La Guida di Mokapen

Importa / Esporta

La sezione Importa / Esporta ti permette di portare i tuoi dati dentro Mokapen partendo da un file Excel o CSV (importazione) e di scaricare i dati dell'organizzazione in un file Excel (esportazione). È la strada più rapida per popolare il CRM quando parti da rubriche, listini o anagrafiche già esistenti, oppure per fare backup e analisi fuori piattaforma.

La trovi dal menu dell'organizzazione → Importa/Esporta. L'importazione guidata è a passi (scegli cosa importare, carichi il file, associ le colonne, avvii) e lavora in background: puoi seguire l'avanzamento e consultare lo storico delle importazioni fatte.

Panoramica

Due funzioni distinte, spesso usate insieme:

• Importa — carichi un file (Excel o CSV) e Mokapen crea (o aggiorna) le schede corrispondenti. Puoi importare Progetti, Task, Contatti, Aziende, Prodotti e Servizi.
• Esporta — scarichi i tuoi dati in un file Excel (.xlsx). L'esportazione copre più tipi di scheda rispetto all'import: oltre a quelli sopra, anche Opportunità, Preventivi, Ordini, Ticket, Appuntamenti e Prenotazioni.

L'importazione è un percorso guidato in quattro schermate: (1) scegli il tipo di scheda, (2) carichi il file, (3) associ le colonne del file ai campi del CRM impostando privacy e duplicati, (4) segui avanzamento e risultato. Non esiste una schermata di "anteprima e conferma" separata: l'anteprima dei valori la vedi già nella schermata di associazione colonne.

Accesso e permessi

Le due funzioni hanno permessi diversi:

• Importare — è consentito ai membri dell'organizzazione. Trovi le scorciatoie di import anche nel menu Azioni delle liste di Contatti, Aziende, Task e Progetti.
• Esportare — è riservato al Proprietario dell'organizzazione. Il pulsante di export nelle liste e la pagina di esportazione compaiono solo a chi ha quel ruolo.

Due funzioni dipendono dal piano:

• Campi personalizzati in import — la possibilità di associare colonne del file ai tuoi campi personalizzati richiede un piano Premium. Senza, in fase di associazione vedi solo i campi standard.
• Gestione avanzata dei duplicati — le opzioni Inserisci se vuoto e Sostituisci richiedono un piano Premium. Con il piano Gratuito resta disponibile Salta (i duplicati non vengono toccati).

L'esportazione rispetta sempre i permessi e la privacy: ognuno esporta solo i record a cui ha accesso in base al proprio ruolo e alle regole di visibilità dell'organizzazione.

Come importare (il percorso guidato)

L'importazione si svolge in quattro passi:

1. Scegli cosa importare — dalla pagina Importa selezioni la scheda: Progetti, Task, Contatti, Aziende, Prodotti o Servizi. Da qui raggiungi anche lo Storico importazioni.
2. Carica il file — trascini (o selezioni) un file .xlsx, .xls o .csv, di dimensione massima 4 MB. Mokapen legge le colonne e passa al mapping.
3. Associa le colonne — per ogni colonna del file scegli a quale campo del CRM corrisponde (o la ignori). Nella stessa schermata imposti la privacy dei dati importati e, dove previsto, la gestione dei duplicati. Il pulsante di importazione si sblocca solo quando hai associato i campi obbligatori.
4. Avvia e attendi il risultato — l'importazione parte in background: la schermata dei risultati si aggiorna da sola ogni pochi secondi e mostra i contatori Elaborati, Importati, Aggiornati, Saltati, Errori.

Poiché il lavoro avviene in coda, per file con molte righe l'operazione può richiedere qualche minuto: lascia aperta la pagina o ricontrolla lo Storico importazioni.

Preparare il file (Excel e CSV)

La qualità dell'importazione dipende quasi tutta dalla qualità del file. Excel è comodo ma sa essere insidioso: date che diventano numeri, zeri iniziali che spariscono, celle unite, formule che si portano dietro errori. Prima di caricare, sistema il file così:

