Lernen sie mokapen

Automatisierungen

Die Automatisierungen verknüpfen ein Auslöseereignis (etwas, das im CRM passiert, eine Formularübermittlung, eine Inbound-E-Mail oder eine geplante Uhrzeit) mit einer Folge von Schritten, die Mokapen in Ihrem Namen ausführt: eine Aufgabe erstellen, einen Deal aktualisieren, eine E-Mail senden, Zeilen aus einem Google Sheet lesen, dieselbe Operation für Dutzende Kontakte wiederholen. Sie konfigurieren den Ablauf einmal, aktivieren ihn, und das System wiederholt ihn, sobald die Bedingungen erfüllt sind.

Das vollständige Modul ist im Tarif Premium Large enthalten. Sie finden es im Benutzermenü (Profilsymbol oben rechts) → Automatisierungen: Liste der Abläufe, visueller Editor und Ausführungsprotokoll.

Überblick

Jede Automatisierung hat drei Hauptelemente:

• Trigger (Start) — legt fest, wann der Ablauf startet: z. B. «Kontaktformular empfangen», «Deal geändert», «jeden Montag um 9:00».
• Ablaufschritte — Aktionen in Folge: Datensätze erstellen oder bearbeiten, Nachrichten senden, warten, eine Bedingung prüfen, über eine Liste wiederholen.
• Allgemeine Einstellungen — Titel, Eigentümer, Teammitglieder, Status Aktiv oder Inaktiv (dieselben Bezeichnungen wie in der Tabelle).

Wenn der Trigger auslöst, stellt Mokapen die Ausführung in die Warteschlange und verarbeitet sie im Hintergrund. Jeder Start hinterlässt ein durchsuchbares Protokoll, Schritt für Schritt, sodass Sie sehen, was erfolgreich war und wo Sie nachbessern müssen. Automatisierungen ersetzen nicht das menschliche Urteil in komplexen Fällen: Sie nehmen repetitive Arbeit ab und halten die einmal festgelegten Prozesse im Gleichklang.

Grundbegriffe

Bevor Sie einen Ablauf aufbauen, hilft es, sich mit den Begriffen im Editor vertraut zu machen:

• Automatisierung / Ablauf — der gesamte Prozess vom Startblock oben bis zur letzten Aktion.
• Block — jedes Feld im Editor: Start, Aktion, Bedingung, Verzögerung oder «ForEach-Schleife».
• Zweig — unter einer Bedingung oder Schleife können Schritte auf verschiedenen Pfaden liegen (z. B. «wenn die Bedingung erfüllt ist» / «sonst»).
• Variable — ein Datenwert, der spontan übernommen wird: Feld des gerade übermittelten Formulars, Name des Kontakts, der den Ablauf ausgelöst hat, E-Mail des Eigentümers der Automatisierung, Ergebnis des vorherigen Schritts. Vermeidet erneutes Eintippen von Informationen, die bereits im CRM stehen.
• Eigentümer (Tabellenspalte) — der Benutzer, unter dessen Berechtigungen Mokapen den Ablauf ausführt: von ihm hängen Berechtigungen, E-Mail-/SMS-Versand und Datenerstellung ab. Das unterscheidet sich vom Verantwortlichen einer einzelnen Aufgabe, die Sie in einem Schritt erstellen: im Ablauf können Sie beides setzen, aber der Eigentümer der Automatisierung sollte die Rechte für alles haben, was der Ablauf tun muss.
• Teammitglieder — weitere Benutzer oder Teams, die die Automatisierung neben dem Eigentümer ansehen und bearbeiten dürfen; Organisationsadministratoren sehen immer alles.

Rolle im CRM

Automatisierungen verbinden CRM-Bereiche, die sonst getrennt blieben:

• Marketing und Leads — Website-Formular → neuer Kontakt und Deal → Qualifizierungsaufgabe → E-Mail an den Vertriebsmitarbeiter (Kontakte, Deals).
• Operatives — Deal gewonnen → Onboarding-Aufgabe → Checklistenpunkte abgehakt (Aufgaben, Checkliste).
• Support — Ticket geöffnet oder Inbound-E-Mail → Zuweisung, Labels, interne Aufgabe (Tickets).
• Integrationen — periodisches Lesen aus Google Sheet, Excel online oder Webseite zur Abgleichung von Verzeichnissen (Integrationen).
• Kommerzielle Dokumente — Aktualisierung von Angebots- oder Bestellpositionen aus einer Liste (Angebote, Bestellungen).

Wenn ein Schritt Aufgaben, Kontakte oder Tickets erstellt, verknüpfen Sie Verbindungen und Labels wie manuell: so bleiben erzeugte Datensätze im restlichen Workspace navigierbar.

Anwendungsfälle

• Website-Leads — «Kontaktformular empfangen» → Kontakt erstellen + Deal erstellen in der Inbound-Pipeline → Aufgabe erstellen «Erstkontakt innerhalb von 24 Stunden» → E-Mail senden an den diensthabenden Vertriebsmitarbeiter.
• Vertriebs-Follow-up — «Geschäft geändert» nur wenn sich die Phase ändert → Follow-up-Aufgabe erstellen mit Fälligkeit aus dem erwarteten Abschlussdatum des Deals.
• Support-SLA — «Ticket erstellt» → Bedingung zur Priorität → bei hoch SMS senden an die Ansprechperson und verknüpfte interne Aufgabe erstellen.
• Wöchentliche Zusammenfassung — geplanter Trigger jeden Montag → Tasks abrufen (mit Filtern) → E-Mail senden mit Zusammenfassung an die Teammitglieder des Ablaufs.
• Verzeichnisabgleich — nächtlicher geplanter Trigger → Google Sheet lesen → ForEach-Schleife über jede Zeile → Kontakt bearbeiten oder Unternehmen erstellen.
• Inbound-E-Mail — Nachricht an dedizierte Adresse → Absender speichern → Ticket erstellen, verknüpft mit dem Kunden.

Automatisieren Sie nur Prozesse mit klaren Regeln. Wenn jeder Fall menschliches Urteil erfordert, beschränken Sie sich darauf, die passende Aufgabe mit Titel, Fälligkeit und Verknüpfungen vorzubereiten.

Zugriff und Berechtigungen

Tarif — Premium Large ist erforderlich; ohne passenden Tarif bleibt der Menüpunkt Automatisierungen deaktiviert.

Wer eine neue anlegen darf — nur der Organisationsinhaber (Rolle beschrieben im Rollen-Leitfaden) kann die Erstellung starten: Trigger wählen und den ersten Ablauf speichern. Andere berechtigte Benutzer können bestehende Automatisierungen öffnen, bearbeiten oder duplizieren, wenn sie Eigentümer oder Teammitglied dieses Ablaufs sind oder Organisationsadministratoren.

Wer was in der Liste sieht — Administratoren sehen alle Automatisierungen der Organisation; andere Benutzer nur die, bei denen sie Eigentümer, Teammitglied oder Mitglied eines unter den Teammitgliedern genannten Teams sind.

Wer den Ablauf «ausführt» — Mokapen führt Schritte mit den Berechtigungen des auf der Automatisierung gesetzten Eigentümers aus (Tabellenspalte). Kann diese Person keine Deals erstellen, keine E-Mails im Namen der Organisation senden oder keine Tickets bearbeiten, schlägt der entsprechende Schritt fehl: weisen Sie als Eigentümer einen Benutzer mit den nötigen Rechten zu oder passen Sie die Rolle an (ebenfalls im Rollen-Leitfaden).

