Ръководството на Мокапен

Шаблони

Шаблоните са повторно използваеми текстове и оформления, които подготвяте веднъж и после прилагате навсякъде в Mokapen: документи, имейли, SMS, WhatsApp Business, оферти и поръчки. Вместо да пренаписвате същото съобщение или същия PDF хедър всеки път, избирате шаблон и Mokapen попълва данни за контакт, фирма или документ чрез променливи.

Намирате ги в Настройки на организацията → Шаблони. Всеки тип има свой редактор и поток на използване: по-долу е задълбочен преглед по тип, после споделените правила (променливи, по подразбиране, управление).

За какво служат

• Скорост — един клик вместо повторно копиране на текстове и форматиране.
• Последователност — същият тон и графика за целия екип.
• Автоматична персонализация — променливите се попълват с данни от записа, върху който работите.
• Различни канали, едно място — PDF, имейл, SMS и WhatsApp от същия раздел Шаблони.

Как да получите достъп и да създадете

1. Настройки на организацията → Шаблони.
2. Натиснете Нов шаблон → прозорец Избор по тип.
3. Изберете типа, попълнете заглавие и съдържание, вмъкнете променливи, по избор активирайте По подразбиране, после запазете.
4. В списъка можете да редактирате, Дублирай или Изтрий. Поверителност (където е налична) ограничава кой може да вижда/използва шаблона.

Шаблон Документ

Това е HTML документ във формат страница (A4), с богат редактор (заглавия, списъци, таблици, изображения, връзки) и конфигурируеми маржове. Можете да обвържете променливи с обект от адресната книга / продажби (напр. контакт, възможност), така че когато генерирате документа от свързан запис, полетата да се попълват автоматично.

Какво конфигурирате

• Заглавие на шаблона и флаг По подразбиране
• Маржове на страницата
• Тяло на документа с променливи (бутон Променлива)
• Поверителност / членове

Къде го използвате — в приложението Документи, при създаване изберете От шаблон вместо да започвате от нулата. Mokapen зарежда съдържанието и, ако документът е свързан с обект, замества променливите с данните на този запис.

Примери — придружително писмо, клиентски лист, протокол от среща, оперативна процедура с фиксирана структура.

Шаблон Имейл

Това е тялото на имейл съобщение (HTML) за съставяне от Mokapen. Типичните променливи идват от контакта (име, имейл, свързана фирма, …), плюс данни за организацията и текущия потребител.

Какво конфигурирате

• Заглавие, По подразбиране, поверителност
• HTML тяло с променливи
• Опционални маржове/оформление на имейл редактора

Къде го използвате — при съставяне на имейл (Съобщения / изпращане от карта): отворете избирача Избери шаблон и тялото се попълва. Все още можете да редактирате темата и текста преди изпращане (трябва да е конфигурирана имейл/SMTP интеграция).

Бележка за автоматизации — действието за автоматизация Изпрати имейл използва текста/HTML, дефиниран в самото действие. Имейл шаблоните в раздела Шаблони са основно за ръчно изпращане; все пак можете да копирате съдържанието на шаблон в действието.

Примери — търговско последващо действие, заявка за среща, стандартен отговор на тикет, приветствен имейл към нов лийд.

Шаблон SMS

Това е кратък текст (без PDF оформление) за изпращане на SMS. Типичните променливи са от контакта. Не включва псевдонима на подателя: той се конфигурира в интеграцията SMS (одобрен псевдоним + кредит в портфейла).

Какво конфигурирате

• Заглавие и текст на съобщението
• Променливи с бутона Променлива или чрез писане на {
• По подразбиране (по избор)

Ограничения на дължината — в GSM азбуката един SMS е около 160 знака; с Unicode/emoji около 70 на сегмент. Ако надхвърлите, съобщението се разделя на няколко SMS (и струва повече). Променливите, след заместване, могат да удължат текста: винаги проверявайте оценката на знаците при съставяне.

