Ръководството на Мокапен

Ръководство за фактури

Фактурата е фискалният документ, който затваря цикъла на продажбите: какво сте продали, на кого, с какви данъци и кога е падежът. В Mokapen фактурата не е PDF в папка. Това е жива CRM запис, свързана с контакта и компанията, с редове от същия каталог като офертите и поръчките, проследени плащания и полета за електронно фактуриране от пакета на държавата на организацията ви.

Това ръководство ви води през ежедневната употреба: издаване на фактура от поръчка (или от нулата), регистриране на постъпления, генериране на PDF, изпращане до клиента и ясна картина какво още е отворено. Ще намерите и типове документи (кредитно известие, дебитно известие, проформа), pipeline-и и настройки за електронно фактуриране — в отделни раздели, но не трябва да променяте нищо, за да започнете: стойностите по подразбиране работят веднага.

Областта фактури е в менюто Продажби → Фактури, веднага след поръчките. Изисква плана Large с активно приложението Продажби и конфигурирани данъчни ставки на ниво организация (веднъж, в Настройки → Продажби → Данъци).

Как фактурите се вписват в останалата ви работа

Преди детайлите по картата е полезно да видите къде стои фактурата в потока — това ви кара да използвате Mokapen, а не да се борите с него.

По типичния път клиентът влиза като контакт. Когато се появи конкретна възможност, отваряте сделка. Ако ви трябва официално предложение, подготвяте оферта; когато клиентът приеме, офертата става поръчка — търговският ангажимент. Фактурата е следващата стъпка: същият клиент, същите редове, същите суми, вече като фискален документ за издаване, изпращане и събиране.

Можете да пропускате стъпки: не всички фактурират само от поръчки (договорена работа, периодична такса, кредитно известие към предишна фактура). Важното е, че фактурата наследява и захранва всичко останало: ако идва от поръчка, копират се редове, получател, отстъпки и условия; ако я отворите от картата на компанията, адресът и данъчните данни се попълват. Плащанията остават на фактурата и се виждат в историята на клиента.

Практическата полза: шест месеца по-късно всеки от екипа, който отвори контакта, вижда оферти, поръчки и фактури заедно — кои са издадени, изпратени, просрочени или платени и за какви суми. Без споделена таблица, без папка «фактури 2026» за претърсване.

Примери за употреба

• Консултантски услуги: фактура от поръчка или директно, редове услуги по час/ден, падежи и частични плащания в блока плащания, брандиран PDF.
• Препродажба на продукти: артикули от каталога с цена и ДДС; автоматична отстъпка за клиента, ако е зададена на компанията.
• Кредитно / дебитно известие: същият клиент и връзка към оригиналната фактура; редовете остават свързани, историята на едно място.
• Проформа или разписка: същият редактор и каталог, различен тип документ — полезно преди финално издаване или за постъпления извън цикъла на фактуриране.
• Електронно фактуриране по държава: фискалните полета идват от pack на държавата (държавата на организацията, с презапис в настройките Фактури). Това не са залепени италиански константи в CRM: смените държавата — сменят се правилата.

Страницата Фактури: откъде започвате всеки ден

Когато отворите Продажби → Фактури, попадате на Kanban дъската: колони за всеки етап (Чернова, Издадена, Изпратена, Просрочена, Платена, Кредитирана, Анулирана — всички персонализируеми). Всяка фактура е карта в колоната си. С един поглед виждате колко чакат изпращане, колко са просрочени и колко вече сте събрали.

Това е ежедневният изглед: сутрин отворете Mokapen, погледнете Издадена — готови за изпращане. Изпратена — чакат плащане. Просрочена — за проследяване. Колоната Платена показва постъпленията за периода, с общата сума отгоре.

Горе често ще ползвате два инструмента: селектор на pipeline (ако имате различни процеси — B2B срещу абонаменти) и Filters. Филтрите стесняват дъската: един клиент, над сума, един собственик, етикет, само кредитни известия. Ако ползвате една и съща комбинация отново, запазете я като запазен филтър.

За да преместите етап, не трябва да отваряте фактурата: плъзнете картата от Издадена към Изпратена и статусът се обновява. Бързо на среща или сутрин, когато обхождате просрочени.

Бутонът + Invoice горе вдясно отваря редактора — вижте «Създаване на фактура» по-долу. Най-чистият път е да започнете от поръчка с + Create and connect, за да не преписвате редовете.

Страници и изгледи

Страницата Фактури предлага два изгледа на същите данни. Активните филтри и pipeline остават същите при превключване.

