A Mokapen útmutató

Import / Export

A Import / Export szakasz lehetővé teszi az adatok elhozását -ba Mokapen Excel vagy CSV fájlból (importálás) és letöltés szervezete adatait Excel-fájlként (exportálhatja). Ez a leggyorsabb módja a CRM feltöltésének, ha meglévő címjegyzékekből, árlistákból vagy törzsadatokból indul ki, vagy ha a platformon kívülre van szüksége biztonsági mentésekre és elemzésekre.

Megtalálja a szervezés menüből → Import/Export. Az irányított importálás lépés alapú (válassza ki, hogy mit szeretne importálni, töltse fel a fájlt, leképezze az oszlopokat, indítsa el), és a háttér: nyomon követheti a folyamatot és áttekintheti az importálási előzményeket.

Áttekintés

Két külön funkció, amelyeket gyakran együtt használnak:

• Importálás — töltsön fel egy fájlt (Excel vagy CSV), és a Mokapen létrehozza (vagy frissíti) a megfelelő rekordokat. Lehet importálni Projektek, feladatok, kapcsolatok, cégek, termékek és szolgáltatások.
• Export — töltse le adatait an Excel (.xlsx) fájlt. Az export több rekordtípust takar, mint az import: a fentieken kívül még Akciók, árajánlatok, rendelések, jegyek, időpontok és foglalások.

Az import a irányított áramlás négy képernyőn: (1) válassza ki a rekordtípust, (2) töltse fel a fájlt, (3) térképezze fel a fájloszlopokat a CRM mezőkbe, miközben beállítja az adatvédelmet és a duplikációkat, (4) kövesse a folyamatot és az eredményeket. Nincs külön "előnézet és megerősítés" képernyő: az oszlopleképezési képernyőn már mintaértékek láthatók.

Hozzáférés és engedélyek

A két funkció különböző jogosultságokkal rendelkezik:

• Importálás - megszervezésre engedélyezett tagok. Az importálási parancsikonokat is megtalálja a Akciók menü Névjegyek, Vállalatok, Feladatok és Projektek listákon.
• Exportálás – a szervezet számára fenntartva Tulajdonos. Az export gomb a listákon és az exportálási oldal csak az adott szerepkörhöz jelenik meg.

Két jellemző attól függ terv:

• Egyéni mezők importáláskor — a fájloszlopoknak az egyéni mezőkhöz való hozzárendeléséhez a Prémium terv. Enélkül csak a szabványos mezőket látja a leképezés során.
• Speciális másolatkezelés — a Helyezze be, ha üres és Cserélje ki opciókhoz a Prémium terv. Csak az ingyenes csomagban Kihagyás elérhető marad (a másolatok változatlanok maradnak).

Az export mindig tiszteletben tartja engedélyek és adatvédelem: minden felhasználó csak azokat a rekordokat exportálja, amelyekhez a szerepkörük és a szervezet láthatósági szabályai alapján hozzáférhet.

Importálás módja (irányított folyamat)

Az importálás négy lépésből áll:

1. Válassza ki, hogy mit szeretne importálni — az Importálás oldalon válassza ki a rekordtípust: Projektek, Feladatok, Kapcsolatok, Vállalatok, Termékek vagy Szolgáltatások. Innen is lehet nyitni Előzmények importálása.
2. Töltse fel a fájlt — húzza (vagy válassza ki) a .xlsx, .xls, vagy .csv fájl, legfeljebb 4 MB maximális. Mokapen beolvassa az oszlopokat, és áttér a leképezésre.
3. Térkép oszlopai — minden fájloszlophoz válassza ki a megfelelő CRM mezőt (vagy hagyja figyelmen kívül). Ugyanazon a képernyőn, amelyet beállított magánélet az importált adatokhoz, és ahol rendelkezésre állnak, duplikált kezelés. Az importálás gomb csak a kötelező mezők hozzárendelése után oldódik fel.
4. Kezdje el és várja meg az eredményeket — az importálás a háttér: az eredmények képernyő néhány másodpercenként frissül, és számlálókat jelenít meg Feldolgozott, importált, frissített, kihagyott, hibák.

Mivel a munka sorban fut, a nagy fájlok néhány percig is eltarthatnak: tartsa nyitva az oldalt, vagy ellenőrizze később az Importálási előzményeket.

