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Leitfaden Termine

Der Bereich Termine ist Mokapens Kalender zur Planung von Meetings, Kundenanrufen, Vor-Ort-Besuchen, Produktdemos und internen Team-Meetings. Jeder Termin hat Datum und Uhrzeit, Organisator, Teilnehmer, Ort oder Videokonferenz, Status offen/geschlossen und Verknüpfungen zum restlichen CRM (Kontakte, Deals, Tickets, Aufgaben).

Zugriff über das Menü Aktivitäten → Termine oder über die Termine-Seite. Die Standardansicht ist der Kalender. Das Termine-Modul ist mit dem Small-Plan verfügbar und erfordert die richtigen Berechtigungen in Ihrer Organisation.

Rolle im CRM und in Prozessen

Ein Termin in Mokapen ist nicht nur ein Kalenderereignis: Es ist ein verknüpfter Datensatz, der mit dem restlichen System verbunden ist.

• Vertrieb: Qualifizierungsanrufe, Demos, Verhandlungen — verknüpft mit Kontakt, Unternehmen und Deal.
• Delivery: Projektstart, wöchentliches Review — Verbindungen zu Projekt und Follow-up-Aufgaben.
• Support: Vor-Ort-Termin oder Anruf verknüpft mit Ticket.
• Internes Team: Stand-ups, One-to-Ones, Abteilungsmeetings mit Mokapen-Kollegen.

Praktische Regel: Jeder Termin mit einem Kunden oder Prospect sollte mindestens einen Kontakt-Teilnehmer oder eine Verbindung zu Kontakt, Unternehmen oder Deal haben — damit der Verlauf von der Kundenkarte aus sichtbar bleibt.

Teilnehmer, Mitarbeiter und persönlicher Kalender

Termine binden Personen auf zwei verschiedene Weisen ein. Den Unterschied zu verstehen vermeidet Verwirrung zwischen «wer am Meeting teilnimmt» und «wer den Termin nur in Mokapen sehen muss».

Teilnehmer — wer am Meeting teilnimmt

Teilnehmer sind die am Meeting beteiligten Personen. Sie fügen sie im Tab Daten der Karte im Feld Teilnehmer hinzu. Es gibt drei Typen:

• Mokapen-Benutzer — Teamkollegen mit Konto auf der Plattform (Vertrieb, Projektmanager, Support…). Sie sehen den Termin in ihrem Kalender, wenn sie Organisatoren oder Teilnehmer sind.
• Kontakte — Personen im CRM-Adressbuch (Kunden, Prospects, Lieferanten). Suche nach Name oder E-Mail. Bei einer noch nicht im Adressbuch vorhandenen E-Mail kann Mokapen automatisch einen neuen Kontakt anlegen.
• Unternehmen — mit dem Meeting verknüpfte Firmen (z. B. der Kundenstandort). Nützlich, wenn das Meeting die Organisation als Ganzes betrifft, nicht nur eine Person.

Nur der Organisator des Termins kann einen Teilnehmer entfernen (Menü auf der Teilnehmerkarte → Entfernen). Bei Erstellung, Bearbeitung oder Löschung kann Mokapen fragen, ob Sie den Teilnehmern eine E-Mail mit aktualisierten Details senden möchten — nützlich, um externe Kunden über Verschiebung oder Absage zu informieren.

Mitarbeiter — wer den Termin sehen soll, ohne teilzunehmen

Mitarbeiter (Feld Mitarbeiter im Tab Daten, falls in Ihrer Organisation aktiv) sind Mokapen-Benutzer oder Teams, die Sichtbarkeit auf den Termin benötigen, aber nicht unbedingt am Meeting teilnehmen. Beispiele: der Vertriebsleiter, der die Verhandlung verfolgt, aber nicht in den Call geht; ein Assistent, der Materialien vorbereitet; ein Manager, der die Teamaktivität überwacht.

