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Guia de marcos

Um marco é uma prestação do documento: uma fatia do montante, com uma data de vencimento e um status. Usa-o quando o cliente não paga tudo de uma vez — sinal na assinatura, pagamentos por avanço, saldo na entrega — e quer ver, documento a documento e num só quadro, o que ainda falta receber e o que já está fechado.

O bloco chama-se Marcos e está na ficha do orçamento, da encomenda e da fatura. Funciona da mesma forma nos três documentos. Não é uma segunda tabela de preços e não regista o recebimento: é o plano com que acordou os prazos.

Onde entra no trabalho de todos os dias

Os itens do documento dizem o quê vende e quanto vale no total. Os marcos dizem quando esse valor se divide. Um orçamento de €12,000 pode continuar a ser uma única linha «Projeto web» e, por baixo, três marcos: 30% na confirmação, 40% na entrega do rascunho, 30% na entrada em produção.

O plano vive no documento, por isso vê-o quando abre essa ficha. Se de manhã quer saber «que prestações vencem esta semana, em todos os orçamentos», abre o quadro Marcos a partir da página Orçamentos, Encomendas ou Faturas. Cada cartão é uma prestação, não o documento inteiro. Um clique no cartão reabre o orçamento, a encomenda ou a fatura a que pertence.

Quando o cliente aceita e transforma o orçamento em encomenda, os marcos passam para a encomenda juntamente com as linhas. Na fatura volta a escrevê-los: a passagem encomenda → fatura não os copia sozinha. Os Pagamentos da fatura são outra coisa: aí regista o dinheiro que entrou mesmo.

Casos de utilização

• Consultoria por estados de avanço: orçamento de €10,000 em percentagem. Linha 1 a 30% com vencimento na assinatura e nota «Sinal». Linha 2 a 40% «Entrega do rascunho». Linha 3 a 30% «Saldo». O restante em baixo tem de chegar a 0%: cobriu o documento todo.
• Fornecimento com montantes fixos: encomenda de €8,400, modo Resultar. €2,500 na encomenda, €3,400 com a mercadoria pronta, €2,500 na instalação. Útil quando o contrato fala de valores e não de percentagens, ou quando uma prestação é um sinal redondo que não cai exatamente nos 30%.
• Avença ou pagamento faseado: doze linhas do mesmo montante, um vencimento no dia 1 de cada mês, nota «Prestação 1» … «Prestação 12». No quadro vê-as a chegar à coluna A vencer em breve à medida que se aproximam.
• Cobrança comercial: não abre os documentos um a um. A partir da página Orçamentos (ou Encomendas, ou Faturas) prime Marcos. A coluna Expirado é o que devia ser recebido e ainda não está marcado como feito. A coluna A vencer em breve é a semana que vem.
• Do orçamento à encomenda: prepara o plano já na proposta, para o cliente ver os vencimentos na negociação. Na aceitação a encomenda nasce com as mesmas prestações, as mesmas datas e as mesmas notas. Na encomenda só atualiza o status, de Planejado para Concluído, quando a prestação fica fechada.

O bloco Marcos na ficha

Abre o orçamento, a encomenda ou a fatura. No fundo da ficha encontra o cartão Marcos, com a contagem das linhas. Se estiver vazio lê «Não há marcos». O botão Adicionar insere uma linha.

Cada linha tem quatro colunas e uma nota por baixo:

• # — o número da linha (1, 2, 3). Não é um título livre: o nome da prestação escreve-se no campo Nota («Sinal na assinatura», «Avanço de obra», «Saldo»). A nota chega aos 255 caracteres, com o contador à direita.
• Porcentagem ou Resultar — quanto vale esta prestação. A escolha é uma só para o documento inteiro, com os dois botões no topo do bloco. Não pode misturar, na mesma ficha, uma linha em percentagem e uma em euros.
• Data de Vencimento — o dia em que essa prestação é esperada. Pode deixá-la vazia: a prestação fica no plano, mas no quadro cai entre as planeadas, não entre os vencimentos.
• Status — só dois valores: Planejado e Concluído. «A vencer em breve» e «Expirado» não se escolhem aqui: o quadro calcula-os a partir da data.

O caixote do lixo à direita elimina a linha. Em baixo à direita, Restante diz-lhe quanto do documento ainda não está atribuído a uma prestação: em percentagem se trabalha em percentagem, em valor se trabalha por montante.

