Lernen sie mokapen

Anhänge

Die Anhänge verknüpfen Dateien mit einer Mokapen-Entität: Verträge, Briefings, Screenshots, Rechnungen, Präsentationen. Sie bleiben im Kontext des Datensatzes (Aufgabe, Projekt, Kontakt, Ticket, Deal…), sodass beim Öffnen sofort relevante Dokumente gefunden werden, ohne in E-Mails oder persönlichen Laufwerken außerhalb des CRM zu suchen.

Rolle im CRM

Anhänge ergänzen strukturierte Daten und Verbindungen:

• Deal / Angebot: signiertes PDF, Leistungsbeschreibung, gesendetes Angebot.
• Ticket: Fehler-Screenshot, Log, Lieferantenantwort.
• Projekt / Aufgabe: Mockup, Spezifikationen, vom Kunden freigegebenes Deliverable.
• Kontakt / Unternehmen: Handelsregisterauszug, NDAs, Onboarding-Dokumente.

Das nummerierte Badge an der Büroklammer zeigt, wie viele Dateien verknüpft sind — schnelles Signal in Liste und Kanban.

Datei hochladen

1. Datensatz der Entität öffnen.
2. Obere Leiste → Symbol Büroklammer (Anhänge).
3. Quelle wählen:
   • Ihr Computer — Upload in den Mokapen-Speicher der Organisation.
   • Google Drive oder OneDrive (mit aktiver Integration) — Cloud-Dateien verknüpfen ohne lokalen Mokapen-Speicher zu duplizieren.
4. Datei auswählen und auf Abschluss warten.

Bei einigen Datensätzen können Sie Dateien auch per Drag and Drop auf den Datensatzbereich ziehen, um den Upload zu starten.

Anzeigen und verwalten

Im Menü Anhänge: Liste mit Name, Größe und Datum. Öffnen, herunterladen oder vom Datensatz entfernen. Entfernen eines Anhangs vom Datensatz löscht die Datei auf Drive/OneDrive bei Cloud-Integration nicht zwingend — es trennt nur die CRM-Referenz.

Im Tab Daten (Vollseite) fasst der Bereich angehängter Dateien dieselben Dokumente inline mit Kommentaren und Beschreibung zusammen.

Verfügbarer Speicher

Organisationen mit Free-Plan: begrenzter Online-Speicher (100 MB) für direkt hochgeladene Anhänge. Premium-Pläne (Small, Medium, Large): erweiterbarer Speicher. Plan und Nutzung prüfen unter Organisationsinformationen. Bei großen Mengen Drive/OneDrive-Integration bevorzugen und Dateien verknüpfen statt alles auf Mokapen hochzuladen.

Klonen

Beim Klonen von Aufgaben, Projekten, Kontakten, Tickets, Deals usw. können Sie Anhänge in die Kopie aufnehmen (Checkbox im Klon-Modal). Gesamtgröße beachten: das Modal kann die MB-Summe der zu duplizierenden Dateien anzeigen. Abwählen, wenn die Kopie leicht sein soll (nur Struktur, ohne Dokumente).

Empfohlene Prozesse

• Single source of truth: signierter Vertrag am Deal, nicht nur in E-Mail — Anhang + Kontakt-/Unternehmensverbindung.
• Tickets mit Nachweisen: Screenshot/Log als Anhang vor Schließen technischer Tickets (Checkliste + Datei).
• Projekt-Übergabe: gemeinsamer Drive-Ordner + in Mokapen Link/Referenz zu PDFs am Projekt.
• DSGVO / Aufbewahrung: veraltete Anhänge vom Kontaktdatensatz entfernen, wenn nicht mehr nötig; Unternehmens-Cloud für Langzeitarchiv prüfen.
• Geklonte Vorlagen: Aufgabenvorlage mit internem Anleitungs-Anhang, geklont für jedes neue Onboarding.

Anhänge, Verbindungen und Kommentare bilden das operative «Gedächtnis» des CRM-Datensatzes.