La Guida di Mokapen

Guida ai Preventivi

Un preventivo è la tua offerta scritta al cliente: una proposta con listino, sconti, IVA e condizioni. In Mokapen il preventivo non è un file Word che ti scordi in una cartella. È un documento vivo, collegato al contatto e all'azienda, tracciato nel CRM, che puoi inviare via email con un link di accettazione online e trasformare in ordine con un clic quando il cliente dice di sì.

Questa guida ti accompagna nell'uso quotidiano: preparare un'offerta professionale in pochi minuti, mandarla al cliente, farsela accettare senza inseguirlo per telefono, e capire in ogni momento dove sta ogni trattativa. Trovi anche le impostazioni per personalizzare pipeline, modelli PDF e comportamenti automatici — sono nelle sezioni finali, ma non devi toccare nulla per iniziare: i default funzionano subito.

L'area preventivi è nel menu Vendite → Preventivi. Richiede il piano Large con l'app Vendite attiva e le aliquote fiscali configurate a livello organizzazione (una volta sola, in Impostazioni → Vendite → Tasse).

Come i preventivi si incastrano nel resto del lavoro

Prima di entrare nei dettagli tecnici, è utile capire dove si posiziona un preventivo nel flusso commerciale — perché questo ti farà usare Mokapen invece che combatterci.

Nel percorso tipico, un cliente entra come contatto (magari da un form del sito, da una fiera, da un referral). Quando emerge un'occasione concreta di vendita — «vuole capire il costo di una manutenzione annuale», «chiede un'installazione», «sta valutando un rinnovo» — apri un'opportunità per tracciare la trattativa (importo stimato, probabilità, quando pensi di chiudere). Se la trattativa richiede una proposta formale con listino e prezzi, prepari il preventivo: qui elenchi le voci, applichi sconti, definisci le condizioni. Il cliente accetta, e il preventivo diventa ordine — che è il momento in cui il tuo commercialista o il gestionale può emettere fattura.

Puoi comunque saltare passaggi: non tutti hanno opportunità (una piccola agenzia magari fa direttamente preventivo dopo il primo contatto). L'importante è capire che il preventivo eredita e alimenta il resto: quando lo apri dalla scheda di un'azienda già in rubrica, i dati del destinatario (indirizzo, P.IVA, sconto dedicato) si compilano da soli; quando il cliente accetta, il sistema può proporti automaticamente di creare l'ordine collegato senza reinserire nulla.

Il vantaggio pratico è questo: quando fra sei mesi qualcuno del team apre il contatto di un cliente, vede tutto lo storico commerciale — le offerte inviate, quali sono state accettate e quali no, con che sconti, quali articoli. Nessun file Excel condiviso, nessuna cartella «offerte 2026» da cercare.

Casi applicativi

• Consulenza: righe servizio a ore/giornata, condizioni di pagamento nel blocco condizioni economiche, PDF brandizzato con il template dell'organizzazione.
• Rivendita prodotti: articoli da catalogo con prezzo e IVA; sconto cliente automatico se configurato sull'azienda.
• Proposta mista: mix prodotti + servizi + riga sconto percentuale (articolo generico %).
• Integrazione fiscale: sincronizzazione verso Fatture in Cloud per allineare clienti, catalogo e ordini verso la fattura elettronica.

La pagina Preventivi: da dove parti ogni giorno

Quando entri in Vendite → Preventivi ti trovi davanti la bacheca Kanban: una lavagna divisa in colonne, dove ogni colonna è una fase del processo commerciale (Bozza, Inviato, In revisione, Accettato, Rifiutato, Scaduto). Ogni preventivo è una card che sta nella colonna della sua fase. Il colpo d'occhio ti dice subito quante offerte stanno aspettando risposta, quante sono in negoziazione, quante sono chiuse.

Questa è la vista giusta per il lavoro quotidiano: apri Mokapen la mattina, guardi la colonna «Inviato» — quelle sono le offerte in sospeso, magari da sollecitare. Guardi «In revisione» — sono le trattative calde, quelle su cui il cliente sta lavorando. La colonna «Accettato» ti mostra le vittorie del periodo, con l'importo totale in cima alla colonna.

In alto trovi due strumenti che userai molto: il selettore pipeline (se hai processi commerciali diversi — es. B2B vs B2C — ognuno ha la sua pipeline con le sue fasi) e il pulsante Filtri. I filtri servono a restringere la vista: solo i preventivi di un certo cliente, oltre una certa cifra, di un certo commerciale, con una certa etichetta. Se applichi spesso la stessa combinazione (esempio: «solo miei, sopra i 10.000 €, degli ultimi 30 giorni»), la salvi come filtro salvato e la richiami con un clic ogni volta.

Quando devi avanzare una trattativa di fase, non serve aprire il preventivo: trascini la card dalla colonna «Inviato» a «In revisione» e lo stato si aggiorna. È il modo veloce di lavorare durante le riunioni commerciali: tutta la pipeline visibile, si sposta insieme cosa è successo nella settimana.

Il pulsante + Preventivo in alto a destra apre l'editor per creare una nuova offerta — vedi la sezione «Creare un preventivo» più avanti.

Pagine e visualizzazioni

La pagina Preventivi offre due modalità di visualizzazione degli stessi dati, pensate per momenti di lavoro diversi. Filtri e pipeline attiva restano gli stessi quando passi dall'una all'altra: se in Kanban stai guardando solo i preventivi del cliente Acme, in Lista trovi solo quelli, senza riapplicare nulla.

Vista Kanban (predefinita)

Una lavagna divisa in colonne, dove ogni colonna è una fase della pipeline (Bozza, Inviato, In revisione, Accettato, Rifiutato, Scaduto) e ogni preventivo è una card nella colonna della sua fase. Il colpo d'occhio ti dice subito quante offerte aspettano risposta, quante sono in negoziazione, quante sono chiuse — con l'importo totale in cima a ogni colonna. Per avanzare una trattativa trascini la card da una colonna all'altra: lo stato si aggiorna senza aprire il preventivo.

Vista Lista

Una tabella classica: una riga per preventivo, colonne configurabili (codice, cliente, importo, stato, responsabile, data, etichette e tutte le altre che ti servono). Ordini cliccando sull'intestazione — utile per trovare subito i preventivi di importo più alto o quelli in scadenza — e selezioni più righe con le checkbox per le azioni in massa: modificare il responsabile a 20 preventivi in un colpo solo, archiviarne un blocco a fine anno, esportare i dati in CSV per la contabilità.