O total das prestações não pode ultrapassar o documento. Se em percentagem passar dos 100%, o campo pára no máximo ainda disponível. Se por montante ultrapassar o total do documento, pára da mesma forma. Pode deixar um restante: um plano a 70% é válido, os 30% que faltam simplesmente ainda não têm vencimento.

Uma linha vazia — sem valor, sem data e sem nota — não é guardada. As outras sim, juntamente com o documento, quando guarda a ficha.

Porcentagem ou resultar

Parte quase sempre de Porcentagem. Escreve 30, 40, 30 e o plano continua certo mesmo que, na negociação, o total do orçamento se mexa: as percentagens ficam, o equivalente em euros recalcula-se sobre o novo total. É o caso da consultoria e de qualquer proposta cujo preço ainda possa mudar.

Passe para Resultar quando o contrato fala de valores redondos, ou quando uma prestação não é uma percentagem limpa do total. No botão Resultar o Mokapen mostra os euros já calculados a partir das percentagens e do total do documento. Se guardar neste modo, a partir desse momento o documento lembra os montantes, não as percentagens.

A passagem inversa funciona da mesma forma: de montante para percentagem, a percentagem é o montante dividido pelo total do documento. Convém fazê-lo quando o total já é o definitivo. Se o total ainda for zero, preencha primeiro os itens: sem um montante de documento o modo Resultar não tem um teto em que se apoiar.

O modo é do documento, não da linha isolada. Um orçamento em percentagem e uma encomenda por montante podem coexistir: são duas fichas diferentes. Quando copia o orçamento para a encomenda, o modo segue com as linhas.

Data de Vencimento e status

Na ficha decide duas coisas: a data e se a prestação ainda está Planejado ou já está Concluído. O resto fá-lo o quadro, de cada vez que o abre, sem um terceiro status para definir.

• Concluído — marcou a prestação como fechada. Fica na coluna Concluído mesmo que a data esteja no passado. É a forma certa de dizer «esta prestação já não se cobra».
• Expirado — continua planeada e o vencimento é anterior a hoje. Não o escolhe no menu: cai lá sozinha.
• A vencer em breve — continua planeada e o vencimento cai nos próximos 7 dias, hoje incluído.
• Planejado — sem data, ou com uma data para além dos 7 dias.

Exemplo. Hoje é 20 de outubro. Uma prestação planeada a 18 de outubro está em Expirado. Uma a 25 de outubro está A vencer em breve. Uma a 15 de novembro está Planejado. A mesma prestação de 18 de outubro, se a passar a Concluído, sai do expirado e vai para Concluído: a data fica, o status prevalece sobre a data.

O quadro Marcos

Na página dos orçamentos, das encomendas e das faturas — tanto em lista como em kanban — em cima está o botão Marcos, com o ícone da bandeira. Abre um quadro com quatro colunas: Planejado, A vencer em breve, Expirado, Concluído. São três quadros separados: o dos orçamentos não mistura as encomendas, e o das faturas não mistura os orçamentos.

Cada cartão mostra o número da prestação, o código e o título do documento, a percentagem ou o montante, o vencimento (a vermelho se estiver expirado, a laranja se estiver a vencer em breve), o cliente e a nota. O clique abre a ficha do documento, onde acerta valor, data e nota com calma.

Também pode arrastar o cartão de uma coluna para outra. O arrasto não é só uma mudança de etiqueta: reescreve o status e, em três casos em quatro, também a data. Vale a pena sabê-lo antes de mover um cartão durante uma reunião.

• Para Concluído — o status passa a Concluído. O vencimento que tinha escrito fica como está.
• Para Expirado — o status volta a Planejado e o vencimento passa a ser ontem. Use-o só se quiser mesmo forçar a prestação para as expiradas.
• Para A vencer em breve — o status volta a Planejado e o vencimento passa a ser daqui a 3 dias.
• Para Planejado — o status volta a Planejado e o vencimento é retirado. A prestação deixa de ter data.

Se a data certa for a combinada com o cliente, não arraste o cartão para «o meter em ordem»: abra o documento e mude o status para Concluído, ou corrija o vencimento à mão. O arrasto é cómodo para fechar uma prestação (para Concluído, a data não se mexe) e deve usar-se com cuidado nas outras três colunas.