Kanban изглед (по подразбиране)

Дъска от колони: всяка колона е етап, всяка фактура — карта. Заглавието на всяка колона показва брой и обща сума. За напредване плъзнете картата — статусът се обновява без отваряне на записа.

Списъчен изглед

Таблица: един ред на фактура, конфигурируеми колони (код, клиент, сума, статус, тип документ, собственик, дата, етикети). Сортиране с клик върху заглавието — полезно за най-големи суми или падежи — и избор на редове за масови действия: собственик, етикети, архив, CSV експорт.

Кой да ползвате, кога

Практическо правило: Kanban за работа (преместване, отваряне, коментари, преглед на просрочени), Списък за преглед и корекция (цифри, падежи, масови редакции, експорт). Превключвайте с контрола горе вдясно.

Картата на фактурата

Щракнете карта Kanban (или ред от списъка), за да отворите фактурата. На Premium план можете да преминете към пълна страница с иконата за разгъване — удобно при дълги документи или много плащания.

Отгоре виждате кода на фактурата (напр. #12-2026) и заглавието. Кодът е прогресивният номер на PDF. Заглавието е вътрешният етикет («Годишна поддръжка 2026 — Acme»): помага да разпознаете записа; не е фискален номер.

Под заглавието лентата с действия: статус pipeline, поверителност, етикети, файлове, бележки. Copy link споделя вътрешната препратка. Менюто Options (три точки): Clone, Archive, Delete.

+ Create and connect създава задача за проследяване («напомняне в петък»), среща, свързано кредитно известие или друга същност. Връзката е автоматична — я намирате на фактурата и на картата на клиента.

Останалата част на картата е в блокове: получател и издател, търговски данни, тип документ, редове, общи суми, плащания, дизайн, условия, електронно фактуриране по държава, връзки. Преминаваме ги един по един.

Код на фактурата: автоматична номерация (и как да я промените)

Всяка фактура има уникален код: ползвате го вътрешно (Kanban, списъци, връзки) и той се появява на PDF като препратка към документа.

Mokapen го генерира при първо запазване, ако не сте задали такъв: годишна последователност + година, формат НОМЕР-ГОДИНА. Първата фактура за 2026 е 1-2026, втората 2-2026. На 1 януари броячът започва отново от 1. Ако преместите датата в друга година, кодът се подравнява с тази година.

Можете да зададете кода ръчно: щракнете кода, въведете, запазете. Полезно при импорт от предишна система или ако счетоводителят иска префикс (INV-2026-005). Кодове извън НОМЕР-ГОДИНА не движат автоматичния брояч: следващата автоматична фактура ползва следващия свободен номер Mokapen, не INV-2026-006.

Внимавайте с дубликати: ако насилствено зададете същия код, Mokapen не ви блокира. В екип оставете автоматична номерация и презаписвайте само когато наистина трябва.

Получател и издател: кой купува и кой фактурира

Фактурата има две страни отгоре на PDF: издател (вашата организация) и получател (клиентът).

Издателят е предварително попълнен от настройките на организацията: име, адрес, ДДС номер, имейл, лого. Ако данните на org са пълни, всяка фактура ги има. Можете да ги промените на един документ за специален случай (клон).

Задавате получателя. При избор на компания се зареждат име, адрес, ДДС номер, имейл и телефон. Ако свържете и контакт, името и имейлът му стават референция за изпращане. Ако клиентът още не е в указателя, като въведете името можете да го създадете на място с минималните данни от фактурата.

Ако компанията има специална отстъпка в записа си, тя се прилага към редовете както при оферти и поръчки. Не трябва да я помните.

Тип документ: фактура, известия, проформа

Не всеки фискален документ е фактура за продажба. На картата (и в таба за електронно фактуриране по държава) избирате тип документ:

• Фактура — по подразбиране: продажба или услуга за събиране.
• Кредитно известие — пълно или частично сторно на издадена фактура. Свържете оригиналната фактура, за да останат в една история на клиента.
• Дебитно известие — допълнение към издадена фактура (корекция, допълнителна такса).
• Проформа — учтив / предварителен документ, същата структура, не финална фактура.
• Разписка — постъпление извън цикъла на фактуриране, същият редактор и каталог.

Типът насочва и полетата на електронния pack (фискален тип документ на държавата) и, за известия, връзката към оригиналния документ. Сменете типа преди издаване: след това историята и отчетите остават последователни, ако не смесвате смислове.