Къде го използвате

• Ръчно изпращане — карта на контакт (или фирма) → Изпрати SMS → изберете шаблона: текстът се вмъква и променливите се заместват с данните на този контакт.
• Автоматизации — действие Изпрати SMS → можете да изберете шаблон: текстът се поставя в съобщението. В автоматизацията нямате същото автоматично заместване „по контакт“ като от картата: използвайте променливи на автоматизацията или адаптирайте текста.

Ръководство за канала: SMS.

Примери — напомняне за среща, „поръчката е готова за вземане“, OTP/вътрешен код (ако е позволено от политиката), известие за закъснение.

Шаблон WhatsApp Business

Шаблоните за WhatsApp са най-специфични: те не са просто „текст, запазен в Mokapen“. Те са шаблони за съобщения (HSM), одобрени от Meta. Без одобрен шаблон не можете да започнете (или да отворите отново) разговор извън 24-часовия прозорец за обслужване на клиенти.

Два начина да ги получите в Mokapen

• Създаване от Шаблони — Нов шаблон → WhatsApp Business: попълнете име, език, категория и компоненти; Mokapen ги създава също в Meta и запазва локалното копие.
• Синхронизиране — от Интеграции → WhatsApp Business можете да Синхронизирате шаблони / да покажете моделите, вече в Meta, и да импортирате APPROVED в Шаблони.

Име и език — името в Meta позволява само малки букви, цифри и долна черта (напр. order_shipped_it), без интервали. Езикът трябва да съвпада с текста; всеки език изисква отделен шаблон.

Категории (изберете една, съгласувана със съдържанието, иначе Meta може да отхвърли):

• Utility — актуализации, които потребителят очаква: статус на поръчка, напомняне за среща, предупреждения по акаунт.
• Marketing — промоции, оферти, бюлетини: изисква се изричен WhatsApp opt-in.
• Authentication — OTP / кодове за потвърждение във формата, изисквана от Meta (не смесвайте с маркетинг).

Структура на съобщението

• Header (по избор) — текст (макс. 60 знака) или медия (изображение, видео, документ) или местоположение.
• Body (задължително) — макс. 1 024 знака; поставете Meta placeholder-и {{1}}, {{2}}… последователно без пропуски.
• Footer (по избор) — макс. 60 знака.
• Buttons (макс. 3) — бърз отговор, URL (HTTPS) или телефон; етикет макс. 20 знака. Шаблоните Authentication използват OTP бутоните на Meta.

Променливи: Meta ↔ Mokapen — в Meta placeholder-ите са {{1}}, {{2}}. В Mokapen, върху WABA шаблона, съпоставяте всяко число с CRM променлива (напр. {{1}} → име на контакт). Ако съпоставянето липсва, при изпращане шаблонът може да е неизбираем, докато не зададете променливите.

Одобрение — Meta преглежда шаблона (често за минути, понякога до ~24 часа). Типични статуси: в преглед, одобрен, отхвърлен (с причина). Само одобрените могат да се използват за изпращане. Подвеждащо съдържание, спам, грешна категория или неправилно оформени променливи са чести причини за отхвърляне.

Къде го използвате — карта на контакт → Изпрати WhatsApp → изберете одобрения шаблон (и стойностите на placeholder-ите). Изисква свързана интеграция WhatsApp Business и кредит/портфейл, когато е приложимо. Няма (днес) действие за автоматизация „Изпрати WhatsApp“.

Пълно ръководство за канала: WhatsApp Business.

Примери — „поръчката е изпратена“, „срещата е потвърдена“, OTP код, промоционална кампания с opt-in.

Шаблон Оферта

Шаблонът Оферта не е обикновен текст: това е оформлението на търговския PDF документ (и прегледът), използвано върху картите за оферти. То дефинира как изглеждат хедърът, клиентските данни, таблицата с позиции, условията и подписът — така целият екип издава оферти с еднакво фирмено брандиране.

