Lernen sie mokapen

Leitfaden Rechnungen

Eine Rechnung ist das steuerliche Dokument, das den Vertriebszyklus abschließt: was Sie verkauft haben, an wen, mit welchen Steuern und wann es fällig ist. In Mokapen ist eine Rechnung kein PDF in einem Ordner. Sie ist ein lebendiger CRM-Datensatz, verknüpft mit Kontakt und Unternehmen, mit Positionen aus demselben Katalog wie Angebote und Aufträge, nachverfolgten Zahlungen und E-Rechnungsfeldern aus dem Länderpaket Ihrer Organisation.

Dieser Leitfaden führt Sie durch den täglichen Gebrauch: eine Rechnung aus einem Auftrag (oder von Grund auf) ausstellen, Zahlungseingänge erfassen, das PDF erzeugen, es an den Kunden senden und den Überblick behalten, was noch offen ist. Sie finden auch Dokumenttypen (Gutschrift, Belastungsanzeige, Proforma), Pipelines und E-Rechnungseinstellungen — in eigenen Abschnitten; zum Start müssen Sie nichts anpassen: Die Standardwerte funktionieren sofort.

Der Rechnungsbereich befindet sich im Menü Vertrieb → Rechnungen, direkt nach den Aufträgen. Er erfordert den Plan Large mit aktiver Vertriebs-App und auf Organisationsebene konfigurierten Steuersätzen (einmalig unter Einstellungen → Vertrieb → Steuern).

Wie Rechnungen in Ihren Arbeitsalltag passen

Bevor es in die Kartendetails geht, hilft es zu sehen, wo die Rechnung im Ablauf steht — genau das bringt Sie dazu, Mokapen zu nutzen, statt dagegen zu arbeiten.

Im typischen Ablauf tritt ein Kunde als Kontakt ein. Wenn eine konkrete Chance entsteht, eröffnen Sie eine Opportunity. Brauchen Sie ein formelles Angebot, erstellen Sie ein Angebot; wenn der Kunde zusagt, wird das Angebot zum Auftrag — der wirtschaftlichen Verpflichtung. Die Rechnung ist der nächste Schritt: derselbe Kunde, dieselben Positionen, dieselben Beträge, jetzt als steuerliches Dokument zum Ausstellen, Versenden und Einziehen.

Sie können Schritte überspringen: Nicht jeder stellt Rechnungen nur aus Aufträgen aus (vereinbarter Auftrag, wiederkehrende Gebühr, Gutschrift zu einer früheren Rechnung). Entscheidend ist, dass die Rechnung erbt und speist: Kommt sie aus einem Auftrag, werden Positionen, Empfänger, Rabatte und Konditionen kopiert; öffnen Sie sie aus der Unternehmenskarte, füllen sich Adresse und Steuerdaten. Zahlungen bleiben an der Rechnung und erscheinen in der Kundenhistorie.

Der praktische Vorteil: Sechs Monate später sieht jemand im Team, der den Kontakt öffnet, Angebote, Aufträge und Rechnungen zusammen — welche ausgestellt, versendet, überfällig oder bezahlt sind und für welche Beträge. Keine gemeinsame Tabelle, kein Ordner «Rechnungen 2026», den man durchsuchen muss.

Anwendungsfälle

• Beratung: Rechnung aus Auftrag oder direkt, Servicepositionen nach Stunde/Tag, Fälligkeiten und Teilzahlungen im Zahlungsblock, markengebundenes PDF.
• Produktweiterverkauf: Katalogpositionen mit Preis und MwSt.; automatischer Kundenrabatt, wenn am Unternehmen hinterlegt.
• Gutschrift / Belastungsanzeige: derselbe Kunde und Verknüpfung zur Originalrechnung; Positionen bleiben verbunden, die Historie an einem Ort.
• Proforma oder Quittung: derselbe Editor und Katalog, anderer Dokumenttyp — nützlich vor der endgültigen Ausstellung oder für Zahlungen außerhalb des Rechnungszyklus.
• E-Rechnung nach Land: Steuerfelder stammen aus dem Länder-pack (Organisationsland, mit Override in den Rechnungseinstellungen). Das sind keine italienischen Konstanten im CRM: Land wechseln, Regeln wechseln.