Редове: изграждане на икономическия документ

Редовете са сърцето на фактурата: същите пет типа като при оферти и поръчки, същият каталог, същата математика за ДДС, отстъпка и марж. Ако фактурата идва от поръчка, редовете вече са там — прегледайте и запазете.

Когато щракнете + Item, избирате тип ред:

• Услуга — от каталога Услуги. Цена, ДДС, код и описание предварително попълнени; можете да ги адаптирате на реда без промяна на каталога.
• Продукт — същото, от каталога Продукти.
• Общ ред — свободен ред без каталог («Пътуване», «Еднократна настройка»).
• Общ ред % — процент от нето на редовете отгоре (лоялност −10%, спешност +15%). Преизчислява на живо.
• Ред % само текст — етикет в документа, който не променя общите суми.

Какво пишете на всеки ред

• Заглавие и бележка — какво клиентът чете на PDF.
• Количество и единична цена — правят общата сума на реда.
• ДДС ставка — от данъците на организацията. Без поне една ставка не можете да създавате редове.
• Отстъпка на реда — 0–100% само на този ред.
• Единична себестойност — вътрешна, за марж и надценка; никога на PDF.

Нетни или брутни цени

Превключвателят «Use gross prices» важи за целия документ. Нето (по подразбиране, B2B): въвеждате 100 + 22% ДДС = 122. Бруто (B2C): въвеждате 122 и Mokapen отделя данъка. Не можете да смесвате нетни и брутни редове в един документ.

Отстъпки: три нива в каскада

Както при оферти и поръчки, отстъпките не се сумират: прилагат се последователно. Пример на 1 000 нето, 10% отстъпка клиент, 5% отстъпка ред, 3% отстъпка документ: 1 000 → 900 → 855 → 829,35, после ДДС. Блокът с общи суми показва всяко ниво. Отстъпката на документа се активира от «Add discount» под редовете. Подробности в ръководството Отстъпки.

Редовете се плъзгат, за да зададете реда в PDF. Редакция и кош на реда; общите суми (нето, отстъпки, данък по ставка, бруто) се преизчисляват веднага. Маржът и надценката остават вътрешни.

Плащания: регистриране на постъпления

Блокът Payments отличава фактурата от оферта и поръчка: тук регистрирате какво реално е постъпило. Появява се на картата след първото запазване (нужен е id на фактурата). При нова фактура първо запазете, после регистрирайте постъпления.

Всеки ред плащане има:

• Дата — кога са постъпили парите (по подразбиране днес).
• Сума и валута — валутата следва документа.
• Метод — банков превод, карта, кеш или методът, вече зададен на фактурата.
• Референция — банкова реф., id на транзакция, номер на чек: каквото ви трябва за съгласуване.

Добавяте с + Payment, премахвате с иконата кош на реда. Можете да разделите постъплението: аванс днес, салдо след 30 дни, два различни метода. Платената обща сума на картата показва колко остава спрямо бруто.

Когато покритието съвпада с общата сума (или я третирате като затворена), преместете картата в Платена — от Kanban или от статуса на картата. Плащанията остават в историята, дори ако по-късно издадете кредитно известие.

Дизайн на документа: PDF шаблони

PDF започва от шаблон: оформление, цветове, лого, таблица редове, подпис. В блока Design избирате кой да се ползва. Mokapen включва системни шаблони Standard 1–4; организацията може да създава персонални в Templates, тип Invoice, с предварително заредени икономически условия и шаблон по подразбиране за нови документи.

Ако смените шаблона на съществуваща фактура и запазите, прегледът и изтеглянето ползват новото оформление — редове, цени и плащания остават както са били.

Икономически условия

В блока Document, богатият редактор за условия: срокове за плащане («30 дни от датата на фактурата»), банкови данни, препратки към поръчки, правни бележки. Ако шаблонът ги предварително попълва, започнете от там. Текстът отива на PDF под таблицата с редове.

Преглед, изтегляне и изпращане до клиента

Когато фактурата е готова — редове, условия, клиент, тип документ — я доставяте по три начина.

Преглед

Бутонът Preview показва PDF A4, както ще го види клиентът. Винаги го ползвайте преди изпращане: отрязано заглавие, грешна ДДС ставка, лого. Прегледът отразява запазеното състояние: ако току-що сте променили редове, запазете и опитайте отново.

Изтегляне: PDF или Word

Download предлага PDF (стандартна доставка; име на файл SenderName - Code.pdf) и Word (docx), ако трябва да коригирате извън системата. Промените в Word не се връщат в Mokapen.