Quale usare, come e quando

Regola empirica: Kanban per lavorare (avanzare le trattative, aprire, commentare, gestire la pipeline durante le riunioni commerciali), Lista per revisionare e correggere (rivedere numeri, ordinare per importo, modifiche massive, export, analisi). Passi dall'una all'altra con il selettore in alto a destra.

La scheda del preventivo

Quando clicchi su una card del Kanban (o su una riga della Lista), il preventivo si apre. Se hai un piano Premium puoi passare alla pagina intera con l'icona di espansione in alto — comoda quando lavori su offerte lunghe con molte righe articolo o testi di condizioni articolati.

In cima trovi il codice preventivo (es. #3-2026) e il titolo. Il codice è il numero progressivo che identifica l'offerta — vedi la sezione dedicata per capirne il funzionamento. Il titolo è la descrizione che dai tu, del tipo «Proposta manutenzione impianti 2026 — Cliente Acme»: serve a te per riconoscerlo velocemente, non compare come tale sul PDF.

Sotto il titolo c'è la barra azioni con le operazioni che fai più spesso. Da lì cambi lo stato pipeline (dropdown con tutte le fasi), imposti la privacy (chi può vederlo nell'organizzazione), aggiungi etichette per classificarlo, allegchi file, prendi appunti privati. C'è anche il pulsante Copia link per condividere internamente il riferimento al preventivo, e il menu Opzioni (tre puntini) con le azioni meno frequenti: Clona, Archivia, Elimina.

Il pulsante più importante della barra è + Crea e connetti: da qui crei al volo un task collegato («richiamare cliente venerdì»), un appuntamento («call di revisione»), un ordine (quando il cliente accetta), o qualsiasi altra entità di Mokapen. Il collegamento si stabilisce automaticamente — trovi tutto insieme nella scheda del preventivo e nella scheda del cliente.

Il resto della scheda è organizzato in blocchi che rappresentano il preventivo vero e proprio: destinatario, mittente, dati commerciali, articoli, totali, design del documento, condizioni economiche, connessioni e sincronizzazione con software esterni. Li vediamo uno per uno nelle sezioni seguenti.

Il codice preventivo: numerazione automatica (e come cambiarla)

Ogni preventivo ha un codice univoco che serve a due cose: identificarlo internamente (nel Kanban, negli elenchi, nelle connessioni) e comparire sul PDF che invii al cliente come «riferimento offerta».

Mokapen genera il codice automaticamente quando salvi un preventivo che non ne ha uno: prende il progressivo dell'anno corrente e ci attacca l'anno, nel formato NUMERO-ANNO. Il primo preventivo del 2026 sarà 1-2026, il secondo 2-2026, e così via. Ogni 1° gennaio il contatore riparte da 1.

Se cambi la data del preventivo mettendola nell'anno precedente (magari stai emettendo un preventivo retrodatato a fine dicembre per motivi contabili), il codice si rigenera coerente con l'anno della data: preventivo datato 2025 → codice N-2025.

Puoi anche impostare il codice manualmente: clic sul codice in intestazione, scrivi quello che vuoi, salvi. Utile in due casi tipici: stai importando preventivi da un sistema precedente e vuoi mantenere la numerazione storica; oppure il tuo commercialista o gestionale richiede una numerazione con prefissi/suffissi specifici (tipo PREV-2026-005). Mokapen accetta qualsiasi formato, ma tieni presente che i codici fuori dallo schema standard (NUMERO-ANNO puro) non vengono conteggiati per il progressivo automatico — quindi se inserisci a mano PREV-2026-005, il preventivo successivo generato automaticamente non diventerà PREV-2026-006 ma partirà dal prossimo numero libero nella sequenza automatica.

Attenzione ai duplicati: Mokapen non blocca la creazione di due preventivi con lo stesso codice se lo forzi tu manualmente. Se lavori in team, meglio lasciare la numerazione automatica e intervenire solo quando serve davvero.

Destinatario e mittente: chi compra e chi vende

Il preventivo ha due «facce» che compaiono in alto sul PDF: il mittente (tu, la tua organizzazione) e il destinatario (il cliente).

Il mittente si precompila dalle impostazioni della tua organizzazione: nome, indirizzo, P.IVA, email, logo. Non devi fare nulla: se hai configurato bene i dati dell'org, ogni preventivo li ha già. Puoi comunque modificarli sul singolo preventivo se serve un caso particolare (una filiale che emette con dati diversi).

Il destinatario è quello che imposti tu, e qui succede la magia se il cliente è già in rubrica. Selezionando un'azienda dal menu a tendina, Mokapen carica automaticamente nome, indirizzo, P.IVA, email principale e telefono nel blocco destinatario. Se poi colleghi anche un contatto specifico dell'azienda (il referente, il buyer, il tecnico), il suo nome e la sua email diventano il riferimento personale del preventivo — utile per l'invio email e per l'accettazione online, che userà proprio quell'indirizzo.

Se il cliente non esiste ancora in rubrica, digitandone il nome nel campo azienda Mokapen ti propone di crearlo al volo. In quel caso l'anagrafica si crea con i dati minimi che stai inserendo nel preventivo — la potrai completare più tardi dalla Rubrica.

Un dettaglio commerciale importante: se l'azienda cliente ha uno sconto dedicato configurato nella sua anagrafica (in Rubrica → Azienda → Sconto dedicato), quando la colleghi al preventivo lo sconto viene caricato automaticamente e applicato a tutte le righe. Non devi ricordartelo tu ogni volta — se «Cliente Beta ha sempre il 15%», Mokapen se lo ricorda per te.

Articoli: costruire l'offerta economica

Gli articoli sono il cuore del preventivo: le righe che descrivono al cliente cosa gli stai proponendo e quanto costa. Ogni riga ha un titolo, una quantità, un prezzo unitario, un'aliquota IVA e un totale. Tutto il resto — sconti, calcolo netto/lordo, margine, imposte — è calcolato in tempo reale mentre lavori.

Quando clicchi + Articolo ti si apre un modale con la prima scelta da fare: che tipo di riga vuoi aggiungere. Le opzioni sono cinque, e la differenza fra loro non è cosmetica — cambia proprio cosa la riga rappresenta nel preventivo.