Die Seite Rechnungen: Wo Sie jeden Tag starten

Unter Vertrieb → Rechnungen landen Sie auf dem Kanban-Board: Spalten für jede Phase (Entwurf, Ausgestellt, Versendet, Überfällig, Bezahlt, Gutgeschrieben, Storniert — alle anpassbar). Jede Rechnung ist eine Karte in ihrer Spalte. Auf einen Blick sehen Sie, wie viele auf Versand warten, wie viele überfällig sind, wie viel Sie bereits eingezogen haben.

Das ist die Tagesansicht: Morgens Mokapen öffnen, Ausgestellt ansehen — bereit zum Versenden. Versendet — warten auf Zahlung. Überfällig — nachfassen. Die Spalte Bezahlt zeigt die Einzüge der Periode, mit dem Spaltensumme oben.

Oben nutzen Sie oft zwei Werkzeuge: den Pipeline-Selektor (bei unterschiedlichen Prozessen — B2B vs. Retainer) und Filter. Filter grenzen das Board ein: ein Kunde, über einem Betrag, ein Verantwortlicher, ein Tag, nur Gutschriften. Wenn Sie eine Kombination oft brauchen, speichern Sie sie als gespeicherten Filter.

Um eine Phase zu wechseln, müssen Sie die Rechnung nicht öffnen: Karte ziehen von Ausgestellt nach Versendet — der Status aktualisiert sich. So geht es schnell in Meetings oder morgens beim Durchgehen der Überfälligen.

Der Button + Rechnung oben rechts öffnet den Editor — siehe «Eine Rechnung erstellen» unten. Am saubersten starten Sie weiterhin aus einem Auftrag mit + Erstellen und verbinden, damit Sie die Positionen nicht neu tippen.

Seiten und Ansichten

Die Seite Rechnungen bietet zwei Ansichten derselben Daten. Aktive Filter und Pipeline bleiben beim Wechsel gleich.

Kanban-Ansicht (Standard)

Ein Board aus Spalten: jede Spalte ist eine Phase, jede Rechnung eine Karte. Jeder Spaltenkopf zeigt Anzahl und Gesamtbetrag. Zum Fortschritt Karte ziehen — der Status aktualisiert sich ohne Öffnen des Datensatzes.

Listenansicht

Eine Tabelle: eine Zeile pro Rechnung, konfigurierbare Spalten (Code, Kunde, Betrag, Status, Dokumenttyp, Verantwortlicher, Datum, Tags). Sortieren per Klick auf die Kopfzeile — nützlich für höchste Beträge oder Fälligkeiten — und Zeilen für Massenaktionen wählen: Verantwortlicher, Tags, Archiv, CSV-Export.

Welche wann

Faustregel: Kanban zum Arbeiten (verschieben, öffnen, kommentieren, Überfällige prüfen), Liste zum Prüfen und Korrigieren (Zahlen, Fälligkeiten, Massenbearbeitung, Export). Wechseln über die Steuerung oben rechts.

Die Rechnungskarte

Klicken Sie auf eine Kanban-Karte (oder eine Listenzeile), um die Rechnung zu öffnen. Mit einem Premium-Plan wechseln Sie mit dem Erweitern-Symbol zur Vollseite — hilfreich bei langen Dokumenten oder vielen Zahlungen.

Oben sehen Sie den Rechnungscode (z. B. #12-2026) und den Titel. Der Code ist die fortlaufende Nummer auf dem PDF. Der Titel ist die interne Bezeichnung («Jahreswartung 2026 — Acme»): zur Wiedererkennung; er ist nicht die steuerliche Nummer.

Unter dem Titel die Aktionsleiste: Pipeline-Status, Datenschutz, Tags, Dateien, Notizen. Link kopieren teilt die interne Referenz. Im Menü Optionen (drei Punkte): Klonen, Archivieren, Löschen.

+ Erstellen und verbinden legt eine Folgeaufgabe an («Freitag nachfassen»), einen Termin, eine verknüpfte Gutschrift oder eine andere Entität. Die Verknüpfung erfolgt automatisch — Sie finden sie an der Rechnung und an der Kundenkarte.

