Ръководството на Мокапен

Потребители и екипи

Разделът Потребители и екипи е основното място за управление на кой работи във вашата организация и как е структурирана групата. Оттук каните колеги и сътрудници, назначавате Права (организационна роля), създавате екипи по отдел или проект, следите статуса на достъпа и оставате в лимитите на плана си.

Потребителите и екипите са винаги обвързани с една организация: не се споделят между различни организации. Колега в Организация A може да не съществува в Организация B, а екип „Продажби“ в една организация е независим от едноименен в друга. За контекст с няколко организации вижте ръководството Организации и достъп; за подробности какво може всяка роля вижте ръководството Роли и права.

Преглед

Страницата е разделена на два свързани раздела:

• Потребители — списък на всички записи за достъп до организацията: име, имейл, Права (орг роля), членство в екипи и статус. Оттук каните нови хора и отваряте страницата с подробности за всеки потребител.
• Екипи — вътрешни групи (Продажби, Поддръжка, Мениджмънт, Проект X…) с мениджър, членове и описание. Екипите помагат да организирате работата, да филтрирате списъци, да назначавате отговорност и да споделяте видимост върху записи и автоматизации.

Горе във всеки раздел брояч показва текущи / максимум, разрешен от плана (напр. „12/20“ потребители, „5/10“ екипи). Ако надхвърлите лимита, Mokapen показва предупреждения и блокира нови активирания, докато намалите броя или надстроите плана.

Две понятия, които не трябва да бъркате:

• Права (организационна роля) — Гост, Ограничен потребител, Потребител, Член, Собственик: дефинират какво лицето може да вижда и конфигурира в организацията. Това е полето „Права“ в списъка и на страницата с подробности за потребителя.
• Роля — описателен етикет за длъжност (напр. „Sales Manager“, „Developer“). Не променя системните права: помага да идентифицирате хората в орг схеми, филтри и профилни записи.

Къде да го намерите и кой има достъп

Отворете менюто Организация (икона сграда в горната лента) и в страничната лента под името на организацията изберете Потребители и екипи.

Кой вижда елемента в менюто — всички потребители с поне роля Ограничен потребител или по-висока. Гостите няма достъп до настройките на организацията и не виждат този раздел.

Кой какво може — накратко:

• Ограничен потребител — вижда списъка с потребители и само екипите, към които принадлежи; не може да кани, да създава екипи или да редактира други потребители.
• Потребител — кани нови потребители, управлява екипи, редактира страници с подробности за потребители (в рамките на лимитите на собствената си роля). Може да напусне организацията от менюто с опции на собствения си ред.
• Член — като Потребител, с по-широк достъп до настройките на организацията (създаване на екипи, управление на членове на екип, редакция на Права за потребители с роля равна или по-ниска от собствената).
• Собственик — може да активира/деактивира потребители, да премахва чужд достъп и да вижда числови идентификатори на страницата с подробности. Сигурност на организацията (отделен елемент в менюто) остава запазена за Собственици.

Не можете да назначите на друг потребител Право по-високо от вашето, нито да редактирате потребители с роля над вашата (освен където е позволено за собствения ви профил). Ролите Потребител и Ограничен потребител изискват план Medium или по-висок: без това ниво опциите се показват деактивирани с икона бадж за план.

Раздел Потребители — списък и филтри

Разделът Потребители показва таблица с колони:

• Потребители — аватар, име и фамилия (ако профилът е пълен) или имейл, ако поканата все още е чакаща; под имейла се появява оранжев етикет „Чакаща покана“, когато потребителят още не е приел.
• Права — преведена организационна роля (Гост, Ограничен потребител, Потребител, Член, Собственик…).
• Екипи — списък на екипите, към които принадлежи лицето; кликнете върху име, за да отворите страницата с подробности за екипа. Иконата потребители до него показва екип, към който и вие принадлежите („Моите екипи“).
• Статус — Активен, Неактивен или Чакащ (поканата не е завършена).

Текстов филтър — лентата за търсене горе филтрира в реално време по име, имейл, Права или екип, докато пишете.

Филтър по статус (видим за Член и нагоре) — падащо меню с броячи:

• Всички — пълен списък.
• Активни — потребители с оперативен достъп.
• Неактивни — достъп, спрян от администратор.
• Чакащи — изпратени покани, но регистрацията не е завършена.

Под филтрите редът Потребители на организацията: N/M обобщава колко места използвате спрямо максимума на плана. Ако N > M, се появява червено предупреждение: излишните потребители са деактивирани и не могат да влязат, докато не се върнете в лимита или не надстроите от страницата Billing.

Ако има чакащи покани за вас (от други организации), жълта лента горе на страницата показва колко покани изискват вниманието ви.