Do orçamento à encomenda, e depois à fatura

Quando a partir do orçamento cria a encomenda, o Mokapen copia os marcos: número, percentagem ou montante, vencimento, status e nota. Encontra-os já preenchidos na ficha da encomenda nova, no mesmo modo (percentagem ou montante) do orçamento. A partir daí atualiza-os sem os reescrever: marca Concluído a prestação de sinal no dia em que chega, muda um vencimento se a obra atrasar.

A fatura não recebe os marcos da encomenda de forma automática. Se quiser o mesmo plano também aí, abre a fatura e volta a compor as linhas. Faz sentido quando a fatura cobre a encomenda inteira. Faz menos sentido quando fatura uma só prestação: nesse caso o marco útil é um, com o montante e o vencimento dessa emissão, e os outros ficam na encomenda.

O status Concluído não cria um pagamento e não emite a fatura. É uma marca no plano. O recebimento verdadeiro regista-se nos Pagamentos da fatura; o documento fiscal cria-se com o fluxo de faturação, não ao arrastar um cartão.

O que não são

Não são os marcos do Gantt de um projeto. Esses medem as fases do trabalho (arranque, entrega, receção). Estes medem as prestações de um documento de venda. Um projeto pode ter uns e uma encomenda os outros, sem que se sincronizem.

Não são os Pagamentos na fatura. Um marco Concluído significa «esta prestação do plano está fechada para nós». Um pagamento significa «este dinheiro entrou». Pode ter um plano todo marcado como feito e os pagamentos ainda por registar, ou o contrário.

Não são uma linha de item e não substituem as condições económicas do PDF. O texto «30% na encomenda, saldo a 30 dias» que quer que o cliente leia fica nas condições do documento. Os marcos são a ferramenta interna para não se esquecer dessas datas.

Perguntas frequentes

Posso dar um nome à prestação, do tipo «Sinal»?

Sim, no campo Nota. A coluna # é só o número progressivo da linha. No quadro lê a nota por baixo do título do documento.

Tenho de chegar forçosamente a 100%?

Não. O restante pode ficar. Não pode ir além dos 100% nem além do montante do documento: o campo bloqueia no máximo ainda livre.

Mudei o total do orçamento. As prestações atualizam-se?

Se o documento está em Porcentagem, as percentagens ficam e o euro equivalente segue o novo total. Se está em Resultar, ficam os valores que escreveu: um total mais baixo pode fazê-lo ultrapassar, e o campo volta a pô-lo dentro do novo teto assim que regressa a ele.

Porque é que uma prestação sem data não aparece entre os vencimentos?

Porque «a vencer em breve» e «expirado» só existem se houver uma data. Sem data a prestação está em Planejado. Ponha o vencimento na ficha se a quiser ver chegar ao quadro.

Arrastei um cartão para Planejado e a data desapareceu.

É o comportamento da coluna: voltar para lá tira o vencimento. Reabra o documento e volte a pôr a data. Para fechar uma prestação sem tocar no dia combinado, arraste-a para Concluído ou defina Concluído a partir do status na ficha.

A prestação está no passado, mas eu já a fechei. Porque é que não está em Expirado?

Porque o status é Concluído. Concluído vem antes da data: o cartão fica na coluna Concluído mesmo que o dia tenha passado. É o que quer, se a prestação já não tiver de ser cobrada.

Crio a encomenda a partir do orçamento. Tenho de voltar a copiar as prestações?

Não. Percentagem ou montante, datas, status e notas passam para a encomenda. Volte a verificá-las só se na passagem mudou o total e trabalhava com montante fixo.

E quando crio a fatura a partir da encomenda?

Os marcos não se copiam. Se também os precisar na fatura, adiciona-os aí. Os pagamentos registados na fatura continuam independentes deste plano.

Os marcos saem no PDF que envio ao cliente?

Não. Ficam na ficha e no quadro. Se o cliente tiver de ler os vencimentos, escreva-os nas condições do documento.

Vejo os marcos de orçamentos, encomendas e faturas juntos?

Não. O botão Marcos na página Orçamentos mostra só as prestações dos orçamentos. O mesmo para Encomendas e para Faturas. Três planos, três quadros.