Ο οδηγός Mokapen

Οδηγός τιμολογίων

Το τιμολόγιο είναι το φορολογικό έγγραφο που κλείνει τον κύκλο πωλήσεων: τι πουλήσατε, σε ποιον, με ποιους φόρους και πότε λήγει. Στο Mokapen ένα τιμολόγιο δεν είναι PDF σε φάκελο. Είναι ζωντανή εγγραφή CRM, συνδεδεμένη με την επαφή και την εταιρεία, με γραμμές από τον ίδιο κατάλογο με τις προσφορές και τις παραγγελίες, παρακολουθούμενες πληρωμές και πεδία ηλεκτρονικής τιμολόγησης από το πακέτο χώρας του οργανισμού σας.

Αυτός ο οδηγός σάς καθοδηγεί στην καθημερινή χρήση: έκδοση τιμολογίου από παραγγελία (ή από την αρχή), καταγραφή εισπράξεων, δημιουργία PDF, αποστολή στον πελάτη και γνώση του τι παραμένει ανοιχτό. Θα βρείτε επίσης τύπους εγγράφων (πιστωτικό σημείωμα, χρεωστικό σημείωμα, proforma), pipelines και ρυθμίσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης — σε ειδικές ενότητες, αλλά δεν χρειάζεται να αλλάξετε τίποτα για να ξεκινήσετε: οι προεπιλογές λειτουργούν αμέσως.

Η περιοχή τιμολογίων βρίσκεται στο μενού Πωλήσεις → Τιμολόγια, αμέσως μετά τις παραγγελίες. Απαιτεί το πλάνο Large με ενεργή την εφαρμογή Πωλήσεις και διαμορφωμένους φορολογικούς συντελεστές σε επίπεδο οργανισμού (μία φορά, στις Ρυθμίσεις → Πωλήσεις → Φόροι).

Πώς εντάσσονται τα τιμολόγια στην υπόλοιπη εργασία σας

Πριν από τις λεπτομέρειες της κάρτας, βοηθά να δείτε πού βρίσκεται το τιμολόγιο στη ροή — αυτό σας κάνει να χρησιμοποιείτε το Mokapen αντί να πολεμάτε μαζί του.

Στην τυπική διαδρομή, ένας πελάτης εισέρχεται ως επαφή. Όταν εμφανιστεί συγκεκριμένη ευκαιρία, ανοίγετε μια συμφωνία. Αν χρειάζεστε επίσημη πρόταση, ετοιμάζετε προσφορά· όταν ο πελάτης αποδεχτεί, η προσφορά γίνεται παραγγελία — το εμπορικό δέσμευμα. Το τιμολόγιο είναι το επόμενο βήμα: ίδιος πελάτης, ίδιες γραμμές, ίδια ποσά, τώρα ως φορολογικό έγγραφο προς έκδοση, αποστολή και είσπραξη.

Μπορείτε να παραλείψετε βήματα: δεν όλοι τιμολογούν μόνο από παραγγελίες (συμφωνημένη εργασία, επαναλαμβανόμενη χρέωση, πιστωτικό σε προηγούμενο τιμολόγιο). Το σημαντικό είναι ότι το τιμολόγιο κληρονομεί και τροφοδοτεί όλα τα υπόλοιπα: αν προέρχεται από παραγγελία, αντιγράφονται γραμμές, παραλήπτης, εκπτώσεις και όροι· αν το ανοίξετε από κάρτα εταιρείας, συμπληρώνονται διεύθυνση και φορολογικά στοιχεία. Οι πληρωμές μένουν στο τιμολόγιο και εμφανίζονται στο ιστορικό του πελάτη.

Το πρακτικό πλεονέκτημα: έξι μήνες αργότερα, όποιος στην ομάδα ανοίξει την επαφή, βλέπει προσφορές, παραγγελίες και τιμολόγια μαζί — ποια εκδόθηκαν, στάλθηκαν, είναι ληξιπρόθεσμα ή πληρωμένα και για ποια ποσά. Χωρίς κοινό υπολογιστικό φύλλο, χωρίς φάκελο «τιμολόγια 2026» για αναζήτηση.

Περιπτώσεις χρήσης

• Σύμβουλοι: τιμολόγιο από παραγγελία ή απευθείας, γραμμές υπηρεσιών ανά ώρα/ημέρα, ημερομηνίες λήξης και μερικές πληρωμές στο μπλοκ πληρωμών, PDF με brand.
• Μεταπώληση προϊόντων: στοιχεία καταλόγου με τιμή και ΦΠΑ· αυτόματη έκπτωση πελάτη αν έχει οριστεί στην εταιρεία.
• Πιστωτικό / χρεωστικό σημείωμα: ίδιος πελάτης και σύνδεση με το αρχικό τιμολόγιο· οι γραμμές μένουν συνδεδεμένες, το ιστορικό σε ένα μέρος.
• Proforma ή απόδειξη: ίδιος επεξεργαστής και κατάλογος, διαφορετικός τύπος εγγράφου — χρήσιμο πριν την τελική έκδοση ή για εισπράξεις εκτός κύκλου τιμολόγησης.
• Ηλεκτρονική τιμολόγηση ανά χώρα: τα φορολογικά πεδία προέρχονται από το pack της χώρας (χώρα οργανισμού, με override στις ρυθμίσεις Τιμολογίων). Δεν είναι ιταλικές σταθερές κολλημένες στο CRM: αλλάζετε χώρα, αλλάζουν οι κανόνες.

