Průvodce Mokapenem

Průvodce viditelností dat

Když otevřete Mokapen, nevidíte «všechno, co ve firmě je». Vidíte data, ke kterým máte přístup, a na každodenních stránkách často jen práci, která se vás týká. Je to záměr: Laura v prodeji má před sebou svou pipeline, Marco v podpoře své tikety, a nikdo omylem neotevře vyhrazený záznam.

Tento průvodce vysvětluje, co se objeví v seznamu, na kanbanu, v kalendáři, ve vyhledávání a v reportech — a proč se čísla občas neshodují z jedné stránky na druhou. Zámek, role i Network používají stejné slovo «veřejný»: tady je rozlišíme na příkladech.

Role v CRM

Dvě různé otázky, dvě různé odpovědi:

• Co můžete dělat — vytvářet, upravovat, zvát, otevírat nastavení. O tom rozhoduje role (Host, Uživatel, Člen, Vlastník…). Podrobnosti v Příručce uživatelských rolí.
• Které záznamy k vám dorazí — které obchody, tikety nebo kontakty najdete v seznamu. O tom rozhoduje viditelnost: organizace, ve které jste, zapnuté aplikace, zámek záznamu a (na provozních stránkách) filtr na vaše jméno nebo tým.

Můžete být Členem s plnými pravomocemi a přesto nevidět soukromý obchod kolegy, pokud nejste mezi spolupracovníky. Naopak Uživatel vidí veřejné záznamy své aplikace, i když nemůže měnit Zabezpečení organizace.

Co vždy vidíte

Zlaté pravidlo: nikdy k vám nedorazí záznam, který nemůžete otevřít. Platí v seznamu, na kanbanu, v kalendáři, ve vyhledávání, na home i v reportech. Je-li záznam soukromý a nejste vlastník, spolupracovník ani autor, nenajdete ho ani hledáním.

Nejprve Mokapen zúží svět na tuto organizaci (tu ve voliči nahoře). Pak na zapnuté aplikace: je-li Tikety vypnuté, stránka Tiketů není. Pak na zámek každého záznamu. Teprve potom, na provozních stránkách, nastoupí filtr «moje práce».

Příklad — Stejná firma, dva lidé. Laura (prodej) a Marco (podpora). Laury veřejné obchody se v Marcově dni neobjeví, pokud nemá aplikaci Prodej, nebo je obchod soukromý a on není spolupracovník. Marcovy veřejné tikety, stejný příběh pro Lauru. Reporty ctí stejný zámek: ani jeden z nich «neobjeví» data zavřená tomu druhému.

Tři významy «veřejné»

V Mokapenu se slovo vrací na třech různých místech. Neodporují si: mluví o třech věcech.

• Veřejná organizace na Network — vitrína ven (stránka firmy viditelná potenciálním zákazníkům nebo partnerům). Neotevírá vaše obchody ani kontakty světu. Více v průvodci Organizace a přístup.
• Veřejný záznam (otevřený zámek) — uvnitř organizace kolegové, kteří mohou používat tu aplikaci, otevřou záznam, aniž by byli na seznamu spolupracovníků.
• Filtr denní práce — šedý pruh v seznamu a na kanbanu. I u veřejných záznamů můžete vidět jen «moje» nebo ty týmu, abyste se neutopili v pipeline všech.

Příklad — «Studio Alfa» je veřejné na Network, aby ho potenciální zákazníci našli. Uvnitř jsou obchody strategického klienta soukromé (zavřený zámek). Na kanbanu Laura vidí svoje; v reportech vlastník vidí všechny, k nimž má přístup. Žádný návštěvník Network ty obchody neotevře.

Zámek Veřejné a Soukromé

Na téměř každém záznamu (úkol, projekt, kontakt, společnost, obchod, tiket, nabídka, objednávka, schůzka, rezervace, vlastní aplikace…) je ikona zámku:

• Veřejný (otevřený zámek) — vidí ho členové organizace, kteří mají tu aplikaci.
• Soukromý (zavřený zámek) — vidí ho vlastník, spolupracovníci (osoby nebo týmy) a ten, kdo ho vytvořil. Nikdo jiný, nikde.

