Mokapenguiden

Användare och team

De Användare och team sektionen är den centrala platsen att hantera som arbetar i din organisation och hur gruppen är uppbyggd. Härifrån bjuder du in kollegor och medarbetare, tilldelar Behörigheter (organisatorisk roll), skapa lag efter avdelning eller projekt, övervaka åtkomststatus och håll dig inom dina plangränser.

Användare och team är alltid knuten till en enda organisation: de delas inte mellan olika organisationer. En kollega i organisation A kanske inte finns i organisation B, och ett "säljteam" i en organisation är oberoende av en med samma namn i en annan. För multi-organisation sammanhang, se Organisationer och åtkomstguide; för detaljer om vad varje roll kan göra, se Guide för roller och behörigheter.

Översikt

Sidan är uppdelad i två länkade flikar:

• Användare — en lista över alla organisationens åtkomstposter: namn, e-post, behörigheter (organisationsroll), gruppmedlemskap och status. Härifrån bjuder du in nya personer och öppnar varje användares detaljsida.
• Lag — interna grupper (försäljning, support, ledning, projekt X...) med en chef, medlemmar och beskrivning. Team hjälper till att organisera arbetet, filtrera listor, tilldela ansvar och dela synlighet på poster och automatiseringar.

Överst på varje flik, en disk visar nuvarande / maximalt tillåtet av din plan (t.ex. "12/20"-användare, "5/10"-lag). Om du överskrider gränsen visar Mokapen varningar och blockerar nya aktiveringar tills du minskar antalet eller uppgraderar din plan.

Två begrepp att inte blanda ihop:

• Behörigheter (organisationsroll) — Gäst, Begränsad användare, Användare, Medlem, Ägare: definiera vad personen kan se och konfigurera i hela organisationen. Detta är fältet "Behörigheter" i listan och på användarens detaljsida.
• Roll — en beskrivande befattningsetikett (t.ex. "Säljchef", "Utvecklare"). Det ändrar inte systembehörigheter: det hjälper till att identifiera personer i organisationsdiagram, filter och profilposter.

Var man kan hitta den och vem som kan komma åt den

Öppna Organisation menyn (byggnadsikon i den översta raden) och, i sidofältet under organisationens namn, välj Användare och team.

Vem ser menyalternativet — alla användare med minst Begränsad användare roll eller högre. Gäster kan inte komma åt organisationsinställningar och ser inte det här avsnittet.

Vem kan göra vad — Sammanfattningsvis:

• Begränsad användare — ser användarlistan och endast lag de tillhör; kan inte bjuda in, skapa team eller redigera andra användare.
• Användare — bjuder in nya användare, hanterar team, redigerar användardetaljsidor (inom gränserna för sin egen roll). Burk lämna organisationen från alternativmenyn på sin egen rad.
• Medlem — som Användare, med bredare tillgång till organisationsinställningar (skapa team, hantera gruppmedlemmar, redigera behörigheter för användare med en roll som är lika med eller lägre än deras egen).
• Ägare — kan aktivera/avaktivera användare, ta bort andras åtkomst och visa numeriska identifierare på detaljsidan. Organisation Säkerhet (ett separat menyalternativ) förblir reserverat för ägare.

Du kan inte tilldela en behörighet till en annan användare högre än din egen, inte heller redigera användare med en roll över din (förutom där det är tillåtet för din egen profil). Användare och Begränsad användare roller kräver Medium plan eller högre: utan den nivån visas alternativen inaktiverade med en planmärkesikon.

Fliken Användare — lista och filter

De Användare fliken visar en tabell med kolumner:

• Användare — avatar, för- och efternamn (om profilen är komplett) eller e-post om inbjudan fortfarande väntar; under e-postmeddelandet visas en orange etikett "Inbjudan väntar" när användaren ännu inte har accepterat.
• Behörigheter — översatt organisatorisk roll (gäst, begränsad användare, användare, medlem, ägare...).
• Lag — lista över lag som personen tillhör; klicka på ett namn för att öppna teamets detaljsida. Användarikonen bredvid indikerar ett lag du också tillhör ("Mina lag").
• Status — Aktiv, Inaktiv eller Väntande (inbjudan har inte slutförts).