Η σελίδα Τιμολόγια: από πού ξεκινάτε κάθε μέρα

Όταν ανοίγετε Πωλήσεις → Τιμολόγια, φτάνετε στον πίνακα Kanban: στήλες για κάθε στάδιο (Προσχέδιο, Εκδοθέν, Απεσταλμένο, Ληξιπρόθεσμο, Πληρωμένο, Πιστωμένο, Ακυρωμένο — όλα προσαρμόσιμα). Κάθε τιμολόγιο είναι κάρτα στη στήλη του. Με μια ματιά βλέπετε πόσα περιμένουν αποστολή, πόσα είναι ληξιπρόθεσμα, πόσα έχετε ήδη εισπράξει.

Αυτή είναι η καθημερινή προβολή: ανοίγετε το Mokapen το πρωί, κοιτάτε Εκδοθέν — έτοιμα για αποστολή. Απεσταλμένο — αναμονή πληρωμής. Ληξιπρόθεσμο — για παρακολούθηση. Η στήλη Πληρωμένο δείχνει εισπράξεις της περιόδου, με το σύνολο της στήλης επάνω.

Στο επάνω μέρος θα χρησιμοποιείτε συχνά δύο εργαλεία: τον επιλογέα pipeline (αν έχετε διαφορετικές διαδικασίες — B2B vs retainers) και Φίλτρα. Τα φίλτρα στενεύουν τον πίνακα: ένας πελάτης, πάνω από ποσό, ένας υπεύθυνος, ετικέτα, μόνο πιστωτικά. Αν επαναχρησιμοποιείτε συνδυασμό, αποθηκεύστε τον ως αποθηκευμένο φίλτρο.

Για να προχωρήσετε στάδιο δεν χρειάζεται να ανοίξετε το τιμολόγιο: σύρετε την κάρτα από Εκδοθέν σε Απεσταλμένο και ενημερώνεται η κατάσταση. Είναι ο γρήγορος τρόπος σε συνάντηση ή όταν ελέγχετε ληξιπρόθεσμα το πρωί.

Το κουμπί + Invoice πάνω δεξιά ανοίγει τον επεξεργαστή — δείτε «Δημιουργία τιμολογίου» παρακάτω. Ο πιο καθαρός δρόμος είναι να ξεκινήσετε από παραγγελία με + Create and connect, ώστε να μην ξαναπληκτρολογήσετε τις γραμμές.

Σελίδες και προβολές

Η σελίδα Τιμολόγια προσφέρει δύο προβολές των ίδιων δεδομένων. Τα ενεργά φίλτρα και το pipeline μένουν ίδια όταν αλλάζετε.

Προβολή Kanban (προεπιλογή)

Πίνακας στηλών: κάθε στήλη είναι στάδιο, κάθε τιμολόγιο κάρτα. Κάθε κεφαλίδα στήλης δείχνει αριθμό και συνολικό ποσό. Για πρόοδο, σύρετε την κάρτα — η κατάσταση ενημερώνεται χωρίς άνοιγμα εγγραφής.

Προβολή λίστας

Πίνακας: μία γραμμή ανά τιμολόγιο, ρυθμιζόμενες στήλες (κωδικός, πελάτης, ποσό, κατάσταση, τύπος εγγράφου, υπεύθυνος, ημερομηνία, ετικέτες). Ταξινόμηση με κλικ στην κεφαλίδα — χρήσιμο για μεγάλα ποσά ή ημερομηνίες λήξης — και επιλογή γραμμών για μαζικές ενέργειες: υπεύθυνος, ετικέτες, αρχειοθέτηση, εξαγωγή CSV.

Ποια να χρησιμοποιείτε, πότε

Κανόνας: Kanban για εργασία (μετακίνηση, άνοιγμα, σχόλια, έλεγχος ληξιπρόθεσμων), Λίστα για έλεγχο και διόρθωση (αριθμοί, ημερομηνίες λήξης, μαζικές επεξεργασίες, εξαγωγή). Αλλαγή με το στοιχείο επάνω δεξιά.

Η κάρτα τιμολογίου

Κάντε κλικ σε κάρτα Kanban (ή γραμμή λίστας) για να ανοίξετε το τιμολόγιο. Σε πλάνο Premium μπορείτε να περάσετε σε πλήρη σελίδα με το εικονίδιο επέκτασης — χρήσιμο σε μακρά έγγραφα ή πολλές πληρωμές.