Listenseite

Unter Automatisierungen → Meine Automatisierungen finden Sie die Tabelle der Abläufe, auf die Sie Zugriff haben:

• Automatisierung — Titel und Untertitel mit dem Triggertyp.
• Typ — Event oder Geplant.
• Eigentümer und Teammitglieder — wer den Ablauf verwaltet.
• Status — Aktiv oder Inaktiv.
• Aktualisiert am — letzte Änderung am Ablauf.

In der Seitenleiste: + Automatisierung erstellen (nur Organisationsinhaber) und Link zur Liste. Bei Mehrfachauswahl können Sie Eigentümer, Teammitglieder und Status gesammelt ändern, duplizieren oder löschen (Massenlöschung ist Profilen mit erweiterten Bearbeitungsrechten vorbehalten). Klick auf den Titel öffnet die Ablaufkarte; von dort gelangen Sie in den Editor oder ins Ausführungsprotokoll.

Trigger: Überblick

Der Trigger ist immer der erste Block des Ablaufs. Wählen Sie den Typ nach wann der Prozess starten soll:

• Event — etwas passiert im CRM oder auf einem verbundenen Kanal (Formular, Datensatz geändert, E-Mail empfangen…).
• Geplant — Mokapen startet den Ablauf in festen Intervallen oder zu bestimmten Datum/Uhrzeit, ohne Benutzeraktion.

Neu angelegt ist die Automatisierung Inaktiv: Sie können alle Schritte in Ruhe fertigstellen und erst aktivieren, wenn Sie bereit sind. Jeder Trigger stellt Variablen bereit (Formularfelder, Daten des betroffenen Datensatzes usw.) für spätere Schritte.

Event-Trigger

Sie starten, wenn etwas Konkretes passiert. Die häufigsten:

• Kontaktformular empfangen — jemand füllt ein mit Ihrer Organisation verknüpftes Mokapen-Formular aus.
• Datensatz erstellt oder geändert — Aufgabe, Projekt, Termin, Buchung, Kontakt, Unternehmen, Deal, Ticket, Angebot, Bestellung, Produkt, Service, Dokument (exakte Einträge erscheinen auf dem Bildschirm «Trigger auswählen» mit Titeln wie «Aufgabe erstellt», «Kontakt geändert», «Geschäft erstellt»…).
• Inbound-E-Mail — Nachricht auf einer in der Organisation konfigurierten dedizierten Adresse empfangen.

Bei Triggern «geändert» und «erstellt» können Sie im Konfigurationspanel Triggerbedingungen hinzufügen: das ist nicht der Ablaufschritt Bedingung, sondern Filter, die entscheiden, ob die Automatisierung beim Ereignis wirklich startet. Die vollständige Logik — besonders der Unterschied zwischen «Feld geändert» und «aktueller Wert» — steht unter Triggerbedingungen.

Diese Trigger liefern Daten des betroffenen Datensatzes oder Formulars — Titel, Eigentümer, benutzerdefinierte Felder — ideal zum Ausfüllen automatisch erzeugter E-Mails und Aufgaben.

Geplante Trigger

Sie warten nicht auf Benutzeraktion; sie folgen einem Kalender:

• Fester Zeitplan — Start ab Datum/Uhrzeit und regelmäßige Wiederholung (jede Stunde, jeden Tag, jede Woche, jeden Monat, jedes Jahr oder einmaliger Lauf zu einem bestimmten Datum).
• Kalender-Zeitplan — Ausführung an bestimmten Kalendertagen oder -zeiten (z. B. jeden Montag um 8:00, am 2. des Monats).

Mokapen verwendet die Zeitzone der Organisation. Es gibt keinen «auslösenden» Datensatz: der Ablauf startet mit den im Trigger gespeicherten Einstellungen. In Tests simuliert Mokapen diesen Start sofort, ohne auf die reale Uhrzeit zu warten.

Beispiele: monatliche Erinnerungen ans Team, nächtliche Fälligkeitsprüfung, periodische Synchronisation mit einem externen Sheet, kombiniert mit gefilterten Tasks abrufen oder Deals abrufen.

Trigger konfigurieren

Im Editor klicken Sie den Startblock oben an, um das Konfigurationspanel zu öffnen:

1. Wählen Sie Formular, Datensatztyp oder Inbound-E-Mail-Adresse (je nach gewähltem Trigger).
2. Bei Kontaktformular empfangen geben Sie den Formularcode (slug) des richtigen Formulars an: der Ablauf startet nur für Übermittlungen dieses Formulars.
3. Bei Inbound-E-Mail wählen Sie die in der Organisation konfigurierte dedizierte Adresse.
4. Bei Triggern … erstellt oder … geändert können Sie optional die im nächsten Abschnitt beschriebenen Bedingungen hinzufügen.
5. Bei geplanten Triggern setzen Sie Frequenz, Tag, Uhrzeit und Wiederholung.
6. Speichern Sie die Automatisierung: Einstellungen bleiben gespeichert, auch wenn der Status Inaktiv ist.

Der Trigger bestimmt, welche Einträge im Variablenwähler späterer Schritte erscheinen. Wenn Sie den Starttyp eines bereits gebauten Ablaufs ändern, prüfen Sie, ob die verwendeten Variablen noch sinnvoll sind.

Triggerbedingungen

Bei Triggern … erstellt und … geändert (Kontakt, Deal, Aufgabe, Ticket usw.) enthält das Startpanel einen Bedingungsbereich mit derselben Filter- und Operatoroberfläche wie unter Filter und Operatoren. Hier gelten die Regeln jedoch bevor ein Ablaufschritt startet: sind sie nicht erfüllt, wird die Automatisierung nicht in die Warteschlange gestellt (für dieses Ereignis erscheint kein Ausführungsprotokoll).

Triggerbedingungen vs. Bedingungsschritt im Ablauf

• Am Trigger — Eingangsfilter: «genau das muss passieren», damit Mokapen den Ablauf startet.
• Bedingungsschritt — Ja / Nein-Verzweigung nachdem der Ablauf bereits gestartet ist: nützlich zum Verzweigen (z. B. hoher Betrag → E-Mail an die Leitung, sonst nur interne Aufgabe).

Keine Bedingungen gesetzt

• … geändert — der Ablauf startet bei jedem Speichern des Datensatzes, auch wenn Sie nur eine Notiz oder ein Nebenfeld ändern. Um zu viele Läufe zu vermeiden, filtern Sie immer.
• … erstellt — der Ablauf startet bei jedem neuen Datensatz dieses Typs.

Trigger «… geändert» — wie Bedingungen funktionieren (wichtig)

Mokapen vergleicht den Datensatzstatus vor und nach dem Speichern, das das Ereignis erzeugt hat. Für jede gesetzte Bedingung laufen zwei Prüfungen nacheinander:

1. Das gewählte Feld muss in diesem Speichern geändert worden sein — die Werte «vorher» und «nachher» müssen sich unterscheiden. Speichern Sie den Datensatz mit einer anderen Änderung (z. B. nur die Beschreibung), berühren aber nicht das Bedingungsfeld, löst der Trigger nicht aus, auch wenn das Feld bereits den gewünschten Wert hat.
2. Der neue Wert (der nach der Änderung) muss Operator und angegebenen Wert erfüllen — z. B. Pipeline-Phase Ist einer von «Gewonnen», Betrag Ist größer als 10.000, E-Mail Hat einen beliebigen Wert.

