Lernen sie mokapen

Aufträge – Leitfaden

Ein Auftrag ist die kommerzielle Bestätigung des Kunden: das Dokument mit Preisliste, Rabatten, Mehrwertsteuer und Konditionen, das die Kauf- oder Lieferverpflichtung formalisiert. In Mokapen ist ein Auftrag kein PDF in einem gemeinsamen Ordner. Es ist ein lebendiger CRM-Datensatz, verknüpft mit Kontakt und Unternehmen, in der Timeline nachverfolgt, mit der Fakturierungssoftware synchronisierbar und bereit, ohne erneute Eingabe der Positionen zur E-Rechnung zu werden.

Dieser Leitfaden führt Sie durch den täglichen Gebrauch: einen Auftrag aus einem angenommenen Angebot erstellen oder generieren, die Ausführung mit der operativen Pipeline verwalten, das Dokument an den Kunden senden, mit Fatture in Cloud synchronisieren und jederzeit wissen, wo jeder Auftrag steht. Einstellungen für Pipeline, PDF-Vorlagen und Felder finden Sie in den letzten Abschnitten — die Standardwerte funktionieren sofort.

Der Auftragsbereich befindet sich unter Vertrieb → Aufträge. Er erfordert einen geeigneten Premium-Plan mit aktivierter Vertriebs-App und auf Organisationsebene konfigurierten Steuersätzen (einmalig unter Einstellungen → Vertrieb → Steuern).

Wie Aufträge in Ihren Arbeitsalltag passen

Bevor wir in technische Details eintauchen, hilft es zu verstehen, wo ein Auftrag im Vertriebsprozess steht — denn genau das führt dazu, dass Sie Mokapen nutzen, anstatt dagegen zu arbeiten.

Im typischen Ablauf tritt ein Kunde als Kontakt ein (Website-Formular, Messe, Empfehlung). Wenn eine konkrete Chance entsteht, eröffnen Sie eine Opportunity, um die Verhandlung zu verfolgen. Wenn ein formelles Angebot nötig ist, erstellen Sie das Angebot; wenn der Kunde zusagt, wird das Angebot zum Auftrag — dem Punkt, an dem die wirtschaftliche Verpflichtung endgültig ist und Ausführung, Produktion und Fakturierung beginnen. Sie können den Auftrag auch direkt erstellen (bereits vereinbarter Verkauf, Vertragsverlängerung, wiederkehrender Auftrag) ohne Angebot.

Der Auftrag erbt und speist den Rest: kommt er aus einem angenommenen Angebot, werden Positionen, Kunde, Rabatte und Konditionen ohne erneute Eingabe kopiert; öffnen Sie ihn aus der Unternehmenskarte, werden Empfänger und Sonderrabatt automatisch ausgefüllt. Nach Ausstellung verknüpft sich der Auftrag mit Projekten, Lieferaufgaben, Support-Tickets und — per Sync — mit der Buchhaltung zur Fakturierung.

Der praktische Vorteil: Wenn jemand im Team sechs Monate später einen Kundenkontakt öffnet, sieht er die vollständige Historie — gesendete Angebote, ausgestellte Aufträge, welche ausgeführt oder fakturiert sind, mit welchen Beträgen und Positionen. Keine gemeinsame Excel-Datei, kein Ordner «Aufträge 2026» zum Suchen.

Anwendungsfälle

• Unterzeichnetes B2B-Vertrag: Auftrag mit wiederkehrenden Servicepositionen, Zahlungsbedingungen im Block wirtschaftlicher Konditionen, Marken-PDF mit der Organisationsvorlage.
• Verkauf aus angenommenem Angebot: Auftrag aus dem Angebot mit bereits abgestimmten Positionen, Beträgen und Kunde — ein Klick und Sie sind bereit für Ausführung oder Fakturierung.
• Operations und Lieferung: Auftrag verknüpft mit Projekt und Ausführungsaufgaben; Verbindungen zu After-Sales-Tickets für den gesamten Zyklus.
• Steuerintegration: Synchronisation mit Fatture in Cloud — der Auftrag mit seinen Zeilen wird zur Basis der E-Rechnung ohne erneute Eingabe in der Buchhaltung.