Στο επάνω μέρος βλέπετε τον κωδικό τιμολογίου (π.χ. #12-2026) και τον τίτλο. Ο κωδικός είναι ο αύξων αριθμός στο PDF. Ο τίτλος είναι εσωτερική ετικέτα («Ετήσια συντήρηση 2026 — Acme»): βοηθά να αναγνωρίσετε την εγγραφή· δεν είναι φορολογικός αριθμός.

Κάτω από τον τίτλο, η γραμμή ενεργειών: κατάσταση pipeline, απόρρητο, ετικέτες, αρχεία, σημειώσεις. Copy link μοιράζεται την εσωτερική αναφορά. Το μενού Options (τρία σημεία): Clone, Archive, Delete.

+ Create and connect δημιουργεί εργασία παρακολούθησης («υπενθύμιση Παρασκευή»), ραντεβού, συνδεδεμένο πιστωτικό ή άλλη οντότητα. Η σύνδεση είναι αυτόματη — τη βρίσκετε στο τιμολόγιο και στην κάρτα πελάτη.

Η υπόλοιπη κάρτα οργανώνεται σε μπλοκ: παραλήπτης και αποστολέας, εμπορικά στοιχεία, τύπος εγγράφου, γραμμές, σύνολα, πληρωμές, σχεδιασμός, όροι, ηλεκτρονική τιμολόγηση χώρας, συνδέσεις. Τα δούμε ένα-ένα.

Κωδικός τιμολογίου: αυτόματη αρίθμηση (και πώς να την αλλάξετε)

Κάθε τιμολόγιο έχει μοναδικό κωδικό: τον χρησιμοποιείτε εσωτερικά (Kanban, λίστες, συνδέσεις) και εμφανίζεται στο PDF ως αναφορά εγγράφου.

Το Mokapen τον δημιουργεί στην πρώτη αποθήκευση αν δεν έχετε ορίσει: ακολουθία έτους + έτος, μορφή ΑΡΙΘΜΟΣ-ΕΤΟΣ. Το πρώτο τιμολόγιο του 2026 είναι 1-2026, το δεύτερο 2-2026. Στις 1 Ιανουαρίου ο μετρητής επανεκκινεί από 1. Αν μεταφέρετε την ημερομηνία σε άλλο έτος, ο κωδικός ευθυγραμμίζεται με εκείνο το έτος.

Μπορείτε να ορίσετε τον κωδικό χειροκίνητα: κλικ στον κωδικό, πληκτρολόγηση, αποθήκευση. Χρήσιμο σε εισαγωγή από προηγούμενο σύστημα ή αν ο λογιστής θέλει πρόθεμα (INV-2026-005). Κωδικοί εκτός ΑΡΙΘΜΟΣ-ΕΤΟΣ δεν προχωρούν τον αυτόματο μετρητή: το επόμενο αυτόματο τιμολόγιο χρησιμοποιεί τον επόμενο ελεύθερο αριθμό Mokapen, όχι INV-2026-006.

Προσοχή σε διπλότυπα: αν επιβάλετε τον ίδιο κωδικό χειροκίνητα, το Mokapen δεν σας μπλοκάρει. Σε ομάδα, αφήστε αυτόματη αρίθμηση και παρακάμψτε μόνο όταν πραγματικά χρειάζεται.

Παραλήπτης και αποστολέας: ποιος αγοράζει και ποιος τιμολογεί

Το τιμολόγιο έχει δύο πλευρές στο επάνω μέρος του PDF: τον αποστολέα (ο οργανισμός σας) και τον παραλήπτη (ο πελάτης).

Ο αποστολέας προσυμπληρώνεται από ρυθμίσεις οργανισμού: όνομα, διεύθυνση, ΑΦΜ, email, λογότυπο. Αν τα στοιχεία org είναι πλήρη, κάθε τιμολόγιο τα έχει ήδη. Μπορείτε να τα αλλάξετε σε ένα έγγραφο για ειδική περίπτωση (υποκατάστημα).

Ορίζετε τον παραλήπτη. Επιλέγοντας εταιρεία φορτώνονται όνομα, διεύθυνση, ΑΦΜ, email και τηλέφωνο. Αν συνδέσετε και επαφή, το όνομα και το email της γίνονται αναφορά αποστολής. Αν ο πελάτης δεν είναι ακόμα στον κατάλογο, πληκτρολογώντας το όνομα μπορείτε να τον δημιουργήσετε επί τόπου με τα ελάχιστα στοιχεία από το τιμολόγιο.

Αν η εταιρεία έχει αφιερωμένη έκπτωση στην εγγραφή της, εφαρμόζεται στις γραμμές όπως στις προσφορές και τις παραγγελίες. Δεν χρειάζεται να το θυμάστε.

