Lernen sie mokapen

Angebote – Leitfaden

Ein Angebot ist Ihr schriftliches Angebot an einen Kunden: ein Vorschlag mit Preisen, Rabatten, Mehrwertsteuer und Konditionen. In Mokapen ist ein Angebot keine Word-Datei, die Sie in einem Ordner vergessen. Es ist ein lebendes Dokument, das mit dem Kontakt und dem Unternehmen verknüpft ist, im CRM nachverfolgt wird, das Sie per E-Mail mit einem Online-Akzeptanzlink versenden können und mit einem Klick in einen Auftrag umwandeln können, wenn der Kunde zusagt.

Dieser Leitfaden führt Sie durch den täglichen Gebrauch: ein professionelles Angebot in Minuten vorbereiten, es an den Kunden senden, eine Zusage einholen ohne ihn telefonisch zu verfolgen, und jederzeit wissen, wo jedes Geschäft steht. Sie finden auch Einstellungen zur Anpassung von Pipelines, PDF-Vorlagen und automatischen Verhaltensweisen — diese befinden sich in den letzten Abschnitten, aber Sie müssen nichts anfassen, um loszulegen: die Standardwerte funktionieren sofort.

Der Angebotsbereich befindet sich im Menü Vertrieb → Angebote. Er erfordert den Large-Plan mit aktivierter Vertriebs-App und auf Organisationsebene konfigurierten Steuersätzen (einmalig, unter Einstellungen → Vertrieb → Steuern).

Wie Angebote in Ihren Arbeitsalltag passen

Bevor wir in technische Details eintauchen, hilft es zu verstehen, wo ein Angebot im Vertriebsprozess steht — denn genau das wird dazu führen, dass Sie Mokapen nutzen, anstatt dagegen zu arbeiten.

Im typischen Ablauf tritt ein Kunde als Kontakt ein (vielleicht über ein Website-Formular, eine Messe oder eine Empfehlung). Wenn eine konkrete Vertriebschance entsteht — „sie möchten die Kosten der Jahreswartung wissen", „sie fragen nach einer Installation", „sie prüfen eine Vertragsverlängerung" — eröffnen Sie eine Opportunity, um das Geschäft zu verfolgen (geschätzter Betrag, Wahrscheinlichkeit, wann Sie mit dem Abschluss rechnen). Wenn das Geschäft einen formellen Preisvorschlag erfordert, erstellen Sie das Angebot: Hier listen Sie Positionen auf, wenden Rabatte an und legen die Konditionen fest. Der Kunde akzeptiert, und das Angebot wird zu einem Auftrag — dem Punkt, an dem Ihr Buchhalter oder ERP eine Rechnung ausstellen kann.

Sie können Schritte überspringen: nicht jeder nutzt Opportunities (eine kleine Agentur könnte nach dem ersten Kontakt direkt zu einem Angebot gehen). Was zählt, ist das Verständnis, dass das Angebot von allem anderen erbt und alles andere speist: Wenn Sie es aus dem Datensatz eines bereits in Ihrem Verzeichnis vorhandenen Unternehmens öffnen, werden Empfängerdaten (Adresse, Umsatzsteuer-ID, Sonderrabatt) automatisch ausgefüllt; wenn der Kunde akzeptiert, kann das System automatisch anbieten, den verknüpften Auftrag zu erstellen, ohne etwas erneut einzugeben.

Der praktische Vorteil ist dieser: Wenn jemand im Team sechs Monate später einen Kundenkontakt öffnet, sieht er die vollständige Handelshistorie — gesendete Angebote, welche angenommen und welche abgelehnt wurden, welche Rabatte angewendet wurden, welche Positionen enthalten waren. Keine gemeinsame Excel-Datei, kein „Angebote 2026"-Ordner, in dem man suchen müsste.

Anwendungsfälle

• Beratung: Servicepositionen, nach Stunde/Tag abgerechnet, Zahlungsbedingungen im Block der wirtschaftlichen Konditionen, Marken-PDF mit der Vorlage Ihrer Organisation.
• Produktweiterverkauf: Katalogartikel mit Preis und MwSt.; automatischer Kundenrabatt, wenn am Unternehmen konfiguriert.
• Gemischtes Angebot: Kombination aus Produkten + Dienstleistungen + prozentualer Rabattzeile (generischer %-Artikel).
• Steuerintegration: Synchronisation mit Fatture in Cloud, um Kunden, Katalog und Aufträge auf die E-Rechnung auszurichten.

Die Angebotsseite: Wo Sie jeden Tag starten

Wenn Sie zu Vertrieb → Angebote gehen, landen Sie auf dem Kanban-Board: einem Board, das in Spalten unterteilt ist, wobei jede Spalte eine Phase in Ihrem Vertriebsprozess darstellt (Entwurf, Gesendet, In Prüfung, Akzeptiert, Abgelehnt, Abgelaufen). Jedes Angebot ist eine Karte in der Spalte seiner aktuellen Phase. Auf einen Blick sehen Sie, wie viele Angebote auf eine Antwort warten, wie viele in Verhandlung sind und wie viele abgeschlossen sind.

Dies ist die richtige Ansicht für die tägliche Arbeit: Sie öffnen Mokapen morgens, schauen auf die Spalte „Gesendet" — das sind die ausstehenden Angebote, vielleicht einen Nachfass-Anruf wert. Sie schauen auf „In Prüfung" — das sind die heißen Deals, die Kunden aktiv bearbeiten. Die Spalte „Akzeptiert" zeigt Ihre Erfolge für den Zeitraum, mit dem Gesamtbetrag oben in der Spalte.

Oben finden Sie zwei Werkzeuge, die Sie oft verwenden werden: den Pipeline-Selektor (wenn Sie unterschiedliche Vertriebsprozesse haben — z.B. B2B vs. B2C — hat jeder seine eigene Pipeline mit eigenen Phasen) und den Filter-Button. Filter schränken die Ansicht ein: nur Angebote für einen bestimmten Kunden, über einem bestimmten Betrag, im Besitz eines bestimmten Vertreters, mit einem bestimmten Tag. Wenn Sie häufig dieselbe Kombination anwenden (zum Beispiel: „nur meine, über 10.000 €, aus den letzten 30 Tagen"), speichern Sie sie als gespeicherten Filter und rufen Sie ihn jedes Mal mit einem Klick ab.

Wenn Sie ein Geschäft in die nächste Phase verschieben müssen, müssen Sie das Angebot nicht öffnen: Karte ziehen von der Spalte „Gesendet" nach „In Prüfung" und der Status aktualisiert sich. Das ist der schnelle Weg, während Vertriebsmeetings zu arbeiten: die gesamte Pipeline sichtbar, Sie verschieben Dinge gemeinsam, um widerzuspiegeln, was während der Woche passiert ist.

Der + Angebot-Button oben rechts öffnet den Editor zum Erstellen eines neuen Angebots — siehe den Abschnitt „Ein Angebot erstellen" weiter unten.

Seiten und Ansichten

Die Angebotsseite bietet zwei Möglichkeiten, dieselben Daten anzuzeigen, die für verschiedene Arbeitsmomente konzipiert sind. Filter und die aktive Pipeline bleiben gleich, wenn Sie zwischen ihnen wechseln: Wenn Sie im Kanban nur Acmes Angebote ansehen, sehen Sie in der Liste nur diese, ohne etwas erneut anzuwenden.

Kanban-Ansicht (Standard)

Ein Board, das in Spalten unterteilt ist, wobei jede Spalte eine Pipeline-Phase ist (Entwurf, Gesendet, In Prüfung, Akzeptiert, Abgelehnt, Abgelaufen) und jedes Angebot eine Karte in der Spalte seiner Phase ist. Auf einen Blick sehen Sie, wie viele Angebote auf eine Antwort warten, wie viele in Verhandlung sind, wie viele abgeschlossen sind — mit dem Gesamtbetrag oben in jeder Spalte. Um ein Geschäft voranzubringen, ziehen Sie die Karte von einer Spalte in eine andere: Der Status aktualisiert sich, ohne das Angebot zu öffnen.