In der Oberfläche heißt die erste Spalte Geändertes Feld (nicht nur «Feld»): Sie erinnert daran, dass Mokapen eine echte Änderung an diesem Feld prüft, nicht den allgemeinen Datensatzstatus.

Praktische Beispiele — Geschäft geändert

• Bedingung: Geändertes Feld = Pipeline-Phase, Operator Ist einer von, Wert = Gewonnen. Benutzer verschiebt die Phase von «Angebot» nach «Gewonnen» und speichert → löst aus. Von «Verloren» nach «Gewonnen» → löst aus. Ändert nur den Betrag, Phase bleibt → löst nicht aus. Phase war schon «Gewonnen» und speichert ohne Änderung → löst nicht aus.
• Bedingung: Phase Ist einer von «Gewonnen» AND Betrag Ist größer als 50.000 — beide Felder müssen in diesem Speichern geändert worden sein und die neuen Werte die Regeln erfüllen. Ändern Sie nur die Phase, scheitert die zweite Bedingung.
• Zwei Bedingungen mit OR (OR) verknüpft: es genügt eine erfüllte Regel (Feld geändert + neuer Wert ok), damit der Trigger auslöst.

Operatoren «Geändert von X zu Y» und Verlauf

Bei Geändert-Triggern können Sie erweiterte Operatoren wie Geändert von X zu Y (und andere zum Änderungsverlauf) nutzen: wenn Ihnen der explizite Übergang wichtig ist (z. B. Phase von «Angebot» nach «Gewonnen»), nicht nur «Phase ist jetzt Gewonnen». Die vollständige Operatorliste steht unter Filter und Operatoren.

Trigger «… erstellt» — andere Bedingungen

Hier vergleicht Mokapen nicht vorher/nachher: der Datensatz wurde gerade erstellt. Bedingungen prüfen die Werte bei der Erstellung:

• Beispiel: Ticket erstellt + Priorität Ist einer von «Hoch» → löst nur aus, wenn das neue Ticket bei der Erstellung bereits hohe Priorität hat.
• Beispiel: Kontakt erstellt + Label Enthält «Website-Lead» → löst aus, wenn der Kontakt mit diesem Label angelegt wird.

Ein Feld muss nicht «geändert worden sein»: es existierte vorher nicht.

Weitere Event-Trigger

• Kontaktformular empfangen — Hauptfilter = Formularcode; nutzt nicht das Bedingungsraster für Datensatzfelder (übermittelte Werte sind Triggervariablen).
• Inbound-E-Mail — wählen Sie die dedizierte Adresse; der Ablauf startet für Nachrichten an diese Adresse.
• Geplante Trigger — keine Datensatzbedingungen; starten nach gespeichertem Kalender.

Tipps

• Bei «geändert» immer mit einer engen Bedingung starten (ein Feld + Zielwert) statt den Trigger leer zu lassen.
• Startet der Ablauf nie, prüfen Sie im CRM-Verlauf, ob das Speichern das Bedingungsfeld wirklich auf den erwarteten neuen Wert gesetzt hat.
• Startet er zu oft, fügen Sie AND-Bedingungen hinzu oder verschieben Sie Nebenprüfungen in den Bedingung-Schritt im Ablauf.

Ablauf-Editor

Die Bearbeitungsseite ist ein vertikaler Block-Editor mit verknüpften Blöcken:

• Oben: bearbeitbarer Titel, Zurück, Link zum Ausführungsprotokoll, Schalter Aktiv / Inaktiv.
• Erster Block: der gewählte Trigger.
• Darunter: Schritte der Reihe nach — Aktionen, Bedingungen, Verzögerungen, «ForEach-Schleife»-Zyklen.
• + Aktion hinzufügen öffnet den vollständigen Katalog (dieselben Namen wie in den Editor-Menüs).

Jeder Block kann bearbeitet, dupliziert oder gelöscht werden. Bedingungen und «ForEach-Schleife» öffnen Zweige: fügen Sie Schritte im richtigen Zweig hinzu («ja» / «nein» bei Bedingungen, «innerhalb der Schleife» bei Wiederholungen).

Beim Speichern prüft Mokapen Pflichtfelder und markiert gefährliche Schleifen zwischen verschiedenen Automatisierungen (z. B. Ablauf A löst B aus, der A aufruft). Dann wird das Speichern blockiert und die betroffenen Automatisierungen werden aufgelistet.

Verfügbare Aktionen

Klick auf + Aktion hinzufügen öffnet den Katalog: jeder Eintrag trägt denselben Namen wie in Mokapen. Nach der Auswahl füllen Sie das Modal (Referenzdatensatz, zu setzende Felder, Nachrichtenempfänger…). Fast jedes Feld akzeptiert festen Text oder eine Variable aus Menü oder dediziertem Wähler.

Unten finden Sie alle derzeit verfügbaren Aktionen, nach Typ gruppiert. Fettgedruckte Namen sind Katalognamen.

Lesen Sie vor dem Katalog Aktionsmodale ausfüllen: dort werden Felder für Datensatz-ID, Einzel- vs. Mehrfachwerte und Filter mit Operatoren erklärt (auch nützlich für … abrufen und Bedingung).

Aktionsmodale ausfüllen

Fast jede Aktion öffnet ein Modal mit auszufüllenden Feldern. Manche erscheinen immer, andere nur, wenn Sie ein Feld aus der Liste hinzufügen. Das sollten Sie wissen, um beim ersten Speichern keine Fehler zu machen.

Welcher Datensatz: das ID-Feld

Für … lesen, … bearbeiten, … duplizieren, Verbindungen abrufen, Checkliste aktualisieren, Angebotsartikel abrufen / Bestellartikel abrufen und Ähnliches müssen Sie angeben, welchen CRM-Datensatz Sie verwenden. Oben im Modal erscheint ein Feld mit der exakten Bezeichnung des Datensatztyps, z. B. Kontakt-ID, Deal-ID, Aufgaben-ID, Ticket-ID — derselbe Name wie beim Öffnen des Datensatzes im CRM.

• Sie können eine feste ID-Nummer einfügen (nur zum Testen) oder in den meisten Fällen eine Variable im Wähler wählen (Symbol neben dem Feld oder «/»-Taste): z. B. die ID des im vorherigen Schritt erstellten Kontakts, die ID des den Ablauf auslösenden Deals, die ID aus einem Schritt Deal lesen.
• Dieses Feld akzeptiert nur einen Wert — eine Variable oder eine ID. Geben Sie keine mehreren IDs durch Komma ein und wählen Sie nicht mehrere Variablen-Badges im selben Feld: Mokapen muss genau einen Datensatz zum Lesen oder Bearbeiten kennen.
• Bleibt das Feld leer oder enthält die Variable keine gültige ID, schlägt der Schritt im Ausführungsprotokoll mit einem Pflichtfeldfehler fehl.