Τύπος εγγράφου: τιμολόγιο, σημειώματα, proforma

Δεν κάθε φορολογικό έγγραφο είναι τιμολόγιο πώλησης. Στην κάρτα (και στην καρτέλα ηλεκτρονικής τιμολόγησης χώρας) επιλέγετε τύπο εγγράφου:

• Τιμολόγιο — προεπιλογή: πώληση ή υπηρεσία προς είσπραξη.
• Πιστωτικό σημείωμα — πλήρης ή μερική αναίρεση εκδοθέντος τιμολογίου. Συνδέστε το αρχικό τιμολόγιο ώστε να μένουν στο ίδιο ιστορικό πελάτη.
• Χρεωστικό σημείωμα — προσθήκη σε εκδοθέν τιμολόγιο (διόρθωση, επιπλέον χρέωση).
• Proforma — ευγενικό / προεπισκοπητικό έγγραφο, ίδια δομή, όχι τελικό τιμολόγιο.
• Απόδειξη — είσπραξη εκτός κύκλου τιμολόγησης, ίδιος επεξεργαστής και κατάλογος.

Ο τύπος καθοδηγεί και τα πεδία ηλεκτρονικού pack (φορολογικός τύπος εγγράφου χώρας) και, για σημειώματα, τη σύνδεση με το αρχικό έγγραφο. Αλλάξτε τύπο πριν την έκδοση: μετά το ιστορικό και οι αναφορές μένουν συνεπή αν δεν μπερδεύετε νοήματα.

Γραμμές: κατασκευή του οικονομικού εγγράφου

Οι γραμμές είναι η καρδιά του τιμολογίου: οι ίδιοι πέντε τύποι με προσφορές και παραγγελίες, ίδιος κατάλογος, ίδιοι υπολογισμοί ΦΠΑ, έκπτωσης και περιθωρίου. Αν το τιμολόγιο προέρχεται από παραγγελία, οι γραμμές είναι ήδη εκεί — ελέγχετε και αποθηκεύετε.

Όταν κάνετε κλικ + Item επιλέγετε τύπο γραμμής:

• Υπηρεσία — από τον κατάλογο Υπηρεσιών. Τιμή, ΦΠΑ, κωδικός και περιγραφή προσυμπληρωμένα· μπορείτε να τα προσαρμόσετε στη γραμμή χωρίς αλλαγή καταλόγου.
• Προϊόν — το ίδιο, από τον κατάλογο Προϊόντων.
• Γενική γραμμή — ελεύθερη γραμμή, χωρίς κατάλογο («Ταξίδι», «Εφάπαξ ρύθμιση»).
• Γενική γραμμή % — ποσοστό του καθαρού των γραμμών από πάνω (πιστότητα −10%, επείγον +15%). Επανυπολογίζει ζωντανά.
• Γραμμή % μόνο κείμενο — ετικέτα στο έγγραφο που δεν αγγίζει σύνολα.

Τι γράφετε σε κάθε γραμμή

• Τίτλος και σημείωση — τι διαβάζει ο πελάτης στο PDF.
• Ποσότητα και τιμή μονάδας — κάνουν το σύνολο γραμμής.
• Συντελεστής ΦΠΑ — από φόρους οργανισμού. Χωρίς τουλάχιστον έναν συντελεστή δεν μπορείτε να δημιουργήσετε γραμμές.
• Έκπτωση γραμμής — 0–100% μόνο σε αυτή τη γραμμή.
• Κόστος μονάδας — εσωτερικό, για περιθώριο και markup· ποτέ στο PDF.

Καθαρές ή μικτές τιμές

Ο διακόπτης «Use gross prices» ισχύει για όλο το έγγραφο. Καθαρό (προεπιλογή, B2B): πληκτρολογείτε 100 + 22% ΦΠΑ = 122. Μικτό (B2C): πληκτρολογείτε 122 και το Mokapen χωρίζει τον φόρο. Δεν μπορείτε να μιξάρετε καθαρές και μικτές γραμμές στο ίδιο έγγραφο.

Εκπτώσεις: τρία επίπεδα σε καταρράκτη

Όπως σε προσφορές και παραγγελίες, οι εκπτώσεις δεν αθροίζονται: εφαρμόζονται διαδοχικά. Παράδειγμα σε 1.000 καθαρό, 10% έκπτωση πελάτη, 5% έκπτωση γραμμής, 3% έκπτωση εγγράφου: 1.000 → 900 → 855 → 829,35, μετά ΦΠΑ. Το μπλοκ συνόλων δείχνει κάθε επίπεδο. Η έκπτωση εγγράφου ενεργοποιείται από «Add discount» κάτω από τις γραμμές. Λεπτομέρειες στον οδηγό Εκπτώσεις.