Die Auftragsseite: Wo Sie jeden Tag starten

Unter Vertrieb → Aufträge sehen Sie das Kanban-Board: Spalten für operative Phasen (Neuer Auftrag, In Bearbeitung, Zu fakturieren, Fakturiert, Ausgeführt, Standby, Storniert — anpassbar). Jeder Auftrag ist eine Karte in seiner Statusspalte. Auf einen Blick: wie viele Aufträge auf Ausführung warten, wie viele in der Fakturierung, wie viele abgeschlossen sind.

Die richtige Ansicht für die tägliche Arbeit: Morgens Mokapen öffnen, «In Bearbeitung» ansehen — Aufträge für heute. «Zu fakturieren» — an die Buchhaltung. Spalte «Ausgeführt» zeigt abgeschlossene Aufträge der Periode mit Gesamtbetrag oben.

Oben zwei häufig genutzte Werkzeuge: Pipeline-Selektor (verschiedene Prozesse — z. B. Produkte vs. Dienstleistungen — haben jeweils eigene Pipeline) und Filter. Filter schränken ein: nur Aufträge eines Kunden, über einem Betrag, eines Verantwortlichen, mit einem Tag. Häufige Kombination als gespeicherten Filter speichern und per Klick abrufen.

Zum Weiterbewegen der Phase den Auftrag nicht öffnen: Karte ziehen von «In Bearbeitung» nach «Zu fakturieren» — Status aktualisiert sich. Schnell in Ops-Meetings oder morgens beim Rundgang offener Aufträge.

Der Button + Auftrag oben rechts öffnet den Editor — siehe «Einen Auftrag erstellen» weiter unten.

Kanban-Ansicht (Standard)

Board nach Pipeline-Phase; jeder Auftrag eine Karte. Gesamtbetrag oben pro Spalte = wirtschaftliches Volumen nach Status. Zum Weiterbewegen Karte ziehen: Status ohne Öffnen des Auftrags.

Listenansicht

Klassische Tabelle: eine Zeile pro Auftrag, konfigurierbare Spalten (Code, Kunde, Betrag, Status, Verantwortlicher, Datum, Tags). Sortieren per Klick auf Überschriften; Mehrfachauswahl für Massenaktionen: Verantwortlichen ändern, Jahresend-Batch archivieren, CSV für Buchhaltung exportieren.

Wann welche Ansicht

Faustregel: Kanban zum Arbeiten (Aufträge voranbringen, öffnen, kommentieren, Ausführung verwalten), Liste zum Prüfen und Korrigieren (Zahlen, Sortierung, Massenbearbeitung, Export, Analyse). Wechsel mit Selektor oben rechts. Filter und aktive Pipeline bleiben gleich.

Die Auftragskarte

Wenn Sie auf eine Karte im Kanban (oder eine Zeile in der Liste) klicken, öffnet sich der Auftrag. Mit Premium-Plan können Sie zur Vollseite wechseln — praktisch bei langen Aufträgen mit vielen Positionen oder ausführlichen Konditionstexten.

Oben finden Sie den Auftragscode (z. B. #ORD-3-2026) und den Titel. Der Code identifiziert den Auftrag eindeutig — siehe den eigenen Abschnitt. Der Titel ist Ihre Beschreibung, z. B. «Wartungsauftrag Anlagen 2026 — Kunde Acme»: hilft bei der Wiedererkennung, erscheint aber nicht so auf dem PDF.

Unter dem Titel die Aktionsleiste: Pipeline-Status, Vertraulichkeit, Tags, Anhänge, Notizen, Link kopieren, Menü Optionen (Klonen, Archivieren, Löschen). Der Button + Erstellen und verknüpfen verbindet Aufgaben, Termine, Projekte, Tickets — die Verknüpfung ist automatisch und bidirektional.

