Lernen sie mokapen

Fatture in Cloud

Verbinden Sie Fatture in Cloud mit Mokapen, um Unternehmen, Produkte, Dienstleistungen, Angebote und Aufträge (mit Positionen) zwischen Buchhaltung und Vertrieb abzugleichen. Dies ist keine «Adressbuch»-Integration wie MailChimp: Pflichtangaben, die Zuordnung der USt-Sätze und die richtige Reihenfolge der Schritte sind entscheidend (zuerst Stammdaten und Katalog, dann Belege).

Allgemeine Übersicht: Integrationen.

Voraussetzungen

• Aktives Fatture in Cloud-Konto mit mindestens einem Unternehmen (Gesellschaft), für das Sie Belege ausstellen.
• Berechtigung, Mokapen durch Anmeldung mit Ihrem Fatture-in-Cloud-Login zu autorisieren.
• Mokapen-Berechtigungen für Unternehmen, Produkte, Dienstleistungen, Angebote und Aufträge in Ihrer Organisation (siehe Rollen und Berechtigungen).
• USt-Sätze bereits in Mokapen und Fatture in Cloud eingerichtet — Sie ordnen sie manuell auf der Integrationsseite zu.

Fatture-in-Cloud-Konto verbinden

1. Benutzermenü → Integrationen → Fatture in Cloud.
2. Klicken Sie auf Fatture in Cloud synchronisieren.
3. Melden Sie sich mit dem gewünschten Fatture-in-Cloud-Konto an (es kann von der E-Mail für Mokapen abweichen).
4. Akzeptieren Sie die angeforderten Berechtigungen (einschließlich ggf. derjenigen für Angebote).
5. Kehren Sie zu Mokapen zurück: Konto verbunden erscheint mit der Fatture-in-Cloud-E-Mail und wer die Verbindung erstellt hat.

Wenn Sie nicht akzeptieren, kann kein Fatture-in-Cloud-Unternehmen verbunden werden und die Synchronisierung bleibt inaktiv.

Nach der Anmeldung legen Sie die Synchronisierungsrichtung fest (siehe unten) und verbinden dann ein oder mehrere Fatture-in-Cloud-Unternehmen: jede Gesellschaft hat eigene Einstellungen und Filter. Wenn Sie die Integration vor der Einführung von Angeboten verbunden hatten, erscheint ein Banner zum Aktualisieren der Berechtigungen: klicken Sie darauf und wiederholen Sie die Autorisierung in Fatture in Cloud, sonst funktioniert die Schaltfläche «Angebote synchronisieren» nicht.

Was Mokapen von Fatture in Cloud anfordert

Zugriff auf Ihr Konto, um Kunden, Lieferanten, Produkte, Dienstleistungen, Angebote und Aufträge des ausgewählten Fatture-in-Cloud-Unternehmens zu lesen und zu schreiben — gemäß der von Ihnen festgelegten Synchronisierungsrichtung. Mokapen ersetzt nicht das Fatture-in-Cloud-Panel für E-Rechnungen oder steuerliche Pflichten: Es dient dazu, Stammdaten und Geschäftsbelege zwischen beiden Systemen abzugleichen.

Wenn Sie Mokapen im Fatture-in-Cloud-Panel widerrufen oder die Sitzung abläuft, trennen Sie die Verbindung und verbinden Sie erneut über Mokapen.

Kontoeinstellungen (gesamte Integration)

Synchronisierungsrichtung

Drei Modi, gültig für alle unter demselben Konto verbundenen Fatture-in-Cloud-Unternehmen:

• Nur nach Mokapen (Pfeil ←) — Daten kommen aus Fatture in Cloud nach Mokapen: Kunden/Lieferanten, Produkte/Dienstleistungen, Angebote und Aufträge (falls aktiviert).
• In beide Richtungen (↔) — Import und Export: eine Änderung kann sich in beide Richtungen ausbreiten, unter Beachtung von Filtern und Konfliktregeln.
• Nur nach Fatture in Cloud (Pfeil →, Standard bei erster Verbindung) — Daten verlassen Mokapen Richtung Fatture in Cloud: im CRM erstellte oder aktualisierte Stammdaten und Belege können an FC gesendet werden.

Eine Richtungsänderung nach bereits durchgeführter Synchronisierung löscht keine vorhandenen Daten, aber es empfiehlt sich, Synchronisierungen erneut auszuführen, um Nachzügler zu erfassen.

Synchronisierung teilen

Nur sichtbar für die Person, die das Konto verbunden hat. Sie können anderen Mitgliedern dasselbe Fatture-in-Cloud-Login zur Verfügung stellen (gesamte Organisation oder ausgewählte Benutzer). Kollegen müssen sich nicht erneut anmelden, aber jeder Benutzer muss Synchronisierungen für die relevanten FC-Unternehmen konfigurieren oder starten — entsprechend den Mokapen-Berechtigungen.