Οι γραμμές σύρονται για σειρά PDF. Επεξεργασία και διαγραφή στη γραμμή· τα σύνολα (καθαρό, εκπτώσεις, φόρος ανά συντελεστή, μικτό) επανυπολογίζονται αμέσως. Περιθώριο και markup μένουν εσωτερικά.

Πληρωμές: καταγραφή εισπράξεων

Το μπλοκ Payments είναι που ξεχωρίζει το τιμολόγιο από προσφορά και παραγγελία: εδώ καταγράφετε τι έφτασε πραγματικά. Εμφανίζεται στην κάρτα μετά την πρώτη αποθήκευση (απαιτείται id τιμολογίου). Σε νέο τιμολόγιο, αποθηκεύστε πρώτα, μετά καταγράψτε εισπράξεις.

Κάθε γραμμή πληρωμής έχει:

• Ημερομηνία — πότε έφτασαν τα χρήματα (προεπιλογή σήμερα).
• Ποσό και νόμισμα — το νόμισμα ακολουθεί το έγγραφο.
• Μέθοδος — τραπεζική μεταφορά, κάρτα, μετρητά ή η μέθοδος που έχει οριστεί στο τιμολόγιο.
• Αναφορά — τραπεζική αναφ., id συναλλαγής, αριθμός επιταγής: ό,τι χρειάζεστε για συμφωνία.

Προσθήκη με + Payment, αφαίρεση με το εικονίδιο διαγραφής στη γραμμή. Μπορείτε να χωρίσετε την είσπραξη: προκαταβολή σήμερα, υπόλοιπο σε 30 ημέρες, δύο διαφορετικές μέθοδοι. Το πληρωμένο σύνολο στην κάρτα δείχνει τι μένει έναντι του μικτού.

Όταν η κάλυψη ταιριάζει με το σύνολο (ή το θεωρείτε κλειστό), μετακινήστε την κάρτα σε Πληρωμένο — από Kanban ή από την κατάσταση στην κάρτα. Οι πληρωμές μένουν στο ιστορικό ακόμα κι αν αργότερα εκδώσετε πιστωτικό.

Σχεδιασμός εγγράφου: πρότυπα PDF

Το PDF ξεκινά από πρότυπο: διάταξη, χρώματα, λογότυπο, πίνακας γραμμών, υπογραφή. Στο μπλοκ Design επιλέγετε ποιο να χρησιμοποιηθεί. Το Mokapen περιλαμβάνει συστημικά πρότυπα Standard 1–4· ο οργανισμός μπορεί να δημιουργήσει custom στα Templates, τύπου Invoice, με προφορτωμένους οικονομικούς όρους και προεπιλεγμένο πρότυπο για νέα έγγραφα.

Αν αλλάξετε πρότυπο σε υπάρχον τιμολόγιο και αποθηκεύσετε, προεπισκόπηση και λήψη χρησιμοποιούν τη νέα διάταξη — γραμμές, τιμές και πληρωμές μένουν όπως ήταν.

Οικονομικοί όροι

Στο μπλοκ Document, ο πλούσιος επεξεργαστής όρων: όροι πληρωμής («30 ημέρες από ημερομηνία τιμολογίου»), τραπεζικά στοιχεία, αναφορές παραγγελιών, νομικές σημειώσεις. Αν το πρότυπο τα προσυμπληρώνει, ξεκινήστε από εκεί. Το κείμενο μπαίνει στο PDF κάτω από τον πίνακα γραμμών.

Προεπισκόπηση, λήψη και αποστολή στον πελάτη

Όταν το τιμολόγιο είναι έτοιμο — γραμμές, όροι, πελάτης, τύπος εγγράφου — το παραδίδετε με τρεις τρόπους.

Προεπισκόπηση

Το κουμπί Preview δείχνει το PDF A4 όπως θα το δει ο πελάτης. Χρησιμοποιήστε το πάντα πριν την αποστολή: κομμένος τίτλος, λάθος συντελεστής ΦΠΑ, λογότυπο. Η προεπισκόπηση αντικατοπτρίζει την αποθηκευμένη κατάσταση: αν μόλις αλλάξατε γραμμές, αποθηκεύστε και δοκιμάστε ξανά.

Λήψη: PDF ή Word

Download προσφέρει PDF (τυπική παράδοση· όνομα αρχείου SenderName - Code.pdf) και Word (docx) αν χρειάζεται επεξεργασία εκτός συστήματος. Οι αλλαγές στο Word δεν επιστρέφουν στο Mokapen.

Αποστολή email

Send email ανοίγει το modal: παραλήπτης προσυμπληρωμένος από επαφή/εταιρεία, επιπλέον διευθύνσεις με ερωτηματικό, αποστολέας από συνδέσεις SMTP (αλλιώς διεύθυνση συστήματος). Θέμα τύπου «Τιμολόγιο {code}», επεξεργάσιμο σώμα. Επιλογές: Attach PDF (προεπιλογή) και BCC me. Η αποστολή καταγράφεται στο timeline του τιμολογίου (ημερομηνία, παραλήπτες). Μετά σύρετε την κάρτα σε Απεσταλμένο.