Kurz zusammengefasst:

• Teilnehmer = Person, die am Meeting anwesend ist (oder eingeladen wurde); erhält E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Sie diese senden; erscheint als Teilnehmer auf der Karte.
• Mitarbeiter = Teammitglied, das den Termin in Mokapen sehen und verfolgen muss, ohne unbedingt unter den Meeting-Teilnehmern zu sein.

Mit privater Sichtbarkeit (Schloss in der Aktionsleiste) ist der Termin nur für den Organisator, angegebene Mitarbeiter und beteiligte Mokapen-Benutzer-Teilnehmer sichtbar — nicht für alle Organisationsmitglieder.

Termine über Organisationen hinweg — Ihr persönlicher Kalender

Anders als Aufgaben, Kontakte oder Deals sind Termine vor allem an die Person gebunden, nicht nur an die Organisation, in der Sie gerade arbeiten. Wenn Sie an einem Termin teilnehmen, der in einer anderen Mokapen-Organisation erstellt wurde (oder wenn Sie Organisator sind), sehen Sie ihn trotzdem in Ihrem Kalender, ohne die Organisation zu wechseln.

Standardmäßig zeigt die Termine-Seite Meetings, bei denen Sie Organisator oder Benutzer-Teilnehmer sind — auch wenn sie zu verschiedenen Organisationen gehören. In der oberen Leiste ermöglicht der Selektor Benutzer / Teams den Wechsel zum Kalender eines Kollegen oder Teams (bei entsprechenden Berechtigungen), um die Wochenplanung eines anderen Mitglieds zu sehen.

Jeder Termin bleibt mit der Organisation verknüpft, die ihn erstellt hat (Kontakte, Verbindungen und Einstellungen folgen dieser Organisation). Der Vorteil für Sie: ein Ort für alle Termine, auch wenn Sie in mehreren Mokapen-Organisationen arbeiten.

Anwendungsfälle

• Vertrieb: «Produktdemo — Acme GmbH» mit Entscheider-Kontakt, Videokonferenz-Link, Verbindung zum Pipeline-Deal.
• Agentur: monatliches Kunden-Review mit mehreren Teilnehmern und angehängtem Report.
• Beratung: Vor-Ort-Termin mit physischer Adresse und verknüpfter Nachbesuchs-Aufgabe.
• Intern: Team-Meeting ohne externe Kontakte; öffentliche oder private Sichtbarkeit, um einzuschränken, wer den Termin sehen kann.
• Von anderer Karte: schnelle Erstellung mit Erstellen und verbinden von Kontakt, Deal oder Ticket — der Termin wird bereits verknüpft angelegt.

Termine-Seite — obere Leiste

Die Hauptseite bietet zwei Ansichten: Kalender und Liste. Obere Leiste:

• Filter (Large-Plan): öffnet ein Panel zum Einschränken der Termine nach Zeitraum, Organisator, Labels, Termintyp, Teilnehmern und anderen konfigurierten Feldern. Nützlich, wenn der Kalender voll ist und Sie nur die Demos des Monats oder Meetings mit einem bestimmten Kunden finden müssen.
• Aktionen: exportiert ausgewählte Termine in eine Datei (aus der Listenansicht).
• Ansichten: Wechsel zwischen Kalender (Standard) und Liste (Small-Plan) — sortierbare Tabelle mit anpassbaren Spalten.
• Benutzer / Teams: zeigt den Kalender eines Kollegen oder eines ganzen Teams statt Ihres. Standardmäßig sehen Sie Ihre Termine (Organisator oder Teilnehmer).
• + Termin: öffnet das Erstellungs-Modal.

In der Listenansicht erscheint bei Auswahl von Zeilen per Checkbox die Aktionsleiste: Klonen, Archivieren, Löschen. Es gibt keine dedizierte Massenbearbeitung: Einzelfelder werden von der Terminkarte aus aktualisiert.

Terminkarte

Klick auf ein Ereignis im Kalender oder auf den Titel in der Liste öffnet das Seitenpanel. Mit dem Small-Plan können Sie es als Vollseite öffnen (Erweiterungspfeile-Icon): gleicher Inhalt, mehr Platz und fester Speichern-Button oben.