Der Rest der Karte ist in Blöcke gegliedert: Empfänger und Absender, kaufmännische Daten, Dokumenttyp, Positionen, Summen, Zahlungen, Design, Konditionen, E-Rechnung nach Land, Verbindungen. Wir gehen sie der Reihe nach durch.

Rechnungscode: automatische Nummerierung (und Anpassung)

Jede Rechnung hat einen eindeutigen Code: intern (Kanban, Listen, Verbindungen) und auf dem PDF als Dokumentreferenz.

Mokapen erzeugt ihn beim ersten Speichern, wenn Sie keinen gesetzt haben: Jahresfolge + Jahr, Format NUMMER-JAHR. Die erste Rechnung 2026 ist 1-2026, die zweite 2-2026. Am 1. Januar startet der Zähler bei 1. Verschieben Sie das Datum in ein anderes Jahr, richtet sich der Code an dieses Jahr aus.

Sie können den Code manuell setzen: Code anklicken, eingeben, speichern. Nützlich beim Import aus einem Vorsystem oder wenn Ihr Steuerberater ein Präfix will (INV-2026-005). Codes außerhalb NUMMER-JAHR erhöhen den Auto-Zähler nicht: die nächste automatische Rechnung nutzt die nächste freie Mokapen-Nummer, nicht INV-2026-006.

Achtung bei Duplikaten: Erzwingen Sie denselben Code manuell, blockiert Mokapen nicht. Im Team: automatische Nummerierung beibehalten und nur bei Bedarf überschreiben.

Empfänger und Absender: wer kauft und wer fakturiert

Die Rechnung hat zwei Seiten oben auf dem PDF: den Absender (Ihre Organisation) und den Empfänger (den Kunden).

Der Absender kommt aus den Organisationseinstellungen: Name, Adresse, USt-IdNr., E-Mail, Logo. Sind die Org-Daten vollständig, steht es auf jeder Rechnung. Für Sonderfälle (Filiale) können Sie es pro Dokument ändern.

Den Empfänger legen Sie fest. Wählen Sie ein Unternehmen, werden Name, Adresse, USt-IdNr., E-Mail und Telefon geladen. Verknüpfen Sie auch einen Kontakt, werden dessen Name und E-Mail zur Versandreferenz. Ist der Kunde noch nicht im Verzeichnis, können Sie ihn beim Tippen des Namens mit Mindestdaten aus der Rechnung anlegen.

Hat das Unternehmen einen Sonderrabatt am Datensatz, wird er wie bei Angeboten und Aufträgen auf die Positionen angewendet. Sie müssen sich nicht daran erinnern.

Dokumenttyp: Rechnung, Anmerkungen, Proforma

Nicht jedes steuerliche Dokument ist eine Ausgangsrechnung. Auf der Karte (und im Tab E-Rechnung nach Land) wählen Sie den Dokumenttyp:

• Rechnung — Standard: Verkauf oder Leistung zum Einzug.
• Gutschrift — vollständige oder teilweise Stornierung einer ausgestellten Rechnung. Originalrechnung verknüpfen, damit die Kundenhistorie zusammenbleibt.
• Belastungsanzeige — Ergänzung zu einer ausgestellten Rechnung (Anpassung, Mehrbetrag).
• Proforma — Höflichkeits-/Vorschaudokument, gleiche Struktur, keine endgültige Rechnung.
• Quittung — Zahlung außerhalb des Rechnungszyklus, gleicher Editor und Katalog.

Der Typ steuert auch die Felder des elektronischen Pakets (steuerlicher Dokumenttyp des Landes) und bei Anmerkungen die Verknüpfung zum Original. Typ vor der Ausstellung ändern: danach bleiben Historie und Berichte stimmig, wenn Sie Bedeutungen nicht mischen.

Positionen: das wirtschaftliche Dokument aufbauen

Positionen sind das Herz der Rechnung: dieselben fünf Typen wie bei Angeboten und Aufträgen, derselbe Katalog, dieselbe MwSt.-, Rabatt- und Margenrechnung. Entsteht die Rechnung aus einem Auftrag, sind die Zeilen schon da — prüfen und speichern.