Покани на нови потребители

Бутонът Покани потребител (горе вдясно) е достъпен за Член и нагоре, стига да не сте достигнали лимита на потребители на плана. Ако лимитът е пълен, бутонът показва икона бадж за план и отваря прозореца за надстройка.

Потокът на покана има две стъпки:

1. Имейл — въведете валиден имейл адрес и натиснете Enter или бутона Добави. Можете да въведете няколко имейла един след друг: всеки адрес става премахваема „карта“. Системата ви предотвратява да надхвърлите максималния брой потребители, разрешен от плана, докато добавяте адреси.
2. Права — преминете към втората стъпка със стрелката, прегледайте списъка с хора за покана, изберете организационната роля и потвърдете.

Роли, които можете да назначавате при покана (зависят от вашата роля):

• Собственик — пълен административен достъп до организацията (настройки, billing, сигурност). Използвайте пестеливо: обикновено един или няколко Собственика са достатъчни.
• Член — пълен достъп до CRM и настройките на приложенията, без управление на billing и сигурност на организацията.
• Потребител — управлява потребители и екипи, изпраща покани, без общи настройки на организацията (изисква план Medium или по-висок).
• Ограничен потребител — ежедневна оперативна работа без управление на потребители/екипи (изисква план Medium или по-висок).
• Гост — минимален достъп, само до изрично споделени ресурси. При покана трябва да посочите проектите, до които има достъп: изберете Всички проекти или отделни проекти от менюто с множествен избор.

За всяка роля Mokapen показва информационно поле, което обобщава какво означава изборът (напр. „Гостите имат достъп само до избраните проекти“).

Преди изпращане трябва да отметнете кутията за одобрение: потвърждавате, че искате да добавите тези хора в организацията с избраното Право. Когато изпратите:

• ако имейлът вече принадлежи на регистриран акаунт в Mokapen, потребителят получава известие в приложението и имейл с покана с връзка за приемане или отказ;
• ако имейлът още не е регистриран, поканата остава чакаща, докато лицето завърши регистрацията с този адрес;
• за Гости Mokapen добавя потребителя като сътрудник към посочените проекти.

Статус на потребителя

Всеки запис за достъп до организацията има статус, видим в списъка и на страницата с подробности за потребителя:

• Активен (зелена икона) — потребителят може да влиза и да работи нормално в организацията.
• Неактивен (сива икона) — достъпът е спрян: потребителят не може да използва тази организация, докато Собственик не го реактивира. Полезно за сътрудници, временно отсъстващи или напускащи, без веднага да изтривате историята.
• Чакащ (икона часовник) — поканата е изпратена, но профилът още не е активиран. В списъка виждате само имейла; името се появява след регистрация.

Само Собственици могат да превключват потребител между Активен и Неактивен, и само ако организацията не е надхвърлила лимита на потребители на плана (иначе селекторът за статус остава заключен, докато не се върнете в квотата или не надстроите).

Страница с подробности за потребителя

Кликнете върху ред в списъка (или Инфо от менюто ⋮), за да отворите на цял екран страницата с подробности за потребителя. Тя съдържа:

• Статус — падащо меню горе (Собственик, ако е позволено).
• Копирай връзка — директен URL към страницата с подробности, полезен за вътрешно споделяне.
• Имейл — преглед или редакция (само за администратори на Mokapen с пълен достъп до акаунта).
• Права — орг роля, редактируема ако вашата роля позволява и целта не е над вас в йерархията.
• Цвят — ако организацията има активирана персонализация на цветове на потребители, можете да назначите отличителен цвят (фон и икона), използван в етикети, календари и полета „потребители и екипи“.
• Роля — свободен текст за длъжност.
• Мениджър — йерархичен мениджър в орг схемата, избираем от активните потребители в организацията.
• Отдел — допълнително описателно поле.
• Инфо — текстови бележки с богат редактор (включително споменавания, ако са активирани).
• Екипи — списък на екипите, към които принадлежи лицето, с ролята му във всеки екип (ако имате видимост). Кликнете върху екип, за да отворите страницата му с подробности.
• Профилна снимка — аватар вдясно; промените на личната снимка се правят от собствения Профил на потребителя.

Редактируемите полета показват икона молив: кликнете, за да влезете в режим на редакция, после Запази във футъра на страницата с подробности.

Системен потребител — Mokapen включва специален технически потребител (икона робот), използван от автоматизации и вътрешни процеси. Страницата му с подробности е само за четене и не трябва да се редактира ръчно.

Ако преглеждате собствения си профил, менюто ⋮ включва връзка Редактирай, която води към настройките на личния профил (име, снимка, предпочитания), отделни от Правата в организацията.