Einzelwert, Mehrfachwerte und Verbindungen

Nicht alle Felder verhalten sich gleich beim Ausfüllen einer Erstell- oder Bearbeitungsaktion:

• Einzelfelder — Titel, Eigentümer, Datum, Betrag, E-Mail, Telefon, Pipeline-Phase usw.: Sie liefern einen Wert (fester Text oder Variable). Ist die Variable eine Liste (Array), kann Mokapen sie nicht in einem Feld verwenden, das nur einen Wert akzeptiert: wählen Sie eine «einfache» Variable oder ein bestimmtes Feld des vorherigen Schritts.
• Verbindungsfelder — Felder, deren Name mit connected_ beginnt (z. B. connected_contacts, connected deal, connected company): können mehrere Datensätze enthalten. Neben dem Feld sehen Sie oft Hinzufügen oder Ersetzen: mit Hinzufügen werden neue Verbindungen zu den bestehenden am Datensatz ergänzt; mit Ersetzen werden aktuelle Verbindungen entfernt und nur die von Ihnen angegebenen bleiben. Setzen Sie sie mit einer oder mehreren IDs, mehreren Variablen oder der Ausgabe von Verbindungen abrufen.
• Weitere Mehrfachfelder — Labels, Teammitglieder, manche Listen: akzeptieren mehrere Einträge; der Variablenwähler kann ein «?»-Symbol am Badge zeigen: darüber sehen Sie, ob die Variable Klartext, Datum, Mehrfachliste usw. ist.

Bei … bearbeiten-Aktionen erscheinen nur Felder, die Sie mit Feld hinzufügen ergänzen: Sie müssen nicht den ganzen Datensatz ausfüllen, nur ID + die Felder, die Sie ändern wollen.

Neuen Datensatz erstellen

Diese Aktionen erzeugen einen neuen Datensatz in der Organisation, als hätten Sie ihn manuell aus Liste oder Datensatz erstellt. Füllen Sie Titel, Eigentümer, Verknüpfungen und benutzerdefinierte Felder; vorbelegen können Sie mit Trigger- oder Vor-Schritt-Variablen.

• Aufgabe erstellen — eröffnet eine Aktivität (Fälligkeit, Eigentümer, Priorität, Verknüpfungen zu Kunde oder Deal). Typisch nach einem Lead oder für automatische Follow-ups.
• Projekt erstellen — startet ein operatives Projekt, verknüpft mit dem Kunden oder Prozess, der den Ablauf ausgelöst hat.
• Termin erstellen — fügt einen Kalendereintrag hinzu (Anruf, Besuch, Review).
• Buchung erstellen — registriert einen buchbaren Slot, verknüpft mit Ihren Services oder Ressourcen.
• Kontakt erstellen — fügt eine Person zum Verzeichnis hinzu (aus Formular, externem Sheet, Inbound-E-Mail).
• Unternehmen erstellen — fügt ein Unternehmen zum Verzeichnis hinzu, oft zusammen mit dem im selben Ablauf erstellten Kontakt.
• Deal erstellen — eröffnet einen Deal in der Pipeline (Betrag, Phase, verknüpfter Kontakt oder Unternehmen).
• Ticket erstellen — eröffnet eine Supportanfrage, bereits dem Kunden zugeordnet.
• Angebot erstellen — erzeugt ein kommerzielles Dokument mit Positionen, Summen und Kundendaten.
• Bestellung erstellen — erfasst eine bestätigte Bestellung, oft nach gewonnenem Deal oder angenommenem Angebot.
• Produkt erstellen — fügt einen Artikel zum Produktkatalog hinzu.
• Service erstellen — fügt einen Artikel zum Servicekatalog hinzu.
• Dokument erstellen — archiviert ein strukturiertes Dokument im Organisations-Dokumentenbereich.

Bestehenden Datensatz lesen

Diese Aktionen laden einen einzelnen Datensatz, der bereits im CRM ist. Im Modal füllen Sie das Feld ID … (z. B. Kontakt-ID) mit der Variable auf den richtigen Datensatz, dann speichern. Felder des gelesenen Datensatzes werden Variablen für spätere Schritte mit dem Schrittnamen (z. B. Titel und E-Mail des Kontakts aus Schritt 3).

Nutzen Sie sie, wenn der Trigger nicht reicht — z. B. Betrag eines verknüpften Deals lesen, der den Ablauf nicht ausgelöst hat — oder wenn Sie einen anderen Datensatz als den Start aktualisieren müssen.

• Kontakt lesen — ruft Name, E-Mail, Telefon, benutzerdefinierte Felder und weitere Kontaktdaten ab.
• Unternehmen lesen — ruft Firmenname, USt-IdNr., Adresse und Unternehmensfelder ab.
• Aufgabe lesen — liest Titel, Fälligkeit, Status, Eigentümer und Aufgabenfelder.
• Projekt lesen — ruft Projektdaten und Status ab.
• Termin lesen — liest Datum, Uhrzeit, Teilnehmer und Terminnotizen.
• Buchung lesen — ruft Slot, Service und Buchungsdaten ab.
• Deal lesen — liest Betrag, Pipeline-Phase, Wahrscheinlichkeit, Daten und kommerzielle Felder.
• Ticket lesen — ruft Priorität, Status, Beschreibung und Ticketzuweisungen ab.
• Angebot lesen — liest Kopf, Summen und Angebotsmetadaten (nicht Positionen: dafür Angebotsartikel abrufen).
• Bestellung lesen — ruft Bestelldaten ab (Kopf; Positionen mit Bestellartikel abrufen).
• Produkt lesen — liest Preis, Code, Beschreibung und Katalogproduktfelder.
• Service lesen — ruft Katalogservicedaten ab.
• Dokument lesen — liest Titel, Typ und archivierte Dokumentfelder.
• Benutzer oder Team lesen — ruft Daten eines Organisationsbenutzers oder Teams ab (Name, E-Mail, Rolle…) für E-Mails oder Zuweisungen.

Bestehenden Datensatz bearbeiten

Diese Aktionen aktualisieren Felder an einem bestehenden Datensatz. Im Modal: (1) ID … des zu bearbeitenden Datensatzes angeben; (2) mit Feld hinzufügen nur die zu ändernden Felder ergänzen; (3) pro Feld festen Wert oder Variable eintragen. Bei Verbindungen und Mehrfachlisten Hinzufügen / Ersetzen beachten (siehe Aktionsmodale ausfüllen).

• Kontakt bearbeiten — aktualisiert Verzeichnis, Labels, benutzerdefinierte Felder oder Kontakteigentümer.
• Unternehmen bearbeiten — ändert Unternehmensdaten, Klassifikationen oder Unternehmensfelder.
• Aufgabe bearbeiten — verschiebt Fälligkeit, Status, Eigentümer oder Aufgabenbeschreibung.
• Projekt bearbeiten — aktualisiert Status, Daten oder Projektfelder.
• Termin bearbeiten — ändert Uhrzeit, Titel oder Terminteilnehmer.
• Buchung bearbeiten — aktualisiert Slot oder Buchungsdaten.
• Verkaufschance bearbeiten — verschiebt Phase, Betrag, Wahrscheinlichkeit oder andere kommerzielle Felder.
• Ticket bearbeiten — ändert Status, Priorität, Zuweisung oder Ticketfelder.
• Angebot bearbeiten — aktualisiert Angebotskopf und Felder (Positionen haben eigene Aktionen).
• Bestellung bearbeiten — aktualisiert Bestellkopf und Felder.
• Produkt bearbeiten — ändert Preis, Code oder Produktattribute.
• Service bearbeiten — aktualisiert Katalogservicedaten.
• Dokument bearbeiten — ändert Titel, Klassifikation oder Dokumentfelder.