Oben rechts die Dokumentleiste: Vorschau, Herunterladen (PDF/Word), E-Mail senden — siehe den eigenen Abschnitt.

Der Rest der Karte ist in Blöcke gegliedert: Absender und Empfänger, Geschäftsdaten, Positionen, Summen, Dokumentdesign, wirtschaftliche Konditionen, Verknüpfungen und Synchronisation.

Der Absender wird aus den Organisationseinstellungen vorausgefüllt (Name, Adresse, USt-IdNr., Logo). Den Empfänger legen Sie fest, indem Sie Unternehmen und Kontakt im Verzeichnis wählen: Name, Adresse, USt-IdNr., E-Mail und Telefon laden automatisch. Hat das Unternehmen einen Sonderrabatt in der Karte, gilt er für alle Zeilen. Existiert der Kunde noch nicht, können Sie ihn durch Eingabe des Namens anlegen.

Versand: Kosten und Lieferadresse

Auf der Vollseite des Auftrags (nicht im kompakten Seitenpanel) finden Sie den einklappbaren Block Versand (Lkw-Symbol). Hier verwalten Sie alles zur physischen Lieferung: Versandkosten, Zielland, Versandadresse und Warenempfängerdaten (Name, Adresse, PLZ, Ort, Provinz, Telefon, E-Mail).

Sie können die Versandkosten manuell eingeben oder Mokapen sie automatisch berechnen lassen nach den in der Organisation konfigurierten geografischen Zonen (siehe Einstellungen unten). Die automatische Berechnung berücksichtigt das Zielland und, wenn die Zone «nach Gewicht» definiert ist, das Gewicht der Produkte in den Auftragszeilen (Menge × Kataloggewicht). Beim Hinzufügen oder Entfernen von Produktzeilen oder beim Länderwechsel kann das System die Kosten neu berechnen — und die Auftragssummen aktualisieren.

Übersteigt der Auftragsbetrag die für diese Zone definierte Gratisversand-Schwelle, setzt Mokapen die Kosten auf null und zeigt den entsprechenden Hinweis. Versandkosten fließen in die Auftragssummen ein und können bei Sync mit Fatture in Cloud als eigene Rechnungszeile exportiert werden.

Auftragscode: automatische Nummerierung (und Änderung)

Jeder Auftrag hat einen eindeutigen Code, der das Dokument intern identifiziert (Kanban, Listen, Verknüpfungen) und auf dem PDF als Auftragsreferenz erscheint.

Mokapen erzeugt den Code beim Speichern automatisch, wenn leer: jährliche Sequenz im Format ORD-NUMMER-JAHR (z. B. ORD-1-2026, ORD-2-2026). Jedes 1. Januar startet der Zähler neu. Ändern Sie das Auftragsdatum auf ein anderes Jahr, wird der Code entsprechend neu erzeugt.

Sie können den Code manuell setzen: auf den Code in der Kopfzeile klicken, eingeben, speichern. Nützlich zur Anpassung an ERP- oder externe Nummerierung. Codes außerhalb des Standardformats beeinflussen die automatische Sequenz nicht. Achtung bei Duplikaten: besser automatische Nummerierung belassen und nur bei Bedarf eingreifen.

In PDFs/E-Mails kann der Dateiname Absender - ORD-3-2026.pdf lauten.

Positionen: das wirtschaftliche Dokument des Auftrags

Positionen sind das Herz des Auftrags: die Zeilen, die dem Kunden beschreiben, was Sie verkaufen oder liefern und was es kostet. Jede Zeile hat Titel, Menge, Einzelpreis, MwSt.-Satz und Gesamtbetrag. Alles andere — Rabatte, Netto/Brutto-Berechnung, Marge, Steuern — wird in Echtzeit berechnet.

Bei Klick auf + Position öffnet sich ein Modal mit der ersten Wahl: welchen Zeilentyp hinzufügen. Es gibt fünf Optionen — der Unterschied ist nicht kosmetisch, er ändert, was die Zeile im Auftrag bedeutet.

