Panduan Mokapen

Panduan Kehadiran

Itu Kehadiran area adalah modul HR Mokapen untuk mencatat jam dan hari orang: kerja di tempat, cuti sakit, liburan, cuti, dan jenis-jenis lainnya. Setiap kehadiran memiliki orang, lokasi, tanggal, waktu mulai/berakhir, jenis, catatan, dan privasi (jika berlaku). Itu bisa terkait dengan rencana Menggeser pada hari/lokasi yang sama.

Akses dari Sumber Daya Manusia → Kehadiran menu, atau gunakan Rekam kehadiran dari menu «+» (pintasan umum: R kunci). Tampilan defaultnya adalah Kalender; Anda dapat beralih ke Daftar. Modul ini memerlukan aplikasi Presences yang aktif, izin yang benar, dan a paket Premium yang sesuai (paket SDM). Periksa ketersediaan pada paket Anda.

Kehadiran apa yang bukan: bukan sistem jam waktu otomatis (jam masuk/keluar), tidak ada geolokasi wajib, dan tidak ada aliran «persetujuan manajer» (menunggu keputusan/disetujui). Anda (atau editor) mencatat tanggal dan waktu — secara manual, juga secara massal, atau berdasarkan perencanaan. Itu Daftar waktu, jika ada di Mokapen, adalah aplikasi terpisah.

Peran dalam CRM dan hubungannya dengan Pergeseran

• Pergeseran = rencana (“Anda harus berada di sini pada slot waktu ini”).
• Kehadiran = aktual (“Anda pernah / Anda mencatat jam-jam ini / tipe ini»).

Menggunakan keduanya secara bersamaan adalah alur yang disarankan: editor merencanakan shift, lalu mencatat (atau mencatat) kehadiran. Dari kartu shift Anda dapat membuka pintasan untuk membuat/mengedit kehadiran dan melihat varians jam. Saat membuat presensi, jika ada shift untuk pengguna + lokasi + hari yang sama, Mokapen dapat menghubungkannya secara otomatis (shift_id). Dalam laporan, jika disediakan, Anda juga akan menemukannya lintas data untuk shift + kehadiran.

Izin pengguna: siapa yang melihat, siapa yang membuat, siapa yang mengedit

Tidak ada peran "pemberi persetujuan". Yang penting adalah aplikasi, editor, pelapor, dan privasi kehadiran individu.

1. Aplikasi dan rencana

Aplikasi Presences harus aktif (paket Premium sesuai). Pemilik mengaktifkannya di Pengaturan → Aplikasi. Tanpa aplikasi Anda tidak melihat menu, daftar, atau laporan Kehadiran.

2. Kehadiran editor

Di Pengaturan → Sumber Daya Manusia → Kehadiran, pemilik memilih siapa yang bisa membuat dan mengedit kehadiran untuk semua orang (pengguna terpilih atau seluruh organisasi). Editor:

• mencatat kehadiran siapa pun (juga multi-orang sekaligus);
• edit, pindahkan (seret & lepas), kloning, rencanakan, arsipkan, dan hapus;
• dapat mengatur pribadi, kolaborator/pemangku kepentingan, dan kelompok yang hadir;
• pada tumpang tindih waktu mereka menerima peringatan tetapi masih dapat menyimpan (kebijakan lebih fleksibel daripada pengguna biasa).

Menjadi editor Kehadiran juga menjadikan Anda editor Shift (untuk menyelaraskan perencanaan dan aktual).

3. Pengguna non-editor

Mereka biasanya dapat merekam dan mengelola milik mereka sendiri kehadiran mereka dan, jika disediakan, kehadiran mereka pelapor (anggota tim yang mereka kelola). Mereka tidak mengatur seluruh jadwal organisasi. Pada waktunya tumpang tindih, Mokapen mungkin memblokir menyimpan (tidak seperti editor).

4. Privasi pada kehadiran individu

Seperti halnya entitas Mokapen lainnya: publik kehadiran (di organisasi, sesuai izin) atau pribadi — dapat dilihat oleh mereka yang memiliki akses eksplisit (orang yang hadir, siapa pun yang membuatnya, kolaborator/pemangku kepentingan yang disebutkan, aturan privasi). Editor mengatur privasi dan pemangku kepentingan pada pembuatan/kartu. Gunakan privasi pribadi untuk cuti sakit atau data sensitif yang tidak boleh diketahui semua orang.