Készítse elő a fájlt (Excel és CSV)

Az import minősége szinte teljes mértékben attól függ fájl minősége. Az Excel kényelmes, de trükkös: a dátumok számokká alakulnak, a kezdő nullák eltűnnek, egyesített cellák, hibákat tartalmazó képletek. Feltöltés előtt készítse elő a fájlt az alábbiak szerint:

• Első sor = fejlécek — az első sornak tartalmaznia kell oszlopnevek (pl. Keresztnév, Vezetéknév, E-mail, Telefon). Ezeket fogja látni a leképezési lépésben.
• Egy oszlop = egy érték – ne írja be a „John Smith” kifejezést egyetlen oszlopba, ha külön szeretné elválasztani a keresztnevet és a vezetéknevet; a telefonszámot, az e-mail címet és a címet külön oszlopokban tárolja.
• Nincsenek egyesített cellák — az egyesített cellák megszakítják a rácsolvasást. Mindig egyetlen cellát használjon.
• Nincsenek képletek — a képletek lelassítják a dolgokat, és hibákat okozhatnak. Ha vannak kiszámított oszlopok, másolja ki és beillesztés értékként mentés előtt.
• Tisztítsa meg az üres cellákat — az üresnek tűnő sorok és oszlopok, amelyek szóközt vagy formázási maradékot tartalmaznak, megzavarják az olvasást. Valójában törölje azokat a sorokat/oszlopokat, amelyekre nincs szüksége.
• UTF-8 kódolás — az ékezetek és a speciális karakterek (à, è, ç, ü…) megtartása UTF-8 formátumban. Excelben: "Mentés másként" → CSV UTF-8, vagy maradjon a .xlsx-nél, amely jól kezeli a karaktereket.
• Nagy fájlok → felosztani őket - a korlát 4 MB. Sok adattal, több fájlra bontva és kötegelt importálással: a hibákat is könnyebb észlelni.
• Kerülje a nem szabványos formázott karaktereket — a dekoratív szimbólumok, a szokatlan betűtípusok vagy az egzotikus formázás nem olvashatók vagy átalakíthatók.

On CSV, egy extra megjegyzés: ez egy egyszerű szöveg, elválasztott értékekkel. A Mokapen beolvassa az UTF-8-at, és automatikusan észleli az elválasztót; ha néhány nyelven megnyitja és újra elmenti a CSV-fájlt az Excel segítségével, az elválasztó gyakran a pontosvessző — általában rendben van, de ha minden egy oszlopban jelenik meg a feltöltés után, akkor szinte mindig ez az oka: mentse újra kifejezetten "CSV UTF-8" néven, vagy használjon közvetlenül egy .xlsx fájlt.

Térkép oszlopai

Ez az import szíve. A Mokapen minden fájloszlopnál megjeleníti a fejléc neve és ig hat mintaérték az első sorokból, így gyorsan megértheti, mit tartalmaz. Mellette válassza ki a megfelelő CRM mezőt a "tartozik" menü:

• Térkép az oszlopot egy mezőbe (pl. "Mail" oszlop → Email mező).
• Oszlop kihagyása — hagyja üresen a leképezést azon oszlopok esetében, amelyekre nincs szüksége: nem lesznek importálva.
• Minden CRM mező használható csak egyszer: a leképezés után eltűnik a többi oszlop választásai közül.

Fel kell térképezni legalább a kötelező mezőket, ellenkező esetben az import gomb letiltva marad:

• Kapcsolatok - legalább az egyik Keresztnév, Vezetéknév, vagy egy email. Az ilyen sorokat figyelmen kívül hagyja a rendszer.
• Vállalatok — Cégnév.
• Feladatok, Projektek, Termékek, Szolgáltatások — Cím (vagy név).

Egyes mezők automatikusan feloldódnak kapcsolatok név szerint: a Névjegyimportálásnál az oszlop hozzá van rendelve Vállalat összekapcsolja (vagy létrehozza, ha hiányzik) a céget ezzel a névvel; a Task importnál a Projekt oszlop hivatkozik vagy létrehozza a projektet ezzel a címmel. Az egyeztetés nem tesz különbséget a kis- és nagybetűk között.

Egyéni mezők — Prémium előfizetés esetén egyéni mezői is megjelennek a menüben (számok, szöveg, dátumok, listák). A dátumok és pénznemek értelmezése és normalizálása történik; a felhasználó/csapat mezők esetében az értékek a megfelelő felhasználóra vagy csapatra kerülnek feloldásra.