Textfilter — sökfältet längst upp filtrerar i realtid efter namn, e-post, behörigheter eller team medan du skriver.

Statusfilter (synlig för medlem och uppåt) — rullgardinsmeny med räknare:

• Alla — fullständig lista.
• Aktiv — användare med operativ åtkomst.
• Inaktiv — åtkomst avstängd av en administratör.
• I avvaktan på — inbjudningar har skickats men registreringen har inte slutförts.

Under filtren visas Organisationsanvändare: N/M rad sammanfattar hur många platser du använder jämfört med din plan maximalt. Om N > M, visas en röd varning: överflödiga användare har inaktiverats och kan inte logga in förrän du är tillbaka inom gränsen eller uppgradering från sidan Fakturering.

Om det finns väntande inbjudningar för dig (från andra organisationer) visar en gul banner högst upp på sidan hur många inbjudningar som behöver din uppmärksamhet.

Bjuder in nya användare

De Bjud in användare knappen (överst till höger) är tillgänglig för Medlem och över, så länge du inte har nått din plans användargräns. Om gränsen är full visar knappen en planmärkeikon och öppnar uppgraderingsfönstret.

Inbjudningsflödet har två steg:

1. E-post — ange en giltig e-postadress och tryck på Enter eller på Tillägga knapp. Du kan gå in flera e-postmeddelanden en efter en: varje adress blir ett borttagbart "kort". Systemet hindrar dig från att överskrida det maximala antalet användare som tillåts av din plan medan du lägger till adresser.
2. Behörigheter — gå till det andra steget med pilen, granska listan över personer att bjuda in, välj organisatorisk roll, och bekräfta.

Roller du kan tilldela när du bjuder in (beror på din roll):

• Ägare — Full administrativ åtkomst till organisationen (inställningar, fakturering, säkerhet). Använd sparsamt: vanligtvis räcker det med en eller några ägare.
• Medlem — Full åtkomst till CRM- och appinställningarna, utan organisationsfakturering och säkerhetshantering.
• Användare — hantera användare och team, skicka inbjudningar, utan allmänna organisationsinställningar (kräver lämplig Premium-plan eller högre).
• Begränsad användare — dagligt operativt arbete utan användar-/teamledning (kräver lämplig Premium-plan eller högre).
• Gäst — minimal tillgång, endast till explicit delade resurser. När du bjuder in måste du ange projekt de kan komma åt: välj Alla projekt eller välj enskilda projekt från flervalsmenyn.

För varje roll visar Mokapen en inforuta som sammanfattar vad valet innebär (t.ex. "Gäster har bara tillgång till de utvalda projekten").

Innan du skickar måste du kontrollera godkännande ruta: du bekräftar att du vill lägga till dessa personer i organisationen med den valda behörigheten. När du skickar:

• om e-postmeddelandet redan tillhör ett registrerat Mokapen-konto får användaren ett avisering i appen och en inbjudan via e-post med en länk för att acceptera eller avslå;
• om e-postmeddelandet ännu inte är registrerat, stannar inbjudan i avvaktan på tills personen slutför registreringen med den adressen;
• för gäster lägger Mokapen till användaren som en medarbetare på de angivna projekten.

Användarstatus

Varje organisations åtkomstpost har en status synliga i listan och på användarens detaljsida:

• Aktiv (grön ikon) — användaren kan logga in och arbeta normalt i organisationen.
• Inaktiv (grå ikon) — åtkomst är avstängd: användaren kan inte använda den organisationen förrän en ägare återaktiverar dem. Användbart för medarbetare som tillfälligt är borta eller lämnar utan att ta bort historiken direkt.
• I avvaktan på (klockikon) — inbjudan har skickats men profilen har ännu inte aktiverats. I listan ser du bara mejlet; namnet visas efter registrering.

