A Mokapen útmutató

Mérföldkövek útmutató

A mérföldkő a dokumentum egy részlete: az összeg egy szelete, lejárattal és állapottal. Akkor használod, amikor az ügyfél nem fizet mindent egyszerre — előleg aláíráskor, előrehaladási szakaszok, egyenleg átadáskor — és látni akarod, dokumentumonként és egyetlen táblán, mi van még beszedésre és mi van már lezárva.

A blokk neve Mérföldkövek, és az árajánlat, a megrendelés és a számla kártyáján áll. A három dokumentumon ugyanúgy működik. Nem második árlista, és nem rögzíti a beszedést: ez az a terv, amelyben az időpontokat egyeztetted.

Hol áll a mindennapi munkában

A dokumentum tételei azt mondják, mit adsz el és mennyit ér összesen. A mérföldkövek azt mondják, mikor szakad szét ez az összeg. Egy 12 000 €-s árajánlat maradhat egyetlen tétel «Weboldalprojekt», alatta pedig három mérföldkő: 30% a visszaigazoláskor, 40% a vázlat átadásakor, 30% az éles induláskor.

A terv a dokumentumon él, tehát akkor látod, amikor megnyitod azt a kártyát. Ha reggel azt akarod tudni, «mely részletek esedékesek ezen a héten, az összes árajánlaton», a Mérföldkövek táblát az Árajánlatok, Megrendelések vagy Számlák oldalról nyitod meg. Minden kártya egy részlet, nem az egész dokumentum. A kártyára kattintás újra megnyitja az árajánlatot, a megrendelést vagy a számlát, amelyhez tartozik.

Amikor az ügyfél elfogadja, és az árajánlatból megrendelést csinálsz, a mérföldkövek a tételekkel együtt átmennek a megrendelésre. A számlán újra megírod őket: a megrendelés → számla lépés nem másolja őket magától. A számla Kifizetések blokkja más dolog: ott a pénzt jelölöd, ami valóban beérkezett.

Alkalmazási példák

• Tanácsadás előrehaladási szakaszokra: 10 000 €-s árajánlat százalékban. 1. sor 30%-on, lejárattal az aláíráskor és «Előleg» jegyzettel. 2. sor 40% «Vázlat átadása». 3. sor 30% «Egyenleg». Az alsó maradéknak 0%-ra kell kijönnie: lefedted az egész dokumentumot.
• Szállítás fix összegekkel: 8 400 €-s megrendelés, Összeg mód. 2 500 € a megrendeléskor, 3 400 € amikor az áru kész, 2 500 € a telepítéskor. Akkor hasznos, amikor a szerződés összegekről beszél, nem százalékokról, vagy amikor egy részlet kerek előleg, amely nem esik pontosan 30%-ra.
• Díj vagy részletfizetés: tizenkét sor ugyanazzal az összeggel, lejárat minden hónap 1. napján, jegyzet «Részlet 1» … «Részlet 12». A táblán látod, ahogy a Hamarosan esedékes oszlopba érkeznek, ahogy közelednek.
• Kereskedelmi felszólítás: nem nyitod meg a dokumentumokat egyenként. Az Árajánlatok oldalról (vagy a Megrendelésekről, vagy a Számlákról) megnyomod a Mérföldkövek gombot. A Lejárt oszlop az, amit be kellett volna szedni, és még nincs késznek jelölve. A Hamarosan esedékes oszlop a következő hét.
• Az árajánlattól a megrendelésig: a tervet már az árajánlatban készíted elő, hogy az ügyfél a tárgyaláson lássa a határidőket. Elfogadáskor a megrendelés ugyanazokkal a részletekkel, ugyanazokkal a dátumokkal és ugyanazokkal a jegyzetekkel születik. A megrendelésen csak az Állami mezőt frissíted, Tervezett értékről Kész értékre, amikor a részlet le van zárva.