Speciális mezőformátumok

Egyes mezők elfogadják több érték egy cellában vagy keressen egy hivatkozást: amikor feltérképezi őket, a sárga értesítés megjelenik a várt formátumú oszlop alatt. A több érték elválasztója mindig a pontosvessző (;).

• Címkék — a nevek ";"-vel elválasztva. Ha egy címke nem létezik, akkor igen automatikusan létrejön. Például. Ügyfél;VIP;Követés.
• Az érintettek — minden bejegyzésnél használja a felhasználót email vagy a csapatkód "t"-vel (pl. t123), ";"-vel elválasztva. Például. john@email.com;t45.
• Tulajdonos — a egyetlen érték: felhasználói e-mail vagy csapatkód "t{id}".
• Szállító (Termékek/Szolgáltatások) – a szállító cég neve; ha hiányzik, akkor létrejön.
• Képek (Termékek/Szolgáltatások) — teljes kép URL-ek ";"-vel elválasztva.
• Csoportok (Termékek/Szolgáltatások) – a nevek ";"-vel elválasztva; hiányzó csoportok jönnek létre.

Mindig olvassa el a sárga megjegyzést: ennek a formátumnak a követése jelenti a különbséget a tiszta import és a hiányzó értékekkel teli import között.

Ismétlődések kezelése

Mert Kapcsolatok, cégek, termékek és szolgáltatások eldöntheti, hogy mit tegyen, ha egy sor megegyezik egy meglévő rekorddal. A „Duplikátumok kezelése” lehetőség alapértelmezés szerint engedélyezve van. A Mokapen a duplikáció felismerésére használt kulcs típusonként változik:

• Kapcsolatok - ugyanaz email (ha jelen van a sorban).
• Vállalatok - ugyanaz cég neve (nem érzékeny a kis- és nagybetűkre). Megjegyzés: az azonos nevű vállalatok soha nem duplikálódnak, ha a kapcsolatokból kapcsolják őket, még akkor sem, ha a párhuzamos kezelés ki van kapcsolva.
• Termékek - ugyanaz termékkód.
• Szolgáltatások - ugyanaz szervizkódot.

Ha ismétlődést talál, három viselkedés közül választhat:

• Kihagyás (alapértelmezett) – figyelmen kívül hagyja az új értékeket, és mentés vagy frissítés nélkül folytassa. A sor a következőnek számít Kihagyva.
• Helyezze be, ha üres — mező frissítése csak ha jelenleg üres (nem írja felül a meglévő adatokat). Prémiumot igényel.
• Cserélje ki — minden leképezett mező frissítése az új értékkel, az aktuális értéktől függetlenül. Prémiumot igényel.

Feladatok és projektek nincs ismétlődő kezelés: minden sor mindig létrehoz egy a új rekord. Ugyanannak a fájlnak az újraimportálása ismétlődéseket hoz létre: alaposan gondolja át, mielőtt megismétli a műveletet.

Tiszta adattippek

Néhány óvintézkedés megbízhatóvá teszi az importálást, és megkímélheti a későbbi fájdalmas tisztítástól:

• Normalizálja az e-maileket — ezek az ismétlődés elleni kulcsok a névjegyekhez: cellánként egy e-mail, szóközök nélkül, csupa kisbetű. Különböző e-mailek = különböző elérhetőségek.
• Egyedi kódok a termékekhez/szolgáltatásokhoz — ha duplikálás helyett frissíteni szeretne, győződjön meg róla termékkód és szervizkódot jelen vannak és konzisztensek a fájl és a már Mokapenben lévő között.
• Konzisztens formátumok oszloponként — ne keverje össze a "03/10/2026" és a "2026-03-10" szavakat ugyanabban a dátum oszlopban; egy formátumot használjon. Ugyanez vonatkozik a mennyiségekre (ne keverje össze az "1000,50" és az "1000,5" értékeket).
• Telefonok nemzetközi előtaggal - pl. +1…: hasznos üzenetküldéshez és integrációhoz, és megakadályozza, hogy az Excel számjegyként kezelje a számot, és megegye a kezdő nullát. Ha szükséges, állítsa be az oszlopot a következőre: Szöveg.
• Figyelje a kezdő nullákat — Irányítószámok, kódok, adószámok: Az Excel hajlamos eltávolítani a kezdő nullákat. Formázza ezeket az oszlopokat a következőre: Szöveg mielőtt kitölti őket.
• Távolítsa el a rejtett tereket — a szöveg előtti/utáni szóközök (vagy kettős szóközök) hamis, nem ismétlődőket hoznak létre. A szóközök kivágása az Excelben segít.
• Szabványosítsa a relációneveket — ha név szerint kapcsolja össze a névjegyeket a cégekhez, írja be a cég nevét minden alkalommal ugyanúgy (pl. mindig "Acme Ltd", nem néha "ACME" és néha "Acme L.L.C."), ellenkező esetben különböző cégeket hoz létre.
• Futtasson egy kis tesztet — 5000 sor importálása előtt próbáljon ki 10–20 reprezentatív sort: ellenőrizheti a leképezést, a formátumokat és a duplikációkat anélkül, hogy kockáztatná a rendetlen CRM-et.

