Lernen sie mokapen

Angebote-Leitfaden

Der Bereich Angebote ist das kommerzielle Tool zur Formalisierung eines Angebots an den Kunden: Liste von Positionen (Produkte, Dienstleistungen oder freie Zeilen), Beträge, MwSt., wirtschaftliche Konditionen und Dokument bereit für Vorschau, Download (PDF/Word) oder E-Mail-Versand. Er verbindet Vertrieb und Administration: Ausgehend von einer Verkaufschance oder Kontakt/Unternehmen generieren Sie ein nummeriertes Angebot (Angebotscode, z. B. 3-2026), im CRM nachverfolgbar und bei Bedarf in einen Auftrag umgewandelt.

Zugriff über das Menü Verkauf → Angebote oder die Seite Angebote. Funktion verfügbar mit Plan Large und aktiver Vertriebs-App. Erfordert in der Organisation konfigurierte Steuersätze (Einstellungen → Verkauf → Steuern).

Rolle im CRM und Prozessen

Ein Angebot in Mokapen zentralisiert:

• Wirtschaftliches Angebot: Zeilen aus dem Katalog Produkte / Dienstleistungen oder generische Artikel; Positionsrabatte, Kundenrabatt, manueller Dokumentrabatt; Netto-/Bruttototale.
• Kommerzielles Dokument: Layout aus Vorlage, Absender/Empfänger, wirtschaftliche Konditionen (Freitext), Signatur; PDF- oder DOCX-Ausgabe.
• Identifikation: jährlich fortlaufender Angebotscode (z. B. 3-2026) sichtbar in Kopfzeile und PDFs.
• Beziehungen: Verknüpfung zu Kontakt, Unternehmen, Verkaufschance; Tabs Verbindungen und Synchronisation mit ERP/Abrechnung (z. B. Fatture in Cloud).

Typischer Ablauf: Verkaufschance → Angebot → Versand an Kunden → Annahme → Auftrag → externe Abrechnung.

Anwendungsfälle

• Beratung: Dienstleistungszeilen pro Stunde/Tag, Zahlungsbedingungen im Block wirtschaftliche Konditionen, gebrandetes PDF mit Org-Vorlage.
• Produktvertrieb: Katalogartikel mit Preis und MwSt.; automatischer Kundenrabatt wenn am Unternehmen konfiguriert.
• Gemischtes Angebot: Mix Produkte + Dienstleistungen + prozentuale Rabattzeile (generischer Artikel (%)).
• Fiskale Integration: Sync zu Fatture in Cloud zur Angleichung von Kunden, Katalog und Aufträgen zur elektronischen Rechnung.

Listen-Seite und Kanban

Angebote werden im Kanban nach Pipeline-Phase (Entwurf, Gesendet, Angenommen, Abgelehnt… — konfigurierbar) und in tabellarischer Liste verwaltet. Obere Leiste:

• Pipeline / Status: Filter nach kommerzieller Phase des Angebots.
• Filter (Premium): Kunde, Betrag, Daten, Verantwortlicher, Labels.
• + Angebot: öffnet den vollständigen Editor (Seite neues Angebot).
• Aktionen: Angebotsarchiv, Papierkorb, Export, Spalten bearbeiten (Listenansicht).

Mit Mehrfachauswahl in Liste: Bearbeiten, Klonen, Archivieren, Löschen.

Angebotsbereich

Öffnen Sie ein Angebot aus Kanban oder Liste: der Seitenbereich (Spaltenmodale) öffnet sich mit allen Blöcken des Angebots. Mit Premium können Sie zur Vollseite wechseln (Erweitern-Symbol) für lange Dokumente.

Kopfzeile:

• Angebotscode (z. B. #3-2026) — Klick für manuelle Bearbeitung wenn autorisiert.
• Titel — beschreibender Name (z. B. «Wartungsangebot 2026 — Kunde X»).
• Archiviert-Badge falls zutreffend; Papierkorb-Banner mit Wiederherstellen / Endgültig löschen.

Dokument-Aktionsleiste (oben rechts):

• Vorschau — Darstellung des Dokuments wie der Kunde es sieht.
• Download — Menü: PDF oder Word (docx); die Datei verwendet Absender und Angebotscode im Namen wenn vorhanden.
• E-Mail senden — Modale mit Empfänger, Betreff, Inhalt; PDF-Anhang aus dem aktuellen Angebot.