Σε αντίθεση με προσφορά, το τιμολόγιο δεν έχει online αποδοχή OTP: είναι εκδοθέν έγγραφο, όχι προσφορά για υπογραφή.

Ηλεκτρονική τιμολόγηση ανά χώρα

Το Mokapen φτιάχτηκε για περισσότερες από μία χώρες: οι φορολογικοί κανόνες δεν είναι hardcoded σταθερές μιας αγοράς. Κάθε χώρα έχει pack (πεδία, επιτρεπόμενες τιμές, τύποι εγγράφων, προεπιλογές). Η προεπιλεγμένη χώρα είναι η χώρα οργανισμού· στις Ρυθμίσεις → Πωλήσεις → Τιμολόγια μπορείτε override αν εκδίδετε υπό άλλο προφίλ.

Στο τιμολόγιο, το μπλοκ ηλεκτρονικής τιμολόγησης δείχνει τα πεδία του ενεργού pack: φορολογικός τύπος εγγράφου, κωδικοί απαλλαγής / φύσης, καθεστώς και ό,τι χρειάζεται το κανάλι της χώρας. Οι τιμές γεμίζουν από: έγγραφο → ρυθμίσεις οργανισμού → προεπιλογές pack. Συμπληρώστε τα προσεκτικά πριν θεωρήσετε το τιμολόγιο εκδοθέν: είναι τα ίδια δεδομένα που θα χρησιμοποιήσει η ηλεκτρονική αποστολή όταν το κανάλι χώρας είναι ενεργό.

Αν η χώρα οργανισμού δεν έχει ακόμα pack, βλέπετε προειδοποίηση ότι η ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν είναι διαθέσιμη για αυτή τη χώρα: μπορείτε ακόμα να εκδώσετε έγγραφο CRM, PDF και πληρωμές. Τα pack αυξάνονται με τον χρόνο· η Ιταλία χρησιμοποιεί προφίλ ηλεκτρονικού τιμολογίου (πεδία SDI) στον οργανισμό και σε κάθε τιμολόγιο.

Για πιστωτικά και χρεωστικά σημειώματα το pack μπορεί να απαιτεί σύνδεση με το αρχικό τιμολόγιο: επιλέξτε το σχετικό έγγραφο για τον ίδιο πελάτη. Χωρίς αυτό, το ιστορικό μένει σπασμένο.

Η αποστολή στο εθνικό σύστημα (π.χ. SDI στην Ιταλία) προετοιμάζεται σε αυτά τα πεδία και στις ρυθμίσεις org. Όταν το κανάλι αποστολής είναι ενεργό για τον οργανισμό σας, ξεκινήστε από πλήρες τιμολόγιο: παραλήπτης με φορολογικά στοιχεία, γραμμές, τύπος εγγράφου, συμπληρωμένο pack. Μέχρι τότε, δουλέψτε με PDF, email και πληρωμές — η εγγραφή μένει έγκυρη στο CRM.

Αν ακόμα χρησιμοποιείτε Fatture in Cloud από παραγγελίες, μπορείτε να συνεχίσετε: λεπτομέρειες στον οδηγό Fatture in Cloud. Τα native τιμολόγια Mokapen και ο συγχρονισμός FIC είναι δύο μονοπάτια· μην τα μιξάρετε στο ίδιο έγγραφο χωρίς σαφή κανόνα ομάδας.

Δημιουργία τιμολογίου

Δύο τρόποι, και η επιλογή αλλάζει πόση δουλειά κάνετε.

• Από παραγγελία (συνιστάται) — ανοίξτε την εκπληρωμένη ή «προς τιμολόγηση» παραγγελία, + Create and connect → Invoice. Πελάτης, γραμμές, εκπτώσεις και όροι αντιγράφονται. Ελέγξτε ημερομηνία, τύπο εγγράφου, ηλεκτρονικό pack και αποθηκεύστε. Η παραγγελία μένει και μένει συνδεδεμένη.
• Από προσφορά ή κάρτα πελάτη — το ίδιο + Create and connect, αν παραλείψετε την παραγγελία. Παραλήπτης και αφιερωμένη έκπτωση προσυμπληρωμένα.
• Απευθείας — + Invoice από τη σελίδα Τιμολόγια. Καλό για πιστωτικό, retainer, εργασία χωρίς παραγγελία. Μπορείτε να δημιουργήσετε εγγραφή καταλόγου επί τόπου αν λείπει.