5. Pengaturan «Visibilitas kehadiran»

Dalam pengaturan Kehadiran Anda juga menemukan a Visibilitas blok (hanya milik saya / juga tim / juga pelapor / pengguna terpilih). Ini menyatakan siapa yang harus melihat apa. Namun dalam praktik sehari-hari, aturan yang paling penting tetap ada: siapa editornya, pelapor untuk mengedit, dan pribadi pada catatan individu. Jika ada yang tidak sesuai ekspektasi tim, periksa editor dan privasi terlebih dahulu, lalu konfigurasi Visibilitas dengan admin.

Singkatnya:

• Pemilik — mengaktifkan aplikasi, lokasi, tipe, editor (dan opsi visibilitas).
• Editor — mencatat dan mengoreksi semua orang; merencanakan dan melakukan tindakan massal.
• Non-editor — mengelola diri sendiri (dan terlapor); bukan seluruh organisasi.
• Pribadi — membatasi pembacaan catatan individu yang sensitif.

Jenis kehadiran

Setiap kehadiran memiliki jenis (bidang yang dapat dikonfigurasi). Jika organisasi belum memiliki tipe khusus, Mokapen menawarkan standar standar:

• Bekerja — hari/jam kerja.
• Cuti sakit
• Liburan
• Waktu istirahat
• Lainnya

Anda dapat menyesuaikan tipe di Pengaturan → Sumber Daya Manusia → Kehadiran (manajemen tipe). Jenis laporan umpan (jam berdasarkan jenis) dan filter: gunakan secara konsisten di seluruh tim.

Halaman kehadiran — toolbar dan tampilan

Seperti Shifts, Anda menemukannya Kalender Dan Daftar.

• Kalender – Baris: sebulan penuh, navigasi bulan; baris = hari; kolom menurut pengelompokannya.
• Kalender – Kolom: jendela hari di sekitar hari ini; jika ada preset Shift dengan slot waktu, grid dapat membagi kolom berdasarkan slot waktu.
• Kelompokkan berdasarkan: Lokasi → Pengguna atau Pengguna → Lokasi.
• Hari ini: gulir ke hari ini.
• Filter tingkat lanjut: dengan paket Premium dasar (jika disediakan).
• Rekam kehadiran / tindakan: penciptaan; untuk editor juga Merencanakan, menggandakan, mengarsipkan, tindakan massal dalam daftar.

Di dalam Daftar (tabel): orang, tanggal, waktu, jenis, lokasi, catatan, siapa yang membuat/memperbarui (dan grup jika editor). Ideal untuk koreksi massal dan ekspor analitis terhadap laporan.

Kartu kehadiran

Klik kartu atau baris untuk membuka kartu (modal). Bidang umum:

• Orang — dapat diedit oleh editor; jika tidak, biasanya ditujukan kepada Anda.
• Lokasi, Tanggal, Waktu mulai / Waktu berakhir.
• Pergeseran preset (opsional, jika aplikasi Shifts aktif) — mengisi waktu dari slot yang telah ditentukan sebelumnya.
• Jenis, Catatan.
• Privasi / kolaborator / grup — untuk editor.
• Diarsipkan lencana jika di luar tampilan aktif.

Menu pilihan: Klon, Arsip / Pulihkan, Menghapus. Di kalender, dengan izin yang tepat, Anda bisa menyeret kehadiran (perubahan tanggal/lokasi/pengguna; waktu dapat disesuaikan dengan slot shift pada hari yang sama).

Merekam kehadiran

1. «+» menu → Rekam kehadiran, atau dari HR → Kehadiran, atau dari kartu Shift.
2. Memilih orang (jika editor; Anda dapat memilih lebih dari satu), lokasi, tanggal (juga rentang), jenis, kali (manual atau dari preset shift).
3. Tambahkan catatan; jika editor, atur privasi/pemangku kepentingan jika diperlukan.
4. Menyimpan. Tumpang tindih waktu: blokir (pengguna biasa) atau peringatan (editor). Pada hari penutupan organisasi a peringatan muncul: Anda masih bisa menyimpan (bukan blok server).

Rencanakan dan duplikat

Rencana (editor) menyalin periode kehadiran ke bulan target, menyimpan hari dalam seminggu dan posisi dalam bulan tersebut — logika yang sama seperti Shift. Berguna untuk pola yang berulang (misalnya paruh waktu tetap), bukan untuk menggantikan pencatatan harian pekerjaan variabel.

Duplikat / Klon membuat salinan dari kartu atau multi-pilihan dalam daftar; lalu perbarui tanggal dan waktu.