A Mérföldkövek blokk a kártyán

Nyisd meg az árajánlatot, a megrendelést vagy a számlát. A kártya alján megtalálod a Mérföldkövek kártyát, a sorok számával. Ha üres, ezt olvasod: «Nincsenek mérföldkövek». A Hozzáadás gomb beszúr egy sort.

Minden sornak négy oszlopa van, és alatta egy jegyzet:

• # — a sor száma (1, 2, 3). Nem szabad cím: a részlet nevét a Jegyzet mezőbe írod («Előleg aláíráskor», «Építkezés üteme», «Egyenleg»). A jegyzet 255 karakterig megy, jobbra a számlálóval.
• Százalék vagy Összeg — mennyit ér ez a részlet. A választás egy a teljes dokumentumra, a blokk tetején lévő két gombbal. Ugyanazon a kártyán nem keverhetsz egy százalékos sort és egy eurós sort.
• Lejárat — a nap, amikor az a részlet esedékes. Üresen hagyhatod: a részlet a tervben marad, de a táblán a tervezettek közé kerül, nem a határidők közé.
• Állami — csak két érték: Tervezett és Kész. A «Hamarosan esedékes» és a «Lejárt» itt nem választható: a tábla a dátumból számolja őket.

A kuka jobbra törli a sort. Jobbra lent a Maradék megmondja, a dokumentumból mennyi nincs még részlethez rendelve: százalékban, ha százalékban dolgozol, összegben, ha összegben dolgozol.

A részletek összege nem haladhatja meg a dokumentumot. Ha százalékban túlléped a 100%-ot, a mező megáll a még elérhető maximumon. Ha összegben túlléped a dokumentum összegét, ugyanúgy megáll. Hagyhatsz maradékot: egy 70%-os terv érvényes, a maradék 30%-nak egyszerűen még nincs lejárata.

Egy üres sor — érték nélkül, dátum nélkül és jegyzet nélkül — nem kerül mentésre. A többi igen, a dokumentummal együtt, amikor mented a kártyát.

Százalék vagy Összeg

Szinte mindig a Százalék értékről indulsz. Beírod a 30, 40, 30 számokat, és a terv akkor is helyes marad, ha tárgyalás közben az árajánlat összege mozog: a százalékok maradnak, az euróban számolt megfelelő az új összegen számolódik újra. Ez a tanácsadás esete, és minden olyan ajánlaté, amelynek az ára még változhat.

Akkor válts Összeg módra, amikor a szerződés kerek összegekről beszél, vagy amikor egy részlet nem tiszta százaléka az összegen. Az Összeg gombon a Mokapen a százalékokból és a dokumentum összegéből már kiszámolt eurót mutatja. Ha ebben a módban mentesz, ettől a pillanattól a dokumentum az összegeket jegyzi meg, nem a százalékokat.

A fordított lépés ugyanígy működik: összegből százalékba a százalék az összeg osztva a dokumentum összegével. Akkor érdemes, amikor az összeg már a végleges. Ha az összeg még nulla, előbb töltsd ki a tételeket: dokumentumösszeg nélkül az Összeg módnak nincs plafonja, amire támaszkodhatna.

A mód a dokumentumé, nem az egyes soré. A százalékos árajánlat és az összeg szerinti megrendelés megfér egymás mellett: két különböző kártya. Amikor az árajánlatot a megrendelésre másolod, a mód a sorokkal együtt utazik.

Lejárat és Állami

A kártyán két dolgot döntesz el: a dátumot, és hogy a részlet még Tervezett, vagy már Kész. A többit a tábla csinálja, valahányszor megnyitod, harmadik Állami érték nélkül.

• Kész — a részletet lezártnak jelölted. A Kész oszlopban marad akkor is, ha a dátum a múltban van. Így mondod azt, hogy «ezt a részletet már nem kell felszólítani».
• Lejárt — még tervezett, és a lejárat ma előtti. Nem a listából választod: magától oda kerül.
• Hamarosan esedékes — még tervezett, és a lejárat a következő 7 napon belülre esik, a mát is beleszámítva.
• Tervezett — nincs dátum, vagy a dátum 7 napon túl van.