Být Vlastníkem organizace neznamená automaticky vidět všechny soukromé záznamy: musíte být na seznamu (osobně, přes tým, nebo v Team Master, pokud ho politika přidává k novým záznamům). Schůzky jdou hlavně za tím, kdo je zapojen: organizátor, účastníci, spolupracovníci.

Jak vznikají nové záznamy — Veřejný nebo Soukromý ve výchozím nastavení, automatičtí spolupracovníci, Team Master — určuje stránka Zabezpečení, jen pro Vlastníky. Toto nastavení platí od toho okamžiku: historie se sama nepřepočítá. Celý detail v průvodci Zabezpečení.

Provozní stránky a reporty

To je bod, který plete nejvíc, a je udělaný schválně pro dvě různé práce.

Provozní stránky — seznam a kanban Úkolů, Projektů, Obchodů, Tiketů, Schůzek, Rezervací (a související kalendář). Tady Mokapen ve výchozím nastavení ukazuje vaši práci: záznamy, jejichž jste vlastník, spolupracovník, nebo jejichž tým je na seznamu. Tmavě šedý pruh (vaše jméno, kolega nebo tým) je právě ten filtr. Aby ráno nezačínalo pipeline celé firmy přímo před obličejem.

Reporty, vyhledávání a home — tady se šedý filtr nepoužije (v reportech, dokud nevyberete tým). Vidíte všechny záznamy, které můžete otevřít: svoje a, pokud jsou veřejné nebo jste spolupracovník, i kolegů. Zámek zůstává: cizí soukromý záznam do reportů nevstoupí.

Příklad — Laura. Na kanbanu Obchodů má 8 karet (svoje a ty, u kterých spolupracuje). Otevře reporty prodeje: napočítá 40, všechny veřejné týmu plus svoje soukromé. Není to chyba: kanban je «co dnes sleduji», report je «jaká máme čísla».

Příklad — Marco. Na kanbanu Tiketů vidí svoje a ty týmu Customer Care. V reportu SLA vidí každý tiket, k němuž má přístup. Je-li tiket soukromý jiného oddělení a on není spolupracovník, není ani na kanbanu, ani v reportu.

Nabídky, objednávky, produkty, služby a dokumenty ve výchozím nastavení ne zužují na «moji práci»: v seznamu už vidíte vše, co můžete otevřít, jako v reportu. Kontakty a společnosti se chovají stejně, pokud to nepřizpůsobíte.

Filtr uživatelů / týmů

Tmavě šedé tlačítko v seznamu a na kanbanu (avatar a jméno, nebo tým) je Filtr uživatelů / týmů. Vyberete sebe, kolegu nebo skupinu: Mokapen ukáže záznamy vázané na tu volbu — z těch, které už můžete otevřít. Není to způsob, jak «vidět soukromé záznamy druhých».

Ve výchozím nastavení je tlačítko zapnuté u úkolů, projektů, obchodů, tiketů, schůzek a rezervací. U objednávek, nabídek, produktů, služeb a dokumentů je vypnuté: seznam už je «vše, k čemu máte přístup».

Z Přizpůsobení → Filtr uživatelů / týmů (plán Medium) můžete u každého typu záznamu:

• tlačítko zapnout nebo vypnout — vypnuté, seznam a kanban se chovají jako reporty;
• rozhodnout, co se počítá jako «moje práce»: vy jako vlastník, jako spolupracovník, vaše týmy, autor, (u schůzek) účastník, Team Master.

Vlastník může nastavit výchozí pro celou organizaci; vy si přesto můžete uložit vlastní. Typický příklad: kdo je v Team Master (vlastník, IT, soukromí) může otevřít nové soukromé záznamy, ale na kanbanu je nemusí vidět, dokud nezapne «Team Master jako spolupracovník» nebo nepřejde do reportů.