I cinque tipi di articolo

Ogni riga può essere di uno di questi cinque tipi, e la scelta cambia proprio cosa la riga rappresenta nel preventivo:

• Servizio — pesca dal catalogo Servizi. Usalo quando stai proponendo qualcosa di intangibile (una consulenza, un canone, un intervento a giornata). Selezioni il servizio dal menu, e prezzo, IVA, codice e descrizione si precompilano dal catalogo. Puoi comunque modificarli sulla riga se per questo cliente specifico applichi un prezzo diverso: il catalogo resta invariato.
• Prodotto — funziona uguale al Servizio ma pesca dal catalogo Prodotti: hardware, materiali, licenze software, qualsiasi cosa tangibile o con SKU.
• Articolo generico — riga libera: nessun collegamento a catalogo, scrivi titolo, prezzo e quantità a mano. È perfetto per voci occasionali che non ha senso mettere a catalogo («Trasferta Milano», «Setup iniziale una tantum», «Personalizzazione grafica logo»).
• Articolo generico % — riga calcolata: inserisci una percentuale (positiva o negativa) e Mokapen calcola l'importo come percentuale del netto delle righe precedenti. Il caso d'uso classico è lo sconto sull'ordine («Sconto fedeltà −10%» dopo aver elencato tutti gli articoli) o una maggiorazione («Servizio urgente +15%»). Il numero si ricalcola in tempo reale se aggiungi una riga sopra o modifichi un prezzo.
• Articolo % solo testo — come il precedente ma senza importo calcolato: mostra solo l'etichetta sul documento. Serve quando vuoi comunicare al cliente qualcosa senza toccare i totali («Sconto già incluso nei prezzi», «IVA agevolata su alcune voci»).

Cosa scrivi in ogni riga

A prescindere dal tipo, ogni riga articolo ha gli stessi campi da compilare (con differenze piccole per il tipo %):

• Titolo e nota — quello che il cliente legge sul PDF. Il titolo è la voce principale («Manutenzione ordinaria server»), la nota è la descrizione sotto («Include due visite trimestrali, gestione tickets, aggiornamenti sicurezza»). Se hai selezionato da catalogo si precompila; se è generico lo scrivi tu.
• Quantità e prezzo unitario — fanno il totale riga. La quantità di default è 1, quindi per un servizio one-shot ti basta scrivere il prezzo. Per righe a consumo (ore, giornate, licenze) metti la quantità reale.
• Aliquota IVA — si sceglie dal menu tra quelle configurate nella tua organizzazione (Impostazioni → Vendite → Tasse). Se non hai ancora configurato le aliquote, Mokapen ti avvisa prima di lasciarti creare articoli. Il sistema propone di default l'aliquota del prodotto/servizio da catalogo, o quella standard del tuo Paese se è generico.
• Sconto riga — la percentuale di sconto sulla singola voce (0–100%): utile quando fai un prezzo speciale su un articolo specifico senza toccare gli altri. È diverso dallo sconto cliente e dallo sconto documento — vedi sotto.
• Costo unitario — campo interno, non visibile al cliente: serve per il calcolo di margine e markup. Se lo compili, il preventivo ti dirà quanto stai guadagnando su quella riga. Non è obbligatorio, ma se lavori con margini stretti o vuoi capire la redditività delle offerte, vale la pena inserirlo almeno sulle voci principali.

Prezzi netti o lordi: cosa scegliere

Sopra la lista degli articoli c'è un interruttore «Usa prezzi lordi». Non è un dettaglio tecnico: cambia proprio cosa significa il numero che scrivi nel campo prezzo.

• Prezzi netti (default) — inserisci il prezzo senza IVA. Se scrivi 100 € su una riga con IVA 22%, il cliente vedrà 100 € netto + 22 € IVA = 122 € totale. È il comportamento standard per il B2B: il tuo interlocutore ragiona in netto perché l'IVA la scarica.
• Prezzi lordi — inserisci il prezzo comprensivo di IVA. Se scrivi 122 € su una riga con IVA 22%, Mokapen scorpora: 100 € netto, 22 € IVA. È il comportamento naturale per il B2C, il cliente privato vuole sapere quanto paga alla cassa, non gli interessa lo scorporo.

L'interruttore si applica a tutto il preventivo: non puoi avere alcune righe in netto e altre in lordo. Scegli in base al cliente: se è un'azienda, quasi sempre netto; se è un consumatore finale, quasi sempre lordo.

Sconti: come si combinano i tre livelli

Il sistema sconti di Mokapen è potente ma va capito perché lavora su tre livelli sovrapposti che si applicano in cascata (non si sommano). Ti spiego l'ordine con un esempio concreto.

Immagina di preparare un preventivo da 1.000 € netti (una sola riga) per un cliente che ha il 10% di sconto dedicato in anagrafica, applichi il 5% di sconto sulla riga e in fondo aggiungi uno sconto documento del 3% per chiudere la trattativa. Il calcolo procede così:

1. Si parte da 1.000 €.
2. Si applica il 10% di sconto cliente (dall'anagrafica azienda) → 900 €.
3. Si applica il 5% di sconto riga → 855 €.
4. Si applica il 3% di sconto manuale documento → 829,35 €.
5. Sull'importo finale si calcola l'IVA.

I tre sconti non fanno un 18% totale: applicati a cascata danno un risultato matematicamente diverso e importi diversi.

Nella pratica userai raramente tutti e tre insieme. Il pattern comune è:

• Sconto cliente — automatico per fidelizzare, si imposta una volta sull'anagrafica azienda e si applica a tutte le sue offerte.
• Sconto riga — tattico su singole voci, quando fai un prezzo speciale su un articolo senza toccare gli altri.
• Sconto manuale documento — la «leva finale» per chiudere una trattativa negoziata all'ultimo giro.

Il blocco totali nel preventivo mostra ogni livello separatamente, così sai sempre cosa hai applicato e perché. Lo sconto manuale documento si abilita dal pannello «Aggiungi sconto» che compare sotto gli articoli: fino a che non lo attivi, il preventivo lavora solo con sconti cliente e sconti riga.

Riordinare, modificare, eliminare righe

Le righe si trascinano per riordinarle: l'ordine che vedi sullo schermo è l'ordine che vedrà il cliente sul PDF. Metti prima le voci principali, poi gli accessori, poi eventuali sconti percentuali — così l'offerta si legge bene.

Per modificare una riga clicchi sull'icona modifica: si riapre lo stesso modale della creazione. Per eliminarla, l'icona cestino. Mokapen non chiede conferma sull'eliminazione riga (ricrearla richiede pochi secondi), ma se stai lavorando su un preventivo importante conviene salvare periodicamente.