Σε κάθε περίπτωση η ακολουθία είναι η ίδια:

1. Σαφής τίτλος («Συντήρηση 2026 — Acme Ltd»).
2. Παραλήπτης, αποστολέας, τύπος εγγράφου.
3. Πρότυπο PDF ή προεπιλογή org.
4. Γραμμές (ήδη αντιγραμμένες αν έρχεστε από παραγγελία).
5. Οικονομικοί όροι και, αν χρειάζεται, πεδία ηλεκτρονικού pack.
6. Υπεύθυνος και ημερομηνίες (έκδοση, λήξη).
7. Αποθήκευση: ανατίθεται ο αύξων κωδικός. Μετά προεπισκόπηση, αποστολή ή πρώτη πληρωμή.

Δεν χρειάζεται όλα τέλεια στην πρώτη αποθήκευση. Αφού στείλετε στον πελάτη, αν αλλάξετε γραμμές, στείλτε ξανά το PDF: έχει ήδη μια έκδοση.

Επεξεργασία τιμολογίου

Επεξεργασία στην κάρτα

Ανοίξτε και αλλάξτε ό,τι χρειάζεται: τίτλος, πεδία, γραμμές, όροι, πληρωμές. Στην πλαϊνή κάρτα, τα πεδία αποθηκεύονται όταν φεύγετε από focus· στην πλήρη σελίδα κάντε Save στο μπλοκ. Αποθηκεύστε πριν προεπισκόπηση ή αποστολή.

Προώθηση κατάστασης από Kanban

Αν αλλάζετε μόνο στάδιο (εκδοθέν, απεσταλμένο, πληρωμένο, ληξιπρόθεσμο), σύρετε την κάρτα. Τερματικές καταστάσεις (100% Πληρωμένο, 0% Πιστωμένο/Ακυρωμένο) προς άλλες μπορούν να αλλάξουν από μέλη οργανισμού — προστασία ώστε τα κλειστά έγγραφα να μην ανοίγουν τυχαία.

Μαζική επεξεργασία από λίστα

Λίστα → φίλτρο → checkboxes → Edit: υπεύθυνος, κατάσταση, ετικέτες, απλά πεδία. Όχι γραμμές ή πληρωμές (ανήκουν στο μεμονωμένο έγγραφο). Ίδια γραμμή: Clone, Archive, Delete.

Κλωνοποίηση τιμολογίου

Μηνιαίο retainer, ίδια δομή για διαφορετικούς πελάτες: μην ξαναχτίζετε από την αρχή. Κάρτα → Options → Clone. Παίρνετε γραμμές και, προαιρετικά, συνημμένα, συνδέσεις, σχόλια, timeline. Νέος αύξων κωδικός, επίθημα στον τίτλο, παραλήπτης να οριστεί ξανά. Το αρχικό μένει ανέπαφο.

Από λίστα μπορείτε να κλωνοποιήσετε πολλά τιμολόγια μαζί: ίδιες επιλογές, μία φορά.

Αρχειοθέτηση τιμολογίου

Ακόμα κι αν είναι πληρωμένο ή πιστωμένο, το τιμολόγιο μένει φορολογικό και εμπορικό ιστορικό. Archive το αφαιρεί από ενεργό Kanban και λίστα αλλά το κρατά: μένει στην κάρτα πελάτη και στις αναφορές. Το βρίσκετε σε Τιμολόγια → Actions → Invoice archive. Μονό: Options → Archive. Μαζικά: List → Archive. Για επαναφορά: αρχείο → Options → Restore.

Αρχειοθετήστε αν το έγγραφο έγινε πραγματικά (στάλθηκε, πληρώθηκε, συνδέθηκε με παραγγελία). Delete αν είναι λάθος ή δοκιμή.

Διαγραφή τιμολογίου

Διαγράψτε μόνο λάθος προσχέδια ή διπλότυπα δοκιμής. Αν έχει αριθμό, στάλθηκε ή έχει πληρωμές, αρχειοθετήστε το.

Κάρτα → Options → Delete → επιβεβαίωση. Με advanced Premium πάει στο trash (Τιμολόγια → Actions → Trash): από εκεί Restore ή Delete permanently. Σε πλάνο χωρίς trash, η διαγραφή είναι συνήθως οριστική μετά επιβεβαίωση. Από λίστα: επιλογή → Delete.

Από παραγγελία σε τιμολόγιο

Η παραγγελία είναι το δέσμευμα, το τιμολόγιο το φορολογικό έγγραφο. Το φυσικό βήμα είναι + Create and connect → Invoice από την παραγγελία (ή από τη στήλη «To be invoiced» παραγγελιών, αν χρησιμοποιείτε αυτό το στάδιο). Γραμμές, πελάτης, ποσά και όροι αντιγράφονται· και οι δύο εγγραφές μένουν, συνδεδεμένες στις Connections. Στην κάρτα πελάτη βλέπετε «παραγγελία Απρίλιος, τιμολόγιο Απρίλιος, πληρωμή Μάιος» χωρίς χειροκίνητη πληκτρολόγηση.