Премахване на потребител или напускане на организацията

От менюто ⋮ на всеки ред:

• Премахни (Собственик, върху други потребители) — отнема достъпа до организацията. Акаунтът на лицето в Mokapen остава, но вече не може да влиза в тази организация.
• Напусни (Потребител и нагоре, върху собствения ред) — доброволно излизане от организацията. Полезно, ако вече не работите с този клиент или отдел.

И в двата случая Mokapen иска потвърждение в посветен модал. Помислете първо да зададете статус Неактивен, ако искате да запазите проследимост без незабавен оперативен достъп.

Раздел Екипи — списък и видимост

Преминете към раздела Екипи горе (до Потребители). Списъкът показва:

• Екип — име на групата (клик за отваряне на страницата с подробности).
• Мениджър — ръководител на екипа, с аватар; клик за отваряне на страницата с подробности за мениджъра.
• Членове — брой хора в екипа.

Иконата потребители вляво от името показва екип, към който принадлежите.

Кой вижда кои екипи:

• Потребител (и нагоре) — вижда всички екипи в организацията.
• Ограничен потребител — вижда само екипите, към които принадлежи.

Горе вдясно ще намерите:

• Моите роли — връзка към профила, където всеки потребител актуализира собствената си служебна Роля, мениджър и Права (в позволените лимити), без да минава през админ списъка.
• Нов екип — създаване на група (Член и нагоре), ако не сте достигнали лимита на екипи на плана.

Както при потребителите, броячът Екипи на организацията: N/M и предупрежденията показват кога надхвърляте лимита на плана.

Ако още няма екип, страницата показва празно състояние с бутон за създаване на първия.

Създаване на нов екип

Модалът Нов екип се отваря от Нов екип или от празната страница. Попълнете:

1. Заглавие — име, видимо в приложението (напр. „Customer Success“, „Development“, „Board“). Задължително.
2. Раздел Членове:
   • Мениджър — потребител, отговорен за екипа (по избор, но препоръчителен). Могат да се избират само потребители с активен статус.
   • Членове — търсене по име или имейл с автодовършване; всеки избран потребител се добавя към списъка и може да бъде премахнат преди запазване.
3. Раздел Инфо — текстов Описание на екипа (мисия, обхват, бележки за колеги).

При запазване Mokapen създава екипа, записва мениджъра и членовете и изпраща известия и имейли на новите членове. Появява се потвърждаващо съобщение и списъкът се опреснява.

Мениджърът е ръководителят на екипа; всеки друг добавен потребител се присъединява като член. Тези вътрешни роли в екипа са отделни от организационните Права (Гост, Ограничен потребител, Потребител, Член, Собственик).

Страница с подробности за екипа

Когато отворите екип, намирате два раздела:

Членове

• Мениджър — редактируем от Член и нагоре; търсене сред потребителите на организацията.
• Членове — текущ списък с опция за добавяне (поле за търсене) или премахване (икона кошче) на отделни потребители. Мениджърът не се появява сред обикновените членове, а се управлява в посветеното поле.

Инфо

• Описание — свободно текстово описание на екипа, редактируемо на място.

Горе: Копирай връзка към страницата с подробности; Собствениците също виждат числовия идентификатор на екипа (полезен за разширени импорти).

Изтрий екип — от менюто ⋮, ако сте мениджър на екипа или Член с право да управлявате екипи. Действието е необратимо: проверете, че няма автоматизации, филтри или назначения, които зависят от този екип.

Промените на мениджър, членове и описание изискват Запази във футъра (видимо само за потребители, които могат да редактират).

Екипи и потребители в CRM

Потребителите и екипите не са само директории: ще ги намерите навсякъде, където Mokapen управлява отговорност и видимост:

• Собственик и Сътрудници — върху задачи, проекти, възможности, тикети, оферти, поръчки и автоматизации. Можете да назначавате отделни потребители или цели екипи.
• Персонализирани полета „Потребители и екипи“ — тип поле, което приема един или повече потребители и/или екипи.
• Филтри в списъци — Kanban дъски, списъци и доклади често позволяват филтриране по собственик, сътрудници или екип.
• Автоматизации — Собственик и Сътрудници на автоматизация могат да бъдат екипи; стъпките наследяват правата на избрания Собственик (вижте ръководството за Автоматизации).
• Импорт/експорт — в CSV файлове потребителите се идентифицират по имейл; екипите използват кода с „t“ преди числото (както е описано в инструкциите за импорт).
• Връзки и споменавания — в бележки и времеви линии можете да споменавате потребители; екипите помагат да групирате видимостта върху проекти и дейности.

Добре структурираният екип намалява повтарящата се работа по назначаване: вместо да добавяте петима души към всеки запис, назначете екипа „L2 Support“ веднъж.