Totali: cosa vede il cliente e cosa vedi solo tu

Il blocco totali in fondo alla scheda articoli riporta tutta la matematica del preventivo. Le voci visibili al cliente sul PDF sono:

• Totale netto — somma degli imponibili delle righe.
• Sconti applicati — uno per uno se ce ne sono di tipi diversi.
• Imposte — separate per aliquota IVA.
• Totale lordo — la cifra finale che il cliente vede.

Ci sono poi tre voci che vedi solo tu internamente e non finiscono mai sul PDF. Compaiono solo se hai compilato il costo unitario sulle righe:

• Margine — differenza tra prezzo netto e costo totale.
• Margine % — margine rapportato al prezzo di vendita.
• Markup % — margine rapportato al costo.

Sono le tue metriche interne di redditività, utili per decidere se puoi permetterti di scendere ancora sul prezzo per chiudere.

Il design del documento: modelli PDF e come personalizzarli

Il PDF che il cliente riceve non lo compone Mokapen ex-novo ogni volta: parte da un modello che definisce l'impaginazione, i colori, la posizione del logo, la struttura della tabella articoli, dove va la firma. Nella scheda preventivo trovi il blocco Design con un menu a tendina per scegliere quale modello usare.

I modelli di sistema (pronti all'uso)

Mokapen include quattro modelli predefiniti — Standard 1, Standard 2, Standard 3, Standard 4 — con impaginazioni diverse. Cambiano dove va il logo (in alto a sinistra, centrato, a destra), lo stile della tabella articoli (con o senza righe alternate, con bordi o solo separatori), la disposizione dei blocchi mittente/destinatario, la posizione del blocco firma. Sono già configurati e usano automaticamente i dati della tua organizzazione (logo, colori, dati fiscali).

Se stai iniziando e non hai tempo di personalizzare, prova i quattro modelli standard con lo stesso preventivo (basta cambiare il modello e cliccare Anteprima) e scegli quello che ti convince di più. Molti utenti restano sui modelli standard per anni senza problemi.

I modelli personalizzati della tua organizzazione

Se hai esigenze specifiche — colori aziendali precisi, un layout richiesto dal tuo settore, blocchi aggiuntivi come termini di garanzia o firma digitale — puoi creare modelli personalizzati nell'area Modelli dell'organizzazione (menu laterale). Ogni modello è di un tipo specifico (Preventivo, Ordine, Fattura...) e definisce la struttura del documento con blocchi personalizzabili.

Un modello personalizzato ti permette di:

• Definire quali blocchi mostrare e la loro posizione (intestazione, mittente, destinatario, tabella articoli, condizioni, firma, note legali).
• Impostare colori, font e stile della tabella per allinearsi al brand.
• Precaricare testo standard nelle condizioni economiche: quando crei un nuovo preventivo con quel modello, il testo delle condizioni si compila automaticamente con la clausolazione che hai preparato (validità, tempi di pagamento, riferimenti normativi).

Nell'elenco modelli della tua organizzazione puoi marcare un modello come predefinito: verrà proposto in automatico su tutti i nuovi preventivi. Utile quando tutto il team commerciale deve usare lo stesso layout senza doverci pensare.

Se cambi il modello di un preventivo esistente (ad esempio perché quel cliente richiede un layout diverso) e salvi, l'anteprima e il download useranno il nuovo design — senza toccare articoli, prezzi o condizioni che avevi già scritto.

Condizioni economiche: il testo libero del preventivo

Nel blocco Documento trovi l'editor delle condizioni economiche: un area di testo ricco (bold, italic, elenchi, link, tabelle) dove scrivi tutto quello che sta intorno agli articoli e ai numeri. Termini di pagamento («30 giorni data fattura»), validità dell'offerta («valida fino al 31/03/2026»), clausole di riservatezza, tempi di consegna, garanzie, penali, riferimenti normativi.

Se hai impostato un modello con condizioni precaricate, l'editor si compila da solo alla creazione del preventivo — modifichi solo quello che serve per il caso specifico. Se il modello non ha condizioni precaricate, parti da vuoto e scrivi liberamente.

Il testo delle condizioni compare nel PDF sotto la tabella articoli, prima del blocco firma. Non è indicizzato né analizzato da Mokapen: è puro contenuto documentale, la formattazione che vedi nell'editor è quella che vede il cliente.

Anteprima, download e invio al cliente

Quando il preventivo è pronto — articoli inseriti, condizioni scritte, cliente collegato — è il momento di consegnarlo al cliente. Mokapen ti dà tre strade, dalla più semplice alla più professionale.

Anteprima: controllare prima di inviare

Il pulsante Anteprima in alto a destra della scheda ti mostra il PDF esattamente come lo vedrà il cliente, direttamente nel browser in formato A4. Non genera un file da scaricare: è un rendering al volo del documento con dati e template correnti.

Usalo sempre prima di inviare. Ti fa scoprire in due secondi le cose che sfuggono guardando la scheda: un titolo articolo tagliato perché troppo lungo, una nota che va a capo male, il logo posizionato in un modo che non ti piace con questo modello, un'aliquota IVA sbagliata su una riga. Modifichi, salvi, apri di nuovo anteprima — iteri fino a che sei soddisfatto.

Un dettaglio importante: l'anteprima riflette lo stato salvato del preventivo. Se hai appena modificato articoli o condizioni e non hai salvato, l'anteprima potrebbe non mostrare le ultime modifiche. Salva e riprova.

Download: PDF o Word

Il pulsante Download apre un menu con due opzioni: PDF e Word (docx). Il PDF è il formato di consegna standard — non modificabile dal cliente, professionale, universale. Il nome file si compone automaticamente come NomeMittente - CodicePreventivo.pdf (esempio: «Acme Srl - 3-2026.pdf»), così quando il cliente lo salva sul suo computer lo trova già identificato.

Il Word serve per due casi specifici: quando devi personalizzare manualmente il documento prima di inviarlo (aggiungere un paragrafo su misura che non vuoi mettere nel sistema), o quando il cliente ti chiede il formato editabile perché a sua volta lo integra in un documento più grande. Attenzione: il Word esportato è una foto del preventivo — modifiche fatte lì non tornano in Mokapen.

Invio email: consegnare direttamente dal preventivo

Il pulsante Invia email apre un modale che ti permette di mandare il preventivo al cliente senza uscire da Mokapen, con il PDF allegato e opzionalmente il link di accettazione online.