Haladás és importtörténet

Az importálás során az eredmények képernyőjén valós idejű számlálók jelennek meg: Feldolgozott (olvasott sorok), Importált (új rekordok), Frissítve (frissített másolatok), Kihagyva (érintetlen másolatok), és Hibák.

A Előzmények importálása oldal felsorolja az összes importot a végösszegekkel együtt. Két dolgot tartson szem előtt: a történelem megmutatja összesített összegek, nem soronkénti lista; és a minimális identitásmezők nélküli sorok (pl. egy névjegy utónév, vezetéknév vagy e-mail-cím nélkül) némán figyelmen kívül hagyták, így előfordulhat, hogy nem jelennek meg a "Hibák" alatt. Ha a számok nem adódnak össze, általában ez az oka.

Export

Az export mindig egy Excel (.xlsx) fájl, és amint megjegyeztük, a Tulajdonos. Két helyről indíthatod el:

• Az Exportálás oldalról (Import/Export menü) – letöltés minden típusú rekordokat egyetlen kattintással.
• Listákból (Lista, Kanban, kártyanézetek) — honnan Műveletek → Exportálás. Lista nézetben, ha válassza ki néhány sort csak azokat exportálja; ha nem választasz ki semmit (vagy a Kanban/cards-ban vagy), akkor exportálod minden hozzáférhető nyilvántartások.

Néhány hasznos részlet:

• Az export magában foglalja egyéni mezők és olvasható formában jeleníti meg a címkéket és az érintetteket (a neveket/e-mail címeket vesszővel elválasztva).
• Idézetek és Megrendelések -án exportálják két lapot: egy dokumentumfejlécekkel, egy pedig sorokkal.
• A névjegyek exportálása hozzáadja a linkeltet cég neve és az ellenőrzőlista elemeit.
• Mindig tiszteletben tartja az engedélyeket és a magánéletet: csak azt exportálja, amit a képernyőn láthat.

Az exportált fájl is nagyszerű sablon: exportáljon néhány rekordot egy típusból, nézze meg a használt fejléceket és formátumokat, és használja újra ezt a struktúrát az importfájl létrehozásához.

Használati esetek

• Kezdeti indítás — importálja a kapcsolattartókat, cégeket a régi rendszerből, majd a Termékek/Szolgáltatások árlistáját, és a CRM azonnal működésbe lép.
• Árlista frissítés — importáljon termékeket a „Csere” funkcióval, kulcsként a termékkódot használva: az árak és a leírások másolatok létrehozása nélkül frissülnek.
• Kontaktdúsítás — már vannak névjegyei, és hiányzó telefonszámokat/mezőket ad hozzá a "Beszúrás, ha üres" funkcióval: a rekordokat a megfelelő adatok felülírása nélkül fejezi be.
• Időszakos biztonsági mentés — a Tulajdonos a kapcsolatokat, az ügyleteket és a megrendeléseket Excelbe exportálja archívum vagy külső elemzés céljából.
• Egyéni jelentéskészítés — exportálja a szűrt adatokat egy listából, és dolgozza fel azokat Excelben olyan pivot táblákkal, amelyek elemzése nem elérhető a platformon.

