A Mokapen útmutató

Microsoft Outlook névjegyek

Csatlakoztassa a Microsoft Outlook névjegyek címjegyzéket a szervezetének kapcsolatokat Mokapenben. Importáljon ügyfeleket és potenciális ügyfeleket, akik már az Outlookban vannak, tartsa igazítva az adatokat, vagy exportálja a CRM-ben létrehozott névjegyeket az Outlookba – a választott szabályok szerint.

Általános áttekintés: Integrációk.

Követelmények

• Microsoft-fiók névjegyek címjegyzékével.
• Engedély a Mokapennek a névjegyek olvasására és írására az Outlookban.
• Mokapen engedélyek a szervezetben lévő névjegyekhez (lásd Szerepek és engedélyek).

Csatlakoztassa az Outlook névjegyeket

1. Felhasználói menü → Integrációk → Microsoft Outlook névjegyek.
2. Kattintson A Microsoft Outlook névjegyek szinkronizálása.
3. Válassza ki Microsoft-fiókját (eltérhet a Mokapen e-mailjétől).
4. Engedélyek elfogadása a névjegyek címjegyzékéhez.
5. Visszatérés Mokapenbe: ellenőrizze Kapcsolt fiók és konfigurálja az alábbi opciókat.

Ha nem fogadja el, a névjegyek nem lesznek importálva vagy exportálva. Az oldal aktív szinkronizálás nélkül marad.

Amit Mokapen kér a Microsofttól

Profil (név, e-mail) és teljes hozzáférés a névjegyek címjegyzéke: meglévő névjegyek olvasása, újak létrehozása, frissítése. Kétirányú szinkronizáláshoz vagy tömeges importáláshoz szükséges.

A konfigurálandó beállítások

Irány szinkronizálása

• Csak Mokapenbe — Outlook → CRM.
• Csak az Outlookhoz — CRM → Outlook.
• Mindkét — igazítás mindkét irányban.

Ha bizonyos módokban megosztott kapcsolatot használ, a Mokapen korlátozhatja az irányt: kövesse az oldalon látottakat.

Névjegylisták

• Fő lista — alapértelmezés szerint «Kapcsolatok» (nem szerkeszthető: a Microsoft API nem tesz közzé más fő listát).
• Egyéb listák — az Outlookban létrehozott további névjegymappák vagy listák; válassza ki azokat, amelyeket bele szeretne venni a szinkronizálásba.

Láthatóság

• Minden tag — az importált névjegyek láthatók a szervezetben (megosztott CRM).
• Csak én — az Ön hozzáférésére korlátozott importált címjegyzék (személyes kapcsolatok).

Ismétlődések és konfliktusok

• E-mail összehasonlítás – az Outlook Névjegyzékben ez van mindig aktív (a jelölőnégyzet nem tiltható le): elkerüli a második névjegy létrehozását, ha az e-mail már létezik a Mokapenben.
• Konfliktuskezelés — ha az adatok eltérnek, válassza ki, hogy Mokapen vagy Outlook névjegyek elsőbbséget élvez.

Mezőtérképezés

Kapcsolja össze az Outlook mezőket (név, telefonszám, cím…) a Mokapen oszlopokkal. Az elsődleges e-mail cím a kapcsolattartási e-mail mezőben marad.

Mindegyik Mokapen oszlop használható csak egyszer: ne rendelje hozzá ugyanazt a Mokapen mezőt két különböző Outlook oszlophoz.

Automatikus vagy kézi szinkronizálás

Válassza ki, hogy fusson-e a szinkronizálás automatikusan amikor módosítja az adatokat, vagy csak akkor, amikor rákattint Szinkronizál (kézi szinkronizálás).

Szinkronizálás megosztása

Megfelelő előfizetéssel a többi tag anélkül is használhatja a kapcsolatot, hogy újra bejelentkezne a Microsoftba.

Kötelező felhatalmazás

Jelölje be az „Engedélyeztem a Mokapennek, hogy másolatot készítsen…” jelölőnégyzetet – a jelölőnégyzet nélkül a Megtakarítás és Szinkronizál gombok tiltva maradnak.

Ezután kattintson Szinkronizál. A szinkronizálás nagy címjegyzékek esetén időt vehet igénybe.

Viselkedés Mokapenben

• A névjegyzékből újra futtathatja a szinkronizálást a menüből (ha engedélyezett).
• Ha az exportálás aktív, egy névjegy létrehozása vagy szerkesztése a Mokapenben frissítheti az Outlookot.
• A címjegyzékben található ismétlődések egyesítésekor a Mokapen frissítheti vagy eltávolíthatja a névjegyet az Outlook alkalmazásban – először tesztelje mintaadatokkal.

Gyakori problémák

• Túl sok ismétlődés — lehetővé teszi az e-mailek összehasonlítását; használja a Másolatok eszközt az első importálás után.
• Szinkronizálás letiltva — ellenőrizze az engedélyezési jelölőnégyzetet; húzza ki és csatlakoztassa újra.
• A névjegyek nem láthatók a csapat számára — „csak én” láthatóság vagy szerepjogosultságok.

Leválasztás

Kattintson Leválasztás: megnyílik egy megerősítő ablak a következővel: Tartsa szakasz. Itt eldöntheti, hogy mit kezdjen a Mokapenbe ezzel a szinkronizálással már importált adatokkal.

Lehetőségek Mokapenben (jelölt négyzetek = megtart, alapértelmezett):

• Kapcsolatok — ha bejelölve hagyja a jelölőnégyzetet, az Outlookból importált névjegyek maradjon Mokapenben de már nem szinkronizál. Ha te törölje a pipát, Mokapen eltávolítja a szervezetből az Outlook névjegyek integrációjához kapcsolódó névjegyek.
• Vállalatok — ugyanaz a logika a szinkronizálással importált cégnyilvántartásokhoz (megtartás vagy eltávolítás a Mokapenből).

Mindkét esetben lekapcsolás nem törli automatikusan névjegyek az Outlook névjegyekben: az Outlook címjegyzékében maradnak, hacsak nem törli ott őket.

A választás után írja be a megerősítő szót, és erősítse meg Leválasztás. Sok névjegy eltávolítása eltarthat néhány percig.

További információ: Kapcsolati útmutató.