Il destinatario si precompila con l'email del contatto o dell'azienda collegati. Puoi aggiungere più destinatari separandoli con punto e virgola — utile quando l'interlocutore vuole mettere in copia il responsabile acquisti o il commercialista. Il campo Da propone gli indirizzi email che hai configurato come connessioni SMTP nell'organizzazione: se non ne hai, Mokapen usa il suo indirizzo di sistema (l'email arriva comunque, ma parte da un indirizzo generico). Per apparire professionale conviene collegare almeno un indirizzo aziendale (info@, commerciale@, il tuo personale) nella sezione connessioni email.

L'oggetto si precompila con «Preventivo {codice}» — modificalo se preferisci qualcosa di più specifico («La nostra proposta per la manutenzione 2026»). Il corpo è già impostato con un saluto standard, ma puoi riscriverlo completamente: la tua ultima nota commerciale, un riferimento a una conversazione, i prossimi passi.

Sotto trovi due opzioni importanti:

• Allega documento PDF (attivo di default) — genera il PDF del preventivo e lo attacca all'email, così il cliente ha una copia sempre, anche se non clicca sul link.
• Ricevi copia BCC — ti manda una copia nascosta dell'email al tuo indirizzo, utile per avere traccia di cosa hai inviato esattamente e quando.

Dopo l'invio, l'evento viene registrato nella timeline del preventivo (data, ora, destinatari): anche se torni sul preventivo fra tre settimane, sai esattamente quando l'hai spedito.

Accettazione online con OTP: farsi dire di sì in modo sicuro

Il tallone d'Achille classico dei preventivi è l'accettazione. Il cliente ti scrive «ok procedi», e tu ti ritrovi con un'email generica in casella che non ha valore contrattuale, che magari perdi, che non sai bene se copre tutte le voci dell'offerta. Poi litighi su chi ha detto cosa.

Mokapen risolve questo problema con l'accettazione online tramite OTP: il cliente riceve un link, apre il preventivo su una pagina web, riceve un codice di verifica via email (perché stiamo certi che sia lui e non qualcun altro), e conferma l'accettazione con un clic. Tutto viene tracciato nel preventivo: data, ora, indirizzo IP, quali righe ha accettato.

Come attivi l'accettazione al momento dell'invio

Nel modale di invio email, sotto le opzioni PDF e BCC, trovi il blocco «Link pubblico con accettazione». Se il destinatario ha un'email valida sul preventivo, il sistema propone automaticamente di attivarlo. Hai due interruttori:

• Richiedi accettazione — se attivo, nell'email che il cliente riceve compare un link che porta a una pagina pubblica del preventivo dove può cliccare «Accetta questa offerta». Se non lo attivi, il link porta solo a una pagina di visualizzazione (il cliente vede l'offerta e scarica il PDF, senza pulsante di accettazione).
• Accettazione parziale — se attivo, il cliente sulla pagina pubblica vede una checkbox su ogni riga articolo e può scegliere di accettare solo alcune voci. Usalo quando l'offerta è modulare («vorrei solo la manutenzione, non l'estensione garanzia»). Se lo lasci disattivo, il cliente può solo accettare tutto o niente — che spesso è meglio, perché fa una scelta netta e non ti costringe a riformulare l'offerta per le voci non accettate.

Cosa vive il tuo cliente dall'altra parte

È utile sapere cosa succede lato cliente, perché è la parte del processo che non vedi ma da cui dipende il tasso di accettazione.

Il cliente riceve la tua email con il PDF allegato e un link. Clicca sul link, e si apre una pagina web pubblica con il preventivo mostrato in formato A4, esattamente come nel PDF. C'è un pulsante per scaricare il PDF (per archiviarlo) e, se hai attivato l'accettazione, un pulsante «Accetta questa offerta» in evidenza.

Quando il cliente clicca «Accetta», Mokapen gli invia un codice a sei cifre alla stessa email dove ha ricevuto il link (l'email che tu hai messo come destinatario del preventivo). Il cliente controlla la casella, prende il codice, lo inserisce nella pagina — e a quel punto la conferma è verificata. Il codice ha validità di un'ora, poi scade e va richiesto di nuovo.

Se hai attivato l'accettazione parziale, dopo la verifica del codice il cliente vede la lista degli articoli con una checkbox su ognuno: sceglie cosa accettare e conferma. Le righe percentuali (sconti/maggiorazioni automatiche) vengono saltate, sarebbe strano farle accettare una per una.

Il vantaggio grosso di questo flusso è che non richiede al cliente di registrarsi su Mokapen. È veloce, funziona da smartphone, e la verifica OTP dà valore giuridico all'accettazione (è come una firma elettronica leggera).

Cosa succede in Mokapen quando il cliente accetta

L'accettazione non è un evento che passa inosservato: cambia lo stato del preventivo e lo storicizza in modo tracciabile.

Sulle righe accettate compare un'icona verde di conferma con la data di accettazione. Nella timeline del preventivo appare un evento «Accettato dal cliente» con l'email del cliente che ha confermato e l'indirizzo IP da cui è arrivata la richiesta. Se hai lasciato attiva l'automazione predefinita (Impostazioni pipeline), lo stato del preventivo passa automaticamente ad «Accettato» — la card si sposta nella colonna finale del Kanban.

Se hai anche l'automazione «Crea ordine alla chiusura» attiva (default sì), Mokapen ti propone di generare subito l'ordine collegato con gli stessi articoli, cliente e importi. Un clic, e il preventivo diventa un ordine pronto per l'evasione o per la sincronizzazione col gestionale di fatturazione.

Casi limite da conoscere

• Preventivo senza email destinatario — l'accettazione online non è disponibile perché Mokapen non ha dove mandare il codice OTP. Il link pubblico funziona comunque in sola visualizzazione: utile per condividere il PDF su altri canali (WhatsApp, chat, portale clienti), ma senza il flusso di conferma formale.
• Codice OTP scaduto o smarrito — il cliente può richiederne uno nuovo dalla pagina pubblica cliccando di nuovo «Invia codice». I codici precedenti vengono revocati automaticamente.
• Accettazione avvenuta fuori Mokapen — se il cliente ha firmato un cartaceo o ha risposto via email con parole chiare, puoi marcare a mano le righe come accettate dal modale di modifica riga articolo, spuntando «Accettato dal cliente». È meno tracciabile della via OTP ma copre i casi in cui il cliente proprio non vuole usare il link online.

Creare un preventivo

Ci sono due modi per iniziare, e la scelta cambia quanto lavoro devi fare.