Neue Position oder aus verknüpftem Angebot

Bei einem Auftrag mit einem oder mehreren verknüpften Angeboten (Tab Verknüpfungen) wird + Position zu einem Menü mit zwei Optionen: Neu (Standard-Modal wie bei Angeboten) und Aus verknüpftem Angebot. Die zweite Option erscheint nur, wenn mindestens ein Angebot verknüpft ist — nützlich bei Teilaufträgen oder späterem Hinzufügen von Zeilen ohne erneute Eingabe von Preisen und MwSt.

Bei Aus verknüpftem Angebot öffnet sich ein Modal: Sie wählen welches Angebot (bei mehreren), Mokapen lädt die Positionsliste mit Titel, Menge und Preis. Markieren Sie die zu importierenden — auch nur einige — und bestätigen Sie mit Hinzufügen. Die gewählten Zeilen werden mit denselben Daten wie im Angebot übernommen (Produkt/Service, Menge, Preis, Zeilenrabatt, MwSt.). Anschließend können Sie sie wie jede andere Zeile einzeln bearbeiten.

Die fünf Positionstypen

Jede Zeile kann einen dieser fünf Typen haben:

• Service — aus dem Service-Katalog. Für Immaterielles (Beratung, Abo, Tagessatz). Service im Menü wählen — Preis, MwSt., Code und Beschreibung werden aus dem Katalog vorausgefüllt. Auf der Zeile änderbar, wenn für diesen Kunden ein anderer Preis gilt: der Katalog bleibt unverändert.
• Produkt — wie Service, aus dem Produkt-Katalog: Hardware, Material, Lizenzen, alles Materielle oder mit SKU.
• Generische Position — freie Zeile: kein Kataloglink, Titel, Preis und Menge manuell. Für Einmalpositionen («Fahrt Mailand», «Einmalige Ersteinrichtung», «Logo-Grafik»).
• Generische Position % — berechnete Zeile: Prozentsatz (positiv oder negativ) eingeben, Mokapen berechnet den Betrag als Prozent des Nettos der vorherigen Zeilen. Klassisch: Auftragsrabatt («Treuerabatt −10%» nach der Positionsliste) oder Zuschlag («Eil-Service +15%»). Neuberechnung in Echtzeit bei neuen Zeilen oder Preisänderungen.
• Nur-Text-Position % — wie vorherig, aber ohne berechneten Betrag: nur Text auf dem Dokument. Um dem Kunden etwas mitzuteilen ohne die Summen zu ändern («Rabatt bereits in Preisen enthalten», «Ermäßigte MwSt. auf einzelnen Positionen»).

Was Sie in jede Zeile eingeben

Unabhängig vom Typ hat jede Positionszeile dieselben Felder (kleine Unterschiede bei %-Typen):

• Titel und Notiz — was der Kunde auf dem PDF liest. Titel ist die Hauptzeile («Routinewartung Server»), Notiz die Beschreibung darunter («Zwei Quartalsbesuche, Ticketbearbeitung, Sicherheitsupdates»). Aus Katalog vorausgefüllt wenn gewählt; bei generischen Positionen selbst schreiben.
• Menge und Einzelpreis — ergeben den Zeilengesamtbetrag. Standardmenge ist 1, bei Einmalservice nur Preis eingeben. Bei Verbrauchszeilen (Stunden, Tage, Lizenzen) die reale Menge.
• MwSt.-Satz — aus den in der Organisation konfigurierten (Einstellungen → Vertrieb → Steuern). Sind noch keine Sätze konfiguriert, warnt Mokapen vor dem Anlegen von Positionen. Standard: Satz aus Produkt/Service-Katalog oder Ländersatz für generische Positionen.
• Zeilenrabatt — Prozentrabatt auf die einzelne Position (0–100%): Sonderrpreis auf einer Position ohne die anderen zu ändern. Unterschiedlich von Kunden- und Dokumentrabatt — siehe unten.
• Stückkosten — internes Feld, für den Kunden unsichtbar: für Marge und Markup. Wenn ausgefüllt, zeigt der Auftrag den Gewinn auf dieser Zeile. Nicht Pflicht, bei knappen Margen oder Rentabilitätsanalyse auf Hauptpositionen sinnvoll.

