Przewodnik po Mokapen

Przewodnik po Obecnościach

Obszar Obecności to moduł HR Mokapen do rejestrowania godzin i dni pracowników: praca w siedzibie, choroba, urlop, nieobecności i inne typy. Każda obecność ma osobę, siedzibę, datę, godzinę rozpoczęcia/zakończenia, typ, notatki i (jeśli przewidziano) prywatność. Może łączyć się z Zmianą zaplanowaną tego samego dnia/siedziby.

Wejdź z menu Zasoby ludzkie → Obecności lub użyj Zarejestruj obecność z menu «+» (typowy skrót: klawisz R). Domyślny widok to Kalendarz; możesz przejść do Listy. Moduł wymaga aktywnej aplikacji Obecności, właściwych uprawnień i odpowiedniego planu Premium (pakiet HR). Sprawdź dostępność na swoim planie.

Czym Obecności nie są: to nie system automatycznego rejestrowania (clock-in/out), nie ma obowiązkowej geolokalizacji ani przepływu «zatwierdzania przez managera» (pending/approved). Rejestrujesz ty (lub edytor) datę i godziny — ręcznie, także zbiorczo lub z planowania. Timesheet, jeśli jest w Mokapen, to osobna aplikacja.

Rola w CRM i relacja ze Zmianami

• Zmiany = plan («powinieneś być tu w tych przedziałach»).
• Obecności = real («byłeś / zarejestrowałeś te godziny / ten typ»).

Używanie ich razem to zalecany przepływ: edytor planuje zmiany, potem rejestruje (lub każe rejestrować) obecności. Z karty zmiany możesz otworzyć skróty do tworzenia/modyfikacji obecności i zobaczyć rozbieżność godzin. Przy tworzeniu obecności, jeśli istnieje zmiana tego samego użytkownika + siedziby + dnia, Mokapen może połączyć ją automatycznie (shift_id). W raportach, gdzie przewidziano, znajdziesz też dane skrzyżowane zmiany + obecności.

Uprawnienia użytkowników: kto widzi, kto tworzy, kto modyfikuje

Nie ma roli «zatwierdzającego». Liczą się aplikacja, edytor, reportees i prywatność pojedynczej obecności.

1. Aplikacja i plan

Potrzebna aktywna aplikacja Obecności (odpowiedni plan Premium). Owner włącza ją w Ustawienia → Aplikacje. Bez aplikacji nie widzisz menu, listy ani raportów Obecności.

2. Edytor obecności

W Ustawienia → Zasoby ludzkie → Obecności owner wybiera, kto może tworzyć i modyfikować obecności dla wszystkich (wybrani użytkownicy lub cała organizacja). Edytorzy:

• rejestrują obecności dla dowolnej osoby (także wiele osób naraz);
• modyfikują, przesuwają (drag&drop), klonują, planują, archiwizują i usuwają;
• mogą ustawiać prywatność, współpracowników/stakeholderów i grupy na obecności;
• przy nakładaniu się godzin otrzymują ostrzeżenie, ale mogą i tak zapisać (bardziej elastyczna polityka niż u zwykłego użytkownika).

Bycie edytorem Obecności czyni cię też edytorem Zmian (aby wyrównać planowanie i real).

3. Użytkownik niebędący edytorem

Może zwykle rejestrować i zarządzać własnymi obecnościami oraz, gdzie przewidziano, obecnościami swoich reportees (członków zespołów, którymi zarządza). Nie zarządza harmonogramem całej org. Przy nakładaniu się godzin Mokapen może zablokować zapis (w przeciwieństwie do edytora).

4. Prywatność pojedynczej obecności

Jak przy innych encjach Mokapen: obecność publiczna (w org, według uprawnień) lub prywatna — widoczna dla osób z jawnym dostępem (osoba obecności, kto ją utworzył, wskazani współpracownicy/stakeholderzy, reguły prywatności). Edytorzy ustawiają prywatność i stakeholderów przy tworzeniu/karcie. Używaj prywatności prywatnej dla chorób lub wrażliwych danych, które nie powinny być widoczne dla wszystkich.