Listenansicht

Eine klassische Tabelle: eine Zeile pro Angebot, konfigurierbare Spalten (Code, Kunde, Betrag, Status, Inhaber, Datum, Tags und alle anderen, die Sie benötigen). Sortieren durch Klicken auf eine Spaltenüberschrift — nützlich zum Auffinden der wertvollsten Angebote oder derjenigen, die bald ablaufen — und mehrere Zeilen mit Kontrollkästchen für Massenaktionen auswählen: Inhaber bei 20 Angeboten auf einmal ändern, ein Batch am Jahresende archivieren, Daten für die Buchhaltung als CSV exportieren.

Wann und wie welche Ansicht verwenden

Faustregel: Kanban zum Arbeiten (Deals voranbringen, öffnen, kommentieren, die Pipeline während Vertriebsmeetings verwalten), Liste zum Prüfen und Korrigieren (Zahlen überprüfen, nach Betrag sortieren, Massenbearbeitungen, Export, Analyse). Wechseln Sie mit dem Selektor oben rechts zwischen ihnen.

Die Angebotsakte

Wenn Sie auf eine Karte im Kanban (oder eine Zeile in der Liste) klicken, öffnet sich das Angebot. Wenn Sie einen Premium-Plan haben, können Sie mit dem Erweitern-Symbol oben zur Vollseite wechseln — praktisch, wenn Sie an langen Angeboten mit vielen Positionen oder detaillierten Konditionentexten arbeiten.

Oben finden Sie den Angebotscode (z.B. #3-2026) und den Titel. Der Code ist die fortlaufende Nummer, die das Angebot identifiziert — lesen Sie den entsprechenden Abschnitt, um zu verstehen, wie er funktioniert. Der Titel ist die Beschreibung, die Sie ihm geben, wie „Wartungsangebot 2026 — Kunde Acme": er hilft Ihnen, es schnell zu erkennen, erscheint aber als solcher nicht im PDF.

Unterhalb des Titels befindet sich die Aktionsleiste mit den Operationen, die Sie am häufigsten verwenden. Von dort aus ändern Sie den Pipeline-Status (Dropdown mit allen Phasen), legen Sie Datenschutz fest (wer es in der Organisation sehen kann), fügen Sie Tags zur Klassifizierung hinzu, hängen Dateien an und machen private Notizen. Es gibt auch den Link kopieren-Button zum internen Teilen der Angebotsreferenz, und das Optionen-Menü (drei Punkte) mit weniger häufigen Aktionen: Klonen, Archivieren, Löschen.

Der wichtigste Button in der Leiste ist + Erstellen und verknüpfen: Von hier aus erstellen Sie schnell eine verknüpfte Aufgabe („Kunden Freitag anrufen"), einen Termin („Überprüfungsanruf"), einen Auftrag (wenn der Kunde akzeptiert) oder eine andere Mokapen-Entität. Die Verknüpfung wird automatisch hergestellt — Sie finden alles zusammen in der Angebotsakte und in der Kundenakte.

Der Rest der Akte ist in Blöcken organisiert, die das Angebot selbst darstellen: Empfänger, Absender, Handelsdaten, Positionen, Summen, Dokumentengestaltung, wirtschaftliche Konditionen, Verknüpfungen und Synchronisation mit externer Software. Wir behandeln jeden Block in den folgenden Abschnitten.

Angebotscode: automatische Nummerierung (und wie man sie ändert)

Jedes Angebot hat einen eindeutigen Code, der zwei Zwecken dient: es intern zu identifizieren (im Kanban, in Listen, in Verknüpfungen) und im PDF, das Sie an den Kunden senden, als „Angebotsreferenz" zu erscheinen.

Mokapen generiert den Code automatisch, wenn Sie ein Angebot ohne Code speichern: Es nimmt die fortlaufende Nummer für das aktuelle Jahr und hängt das Jahr an, im Format NUMMER-JAHR. Das erste Angebot von 2026 wird 1-2026 sein, das zweite 2-2026, und so weiter. Jedes Jahr am 1. Januar setzt sich der Zähler auf 1 zurück.

Wenn Sie das Angebotsdatum auf das Vorjahr ändern (vielleicht stellen Sie aus buchhalterischen Gründen Ende Dezember ein rückdatiertes Angebot aus), regeneriert sich der Code entsprechend dem Datumsjahr: Angebot datiert 2025 → Code N-2025.

Sie können den Code auch manuell festlegen: Klicken Sie auf den Code in der Kopfzeile, geben Sie ein, was Sie möchten, speichern. Nützlich in zwei typischen Fällen: Sie importieren Angebote aus einem früheren System und möchten die historische Nummerierung beibehalten; oder Ihr Buchhalter oder ERP erfordert eine Nummerierung mit spezifischen Präfixen/Suffixen (wie PREV-2026-005). Mokapen akzeptiert jedes Format, aber beachten Sie, dass Codes außerhalb des Standardschemas (nur NUMMER-JAHR) nicht für die automatische Sequenzierung gezählt werden — wenn Sie also manuell PREV-2026-005 eingeben, wird das nächste automatisch generierte Angebot nicht PREV-2026-006 werden, sondern von der nächsten freien Nummer in der automatischen Sequenz starten.

Achten Sie auf Duplikate: Mokapen verhindert nicht das Erstellen von zwei Angeboten mit demselben Code, wenn Sie es manuell erzwingen. Wenn Sie im Team arbeiten, ist es besser, die automatische Nummerierung zu belassen und nur bei wirklichem Bedarf einzugreifen.

Empfänger und Absender: wer kauft und wer verkauft

Das Angebot hat zwei „Gesichter", die oben im PDF erscheinen: der Absender (Sie, Ihre Organisation) und der Empfänger (der Kunde).

Der Absender wird aus Ihren Organisationseinstellungen vorausgefüllt: Name, Adresse, Umsatzsteuer-ID, E-Mail, Logo. Sie müssen nichts tun: Wenn Sie die Organisationsdaten korrekt konfiguriert haben, hat jedes Angebot diese bereits. Sie können sie trotzdem im Einzelangebot ändern, wenn ein Sonderfall dies erfordert (eine Filiale, die mit anderen Daten ausstellt).

Der Empfänger ist das, was Sie festlegen, und hier geschieht die Magie, wenn der Kunde bereits in Ihrem Verzeichnis ist. Durch die Auswahl eines Unternehmens aus dem Dropdown lädt Mokapen automatisch Name, Adresse, Umsatzsteuer-ID, primäre E-Mail und Telefon in den Empfängerblock. Wenn Sie dann auch einen bestimmten Kontakt beim Unternehmen verknüpfen (den Ansprechpartner, den Einkäufer, den Techniker), werden sein Name und seine E-Mail zur persönlichen Referenz für das Angebot — nützlich für den E-Mail-Versand und die Online-Akzeptanz, die genau diese Adresse verwenden werden.

Wenn der Kunde noch nicht im Verzeichnis vorhanden ist, bietet Mokapen durch Eintippen seines Namens im Unternehmensfeld an, ihn sofort zu erstellen. In diesem Fall wird der Datensatz mit den Mindestdaten erstellt, die Sie im Angebot eingeben — Sie können ihn später aus dem Verzeichnis vervollständigen.

Ein wichtiges Handelsdetail: Wenn das Kundenunternehmen einen Sonderrabatt in seinem Datensatz konfiguriert hat (unter Verzeichnis → Unternehmen → Sonderrabatt), wird beim Verknüpfen mit dem Angebot der Rabatt automatisch geladen und auf alle Positionen angewendet. Sie müssen sich nicht jedes Mal daran erinnern — wenn „Kunde Beta immer 15% bekommt", erinnert Mokapen sich für Sie.

Positionen: das kommerzielle Angebot aufbauen

Positionen sind das Herzstück des Angebots: die Zeilen, die dem Kunden beschreiben, was Sie vorschlagen und wie viel es kostet. Jede Zeile hat einen Titel, eine Menge, einen Stückpreis, einen MwSt.-Satz und eine Summe. Alles andere — Rabatte, Netto-/Bruttoberechnung, Marge, Steuern — wird in Echtzeit berechnet, während Sie arbeiten.

Wenn Sie auf + Position klicken, öffnet sich ein Modal mit der ersten Wahl, die Sie treffen müssen: welche Art von Zeile Sie hinzufügen möchten. Es gibt fünf Optionen, und der Unterschied zwischen ihnen ist nicht nur kosmetisch — er ändert, was die Zeile im Angebot darstellt.