Példa. Ma október 20. van. Egy október 18-ra tervezett részlet a Lejárt oszlopban van. Egy október 25-i Hamarosan esedékes. Egy november 15-i Tervezett. Ugyanaz az október 18-i részlet, ha Kész értékre állítod, kikerül a lejártak közül és a Kész oszlopba megy: a dátum marad, az Állami győz a dátum felett.

A Mérföldkövek tábla

Az árajánlatok, a megrendelések és a számlák oldalán — listában is és Kanbanban is — fent van a Mérföldkövek gomb, a zászló ikonnal. Négy oszlopos táblát nyit: Tervezett, Hamarosan esedékes, Lejárt, Kész. Három külön tábla: az árajánlatoké nem keveri a megrendeléseket, a számláké nem keveri az árajánlatokat.

Minden kártya mutatja a részlet számát, a dokumentum kódját és címét, a százalékot vagy az összeget, a lejáratot (pirossal, ha lejárt, narancssárgával, ha hamarosan esedékes), az ügyfelet és a jegyzetet. A kattintás megnyitja a dokumentum kártyáját, ahol nyugodtan rendbe teszed az értéket, a dátumot és a jegyzetet.

A kártyát egyik oszlopból a másikba is húzhatod. A húzás nem csak címkeváltás: átírja az Állami mezőt, és négyből három esetben a dátumot is. Ezt érdemes tudni, mielőtt egy megbeszélésen arrébb húzol egy kártyát.

• Kész felé — az Állami Kész lesz. A lejárat, amelyet beírtál, úgy marad, ahogy volt.
• Lejárt felé — az Állami visszaáll Tervezett értékre, a lejárat pedig tegnap lesz. Csak akkor használd, ha a részletet tényleg a lejártak közé akarod kényszeríteni.
• Hamarosan esedékes felé — az Állami visszaáll Tervezett értékre, a lejárat pedig 3 nap múlva lesz.
• Tervezett felé — az Állami visszaáll Tervezett értékre, és a lejárat törlődik. A részletnek többé nincs dátuma.

Ha a helyes dátum az, amelyet az ügyféllel egyeztettél, ne húzd a kártyát, hogy «rendbe tedd»: nyisd meg a dokumentumot, és állítsd az Állami mezőt Kész értékre, vagy javítsd a lejáratot kézzel. A húzás kényelmes egy részlet lezárásához (Kész felé a dátumot nem nyúlja), a másik három oszlopon pedig figyelemmel használd.

Az árajánlattól a megrendelésig, és aztán a számláig

Amikor az árajánlatból létrehozod a megrendelést, a Mokapen lemásolja a mérföldköveket: szám, százalék vagy összeg, lejárat, Állami és jegyzet. Már kitöltve találod őket az új megrendelés kártyáján, ugyanabban a módban (százalék vagy összeg), mint az árajánlat. Onnan frissíted őket újraírás nélkül: Kész értékre jelölöd az előleg részletét azon a napon, amikor beérkezik, és eltolod a lejáratot, ha az építkezés csúszik.

A számla nem kapja meg automatikusan a megrendelés mérföldköveit. Ha ugyanazt a tervet ott is akarod, nyisd meg a számlát, és rakd össze újra a sorokat. Akkor van értelme, amikor a számla az egész megrendelést fedi. Kevésbé van értelme, amikor egyetlen részletet számlázol: akkor a hasznos mérföldkő egy, annak a kibocsátásnak az összegével és lejáratával, a többiek a megrendelésen maradnak.

Az Állami Kész nem hoz létre kifizetést, és nem állít ki számlát. Jel a terven. A valódi beszedést a számla Kifizetések blokkjában rögzíted; az adóügyi bizonylat a számla folyamatával jön létre, nem egy kártya húzásával.