Системни оформления срещу персонализиран шаблон

• Mokapen вече предлага готови оформления, избираеми на картата, например Items-text, Text-items, Items-text-signature, Text-items-signature (променят реда на секциите и дали има подпис).
• Като създадете шаблон от тип Оферта в Шаблони, изграждате персонализирано оформление (после се появява като опция в полето Дизайн на офертата).

Какво конфигурирате в редактора Оферта

• Хедър и футър — лого, фирмени референции, номерация, фиксирани бележки горе/долу на страницата (с променливи).
• Леви / десни блокове — две HTML текстови колони (напр. ляво: номер на оферта и дати; дясно: контакти или клиентски данни) с бутон Променлива на всяка.
• Таблица с позиции — тема (редуващи се редове, рамки, без), колони за показване (код, описание, единична цена, количество, ДДС, отстъпка, междинна сума, …), етикет, подравняване и ширина % на всяка колона.
• Търговски условия — HTML блок за плащания, валидност на офертата, правни бележки и т.н. (и тук с променливи).
• Подпис — активиране/деактивиране и персонализиране на етикета (напр. „За приемане“).
• Ред на секции / оформление / маржове / височини — как са подредени частите на документа и пространството на страницата.

Променливите на офертата обикновено показват полета на самата оферта, организацията, потребителя и свързаните данни (клиент и т.н.), плюс нужното в прегледа за редовете с позиции.

Къде го използвате

• Карта Оферта → поле Дизайн: изберете системно оформление или вашия персонализиран шаблон.
• Прегледът и PDF / изпращането на документ използват това оформление с реалните данни на картата (позиции, суми, клиент).
• В автоматизации, които създават оферти, можете да зададете шаблон за дизайн, така че автоматично генерираните PDF вече да използват вашето брандиране.

Ръководство за раздела: Оферти.

Примери — стандартна B2B оферта с ценова таблица и условия за 30 дни; „лека“ оферта без подпис; оферта с подпис за онлайн приемане.

Шаблон Поръчка

Шаблонът Поръчка работи като този за Оферта: това е оформлението на PDF/документ за поръчка, не тяло на съобщение. Редакторът използва същата логика (хедър/футър, леви/десни блокове, таблица с позиции с колони и тема, търговски условия, подпис, маржове и ред на секции).

Системни оформления — за поръчки също намирате варианти като Items-text, Text-items, Items-text-signature, Text-items-signature, плюс ваши персонализирани шаблони, създадени в Шаблони → Поръчка.

Практическа разлика спрямо оферта — същите инструменти за композиция, но обвързани с обекта Поръчка (код на поръчка, дати, потвърдени позиции, условия след приемане). Често шаблонът за поръчка преизползва фирмения стил на офертата, с актуализирана формулировка (напр. „потвърждение на поръчка“ вместо „оферта“).

Къде го използвате

• Карта Поръчка → Дизайн: изберете системно оформление или персонализиран шаблон.
• Преглед / PDF / изпращане на документ за поръчка.
• Автоматизации, които създават поръчки (напр. от приета оферта), могат да приложат шаблона за поръчка по подразбиране или избрания.

Ръководство за раздела: Поръчки.

Примери — потвърждение на поръчка с таблица позиции и IBAN; документ за изпълнение с подпис на отговорник; опростено оформление за вътрешни поръчки.

Променливи (споделени правила)

• Документ, Имейл, SMS, Оферта, Поръчка — формат Mokapen {$entity.field} (напр. {$contact.name}, {$org.title}, {$current_date}). Вмъквайте ги с Променлива или чрез писане на { (SMS).
• WhatsApp — в Meta използвате {{1}}, {{2}}…; в Mokapen съпоставяте всяко число с CRM променлива преди изпращане.
• Без променливи шаблонът е фиксиран текст/оформление; с променливи същият шаблон се адаптира към всеки запис.