Die fünf Positionstypen

Jede Zeile kann einer dieser fünf Typen sein, und die Wahl ändert, was die Zeile im Angebot darstellt:

• Dienstleistung — zieht aus dem Dienstleistungskatalog. Verwenden Sie es, wenn Sie etwas Immaterielles vorschlagen (Beratung, ein Abonnement, eine Tagespreisintervention). Wählen Sie die Dienstleistung aus dem Menü aus, und Preis, MwSt., Code und Beschreibung werden aus dem Katalog vorausgefüllt. Sie können sie trotzdem in der Zeile ändern, wenn Sie für diesen bestimmten Kunden einen anderen Preis anwenden: der Katalog bleibt unverändert.
• Produkt — funktioniert genauso wie Dienstleistung, zieht aber aus dem Produktkatalog: Hardware, Materialien, Software-Lizenzen, alles Greifbare oder mit einer SKU.
• Generische Position — freie Zeile: kein Kataloglink, Sie schreiben Titel, Preis und Menge von Hand. Perfekt für gelegentliche Artikel, die keinen Sinn machen, in den Katalog aufzunehmen („Mailand-Reise", „Einmalige Ersteinrichtung", „Logo-Grafikpersonalisierung").
• Generische %-Position — berechnete Zeile: geben Sie einen Prozentsatz (positiv oder negativ) ein und Mokapen berechnet den Betrag als Prozentsatz des Nettos der vorherigen Zeilen. Der klassische Anwendungsfall ist ein Auftragsrabatt („Treuerabatt −10%" nach Auflistung aller Positionen) oder ein Aufschlag („Eilservice +15%"). Die Zahl wird in Echtzeit neu berechnet, wenn Sie eine Zeile darüber hinzufügen oder einen Preis ändern.
• Nur-Text-%-Position — wie die vorherige, aber ohne berechneten Betrag: zeigt nur die Bezeichnung im Dokument. Verwenden Sie es, wenn Sie dem Kunden etwas mitteilen möchten, ohne die Summen zu beeinflussen („Rabatt bereits in Preisen enthalten", „Reduzierte MwSt. auf einige Artikel").

Was Sie in jede Zeile schreiben

Unabhängig vom Typ hat jede Positionszeile dieselben Felder (mit kleinen Unterschieden für %-Typen):

• Titel und Notiz — was der Kunde im PDF liest. Der Titel ist die Hauptzeile („Routinemäßige Serverwartung"), die Notiz ist die Beschreibung darunter („Umfasst zwei vierteljährliche Besuche, Ticketverwaltung, Sicherheitsupdates"). Wenn Sie aus dem Katalog ausgewählt haben, ist es vorausgefüllt; wenn generisch, schreiben Sie es selbst.
• Menge und Stückpreis — sie bilden die Zeilensumme. Die Standardmenge ist 1, also geben Sie für einen einmaligen Service nur den Preis ein. Für Verbrauchszeilen (Stunden, Tage, Lizenzen) geben Sie die tatsächliche Menge ein.
• MwSt.-Satz — aus dem Menü unter den in Ihrer Organisation konfigurierten Sätzen ausgewählt (Einstellungen → Vertrieb → Steuern). Wenn Sie noch keine Sätze konfiguriert haben, warnt Sie Mokapen, bevor Sie Positionen erstellen können. Das System übernimmt standardmäßig den Katalogprodukt-/-dienstleistungssatz oder den Standardsatz Ihres Landes, wenn generisch.
• Zeilenrabatt — der Rabattprozentsatz auf die einzelne Position (0–100%): nützlich, wenn Sie einen Sonderpreis auf eine Position geben, ohne die anderen zu berühren. Er unterscheidet sich von Kundenrabatt und Dokumentenrabatt — siehe unten.
• Stückkosten — internes Feld, für den Kunden nicht sichtbar: wird für die Margen- und Aufschlagsberechnung verwendet. Wenn Sie es ausfüllen, zeigt Ihnen das Angebot, wie viel Sie in dieser Zeile verdienen. Nicht obligatorisch, aber wenn Sie mit engen Margen arbeiten oder die Angebotsprofitabilität verstehen möchten, lohnt es sich, es zumindest für Hauptpositionen einzutragen.

Netto- oder Bruttopreise: was wählen

Über der Positionsliste gibt es einen Schalter „Bruttopreise verwenden". Es ist kein technisches Detail: Es ändert, was die Zahl, die Sie in das Preisfeld eingeben, tatsächlich bedeutet.

• Nettopreise (Standard) — Sie geben den Preis ohne MwSt. ein. Wenn Sie €100 in einer Zeile mit 22% MwSt. eingeben, sieht der Kunde €100 Netto + €22 MwSt. = €122 gesamt. Das ist das Standard-B2B-Verhalten: Ihr Gegenüber denkt in Netto, weil er die MwSt. abzieht.
• Bruttopreise — Sie geben den Preis inklusive MwSt. ein. Wenn Sie €122 in einer Zeile mit 22% MwSt. eingeben, teilt Mokapen es auf: €100 Netto, €22 MwSt. Das ist natürliches B2C-Verhalten: Der Privatkunde möchte wissen, was er beim Checkout bezahlt, ihm ist die Aufteilung egal.

Der Schalter gilt für das gesamte Angebot: Sie können nicht einige Zeilen netto und andere brutto haben. Wählen Sie basierend auf dem Kunden: Wenn es ein Unternehmen ist, fast immer netto; wenn es ein Endverbraucher ist, fast immer brutto.

Rabatte: wie die drei Ebenen sich kombinieren

Das Rabattsystem von Mokapen ist leistungsstark, muss aber verstanden werden, weil es auf drei überlappenden Ebenen funktioniert, die in Kaskade angewendet werden (sie addieren sich nicht). Ich erkläre die Reihenfolge mit einem konkreten Beispiel.

Stellen Sie sich vor, Sie bereiten ein Nettoangebot von €1.000 (einzelne Zeile) für einen Kunden mit einem 10%igen Sonderrabatt in seinem Datensatz vor, wenden einen 5%igen Zeilenrabatt an und fügen am Ende einen 3%igen Dokumentenrabatt hinzu, um das Geschäft abzuschließen. Die Berechnung verläuft wie folgt:

1. Starten von €1.000.
2. 10% Kundenrabatt anwenden (aus dem Unternehmensdatensatz) → €900.
3. 5% Zeilenrabatt anwenden → €855.
4. 3% manuellen Dokumentenrabatt anwenden → €829,35.
5. MwSt. auf den Endbetrag berechnen.

Die drei Rabatte ergeben nicht 18% insgesamt: in Kaskade angewendet geben sie ein mathematisch unterschiedliches Ergebnis und unterschiedliche Beträge.

In der Praxis werden Sie selten alle drei zusammen verwenden. Das übliche Muster ist:

• Kundenrabatt — automatisch für Treue, einmal im Unternehmensdatensatz festgelegt und auf alle seine Angebote angewendet.
• Zeilenrabatt — taktisch auf einzelnen Positionen, wenn Sie einen Sonderpreis auf eine Position geben, ohne die anderen zu berühren.
• Manueller Dokumentenrabatt — der „letzte Hebel", um ein verhandeltes Geschäft in der letzten Runde abzuschließen.

Der Summenblock im Angebot zeigt jede Ebene separat, sodass Sie immer wissen, was Sie angewendet haben und warum. Der manuelle Dokumentenrabatt wird über das Panel „Rabatt hinzufügen" aktiviert, das unterhalb der Positionen erscheint: Bis Sie ihn aktivieren, funktioniert das Angebot nur mit Kunden- und Zeilenrabatten.

Zeilen neu anordnen, bearbeiten, löschen

Zeilen können zur Neuanordnung gezogen werden: Die Reihenfolge, die Sie auf dem Bildschirm sehen, ist die Reihenfolge, die der Kunde im PDF sieht. Stellen Sie Hauptpositionen zuerst, dann Zubehör, dann eventuelle Prozentrabatte — damit das Angebot gut lesbar ist.

Um eine Zeile zu bearbeiten, klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol: dasselbe Erstellungs-Modal öffnet sich erneut. Um sie zu löschen, das Papierkorb-Symbol. Mokapen fragt nicht nach einer Bestätigung beim Löschen von Zeilen (das Neuerstellen dauert Sekunden), aber wenn Sie an einem wichtigen Angebot arbeiten, lohnt es sich, regelmäßig zu speichern.