Изпращане по имейл

Send email отваря модала: получател предварително попълнен от контакт/компания, допълнителни адреси, разделени с точка и запетая, подател от SMTP връзки (иначе системният адрес). Тема от тип «Фактура {code}», редактируемо тяло. Опции: Attach PDF (по подразбиране) и BCC me. Изпращането се записва в timeline на фактурата (дата, получатели). После плъзнете картата в Изпратена.

За разлика от оферта, фактурата няма онлайн OTP приемане: това е издаден документ, не оферта за подпис.

Електронно фактуриране по държава

Mokapen е направен за повече от една държава: фискалните правила не са hardcoded константи на един пазар. Всяка държава има pack (полета, позволени стойности, типове документи, стойности по подразбиране). Държавата по подразбиране е държавата на организацията; в Настройки → Продажби → Фактури можете да я презапишете, ако издавате под друг профил.

На фактурата блокът за електронно фактуриране показва полетата на активния pack: фискален тип документ, кодове за освобождаване / характер, режим и каквото каналът на държавата изисква. Стойностите идват от: документ → настройки организация → стойности по подразбиране на pack. Попълнете ги внимателно преди да третирате фактурата като издадена: същите данни ще ползва електронното изпращане, когато каналът на държавата е активен.

Ако държавата на организацията все още няма pack, виждате предупреждение, че електронното фактуриране не е налично за тази държава: все пак можете да издадете CRM документ, PDF и плащания. Pack-овете растат с времето; Италия ползва профила за електронна фактура (полета SDI) на организацията и на всяка фактура.

За кредитни и дебитни известия pack-ът може да изисква връзка към оригиналната фактура: изберете свързания документ за същия клиент. Без това историята остава разделена.

Изпращането към националната система (напр. SDI в Италия) се подготвя на тези полета и настройките на org. Когато каналът за изпращане е включен за организацията ви, започнете от пълна фактура: получател с данъчни данни, редове, тип документ, попълнен pack. Дотогава работете с PDF, имейл и плащания — записът остава валиден в CRM.

Ако все още ползвате Fatture in Cloud от поръчки, можете да продължите: подробности в ръководството Fatture in Cloud. Родните фактури Mokapen и синхронизацията FIC са два пътя; не ги смесвайте на един документ без ясно екипно правило.

Създаване на фактура

Два начина, а изборът променя колко работа правите.

• От поръчка (препоръчително) — отворете изпълнената или «за фактуриране» поръчка, + Create and connect → Invoice. Клиент, редове, отстъпки и условия се копират. Проверете дата, тип документ, електронен pack и запазете. Поръчката остава и остава свързана.
• От оферта или карта на клиента — същото + Create and connect, ако пропуснете поръчката. Получател и специална отстъпка предварително попълнени.
• Директно — + Invoice от страницата Фактури. Подходящо за кредитно известие, абонамент, работа без поръчка. Можете да създадете запис в указателя на място, ако липсва.

Във всеки случай последователността е същата:

1. Ясно заглавие («Поддръжка 2026 — Acme Ltd»).
2. Получател, издател, тип документ.
3. PDF шаблон или org по подразбиране.
4. Редове (вече копирани, ако идвате от поръчка).
5. Икономически условия и, ако трябва, полета на електронния pack.
6. Собственик и дати (издаване, падеж).
7. Запазване: присвоява се прогресивният код. После преглед, изпращане или първо плащане.

Не всичко трябва да е перфектно при първо запазване. След изпращане до клиента, ако промените редове, изпратете PDF отново: клиентът вече има версия.

Редактиране на фактура

Редакция на картата

Отворете и променете каквото трябва: заглавие, полета, редове, условия, плащания. На страничната карта полетата се запазват, когато напуснете фокуса; на пълната страница щракнете Save на блока. Запазете преди преглед или изпращане.

Напредване на статуса от Kanban

Ако сменяте само етапа (издадена, изпратена, платена, просрочена), плъзнете картата. Терминалните статуси (100% Платена, 0% Кредитирана/Анулирана) към други могат да се променят от членове на организацията — предпазва от случайно отваряне на затворени документи.

Масова редакция от списъка

Списък → филтър → отметки → Edit: собственик, статус, етикети, прости полета. Не редове или плащания (принадлежат на един документ). Същата лента: Clone, Archive, Delete.

Клониране на фактура

Месечен абонамент, същата структура за различни клиенти: не изграждайте от нулата. Карта → Options → Clone. Вземате редове и, по избор, прикачени файлове, връзки, коментари, timeline. Нов прогресивен код, суфикс в заглавието, получател да се зададе отново. Оригиналът остава непокенат.