Бързо обобщение: тип → къде го избирате

• Документ → Документи → От шаблон
• Имейл → съставяне на имейл → Избери шаблон
• SMS → Изпрати SMS (карта) или действие за автоматизация Изпрати SMS
• WhatsApp Business → Изпрати WhatsApp (карта); създаване/синхрон също от Интеграции WABA
• Оферта → Карта Оферта → Дизайн (+ PDF / автоматизации)
• Поръчка → Карта Поръчка → Дизайн (+ PDF / автоматизации)

Шаблон по подразбиране

Флагът По подразбиране маркира шаблона по подразбиране за този тип (напр. стандартния PDF оферта на екипа). Само един остава активен за тип: активирането на друг деактивира предишния по подразбиране.

Практически съвети

• Ясни заглавия (SMS – Напомняне за среща, PDF – Стандартна оферта 2026, WABA – order_shipped_it).
• SMS: избягвайте ненужен Unicode; проверявайте сегментите след заместване на променливи.
• WhatsApp: Utility за актуализации, Marketing само с opt-in; винаги съпоставяйте placeholder-ите преди производствена употреба.
• Оферти/Поръчки: подравнете лого, колони на позиции и правни условия в споделени шаблони, не ред по ред на всяка карта.
• Изтриването на WABA шаблон може да го премахне и в Meta; вече генерираните PDF от шаблон Оферта/Поръчка остават.

Примери за използване

• Търговски комплект — един шаблон Оферта + един шаблон Поръчка със същата графика; екипът променя само данните на картата.
• SMS напомняне — шаблон с час/променливи; изпращане от картата или като база за автоматизация.
• Повторно отваряне на WhatsApp — одобрен Utility шаблон за съобщение към клиента след 24 часа.
• Последващ имейл — шаблон Имейл, избран при съставяне след обаждане.
• Документ от възможност — шаблон Документ с променливи за сделка/контакт, създаден От шаблон вече попълнен.
• От оферта към поръчка — автоматизация, която създава поръчката, прилагайки шаблона Поръчка по подразбиране.

Често задавани въпроси

В: Къде създавам шаблони?

О: Настройки на организацията → Шаблони. Оттам управлявате всички типове.

В: Защо Оферта и Поръчка са по-сложни от Имейл или SMS?

О: Защото не са само текст: дефинират PDF оформлението (блокове, таблица с позиции, условия, подпис, маржове). Използвате ги от полето Дизайн на картата, не от изпращане на съобщение.

В: Каква е разликата между SMS шаблон и WhatsApp шаблон?

О: SMS е локален текст в Mokapen с променливи {$…}. WhatsApp използва одобрени от Meta шаблони ({{1}}, {{2}}…), с категории, лимити и преглед; трябва да бъдат съпоставени и одобрени преди изпращане.

В: Защо WhatsApp шаблонът е деактивиран при изпращане?

О: Обикновено липсва съпоставяне на placeholder или одобрение от Meta. Довършете променливите на шаблона или синхронизирайте от Интеграции.

В: В SMS автоматизациите променливите на контакта се заместват ли автоматично?

О: Не както при изпращане от картата. В автоматизацията шаблонът се поставя; използвайте променливи на автоматизацията или адаптирайте текста.

В: Мога ли да използвам шаблон Имейл в автоматизации?

О: Действието Изпрати имейл работи върху собствения текст на действието. Имейл шаблоните са основно за ръчно съставяне (можете да копирате съдържанието им в действието).

В: За какво служи флагът По подразбиране?

О: Маркира подразбирането за този тип. Само един остава активен за тип.

В: Ако изтрия шаблон Оферта, старите PDF изчезват ли?

О: Не. Вече генерираните документи остават; премахвате само шаблона за бъдещи избори на Дизайн.

В: Къде мога да науча повече за каналите и разделите?

О: Ръководства Оферти, Поръчки, SMS, WhatsApp Business.