Endast Ägare kan växla en användare mellan Aktiv och Inaktiv, och endast om organisationen inte har överskridit sin plananvändargräns (annars förblir statusväljaren låst tills du är tillbaka inom kvoten eller uppgraderingen).

Användardetaljsida

Klicka på en rad i listan (eller Info från menyn ⋮) för att öppna helskärmen användarens detaljsida. Den innehåller:

• Status — rullgardinsmenyn högst upp (Ägare, om tillåtet).
• Kopiera länk — direkt URL till detaljsidan, användbar för intern delning.
• E-post — visa eller redigera (endast för Mokapen-administratörer med full kontoåtkomst).
• Behörigheter — org-roll, redigerbar om din roll tillåter det och målet inte är ovanför dig i hierarkin.
• Färg — om organisationen har aktiverat anpassning av användarfärger kan du tilldela en distinkt färg (bakgrund och ikon) som används i taggar, kalendrar och "användare och team"-fält.
• Roll — jobbtitel i fritext.
• Chef — hierarkisk chef i organisationsdiagrammet, valbar från aktiva användare i organisationen.
• Avdelning — Ytterligare beskrivande fält.
• Info — textanteckningar med rik editor (omnämnanden ingår, om aktiverat).
• Lag — lista över lag personen tillhör, med deras roll i varje team (om du har synlighet). Klicka på ett team för att öppna dess detaljsida.
• Profilfoto — avatar till höger; personliga fotoändringar görs från användarens egna Profil.

Redigerbara fält visar en pennikon: klicka för att gå till redigeringsläge och sedan Spara i sidfoten på detaljsidan.

Systemanvändare — Mokapen inkluderar en speciell teknisk användare (robotikon) som används av automatiseringar och interna processer. Dess detaljsida är skrivskyddad och bör inte redigeras manuellt.

Om du tittar din egen profil, innehåller ⋮-menyn en Redigera länk som går till personliga profilinställningar (namn, foto, inställningar), separat från organisationsbehörigheter.

Ta bort en användare eller lämna organisationen

Från menyn ⋮ på varje rad:

• Ta bort (Ägare, på andra användare) — återkallar åtkomst till organisationen. Personens Mokapen-konto finns kvar, men de kan inte längre gå in i denna organisation.
• Lämna (Användare och över, på din egen rad) — lämna organisationen frivilligt. Användbart om du inte längre arbetar med den kunden eller avdelningen.

I båda fallen ber Mokapen om bekräftelse i en dedikerad modal. Överväg att ställa in status till Inaktiv först om du vill behålla spårbarheten utan omedelbar operativ åtkomst.

Fliken Lag — lista och synlighet

Byt till Lag fliken högst upp (bredvid Användare). Listan visar:

• Team — gruppnamn (klicka för att öppna detaljsidan).
• Chef — lagledare, med avatar; klicka för att öppna chefens användardetaljsida.
• Medlemmar — antal personer i laget.

Användarikonen till vänster om namnet indikerar ett lag du tillhör.

Vem ser vilka lag:

• Användare (och ovanför) — ser alla team i organisationen.
• Begränsad användare — ser bara lag de tillhör.

Längst upp till höger hittar du:

• Mina roller — länk till profilen där varje användare uppdaterar sin egen jobbroll, chef och behörigheter (inom tillåtna gränser) utan att gå igenom administratörslistan.
• Nytt lag — skapa en grupp (medlem och högre), om du inte har nått din plans laggräns.

Som med användare, Organisationsteam: N/M räknare och varningar indikerar när du överskrider din plangräns.

Om inget lag existerar ännu, visar sidan ett tomt tillstånd med en knapp för att skapa det första.