Kopfzeile: inline bearbeitbarer Titel, Badge Archiviert falls zutreffend. Befindet sich der Termin im Papierkorb, erscheint ein rotes Banner mit Wiederherstellen und Endgültig löschen (Medium-Plan).

Aktionsleiste

• Status (Dropdown): Offen oder Geschlossen — markiert, ob der Termin noch aktiv oder abgeschlossen ist (anders als Aufgabe mit Erledigt-Häkchen).
• Priorität (Flagge): Normal oder Dringend.
• Sichtbarkeit (Schloss): Öffentlich (sichtbar für Organisationsmitglieder) oder Privat (nur Organisator, Mitarbeiter und angegebene Benutzer-Teilnehmer).
• Labels, Farbe Titel/Kartenhintergrund, Anhänge, Haftnotizen (Small-Plan).
• Vollseite, Link kopieren.
• + Erstellen und verbinden: Aufgaben, Tickets, Deals… bereits mit dem Termin verknüpft.

Optionsmenü (drei Punkte)

• Klonen: dupliziert den Termin; Modal mit Wahl, Anhänge, Verbindungen, Kommentare, Updates zu kopieren.
• Archivieren / Wiederherstellen (Medium-Plan): aus operativen Ansichten ausblenden oder zurück in Kalender/Liste bringen.
• Karte bearbeiten (autorisierte Mitglieder): öffnet Layout-Einstellungen der Terminfelder.
• Löschen / Wiederherstellen (roter Eintrag): in Papierkorb verschieben (Medium-Plan) oder direkte Löschung (Basis-Plan).

Karten-Tabs

• Daten: Organisator, Teilnehmer, Mitarbeiter, Daten, Typ, Videokonferenz, Ort — siehe Tab Daten und Teilnehmer und Mitarbeiter.
• Verbindungen, Zeit: siehe Verknüpfte Bereiche.
• Zusätzliches Menü: Marketing, Synchronisation (Google Calendar / Outlook), Updates (Kartenverlauf).

Tab Daten — Hauptfelder

Inline bearbeitbare Felder (Stift-Icon) oder von der Karte im Bearbeitungsmodus:

• Organisator: Mokapen-Benutzer, verantwortlich für den Termin; standardmäßig der Ersteller. Hauptansprechpartner für das Meeting.
• Teilnehmer: siehe Abschnitt Teilnehmer und Mitarbeiter.
• Mitarbeiter: Benutzer oder Teams mit Sichtbarkeit auf den Termin, ohne unbedingt am Meeting teilzunehmen — siehe Teilnehmer und Mitarbeiter.
• Startdatum / Enddatum: Zeitspanne; im Kalender belegt das Ereignis den entsprechenden Slot. Für eintägige Termine denselben Tag mit Start- und Endzeit setzen.
• Typ: kategorisiert den Termin (Anruf, Besuch, Demo…) — nützlich für Filter und Reports.
• Videokonferenz: generierter oder ausgewählter Link — Google Meet (mit aktiver Google Calendar- und Meet-Integration) oder Microsoft Teams (mit Outlook Calendar-Integration). Der Link ist von der Karte aus klickbar.
• Ort: physische Adresse oder Freitext für Präsenztermine.
• Beschreibung (formatierter Text, @-Erwähnungen für Kollegen).

Mit benutzerdefinierten Feldern (Medium-Plan) folgt der Tab Daten den in den Einstellungen definierten Sichtbarkeits- und Pflichtregeln. Anhänge und Kommentare ergänzen die Karte am Ende des Tabs.

Verknüpfte Bereiche

• Verbindungen — verknüpft Deals, Aufgaben, Tickets, Projekte, andere Kontakte; beim Öffnen des Kontakts sehen Sie verknüpfte Termine.
• Zeit — erfasst dem Termin gewidmete Stunden (Vorbereitung, Call, Debrief).
• Synchronisation — Verbindungsstatus mit Google Calendar oder Outlook (wenn Integrationen aktiv sind).
• Labels und Anhänge — wie andere Mokapen-Entitäten.