Netto- oder Bruttopreise: was wählen

Über der Positionsliste der Schalter «Bruttopreise verwenden». Er ändert, was die Zahl im Preisfeld bedeutet.

• Nettopreise (Standard) — Preis ohne MwSt. Schreiben Sie 100 € bei 20% MwSt., sieht der Kunde 100 € netto + 20 € MwSt. = 120 € brutto. B2B-Standard.
• Bruttopreise — Preis inkl. MwSt. Schreiben Sie 120 € bei 20% MwSt., zerlegt Mokapen: 100 € netto, 20 € MwSt. Natürlich B2C.

Der Schalter gilt für den gesamten Auftrag: kein Netto/Brutto-Mix. Wählen Sie nach Kunde: Unternehmen fast immer netto; Endverbraucher fast immer brutto.

Rabatte: vollständige Kaskade (bis fünf Ebenen)

Rabatte gelten kaskadiert auf der Restbasis (Prozente addieren sich nicht). Neben Kunde, Zeile und manuell können Aufträge Org-Regeln für Menge und Gesamtnetto nutzen. Details: Rabatte-Anleitung.

Typische Reihenfolge auf einer Zeile 1.000 € netto:

1. Start 1.000 €.
2. Kundenrabatt (Unternehmenskarte), z. B. 10% → 900 €.
3. Zeilen- / fester Artikelrabatt, z. B. 5% → 855 €.
4. Mengenrabatt (Einstellungen → Aufträge → Rabatt), falls ausgelöst.
5. Rabatt auf Gesamtnetto (gleiche Einstellungen), falls Volumenschwelle erreicht.
6. Manueller Dokumentrabatt («Rabatt hinzufügen») — letzter Hebel.
7. MwSt. auf Netto nach Rabatten; danach ggf. Versandkosten.

Praktisch selten alle Ebenen zusammen. Übliche Muster: Kundenrabatt, Zeilenrabatt, Menge/Volumen (Rabatte-Anleitung), manueller Dokumentrabatt.

Der Summenblock zeigt gesetzte Ebenen getrennt. Bis der manuelle Rabatt aktiv ist, bleiben Kunde, Zeile und (falls konfiguriert) Automatikregeln.

Kommt der Auftrag aus einem angenommenen Angebot oder gewonnenen Opportunity, kann Mokapen Zeilen vorausfüllen — prüfen und anpassen vor Versand oder Sync.

Zeilen sortieren, bearbeiten, löschen

Zeilen können per Drag & Drop sortiert werden: die Bildschirmreihenfolge ist die PDF-Reihenfolge. Hauptpositionen zuerst, dann Zubehör, dann Prozentrabatte.

Zum Bearbeiten auf das Stift-Symbol: dasselbe Erstellungs-Modal öffnet sich. Löschen über Papierkorb. Mokapen fragt nicht nach — bei wichtigen Aufträgen regelmäßig speichern.

Summen: was der Kunde sieht und was nur Sie

Der Summenblock zeigt die gesamte Mathematik. Auf dem PDF sichtbar:

• Nettosumme — Summe steuerpflichtiger Beträge.
• Rabatte — einzeln bei verschiedenen Typen.
• Steuern — nach MwSt.-Satz getrennt.
• Bruttosumme — Endbetrag für den Kunden.

Drei nur interne Werte, wenn Stückkosten ausgefüllt:

• Marge — Differenz Nettopreis und Gesamtkosten.
• Marge % — Marge zum Verkaufspreis.
• Markup % — Marge zu den Kosten.

Interne Rentabilitätskennzahlen, nützlich um zu entscheiden, ob noch Preisnachlass möglich ist.