Summen: was der Kunde sieht und was nur Sie sehen

Der Summenblock am unteren Ende des Positions-Tabs zeigt alle Angebotsberechnungen. Für den Kunden im PDF sichtbare Positionen sind:

• Nettosumme — Summe der Zeilenbesteuerungsgrundlagen.
• Angewendete Rabatte — einzeln, wenn es verschiedene Typen gibt.
• Steuern — nach MwSt.-Satz getrennt.
• Bruttosumme — die Endzahl, die der Kunde sieht.

Es gibt dann drei Positionen, die Sie nur intern sehen und die nie im PDF erscheinen. Sie werden nur angezeigt, wenn Sie in den Zeilen Stückkosten eingegeben haben:

• Marge — Differenz zwischen Nettopreis und Gesamtkosten.
• Marge % — Marge relativ zum Verkaufspreis.
• Aufschlag % — Marge relativ zu den Kosten.

Das sind Ihre internen Profitabilitätskennzahlen, nützlich um zu entscheiden, ob Sie den Preis noch senken können, um abzuschließen.

Dokumentengestaltung: PDF-Vorlagen und wie man sie anpasst

Das PDF, das der Kunde erhält, wird von Mokapen nicht jedes Mal von Grund auf neu zusammengestellt: Es beginnt mit einer Vorlage, die Layout, Farben, Logo-Position, Positionstabellenstruktur und den Ort der Unterschrift definiert. In der Angebotsakte finden Sie den Gestaltungs-Block mit einem Dropdown, um auszuwählen, welche Vorlage verwendet werden soll.

Systemvorlagen (sofort einsatzbereit)

Mokapen enthält vier Standardvorlagen — Standard 1, Standard 2, Standard 3, Standard 4 — mit verschiedenen Layouts. Sie unterscheiden sich in der Logo-Platzierung (oben links, zentriert, rechts), dem Positionstabellenstil (mit oder ohne alternierende Zeilen, mit Rändern oder nur Trennlinien), dem Absender-/Empfängerblock-Layout, der Unterschriftsblock-Position. Sie sind bereits konfiguriert und verwenden automatisch Ihre Organisationsdaten (Logo, Farben, Steuerdaten).

Wenn Sie gerade anfangen und keine Zeit zum Anpassen haben, testen Sie die vier Standardvorlagen mit demselben Angebot (ändern Sie einfach die Vorlage und klicken Sie auf Vorschau) und wählen Sie die aus, die Ihnen am besten gefällt. Viele Nutzer bleiben jahrelang ohne Probleme bei Standardvorlagen.

Benutzerdefinierte Vorlagen Ihrer Organisation

Wenn Sie spezifische Anforderungen haben — präzise Markenfarben, ein Layout, das Ihre Branche erfordert, zusätzliche Blöcke wie Garantiebedingungen oder digitale Signatur — können Sie benutzerdefinierte Vorlagen im Vorlagen-Bereich der Organisation (Seitenmenü) erstellen. Jede Vorlage ist einem bestimmten Typ (Angebot, Auftrag, Rechnung...) zugeordnet und definiert die Dokumentstruktur mit anpassbaren Blöcken.

Eine benutzerdefinierte Vorlage ermöglicht Ihnen:

• Festzulegen, welche Blöcke angezeigt werden sollen und ihre Position (Kopfzeile, Absender, Empfänger, Positionstabelle, Konditionen, Unterschrift, Rechtshinweise).
• Farben, Schriftarten und Tabellenstil für die Markenausrichtung festzulegen.
• Standardtext in wirtschaftlichen Konditionen vorzuladen: Wenn Sie ein neues Angebot mit dieser Vorlage erstellen, füllt sich der Konditionentext automatisch mit den von Ihnen vorbereiteten Klauseln (Gültigkeit, Zahlungsbedingungen, regulatorische Referenzen).

In der Vorlagenliste Ihrer Organisation können Sie eine Vorlage als Standard markieren: Sie wird automatisch für alle neuen Angebote vorgeschlagen. Nützlich, wenn das gesamte Vertriebsteam dasselbe Layout verwenden muss, ohne darüber nachzudenken.

Wenn Sie die Vorlage eines vorhandenen Angebots ändern (zum Beispiel weil dieser Kunde ein anderes Layout benötigt) und speichern, verwenden Vorschau und Download das neue Design — ohne die Positionen, Preise oder Konditionen zu berühren, die Sie bereits geschrieben haben.

Wirtschaftliche Konditionen: der Freitext des Angebots

Im Dokument-Block finden Sie den Editor für wirtschaftliche Konditionen: ein Rich-Text-Bereich (Fett, Kursiv, Listen, Links, Tabellen), in dem Sie alles rund um die Positionen und Zahlen schreiben. Zahlungsbedingungen („30 Tage ab Rechnungsdatum"), Angebotsgültigkeit („gültig bis 31.03.2026"), Vertraulichkeitsklauseln, Lieferzeiten, Garantien, Vertragsstrafen, regulatorische Referenzen.

Wenn Sie eine Vorlage mit vorgeladenen Konditionen festgelegt haben, füllt sich der Editor bei der Angebotserstellung — Sie bearbeiten nur das, was für den konkreten Fall benötigt wird. Wenn die Vorlage keine vorgeladenen Konditionen hat, beginnen Sie von Null und schreiben frei.

Der Konditionentext erscheint im PDF unterhalb der Positionstabelle, vor dem Unterschriftsblock. Er wird von Mokapen nicht indexiert oder analysiert: Es handelt sich um reinen Dokumentinhalt, die Formatierung, die Sie im Editor sehen, ist das, was der Kunde sieht.

Vorschau, Download und Versand an den Kunden

Wenn das Angebot fertig ist — Positionen eingegeben, Konditionen geschrieben, Kunde verknüpft — ist es Zeit, es dem Kunden zu liefern. Mokapen bietet Ihnen drei Wege, vom einfachsten bis zum professionellsten.

Vorschau: vor dem Versand prüfen

Der Vorschau-Button oben rechts in der Akte zeigt Ihnen das PDF genau so, wie der Kunde es sehen wird, direkt im Browser im A4-Format. Es wird keine Datei zum Herunterladen generiert: Es handelt sich um ein spontanes Rendering des Dokuments mit aktuellen Daten und Vorlage.

Verwenden Sie es immer vor dem Versand. Es enthüllt in zwei Sekunden Dinge, die beim Blick auf die Akte entgehen: ein Positionstitel, der abgeschnitten ist, weil er zu lang ist, eine Notiz, die schlecht umbricht, das Logo, das mit dieser Vorlage an einer Position positioniert ist, die Ihnen nicht gefällt, ein falscher MwSt.-Satz in einer Zeile. Bearbeiten, speichern, Vorschau erneut öffnen — iterieren bis Sie zufrieden sind.

Ein wichtiges Detail: Die Vorschau spiegelt den gespeicherten Zustand des Angebots wider. Wenn Sie gerade Positionen oder Konditionen geändert haben und noch nicht gespeichert haben, zeigt die Vorschau möglicherweise nicht die neuesten Änderungen. Speichern und erneut versuchen.

Download: PDF oder Word

Der Download-Button öffnet ein Menü mit zwei Optionen: PDF und Word (docx). PDF ist das Standard-Lieferformat — vom Kunden nicht bearbeitbar, professionell, universell. Der Dateiname wird automatisch als AbsenderName - AngebotCode.pdf zusammengesetzt (Beispiel: „Acme GmbH - 3-2026.pdf"), sodass der Kunde es beim Speichern auf seinem Computer bereits identifiziert hat.

Word dient zwei spezifischen Fällen: wenn Sie das Dokument vor dem Versand manuell anpassen müssen (einen benutzerdefinierten Absatz hinzufügen, den Sie nicht im System haben möchten), oder wenn der Kunde ein bearbeitbares Format verlangt, weil er es in ein größeres Dokument integriert. Hinweis: Das exportierte Word ist eine Momentaufnahme des Angebots — dort vorgenommene Änderungen kehren nicht zu Mokapen zurück.

E-Mail-Versand: direkt aus dem Angebot liefern

Der E-Mail senden-Button öffnet ein Modal, mit dem Sie das Angebot an den Kunden senden können, ohne Mokapen zu verlassen, mit dem angehängten PDF und optional dem Online-Akzeptanzlink.