Termine haben keinen nativen Checklist-Tab: für Follow-up-Aktionen erstellen Sie eine verknüpfte Aufgabe mit Erstellen und verbinden oder vom Tab Verbindungen.

Termin erstellen

Vorgehen

1. Öffnen Sie die Termine-Seite (Kalender oder Liste).
2. Klick + Termin (oder Klick auf einen freien Slot im Kalender, falls verfügbar).
3. Geben Sie den Titel ein (Pflichtfeld).
4. Tab Daten: Organisator, Teilnehmer, ggf. Mitarbeiter, Datum/Uhrzeit, Typ, Videokonferenz oder Ort setzen.
5. Optional: Tab Verbindungen, um Kontakt oder Deal vor dem Speichern zu verknüpfen.
6. Speichern; bei Aufforderung Bestätigung des E-Mail-Versands an Teilnehmer.

Termine können auch über Erstellen und verbinden auf einer anderen Karte oder über Verbindungen auf Kontakt, Unternehmen oder Deal erstellt werden.

Termin bearbeiten

Einzelbearbeitung (Karte)

1. Terminkarte öffnen.
2. Inline bearbeiten: Titel in Kopfzeile, Felder Tab Daten (Stift), Teilnehmer, Daten.
3. Status (Offen/Geschlossen), Priorität, Labels, Sichtbarkeit in der Aktionsleiste aktualisieren.
4. Im Kalender Ereignis ziehen, um Datum und Uhrzeit schnell zu ändern.
5. Speichern; bei Änderung von Daten oder Teilnehmern kann die Aufforderung zum Senden von Update-E-Mails erscheinen.

Termin schließen

Im Menü Status in der Aktionsleiste Geschlossen wählen, wenn das Meeting beendet ist. Der Termin bleibt in Verlauf und Reports; er verschwindet nicht aus dem Kalender, außer bei Archivierung oder Löschung.

Termin löschen

Löschen Sie irrtümlich erstellte Termine oder Test-Duplikate. Bevorzugen Sie Archivieren, wenn das Meeting abgeschlossen ist und Sie Verlauf und Verbindungen behalten möchten, ohne Kalender und Liste zu überladen.

Einzellöschung

1. Karte öffnen → Optionen → Löschen (roter Eintrag).
2. Im Modal bestätigen; optional E-Mail an Teilnehmer.

Mit dem Large-Plan landet der Termin im Papierkorb der Organisation (Termine-Seite → Aktionen → Termin-Papierkorb). Dort können Sie Wiederherstellen oder Endgültig löschen. Öffnen Sie einen bereits im Papierkorb befindlichen Termin, erscheint das Banner Wiederherstellen / Endgültig löschen.

Im Free-Plan (ohne Large-Plan) ist die Löschung in der Regel endgültig unmittelbar nach Bestätigung, ohne Papierkorb — prüfen Sie die Berechtigungen Ihrer Organisation.

Massenlöschung

1. Listenansicht → mit Checkboxen auswählen.
2. Klick Löschen (roter Button) → bestätigen.

Termin archivieren

Archiv dient für abgeschlossene Termine, die nicht mehr in Kalender und operativer Liste erscheinen sollen, bei Beibehaltung von Verbindungen und Verlauf.

Einzelnen Termin archivieren

1. Karte → Optionen → Archivieren (Medium-Plan) → bestätigen.

Mehrere Termine archivieren / wiederherstellen

• Mehrfach: Listenansicht → auswählen → Archivieren in der Aktionsleiste.
• Wiederherstellen: Karte öffnen (z. B. vom Tab Verbindungen auf verknüpftem Kontakt) → Optionen → Wiederherstellen aus Archiv. Archivierte Termine erscheinen nicht in Standard-Kalender- und Listenansichten.

Termin klonen

Nützlich für wiederkehrende Meetings mit gleicher Struktur (gleiche Anhänge, gleiche CRM-Verbindungen).

