Mokapenguiden

Närvaroguide

De Närvaro område är Mokapens HR-modul för registrera människors timmar och dagar: arbete på plats, sjukskrivning, semester, ledighet och andra typer. Varje närvaro har person, plats, datum, start-/sluttid, typ, anteckningar och (i tillämpliga fall) integritet. Det kan länka till en planerad Flytta samma dag/plats.

Få åtkomst till den från Personal → Närvaro meny, eller använd Rekordnärvaro från «+»-menyn (typisk genväg: R nyckel). Standardvyn är Kalender; du kan byta till Lista. Modulen kräver att Presences-appen är aktiv, rätt behörigheter och en lämplig Premium-plan (HR-paket). Kontrollera tillgängligheten på din plan.

Vad närvaro inte är: inte ett automatiskt klocksystem (klocka in/ut), ingen obligatorisk geolokalisering och inget flöde för "chefens godkännande" (väntande/godkänt). Du (eller en redaktör) registrerar datum och tider – manuellt, även i bulk eller från planering. De Tidrapport, om den finns i Mokapen, är en separat app.

Roll i CRM och relation till Shifts

• Skifter = plan («du borde vara här i dessa tider»).
• Närvaro = faktiska värden («du var / du spelade in dessa timmar / den här typen»).

Att använda dem tillsammans är det rekommenderade flödet: redigeraren planerar skift och registrerar (eller har registrerat) närvaro. Från skiftkortet kan du öppna genvägar för att skapa/redigera närvaron och se timavvikelse. När du skapar en närvaro, om det finns ett skift för samma användare + plats + dag, kan Mokapen länka det automatiskt (shift_id). I rapporter, där de tillhandahålls, hittar du också korsdata för skift + närvaro.

Användarbehörigheter: vem ser, vem skapar, vem redigerar

Det finns ingen roll som "godkännare". Det som betyder något är app, redaktör, reporter och integritet på individens närvaro.

1. App och plan

Appen Presences måste vara aktiv (lämplig Premium-plan). Ägaren aktiverar det i Inställningar → Applikationer. Utan appen ser du inte menyn, listan eller närvarorapporterna.

2. Närvaroredigerare

I Inställningar → Personal → Närvaro väljer ägaren vem som kan skapa och redigera närvaron för alla (utvalda användare eller hela organisationen). Redaktörer:

• spela in närvaro för alla personer (även flera personer på en gång);
• redigera, flytta (dra&släpp), klona, ​​planera, arkivera och ta bort;
• kan ställa in privatliv, samarbetspartners/intressenter och grupper om närvaron;
• på tidsöverlappning de får en varning men kan fortfarande spara (mer flexibel policy än en vanlig användare).

Att vara en närvaroredigerare gör dig också till en skiftredigerare (för att anpassa planering och faktiska uppgifter).

3. Icke-redigerare användare

De kan vanligtvis spela in och hantera sina egna närvaro och, i förekommande fall, deras rapportörer (medlemmar i team som de leder). De hanterar inte hela organisationens schema. Vid tidsöverlappning kan Mokapen blockera spara (till skillnad från en redigerare).

4. Sekretess på individens närvaro

Som med andra Mokapen-enheter: offentlig närvaro (i organisationen, enligt behörigheter) eller privat — synlig för dem med explicit åtkomst (person på närvaron, vem som än skapade den, angav samarbetspartners/intressenter, integritetsregler). Redaktörer ställer in sekretess och intressenter på skapa/kort. Använd privat integritet för sjukskrivningar eller känsliga uppgifter som inte ska visas för alla.

5. Inställningen «Närvarosynlighet».

I Närvaroinställningar hittar du också en Synlighet blockera (endast mitt / även team / även anmälda / valda användare). Den förklarar vem som ska se vad. I den dagliga praktiken kvarstår dock de regler som betyder mest: vem är redaktör, rapportörer för redigering och privatliv på den individuella posten. Om något inte stämmer överens med teamets förväntningar, kontrollera först redaktör och integritet, sedan Synlighetskonfiguration med en administratör.

Sammanfattningsvis:

• Ägare — aktiverar app, platser, typer, redigerare (och synlighetsalternativ).
• Redaktör — registrerar och korrigerar för alla. planerar och utför bulkåtgärder.
• Icke-redaktör — sköter sig själv (och anmälare); inte hela org.
• Privatliv — begränsar läsningen av den känsliga enskilda posten.

Närvarotyper

Varje närvaro har en typ (konfigurerbart fält). Om organisationen inte har några anpassade typer ännu, erbjuder Mokapen typiska standardinställningar:

• Arbete — arbetsdag/timmar.
• Sjukskrivning
• Semester
• Ledig
• Andra

Du kan anpassa typer i Inställningar → Personal → Närvaro (typhantering). Typer flödesrapporter (timmar efter typ) och filter: använd dem konsekvent i hela teamet.

Närvarosida — verktygsfält och vyer

Som Shifts, hittar du Kalender och Lista.

• Kalender – rader: hel månad, månadsnavigering; rader = dagar; kolumner enligt gruppering.
• Kalender – Kolumner: fönster av dagar runt idag; om det finns förinställningar för skift med tidsluckor, kan rutnätet dela upp kolumner efter tidslucka.
• Gruppera efter: Plats → Användare eller Användare → Plats.
• I dag: bläddra till aktuell dag.
• Avancerade filter: med en baspremiumplan (om sådan finns).
• Registrera närvaro/åtgärder: skapande; för redaktörer även Planera, duplicera, arkivera, massåtgärder i listan.