От списъка можете да клонирате няколко фактури наведнъж: същите опции, веднъж.

Архивиране на фактура

Дори платена или кредитирана, фактурата остава фискална и търговска история. Archive я маха от активния Kanban и списък, но я пази: остава на картата на клиента и в отчетите. Намира се в Фактури → Actions → Invoice archive. Единично: Options → Archive. Масово: List → Archive. За връщане: архив → Options → Restore.

Архивирайте, ако документът наистина се е случил (изпратен, платен, свързан с поръчка). Delete, ако е грешка или тест.

Изтриване на фактура

Изтривайте само грешни чернови или тестови дубликати. Ако има номер, е изпратена или има плащания, архивирайте я.

Карта → Options → Delete → потвърждение. С advanced Premium отива в trash (Фактури → Actions → Trash): от там Restore или Delete permanently. На план без trash изтриването обикновено е окончателно след потвърждение. От списъка: избор → Delete.

От поръчка към фактура

Поръчката е ангажиментът, фактурата — фискалният документ. Естествената стъпка е + Create and connect → Invoice от поръчката (или от колоната «To be invoiced» на поръчките, ако ползвате този етап). Редове, клиент, суми и условия се копират; и двата записа остават, свързани в Connections. На картата на клиента виждате «поръчка през април, фактура през април, платена през май» без ръчно въвеждане.

Можете да фактурирате една поръчка в повече от един документ (етапно фактуриране, аванс + салдо), като създадете няколко свързани фактури: коригирайте редовете на всяка. За поръчки вижте ръководството Поръчки; за офертата нагоре по веригата — ръководството Оферти.

Pipeline-и и статуси

Pipeline-ът е пътят на фактурата. От самото начало има един pipeline с типичните фискални етапи:

• Draft (10%) — в подготовка, неиздадена.
• Issued (40%) — номерирана, готова за изпращане.
• Sent (60%) — клиентът я има, чакате плащане.
• Overdue (80%) — след падеж, за проследяване.
• Paid (100%) — събрана.
• Credited (0%) — затворена с кредитно известие.
• Cancelled (0%) — невалидна, без полезна история на постъпления.

Процентите захранват лентата на картите и отчетите (отворено / спечелено / загубено). Персонализирате статуси и pipeline-и в Настройки → Продажби → Фактури → Pipelines and statuses: преименуване, пренареждане, прогрес 0–100%, допълнителни pipeline-и (B2B срещу абонаменти), видимост за екипа. Ползвайте 100% само за «платена / затворена ок» и 0% само за финални затваряния, за да останат обемите в отчетите правдоподобни.

Свързани раздели

• Connections — поръчка, оферта, кредитно известие, задача за проследяване, тикет. Двупосочно.
• Files — експедиционни бележки, договори, банкови доказателства.
• Updates — timeline: създаване, редакции, имейли, плащания.
• Tags — «Chase», «Retainer», «Държавен сектор», каквото ви трябва за филтър.

Настройки за фактури

Налични за администратори и собственици в Настройки → Продажби → Фактури:

• Pipelines and statuses — етапи, прогрес, допълнителни pipeline-и.
• E-invoicing — държава (по подразбиране: държава org), полета pack, стойности по подразбиране на нови фактури (режим, фискален тип документ и каквото pack излага).
• Card fields — ред, задължителни полета, custom fields (кодове търгове, кодове работа).
• List columns — и от List → Actions → Edit columns.

Извън областта фактури, но задължително: Tax rates (Настройки → Продажби → Данъци) и Document templates (меню Templates, тип Invoice).

Отчети за фактури

Kanban и списъкът са за един документ. За тенденция — издадени за тримесечие, просрочени, кой плаща, кои артикули фактурирате, марж — ползвайте отчетите от страницата Invoice reports (Premium / Large plan).

Най-полезните изгледи:

• Отворени, събрани, загубени суми — индикатори за какво още предстои да се събере, какво е платено, какво е кредитирано/анулирано.
• Средна сума — среден тикет за периода.
• Марж и надценка — ако сте попълнили себестойности на редовете.
• Разпределение по статус и pipeline — тесни места (твърде много Sent или Overdue).
• Тип документ — фактури срещу кредитни известия срещу проформа.
• Най-фактурирани артикули и себестойност на артикули.
• По собственик, контакт, компания — кой издава и кой купува.

Отчетите спазват правата: всеки потребител вижда само фактурите, до които има достъп. Филтрирайте, отворете детайл, изтеглете графики за срещи — по-бързо от десет експортни листа.