• Prima riga = intestazioni — la prima riga deve contenere i nomi delle colonne (es. Nome, Cognome, Email, Telefono). Sono quelli che vedrai nel passo di associazione.
• Una colonna = un dato — non mettere «Mario Rossi» in un'unica colonna se poi vuoi Nome e Cognome separati; tieni telefono, email e indirizzo in colonne distinte.
• Niente celle unite — le celle unite (merge) rompono la lettura a griglia. Scegli sempre celle singole.
• Niente formule — le formule rallentano e possono dare errori. Se hai colonne calcolate, copia e incolla come valori prima di salvare.
• Pulisci le celle vuote — righe e colonne apparentemente vuote ma con spazi o formattazioni residue confondono la lettura. Elimina davvero le righe/colonne che non servono.
• Codifica UTF-8 — per non perdere accenti e caratteri speciali (à, è, ç, ü…), salva in UTF-8. In Excel: «Salva con nome» → CSV UTF-8, oppure resta su .xlsx che gestisce bene i caratteri.
• File grandi → dividili — il limite è 4 MB. Se hai molti dati, spezza in più file e importa a blocchi: è anche più facile individuare eventuali errori.
• Evita caratteri con formati non standard — simboli decorativi, font particolari o testo formattato in modo esotico possono non essere letti o venire trasformati.

Sul CSV una nota in più: è un semplice testo con valori separati. Mokapen legge in UTF-8 e rileva automaticamente il separatore; se apri e risalvi un CSV con Excel in italiano, spesso il separatore diventa il punto e virgola — di norma va bene, ma se vedi tutto in una sola colonna dopo il caricamento, il problema è quasi sempre lì: risalva scegliendo esplicitamente «CSV UTF-8» o usa direttamente un file .xlsx.

Associare le colonne

È il cuore dell'importazione. Per ogni colonna del tuo file, Mokapen mostra il nome dell'intestazione e fino a sei valori di esempio presi dalle prime righe, così capisci al volo cosa contiene. Accanto scegli dal menu «Appartiene a» il campo del CRM corrispondente:

• Associa la colonna a un campo (es. la colonna «Mail» → campo Email).
• Ignora colonna — lascia vuota l'associazione per le colonne che non ti servono: non verranno importate.
• Ogni campo del CRM si può usare una sola volta: quando lo associ, sparisce dalle scelte delle altre colonne.

Devi associare almeno i campi obbligatori, altrimenti il pulsante di importazione resta bloccato:

• Contatti — almeno uno tra Nome, Cognome o una email. Le righe senza nessuno di questi vengono ignorate.
• Aziende — il Nome azienda.
• Task, Progetti, Prodotti, Servizi — il Titolo (o nome).

Alcuni campi risolvono automaticamente le relazioni per nome: nell'import Contatti la colonna associata ad Azienda collega (o crea, se non esiste) l'azienda con quel nome; nell'import Task la colonna Progetto collega o crea il progetto con quel titolo. Il confronto non tiene conto di maiuscole/minuscole.

Campi personalizzati — se hai un piano Premium, nel menu compaiono anche i tuoi campi personalizzati (numeri, testi, date, liste). Date e valute vengono interpretate e normalizzate; per i campi utente/team il valore viene ricondotto all'utente o al team corretto.

Campi con formati speciali

Alcuni campi accettano più valori nella stessa cella o cercano un collegamento: quando li associ, sotto la colonna compare un avviso giallo con il formato atteso. Il separatore per i valori multipli è sempre il punto e virgola (;).

• Etichette (tag) — nomi separati da «;». Se un'etichetta non esiste, viene creata automaticamente. Es: Cliente;VIP;Da richiamare.
• Stakeholder — per ogni voce indica l'email dell'utente oppure il codice del team con la «t» (es. t123), separati da «;». Es: mario@email.com;t45.
• Responsabile (owner) — un solo valore: l'email dell'utente o il codice team «t{id}».
• Fornitore (Prodotti/Servizi) — il nome dell'azienda fornitrice; se non esiste viene creata.
• Immagini (Prodotti/Servizi) — gli URL completi delle immagini separati da «;».
• Gruppi (Prodotti/Servizi) — nomi separati da «;»; i gruppi mancanti vengono creati.

Leggi sempre l'avviso giallo: rispettare quel formato è ciò che fa la differenza tra un'importazione pulita e una piena di valori mancanti.

Gestione dei duplicati

Per Contatti, Aziende, Prodotti e Servizi puoi decidere cosa fare quando una riga corrisponde a una scheda già presente. L'opzione «Gestisci duplicati» è attiva di default. La chiave con cui Mokapen riconosce un duplicato cambia per tipo:

• Contatti — stessa email (se presente nella riga).
• Aziende — stesso nome azienda (senza distinzione maiuscole/minuscole). Nota: le aziende con lo stesso nome non vengono mai duplicate quando le colleghi dai contatti, anche a duplicati disattivati.
• Prodotti — stesso codice prodotto.
• Servizi — stesso codice servizio.