Symbolleiste wie bei anderen Entitäten: Pipeline-Status, Datenschutz, Labels, Farbe, Anhänge, Notizen, Link kopieren, Optionen (Klonen, Archivieren, Löschen), + Erstellen und verbinden.

Angebotscode

Der Angebotscode identifiziert das Angebot eindeutig in der Organisation und erscheint in der Kopfzeile (z. B. #3-2026), in Listen, Verbindungen und PDF-Dateinamen.

Automatische Generierung: bei Erstellung oder Speichern, wenn der Code leer ist, weist Mokapen die jährliche fortlaufende Nummer im Format NUMMER-JAHR zu (z. B. 1-2026, 2-2026…). Der Zähler startet jedes Kalenderjahr neu und berücksichtigt nur Codes im Standardformat (benutzerdefinierte Codes mit zusätzlichen Suffixen ändern die Nummerierung nicht).

Manuelle Bearbeitung: Klick auf Code in Kopfzeile → editierbares Feld → Bereich speichern. Nützlich zur Angleichung mit Legacy-Nummerierung oder externem ERP; Duplikate in derselben Org vermeiden.

Dokumentdatum: wenn Sie ein Angebotsdatum außerhalb des laufenden Jahres setzen, kann das System beim Speichern den Code konsistent mit diesem Jahr neu generieren.

Positionen (Angebotszeilen)

Der Block Positionen ist das wirtschaftliche Kernstück des Angebots. Jede Zeile hat Menge, Einzelpreis, MwSt., Rabatte und Zeilentotal.

Position hinzufügen — Schaltfläche + Position:

1. Wählen Sie den Typ: Dienstleistung (aus Dienstleistungskatalog), Produkt (aus Produktkatalog), Generischer Artikel (freier Text und Preis), Generischer Artikel (%) (prozentualer Rabatt oder Aufschlag auf das Dokument).
2. Für Dienstleistung/Produkt: Eintrag aus Katalog auswählen — Preis, MwSt. und Beschreibung werden aus dem verknüpften Datensatz vorgeschlagen (auf der Zeile änderbar).
3. Menge, Preis, optionalen Positionsrabatt ausfüllen; bestätigen.

Brutto-/Nettopreise: Schalter «Bruttopreise verwenden» — konsistente MwSt.-Berechnung auf jeder Zeile und Dokumenttotale.

Manueller Dokumentrabatt: zusätzlicher Prozentsatz auf das gesamte Angebot (neben Kundenrabatt und Positionsrabatten).

Kundenrabatt: wenn das Unternehmen/Kontakt einen Standardrabatt im Verzeichnis hat, wird er automatisch auf Zeilen angewendet.

Zeilen über die Artikelkarte bearbeiten oder löschen; neu ordnen wenn vom Layout vorgesehen. Totale werden in Echtzeit am Ende des Blocks aktualisiert.

Vorlagen und Dokumentlayout

Das Erscheinungsbild des PDF/Word wird durch die im Block Design gewählte Vorlage definiert.

• Systemvorlagen (Standard 1, Standard 2…): Standard-Mokapen-Layouts mit Absender/Empfänger-Blöcken, Positionstabelle, wirtschaftlichen Konditionen, Signatur.
• Benutzerdefinierte Org-Vorlagen: erstellt in Vorlagen (Org-Menü) — Typ Angebot; erscheinen im Dropdown mit Custom-Präfix (c123).
• Org-Standardvorlage: in der Vorlagenliste können Sie ein Modell als Standard markieren — es wird bei neuen Angeboten vorgeschlagen.

Jedes Layout definiert welche Blöcke angezeigt werden (Tabellenspalten, Tabellenthema, Logo-Position, Signatur). Bei Vorlagenwechsel und Speichern verwenden Vorschau und Download das neue Design.

Mit der Vorlage im Angebot verknüpfte Blöcke:

• Absender / Empfänger — Org- und Kundendaten (verknüpfter Kontakt/Unternehmen; Fiskalfelder wenn ausgefüllt).
• Wirtschaftliche Konditionen — Rich-Text-Editor (CKEditor) für Zahlung, Angebotsgültigkeit, Klauseln; von Standardvorlage übernommen wenn bei Erstellung leer.
• Positionstabelle — generiert aus Zeilen im Block Positionen.