Моите роли (профил)

Бутонът Моите роли в раздела Екипи (и същият елемент под Профил → Моите роли) отваря страница, където всеки потребител актуализира собствените си организационни данни:

• служебна Роля;
• мениджър по отчетност;
• евентуални Права, които може да променя сам (в лимитите, зададени от администратора).

Това е препоръчаният път за колеги, които трябва само да коригират заглавието или мениджъра си, без да отварят тикет към IT или Собственика. Администраторите продължават да използват страниците с подробности в Потребители и екипи, за да редактират други профили.

Лимити на плана

Всяка организация има отделни квоти, обвързани с активния план (Free, Small, Medium, Large…):

• Максимален брой потребители — включва активни и чакащи потребители; неактивните потребители може все още да броят за място, в зависимост от това дали организацията е надхвърлила лимита на плана.
• Максимален брой екипи — всеки създаден екип използва един слот от плана.
• План Medium или по-висок — необходим за назначаване на роли Потребител и Ограничен потребител при покана или редакция.

Когато достигнете лимит:

• бутонът Покани потребител / Нов екип предлага надстройка;
• ако планът е понижен и активните потребители надхвърлят новия максимум, Mokapen деактивира излишния достъп и показва предупреждения с връзка към страницата за цени;
• Собственикът трябва да реши кого да запази активен или да закупи допълнителни места.

Лимитите са по организация, не по личен акаунт: две различни орг имат два независими брояча.

Практически примери

• Онбординг на служител — Покана с роля Ограничен потребител → добавяне към екипа „Operations“ → мениджърът задава полето Мениджър на страницата с подробности за потребителя → потребителят попълва „Моите роли“ със служебното си заглавие.
• Външен консултант по проект — Покана като Гост само за проекта „Client X Website“. Не вижда пълната директория или настройките; работи по задачи и етапи на проекта.
• Ръководител на отдел — роля Член + мениджър на екипа „Sales Italy“. Назначете екипа като Сътрудник върху възможностите на отдела и в последващи автоматизации.
• Напускащ сътрудник — Първо задайте Неактивен, за да блокирате достъпа; след периода на предаване Премахни от организацията. Преназначете отворените задачи и отговорности преди премахването.
• Преструктуриране на екип — Създайте „Customer Success“ и „Customer Success — Enterprise“ като отделни екипи; преместете членовете от страницата с подробности за екипа, без да променяте организационните им Права.
• Проверка на чакащи покани — филтър „Чакащи“ в Потребители, за да видите кой още не е приел; препратете връзката устно или помислете за премахване на остаряла покана.

Свързани ръководства

• Роли и права — пълна таблица от Гост до Собственик и какво може всяко ниво.
• Организации и достъп — няколко организации, смяна на организация, изолация на данни.
• Проекти — достъп на Гост и сътрудници по проект.
• Автоматизации — Собственик и Сътрудници (потребители/екипи) върху работни потоци.
• Сигурност — публичен/частен режим, Team Master и видимост на данни по подразбиране.

Често задавани въпроси

В: Каква е разликата между Права и Роля на страницата с подробности за потребителя?

О: Права = организационна роля (Гост, Ограничен потребител, Потребител, Член, Собственик), която контролира достъпа и функциите. Роля = свободен професионален етикет (напр. „Account Manager“) без ефект върху системните права.

В: Може ли Ограничен потребител да вижда всички колеги?

О: Да в списъка с потребители, но в раздела Екипи вижда само екипите, към които принадлежи. Не може да кани или да създава екипи.

В: Мога ли да поканя няколко души с различни роли в една покана?

О: Не: във втората стъпка на поканата една роля се прилага към всички имейли, въведени в тази сесия. За различни роли повторете поканата в отделни стъпки.

В: Какво се случва, ако изтрия екип?

О: Екипът изчезва от организацията; историческите назначения върху записи може да останат като референции, докато не ги актуализирате. Проверете автоматизации и филтри, които използват този екип.

В: Задължителен ли е мениджърът на екипа?

О: Не, но е препоръчителен за яснота относно отговорността и отчетността. Можете да назначите един при създаване или по-късно от страницата с подробности за екипа.

В: Може ли Гост да стане пълноправен Потребител?

О: Да: Член или Собственик отваря страницата с подробности за потребителя и променя Права от Гост към Потребител (или друга роля). Прегледайте също достъпа до проекти и членството в екипи.

В: Къде управлявам настройките за парола и 2FA на организацията?

О: В раздела Сигурност на менюто на организацията (Собственик), не в Потребители и екипи. Всеки потребител управлява собствената си парола от Профил → Сигурност.