• Modo diretto — dalla pagina Preventivi clicchi + Preventivo in alto a destra e ti si apre un editor a pagina intera. Va bene quando il cliente non è ancora legato a un'opportunità o a un contatto in rubrica (magari è una richiesta arrivata da un contatto occasionale). Fai tutto da lì: crei l'anagrafica del cliente digitandone il nome, imposti articoli, condizioni, salvi.
• Modo contestuale (consigliato) — apri la scheda dell'opportunità, del contatto o dell'azienda su cui stai lavorando, e usi + Crea e connetti → Preventivo. Il preventivo nasce già collegato al record di partenza, con destinatario, contatto e — se presenti — sconto dedicato compilati automaticamente. Pochi campi da toccare, connessione automatica, storico coerente sulla scheda cliente.

In entrambi i modi la sequenza operativa è la stessa:

1. Dai un titolo chiaro. Chi lo aprirà fra due mesi deve capire di cosa parla senza doverlo aprire: «Proposta manutenzione 2026 — Acme Srl» è meglio di «Preventivo Acme».
2. Verifica destinatario e mittente.
3. Scegli il modello di documento, o lascia quello predefinito dell'organizzazione.
4. Aggiungi gli articoli uno alla volta: prima le voci principali dell'offerta, poi eventuali accessori, poi sconti percentuali se ce ne sono.
5. Scrivi le condizioni economiche, o correggi il testo precaricato dal modello.
6. Imposta responsabile, data e probabilità di chiusura se hai un'idea.
7. Salva. Mokapen assegna il codice progressivo se non lo hai messo tu, calcola i totali definitivi e il preventivo è pronto per essere spedito.

Clicca Anteprima per l'ultima verifica, poi Invia email o Download PDF a seconda di come vuoi consegnarlo.

Non serve che tutti i campi siano perfetti al primo salvataggio: la scheda si aggiorna in tempo reale, puoi tornare in ogni momento a modificare articoli, prezzi, testi. Solo l'invio è definitivo, nel senso che il cliente ha in mano una versione — se cambi qualcosa dopo dovrai rimandare.

Modificare un preventivo

Le modifiche di un preventivo si fanno in tre modi diversi, a seconda di cosa devi cambiare e su quanti record.

Modifica diretta nella scheda

Apri la scheda del preventivo (dal Kanban o dalla Lista) e modifichi direttamente dove serve: clicchi sul titolo per rinominarlo, sull'icona matita accanto ai campi per correggerli, aggiungi/togli righe articolo, riscrivi condizioni. Nella scheda laterale i campi si salvano automaticamente uno per volta appena esci dal focus. Nella pagina intera devi cliccare Salva quando hai finito il blocco su cui stavi lavorando.

Un'attenzione: se modifichi articoli o testi delle condizioni, ricordati di salvare prima di generare anteprima o inviare — altrimenti il PDF che parte è ancora la versione precedente.

Avanzare lo stato dal Kanban

Se l'unica cosa che vuoi cambiare è la fase del preventivo (perché il cliente ha risposto, l'hai spedito, hai fatto la call di revisione), non aprire nemmeno la scheda: trascina la card nel Kanban da una colonna all'altra. Lo stato si aggiorna in un istante. È il modo più efficiente per gestire la pipeline durante riunioni commerciali o al mattino quando fai il giro delle trattative aperte.

Una restrizione da conoscere: gli stati «terminali» — quelli al 100% (tipo Accettato) o allo 0% (Rifiutato, Scaduto) — possono essere modificati verso altri stati solo dagli utenti con ruolo di membro dell'organizzazione. È una protezione per evitare che collaboratori esterni «riaprano» trattative già chiuse.

Modifica massiva dalla vista Lista

Quando devi cambiare qualcosa su tanti preventivi insieme — riassegnare tutti quelli di un commerciale che ha lasciato l'azienda, aggiungere un'etichetta a un blocco di offerte estive, spostare stato a un batch — passa alla vista Lista, filtra per trovare i preventivi giusti, seleziona con le checkbox, e clicca Modifica nella barra azioni che compare in alto.

Il modale di modifica massiva ti mostra solo i campi che ha senso modificare in bulk: responsabile, stato, etichette, campi personalizzati semplici. Non puoi modificare in massa articoli o testi — quelli sono per definizione specifici del singolo preventivo. Conferma, e la modifica si applica a tutte le selezioni.

Le altre azioni bulk disponibili nella stessa barra sono Clona, Archivia ed Elimina — vedi le sezioni dedicate.

Clonare un preventivo

Se hai un'offerta tipo che riproponi spesso — la stessa struttura di articoli con piccole variazioni per cliente diverso — non ricrearla da zero ogni volta: clonala. Il preventivo clonato mantiene tutti gli articoli, le condizioni, il modello e gli allegati selezionati; tu cambi il cliente destinatario e adegui i prezzi se serve.

Clonazione singola

1. Apri la scheda → Opzioni (tre puntini) → Clona.
2. Nel modale scegli con le checkbox cosa portare nella copia: articoli (sempre), e opzionalmente allegati, connessioni, commenti, storico timeline. Se lavori su più organizzazioni con lo stesso account, puoi clonare il preventivo in un'altra organizzazione.
3. Conferma.

Mokapen crea il nuovo preventivo con un suffisso nel titolo per distinguerlo dall'originale. Riceve un codice nuovo (progressivo dell'anno corrente) e non è collegato al cliente originale — imposti tu il destinatario giusto. L'originale resta invariato: la clonazione è una copia, non uno spostamento.

Clonazione multipla

1. Vista Lista → seleziona con le checkbox → Clona nella barra bulk → scegli le opzioni una volta sola per tutti → conferma.

Archiviare un preventivo

Il preventivo non è come un task che si «completa» e sparisce. Anche quando la trattativa è finita — vinta, persa, scaduta — il record resta utile: è storia commerciale del cliente, e va bene ritrovarlo nelle connessioni della sua scheda, nei report dell'anno, nelle analisi delle offerte precedenti. L'archivio serve proprio a questo: sposta il preventivo fuori dalle viste attive (Kanban e Lista non lo mostrano più) ma lo conserva integralmente. Continua a comparire nella scheda del cliente collegato e nei report storici, e lo consulti in ogni momento da Preventivi → Azioni → Archivio preventivi.

Archiviazione singola

1. Apri la scheda → Opzioni → Archivia.
2. Conferma nel modale.

Per riaprirlo (il cliente ti richiama dopo mesi e vuoi ripartire da lì): lo trovi in archivio, apri la scheda, Opzioni → Ripristina, e torna nel Kanban attivo nello stato in cui era prima dell'archiviazione.