Dokumentdesign: PDF-Vorlagen und Anpassung

Das Kunden-PDF basiert auf einer Vorlage mit Layout, Farben, Logo, Positionstabelle und Signatur. Auf der Auftragskarte Block Design mit Dropdown.

Systemvorlagen (sofort einsatzbereit)

Vier Standardvorlagen — Standard 1 bis Standard 4 — mit unterschiedlichen Layouts (Logo, Tabelle, Absender/Empfänger, Signatur). Nutzen automatisch Organisationsdaten.

Zum Start alle vier mit demselben Auftrag testen (Vorlage wechseln, Vorschau) und die passende wählen.

Eigene Organisationsvorlagen

Für spezielle Anforderungen — Markenfarben, Branchenlayout, Garantien, digitale Signatur — eigene Vorlagen unter Vorlagen (Seitenmenü). Typ Auftrag, Angebot, Rechnung...

Eine eigene Vorlage ermöglicht:

• Blöcke und Position festlegen (Kopfzeile, Absender, Empfänger, Tabelle, Konditionen, Signatur, Rechtshinweise).
• Farben, Schriften und Tabellenstil an die Marke anpassen.
• Text in wirtschaftlichen Konditionen beim Auftragserstellen vorausladen.

Vorlage als Standard für alle neuen Aufträge markieren. Vorlagenwechsel bei bestehendem Auftrag aktualisiert Vorschau und Download ohne Positionen oder Preise zu ändern.

Wirtschaftliche Konditionen: Freitext des Auftrags

Im Block Dokument Editor für wirtschaftliche Konditionen (Rich Text): Zahlung, Gültigkeit, Vertraulichkeit, Fristen, Garantien, Strafen, rechtliche Verweise.

Mit vorgeladener Vorlage füllt sich der Editor beim Erstellen — nur Nötiges anpassen. Sonst von null beginnen.

Text erscheint unter der Positionstabelle, vor der Signatur. Reiner Dokumentinhalt, nicht von Mokapen indexiert.

Vorschau, Download und Versand an den Kunden

Auftrag fertig — Positionen, Konditionen, Kunde verknüpft — Zeit zur Übergabe. Drei Wege, vom Einfachen zum Professionellen.

Vorschau: vor dem Versand prüfen

Vorschau oben rechts: PDF wie der Kunde es sieht, A4 im Browser. Live-Rendering, keine Datei.

Immer vor dem Versand nutzen. Zeigt abgeschnittene Titel, schlecht formatierte Notizen, falsch platziertes Logo, falsche MwSt. Bearbeiten, speichern, wiederholen.

Vorschau zeigt den gespeicherten Stand. Ohne Speichern fehlen letzte Änderungen.

Download: PDF oder Word

Herunterladen: PDF oder Word (docx). Automatischer Name Absendername - ORD-3-2026.pdf.

Word für manuelle Anpassung oder bearbeitbares Format auf Kundenwunsch. Word-Änderungen kehren nicht in Mokapen zurück.

E-Mail-Versand: direkt aus dem Auftrag

E-Mail senden: Modal mit PDF-Anhang, ohne Mokapen zu verlassen.

Empfänger vorausgefüllt (Kontakt oder Unternehmen). Mehrere Empfänger mit Semikolon. Feld Von: SMTP-Verbindungen der Organisation. Mindestens eine Geschäftsadresse verbinden.

Betreff vorausgefüllt «Auftrag {Code}». Text frei editierbar.

Optionen:

• PDF anhängen (Standard) — Kopie immer für den Kunden verfügbar.
• BCC-Kopie — Nachweis was und wann gesendet wurde.

Ereignis in der Auftrags-Timeline protokolliert.

Synchronisation mit Fakturierungssoftware

Mokapen ist CRM und Geschäftsdokument, keine Fakturierungssoftware. Für Aufträge ist die Sync der Schlüsselschritt — fakturierbare Daten ohne erneute Eingabe.

Ausgereifte Integration mit Fatture in Cloud: Fatture-in-Cloud-Leitfaden. Kundenstammdaten, Katalog und Aufträge mit Zeilen zu FIC → E-Rechnungen. Richtung konfigurierbar.