Gyakori problémák

• Az Import gomb letiltva marad — nem térképezte fel a kötelező mezőket (névjegyek utónév/vezetéknév/e-mail cím, másoknak beosztás). Fejezze be a térképezést.
• Feltöltés után minden egy oszlopban van — CSV fel nem ismert elválasztóval vagy rossz kódolással. Mentse újra "CSV UTF-8" néven, vagy használja a .xlsx fájlt.
• Hiányzó ékezetek vagy furcsa karakterek — kódolási probléma: mentés másként UTF-8.
• A vártnál kevesebb sort importált — a minimális azonosító mezők nélküli sorokat figyelmen kívül hagyja; ellenőrizze, hogy minden sorban szerepel-e legalább a kötelező mező.
• Létrehoztam másolatokat — valószínűleg az „Ismétlődések kezelése” be volt kapcsolva Kihagyás amikor frissíteni akart, vagy a kulcs (e-mail/kód/név) nem egyezik. Ellenőrizze a gombokat és a kiválasztott opciót.
• A címkék/beszállítók/csoportok nincsenek összekapcsolva — nem követte a speciális mezőformátumot (elválasztó ";", e-mail a felhasználóknak, "t{id}" a csapatoknak). Olvassa el újra az oszlop alatti sárga figyelmeztetést.
• A fájl túl nagy — meghaladja a 4 MB-ot: több fájlra osztva és kötegekben importálva.
• Nem látok egyéni mezőket a leképezésben — megkövetelik a Prémium terv.

Gyakran ismételt kérdések

K: Milyen fájlokat importálhatok?

V: Excel (.xlsx, .xls) és CSV fájlok, legfeljebb 4 MB. Az első sornak oszlopfejlécet kell tartalmaznia.

K: Mit importálhatok és exportálhatok?

V: Importálás: Projektek, feladatok, kapcsolatok, cégek, termékek és szolgáltatások. Export magában foglalja az ajánlatokat, árajánlatokat, rendeléseket, jegyeket, találkozókat és foglalásokat is. Az ajánlatok, árajánlatok, rendelések és jegyek ezért exportálhatók, de nem importált.

K: Ki importálhat és exportálhat?

V: Importálás nyitott a szervezet tagjai számára; export számára van fenntartva Tulajdonos.

K: Hogyan kerülhetem el az ismétlődések létrehozását?

V: Tartsd meg duplikált kezelés aktív, és győződjön meg arról, hogy a kulcs ki van töltve és konzisztens: email kapcsolatokért, név cégek számára, kód termékekért és szolgáltatásokért. Ne feledje, hogy a feladatoknak és projekteknek nincs ismétlődő ellenőrzése: minden sor mindig új rekordot hoz létre.

K: Mi a különbség a „Kihagyás”, „Beszúrás, ha üres” és „Csere” között?

V: Kihagyás érintetlenül hagyja a másolatot; Helyezze be, ha üres csak a jelenleg üres mezőket tölti ki; Cserélje ki frissíti az összes leképezett mezőt. Az utolsó kettő megköveteli a Prémium terv.

K: Hogyan helyezhetek el több értéket egy cellába (címkék, érdekelt felek…)?

V: Az értékeket a-val válassza el pontosvessző (;). Az érdekelt felek számára használja a felhasználó e-mail-címét vagy csapatkódját: „t{id}”; A hiányzó címkék, csoportok és beszállítók automatikusan létrejönnek.

K: Miért lett kevesebb sor importálva, mint a fájlban?

V: Sorok nélkül minimális azonosító mezők (a névjegyeknél: keresztnév, vezetéknév vagy e-mail-cím; cégeknél: név) figyelmen kívül hagyja, anélkül, hogy megjelennének a "Hibák" alatt. Ellenőrizze, hogy minden sorban szerepel-e legalább a kötelező mező.

K: Az Excel tönkreteszi a dátumokat, a kezdő nullákat és a hosszú számokat. Mit tegyek?

V: Formázza a kritikus oszlopokat így Szöveg (Irányítószámok, kódok, áfaszámok, telefonszámok), oszloponként egy dátumformátumot használjon, és ha vannak kiszámított oszlopok, beillesztés értékként mentés előtt. Mentés másként UTF-8 hogy megtartsuk az ékezeteket.

K: Importálhatom az egyéni mezőimet?

V: Igen, a Prémium terv: az egyéni mezők is megjelennek a leképezési lépésben, és az értékek típusuk szerint (dátumok, pénznemek, listák, felhasználók/csapatok) konvertálódnak.

K: Milyen formátumot kapok az exportálás során?

V: Mindig Excel (.xlsx). Az árajánlatok és a rendelések két lapon (fejlécek + sorok) érkeznek. Az exportált fájl kiváló sablon a jövőbeni importálás előkészítéséhez.

K: Azonnali import?

V: Ez fut a háttér: néhány felvételhez másodpercek szükségesek; nagy fájlok esetén ez néhány percig is eltarthat. Kövesse a számlálókat az eredmények képernyőjén, vagy ellenőrizze Előzmények importálása újra.