Der Empfänger wird mit der E-Mail des verknüpften Kontakts oder Unternehmens vorausgefüllt. Sie können mehrere Empfänger durch Semikolons getrennt hinzufügen — nützlich, wenn der Kontakt den Einkaufsleiter oder Buchhalter in Kopie nehmen möchte. Das Von-Feld schlägt E-Mail-Adressen vor, die Sie als SMTP-Verbindungen in der Organisation konfiguriert haben: Wenn Sie keine haben, verwendet Mokapen seine Systemadresse (die E-Mail kommt trotzdem an, aber von einer generischen Adresse). Um professionell zu wirken, lohnt es sich, mindestens eine Unternehmensadresse (info@, vertrieb@, Ihre persönliche) im Abschnitt E-Mail-Verbindungen zu verknüpfen.

Der Betreff wird mit „Angebot {code}" vorausgefüllt — ändern Sie ihn, wenn Sie etwas Spezifischeres bevorzugen („Unser Angebot für die Wartung 2026"). Der Text ist bereits mit einer Standardbegrüßung eingestellt, aber Sie können ihn vollständig umschreiben: Ihre neueste Handelsnote, eine Referenz auf ein Gespräch, nächste Schritte.

Unten finden Sie zwei wichtige Optionen:

• PDF-Dokument anhängen (standardmäßig aktiv) — generiert das Angebots-PDF und hängt es an die E-Mail an, sodass der Kunde immer eine Kopie hat, auch wenn er nicht auf den Link klickt.
• BCC-Kopie erhalten — sendet Ihnen eine versteckte Kopie der E-Mail an Ihre Adresse, nützlich um genau zu verfolgen, was Sie wann gesendet haben.

Nach dem Versand wird das Ereignis in der Angebots-Timeline (Datum, Uhrzeit, Empfänger) aufgezeichnet: Auch wenn Sie drei Wochen später zum Angebot zurückkehren, wissen Sie genau, wann Sie es gesendet haben.

Online-Akzeptanz mit OTP: ein Ja sicher einholen

Die klassische Achillesferse von Angeboten ist die Akzeptanz. Der Kunde schreibt „ok weiter" und Sie enden mit einer generischen E-Mail in Ihrem Posteingang, die keinen Vertragswert hat, die Sie verlieren könnten, von der Sie nicht sicher sind, ob sie alle Angebotspositionen abdeckt. Dann streiten Sie, wer was gesagt hat.

Mokapen löst dies mit Online-Akzeptanz via OTP: Der Kunde erhält einen Link, öffnet das Angebot auf einer Webseite, erhält per E-Mail einen Bestätigungscode (damit sind wir sicher, dass es er ist und kein anderer), und bestätigt die Akzeptanz mit einem Klick. Alles wird im Angebot nachverfolgt: Datum, Uhrzeit, IP-Adresse, welche Zeilen er akzeptiert hat.

Wie man die Akzeptanz beim Versand aktiviert

Im Modal zum E-Mail-Versand, unterhalb der PDF- und BCC-Optionen, finden Sie den Block „Öffentlicher Link mit Akzeptanz". Wenn der Empfänger eine gültige E-Mail im Angebot hat, schlägt das System automatisch vor, ihn zu aktivieren. Sie haben zwei Schalter:

• Akzeptanz verlangen — wenn aktiv, enthält die E-Mail, die der Kunde erhält, einen Link zu einer öffentlichen Angebotsseite, auf der er „Dieses Angebot akzeptieren" klicken kann. Wenn Sie ihn nicht aktivieren, führt der Link nur zu einer Ansichtsseite (der Kunde sieht das Angebot und lädt das PDF herunter, ohne einen Akzeptanzbutton).
• Teilakzeptanz — wenn aktiv, sieht der Kunde auf der öffentlichen Seite ein Kontrollkästchen in jeder Positionszeile und kann wählen, nur einige Positionen zu akzeptieren. Verwenden Sie es, wenn das Angebot modular ist („Ich möchte nur die Wartung, nicht die Garantieverlängerung"). Wenn Sie es deaktiviert lassen, kann der Kunde nur alles oder nichts akzeptieren — was oft besser ist, weil es zu einer klaren Entscheidung zwingt und Sie nicht dazu bringt, das Angebot für nicht akzeptierte Positionen neu zu formulieren.

Was Ihr Kunde auf seiner Seite erlebt

Es hilft zu wissen, was auf der Kundenseite passiert, denn das ist der Teil des Prozesses, den Sie nicht sehen, aber die Akzeptanzrate hängt davon ab.

Der Kunde erhält Ihre E-Mail mit dem angehängten PDF und einem Link. Er klickt auf den Link, und es öffnet sich eine öffentliche Webseite mit dem im A4-Format angezeigten Angebot, genau wie im PDF. Es gibt einen Button zum Herunterladen des PDF (zum Archivieren) und, wenn Sie die Akzeptanz aktiviert haben, einen prominenten „Dieses Angebot akzeptieren"-Button.

Wenn der Kunde auf „Akzeptieren" klickt, sendet Mokapen ihm einen sechsstelligen Code an dieselbe E-Mail, unter der er den Link erhalten hat (die E-Mail, die Sie als Angebotsempfänger festgelegt haben). Der Kunde prüft seinen Posteingang, erhält den Code, gibt ihn auf der Seite ein — und an diesem Punkt wird die Bestätigung verifiziert. Der Code ist eine Stunde lang gültig, läuft dann ab und muss erneut angefordert werden.

Wenn Sie die Teilakzeptanz aktiviert haben, sieht der Kunde nach der Code-Verifikation die Positionsliste mit einem Kontrollkästchen in jeder: Er wählt aus, was er akzeptieren möchte, und bestätigt. Prozenzeilen (automatische Rabatte/Aufschläge) werden übersprungen — es wäre seltsam, sie einzeln akzeptieren zu lassen.

Der große Vorteil dieses Ablaufs ist, dass er den Kunden nicht zwingt, sich bei Mokapen zu registrieren. Er ist schnell, funktioniert auf dem Smartphone, und die OTP-Verifikation gibt der Akzeptanz rechtliches Gewicht (es ist wie eine leichte elektronische Signatur).

Was in Mokapen passiert, wenn der Kunde akzeptiert

Die Akzeptanz ist kein Ereignis, das unbemerkt bleibt: Sie ändert den Angebotsstatus und zeichnet ihn rückverfolgbar auf.

Akzeptierte Zeilen zeigen ein grünes Bestätigungssymbol mit Akzeptanzdatum. In der Angebots-Timeline erscheint ein Ereignis „Vom Kunden akzeptiert" mit der Kunden-E-Mail, die bestätigt hat, und der IP-Adresse, von der die Anfrage kam. Wenn Sie die Standard-Automatisierung aktiv gelassen haben (Pipeline-Einstellungen), wechselt der Angebotsstatus automatisch zu „Akzeptiert" — die Karte wechselt in die letzte Kanban-Spalte.

Wenn Sie auch die Automatisierung „Auftrag bei Abschluss erstellen" aktiv haben (Standard ja), bietet Mokapen an, sofort den verknüpften Auftrag mit denselben Positionen, Kunden und Beträgen zu generieren. Ein Klick, und das Angebot wird zu einem Auftrag, der zur Ausführung oder Synchronisation mit dem Rechnungs-ERP bereit ist.

Randfälle, die man kennen sollte

• Angebot ohne Empfänger-E-Mail — Online-Akzeptanz ist nicht verfügbar, weil Mokapen keinen Ort hat, um den OTP-Code zu senden. Der öffentliche Link funktioniert weiterhin nur zur Ansicht: nützlich zum Teilen des PDF über andere Kanäle (WhatsApp, Chat, Kundenportal), aber ohne den formellen Bestätigungsablauf.
• Abgelaufener oder verlorener OTP-Code — Der Kunde kann einen neuen über die öffentliche Seite anfordern, indem er erneut auf „Code senden" klickt. Vorherige Codes werden automatisch ungültig gemacht.
• Akzeptanz außerhalb von Mokapen — wenn der Kunde eine Papierkopie unterschrieben oder per E-Mail mit klaren Worten geantwortet hat, können Sie Zeilen manuell über das Bearbeitungsmodal der Positionszeile als akzeptiert markieren, indem Sie „Vom Kunden akzeptiert" ankreuzen. Weniger rückverfolgbar als der OTP-Weg, aber deckt Fälle ab, in denen der Kunde einfach den Online-Link nicht verwenden möchte.