Skapa ett nytt team

De Nytt lag modal öppnar från Nytt lag eller från den tomma sidan. Fylla i:

1. Titel – namn som är synligt i appen (t.ex. "Kundframgång", "Utveckling", "Styrelse"). Nödvändig.
2. Medlemmar flik:
   • Chef — användaransvarig för teamet (valfritt men rekommenderas). Endast användare med aktiv status kan väljas.
   • Medlemmar — sök på namn eller e-post med autoslutförande; varje vald användare läggs till i listan och kan tas bort innan du sparar.
3. Info flik — text Beskrivning av teamet (uppdrag, omfattning, anteckningar för kollegor).

När du sparar skapar Mokapen laget, registrerar chefen och medlemmarna och skickar meddelanden och e-postmeddelanden till nya medlemmar. Ett bekräftelsemeddelande visas och listan uppdateras.

De chef är teamledaren; varannan användare som lagts till går med som en medlem. Dessa interna teamroller är separata från organisationsbehörigheter (gäst, begränsad användare, användare, medlem, ägare).

Lagets detaljsida

När du öppnar ett lag hittar du två flikar:

Medlemmar

• Chef — kan redigeras av medlem och högre; sökorganisationsanvändare.
• Medlemmar — aktuell lista med möjlighet att lägga till (sökfält) eller ta bort (papperskorgen) enskilda användare. Chefen förekommer inte bland ordinarie medlemmar utan hanteras i det dedikerade fältet.

Info

• Beskrivning — fritext teambeskrivning, redigerbar inline.

Upptill: Kopiera länk till detaljsidan; Ägare se även teamets numeriska identifierare (användbart för avancerad import).

Ta bort team — från menyn ⋮, om du är den lagledare eller a Medlem med tillstånd att hantera team. Åtgärden är oåterkallelig: kontrollera att inga automatiseringar, filter eller tilldelningar beror på det laget.

Ändringar av chef, medlemmar och beskrivning kräver Spara i sidfoten (endast synlig för användare som kan redigera).

Team och användare i hela CRM

Användare och team är inte bara kataloger: du hittar dem överallt där Mokapen hanterar ansvar och synlighet:

• Ägare och samarbetspartners — på uppgifter, projekt, möjligheter, biljetter, offerter, beställningar och automatiseringar. Du kan tilldela enskilda användare eller hela team.
• Anpassade "Användare och team"-fält — fälttyp som accepterar en eller flera användare och/eller team.
• Lista filter — Kanban-tavlor, listor och rapporter låter dig ofta filtrera efter ägare, medarbetare eller team.
• Automatiseringar — En automations ägare och samarbetspartner kan vara team; steg ärver behörigheterna från den valda ägaren (se Automationsguide).
• Import/export — I CSV-filer identifieras användare via e-post; team använder koden med "t" före numret (som beskrivs i importinstruktionerna).
• Samband och omnämnanden — i anteckningar och tidslinjer kan du nämna användare; team hjälper gruppen att synas i projekt och aktiviteter.

Ett välstrukturerat team minskar repetitivt uppdragsarbete: istället för att lägga till fem personer till varje post, tilldela "L2 Support"-teamet en gång.

Mina roller (profil)

De Mina roller knappen på fliken Lag (och samma objekt under Profil → Mina roller) öppnar en sida där varje användare uppdaterar sin egen organisationsinformation:

• jobb Roll;
• rapporteringschef;
• alla behörigheter som de kan ändra på egen hand (inom gränser som ställts in av administratören).

Detta är den rekommenderade vägen för kollegor som bara behöver korrigera sin titel eller chef utan att öppna en biljett med IT eller Ägaren. Administratörer fortsätter att använda detaljsidorna för användare och team för att redigera andra profiler.

Planera gränser

Varje organisation har separata kvoter kopplade till den aktiva planen (gratis, liten, medelstor, stor...):

• Maximalt antal användare — inkluderar aktiva och väntande användare. inaktiva användare kan fortfarande räknas till en plats beroende på om organisationen har överskridit sin plangräns.
• Max antal lag — varje skapat lag använder en plats i planen.
• lämplig Premium-plan eller högre — krävs för att tilldela roller för användare och begränsad användare vid inbjudan eller redigering.