Archiviazione multipla

1. Vista Lista → seleziona → Archivia nella barra bulk → conferma.

Quando archiviare e quando eliminare? La regola pratica: archivia se il preventivo è successo davvero (l'hai inviato, ci sono state discussioni, ha valore storico), elimina se è un errore (creato per sbaglio, duplicato, test). Non conviene archiviare per «pulizia»: il Kanban con i filtri ti dà già tutta la pulizia che serve, e i preventivi vecchi ma buoni sono valore aggiunto sulla scheda cliente.

Eliminare un preventivo

Elimina preventivi creati per errore o duplicati di test. Preferisci Archivia se l'offerta ha storico utile (inviata, accettata, connessioni con cliente o opportunità) e non vuoi perderne traccia sul contatto o sull'azienda.

Eliminazione singola

1. Apri la scheda → Opzioni (tre puntini) → Elimina (voce rossa).
2. Conferma nel modale.

Con Premium avanzato il preventivo va nel cestino (pagina Preventivi → Azioni → Cestino preventivi). Da lì puoi Ripristinare o Eliminare definitivamente. Se apri un preventivo già nel cestino, compare il banner Ripristina / Elimina definitivamente.

Su piano Free (senza Premium avanzato) l'eliminazione è in genere definitiva subito dopo la conferma, senza cestino — verifica i permessi della tua organizzazione.

Eliminazione multipla

1. Vista Lista → seleziona → Elimina (pulsante rosso) → conferma.

Trasformare il preventivo in ordine

Il preventivo è la proposta, l'ordine è la conferma esecutiva: rappresenta l'impegno del cliente ad acquistare e — a valle — è il punto da cui parte la fatturazione. Nel flusso Mokapen il passaggio da preventivo a ordine è naturale e in molti casi automatico.

Ci sono tre modi per trasformare un preventivo in ordine, in ordine di praticità:

• Automatismo alla chiusura (consigliato) — se hai lasciato attiva l'automazione predefinita di pipeline («Crea ordine alla chiusura» in Impostazioni → Vendite → Preventivi), quando sposti il preventivo in uno stato al 100% (es. Accettato), Mokapen ti apre al volo un modale che propone di creare l'ordine collegato con gli stessi articoli, cliente, importi e condizioni. Confermi e in due secondi hai un ordine pronto con un suo codice progressivo, collegato al preventivo di origine.
• Innescato dall'accettazione online — se il cliente accetta tramite OTP dal link pubblico, il preventivo passa automaticamente ad Accettato e scatta la stessa proposta di ordine. Zero azioni manuali da parte tua, se non confermare il modale.
• Manuale — dal preventivo, pulsante + Crea e connetti → Ordine. Usalo quando l'automatismo non scatta (es. hai chiuso lo stato prima che l'automazione fosse attivata) o quando vuoi creare un ordine parziale rispetto al preventivo.

In tutti i casi il preventivo originale resta nel sistema (non viene cancellato o spostato) ed è collegato all'ordine tramite la scheda Connessioni: da uno vedi l'altro. Questo è importante per lo storico — la scheda del cliente ti mostrerà «offerta inviata a marzo, accettata ad aprile, ordine emesso ad aprile» senza che tu abbia dovuto scrivere niente a mano. Per i dettagli sulla gestione ordini vedi la guida Ordini.

Pipeline e stati: modellare il tuo processo commerciale

La pipeline è il percorso che un preventivo fa dall'inizio alla fine — le fasi (o stati) che attraversa, ognuna con un significato preciso nella tua vendita. Mokapen ne include una predefinita che va bene per il 90% dei casi, ma se hai processi particolari puoi personalizzarla o crearne di più di una.

La pipeline predefinita

Fuori dal box, i preventivi hanno una pipeline unica con sei stati che coprono il ciclo di vita commerciale tipico:

• Bozza (10%) — il preventivo è in preparazione, ancora interno, non è stato inviato al cliente.
• Inviato (20%) — l'hai spedito, ora aspetti.
• In revisione (60%) — il cliente ha risposto, sta valutando, magari sta discutendo modifiche.
• Accettato (100%) — la trattativa è vinta.
• Rifiutato (0%) — la trattativa è persa.
• Scaduto (0%) — l'offerta è finita senza risposta oltre la validità.

Le percentuali accanto a ogni stato — quello che chiamiamo «progresso» — non sono decorative: influenzano la barra di avanzamento sulle card del Kanban e determinano quali stati sono considerati «vinti» (100%) o «persi/chiusi» (0%). Le automazioni di Mokapen si agganciano a questi valori: quando un preventivo va al 100%, scatta la proposta di ordine.

Personalizzare gli stati

Se il processo standard non ti si addice — magari lavori su gare pubbliche con fasi tipo «Manifestazione interesse → Documentazione → Aggiudicazione», o gestisci progetti con una fase «Approvato tecnico» prima dell'accettazione commerciale — puoi modificare gli stati in Impostazioni → Vendite → Preventivi → Pipeline e stati.

Lì aggiungi nuovi stati, ne rinomini di esistenti, li riordini (l'ordine determina la sequenza delle colonne nel Kanban), e imposti per ognuno il valore di progresso (0–100%). Consiglio pratico: usa il progresso in modo coerente — 100% solo per stati che rappresentano una vittoria certa, 0% solo per stati di chiusura definitiva. Gli stati intermedi (20%, 50%, 80%) devono raccontare quanto sei «vicino» alla vittoria in modo verosimile — così i report forecast (importo × probabilità) ti danno numeri realistici.

Pipeline multiple per processi diversi

Se hai canali di vendita diversi con logiche di trattativa diverse — B2B lungo con più fasi, B2C rapido con poche fasi, gare d'appalto con burocrazia specifica — puoi creare pipeline separate, ognuna con i propri stati. Nella pagina Kanban il menu pipeline in alto ti fa scegliere quale stai guardando; puoi passarci in mezzo con un clic.

Per creare una nuova pipeline vai in Impostazioni → Vendite → Preventivi → Pipeline e stati, oppure direttamente dal menu pipeline nel Kanban (dove trovi «Nuova pipeline»). Le pipeline si possono restringere a team specifici dell'organizzazione: solo il team commerciale «Enterprise» vede la pipeline «Grandi clienti», il team «SMB» vede la sua. Utile per organizzazioni grandi con reparti separati.