Μπορείτε να τιμολογήσετε την ίδια παραγγελία σε περισσότερα από ένα έγγραφα (προοδευτική χρέωση, προκαταβολή + υπόλοιπο) δημιουργώντας πολλά συνδεδεμένα τιμολόγια: προσαρμόστε τις γραμμές σε καθένα. Για παραγγελίες, δείτε τον οδηγό Παραγγελίες· για την προσφορά upstream, τον οδηγό Προσφορές.

Pipelines και καταστάσεις

Το pipeline είναι η διαδρομή του τιμολογίου. Εξ αρχής υπάρχει ένα pipeline με τυπικά φορολογικά στάδια:

• Draft (10%) — σε προετοιμασία, μη εκδοθέν.
• Issued (40%) — αριθμημένο, έτοιμο για αποστολή.
• Sent (60%) — ο πελάτης το έχει, περιμένετε πληρωμή.
• Overdue (80%) — πέρα από λήξη, για παρακολούθηση.
• Paid (100%) — εισπράχθηκε.
• Credited (0%) — κλειστό με πιστωτικό.
• Cancelled (0%) — μη έγκυρο, χωρίς χρήσιμο ιστορικό εισπράξεων.

Τα ποσοστά τροφοδοτούν τη μπάρα στις κάρτες και τις αναφορές (ανοιχτό / κερδισμένο / χαμένο). Προσαρμόζετε καταστάσεις και pipelines στις Ρυθμίσεις → Πωλήσεις → Τιμολόγια → Pipelines and statuses: μετονομασία, αναδιάταξη, πρόοδος 0–100%, επιπλέον pipelines (B2B vs retainers), ορατότητα ομάδας. Χρησιμοποιήστε 100% μόνο για «πληρωμένο / κλειστό ok» και 0% μόνο για τελικές κλεισίματα, ώστε οι όγκοι αναφορών να μένουν πιστευτοί.

Σχετικές ενότητες

• Connections — παραγγελία, προσφορά, πιστωτικό, εργασία παρακολούθησης, ticket. Διμερής.
• Files — δελτία αποστολής, συμβόλαια, τραπεζικά αποδεικτικά.
• Updates — timeline: δημιουργία, επεξεργασίες, email, πληρωμές.
• Tags — «Chase», «Retainer», «Δημόσιος τομέας», ό,τι χρειάζεστε για φίλτρο.

Ρυθμίσεις τιμολογίων

Διαθέσιμες σε διαχειριστές και ιδιοκτήτες στις Ρυθμίσεις → Πωλήσεις → Τιμολόγια:

• Pipelines and statuses — στάδια, πρόοδος, επιπλέον pipelines.
• E-invoicing — χώρα (προεπιλογή: χώρα org), πεδία pack, προεπιλογές σε νέα τιμολόγια (καθεστώς, φορολογικός τύπος εγγράφου και ό,τι εκθέτει το pack).
• Card fields — σειρά, υποχρεωτικά πεδία, custom fields (κωδικοί διαγωνισμού, κωδικοί εργασίας).
• List columns — και από List → Actions → Edit columns.

Εκτός περιοχής τιμολογίων, αλλά απαιτούνται: Tax rates (Ρυθμίσεις → Πωλήσεις → Φόροι) και Document templates (μενού Templates, τύπος Invoice).

Αναφορές τιμολογίων

Kanban και λίστα είναι για το μεμονωμένο έγγραφο. Για τάση — εκδοθέντα στο τρίμηνο, ληξιπρόθεσμα, ποιος πληρώνει, ποια στοιχεία τιμολογείτε, περιθώριο — χρησιμοποιήστε τις αναφορές, από τη σελίδα Invoice reports (Premium / Large plan).

Οι πιο χρήσιμες προβολές:

• Ανοιχτά, εισπραγμένα, χαμένα ποσά — μετρητές για τι μένει να εισπραχθεί, τι είναι πληρωμένο, τι είναι πιστωμένο/ακυρωμένο.
• Μέσο ποσό — μέσο ticket για την περίοδο.
• Περιθώριο και markup — αν συμπληρώσατε κόστη στις γραμμές.
• Κατανομή κατάστασης και pipeline — bottlenecks (πολλά Sent ή Overdue).
• Τύπος εγγράφου — τιμολόγια vs πιστωτικά vs proforma.
• Κορυφαία τιμολογημένα στοιχεία και κόστος στοιχείων.
• Ανά υπεύθυνο, επαφή, εταιρεία — ποιος εκδίδει και ποιος αγοράζει.

Οι αναφορές σέβονται δικαιώματα: κάθε χρήστης βλέπει μόνο τα τιμολόγια που μπορεί να προσπελάσει. Φιλτράρετε, ανοίγετε λεπτομέρεια, κατεβάζετε γραφήματα για συναντήσεις — πιο γρήγορα από δέκα φύλλα εξαγωγής.