Průvodce Mokapenem

Docházka

Oblast Docházka je HR modul Mokapenu pro evidenci hodin a dnů lidí: práce na místě, nemocenská, dovolená, volno a další typy. Každá docházka má osobu, lokaci, datum, začátek/konec, typ, poznámky a (kde je to relevantní) soukromí. Může být propojena s plánovanou Směnou ve stejný den/lokaci.

Přístup z menu Lidské zdroje → Docházka, nebo Zaznamenat docházku z menu «+» (typická zkratka: klávesa R). Výchozí zobrazení je Kalendář; lze přepnout na Seznam. Modul vyžaduje aktivní aplikaci Docházka, správná oprávnění a vhodný plán Premium (HR balíček). Dostupnost ověřte u plánu.

Co Docházka není: není automatický docházkový systém (příchod/odchod), není povinná geolokace a není tok «schválení manažerem» (čekající/schváleno). Vy (nebo editor) zaznamenáváte datumy a časy — ručně, také hromadně nebo z plánování. Timesheet, pokud je v Mokapenu, je samostatná aplikace.

Role v CRM a vztah ke Směnám

• Směny = plán («měl bys být zde v těchto slotech»).
• Docházka = skutečnost («byl jsi / zaznamenal jsi tyto hodiny / tento typ»).

Společné použití je doporučený tok: editor plánuje směny, pak zaznamená (nebo nechá zaznamenat) docházku. Z karty směny lze otevřít zkratky pro vytvoření/úpravu docházky a vidět odchylku hodin. Při vytváření docházky, pokud existuje směna pro stejného uživatele + lokaci + den, Mokapen ji může automaticky propojit (shift_id). V reportech, kde je to k dispozici, najdete také křížová data pro směny + docházku.

Oprávnění uživatelů: kdo vidí, kdo vytváří, kdo upravuje

Není role «schvalovatele». Důležité jsou aplikace, editor, podřízení a soukromí u jednotlivé docházky.

1. Aplikace a plán

Aplikace Docházka musí být aktivní (vhodný plán Premium). Vlastník ji zapne v Nastavení → Aplikace. Bez aplikace nevidíte menu, seznam ani reporty Docházky.

2. Editoři docházky

V Nastavení → Lidské zdroje → Docházka Vlastník zvolí, kdo může vytvářet a upravovat docházku pro všechny (vybraní uživatelé nebo celá organizace). Editoři:

• zaznamenávají docházku pro libovolnou osobu (i více osob najednou);
• upravují, přesouvají (drag&drop), klonují, plánují, archivují a mažou;
• mohou nastavit soukromí, spolupracovníky/zainteresované a skupiny u docházky;
• při časovém překryvu dostanou varování, ale stále mohou uložit (flexibilnější politika než běžný uživatel).

Být editorem docházky vás také činí editorem směn (pro sladění plánu a skutečnosti).

3. Uživatel bez editorství

Typicky může zaznamenávat a spravovat vlastní docházku a, kde je to k dispozici, docházku svých podřízených (členů týmů, které vedou). Nespravuje celý rozvrh org. Při časovém překryvu může Mokapen blokovat uložení (na rozdíl od editora).

4. Soukromí u jednotlivé docházky

Jako u jiných entit Mokapenu: veřejná docházka (v org dle oprávnění) nebo soukromá — viditelná těm s explicitním přístupem (osoba na docházce, kdo ji vytvořil, uvedení spolupracovníci/zainteresovaní, pravidla soukromí). Editoři nastavují soukromí a zainteresované při vytvoření/kartě. Pro nemocenskou nebo citlivá data použijte soukromé soukromí, které neuvidí všichni.

5. Nastavení «Viditelnost docházky»

V nastavení Docházky najdete blok Viditelnost (jen moje / také tým / také podřízení / vybraní uživatelé). Deklaruje, kdo by měl co vidět. V praxi však nejvíc záleží: kdo je editor, podřízení pro úpravy a soukromí u jednotlivého záznamu. Pokud něco neodpovídá očekávání týmu, nejdříve zkontrolujte editora a soukromí, pak konfiguraci Viditelnosti s adminem.

Shrnutí:

• Vlastník — aktivuje aplikaci, lokace, typy, editory (a možnosti viditelnosti).
• Editor — zaznamenává a opravuje pro všechny; plánuje a dělá hromadné akce.
• Ne-editor — spravuje sebe (a podřízené); ne celou org.
• Soukromí — omezuje čtení citlivého jednotlivého záznamu.

Typy docházky

Každá docházka má typ (konfigurovatelné pole). Pokud organizace ještě nemá vlastní typy, Mokapen nabízí typické výchozí:

• Práce — pracovní den/hodiny.
• Nemocenská
• Dovolená
• Volno
• Jiné

Typy lze přizpůsobit v Nastavení → Lidské zdroje → Docházka (správa typů). Typy napájejí reporty (hodiny podle typu) a filtry: používejte je konzistentně v týmu.

Stránka Docházka — lišta a zobrazení

Jako u Směn najdete Kalendář a Seznam.

• Kalendář – Řádky: celý měsíc, navigace měsíci; řádky = dny; sloupce podle seskupení.
• Kalendář – Sloupce: okno dní kolem dneška; pokud existují presety Směn se sloty, mřížka může rozdělit sloupce podle slotu.
• Seskupit podle: Lokace → Uživatel nebo Uživatel → Lokace.
• Dnes: posun na aktuální den.
• Pokročilé filtry: se základním plánem Premium (kde je k dispozici).
• Zaznamenat docházku / akce: vytvoření; pro editory také Plán, duplikace, archiv, hromadné akce v seznamu.