Trovato un duplicato, puoi scegliere tre comportamenti:

• Salta (predefinito) — ignora i nuovi valori e prosegue senza salvare né aggiornare. La riga è conteggiata come Saltata.
• Inserisci se vuoto — aggiorna un campo solo se attualmente è vuoto (non sovrascrive dati esistenti). Richiede Premium.
• Sostituisci — aggiorna ogni campo mappato con il nuovo valore, qualunque sia quello attuale. Richiede Premium.

Task e Progetti non hanno gestione duplicati: ogni riga crea sempre una nuova scheda. Se re-importi lo stesso file, ottieni dei doppioni: valuta bene prima di ripetere l'operazione.

Consigli per dati puliti

Qualche accortezza rende l'import affidabile e ti evita pulizie noiose dopo:

• Normalizza le email — sono la chiave anti-duplicato dei contatti: una sola email per cella, senza spazi, tutte in minuscolo. Email diverse = contatti diversi.
• Codici univoci per prodotti/servizi — se vuoi aggiornare invece di duplicare, assicurati che codice prodotto e codice servizio siano presenti e coerenti fra il file e ciò che è già in Mokapen.
• Formati coerenti in ogni colonna — non mischiare «10/03/2026» e «2026-03-10» nella stessa colonna date; usa un unico formato. Idem per gli importi (evita di mescolare «1.000,50» e «1000.5»).
• Telefoni con prefisso internazionale — es. +39…: utile per messaggi e integrazioni, ed evita che Excel tratti il numero come cifra e mangi lo zero iniziale. Se serve, imposta la colonna come Testo.
• Attenzione agli zeri iniziali — CAP, codici, partite IVA: Excel tende a rimuovere gli zeri davanti. Formatta quelle colonne come Testo prima di compilarle.
• Togli spazi nascosti — spazi prima/dopo il testo (o doppi spazi) creano falsi non-duplicati. Una passata di «Rimuovi spazi» in Excel aiuta.
• Uniforma i nomi delle relazioni — se colleghi contatti ad aziende per nome, scrivi il nome azienda sempre allo stesso modo (es. sempre «Acme Srl», non a volte «ACME» e a volte «Acme S.r.l.»), altrimenti crei aziende diverse.
• Fai una prova piccola — prima di importare 5.000 righe, prova con 10-20 righe rappresentative: verifichi mapping, formati e duplicati senza rischiare di sporcare il CRM.

Avanzamento e Storico importazioni

Durante l'import la schermata dei risultati mostra i contatori in tempo reale: Elaborati (righe lette), Importati (nuove schede), Aggiornati (duplicati aggiornati), Saltati (duplicati non toccati) ed Errori.

La pagina Storico importazioni elenca tutte le importazioni fatte con i relativi totali. Tieni presente due cose: lo storico riporta i totali aggregati, non l'elenco riga per riga; e le righe senza i campi identità minimi (es. un contatto senza nome, cognome né email) vengono ignorate silenziosamente, quindi potrebbero non comparire tra gli «Errori». Se i numeri non tornano, la causa più comune è proprio quella.

Esportare

L'esportazione produce sempre un file Excel (.xlsx) e, come detto, è riservata al Proprietario. Puoi lanciarla da due punti:

• Dalla pagina Esporta (menu Importa/Esporta) — scarichi tutti i record di un tipo di scheda con un clic.
• Dalle liste (vista Lista, Kanban, schede) — dal menu Azioni → Esporta. Se in vista Lista selezioni alcune righe, esporti solo quelle; se non selezioni nulla (o sei in Kanban/schede), esporti tutti i record accessibili.

Alcuni dettagli utili:

• L'export include i campi personalizzati e riporta etichette e stakeholder in forma leggibile (nomi/email separati da virgola).
• Preventivi e Ordini vengono esportati su due fogli: uno con le testate documento e uno con le righe articolo.
• L'export dei Contatti aggiunge il nome azienda collegata e le voci di checklist.
• Rispetta sempre permessi e privacy: esporti solo ciò che potresti vedere a video.

Un file esportato è anche un ottimo modello: esporta poche schede di un tipo, guarda le intestazioni e i formati usati, e riusa quella struttura per costruire il file di import.

