Aprenda Mokapen.

Guia da visibilidade dos dados

Quando abre o Mokapen, não vê «tudo o que há na empresa». Vê os dados a que tem acesso e, nas páginas do dia a dia, muitas vezes só o trabalho que lhe diz respeito. É de propósito: assim a Laura nas vendas tem o seu pipeline à frente, o Marco no suporte os seus tickets, e ninguém abre por engano uma ficha reservada.

Este guia explica o que aparece em lista, kanban, calendário, pesquisa e relatórios — e porque é que os números às vezes não coincidem de uma página para a outra. O cadeado, as funções e o Network usam a mesma palavra «público»: aqui distinguimo-los com exemplos.

Papel no CRM

Duas perguntas diferentes, duas respostas diferentes:

• O que pode fazer — criar, editar, convidar, abrir as definições. Decide-o a função (Guest, User, Member, Owner…). O detalhe está no Guia de funções de utilizador.
• Que fichas lhe chegam — que oportunidades, tickets ou contactos encontra na lista. Decide-o a visibilidade: a organização em que está, as apps ligadas, o cadeado da ficha, e (nas páginas operacionais) o filtro sobre o seu nome ou a sua equipa.

Pode ser Membro com todos os poderes e mesmo assim não ver a oportunidade privada de um colega, se não estiver entre os colaboradores. Ao contrário, um Utilizador vê as fichas públicas da sua app mesmo que não possa alterar a Segurança da organização.

O que vê sempre

Regra de ouro: nunca lhe chega uma ficha que não possa abrir. Vale em lista, kanban, calendário, pesquisa, início e relatórios. Se uma ficha é privada e não é proprietário, colaborador nem autor, não a encontra nem a pesquisar.

Primeiro o Mokapen restringe o mundo a esta organização (a escolhida no seletor no topo). Depois às apps ligadas: se Tickets estiver desligado, não há página Tickets. Depois ao cadeado de cada ficha. Só depois, nas páginas operacionais, entra o filtro «o meu trabalho».

Exemplo — A mesma empresa, duas pessoas. Laura (vendas) e Marco (suporte). As oportunidades públicas da Laura não aparecerão no dia do Marco se ele não tiver a app Vendas, ou se a oportunidade for privada e ele não for colaborador. Os tickets públicos do Marco, a mesma história para a Laura. Os relatórios respeitam o mesmo cadeado: nenhum dos dois «descobre» dados fechados ao outro.

Três significados de «público»

No Mokapen a palavra aparece em três sítios diferentes. Não se contradizem: falam de três coisas.

• Organização pública no Network — a montra externa (uma página da empresa visível a clientes potenciais ou parceiros). Não abre as suas oportunidades nem os seus contactos ao mundo. Mais detalhe no guia Organizações e acessos.
• Ficha pública (cadeado aberto) — dentro da organização, os colegas que podem usar essa app abrem a ficha sem estar na lista de colaboradores.
• Filtro sobre o trabalho do dia a dia — a barra cinzenta em lista e kanban. Mesmo com fichas públicas, pode ver só «as minhas» ou as de uma equipa, para não se afogar no pipeline de toda a gente.

Exemplo — «Studio Alfa» é pública no Network, para que os prospects a encontrem. Lá dentro, as oportunidades de um cliente estratégico são privadas (cadeado fechado). No kanban a Laura vê as suas; nos relatórios o titular vê todas aquelas a que tem acesso. Nenhum visitante do Network abre essas oportunidades.

Cadeado Pública e Privada

Em quase todas as fichas (tarefa, projeto, contacto, empresa, oportunidade, ticket, orçamento, encomenda, compromisso, reserva, aplicações personalizadas…) há um ícone de cadeado:

• Pública (cadeado aberto) — veem-na os membros da organização que têm essa app.
• Privada (cadeado fechado) — veem-na o proprietário, os colaboradores (pessoas ou equipas) e quem a criou. Os outros não, em lado nenhum.

Ser Owner da organização não faz ver automaticamente todas as fichas privadas: é preciso estar na lista (em pessoa, através de uma equipa, ou no Team Master se a política o adicionar às fichas novas). Os compromissos seguem sobretudo quem está envolvido: organizador, participantes, colaboradores.

Como nascem as fichas novas — Pública ou Privada por predefinição, colaboradores automáticos, Team Master — decide-o a página Segurança, reservada aos Proprietários. Essa definição vale só a partir desse momento: o histórico não se recalcula sozinho. Todo o detalhe está no guia Segurança.

Páginas operacionais e relatórios

É o ponto que mais confunde, e está feito de propósito para dois trabalhos diferentes.

Páginas operacionais — lista e kanban de Tarefas, Projetos, Oportunidades, Tickets, Compromissos, Reservas (e o calendário ligado). Aqui, por predefinição, o Mokapen mostra-lhe o seu trabalho: fichas de que é proprietário, colaborador, ou cuja equipa está na lista. A barra cinzenta-escura (o seu nome, um colega ou uma equipa) é exatamente esse filtro. Serve para começar a manhã sem o pipeline de toda a empresa à frente.

Relatórios, pesquisa e início — aqui o filtro cinzento não se aplica (nos relatórios, enquanto não escolher uma equipa). Vê todas as fichas que pode abrir: as suas e, se forem públicas ou for colaborador, também as dos colegas. O cadeado mantém-se: uma ficha privada de outro não entra nos relatórios.

Exemplo — Laura. No kanban Oportunidades tem 8 cartões (os seus e aqueles em que é colaboradora). Abre os relatórios de vendas: conta 40, todas as públicas da equipa, mais as privadas suas. Não é um erro: o kanban é «o que acompanho hoje», o relatório é «que números temos».

