Kann der Kunde selbst buchen?

A: Ja, über in Mokapen konfigurierte und auf Ihrer Website oder Landing veröffentlichte öffentliche Buchungsformulare.

F: Was passiert bei Ablehnung?

A: Setzen Sie den Status Abgelehnt. Historie und Benachrichtigungen bleiben; Sie können später archivieren.

F: Kann ich neben Services auch Produkte buchen?

A: Im typischen internen Formular ist das Pflichtfeld auf buchbare Services gesetzt. Öffentliche Formulare können je nach Modulkonfiguration auch Produkte oder Verfügbarkeiten (Termine) anbieten.