Pole na záznamu

Otevřít záznam neznamená vidět každý řádek. Pole může být viditelné nebo upravitelné jen pro určité uživatele nebo týmy — např. marže % jen pro seniora prodeje, poznámka HR jen pro tým HR. Je to další vrstva, na už otevřeném záznamu. Podrobnosti v průvodci Pole, sekce podmíněné viditelnosti.

Případy použití

• Agentura, veřejné obchody — každý pracuje svůj kanban; ředitel čte reporty celé pipeline, k níž má přístup. Nikdo nemění Zabezpečení: stačí denní filtr.
• Advokátní kancelář, soukromé záznamy — každá kauza startuje jako vyhrazená (stránka Zabezpečení). Team Master (partneři) otevírá spisy; na kanbanu partner zapne Team Master ve filtru, nebo použije reporty k přehledu.
• Podpora a prodej spolu — Marco nevidí Laury soukromé obchody; Laura nevidí interní IT tikety. Reporty každého zůstanou v obvodu aplikace a zámku.
• Vitrína Network a interní data — organizace veřejná na Network, kontakty HR a citlivé obchody soukromé uvnitř. Dvě «veřejné» se nedotýkají.
• Dvě společnosti, jeden účet — přepnete organizaci ve voliči: přepnete datovou sadu. Žádný sdílený adresář ani pipeline, i když jste táž osoba.
• Host u projektu — vidí jen to, co s ním bylo sdíleno, ne celý seznam. Úzká role a úzká viditelnost, spolu.
• Vlastní aplikace (např. Vozidla, Případy) — stejný zámek a stejný filtr na vašich záznamech. Viz Průvodce vlastními aplikacemi.

Související příručky

• Organizace a přístup — uzavřené pracovní prostory, Network, změna organizace.
• Příručka uživatelských rolí — co můžete dělat, od Hosta po Vlastníka.
• Zabezpečení — výchozí Veřejné/Soukromé u nových záznamů, Team Master.
• Uživatelé a týmy — kdo je v které skupině, manažeři.
• Aplikace — zapínání a vypínání Úkolů, Prodeje, Tiketů…
• Pole — viditelnost jednoho řádku na záznamu.

Časté dotazy

Q: V reportech vidím obchod kolegy, na kanbanu ne. Je to chyba?

A: Ne, tak to má být. Kanban (se zapnutým filtrem) je vaše práce; reporty ukazují všechny záznamy, které můžete otevřít. Stejné, pokud ho najdete ve vyhledávání nebo na home a ne v pipeline.

Q: Jak uvidím obchody celého týmu na kanbanu?

A: Ze šedého tlačítka vyberte tým (nebo kolegu). V Přizpůsobení můžete tlačítko u Obchodů vypnout: seznam se chová jako reporty. Soukromé záznamy, k nimž nemáte přístup, zůstanou venku.

Q: Jsem Vlastník a nevidím soukromý záznam. Proč?

A: Role sama o sobě zámky neodemkne. Musíte být vlastník, spolupracovník, autor, nebo v Team Master (a na kanbanu musí filtr to kritérium zahrnovat). Požádejte o přidání, nebo otevřete reporty, pokud přístup už máte, ale denní filtr ho schovává.

Q: Organizace je veřejná: jsou data vidět venku?

A: Ne. Veřejná na Network je vitrína firmy, ne interní záznamy. Venku zůstanou jen pozvaní.

Q: Přepnul jsem Zabezpečení na Soukromé: stala se včerejší data soukromá?

A: Ne. Jen záznamy uložené po změně. Vysvětluje to průvodce Zabezpečení.

Q: Vidí host adresář?

A: Obvykle ne: vidí to, co s ním bylo sdíleno (např. projekt nebo úkol). Role Host je nejužší; podrobnosti jsou v příručce rolí.

Q: Proč na kanbanu nevidím soukromé záznamy Team Master?

A: Můžete je otevřít, pokud jste v Team Master, ale denní filtr je ve výchozím nastavení nezahrnuje. Zapněte «Team Master jako spolupracovník» v Přizpůsobení, nebo použijte reporty.