V Seznamu (tabulka): osoba, datum, časy, typ, lokace, poznámky, kdo vytvořil/aktualizoval (a skupiny, pokud jste editor). Ideální pro hromadné opravy a analytický export směrem k reportům.

Karta docházky

Klik na kartu nebo řádek otevře kartu (modal). Typická pole:

• Osoba — editovatelná editorem; jinak obvykle fixní na vás.
• Lokace, Datum, Čas začátku / Čas konce.
• Preset směny (volitelný, pokud je aktivní aplikace Směny) — vyplní časy ze slotů presetu.
• Typ, Poznámky.
• Soukromí / spolupracovníci / skupiny — pro editory.
• Odznak Archivováno, pokud je mimo aktivní zobrazení.

Menu možností: Klonovat, Archivovat / Obnovit, Smazat. V kalendáři, s oprávněním, můžete přetahovat docházku (změna data/lokace/uživatele; snap času se může sladit se slotem směny ve stejný den).

Záznam docházky

1. Menu «+» → Zaznamenat docházku, nebo z HR → Docházka, nebo z karty Směny.
2. Vyberte osobu (pokud jste editor; lze více než jednu), lokaci, datumy (i rozsah), typ, časy (ručně nebo z presetu směny).
3. Přidejte poznámky; pokud jste editor, nastavte soukromí/zainteresované, pokud je potřeba.
4. Uložte. Při časovém překryvu: blok (běžný uživatel) nebo varování (editor). V dnech uzavření org se zobrazí varování: stále můžete uložit (není serverový blok).

Plán a duplikace

Plán (editor) kopíruje období docházky do cílového měsíce a zachovává den v týdnu a pozici v měsíci — stejná logika jako u Směn. Užitečné pro opakující se vzory (např. fixní zkrácený úvazek), ne pro nahrazení denního záznamu proměnlivé práce.

Duplikovat / Klonovat vytvoří kopie z karty nebo multi-výběru v seznamu; pak aktualizujte datumy a časy.

Úprava, archiv, smazání

• Upravit — inline v kartě, nebo hromadně v seznamu (editor).
• Přesunout — drag&drop v kalendáři.
• Archivovat — odstraní z aktivních zobrazení bez ztráty historie; obnova z archivu nebo menu karty.
• Smazat — trvalé odstranění záznamu; pro chyby, ne uzavřené měsíce (raději archiv).

Nastavení docházky

Cesta: Nastavení organizace → Lidské zdroje → Docházka.

• Uživatelé, kteří mohou vytvářet a upravovat docházku — seznam editorů (hlavní páka oprávnění).
• Viditelnost — možnosti «jen moje / tým / podřízení / uživatelé»; viz sekce oprávnění výše.
• Typy — vytvoření/úprava typů (Práce, Dovolená, … nebo vlastní pro váš obor).
• Lokace a uzavření — v obecných nastaveních org; sdílené se Směnami.

Nejsou nastavení Docházky pro GPS, geofence nebo automatickou «práci na dálku»: pokud pracujete remote, stále zaznamenávejte lokaci/typ/poznámky dle interní politiky.

Reporty docházky

Menu Reporty → Docházka: grafy a seznam. Typické analýzy:

• Hodiny podle lokace
• Hodiny podle typu
• Víkendové / pracovní dny hodiny
• Hodiny podle uživatele (podle lokace a v tabulce)
• Hodiny podle uživatele / den v týdnu
• Křížová data (směny a docházka) — pokud je aktivní také aplikace Směny

Pokročilé filtry často vyžadují základní plán Premium. Reporty pro interní mzdy, vytížení lokací a odchylku od plánu — ne pro denní záznam (ten zůstává Kalendář/Seznam a «Zaznamenat docházku»).

Případy použití

• Prodejna: editor = vedoucí prodejny; personál zaznamenává (nebo má zaznamenáno) pracovní dny; dovolená/nemocenská s vlastním typem a soukromím, pokud je potřeba.
• Tým s manažerem: ne-editor manažer spravuje podřízené; HR editor vidí a opravuje vše.
• Sladění se směnami: plán měsíce ve Směnách → záznam Docházky na konci týdne → křížová data v reportech.
• Absence: typ Dovolená/Volno/Nemocenská na celý den (konvenční časy dle interní politiky).

Doporučené postupy

• Definujte typy a editory před spuštěním s personálem.
• Zaznamenávejte docházku stejný den nebo na konci týdne, ne měsíce později.
• Pro citlivá data (nemocenská) použijte soukromé soukromí.
• Vyhněte se překryvům: uživatel by neměl mít dva dotýkající se sloty ve stejný den bez důvodu.
• Archivujte uzavřená období; mažte jen chyby.
• Vždy kombinujte s Směnami, pokud plánujete lokace.

Časté dotazy

Q: Mohu z aplikace příchod/odchod?

A: Mokapen Docházka jsou záznamy data/času (ruční nebo plánované), ne GPS odznak příchod/odchod.

Q: Musí manažer schválit mou docházku?

A: Není schvalovací workflow. Kdo je editor, může vytvářet/opravovat; ostatní spravují sebe (a podřízené).

Q: Proč nemohu uložit? Říká to překryv.

A: Už máte docházku ve stejný den se slotem, který se shoduje nebo dotýká. Opravte časy nebo požádejte editora (který může uložit s varováním).

Q: Rozdíl mezi Docházkou a Směnami?

A: Směny = plánování. Docházka = zaznamenané hodiny/typy. Ideálně společně; detaily v příručce Směny.

Q: Nevidím Zaznamenat docházku.

A: Aplikace neaktivní, neadekvátní plán nebo nedostatečná oprávnění. Ověřte u admina organizace.

Q: K čemu je typ?

A: K rozlišení práce, dovolené, nemocenské, volna… pro filtry a reporty. Přizpůsobte v nastavení Docházky.