Tab Synchronisation: Status, letzte Operation, Fehler. Nach Änderung an Positionen/Beträgen neue Sync vor Fakturierung möglich.

Stammdaten abgeglichen per USt-IdNr. und Steuernummer. MwSt.-Mapping und Filter unter Integrationen.

Typischer Ablauf: Angebot angenommen → Mokapen-Auftrag → FIC-Sync → E-Rechnung. Steuerliche Konformität im verbundenen System.

Einen Auftrag erstellen

Drei Wege zum Start:

• Aus angenommenem Angebot (empfohlen) — Status Angenommen, Automatisierung oder + Erstellen und verknüpfen → Auftrag. Positionen, Kunde, Beträge kopiert; Verknüpfung zum Quellangebot. Siehe Angebots-Leitfaden.
• Aus gewonnener Opportunity — + Erstellen und verknüpfen → Auftrag von der Opportunity-Karte. Kunde vorausgefüllt; Zeilen prüfen.
• Direktmodus — + Auftrag auf der Auftragsseite. Bereits vereinbarter Verkauf oder wiederkehrender Auftrag.

Operative Abfolge:

1. Klarer Titel.
2. Empfänger und Absender prüfen.
3. Vorlage wählen (Typ Auftrag) oder Standard.
4. Positionen hinzufügen/prüfen.
5. Wirtschaftliche Konditionen.
6. Verantwortlicher, Datum, initialer Pipeline-Status.
7. Speichern. Code ORD-N-JAHR, Summen berechnet.

Vorschau, dann E-Mail, PDF oder Sync.

Beim ersten Speichern muss nicht alles perfekt sein. Nach FIC-Sync können Änderungen neue Synchronisation erfordern.

Einen Auftrag bearbeiten

Drei Bearbeitungsmodi je nach Bedarf.

Direkte Bearbeitung auf der Karte

Karte öffnen, Titel, Felder, Positionen, Konditionen ändern. Seitenpanel: Auto-Speichern. Vollseite: Speichern-Button.

Zuerst speichern vor Vorschau oder Versand.

Status im Kanban voranbringen

Karte ziehen zwischen Spalten. «Terminale» Status (100% Ausgeführt, 0% Storniert): Wechsel zu anderen Status nur für Mitglieder.

Massenbearbeitung (Liste)

Filtern, auswählen, Bearbeiten: Verantwortlicher, Status, Tags, benutzerdefinierte Felder. Keine Massenbearbeitung von Positionen oder Texten. Auch Klonen, Archivieren, Löschen.

Einen Auftrag löschen

Fehler oder Testduplikate löschen. Archivieren bevorzugen wenn Historie nützlich (gesendet, ausgeführt, synchronisiert, Verknüpfungen).

Einzelnes Löschen

1. Karte → Optionen → Löschen.
2. Bestätigen.

Mit Advanced Premium: Papierkorb (Aufträge → Aktionen → Auftrags-Papierkorb). Wiederherstellen oder Endgültig löschen.

Plan Free: Löschung meist sofort endgültig.

Massenlöschung

1. Liste → Auswahl → Löschen → bestätigen.

Sync-/Fakturierungsauswirkung vor endgültigem Löschen prüfen.

Einen Auftrag archivieren

Der Auftrag bleibt nach Abschluss nützlich — Kundenhistorie. Archivieren entfernt ihn aus aktiven Ansichten, behält ihn aber. Abrufbar unter Aufträge → Aktionen → Auftragsarchiv.

Einzelnes Archivieren

1. Optionen → Archivieren → bestätigen.

Zum Wiederöffnen: Archiv → Optionen → Wiederherstellen.

Massenarchivierung

1. Liste → Auswahl → Archivieren → bestätigen.

Archivieren bei realem Geschäft; löschen bei Fehler. Nicht nur zum «Aufräumen» archivieren.