Bestehenden Datensatz duplizieren

Diese Aktionen erzeugen eine Kopie eines bestehenden Datensatzes. Im Modal geben Sie die ID … des Quelldatensatzes an (Variable oder feste ID) und, wo vorgesehen, Duplizierungsoptionen (Checkliste, Anhänge, Verbindungen). Der neue Duplikatdatensatz liefert eine neue ID für spätere Schritte.

• Aufgabe duplizieren — kopiert eine Aufgabe mit gewählter Struktur und Verknüpfungen.
• Projekt duplizieren — repliziert ein Projektvorlage für einen neuen Kunden oder Zyklus.
• Termin duplizieren — erstellt einen Zwillingstermin mit anzupassendem Datum oder Teilnehmern.
• Buchung duplizieren — kopiert eine Buchungsvorlage.
• Kontakt duplizieren — erstellt einen abgeleiteten Kontakt (Variante, Niederlassung, zusätzliche Ansprechperson).
• Unternehmen duplizieren — kopiert ein Unternehmensvorlage.
• Deal duplizieren — dupliziert einen Deal für Verlängerung oder Upsell.
• Ticket duplizieren — öffnet einen ähnlichen Fall ausgehend von einem bestehenden Ticket.
• Produkt duplizieren — erstellt eine Katalogproduktvariante.
• Service duplizieren — kopiert einen Servicevorlage.
• Dokument duplizieren — repliziert ein strukturiertes Dokument.

Im Katalog gibt es kein Angebot duplizieren oder Bestellung duplizieren: für kommerzielle Dokumente nutzen Sie Angebot erstellen / Bestellung erstellen oder duplizieren manuell aus dem Datensatz im CRM.

Datensatzlisten abrufen

Aktionen Tasks abrufen, Kontakte abrufen, Deals abrufen und andere derselben Familie fragen keine einzelne ID ab: sie suchen mehrere Datensätze in der Organisation und liefern eine Liste. Im Modal finden Sie:

• Filter (optional) — Abschnitt oben mit derselben Logik wie CRM-Berichte und Bedingungen. Ohne Filter kann die Aktion viele Zeilen zurückgeben (bis zum internen Limit): schränken Sie Kriterien in Produktion immer ein.
• Schaltfläche zum Bedingung hinzufügen: pro Zeile wählen Sie Feld (aus der Entitätsfeldliste), Operator (abhängig vom Feldtyp — siehe Filter und Operatoren) und Wert (Text, Datum, Status, Variable…).
• Zwischen Bedingungen wählen Sie AND (AND — beide müssen wahr sein) oder OR (OR — eine reicht).

Was Sie nach der Ausführung erhalten

• results — Array passender Datensätze; jedes Element enthält Entitätsfelder (ID, Titel, Eigentümer, benutzerdefinierte Felder…).
• total — Anzahl gefundener Datensätze.

Um jede Listenzeile zu bearbeiten, fügen Sie direkt danach eine ForEach-Schleife hinzu und verbinden die Variable results aus dem Schritt … abrufen. Innerhalb der Schleife «sieht» jede Aktion den aktuellen Datensatz (Kontakt, Aufgabe usw.), als wäre er der Trigger.

• Tasks abrufen — gefilterte Aufgabenliste (z. B. morgen fällig, Vertriebsteam, Status «Offen»).
• Projekte abrufen — Projekte nach gewählten Kriterien.
• Kontakte abrufen — gefilterte Kontakte (z. B. mit Label «Newsletter», in der letzten Woche erstellt).
• Unternehmen abrufen — Unternehmen nach Branche, Label oder anderen Filtern.
• Deals abrufen — Deals nach Phase, Betrag oder Pipeline.
• Termine abrufen — Termine in einem Zeitraum oder mit bestimmten Merkmalen.
• Buchungen abrufen — gefilterte Buchungen.
• Tickets abrufen — Tickets nach Status, Priorität oder Zuweisung.
• Produkte abrufen — Katalogprodukte nach Filtern.
• Dienste abrufen — gefilterte Katalogdienste.
• Dokumente abrufen — archivierte Dokumente nach gesetzten Kriterien.
• Benutzer abrufen — Organisationsbenutzer (z. B. für Zusammenfassungsbenachrichtigungen).
• Team-Benutzer abrufen — Mitglieder eines bestimmten Teams (Team in Bedingungen filtern).

Es gibt kein Angebote abrufen oder Bestellungen abrufen als Listen von Dokumentköpfen: für Angebots- und Bestellpositionen nutzen Sie die Aktionen im nächsten Abschnitt.

Filter und Operatoren (Listen abrufen und Bedingungen)

Operatoren erscheinen im Dropdown neben jeder Bedingung in drei Kontexten: Aktionen … abrufen, Ablaufschritt Bedingung und Triggerbedingungen (… erstellt / … geändert). Mokapen zeigt nur Operatoren, die zum gewählten Feldtyp passen (Text, Zahl, Datum, Liste, Ja/Nein). Bei Triggern geändert muss das Feld in diesem Speichern tatsächlich geändert worden sein — siehe Triggerbedingungen.

Text und allgemeine Felder

• Ist gleich — das Feld entspricht dem Wert exakt (z. B. Land = «Deutschland»).
• Ist nicht gleich — das Feld weicht vom angegebenen Wert ab.
• Enthält — der Text enthält die Teilzeichenkette (z. B. E-Mail enthält «@firma.de»).
• Enthält nicht — der Text enthält die Teilzeichenkette nicht.
• Beginnt mit / Endet mit — nützlich für Codepräfixe oder Domain-Suffixe.
• Hat einen beliebigen Wert — das Feld ist ausgefüllt (nicht leer).
• Hat keinen Wert — das Feld ist leer oder fehlt.
• Ist einer von / Ist nicht einer von — der Wert gehört (oder nicht) zu einer Liste gewählter Optionen.
• Ist gleich jedem / Ist nicht gleich jedem, Enthält jedes / Enthält nicht jedes — für Felder mit mehreren Werten: prüft, ob alle angegebenen Werte vorhanden (oder abwesend) sind.

Zahlen und Beträge

• Ist gleich, Ist nicht gleich — exakter Vergleich.
• Ist kleiner als, Ist kleiner oder gleich, Ist größer als, Ist größer oder gleich — typische Vergleiche bei Beträgen, Mengen, Scores.
• Ist zwischen — numerischer Bereich (Minimum und Maximum).
• Hat einen beliebigen Wert, Hat keinen Wert und «einer von» / «jedes»-Operatoren gelten auch, wo relevant.

Daten und Fälligkeiten

• Ist gleich, Ist vor, Ist nach — Vergleich mit einem bestimmten Datum.
• Ist zwischen / Ist nicht zwischen — Datumsbereich.
• Ist innerhalb von X Tagen/Stunden/Minuten/Wochen/Monaten ab jetzt — Fenster relativ zu heute (z. B. fällig innerhalb von 7 Tagen).
• Ist vor mehr als X Tagen/Stunden/Minuten — Ereignis, das mindestens X Zeiteinheiten zurückliegt.
• Ist genau in X Tagen/Stunden — Datum in festem Abstand zu heute.
• Ist in der Vergangenheit / Ist in der Zukunft — ohne festes Datum einzugeben.