Bei + Position wählen Sie den Zeilentyp:

• Service — aus dem Servicekatalog. Preis, MwSt., Code und Beschreibung vorausgefüllt; an der Zeile anpassbar ohne Katalogänderung.
• Produkt — dasselbe aus dem Produktkatalog.
• Generische Position — freie Zeile ohne Katalog («Reise», «Einmalige Einrichtung»).
• Generische Position % — Prozentsatz der Nettosumme der Zeilen darüber (Treue −10 %, Eil +15 %). Live-Neuberechnung.
• %-Position nur Text — Bezeichnung auf dem Dokument ohne Einfluss auf Summen.

Was Sie pro Zeile erfassen

• Titel und Notiz — was der Kunde auf dem PDF liest.
• Menge und Einzelpreis — ergeben den Zeilensumme.
• MwSt.-Satz — aus den Organisationssteuern. Ohne mindestens einen Satz keine Positionen.
• Zeilenrabatt — 0–100 % nur auf dieser Zeile.
• Stückkosten — intern für Marge und Aufschlag; nie auf dem PDF.

Netto- oder Bruttopreise

Der Schalter «Bruttopreise verwenden» gilt fürs ganze Dokument. Netto (Standard, B2B): Sie geben 100 + 22 % MwSt. = 122 ein. Brutto (B2C): Sie geben 122 ein und Mokapen trennt die Steuer. Netto- und Bruttozeilen im selben Dokument sind nicht möglich.

Rabatte: drei Ebenen nacheinander

Wie bei Angeboten und Aufträgen addieren sich Rabatte nicht: sie wirken der Reihe nach. Beispiel bei 1.000 netto, 10 % Kundenrabatt, 5 % Zeilenrabatt, 3 % Dokumentrabatt: 1.000 → 900 → 855 → 829,35, dann MwSt. Der Summenblock zeigt jede Ebene. Dokumentrabatt über «Rabatt hinzufügen» unter den Positionen. Details im Leitfaden Rabatte.

Positionen per Drag für die PDF-Reihenfolge. Bearbeiten und Papierkorb an der Zeile; Summen (netto, Rabatte, Steuer je Satz, brutto) sofort neu. Marge und Aufschlag bleiben intern.

Zahlungen: Einzüge erfassen

Der Block Zahlungen unterscheidet die Rechnung von Angebot und Auftrag: hier erfassen Sie, was tatsächlich eingegangen ist. Er erscheint auf der Karte nach dem ersten Speichern (Rechnungs-ID nötig). Bei neuer Rechnung zuerst speichern, dann Zahlungseingänge.

Jede Zahlungszeile hat:

• Datum — wann das Geld ankam (Standard: heute).
• Betrag und Währung — Währung folgt dem Dokument.
• Methode — Überweisung, Karte, bar oder die an der Rechnung hinterlegte Methode.
• Referenz — Bankref., Transaktions-ID, Schecknummer: was Sie zum Abgleich brauchen.

Hinzufügen mit + Zahlung, entfernen mit Papierkorb an der Zeile. Aufteilung möglich: Anzahlung heute, Rest in 30 Tagen, zwei Methoden. Die bezahlte Summe auf der Karte zeigt den Rest zum Bruttobetrag.

Deckt die Summe den Gesamtbetrag (oder schließen Sie ab), Karte nach Bezahlt — per Kanban oder Status auf der Karte. Zahlungen bleiben in der Historie, auch wenn später eine Gutschrift ausgestellt wird.

Dokumentdesign: PDF-Vorlagen

Das PDF basiert auf einer Vorlage: Layout, Farben, Logo, Positionstabelle, Unterschrift. Im Block Design wählen Sie die Vorlage. Mokapen enthält Systemvorlagen Standard 1–4; die Organisation kann eigene unter Vorlagen, Typ Rechnung, mit vorgeladenen Konditionen und Standardvorlage für neue Dokumente anlegen.

Wechseln Sie die Vorlage an einer bestehenden Rechnung und speichern, nutzen Vorschau und Download das neue Layout — Positionen, Preise und Zahlungen bleiben.