Casi d'uso

• Prima messa in servizio — importi rubrica contatti e aziende dal vecchio gestionale, poi listino Prodotti/Servizi, e il CRM è subito operativo.
• Aggiornamento listino — importi i Prodotti con «Sostituisci» usando il codice prodotto come chiave: prezzi e descrizioni si aggiornano senza creare doppioni.
• Arricchimento contatti — hai già i contatti e aggiungi telefoni/campi mancanti con «Inserisci se vuoto»: completi le schede senza sovrascrivere i dati buoni.
• Backup periodico — il Proprietario esporta contatti, opportunità e ordini in Excel per archivio o analisi esterne.
• Reportistica su misura — esporti i dati filtrati da una lista e li elabori in Excel con tabelle pivot per un'analisi che non trovi già pronta in piattaforma.

Problemi comuni

• Il pulsante Importa resta disattivato — non hai associato i campi obbligatori (nome/cognome/email per i contatti, titolo per gli altri). Completa il mapping.
• Dopo il caricamento vedo tutto in una colonna — è un CSV con separatore non riconosciuto o codifica sbagliata. Risalva come «CSV UTF-8» o usa un .xlsx.
• Mancano accenti o caratteri strani — problema di codifica: salva in UTF-8.
• Numeri importati con meno righe del previsto — righe senza i campi identità minimi vengono ignorate; controlla che ogni riga abbia almeno il campo obbligatorio.
• Ho creato doppioni — probabilmente «Gestisci duplicati» era su Salta quando volevi aggiornare, oppure la chiave (email/codice/nome) non coincideva. Verifica chiavi e opzione scelta.
• Etichette/fornitori/gruppi non collegati — non hai rispettato il formato del campo speciale (separatore «;», email per gli utenti, «t{id}» per i team). Rileggi l'avviso giallo sotto la colonna.
• File troppo grande — supera i 4 MB: dividilo in più file e importa a blocchi.
• Non vedo i campi personalizzati nel mapping — richiedono un piano Premium.

Domande frequenti

D: Quali file posso importare?

A: File Excel (.xlsx, .xls) e CSV, fino a 4 MB. La prima riga deve contenere le intestazioni delle colonne.

D: Cosa posso importare ed esportare?

A: In import: Progetti, Task, Contatti, Aziende, Prodotti e Servizi. In export anche Opportunità, Preventivi, Ordini, Ticket, Appuntamenti e Prenotazioni. Opportunità, preventivi, ordini e ticket si possono quindi esportare ma non importare.

D: Chi può importare ed esportare?

A: L'importazione è aperta ai membri dell'organizzazione; l'esportazione è riservata al Proprietario.

D: Come evito di creare doppioni?

A: Tieni attiva la gestione duplicati e assicurati che la chiave sia valorizzata e coerente: email per i contatti, nome per le aziende, codice per prodotti e servizi. Ricorda che Task e Progetti non hanno controllo duplicati: ogni riga crea sempre una nuova scheda.

D: Che differenza c'è tra «Salta», «Inserisci se vuoto» e «Sostituisci»?

A: Salta non tocca il duplicato; Inserisci se vuoto compila solo i campi attualmente vuoti; Sostituisci aggiorna tutti i campi mappati. Le ultime due richiedono un piano Premium.

D: Come inserisco più valori in una sola cella (etichette, stakeholder…)?

A: Separando i valori con il punto e virgola (;). Per gli stakeholder usa l'email dell'utente o il codice team «t{id}»; etichette, gruppi e fornitori mancanti vengono creati automaticamente.

D: Perché sono state importate meno righe di quelle nel file?

A: Le righe prive dei campi identità minimi (per i contatti: nome, cognome o email; per le aziende: il nome) vengono ignorate senza finire tra gli «Errori». Controlla che ogni riga abbia almeno il campo obbligatorio.

D: Excel mi rovina date, zeri iniziali e numeri lunghi. Come faccio?

A: Formatta come Testo le colonne critiche (CAP, codici, partite IVA, telefoni), usa un unico formato data per colonna e, se hai colonne calcolate, incolla come valori prima di salvare. Salva in UTF-8 per non perdere gli accenti.

D: Posso importare i miei campi personalizzati?

A: Sì, con un piano Premium: nel passo di associazione compaiono anche i campi personalizzati e i valori vengono convertiti secondo il loro tipo (date, valute, liste, utenti/team).

D: In che formato ottengo l'esportazione?

A: Sempre in Excel (.xlsx). Preventivi e Ordini escono su due fogli (testate + righe articolo). Un file esportato è anche un ottimo modello per preparare un futuro import.

D: L'importazione è immediata?

A: Lavora in background: per pochi record è questione di secondi, per file grandi può volerci qualche minuto. Segui i contatori nella schermata dei risultati o ricontrolla lo Storico importazioni.