Liste, Status, Labels, Verbindungen (Auswahlfelder)

• Ist einer von / Ist nicht einer von — der Datensatz hat (oder nicht) mindestens einen der gewählten Werte (Pipeline-Phase, Ticketpriorität, Label…).
• Enthält jedes / Enthält nicht jedes — alle gewählten Werte müssen im Mehrfachfeld vorhanden (oder abwesend) sein.

Erweiterte Operatoren (Änderungsverlauf)

Diese erscheinen vor allem in Bedingung bei Triggern «Datensatz geändert» und, wo der Feldtyp es erlaubt, auch in … abrufen-Filtern. Sie vergleichen den Wert vor und nach der Änderung oder prüfen kürzliche Updates:

• War jemals gleich / War niemals gleich, War jemals einer von / War niemals einer von — Feldverlauf über die Zeit.
• Aktualisiert in den letzten X Tagen / Nicht aktualisiert in den letzten X Tagen — das Feld wurde kürzlich geändert (oder nicht).
• Geändert von X zu Y — der Wert ging von einem bestimmten Wert zu einem anderen (nützlich bei Deal-Geändert-Trigger: «Phase war Angebot und wurde Gewonnen»).

Nach der Operatorwahl öffnen Sie bei Bedarf die Wertzeile (Pfeilsymbol): bei relativen Datumsangaben nur die Zahl X eingeben; bei Hat einen beliebigen Wert / Hat keinen Wert ist kein Wert nötig.

Angebots- und Bestellpositionen

Diese Aktionen arbeiten auf der Positionstabelle innerhalb eines Angebots oder einer Bestellung (Produkte, Mengen, Preise), nicht auf dem Dokumentkopf. Für Angebotsartikel abrufen / Bestellartikel abrufen und Angebotsartikel bearbeiten / Bestellartikel bearbeiten geben Sie Angebots-ID oder Bestell-ID an (Triggervariable oder aus einem Schritt Angebot/Bestellung lesen|erstellen).

• Angebotsartikel abrufen — liest alle Positionen eines bestehenden Angebots, für ForEach-Schleife oder Bearbeitungsschritte.
• Bestellartikel abrufen — ruft Positionen einer bestehenden Bestellung ab.
• Angebotsartikel bearbeiten — aktualisiert Positionen in drei Modi: Alle Positionen ersetzen, Positionen hinzufügen oder Nur passende Positionen aktualisieren (mit Abgleichkriterium und zu aktualisierenden Feldern).
• Bestellartikel bearbeiten — gleicher Zweck auf Bestellpositionen, mit denselben Modi.

Das sind fortgeschrittene Aktionen: testen Sie sie an Testangeboten und -bestellungen und prüfen Sie das Ausführungsprotokoll Zeile für Zeile.

Verbindungen und Checkliste

Verbindungen abrufen

Ruft verknüpfte Datensätze zu einem Datensatz ab (Kontakte, Deals, Aufgaben, Unternehmen… mit derselben Entität verknüpft), ohne sie einzeln im CRM zu öffnen.

Im Modal

1. Wählen Sie Typ — welchen «zentralen» Datensatz Sie betrachten (Kontakt, Deal, Aufgabe, Ticket…).
2. Füllen Sie das passende Feld ID … (z. B. Kontakt-ID) mit einer Variable: meist Trigger-ID oder aus einem Schritt … lesen / … erstellen.
3. Speichern Sie die Aktion.

Was Sie erhalten — Variablen pro Verbindungstyp, z. B. die vollständige Liste connected_contacts, verknüpfte IDs (connected_contacts.contact_id), Titel (connected_contacts.title) und dasselbe Schema für Deals, Unternehmen, Aufgaben usw. Das sind Mehrfach-Variablen: nutzen Sie sie in einer ForEach-Schleife auf IDs oder in Verbindungsfeldern von … bearbeiten / … erstellen mit Modus Hinzufügen.

Checkliste aktualisieren

Ändert die Checkliste eines Datensatzes (Kunden-Onboarding, Projekt-QA, Ticketabschluss), indem bestehende Punkte abgehakt oder neue hinzugefügt werden, ohne den Datensatz zu öffnen.

Im Modal

1. Typ — Entität mit Checkliste (Aufgabe, Deal, Ticket, Kontakt…; nur Typen mit Checkliste in Mokapen erscheinen).
2. ID … — Variable oder ID des zu aktualisierenden Datensatzes.
3. Hinzufügen / Ersetzen — Hinzufügen behält bestehende Punkte und hängt die unten definierten an; Ersetzen löscht die gesamte aktuelle Checkliste und fügt nur die im Modal ausgefüllte Liste ein.
4. Checkliste — eine oder mehrere Zeilen: Erledigt ankreuzen zum Abschließen, Titel schreiben (auch mit Variablen, z. B. «Prüfen {$contact.name}»), Zeilen mit der Schaltfläche hinzufügen, per Drag-and-drop sortieren.

Zeilen mit leerem Titel werden ignoriert. Nach der Ausführung Datensatz oder Schrittprotokoll prüfen, ob die Punkte angewendet wurden.

Kommunikation

E-Mail senden

Sendet eine echte E-Mail aus dem Ablauf. Der Versand läuft immer über ein in Mokapen verknüpftes SMTP-Konto — nicht über eine «generische» Adresse ohne Konfiguration.

Im Modal

• Von — wählen Sie aus der Liste eine bereits in den E-Mail-Integrationen der Organisation konfigurierte SMTP-Adresse (Konten des Eigentümers der Automatisierung oder berechtigter Benutzer). Alternativ Adresse oder Variable (z. B. E-Mail des Ablaufeigentümers): Mokapen nutzt die SMTP-Integration dieser Adresse nach Auflösung der Variablen. Passt kein SMTP-Konto, schlägt der Schritt fehl — eine gelbe Warnung erscheint unter Von.
• Sind Sie Teammitglied und nicht Eigentümer des Ablaufs, muss der Eigentümer die Versand-E-Mail verbunden haben; sonst startet der Versand nicht.
• An (Pflicht), Cc, Bcc — eine oder mehrere Adressen, bei Bedarf kommagetrennt, oder Variablen (Kontakt-E-Mail, Ticket-Eigentümer-E-Mail usw.).
• Betreff und Nachricht — Freitext mit Variablen; der Textkörper nutzt den vollen Editor (auch HTML).

Der Empfänger erhält die Mail vom gewählten SMTP-Absender. Prüfen Sie Spam und Domain-Reputation, wenn nichts ankommt; das Ausführungsprotokoll zeigt, ob der Schritt abgeschlossen oder abgelehnt wurde.

SMS senden

Sendet eine kurze SMS über die LinkMobility-Integration (Mokapen-SMS-Gateway).

Im Modal

• SMS-Konto — wählen Sie eines der SMS-Konten des Eigentümers der Automatisierung (Absenderalias in Integrationen → SMS). Ist die Liste leer, verknüpfen Sie zuerst eine Nummer/ein Alias auf der Integrationsseite.
• Bearbeiten Sie den Ablauf als Teammitglied, muss der Eigentümer die SMS-Integration aktiv haben.
• Template (optional) — wählen Sie eine Organisations-SMS-Vorlage zum Vorbefüllen; danach editierbar. Template-Platzhalter werden nicht automatisch durch Kontaktdaten ersetzt: nutzen Sie Automatisierungsvariablen in der Nachricht.
• Mobiltelefon — Empfängernummer (internationales Format empfohlen) oder Variable (z. B. Telefon des Trigger-Kontakts).
• Nachricht — SMS-Text mit Variablen; Provider-Längenlimits beachten.