I Lista (tabell): person, datum, tider, typ, plats, anteckningar, vem som skapade/uppdaterade (och grupper om redaktör). Idealisk för masskorrigeringar och analytisk export mot rapporter.

Närvarokort

Klicka på ett kort eller en rad för att öppna kortet (modalt). Typiska fält:

• Person — redigerbar av redaktör; annars brukar det fixas till dig.
• Plats, Datum, Starttid / Sluttid.
• Skift förinställning (valfritt, om Shifts-appen är aktiv) — fyller tider från förinställda platser.
• Typ, Anteckningar.
• Sekretess / samarbetspartners / grupper — för redaktörer.
• Arkiverad märke om utomstående aktiva vyer.

Alternativmeny: Klona, Arkivera/återställa, Radera. På kalendern, med rätt behörigheter, kan du dra närvaron (ändra datum/plats/användare; tidssnäppet kan anpassas till en skiftlucka samma dag).

Spela in en närvaro

1. «+»-menyn → Rekordnärvaro, eller från HR → Närvaro, eller från ett Shift-kort.
2. Välja person (om redaktör; du kan välja mer än en), plats, datum (även en rad), typ, gånger (manuell eller från växlingsförinställning).
3. Lägg till anteckningar; om redaktör, ställ in sekretess/intressenter vid behov.
4. Spara. Tidsöverlappning: blockera (normal användare) eller varning (redigerare). På organisationens stängningsdagar a varning visas: du kan fortfarande spara (inte ett serverblock).

Planera och duplicera

Planera (redigerare) kopierar en period av närvaro till en målmånad, och behåller veckodag och position i månaden – samma logik som Shifts. Användbar för återkommande mönster (t.ex. fast deltid), inte för att ersätta daglig registrering av varierande arbete.

Duplicera/klona skapar kopior från kort eller flerval i listan; uppdatera sedan datum och tider.

Redigera, arkivera, ta bort

• Redigera — inline i kort, eller bulk i lista (redigerare).
• Flytta — dra och släpp i kalendern.
• Arkiv — tar bort från aktiva vyer utan att förlora historik; återställ från arkiv- eller kortmenyn.
• Radera — permanent radering av register. använd för fel, inte stängda månader (bättre att arkivera).

Närvaroinställningar

Sökväg: Organisationsinställningar → Personal → Närvaro.

• Användare som kan skapa och redigera närvaro — redaktörslista (huvudspak för behörigheter).
• Synlighet — alternativ «bara mitt/team/reporter/användare»; se behörighetsavsnittet ovan.
• Typer — skapa/redigera typer (Arbete, Semester, … eller anpassad för din sektor).
• Platser och stängningar — i allmänna organisationsinställningar; delas med Shifts.

Det finns inga närvaroinställningar för GPS, geofence eller automatiskt «fjärrarbete»: om du arbetar på distans, registrera fortfarande plats/typ/anteckningar enligt interna policyer.

Närvarorapporter

Meny Rapporter → Närvaro: diagram och lista. Typiska analyser:

• Timmar per plats
• Timmar efter typ
• Helg / vardag timmar
• Timmar per användare (efter plats och i tabell)
• Timmar per användare / veckodag
• Korsdata (skift och närvaro) — om Shifts-appen också är aktiv

Avancerade filter kräver ofta en baspremiumplan. Använd rapporter för intern lön, arbetsbelastning på plats och avvikelse från planerat – inte för daglig inspelning (som förblir Kalender/lista och «Record närvaro»).

Användningsfall

• Lagra: editor = butikschef; personal registrerar (eller har registrerat) arbetsdagar; semester/sjukskrivning med dedikerad typ och integritet vid behov.
• Team med chef: icke-redaktörschef hanterar reporter; HR-redaktören ser och korrigerar allt.
• Skift justering: planera månaden i skift → registrera närvaro vid veckoslut → kontrollera korsdata i rapporter.
• Frånvaro: Semester/Ledig/Sjukskrivning på hel dag (konventionella tider enligt intern policy).

Rekommenderade processer

• Definiera typer och redaktörer innan du sätter igång med personalen.
• Spela in närvaro samma dag eller i helgen, inte månader senare.
• För känslig data (sjukskrivning). privat integritet.
• Undvik överlappningar: en användare ska inte ha två beröringstider på samma dag utan anledning.
• Arkiv stängda perioder; radera endast fel.
• Kombinera alltid med Skifter om du planerar platser.

Vanliga frågor

F: Kan jag klocka in/ut från appen?

S: Mokapen-närvaro är datum/tidposter (manuella eller planerade), inte ett GPS-märke som klockas in/ut.

F: Måste chefen godkänna min närvaro?

S: Det finns inget arbetsflöde för godkännande. Den som är redaktör kan skapa/korrigera; andra sköter sig själv (och anmälda).

F: Varför kan jag inte spara? Det står att det finns en överlappning.

S: Du har redan en närvaro samma dag med en slot som sammanfaller eller berör. Rätta tiderna eller fråga en redaktör (som kan spara med en varning).

F: Skillnad mellan närvaro och skift?

A: Skift = planering. Närvaro = registrerade timmar/typer. Perfekt tillsammans; detaljer i Växlingsguide.

F: Jag ser inte Record-närvaro.

S: Appen är inte aktiv, planen är otillräcklig eller otillräckliga behörigheter. Kontrollera med en organisationsadministratör.

F: Vad är typen för?

S: För att särskilja arbete, semester, sjukskrivning, ledighet... för filter och rapporter. Anpassa den i inställningarna för närvaro.