5. Ustawienie «Widoczność obecności»

W ustawieniach Obecności znajdziesz też blok Widoczność (tylko moje / także zespół / także reportees / wybrani użytkownicy). Służy do deklarowania intencji, kto co widzi. W codziennej praktyce jednak reguły, które najbardziej się liczą, to: kto jest edytorem, reportees do modyfikacji oraz prywatność na pojedynczym rekordzie. Jeśli coś nie pasuje do oczekiwań zespołu, najpierw sprawdź edytora i prywatność, potem konfigurację Widoczności z administratorem.

Podsumowanie:

• Owner — włącza aplikację, siedziby, typy, edytorów (i opcje widoczności).
• Edytor — rejestruje i poprawia dla wszystkich; planuje i wykonuje akcje masowe.
• Nie edytor — zarządza sobą (i reportees); nie całą org.
• Prywatność — ogranicza odczyt wrażliwego pojedynczego rekordu.

Typy obecności

Każda obecność ma typ (pole konfigurowalne). Jeśli organizacja nie ma jeszcze typów niestandardowych, Mokapen proponuje typowe domyślne:

• Robocza — dzień/godziny pracy.
• Choroba
• Urlop
• Nieobecność
• Inne

Możesz personalizować typy w Ustawienia → Zasoby ludzkie → Obecności (zarządzanie typami). Typy zasilają raporty (godziny według typu) i filtry: używaj ich spójnie w całym zespole.

Strona Obecności — pasek i widoki

Jak w Zmianach, masz Kalendarz i Listę.

• Kalendarz – Wiersze: cały miesiąc, nawigacja po miesiącach; wiersze = dni; kolumny według grupowania.
• Kalendarz – Kolumny: okno dni wokół dziś; jeśli istnieją preset Zmian z przedziałami, siatka może dzielić kolumny według slotów czasowych.
• Grupuj według: Siedziba → Użytkownik lub Użytkownik → Siedziba.
• Dziś: przewiń do bieżącego dnia.
• Filtry zaawansowane: z planem Premium podstawowym (gdzie przewidziano).
• Zarejestruj obecność / akcje: tworzenie; dla edytorów także Planuj, duplikuj, archiwum, akcje masowe na liście.

W Liście (tabela): osoba, data, godziny, typ, siedziba, notatki, kto utworzył/zaktualizował (i grupy jeśli edytor). Idealna do masowych poprawek i eksportów analitycznych do raportów.

Karta obecności

Klik na kartę lub wiersz otwiera kartę (modal). Typowe pola:

• Osoba — edytowalna przez edytora; w przeciwnym razie zwykle przypisana do ciebie.
• Siedziba, Data, Godzina rozpoczęcia / Godzina zakończenia.
• Preset zmiany (opcjonalnie, jeśli app Zmiany aktywna) — wypełnia godziny z przedziałów presetu.
• Typ, Notatki.
• Prywatność / współpracownicy / grupy — dla edytorów.
• Odznaka Zarchiwizowano, jeśli poza aktywnymi widokami.

Menu Opcje: Klonuj, Archiwizuj / Przywróć, Usuń. W kalendarzu, z odpowiednimi uprawnieniami, możesz przeciągać obecność (zmiana daty/siedziby/użytkownika; snap czasowy może wyrównać się do slotu zmiany tego samego dnia).

Rejestrowanie obecności

1. Menu «+» → Zarejestruj obecność, lub z HR → Obecności, lub z karty Zmiany.
2. Wybierz osobę (jeśli edytor; możesz wybrać wiele), siedzibę, daty (także zakres), typ, godziny (ręczne lub z presetu zmiany).
3. Dodaj notatki; jeśli edytor, ustaw prywatność/stakeholderów w razie potrzeby.
4. Zapisz. Przy nakładaniu się godzin: blokada (zwykły użytkownik) lub ostrzeżenie (edytor). W dni zamknięcia org pojawia się ostrzeżenie: możesz i tak zapisać (to nie blokada serwera).

Planowanie i duplikowanie

Planuj (edytor) kopiuje okres obecności do miesiąca docelowego, zachowując dzień tygodnia i pozycję w miesiącu — ta sama logika co Zmiany. Przydatne dla wzorców cyklicznych (np. stały wymiar etatu), nie do zastępowania codziennej rejestracji zmiennego czasu pracy.

Duplikuj / Klonuj tworzy kopie z karty lub wielokrotnego zaznaczenia na liście; potem aktualizujesz daty i godziny.