Ein Angebot erstellen

Es gibt zwei Wege zu starten, und die Wahl ändert, wie viel Arbeit Sie erledigen müssen.

• Direkte Methode — von der Angebotsseite klicken Sie auf + Angebot oben rechts und ein Vollseiten-Editor öffnet sich. Geeignet, wenn der Kunde noch nicht mit einer Opportunity oder einem Verzeichniskontakt verknüpft ist (vielleicht ist es eine Anfrage von einem gelegentlichen Kontakt). Sie erledigen alles dort: Erstellen Sie den Kundendatensatz durch Eintippen seines Namens, legen Sie Positionen, Konditionen fest, speichern.
• Kontextuelle Methode (empfohlen) — öffnen Sie die Opportunity, den Kontakt oder den Unternehmensdatensatz, an dem Sie arbeiten, und verwenden Sie + Erstellen und verknüpfen → Angebot. Das Angebot entsteht bereits mit dem Quelldatensatz verknüpft, mit Empfänger, Kontakt und — falls vorhanden — Sonderrabatt automatisch ausgefüllt. Wenige Felder zu berühren, automatische Verknüpfung, kohärente Historie im Kundendatensatz.

Bei beiden Wegen ist die Abfolge dieselbe:

1. Geben Sie ihm einen klaren Titel. Wer es zwei Monate später öffnet, muss verstehen, worum es geht, ohne es zu öffnen: „Wartungsangebot 2026 — Acme GmbH" ist besser als „Acme-Angebot".
2. Überprüfen Sie Empfänger und Absender.
3. Wählen Sie die Dokument-Vorlage oder lassen Sie den Organisationsstandard.
4. Fügen Sie Positionen nacheinander hinzu: Hauptangebotszeilen zuerst, dann Zubehör, dann Prozentrabatte, falls vorhanden.
5. Schreiben Sie die wirtschaftlichen Konditionen oder korrigieren Sie den aus der Vorlage vorgeladenen Text.
6. Legen Sie Inhaber, Datum und Abschlusswahrscheinlichkeit fest, wenn Sie eine Vorstellung haben.
7. Speichern. Mokapen weist den fortlaufenden Code zu, wenn Sie keinen gesetzt haben, berechnet die Endsummen, und das Angebot ist versandbereit.

Klicken Sie auf Vorschau für eine abschließende Prüfung, dann auf E-Mail senden oder PDF herunterladen, je nachdem, wie Sie es liefern möchten.

Nicht alle Felder müssen beim ersten Speichern perfekt sein: Der Datensatz aktualisiert sich in Echtzeit, Sie können jederzeit zurückkehren, um Positionen, Preise, Texte zu bearbeiten. Nur das Senden ist definitiv, in dem Sinne, dass der Kunde eine Version hat — wenn Sie danach etwas ändern, müssen Sie erneut senden.

Ein Angebot bearbeiten

Angebotsbearbeitungen erfolgen auf drei verschiedene Arten, je nachdem, was Sie ändern müssen und bei wie vielen Datensätzen.

Direkte Bearbeitung in der Akte

Öffnen Sie die Angebotsakte (aus Kanban oder Liste) und bearbeiten Sie direkt, wo nötig: Klicken Sie auf den Titel, um ihn umzubenennen, auf das Bleistiftsymbol neben Feldern, um sie zu korrigieren, fügen Sie Positionszeilen hinzu/entfernen Sie sie, schreiben Sie Konditionen um. Im Seitenpanel speichern sich Felder automatisch einzeln, wenn Sie den Fokus verlassen. Auf der Vollseite müssen Sie auf Speichern klicken, wenn Sie den Block beendet haben, an dem Sie gearbeitet haben.

Ein Hinweis: Wenn Sie Positionen oder Konditionstexte bearbeiten, denken Sie daran, zuerst zu speichern, bevor Sie eine Vorschau generieren oder senden — sonst ist das gesendete PDF noch die vorherige Version.

Status aus dem Kanban vorantreiben

Wenn das Einzige, was Sie ändern möchten, die Angebotsphase ist (weil der Kunde geantwortet hat, Sie es gesendet haben, Sie den Überprüfungsanruf hatten), öffnen Sie den Datensatz nicht einmal: Ziehen Sie die Karte im Kanban von einer Spalte in eine andere. Der Status aktualisiert sich sofort. Es ist der effizienteste Weg, die Pipeline während Vertriebsmeetings oder morgens bei der Überprüfung offener Deals zu verwalten.

Eine wichtige Einschränkung: „Endstatus" — jene bei 100% (wie Akzeptiert) oder 0% (Abgelehnt, Abgelaufen) — können nur von Benutzern mit der Rolle Mitglied in der Organisation in andere Status geändert werden. Es ist ein Schutz, um zu verhindern, dass externe Mitarbeiter bereits abgeschlossene Deals „wieder öffnen".

Massenbearbeitung aus der Listenansicht

Wenn Sie etwas an vielen Angeboten gleichzeitig ändern müssen — alle eines Vertreters, der das Unternehmen verlassen hat, neu zuweisen, einem Batch von Sommerangeboten ein Tag hinzufügen, den Status bei einem Batch verschieben — wechseln Sie zur Listenansicht, filtern Sie, um die richtigen Angebote zu finden, wählen Sie mit Kontrollkästchen aus und klicken Sie auf Bearbeiten in der Aktionsleiste, die oben erscheint.

Das Massenbearbeitungs-Modal zeigt nur Felder, die sinnvoll in großen Mengen zu bearbeiten sind: Inhaber, Status, Tags, einfache benutzerdefinierte Felder. Sie können Positionen oder Texte nicht massenweise bearbeiten — diese sind per Definition spezifisch für jedes Angebot. Bestätigen, und die Bearbeitung gilt für alle Ausgewählten.

Weitere in derselben Leiste verfügbare Massenaktionen sind Klonen, Archivieren und Löschen — siehe die entsprechenden Abschnitte.

Ein Angebot klonen

Wenn Sie ein Vorlagenangebot haben, das Sie oft wiederverwenden — gleiche Positionsstruktur mit kleinen Variationen für einen anderen Kunden — erstellen Sie es nicht jedes Mal von Grund auf neu: klonen Sie es. Das geklonte Angebot behält alle Positionen, Konditionen, Vorlage und ausgewählten Anhänge; Sie ändern den Empfängerkunden und passen ggf. die Preise an.

Einzelnes Klonen

1. Öffnen Sie die Akte → Optionen (drei Punkte) → Klonen.
2. Wählen Sie im Modal mit Kontrollkästchen aus, was in die Kopie übernommen werden soll: Positionen (immer) und optional Anhänge, Verknüpfungen, Kommentare, Timeline-Verlauf. Wenn Sie mit demselben Konto an mehreren Organisationen arbeiten, können Sie das Angebot in eine andere Organisation klonen.
3. Bestätigen.

Mokapen erstellt das neue Angebot mit einem Suffix im Titel, um es vom Original zu unterscheiden. Es erhält einen neuen Code (fortlaufend aktuelles Jahr) und ist nicht mit dem ursprünglichen Kunden verknüpft — Sie legen den richtigen Empfänger fest. Das Original bleibt unverändert: Klonen ist eine Kopie, keine Verschiebung.

Massenklonen

1. Listenansicht → mit Kontrollkästchen auswählen → Klonen in der Massenleiste → Optionen einmal für alle festlegen → bestätigen.

Ein Angebot archivieren

Ein Angebot ist nicht wie eine Aufgabe, die „erledigt" wird und verschwindet. Auch wenn das Geschäft vorbei ist — gewonnen, verloren, abgelaufen — bleibt der Datensatz nützlich: Er ist die kommerzielle Historie des Kunden, und es ist gut, ihn in den Datensatz-Verknüpfungen, in Jahresberichten, in Analysen früherer Angebote zu finden. Archivieren tut genau das: verschiebt das Angebot aus aktiven Ansichten (Kanban und Liste zeigen es nicht mehr), hält es aber intakt. Es erscheint noch im verknüpften Kundendatensatz und in historischen Berichten, und Sie können es jederzeit unter Angebote → Aktionen → Angebotsarchiv einsehen.