Vorschau, Download und Versand

Vor dem Versand an den Kunden immer Vorschau verwenden: Mokapen erstellt HTML/PDF aus Vorlage + aktuellen Formulardaten (inkl. synchronisierte CKEditor-Texte).

Download:

• PDF — druckbares Dokument; typischer Dateiname: Absender - Angebotscode.pdf.
• Word (docx) — für Offline-Überarbeitungen oder Versand über andere Kanäle.

E-Mail senden: öffnet Modale mit Empfänger (Kontakt-/Unternehmens-E-Mail), Betreff und Inhalt; generiertes PDF als Anhang. Versand über die konfigurierte E-Mail-Integration (Org-SMTP/IMAP). Nach Versand Nachverfolgung im Tab Aktualisierungen wenn erfasst.

Angebot vor Vorschau/Download speichern wenn Sie Positionen oder Texte geändert haben — das Dokument spiegelt gespeicherten Status + offene Formularfelder.

Synchronisation und Abrechnungssoftware

Im Tab Synchronisation des Angebotsbereichs (und in Org-Integrationen) verwalten Sie die Verknüpfung mit externen ERPs — primär Fatture in Cloud.

Was die Integration ermöglicht (wenn aktiv und konfiguriert):

• Angleichung von Unternehmen/Kunden, Produkten, Dienstleistungen zwischen Mokapen und Fatture in Cloud (konfigurierbare Richtung: zu FIC, zu Mokapen, bidirektional).
• Aufträge-Sync mit Positionen zum fiskalen Fluss (Angebot → Auftrag → elektronische Rechnung auf FIC-Seite).
• MwSt.-Satz-Mapping, Filter welche Verzeichnisse synchronisiert werden, USt-IdNr.-Deduplizierung.
• Sync-Status pro Datensatz: letzte erfolgreiche Operation, Fehler, Trennung.

Konfiguration: Integrationen → Fatture in Cloud — Account autorisieren, Sync-Richtung wählen, Entitäten aktivieren (Unternehmen, Produkte/Dienstleistungen, Aufträge), Sätze mappen. Auf einzelnem Angebot/Auftrag zeigt Tab Synchronisation ob Datensatz abgeglichen oder fehlerhaft ist.

Mokapen ersetzt nicht das fiskale ERP: es zentralisiert CRM, Angebot und Datentransfer; elektronische Rechnung bleibt auf der verbundenen Software außer bei anderer Integration.

Verknüpfte Bereiche (gemeinsam)

• Verbindungen — Verkaufschancen, Aufträge, Aufgaben, Tickets verknüpft mit dem Angebot.
• Anhänge — Leistungsverzeichnisse, technische Spezifikationen am Datensatz.
• Aktualisierungen — Änderungshistorie, Versände, Kommentare.
• Labels — Klassifikation und Filter.

Angebot erstellen

1. Gehen Sie zu Verkauf → Angebote → + Angebot (oder von Verkaufschance/Kontakt mit «Erstellen und verbinden»).
2. Titel, Kunde (Kontakt/Unternehmen), Pipeline/Anfangsstatus, Gültigkeitsdaten ausfüllen.
3. Abschnitt Design: Vorlage wählen.
4. Positionen aus Katalog oder generisch hinzufügen.
5. Wirtschaftliche Konditionen und Absender/Empfänger bei Bedarf vervollständigen.
6. Speichern: Angebotscode wird zugewiesen wenn fehlend.
7. Vorschau → E-Mail senden oder PDF an Kunden herunterladen.

Angebot bearbeiten

Einzelbearbeitung (Bereich)

1. Angebotsbereich öffnen (Klick aus Kanban oder Liste).
2. Inline Titel, Angebotscode, Datenfelder, Positionszeilen und Texte wirtschaftliche Konditionen bearbeiten (Stift-Symbol wo verfügbar).
3. Pipeline-Status, Labels, Datenschutz und Anhänge über Aktionsleiste aktualisieren.
4. Speichern: automatisch Feld für Feld im Seitenbereich; Vorschau und Download erfordern Speichern wenn Positionen, Vorlage oder CKEditor-Texte geändert wurden.

Im Kanban voranbringen

Karte zwischen Kanban-Spalten ziehen: Pipeline-Status wird automatisch aktualisiert. Nützlich in Vertriebsmeetings und Angebotsreviews.