Einzelklon

1. Karte → Optionen → Klonen.
2. Modal: Titel (mit Suffix «Kopie»), Wahl zum Kopieren von Anhängen, Verbindungen, Kommentaren, Updates.
3. Bestätigen; Datum und Teilnehmer am neuen Termin aktualisieren.

Massenklon

1. Liste → auswählen → Klonen → Optionen → bestätigen.

Termin-Ansichten

Kalender (Standard)

Rasteransicht für Tag, Woche oder Monat: jeder Termin erscheint im Slot entsprechend Datum und Uhrzeit. Klick auf Ereignis öffnet die Karte. Ideal, um auf einen Blick die Wochenplanung zu sehen und Überschneidungen zwischen Meetings zu erkennen. Sie können ein Ereignis ziehen, um es auf ein anderes Datum oder eine andere Uhrzeit zu verschieben. Filter und Benutzer/Teams-Selektor bleiben aktiv: standardmäßig sehen Sie Ihre Termine, auch wenn sie in verschiedenen Organisationen erstellt wurden.

Liste (Small-Plan)

Tabellarische Liste mit anpassbaren Spalten (Titel, Daten, Organisator, Typ, Labels…). Suche und Sortierung nach Spalte, Mehrfachauswahl und Aktionen Klonen, Archivieren, Löschen. Datenexport über Menü Aktionen.

Filter

• Erweiterte Filter (Small-Plan): einschränken nach Zeitraum (Start-/Enddatum), Organisator, Labels, Termintyp, Teilnehmer und benutzerdefinierten Feldern. Beispiel: «alle Quartals-Demos mit Label Vertrieb».
• Benutzer / Teams: Wechsel von Ihrem Kalender zum Kalender eines Kollegen oder ganzen Teams, falls autorisiert.

Termine-Einstellungen

Unter Termine-Einstellungen (autorisierte Organisationsmitglieder):

• Felder: Liste der Standard- und benutzerdefinierten Felder (Medium-Plan).
• Karte: Reihenfolge und Sichtbarkeit der Felder in Karte und Erstellungs-Modal.
• Liste und Spalten: Standardspalten der Listenansicht.

Termintyp und Pflichtfelder vor dem Vertriebs-Rollout abstimmen (z. B. Pflichttyp für Reports).

Termin-Reports

Der Bereich Termin-Reports (Large-Plan) fasst Termine zusammen, auf die Sie je nach Rolle und Organisationsberechtigungen Zugriff haben: Sie sehen nur autorisierte Datensätze und Felder. Dient der Analyse von Meeting-Auslastung, Vertriebsanrufen und Export — für die Tagesplanung Kalender und Liste nutzen.

• Dashboard: Diagramme nach Labels, Typ, Organisator, Mitarbeitern, Status offen/geschlossen, Fristen, Stunden.
• Report-Liste: analytische Tabelle mit Filtern und Export.
• Gantt-Diagramm: zeitliche Abfolge nach Zeitraum und Organisator.

Nutzen Sie Reports, um Vertriebsanrufe pro Abteilung, abgeschlossene vs. noch offene Termine und Meeting-Auslastung pro Woche zu messen.

 

Empfohlene Prozesse

• Vorverkauf: Demo-Termin → Deal- und Kontaktverbindung → Follow-up-Aufgabe innerhalb von 24 Stunden.
• Kundenstart: Kick-off mit Kundenteilnehmern → verknüpfte Projekt-Checklist-Aufgaben.
• Kalender-Synchronisation: Google oder Outlook verbinden und Tab Synchronisation prüfen; Doppelbuchungen vermeiden.
• Monatliche Bereinigung: Termine schließen, die seit über 90 Tagen geschlossen sind, archivieren; Duplikat-Entwürfe löschen.
• Benachrichtigungen: bei Verschiebung oder Absage immer Update-E-Mail an externe Kontakte senden.

Kombinieren Sie Termine mit Kontakten, Deals und Aufgaben für einen kohärenten Vertriebs- und Operativ-Workflow.