Einzelnes Archivieren

1. Öffnen Sie die Akte → Optionen → Archivieren.
2. Bestätigen Sie im Modal.

Um es wieder zu öffnen (der Kunde ruft Monate später zurück und Sie möchten von dort neu starten): finden Sie es im Archiv, öffnen Sie die Akte, Optionen → Wiederherstellen, und es kehrt im aktiven Kanban in dem Status zurück, den es vor der Archivierung hatte.

Massenarchivieren

1. Listenansicht → auswählen → Archivieren in der Massenleiste → bestätigen.

Wann archivieren und wann löschen? Praktische Regel: Archivieren, wenn das Angebot wirklich stattgefunden hat (Sie haben es gesendet, es gab Diskussionen, es hat historischen Wert), löschen, wenn es ein Fehler ist (versehentlich erstellt, Duplikat, Test). Nicht zum „Aufräumen" archivieren: Kanban mit Filtern gibt Ihnen bereits alles Aufräumen, das Sie benötigen, und alte aber gute Angebote sind ein Mehrwert im Kundendatensatz.

Ein Angebot löschen

Löschen Sie versehentlich erstellte Angebote oder Testduplikate. Bevorzugen Sie Archivieren, wenn das Angebot eine nützliche Historie hat (gesendet, akzeptiert, Verknüpfungen mit Kunden oder Opportunity) und Sie die Spur davon im Kontakt oder Unternehmen nicht verlieren möchten.

Einzelnes Löschen

1. Öffnen Sie die Akte → Optionen (drei Punkte) → Löschen (rotes Element).
2. Bestätigen Sie im Modal.

Mit Advanced Premium geht das Angebot in den Papierkorb (Angebotsseite → Aktionen → Angebotspapierkorb). Von dort können Sie Wiederherstellen oder Endgültig löschen. Wenn Sie ein bereits im Papierkorb befindliches Angebot öffnen, erscheint ein Banner Wiederherstellen / Endgültig löschen.

Im Free-Plan (ohne Advanced Premium) ist das Löschen in der Regel sofort nach der Bestätigung permanent, ohne Papierkorb — überprüfen Sie die Berechtigungen Ihrer Organisation.

Massenlöschen

1. Listenansicht → auswählen → Löschen (roter Button) → bestätigen.

Ein Angebot in einen Auftrag umwandeln

Das Angebot ist der Vorschlag, der Auftrag ist die Ausführungsbestätigung: Er stellt die Kaufverpflichtung des Kunden dar und — nachgelagert — ist es der Punkt, von dem aus die Rechnungsstellung beginnt. Im Mokapen-Ablauf ist der Übergang vom Angebot zum Auftrag natürlich und in vielen Fällen automatisch.

Es gibt drei Möglichkeiten, ein Angebot in einen Auftrag umzuwandeln, in der Reihenfolge der Praktikabilität:

• Automatisierung beim Abschluss (empfohlen) — wenn Sie die Standard-Pipeline-Automatisierung aktiv gelassen haben („Auftrag bei Abschluss erstellen" unter Einstellungen → Vertrieb → Angebote), öffnet Mokapen schnell ein Modal, wenn Sie das Angebot in einen 100%-Status verschieben (z.B. Akzeptiert), das vorschlägt, den verknüpften Auftrag mit denselben Positionen, Kunden, Beträgen und Konditionen zu erstellen. Bestätigen, und in zwei Sekunden haben Sie einen Auftrag bereit mit seinem eigenen fortlaufenden Code, verknüpft mit dem Quellangebot.
• Ausgelöst durch Online-Akzeptanz — wenn der Kunde via OTP über den öffentlichen Link akzeptiert, wechselt das Angebot automatisch zu Akzeptiert und derselbe Auftragsvorschlag wird ausgelöst. Null manuelle Aktionen Ihrerseits, außer dem Bestätigen des Modals.
• Manuell — über das Angebot, + Erstellen und verknüpfen → Auftrag-Button. Verwenden Sie es, wenn die Automatisierung nicht auslöst (z.B. haben Sie den Status geschlossen, bevor die Automatisierung aktiv war) oder wenn Sie einen Teilauftrag relativ zum Angebot erstellen möchten.

In allen Fällen bleibt das ursprüngliche Angebot im System (es wird nicht gelöscht oder verschoben) und ist über den Verknüpfungen-Tab mit dem Auftrag verknüpft: vom einen sehen Sie den anderen. Das ist wichtig für die Historie — der Kundendatensatz zeigt „Angebot im März gesendet, im April akzeptiert, Auftrag im April ausgestellt" ohne dass Sie etwas von Hand schreiben. Für Details zur Auftragsverwaltung lesen Sie den Aufträge-Leitfaden.

Pipeline und Status: Ihren Vertriebsprozess modellieren

Die Pipeline ist der Weg, den ein Angebot von Anfang bis Ende nimmt — die Phasen (oder Status), durch die es geht, jeweils mit einer präzisen Bedeutung in Ihrem Vertrieb. Mokapen enthält eine Standardpipeline, die für 90% der Fälle funktioniert, aber wenn Sie besondere Prozesse haben, können Sie sie anpassen oder mehr als eine erstellen.

Die Standard-Pipeline

Standardmäßig haben Angebote eine einzige Pipeline mit sechs Status, die den typischen kommerziellen Lebenszyklus abdecken:

• Entwurf (10%) — das Angebot wird vorbereitet, noch intern, nicht an den Kunden gesendet.
• Gesendet (20%) — Sie haben es gesendet, jetzt warten Sie.
• In Prüfung (60%) — der Kunde hat geantwortet, prüft, diskutiert vielleicht Änderungen.
• Akzeptiert (100%) — das Geschäft ist gewonnen.
• Abgelehnt (0%) — das Geschäft ist verloren.
• Abgelaufen (0%) — das Angebot ist ohne Antwort über die Gültigkeit hinaus abgelaufen.

Die Prozentsätze neben jedem Status — was wir „Fortschritt" nennen — sind nicht dekorativ: Sie beeinflussen die Fortschrittsleiste auf Kanban-Karten und bestimmen, welche Status als „gewonnen" (100%) oder „verloren/geschlossen" (0%) gelten. Mokapen-Automatisierungen haken in diese Werte ein: Wenn ein Angebot 100% erreicht, wird der Auftragsvorschlag ausgelöst.

Status anpassen

Wenn der Standardprozess nicht passt — vielleicht arbeiten Sie an öffentlichen Ausschreibungen mit Phasen wie „Interessenbekundung → Dokumentation → Vergabe", oder Sie verwalten Projekte mit einer „Technischen Genehmigung"-Phase vor der kommerziellen Akzeptanz — können Sie Status in Einstellungen → Vertrieb → Angebote → Pipeline und Status ändern.

Dort fügen Sie neue Status hinzu, benennen bestehende um, ordnen sie neu (die Reihenfolge bestimmt die Kanban-Spaltensequenz) und legen den Fortschrittswert (0–100%) für jeden fest. Praktischer Tipp: verwenden Sie Fortschritt konsequent — 100% nur für Status, die sicheren Sieg darstellen, 0% nur für definitive Abschlussstatus. Zwischenstatus (20%, 50%, 80%) sollten glaubhaft zeigen, wie „nah" Sie am Sieg sind — damit Prognoseberichte (Betrag × Wahrscheinlichkeit) realistische Zahlen liefern.

Mehrere Pipelines für verschiedene Prozesse

Wenn Sie verschiedene Vertriebskanäle mit unterschiedlicher Deal-Logik haben — langes B2B mit mehr Phasen, schnelles B2C mit wenigen Phasen, Ausschreibungen mit spezifischer Bürokratie — können Sie separate Pipelines erstellen, jeweils mit eigenen Status. Auf der Kanban-Seite lässt Sie das Pipeline-Menü oben auswählen, welche Sie ansehen; mit einem Klick wechseln.

Um eine neue Pipeline zu erstellen, gehen Sie zu Einstellungen → Vertrieb → Angebote → Pipeline und Status, oder direkt aus dem Pipeline-Menü im Kanban (wo Sie „Neue Pipeline" finden). Pipelines können auf bestimmte Organisationsteams beschränkt werden: Nur das „Enterprise"-Vertriebsteam sieht die „Großkunden"-Pipeline, das „KMU"-Team sieht seine eigene. Nützlich für große Organisationen mit getrennten Abteilungen.