Wirtschaftliche Konditionen

Im Block Dokument der Editor für Konditionen: Zahlungsziel («30 Tage ab Rechnungsdatum»), Bankdaten, Auftragsreferenzen, rechtliche Hinweise. Füllt die Vorlage vor, starten Sie dort. Der Text steht auf dem PDF unter der Positionstabelle.

Vorschau, Download und Versand an den Kunden

Ist die Rechnung bereit — Positionen, Konditionen, Kunde, Dokumenttyp — liefern Sie sie auf drei Wegen.

Vorschau

Der Button Vorschau zeigt das A4-PDF wie der Kunde es sieht. Immer vor dem Versand: abgeschnittener Titel, falscher MwSt.-Satz, Logo. Die Vorschau spiegelt den gespeicherten Stand: nach Zeilenänderung speichern und erneut versuchen.

Download: PDF oder Word

Download bietet PDF (Standard; Dateiname Absendername - Code.pdf) und Word (docx), wenn Sie außerhalb nachbearbeiten. Änderungen in Word kommen nicht zurück nach Mokapen.

E-Mail senden

E-Mail senden öffnet das Modal: Empfänger aus Kontakt/Unternehmen, weitere Adressen mit Semikolon, Absender aus SMTP-Verbindungen (sonst Systemadresse). Betreff wie «Rechnung {code}», Text bearbeitbar. Optionen: PDF anhängen (Standard) und BCC an mich. Der Versand wird in der Timeline der Rechnung protokolliert (Datum, Empfänger). Dann Karte nach Versendet ziehen.

Anders als beim Angebot hat die Rechnung keine Online-OTP-Annahme: ausgestelltes Dokument, kein Angebot zum Unterschreiben.

E-Rechnung nach Land

Mokapen ist für mehrere Länder gebaut: Steuerregeln sind nicht als Konstanten eines Marktes hardcodiert. Jedes Land hat ein pack (Felder, erlaubte Werte, Dokumenttypen, Defaults). Standardland ist das Organisationsland; unter Einstellungen → Vertrieb → Rechnungen können Sie es überschreiben, wenn Sie unter anderem Profil ausstellen.

An der Rechnung zeigt der E-Rechnungsblock die Felder des aktiven Pakets: steuerlicher Dokumenttyp, Befreiungs-/Artencodes, Regime und was der Landeskanal braucht. Werte aus: Dokument → Organisationseinstellungen → Paket-Defaults. Sorgfältig ausfüllen bevor Sie die Rechnung als ausgestellt betrachten: dieselben Daten für den elektronischen Versand, wenn der Kanal aktiv ist.

Hat das Organisationsland noch kein Paket, erscheint ein Hinweis, dass E-Rechnung dort nicht verfügbar ist: CRM-Dokument, PDF und Zahlungen sind dennoch möglich. Pakete wachsen; Italien nutzt das Profil elektronische Rechnung (SDI-Felder) an Organisation und jeder Rechnung.

Bei Gutschriften und Belastungsanzeigen kann das Paket eine Verknüpfung zur Originalrechnung verlangen: zugehöriges Dokument desselben Kunden wählen. Ohne sie bleibt die Historie getrennt.

Versand ans nationale System (z. B. SDI in Italien) baut auf diesen Feldern und Org-Einstellungen. Ist der Kanal für Ihre Organisation aktiv, starten Sie mit vollständiger Rechnung: Empfänger mit Steuerdaten, Positionen, Dokumenttyp, ausgefülltes Paket. Bis dahin: PDF, E-Mail und Zahlungen — der Datensatz bleibt im CRM gültig.

Nutzen Sie weiter Fatture in Cloud aus Aufträgen, können Sie das: Details im Leitfaden Fatture in Cloud. Native Mokapen-Rechnungen und FIC-Sync sind zwei Wege; nicht im selben Dokument mischen ohne klare Teamregel.

Eine Rechnung erstellen

Zwei Wege — die Wahl bestimmt den Aufwand.