Edit, arsipkan, hapus

• Sunting — sebaris dalam kartu, atau sebaris dalam daftar (editor).
• Bergerak — seret & lepas di kalender.
• Arsip — menghapus dari tampilan aktif tanpa kehilangan riwayat; pulihkan dari menu arsip atau kartu.
• Menghapus — penghapusan catatan permanen; gunakan untuk kesalahan, bukan bulan tertutup (lebih baik diarsipkan).

Pengaturan kehadiran

Jalur: Pengaturan organisasi → Sumber daya manusia → Kehadiran.

• Pengguna yang dapat membuat dan mengedit kehadiran — daftar editor (tuas izin utama).
• Visibilitas — opsi «hanya milik saya / tim / pelapor / pengguna»; lihat bagian izin di atas.
• Jenis — buat/edit jenis (Pekerjaan, Liburan,… atau khusus untuk sektor Anda).
• Lokasi dan penutupan — dalam pengaturan organisasi secara umum; dibagikan dengan Shift.

Tidak ada pengaturan Kehadiran untuk GPS, pembatasan wilayah, atau «pekerjaan jarak jauh» otomatis: jika Anda bekerja dari jarak jauh, tetap catat lokasi/jenis/catatan sesuai dengan kebijakan internal.

Laporan kehadiran

Menu Laporan → Kehadiran: bagan dan daftar. Analisis tipikal:

• Jam berdasarkan lokasi
• Jam berdasarkan jenis
• Jam akhir pekan/hari kerja
• Jam berdasarkan pengguna (menurut lokasi dan tabel)
• Jam menurut pengguna / hari dalam seminggu
• Lintas data (pergeseran dan kehadiran) — jika aplikasi Shifts juga aktif

Filter lanjutan sering kali memerlukan paket Premium dasar. Gunakan laporan untuk penggajian internal, beban kerja lokasi, dan perbedaan dari rencana — bukan untuk pencatatan harian (yang tetap Kalender/Daftar dan «Rekam kehadiran»).

Kasus penggunaan

• Toko: editor = manajer toko; staf mencatat (atau telah mencatat) hari kerja; liburan/cuti sakit dengan tipe khusus dan privasi jika diperlukan.
• Tim dengan manajer: manajer non-editor mengelola pelapor; Editor HR melihat dan mengoreksi semuanya.
• Pergeseran perataan: rencanakan bulan di Shift → catat Kehadiran di akhir minggu → periksa data silang di laporan.
• Absen: Liburan/Waktu libur/Cuti sakit jenisnya sehari penuh (waktu konvensional sesuai kebijakan internal).

Proses yang direkomendasikan

• Mendefinisikan jenis Dan editor sebelum ditayangkan dengan staf.
• Rekam kehadiran hari yang sama atau di akhir minggu, tidak berbulan-bulan kemudian.
• Untuk penggunaan data sensitif (cuti sakit). privasi pribadi.
• Hindari tumpang tindih: pengguna tidak boleh memiliki dua slot waktu yang saling bersentuhan pada hari yang sama tanpa alasan.
• Arsip periode tertutup; hapus hanya kesalahan.
• Selalu gabungkan dengan Pergeseran jika Anda merencanakan lokasi.

Pertanyaan yang sering diajukan

T: Bisakah saya masuk/keluar dari aplikasi?

A: Kehadiran Mokapen adalah catatan tanggal/waktu (manual atau terencana), bukan jam masuk/keluar lencana GPS.

Q: Apakah manajer harus menyetujui kehadiran saya?

J: Tidak ada alur kerja persetujuan. Siapa pun editor dapat membuat/mengoreksi; orang lain mengelola diri sendiri (dan terlapor).

Q: Mengapa saya tidak bisa menyimpan? Dikatakan ada tumpang tindih.

A: Anda sudah memiliki kehadiran di hari yang sama dengan slot yang bertepatan atau bersentuhan. Perbaiki waktunya atau tanyakan pada editor (yang dapat menyimpan dengan peringatan).

Q: Perbedaan antara Presensi dan Pergeseran?

A: Pergeseran = perencanaan. Kehadiran = jam/jenis yang tercatat. Idealnya bersama; rincian di Panduan shift.

T: Saya tidak melihat Rekam kehadiran.

J: Aplikasi tidak aktif, paket tidak memadai, atau izin tidak mencukupi. Hubungi admin organisasi.

T: Untuk apa tipenya?

A: Untuk membedakan kerja, liburan, cuti sakit, cuti… untuk filter dan laporan. Sesuaikan di pengaturan Kehadiran.