Pipeline-Automatisierungen

In den Pipeline-Einstellungen finden Sie zwei Automatisierungen, die es wert sind zu kennen, weil sie verändern, wie sich Angebote automatisch verhalten:

• Auftrag bei Abschluss erstellen (standardmäßig aktiv) — wenn ein Angebot einen 100%-Status erreicht, bietet Mokapen an, sofort den verknüpften Auftrag zu generieren. Das haben wir in „Ein Angebot in einen Auftrag umwandeln" behandelt. Wenn Sie es nicht verwenden (weil Sie Aufträge im externen ERP verwalten), können Sie es deaktivieren.
• Status nach Kundenakzeptanz verschieben (standardmäßig aktiv) — wenn ein Kunde ein Angebot über den öffentlichen OTP-Link akzeptiert, verschiebt Mokapen es automatisch zu dem von Ihnen konfigurierten „gewonnen"-Status. Standardmäßig geht es zum ersten gefundenen 100%-Status (Akzeptiert), aber Sie können einen anderen angeben, nützlich wenn Sie einen Zwischenschritt wie „Akzeptiert ausstehender Vertrag" vor dem Endstatus haben.

Synchronisation mit Buchhaltungssoftware

Mokapen ist ein CRM- und kommerzielles Angebotswerkzeug, keine Buchhaltungssoftware: E-Rechnungsstellung, MwSt.-Register, Hauptbuch werden von Ihrem ERP erledigt (Fatture in Cloud, Ihr Buchhalter mit seiner Software oder ein dediziertes ERP). Damit Sie keine Daten doppelt eingeben müssen, gibt es einen Synchronisations-Tab in der Angebotsakte und im Integrations-Modul der Organisation.

Die ausgereifteste Integration ist mit Fatture in Cloud: Vollständige Details im dedizierten Fatture in Cloud-Leitfaden. Kurz gesagt: Wenn Sie Ihr FIC-Konto mit Mokapen verbinden, fließen Kundendatensätze, Katalogprodukte, Dienstleistungen und Aufträge (mit ihren Positionszeilen) von Mokapen zu Fatture in Cloud — wo sie dann E-Rechnungen werden. Die Richtung ist konfigurierbar: Sie können entscheiden, Daten nur in eine Richtung zu verschieben, oder in beide.

Im individuellen Angebot zeigt der Synchronisations-Tab den Datensatzstatus relativ zur Integration: ob er synchronisiert ist, wann die letzte Operation erfolgreich war, ob es Fehler gab. Wenn das Angebot in einen Auftrag umgewandelt wurde, betrifft die Synchronisation hauptsächlich den Auftrag — das ist der Moment, in dem die Daten für den Steuerzyklus wichtig sind.

Kundendatensätze werden zwischen den beiden Systemen abgeglichen, wobei Umsatzsteuer-ID und Steuercode als Anti-Duplikat-Schlüssel verwendet werden. Wenn Sie also „Kunde Beta" bereits in Fatture in Cloud haben und in Mokapen ein Angebot für denselben Kunden erstellen, erkennt das System, dass es sich um denselben Datensatz handelt, ohne ihn zu duplizieren.

Verknüpfte Bereiche

Das Angebot lebt nicht isoliert: Es gibt andere Mokapen-Bereiche um es herum, die es sich lohnt zu kennen, um es wirklich zu nutzen.

• Verknüpfungen — verknüpfen Sie das Angebot mit Opportunities, Aufträgen, Follow-up-Aufgaben, Support-Tickets, anderen verwandten Angeboten. Jede Verknüpfung ist bidirektional (vom Angebot sehen Sie die Aufgabe, von der Aufgabe sehen Sie das Angebot). Wenn Sie sechs Monate später den Kundendatensatz öffnen, rekonstruieren Sie auf einen Blick alles, was passiert ist.
• Anhänge — hängen Sie Spezifikationen, technische Unterlagen, Vertragsentwürfe, Screenshots, die Ihnen der Kunde geschickt hat, an das Angebot an. Sie bleiben in der Angebotsakte und sind durch die Suche in Organisationsdateien auffindbar.
• Updates — die Timeline (oder Aktivitätsprotokoll) ist die vollständige Historie von allem, was mit dem Angebot passiert ist: wann es erstellt wurde, wer was wann geändert hat, jede gesendete E-Mail (mit Empfängern), jede Kundenakzeptanz (mit IP und Datum). Forensisch nützlich: wenn es eine Diskussion über „was wir gesagt haben" gibt, liefert die Timeline die Antwort mit Daten.
• Tags — freie Klassifizierung zum schnellen Filtern und Suchen: „Enterprise", „Verlängerung", „Zum Neustart", „Komplex", welche Taxonomie auch immer für Sie sinnvoll ist. Filter der Angebotsseite funktionieren sehr gut mit Tags.

Angebotseinstellungen

Einstellungen sind für Organisations-Admins und -Inhaber zugänglich und befinden sich in Einstellungen → Vertrieb → Angebote. Es gibt drei Hauptbereiche:

• Pipeline und Status — das haben wir bereits behandelt: Phasen, Fortschritt, Automatisierungen definieren.
• Feldkonfiguration — welche Felder in der Angebotsakte angezeigt werden sollen, in welcher Reihenfolge, welche erforderlich sind. Sie können auch benutzerdefinierte Felder (Zahlen, Text, Daten, Listen) hinzufügen, um geschäftsspezifische Informationen zu erfassen: ein „CIG" für öffentliche Ausschreibungen, ein „interner Projektcode", ein erwartetes Installationsdatum. Sie erscheinen in der Akte, in Listenansichtsspalten (wenn Sie sie hinzufügen) und in Filtern.
• Listenspalten-Konfiguration — welche Informationen in der Listenansicht und in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen. Sie können sie spontan aus der Listenansicht mit Aktionen → Spalten bearbeiten ändern, ohne in die Einstellungen zu gehen.

Außerhalb des Angebotsbereichs, aber wichtig, damit er gut funktioniert, gibt es zwei weitere Konfigurationen:

• Steuersätze (Einstellungen → Vertrieb → Steuern) — wenn Sie nicht mindestens einen konfiguriert haben, können Sie keine Positionen erstellen.
• Dokumentvorlagen (Vorlagen-Menü der Organisation) — wo Sie die in „Dokumentengestaltung" behandelten PDF-Vorlagen anpassen.

Angebotsberichte

Kanban und Liste sind für die Arbeit an einzelnen Angeboten; um die Gesamtleistung zu verstehen — wie viele Angebote Sie im Quartal gemacht haben, wer der leistungsstärkste Vertreter ist, welche Produkte am häufigsten in Angeboten landen, wie hoch die Angebot→Auftrag-Umwandlungsrate ist — gibt es dedizierte Berichte, zugänglich über die Angebotsberichte-Seite (erfordert Premium-Plan).

Verfügbare Berichte decken die nützlichsten analytischen Ansichten in einem Verkaufszyklus ab:

• Verteilung nach Status — wie viele Angebote befinden sich in jeder Pipeline-Phase: unerlässlich zum Erkennen von Engpässen.
• Verteilung nach Pipeline — wenn Sie mehr als eine verwenden, sehen Sie, wie die Arbeit über Kanäle verteilt ist.
• Leistung nach Inhaber — Anzahl der Angebote und wirtschaftliches Volumen pro Vertreter.
• Am häufigsten angebotene Positionen — welche Produkte/Dienstleistungen am häufigsten in Angeboten landen. Eine Goldgrube zum Verstehen, was der Markt wirklich nachfragt.
• Angebote pro Kunde — wen Sie abgedeckt haben und für welchen Wert.
• Wirtschaftliche Volumina nach Zeitraum — monatliche, vierteljährliche, jährliche Trends.
• Marge und Aufschlag — Angebotsprofitabilität. Funktioniert nur, wenn Sie in Positionszeilen Stückkosten eingetragen haben: ohne Kosten bleibt der Bericht leer.

Wie bei allem in Mokapen respektieren Berichte die Organisationsberechtigungen: Jeder Benutzer sieht nur Datensätze, auf die er basierend auf seiner Rolle zugreifen darf. Ein Vertreter sieht nicht automatisch die Angebote seiner Kollegen, sofern die Berechtigungen es nicht erlauben — nützlich für Teams mit internen Wettbewerbsdynamiken oder sensiblen Daten.