När du når en gräns:

• knappen Bjud in användare / Nytt team erbjuder en uppgradering;
• om planen nedgraderades och aktiva användare överskrider det nya maxvärdet, Mokapen inaktiverar överdriven åtkomst och visar varningar med en länk till prissidan;
• Ägaren måste bestämma vem som ska fortsätta vara aktiv eller köpa ytterligare platser.

Gränser är per organisation, inte per personligt konto: två olika organisationer har två oberoende räknare.

Praktiska användningsfall

• Onboarding av anställda — Bjud in med begränsad användarroll → lägg till i "Operations"-teamet → chefen ställer in chefsfältet på användarens detaljsida → användaren slutför "Mina roller" med sin befattning.
• Extern konsult på ett projekt — Bjud in som gäst genom att endast välja projektet "Client X Website". De ser inte hela katalogen eller inställningarna; de arbetar med projektuppgifter och milstolpar.
• Avdelningsledare — Medlemsroll + chef för teamet "Sales Italy". Tilldela teamet som Collaborator på avdelningsmöjligheter och i uppföljningsautomatiseringar.
• Samarbetspartner lämnar — Ställ först in Inaktiv för att blockera åtkomst; efter överlämningsperioden, Ta bort från organisationen. Omfördela öppna uppgifter och ansvar före borttagning.
• Team omstrukturering — Skapa "Customer Success" och "Customer Success - Enterprise" som separata team; flytta medlemmar från teamets detaljsida utan att ändra deras organisationsbehörigheter.
• Väntande inbjudningskontroll — "Väntande"-filter i Användare för att se vem som ännu inte har accepterat; skicka om länken muntligt eller överväg att ta bort en inaktuell inbjudan.

Relaterade guider

• Roller och behörigheter — fullt bord från gäst till ägare och vad varje nivå kan göra.
• Organisationer och tillgång — Flera organisationer, byte av organisation, dataisolering.
• Projekt — Gäståtkomst och projektsamarbetare.
• Automatiseringar — Ägare och samarbetspartners (användare/team) på arbetsflöden.
• Säkerhet — offentligt/privat läge, Team Master och standarddatasynlighet.

Vanliga frågor

F: Vad är skillnaden mellan behörigheter och roll på användarens detaljsida?

A: Behörigheter = organisatorisk roll (Gäst, Begränsad användare, Användare, Medlem, Ägare) som kontrollerar åtkomst och funktioner. Roll = professionell etikett i fritt format (t.ex. "Kontohanterare") utan effekt på systembehörigheter.

F: Kan en begränsad användare se alla kollegor?

S: Ja i användarlistan, men på fliken Teams ser de bara lag de tillhör. De kan inte bjuda in eller skapa team.

F: Kan jag bjuda in flera personer med olika roller i en inbjudan?

S: Nej: i det andra steget av inbjudan gäller en enda roll för alla e-postmeddelanden som angetts i den sessionen. För olika roller, upprepa inbjudan i separata steg.

F: Vad händer om jag tar bort ett team?

S: Teamet försvinner från organisationen; historiska tilldelningar på poster kan finnas kvar som referenser tills du uppdaterar dem. Kontrollera automatiseringar och filter som använder det teamet.

F: Behövs teamchefen?

S: Nej, men det rekommenderas för klarhet i ansvar och rapportering. Du kan tilldela en vid skapandet eller senare från teamets detaljsida.

F: Kan en gäst bli en fullvärdig användare?

S: Ja: en medlem eller ägare öppnar användarens detaljsida och ändrar Behörigheter från gäst till användare (eller annan roll). Granska även projektåtkomst och teammedlemskap.

F: Var hanterar jag organisationslösenord och 2FA-inställningar?

A: I Säkerhet avsnittet i organisationsmenyn (Ägare), inte i Användare och team. Varje användare hanterar sitt eget lösenord från Profil → Säkerhet.