Exemplo — Marco. No kanban Tickets vê os seus e os da equipa Customer Care. No relatório SLA vê todos os tickets a que tem acesso. Se um ticket for privado de outro departamento e ele não for colaborador, não está nem no kanban nem no relatório.

Orçamentos, encomendas, produtos, serviços e documentos por predefinição não se apertam ao «meu trabalho»: na lista já vê tudo o que pode abrir, como num relatório. Contactos e empresas comportam-se da mesma forma, salvo personalização.

Filtro utilizadores / equipas

O botão cinzento-escuro em lista e kanban (avatar e nome, ou uma equipa) é o Filtro utilizadores / equipas. Escolhe-se a si, um colega ou um grupo: o Mokapen mostra as fichas ligadas a essa escolha — entre as que já pode abrir. Não é uma forma de «ver as privadas dos outros».

Por predefinição o botão está em tarefas, projetos, oportunidades, tickets, compromissos e reservas. Em encomendas, orçamentos, produtos, serviços e documentos está desligado: a lista já é «tudo a que tem acesso».

Em Personalização → Filtro utilizadores / equipas (plano Medium) pode, para cada tipo de ficha:

• ligar ou desligar o botão — desligado, lista e kanban comportam-se como os relatórios;
• decidir o que conta como «o meu trabalho»: si como proprietário, como colaborador, as suas equipas, o autor, (nos compromissos) o participante, o Team Master.

O Proprietário pode definir um predefinido para toda a organização; mesmo assim pode guardar um pessoal. Exemplo típico: quem está no Team Master (titular, IT, privacidade) pode abrir as fichas privadas novas, mas no kanban pode não as ver enquanto não ativar «Team Master como colaborador» ou passar pelos relatórios.

Campos na ficha

Abrir uma ficha não significa ver cada linha. Um campo pode ser visível ou editável só para certos utilizadores ou equipas — ex. a margem % só ao comercial sénior, uma nota de RH só à equipa de RH. É um nível a mais, sobre a ficha já aberta. O detalhe está no guia Campos, secção visibilidade condicional.

Casos de utilização

• Agência, oportunidades públicas — cada um trabalha o seu próprio kanban; o diretor lê os relatórios de todo o pipeline a que tem acesso. Ninguém altera a Segurança: basta o filtro do dia a dia.
• Escritório de advogados, fichas privadas — cada processo nasce restrito (página Segurança). O Team Master (sócios) abre os dossiês; no kanban o sócio ativa o Team Master no filtro, ou usa os relatórios para a vista de conjunto.
• Suporte e vendas juntos — o Marco não vê as oportunidades privadas da Laura; a Laura não vê os tickets internos de IT. Os relatórios de cada um ficam no perímetro da app e do cadeado.
• Montra Network e dados internos — organização pública no Network, contactos de RH e negociações sensíveis privadas lá dentro. Os dois «público» não se tocam.
• Duas sociedades, uma conta — muda de organização no seletor: muda de conjunto de dados. Sem diretório nem pipeline em comum, mesmo que seja a mesma pessoa.
• Convidado num projeto — vê só o que lhe foi partilhado, não a lista completa. Função estreita e visibilidade estreita, juntas.
• Aplicação personalizada (ex. Veículos, Casos) — o mesmo cadeado e o mesmo filtro nas suas fichas. Consulte o Guia de aplicações personalizadas.

Guias relacionados

• Organizações e acessos — espaços de trabalho fechados, Network, mudança de organização.
• Guia de funções de utilizador — o que pode fazer, de Guest a Owner.
• Segurança — predefinição Pública/Privada nas fichas novas, Team Master.
• Utilizadores e Equipas — quem está em que grupo, managers.
• Aplicações — ligar ou desligar Tarefas, Vendas, Tickets…
• Campos — visibilidade de uma só linha na ficha.

Perguntas frequentes

P: Nos relatórios vejo a oportunidade de um colega, no kanban não. É um erro?

R: Não, é o comportamento previsto. O kanban (com o filtro ligado) é o seu trabalho; os relatórios mostram todas as fichas que pode abrir. O mesmo se a encontrar na pesquisa ou no início e não no pipeline.

P: Como vejo as oportunidades de toda a equipa no kanban?

R: No botão cinzento escolha a equipa (ou um colega). Na Personalização pode desligar o botão em Oportunidades: a lista fica como os relatórios. Continuam de fora as fichas privadas a que não tem acesso.

P: Sou Owner e não vejo uma ficha privada. Porquê?

R: A função sozinha não destranca os cadeados. Tem de ser proprietário, colaborador, autor, ou estar no Team Master (e, no kanban, o filtro tem de incluir esse critério). Peça para ser adicionado, ou abra os relatórios se já tem acesso mas o filtro do dia a dia a esconde.

P: A organização é pública: os dados são visíveis lá fora?

R: Não. Pública no Network é a montra da empresa, não as fichas internas. Lá fora ficam só os convidados.

P: Passei a Segurança para Privada: os dados de ontem tornaram-se privados?

R: Não. Só as fichas guardadas depois da alteração. Explica-o o guia Segurança.

P: Um convidado vê o diretório?

R: Em geral não: vê o que lhe foi partilhado (ex. um projeto ou uma tarefa). A função Guest é a mais estreita; o detalhe está no guia das funções.

P: Porque é que no kanban não vejo as privadas do Team Master?

R: Pode abri-las se estiver no Team Master, mas o filtro do dia a dia não as inclui por predefinição. Ative «Team Master como colaborador» na Personalização, ou use os relatórios.