Massenbearbeitung (Listenansicht, Premium)

1. Zur Liste-Ansicht auf der Seite Angebote wechseln.
2. Angebote mit Checkboxen auswählen.
3. Bearbeiten in Aktionsleiste klicken: Verantwortlicher, Status, Labels, in Masse erlaubte Custom-Felder.
4. Bestätigen für alle Ausgewählten.

Massen-Aktionsleiste auch verfügbar: Klonen, Archivieren, Löschen.

Angebot löschen

Löschen Sie versehentlich erstellte oder doppelte Testangebote. Bevorzugen Sie Archivieren wenn das Angebot nützliche Historie hat (gesendet, angenommen, Verbindungen mit Kunde oder Verkaufschance) und Sie die Spur auf Kontakt oder Unternehmen nicht verlieren möchten.

Einzellöschung

1. Bereich öffnen → Optionen (drei Punkte) → Löschen (rotes Element).
2. In Modale bestätigen.

Mit Advanced Premium geht das Angebot in den Papierkorb (Seite Angebote → Aktionen → Angebots-Papierkorb). Von dort Wiederherstellen oder Endgültig löschen. Wenn Sie ein Angebot bereits im Papierkorb öffnen, erscheint Banner Wiederherstellen / Endgültig löschen.

Auf Plan Free (ohne Advanced Premium) ist Löschung in der Regel endgültig unmittelbar nach Bestätigung, ohne Papierkorb — prüfen Sie Ihre Org-Berechtigungen.

Massenlöschung

1. Listenansicht → auswählen → Löschen (roter Button) → bestätigen.

Angebot archivieren

Archiv versteckt abgeschlossene Angebote (angenommen, abgelehnt, abgelaufen oder nicht mehr aktiv) aus Kanban und operativen Ansichten, ohne sie zu löschen: Verbindungen, Beträge und Tab Aktualisierungen bleiben auf Kontakt und Unternehmen einsehbar. Nützlich für saubere Pipeline bei erhaltener Vertriebshistorie.

Einzelnes Angebot archivieren

1. Bereich öffnen → Optionen → Archivieren (Medium-Plan) → bestätigen.

Mehrere Angebote archivieren / Archiv durchsuchen

• Mehrfach: Listenansicht → auswählen → Archivieren in Aktionsleiste.
• Durchsuchen: Angebote → Aktionen → Angebotsarchiv.
• Wiederherstellen: aus Archiv oder Optionen → Wiederherstellen im Bereich.

Archivierte Angebote erscheinen nicht im operativen Kanban, bleiben aber über Archiv, Verbindungen und historische Berichte erreichbar.

Angebot klonen

Duplizieren Sie ein Musterangebot (gleiche Positionen, Anhänge und Konditionen) für Varianten, Verlängerungen oder neue Verhandlungen mit demselben Kunden.

Einzelklon

1. Bereich → Optionen → Klonen.
2. Modale: Positionen, Anhänge, Verbindungen, Kommentare zum Kopieren auswählen.
3. Bestätigen; Titel, Daten und Angebotscode auf neuem Datensatz aktualisieren.

Massenklon

1. Liste → auswählen → Klonen → Optionen → bestätigen.

Vom Angebot zum Auftrag

Wenn der Kunde annimmt, erstellen Sie einen verknüpften Auftrag: aus gewonnener Verkaufschance, aus Angebot (Aktion «Auftrag erstellen» / Auftragsvorbereitung aus Angebot) oder manuell mit gleichem Kunden und Positionen. Der Auftrag erhält einen eigenen Auftragscode (siehe Aufträge-Leitfaden). Angebot in Verbindungen für Vertriebshistorie belassen.

Ansichten

• Kanban — nach Pipeline-Phase; Drag-and-Drop.
• Liste — konfigurierbare Spalten, Sortierung, Export, Massenaktionen.

Angebots-Einstellungen

Unter Einstellungen → Verkauf → Angebote (Admin): Pipeline und Status, Custom-Felder, Bereichlayout, Listenspalten, Rabatte. Unter Org-Vorlagen: benutzerdefinierte Dokumentmodelle. Unter Org-Steuern: MwSt.-Sätze auf Positionen.

Angebots-Berichte

Bereich Angebots-Berichte (Premium): Dashboard nach Status, Pipeline, Beträgen, Margen, häufig angebotenen Positionen, Kunden. Respektiert Org-Berechtigungen — Sie sehen nur autorisierte Datensätze. Für tägliche Arbeit Kanban/Liste; für periodische Analyse Berichte und Export.