Automazioni pipeline

Nelle impostazioni pipeline trovi due automazioni che vale la pena conoscere perché cambiano il modo in cui i preventivi si comportano automaticamente:

• Crea ordine alla chiusura (attiva di default) — quando un preventivo raggiunge uno stato al 100%, Mokapen ti propone di generare subito l'ordine collegato. Ne abbiamo parlato nella sezione «Trasformare il preventivo in ordine». Se non la usi (perché gli ordini li gestisci nel gestionale esterno), la puoi disattivare.
• Sposta stato dopo accettazione cliente (attiva di default) — quando un cliente accetta un preventivo dal link pubblico via OTP, Mokapen lo sposta automaticamente allo stato «vinto» che tu configuri. Di default va al primo stato al 100% che trova (Accettato), ma puoi indicare uno stato diverso, utile se hai uno step intermedio del tipo «Accettato in attesa contratto» prima dello stato finale.

Sincronizzazione con software di fatturazione

Mokapen è un CRM e uno strumento di offerta commerciale, non un software di fatturazione: la fattura elettronica, i registri IVA, il libro giornale li fa il tuo gestionale (Fatture in Cloud, il tuo commercialista con il suo software, o un ERP dedicato). Perché non ti obblighi a inserire i dati due volte, esiste il tab Sincronizzazione nella scheda preventivo e nel modulo Integrazioni dell'organizzazione.

L'integrazione più matura è con Fatture in Cloud: dettagli completi nella guida dedicata Fatture in Cloud. In sintesi, se colleghi il tuo account FIC a Mokapen, le anagrafiche clienti, i prodotti a catalogo, i servizi, e gli ordini (con le loro righe articolo) fluiscono da Mokapen a Fatture in Cloud — dove poi diventano fatture elettroniche. La direzione è configurabile: puoi decidere di far viaggiare i dati solo in una direzione, o in entrambe.

Nel singolo preventivo, il tab Sincronizzazione ti mostra lo stato del record rispetto all'integrazione: se è sincronizzato, quando l'ultima operazione è andata a buon fine, se ci sono stati errori. Se il preventivo è stato trasformato in ordine, la sincronizzazione riguarda soprattutto l'ordine — è a quel punto che il dato serve al ciclo fiscale.

Le anagrafiche cliente vengono confrontate tra i due sistemi usando P.IVA e codice fiscale come chiavi anti-duplicato, così se hai «Cliente Beta» già presente in Fatture in Cloud e in Mokapen crei un preventivo per lo stesso cliente, il sistema riconosce che è lo stesso record senza duplicare l'anagrafica.

Sezioni collegate

Il preventivo non vive isolato: ci sono altre aree di Mokapen che gli girano intorno e che vale la pena conoscere per sfruttarlo davvero.

• Connessioni — collegano il preventivo a opportunità, ordini, task di follow-up, ticket di supporto, altri preventivi correlati. Ogni connessione è bidirezionale (dal preventivo vedi il task, dal task vedi il preventivo). Quando fra sei mesi apri la scheda del cliente, ricostruisci in un colpo d'occhio tutto quello che è successo.
• Allegati — attacchi al preventivo capitolati, specifiche tecniche, bozze di contratto, screenshot che il cliente ti ha mandato. Restano sulla scheda del preventivo e sono ritrovabili cercando fra i file dell'organizzazione.
• Aggiornamenti — la timeline (o activity log) è lo storico completo di tutto quello che è successo al preventivo: quando è stato creato, chi ha modificato cosa e quando, ogni email inviata (con i destinatari), ogni accettazione del cliente (con IP e data). È forensicamente utile: se c'è una discussione su «cosa avevamo detto», la timeline ti dà la risposta con dati.
• Etichette — classificazione libera per filtrare e cercare velocemente: «Enterprise», «Rinnovo», «Da rilanciare», «Complesso», qualsiasi tassonomia abbia senso per te. I filtri della pagina Preventivi lavorano molto bene con le etichette.

Impostazioni Preventivi

Le impostazioni sono accessibili ad admin e owner dell'organizzazione, e vivono in Impostazioni → Vendite → Preventivi. Sono tre aree principali:

• Pipeline e stati — di cui abbiamo già parlato: definisci fasi, progresso, automazioni.
• Configurazione dei campi — quali campi mostrare nella scheda preventivo, in che ordine, quali sono obbligatori. Puoi anche aggiungere campi personalizzati (numeri, testi, date, liste) per catturare informazioni specifiche del tuo business: un «CIG» per le gare pubbliche, un «codice progetto interno», una data di installazione prevista. Compaiono in scheda, nelle colonne della vista Lista (se li aggiungi) e nei filtri.
• Configurazione delle colonne lista — quali informazioni vedere nella vista Lista e in che ordine. Puoi modificarle al volo dalla vista Lista con Azioni → Modifica colonne, senza andare nelle impostazioni.

Fuori dall'area preventivi ma importanti per farla funzionare bene ci sono altre due configurazioni:

• Aliquote fiscali (Impostazioni → Vendite → Tasse) — se non ne hai configurata almeno una, gli articoli non si possono creare.
• Modelli documento (menu Modelli dell'organizzazione) — dove personalizzi i template PDF di cui abbiamo parlato nella sezione «Design del documento».

Report Preventivi

Il Kanban e la Lista servono per lavorare sui singoli preventivi; per capire l'andamento complessivo — quanti preventivi hai fatto nel trimestre, chi è il commerciale più performante, quali prodotti finiscono più spesso in offerta, qual è il tasso di conversione preventivo→ordine — esistono i report dedicati, accessibili dalla pagina Report Preventivi (richiede piano Premium).

I report disponibili coprono le viste analitiche più utili in un ciclo commerciale:

• Distribuzione per stato — quanti preventivi sono in ogni fase della pipeline: fondamentale per capire se ci sono colli di bottiglia.
• Distribuzione per pipeline — se ne usi più di una, vedi come si distribuisce il lavoro fra canali.
• Performance per responsabile — numero di preventivi e volume economico per commerciale.
• Articoli più quotati — quali prodotti/servizi finiscono più spesso nelle offerte. È una miniera per capire cosa il mercato ti chiede davvero.
• Preventivi per cliente — chi hai coperto e per quanto valore.
• Volumi economici per periodo — trend mensile, trimestrale, annuale.
• Margine e markup — redditività delle offerte. Funziona solo se hai compilato i costi unitari sulle righe articolo: senza costi, il report resta vuoto.

Come per tutto Mokapen, i report rispettano i permessi dell'organizzazione: ogni utente vede solo i record a cui ha accesso in base al suo ruolo. Un commerciale non vede automaticamente i preventivi dei colleghi salvo che i permessi lo consentano — utile per team con dinamiche competitive interne o dati sensibili.