• Aus einem Auftrag (empfohlen) — erfüllten oder «zu fakturieren»-Auftrag öffnen, + Erstellen und verbinden → Rechnung. Kunde, Positionen, Rabatte und Konditionen werden kopiert. Datum, Dokumenttyp, elektronisches Paket prüfen und speichern. Der Auftrag bleibt und bleibt verknüpft.
• Aus Angebot oder Kundenkarte — dasselbe + Erstellen und verbinden, wenn Sie den Auftrag überspringen. Empfänger und Sonderrabatt vorausgefüllt.
• Direkt — + Rechnung von der Seite Rechnungen. Für Gutschrift, Retainer, Auftrag ohne Bestellung. Verzeichnisdatensatz bei Bedarf direkt anlegen.

In jedem Fall dieselbe Abfolge:

1. Klarer Titel («Wartung 2026 — Acme GmbH»).
2. Empfänger, Absender, Dokumenttyp.
3. PDF-Vorlage oder Org-Standard.
4. Positionen (bereits kopiert aus Auftrag).
5. Konditionen und bei Bedarf E-Rechnungsfelder.
6. Verantwortlicher und Daten (Ausstellung, Fälligkeit).
7. Speichern: fortlaufender Code wird vergeben. Dann Vorschau, Versand oder erste Zahlung.

Beim ersten Speichern muss nicht alles perfekt sein. Nach Versand an den Kunden: bei Positionsänderung PDF erneut senden — er hat bereits eine Version.

Eine Rechnung bearbeiten

Bearbeiten auf der Karte

Öffnen und ändern: Titel, Felder, Zeilen, Konditionen, Zahlungen. Auf der Seitenkarte speichern Felder beim Verlassen des Fokus; auf der Vollseite Speichern am Block. Vor Vorschau oder Versand speichern.

Status per Kanban voranbringen

Nur Phasenwechsel (ausgestellt, versendet, bezahlt, überfällig): Karte ziehen. Endstatus (100 % Bezahlt, 0 % Gutgeschrieben/Storniert) zu anderen Status können Organisations-Mitglieder ändern — Schutz vor versehentlichem Wiederöffnen.

Massenbearbeitung aus der Liste

Liste → filtern → Checkboxen → Bearbeiten: Verantwortlicher, Status, Tags, einfache Felder. Nicht Positionen oder Zahlungen (gehören zum Einzeldokument). Gleiche Leiste: Klonen, Archivieren, Löschen.

Rechnung klonen

Monatlicher Retainer, gleiche Struktur für andere Kunden: nicht neu aufbauen. Karte → Optionen → Klonen. Positionen und optional Anhänge, Verbindungen, Kommentare, Timeline. Neuer fortlaufender Code, Suffix im Titel, Empfänger neu setzen. Original unberührt.

Aus der Liste mehrere Rechnungen auf einmal klonen: gleiche Optionen, einmal.

Rechnung archivieren

Auch wenn bezahlt oder gutgeschrieben, bleibt die Rechnung steuerliche und kaufmännische Historie. Archivieren entfernt sie aus aktivem Kanban und Liste, behält sie aber: auf der Kundenkarte und in Berichten. Finden unter Rechnungen → Aktionen → Rechnungsarchiv. Einzeln: Optionen → Archivieren. Masse: Liste → Archivieren. Zurück: Archiv → Optionen → Wiederherstellen.

Archivieren, wenn das Dokument wirklich stattfand (versendet, bezahlt, mit Auftrag verknüpft). Löschen bei Fehler oder Test.

Rechnung löschen

Nur falsche Entwürfe oder Testduplikate löschen. Hat sie eine Nummer, wurde versendet oder hat Zahlungen, archivieren.

Karte → Optionen → Löschen → bestätigen. Mit advanced Premium in den Papierkorb (Rechnungen → Aktionen → Papierkorb): dort Wiederherstellen oder endgültig löschen. Ohne Papierkorb meist endgültig nach Bestätigung. Aus Liste: auswählen → Löschen.

Vom Auftrag zur Rechnung

Der Auftrag ist die Verpflichtung, die Rechnung das steuerliche Dokument. Der natürliche Schritt: + Erstellen und verbinden → Rechnung vom Auftrag (oder aus der Spalte «Zu fakturieren», wenn Sie diese Phase nutzen). Positionen, Kunde, Beträge und Konditionen werden kopiert; beide Datensätze bleiben in Verbindungen verknüpft. Auf der Kundenkarte: «Auftrag im April, Rechnung im April, bezahlt im Mai» ohne Handeingabe.