SMS-Guthaben und Absendernummer unter Integrationen prüfen. Der Ablauftest sendet echte SMS.

WhatsApp — im Modul Automatisierungen sind heute nur E-Mail senden und SMS senden verfügbar. WhatsApp (WABA) ist in CRM-Konversationen und über zugehörige Integrationen nutzbar, erscheint aber nicht als Aktion im Automatisierungskatalog. Für automatische WhatsApp-Nachrichten externe Integrationen oder manuelle Abläufe aus der Inbox erwägen.

Ablaufsteuerung

• Verzögerung — pausiert den Ablauf für Minuten, Stunden oder Tage vor dem nächsten Schritt (Erinnerungen, Wartezeiten zwischen zwei Aktionen).
• Bedingung — erzeugt eine Verzweigung: ist die Regel auf Feldern oder Variablen erfüllt, folgt Mokapen dem «ja»-Zweig, sonst dem «nein»-Zweig.
• ForEach-Schleife — wiederholt Schritte im inneren Zweig für jedes Element einer Liste (typisch Ausgabe von Kontakte abrufen, Tasks abrufen oder Zeilen aus externem Sheet).

Lesen aus Formularen und externen Quellen

Diese Aktionen lesen Daten außerhalb des einzelnen Trigger-Datensatzes oder integrieren Listen aus Dateien und Formularen. Sie erfordern aktive Integrationen, wo angegeben (siehe Integrationsgebundene Aktionen).

Formular lesen

Katalogaktion, um die Feldstruktur eines Organisationsformulars zu kennen (dieselben Felder wie im Formular-Builder). Praktisch: wenn ein Besucher ein Formular ausfüllt, sind übermittelte Werte bereits Variablen bei Trigger Kontaktformular empfangen (Formularcode + Feldvorschau im Trigger). Nutzen Sie Formular lesen in komplexeren Abläufen, wenn Sie technische Formularfeldnamen auf Kontakt, Deal oder Aufgabe in späteren Schritten mappen müssen. Der Formularcode ist der slug in der Seiten-/Formular-Konfiguration der Organisation.

Google Sheet lesen

Importiert Zeilen aus einem per URL erreichbaren Google Sheet.

• Verknüpfen Sie zuerst das Google-Konto unter Integrationen, wenn das Sheet privat ist oder Authentifizierung braucht.
• Fügen Sie im Modal die Sheet-URL im exportierbaren Format ein (z. B. Link mit export?format=csv für öffentliches oder geteiltes CSV).
• Verlassen Sie das URL-Feld und warten Sie auf die Meldung Datei geladen: Mokapen lädt die Datei, erkennt Spalten (CSV, JSON oder Excel) und zeigt eine Vorschau im Ergebnis-Tab.
• Output — Variablen results (Array der Zeilen, eine pro Sheet-Zeile) und total (Anzahl). Jede Spalte wird ein Feld innerhalb ForEach-Schleife (z. B. Spalte «E-Mail» auf Kontakt erstellen → E-Mail mappen).

Excel online lesen

Gleiche Oberfläche wie Google Sheet lesen, für Microsoft 365-Dateien (OneDrive, SharePoint, direkter Link zu .xlsx/.xls).

• Verknüpfen Sie Microsoft Office 365 unter Integrationen, wenn die Datei Microsoft-Anmeldung erfordert.
• URL der Datei oder Freigabe einfügen, auf Laden warten.
• results + ForEach-Schleife nutzen, um Zeilen mit Kontakten, Produkten oder Deals im CRM abzugleichen.

Von URL lesen

Generisches Lesen von Webadresse: CSV, JSON, Excel online oder APIs mit tabellarischen Daten.

• Vollständige URL eingeben (https://…). Format wird automatisch erkannt.
• Ist die URL nicht erreichbar, geschützt oder liefert einen Fehler, erscheint eine rote Warnung und der Schritt schlägt bei der Ausführung fehl.
• Nach dem Laden stehen erkannte Spalten als Schrittvariablen bereit; kombinieren Sie mit ForEach-Schleife für Massenimporte oder Updates aus externen Systemen.

Für alle drei URL-Aktionen: speichern Sie die Aktion erst nach erfolgreichem Laden im Bearbeitungsmodus, damit Spalten gespeichert bleiben. Bei URL-Änderung neu laden und Vorschau prüfen, bevor Sie den Ablauf aktivieren.

Bedingungen, Verzögerungen und «ForEach-Schleife»

Vertiefung zu den drei Schritten, die keine Datensätze erstellen, aber den Ablauf steuern:

Die Aktion Bedingung erzeugt eine Ja / Nein-Verzweigung. Fügen Sie eine oder mehrere Regeln mit derselben Oberfläche wie unter Filter und Operatoren hinzu: Feld (oder Variable), Operator, Wert, AND/OR-Verknüpfungen. Beispiele: «Deal-Betrag ist größer als 10.000», «Kontakt-E-Mail hat einen beliebigen Wert», «Phase von Angebot nach Gewonnen geändert» (Operator Geändert von X zu Y bei Geändert-Trigger). Vermeiden Sie zu viele verschachtelte Verzweigungen — das Protokoll wird für Einzelfälle schwer nachvollziehbar.

Die Aktion Verzögerung pausiert den Ablauf vor dem nächsten Schritt. Mit Datumsvariablen ermöglicht sie Erinnerungen («drei Tage nach Fälligkeit»); in geplanten Abläufen rückt sie einfach zwei aufeinanderfolgende Aktionen auseinander.

Die Aktion ForEach-Schleife verarbeitet eine Liste in Masse: verbinden Sie die Ausgabe von Kontakte abrufen, Tasks abrufen oder Zeilen aus externem Sheet; innerhalb der Schleife sieht jeder Schritt das aktuelle Element. Entwerfen und testen Sie zuerst mit wenigen Datensätzen, dann skalieren.

Variablen

Variablen vermeiden erneutes Eintippen von Daten, die bereits im CRM oder Ablauf stehen. Im Editor wählen Sie aus Menü oder Wähler mit Symbol — keine besondere Syntax zum Auswendiglernen.

Immer verfügbar

• Organisation — Daten (Name, vom System bereitgestellte Einstellungen).
• Eigentümer der Automatisierung — Daten (Name, E-Mail…).
• Aktuelles Datum und aktuelles Datum und Uhrzeit zum Ausführungszeitpunkt, auch mit Offset (z. B. «heute + 7 Tage», wo vorgesehen).

Vom Trigger — hängt vom gewählten Start ab: übermittelte Formularfelder, Werte des auslösenden Datensatzes, Inbound-E-Mail-Informationen.

Aus vorherigen Schritten — jede abgeschlossene Aktion stellt Ergebnisse für spätere Schritte bereit: Kennung (ID …) des erstellten Datensatzes, Felder des gelesenen Kontakts, die Liste results von Deals abrufen, Sheet-Spalten, die einzelne Zeile innerhalb ForEach-Schleife. Im Variablenwähler sind Schritte sortiert: richtigen Schritt, dann Feld wählen.