Mik nem

Nem egy projekt Gantt-mérföldkövei. Azok a munka szakaszait mérik (indítás, átadás, átvétel). Ezek egy értékesítési dokumentum részleteit mérik. Egy projektnek lehetnek az előbbiek, egy megrendelésnek az utóbbiak, anélkül hogy szinkronban lennének.

Nem a számla Kifizetések blokkja. Egy Kész mérföldkő azt jelenti, «a tervnek ez a részlete nálunk le van zárva». Egy kifizetés azt jelenti, «ez a pénz beérkezett». Lehet a terv végig késznek jelölve, és a kifizetések még rögzítésre várhatnak, vagy fordítva.

Nem tételsor, és nem helyettesítik a PDF gazdasági feltételeit. A «30% a megrendeléskor, egyenleg 30 napon belül» szöveg, amelyet az ügyféllel el akarod olvastatni, a dokumentum feltételeiben marad. A mérföldkövek a belső eszköz, hogy ezeket a dátumokat el ne felejtsd.

Gyakori kérdések

Adhatok nevet a részletnek, például «Előleg»?

Igen, a Jegyzet mezőben. A # oszlop csak a sor sorszáma. A táblán a jegyzetet a dokumentum címe alatt olvasod.

Muszáj eljutnom 100%-ig?

Nem. A maradék maradhat. Nem mehetsz 100% fölé, sem a dokumentum összege fölé: a mező a még szabad maximumnál blokkol.

Megváltoztattam az árajánlat összegét. A részletek frissülnek?

Ha a dokumentum Százalék módban van, a százalékok maradnak, és az euróban számolt megfelelő követi az új összeget. Ha Összeg módban van, a beírt számok maradnak: egy alacsonyabb összeg kifuttathat a plafon fölé, és a mező visszahúz az új plafon alá, amint újra rálépsz.

Miért nem jelenik meg a dátum nélküli részlet a határidők között?

Mert a «hamarosan esedékes» és a «lejárt» csak akkor létezik, ha van dátum. Dátum nélkül a részlet Tervezett. Tedd fel a lejáratot a kártyára, ha látni akarod, ahogy a táblán közeledik.

Áthúztam egy kártyát a Tervezett oszlopra, és a dátum eltűnt.

Így viselkedik az az oszlop: a visszatérés elveszi a lejáratot. Nyisd meg újra a dokumentumot, és tedd vissza a dátumot. Hogy egy részletet lezárj anélkül, hogy a megbeszélt naphoz nyúlnál, húzd a Kész oszlopra, vagy állítsd Kész értékre az Állami mezőből a kártyán.

A részlet a múltban van, de én már lezártam. Miért nincs a Lejárt oszlopban?

Mert az Állami Kész. A Kész előbbre való a dátumnál: a kártya a Kész oszlopban áll akkor is, ha a nap elmúlt. Ezt akarod, ha a részletet már nem kell felszólítani.

Megrendelést csinálok az árajánlatból. Át kell másolnom a részleteket?

Nem. Százalék vagy összeg, dátumok, Állami és jegyzetek átmennek a megrendelésre. Csak akkor nézd át őket újra, ha a lépésnél megváltoztattad az összeget, és fix összeggel dolgoztál.

És amikor a megrendelésből csinálom a számlát?

A mérföldkövek nem másolódnak. Ha a számlán is kellenek, ott adod hozzá őket. A számlán rögzített kifizetések ettől a tervtől függetlenek maradnak.

A mérföldkövek rákerülnek a PDF-re, amelyet az ügyfélnek küldök?

Nem. A kártyán és a táblán maradnak. Ha az ügyfélnek olvasnia kell a határidőket, írd be őket a dokumentum feltételeibe.

Együtt látom az árajánlatok, a megrendelések és a számlák mérföldköveit?

Nem. A Mérföldkövek gomb az Árajánlatok oldalon csak az árajánlatok részleteit mutatja. Ugyanez a Megrendeléseknél és a Számláknál. Három terv, három tábla.