Denselben Auftrag in mehreren Dokumenten fakturieren (Teilabrechnung, Anzahlung + Rest) durch mehrere verknüpfte Rechnungen: Zeilen je Dokument anpassen. Auftragsdetails im Leitfaden Aufträge; das Angebot davor im Leitfaden Angebote.

Pipelines und Status

Die Pipeline ist der Rechnungsweg. Standardmäßig eine Pipeline mit typischen Phasen:

• Entwurf (10 %) — in Vorbereitung, nicht ausgestellt.
• Ausgestellt (40 %) — nummeriert, versandbereit.
• Versendet (60 %) — beim Kunden, warten auf Zahlung.
• Überfällig (80 %) — fällig überschritten, nachfassen.
• Bezahlt (100 %) — eingezogen.
• Gutgeschrieben (0 %) — mit Gutschrift abgeschlossen.
• Storniert (0 %) — ungültig, keine sinnvolle Einzugshistorie.

Die Prozentsätze speisen Balken auf Karten und Berichte (offen / gewonnen / verloren). Status und Pipelines anpassen unter Einstellungen → Vertrieb → Rechnungen → Pipelines und Status: umbenennen, sortieren, Fortschritt 0–100 %, extra Pipelines (B2B vs. Retainer), Teamsichtbarkeit. 100 % nur für «bezahlt / sauber geschlossen», 0 % nur für endgültige Schließungen — damit Berichtsvolumen glaubwürdig bleibt.

Verwandte Bereiche

• Verbindungen — Auftrag, Angebot, Gutschrift, Nachfass-Task, Ticket. Bidirektional.
• Dateien — Lieferscheine, Verträge, Bankbelege.
• Aktualisierungen — Timeline: Erstellung, Änderungen, E-Mails, Zahlungen.
• Tags — «Nachfassen», «Retainer», «Öffentlicher Sektor», was Sie zum Filtern brauchen.

Rechnungseinstellungen

Für Admins und Inhaber unter Einstellungen → Vertrieb → Rechnungen:

• Pipelines und Status — Phasen, Fortschritt, extra Pipelines.
• E-Rechnung — Land (Standard: Org-Land), Paketfelder, Defaults für neue Rechnungen (Regime, steuerlicher Dokumenttyp, was das Paket bietet).
• Kartenfelder — Reihenfolge, Pflichtfelder, benutzerdefinierte Felder (Ausschreibungscodes, Projektnummern).
• Listenspalten — auch Liste → Aktionen → Spalten bearbeiten.

Außerhalb des Rechnungsbereichs, aber nötig: Steuersätze (Einstellungen → Vertrieb → Steuern) und Dokumentvorlagen (Menü Vorlagen, Typ Rechnung).

Rechnungsberichte

Kanban und Liste sind fürs Einzeldokument. Für den Trend — ausgestellt im Quartal, überfällig, wer zahlt, welche Positionen, Marge — die Berichte, von der Seite Rechnungsberichte (Plan Premium / Large).

Die nützlichsten Ansichten:

• Offene, eingezogene, verlorene Beträge — Anzeigen für noch einzuziehendes, Bezahltes, Gutgeschriebenes/Storniertes.
• Durchschnittsbetrag — durchschnittlicher Beleg für die Periode.
• Marge und Aufschlag — wenn Sie Kosten an den Zeilen erfasst haben.
• Status- und Pipeline-Verteilung — Engpässe (zu viele Versendet oder Überfällig).
• Dokumenttyp — Rechnungen vs. Gutschriften vs. Proforma.
• Top fakturierte Positionen und Positionskosten.
• Nach Verantwortlichem, Kontakt, Unternehmen — wer stellt aus und wer kauft.

Berichte respektieren Berechtigungen: jeder Nutzer sieht nur zugängliche Rechnungen. Filtern, Detail öffnen, Diagramme für Meetings — schneller als zehn Exportblätter.