Einen Auftrag klonen

Musterauftrag wiederverwenden? Klonen statt neu erstellen. Behält Positionen, Konditionen, Vorlage, Anhänge; Empfänger und Preise ändern.

Einzelnes Klonen

1. Optionen → Klonen.
2. Positionen (immer), Anhänge, Verknüpfungen, Kommentare, Timeline wählen. Klon in andere Organisation möglich.
3. Bestätigen.

Neuer Code, neuer Empfänger zu setzen. Original unverändert.

Massenklonen

1. Liste → Auswahl → Klonen → Optionen → bestätigen.

Aus Angebot oder gewonnener Opportunity

Die meisten Aufträge entstehen aus angenommenem Angebot oder gewonnener Opportunity. Mokapen vermeidet erneute Eingabe.

Zwei Wege:

• Angenommenes Angebot — OTP, manuell oder 100%-Automatisierung → verknüpfter Auftrag ORD-N-JAHR. Angebot bleibt erhalten. Details im Angebots-Leitfaden.
• Gewonnene Opportunity — + Erstellen und verknüpfen → Auftrag. Bidirektionale Verknüpfung protokolliert.

Immer Positionen, Preise und Konditionen vor Versand oder Sync prüfen — der Auftrag ist das definitive Dokument.

Verwandte Bereiche

Der Auftrag steht nicht isoliert:

• Verknüpfungen — Opportunities, Quellangebot, Projekte, Aufgaben, Tickets, andere Aufträge. Bidirektional.
• Anhänge — Lastenhefte, Verträge, Screenshots. Auf der Auftragskarte.
• Aktualisierungen — vollständige Timeline: Erstellung, Änderungen, E-Mails, Sync (IP, Datum).
• Tags — «Enterprise», «Verlängerung» usw. Filter auf der Auftragsseite.

Auftragseinstellungen

Einstellungen unter Einstellungen → Vertrieb → Aufträge. Mit App Aufträge und geeignetem Premium-Plan können Mitglieder (und höher) sie verwalten — nicht nur Eigentümer. Verfügbare Karten:

• Pipeline und Status — unten.
• Felder und Liste & Spalten — in der UI coming soon.
• Rabatt — automatische Mengen- und Gesamtnetto-Regeln.
• Versand — geografische Zonen (fest oder Gewicht, Gratisversand). Ohne Zonen bleibt der Versandkostenbetrag manuell.

Pipeline und Auftragsstatus

Pipeline = operative Ausführung (Verhandlung bei Angeboten). Sieben Standardstatus:

• Neuer Auftrag (20%) — wartet auf Übernahme.
• In Bearbeitung (40%) — Ausführung läuft.
• Zu fakturieren (60%) — bereit für Buchhaltung.
• Fakturiert (80%) — Rechnung ausgestellt oder Sync OK.
• Ausgeführt (100%) — Auftrag abgeschlossen.
• Standby (0%) — Pause.
• Storniert (0%) — kommt nicht zustande.

Anpassen unter Einstellungen → Vertrieb → Aufträge → Pipeline und Status. Mehrere Pipelines wie bei Angeboten.

Außerdem:

• Steuersätze (Einstellungen → Vertrieb → Steuern) — Pflicht zum Anlegen von Positionen.
• Dokumentvorlagen (Menü Vorlagen) — PDF-Vorlagen im Design-Block.

Auftragsberichte

Kanban/Liste für den Alltag; Gesamtleistung über Berichte auf Auftragsberichte (Premium).

Verfügbare Berichte:

• Verteilung nach Status — Engpässe.
• Verteilung nach Pipeline — Kanäle.
• Leistung nach Verantwortlichem — Volumen pro Vertriebler.
• Meistbestellte Positionen — Marktnachfrage.
• Aufträge pro Kunde — Abdeckung und Wert.
• Volumen nach Zeitraum — Trends.
• Marge und Markup — wenn Stückkosten ausgefüllt.

Berichte respektieren Organisationsberechtigungen: jeder Nutzer sieht nach seiner Rolle.