Modyfikowanie, archiwizowanie, usuwanie

• Modyfikuj — inline na karcie, lub masowo na liście (edytor).
• Przesuń — drag&drop w kalendarzu.
• Archiwizuj — usuwa z aktywnych widoków bez utraty historii; przywróć z archiwum lub menu karty.
• Usuń — trwałe usunięcie rekordu; używaj przy błędach, nie przy zamkniętych miesiącach (lepiej archiwizować).

Ustawienia Obecności

Ścieżka: Ustawienia organizacji → Zasoby ludzkie → Obecności.

• Użytkownicy, którzy mogą tworzyć i modyfikować obecności — lista edytorów (główna dźwignia uprawnień).
• Widoczność — opcje «tylko moje / zespół / reportees / użytkownicy»; zob. sekcję uprawnień powyżej.
• Typy — twórz/modyfikuj typy (Robocza, Urlop, … lub niestandardowe z twojej branży).
• Siedziby i zamknięcia — w ogólnych ustawieniach org; współdzielone ze Zmianami.

Nie ma ustawień Obecności dla GPS, geofence ani automatycznej «pracy zdalnej»: jeśli pracujesz zdalnie, rejestruj i tak siedzibę/typ/notatki według wewnętrznych polityk.

Raporty Obecności

Menu Raporty → Obecności: wykresy i lista. Typowe analizy:

• Godziny według siedziby
• Godziny według typu
• Godziny weekend / dni robocze
• Godziny według użytkownika (według siedziby i w tabeli)
• Godziny według użytkownika / dzień tygodnia
• Dane skrzyżowane (zmiany i obecności) — jeśli także aplikacja Zmiany jest aktywna

Filtry zaawansowane często wymagają planu Premium podstawowego. Używaj raportów do wewnętrznej listy płac, obciążenia siedzib i rozbieżności względem zaplanowanego — nie do codziennej rejestracji (ta pozostaje Kalendarz/Lista i «Zarejestruj obecność»).

Przypadki zastosowania

• Sklep: edytor = kierownik punktu sprzedaży; personel rejestruje (lub każe rejestrować) dni robocze; urlop/choroba z dedykowanym typem i prywatnością w razie potrzeby.
• Zespół z managerem: manager nie-edytor zarządza reportees; HR edytor widzi i poprawia wszystko.
• Wyrównanie ze zmianami: zaplanuj miesiąc w Zmianach → na koniec tygodnia zarejestruj Obecności → sprawdź dane skrzyżowane w raportach.
• Nieobecności: typ Urlop/Nieobecność/Choroba na cały dzień (konwencjonalne godziny według wewnętrznej polityki).

Zalecane procesy

• Zdefiniuj typy i edytorów przed go-live ze staffem.
• Rejestruj obecności tego samego dnia lub na koniec tygodnia, nie miesiące później.
• Dla wrażliwych danych (choroba) używaj prywatności prywatnej.
• Unikaj nakładania się: użytkownik nie powinien mieć dwóch przedziałów stykających się tego samego dnia bez powodu.
• Archiwizuj zamknięte okresy; usuwaj tylko błędy.
• Zawsze łącz z Zmianami, jeśli planujesz siedziby.

Często zadawane pytania

P: Czy mogę rejestrować wejście/wyjście z aplikacji?

O: Obecności Mokapen to rejestry daty/godziny (ręczne lub planowane), nie badge clock-in/out z GPS.

P: Czy manager musi zatwierdzić moją obecność?

O: Nie ma przepływu zatwierdzania. Kto jest edytorem, może tworzyć/poprawiać; pozostali zarządzają sobą (i reportees).

P: Dlaczego nie mogę zapisać? Mówi, że jest nakładanie.

O: Masz już obecność tego samego dnia z przedziałem, który pokrywa się lub styka. Popraw godziny lub poproś edytora (który może zapisać z ostrzeżeniem).

P: Różnica między Obecnościami a Zmianami?

O: Zmiany = planowanie. Obecności = zarejestrowane godziny/typy. Idealne razem; szczegóły w przewodniku Zmiany.

P: Nie widzę Zarejestruj obecność.

O: Aplikacja nieaktywna, plan niewystarczający lub niewystarczające uprawnienia. Sprawdź z administratorem organizacji.

P: Do czego służy typ?

O: Do rozróżnienia pracy, urlopu, choroby, nieobecności… w filtrach i raportach. Personalizuj w ustawieniach Obecności.