Variablentypen — neben Badges zeigt das «?»-Symbol den Typ: Klartext, Datum, Zahl, Mehrfachliste, Benutzer usw. Beachten Sie den Zielfeld-Typ: setzen Sie keine «Listen»-Variable in ein Kontakt-ID-Feld (Einzelwert) und keinen Freitext, wo Mokapen eine numerische ID erwartet.

Praxis-Tipp: nach dem Verknüpfen der Variablen einen Test ausführen und Schrittprotokoll öffnen: erwartete Werte prüfen, bevor die Automatisierung auf Aktiv gestellt wird.

Integrationsgebundene Aktionen

Manche Aktionen funktionieren nur, wenn die passende Integration unter Integrationen aktiv ist und — bei E-Mail/SMS — der Eigentümer der Automatisierung das richtige Konto verknüpft hat:

• E-Mail senden — SMTP-Konto (Gmail, Outlook, eigenes SMTP…) zur im Feld Von gewählten Adresse. Ohne gültige E-Mail-Integration schlägt der Schritt fehl.
• SMS senden — LinkMobility / SMS-Integration mit Absenderalias beim Eigentümer; ausreichend Guthaben.
• Google Sheet lesen — Google-Konto für private Sheets; korrekte Export- oder Freigabe-URL.
• Excel online lesen — Microsoft 365-Konto für geschützte OneDrive-/SharePoint-Dateien.
• Von URL lesen — keine Pflichtintegration bei öffentlicher Adresse; prüfen, dass der externe Server antwortet und die Anfrage akzeptiert.

Läuft die Verbindung ab, schlägt der Schritt im Protokoll fehl: App unter Integrationen neu verbinden und Test wiederholen. Für Sheets und URLs Spalten und Kontakt- oder Deal-Felder in der ForEach-Schleife mappen, wie bei manuellem geführtem Abgleich.

Ablauf testen

Im Editor Schaltfläche für Automatisierung testen: startet einen Probelauf.

Achtung: der Test nutzt denselben Mechanismus wie Produktion. E-Mail, SMS, Datenerstellung und -aktualisierung werden wirklich ausgeführt. Experimentieren Sie an Testorganisation oder Testdatensätzen, wenn der Ablauf invasiv ist.

Verhalten:

• Event-Trigger — existiert bereits ein Lauf im Protokoll, können Sie diese Startdaten wiederverwenden; sonst nutzt Mokapen am Trigger gespeicherte Einstellungen.
• Geplanter Trigger — simuliert sofortigen Start mit gespeicherten Einstellungen, ohne auf die geplante Uhrzeit zu warten.

Nach dem Einreihen in die Warteschlange Ausführungsprotokoll öffnen und jeden Schritt verfolgen. Berechtigungen, fehlende Variablen oder abgelaufene Integrationen beheben, bis der Lauf abgeschlossen ist.

Ausführungsprotokolle

Jeder Start — automatisch, geplant oder Test — erzeugt einen Eintrag im Protokoll, erreichbar von der Ablaufkarte oder dem Editor. Pro Lauf sehen Sie:

• Startzeit und Ergebnis (in Bearbeitung, abgeschlossen, Fehler).
• Detail zum Start — welche Daten der Trigger erhalten hat.
• Detail jedes Schritts — Eingang, Ausgang, Fehlermeldungen falls vorhanden.

Auf der Karte erscheint auch Flows, die in den letzten 28 Tagen gestartet wurden. Ältere Läufe werden automatisch gelöscht: brauchen Sie Archiv über einen Monat hinaus, notieren oder exportieren Sie kritische Fälle anderswo.

Häufige Probleme

• Startet nie — Status Aktiv? Trigger konfiguriert? Bei «geändert» verlangt die Bedingung, dass das angegebene Feld in diesem Speichern geändert wurde und der neue Wert den Operator erfüllt (nicht genug, dass der Datensatz den Wert schon hatte). Wiederholen Sie ein Speichern, das dieses Feld wirklich ändert (z. B. Pipeline-Phase verschieben).
• Schrittfehler wegen Berechtigungen — Der Eigentümer der Automatisierung kann diese Operation nicht ausführen. Ablaufeigentümer wechseln oder Benutzerrolle anpassen.
• Leere Variable — Der vorherige Schritt lieferte nicht die erwarteten Daten, das Feld ID … zeigt auf keinen gültigen Datensatz, oder der Ablauf nahm den «nein»-Zweig einer Bedingung. Protokoll des Schritts vor dem fehlgeschlagenen prüfen.
• Speichern wegen Schleife blockiert — Zwei Automatisierungen lösen sich gegenseitig aus. Schritt entfernen, der die andere Automatisierung aufruft, oder Prozess neu gestalten.
• E-Mail oder SMS kommt nicht an — Spam, SMS-Guthaben, Org-Absender, Empfänger in Variablen. Protokoll zeigt, ob der Schritt abgeschlossen oder vom Provider abgelehnt wurde.
• Externe Integration fehlgeschlagen — Abgelaufenes Konto, umbenanntes Sheet, nicht erreichbare Adresse. Unter Integrationen neu verbinden und Schritt aktualisieren.
• Zu viele Läufe — «Geändert»-Trigger ohne Bedingungen: jedes Speichern startet den Ablauf neu. Triggerbedingungen hinzufügen (geändertes Feld + Wert) oder Filter in den Bedingungsschritt verschieben.

Reicht das Protokoll nicht, Duplizieren Sie die Automatisierung, testen Sie an Nicht-Produktionsdaten und nutzen Sie den Test, bis alles sauber läuft.

Formular-Automatisierungen (vereinfachter Weg)

Es gibt einen separaten Weg neben dem vollständigen Automatisierungsmodul: in Tarifen mit «Automatisierungen aus Formularen» können Sie im Formular-Builder sofortige Aktionen verknüpfen — Kontakt, Deal, Aufgabe, Ticket erstellen — ohne den Ablauf-Editor zu öffnen.

Gut für Landingpages und lineare Formulare. Brauchen Sie Bedingungen, Verzögerungen, Schleifen über Listen oder Lesen aus Google Sheet, wechseln Sie zum Modul Automatisierungen mit Trigger «Kontaktformular empfangen» und bauen Sie dort den vollständigen Ablauf.

Empfohlener Ablauf

• Zuerst entwerfen — Auf Papier: was startet, welche Verzweigungen, welche Datensätze oder Nachrichten entstehen. Eigentümer mit ausreichenden Berechtigungen wählen.
• Als Inaktiv aufbauen — Trigger und Schritte fertigstellen, Variablen verknüpfen, nicht sofort aktivieren.
• Echten Fall testen — Probelauf und Schritt-für-Schritt-Protokoll an kontrollierten Daten.
• Aktivieren und überwachen — Auf Aktiv schalten; in den ersten Tagen Protokoll und erzeugte Datensätze prüfen.
• Bei CRM-Änderungen anpassen — Neue Pipeline, geändertes Formular, neu verbundene Integration: Ablauf öffnen, Filter und Variablen anpassen. Vor großen Änderungen duplizieren.
• Klarer Titel und Teammitglieder — Z. B. «Website-Lead → Inbound-Deal» und Vertriebsteam unter Teammitgliedern: wer später kommt, versteht den Zweck sofort.

Automatisierungen helfen Mokapen mit Verbindungen, Checkliste und Integrationen, nicht nur zu erfassen, was passiert, sondern zu erleichtern, was passieren soll — immer mit Protokoll, Berechtigungen und Tests, bevor repetitive Arbeit übergeben wird.