Fatture-in-Cloud-Unternehmen verbinden

Mit einem einzigen Fatture-in-Cloud-Login können Sie mehrere Gesellschaften verwalten. In Mokapen hat jedes verbundene Unternehmen einen eigenen Einstellungsblock (wie MailChimp-Zielgruppen, aber mit steuerlichen und kommerziellen Entitäten).

1. Bei bereits verbundenem Konto klicken Sie auf Fatture-in-Cloud-Konto verbinden.
2. Wählen Sie das Unternehmen aus dem Menü (bereits verbundene sind deaktiviert).
3. Konfigurieren Sie USt-Sätze, aktivieren Sie benötigte Entitäten, legen Sie Filter und Daten fest.
4. Aktivieren Sie die Datenautorisierung unten auf der Seite, dann Speichern und nutzen Sie die Schaltflächen «… synchronisieren» für jede Entität.
5. Wiederholen Sie dies für jedes abzugleichende Fatture-in-Cloud-Unternehmen (z. B. Holding + operative Gesellschaft).

Unter jedem verbundenen Unternehmen finden Sie getrennte Karten für USt-Sätze, Unternehmen, Produkte, Dienstleistungen, Angebote und Aufträge. Jede Karte hat eigenen Schalter, Filter, Vorschau und Synchronisierungsschaltfläche.

USt-Sätze synchronisieren

Erste Karte im Unternehmensblock. Pflicht, wenn Angebote, Aufträge oder Positionen mit korrekter USt benötigt werden.

Was es tut — ordnet jeden Mokapen-USt-Satz (linke Spalte) dem entsprechenden Fatture-in-Cloud-Satz zu (Auswahl rechts). Die Dropdowns laden die Sätze des gewählten FC-Unternehmens.

Warum es wichtig ist — Produkte, Dienstleistungen, Angebote und Aufträge nutzen diese Zuordnung zur USt-Berechnung auf Positionen. Bei fehlender oder falscher Zuordnung können Summen und Belegzeilen falsch sein oder die Synchronisierung scheitern. Prüfen Sie, dass Prozentsätze und Kategorien übereinstimmen (22 %, 10 %, befreit usw.).

Geltungsbereich — jedes verbundene Fatture-in-Cloud-Unternehmen hat eigene Satzzuordnung; sie wird nicht zwischen verschiedenen Gesellschaften geteilt.

Unternehmen synchronisieren

Eigene Karte mit Schalter Unternehmen synchronisieren. Gleicht Mokapen-Unternehmensdatensätze mit Kunden, Lieferanten oder Kunde+Lieferant-Subjekten in Fatture in Cloud ab.

Drei Rollen in Fatture in Cloud (drei Register)

Kunde — Mokapen-Unternehmen, die die Filter passieren, werden in Fatture in Cloud zu Kunden (Export) oder FC-Kunden gelangen nach Mokapen (Import). Wenn Sie auf diesem Register keine Filter setzen, werden Mokapen-Unternehmen als FC-Kunden behandelt (Hinweis auf der Seite): nützlich, um das gesamte CRM in die Buchhaltung zu überführen, riskant wenn Stammdaten Kunden und Lieferanten vermischen.

Lieferant — gleiche Logik für FC-Lieferanten. Nutzen Sie Typ, Typ 2 und Tags, um ein- und ausgehende Datensätze einzuschränken (z. B. nur Typ «Lieferant»).

Kunde / Lieferant — Subjekte mit Doppelrolle in Fatture in Cloud (gleicher Name ist Kunde und Lieferant). Konfigurieren Sie getrennte Filter für Konzerngesellschaften oder Partner, die kaufen und verkaufen.

Pflichtangaben und Erkennung

Ein blauer Hinweis auf der Seite betrifft USt-IdNr. und Steuernummer: für den Export nach Fatture in Cloud muss das Mokapen-Unternehmen mindestens eines der beiden Felder ausgefüllt haben (vat oder vat_private). Ohne USt-IdNr. oder Steuernummer wird der Datensatz nicht exportiert.

In Vorschau und beim Import aus Fatture in Cloud nutzt Mokapen weiter gefasste Kriterien: ein Unternehmen kann erscheinen oder zugeordnet werden, auch wenn es eine gesetzliche E-Mail, E-Mail (email1) oder Telefon (phone1) hat — zusätzlich zu USt-IdNr. und Steuernummer. Beim Import sucht Mokapen in den Stammdaten nach einem Datensatz mit demselben Wert in einem dieser Felder, wenn ein FC-Kunde USt-IdNr., Steuernummer, E-Mail oder Telefon hat — um zusammenzuführen statt zu duplizieren.

In der Praxis: die Vorschau kann mehr Datensätze zeigen als tatsächlich nach FC gehen, wenn USt-IdNr./Steuernummer fehlen; für den Export stellen Sie sicher, dass zu sendende Kunden mindestens USt-IdNr. oder Steuernummer ausgefüllt haben.

Filter (pro Register Kunde, Lieferant, Kunde/Lieferant)

Jedes Register hat eigene Filter: FC-Kunden erben nicht die Filter der Lieferanten. Konfigurieren Sie getrennt, wenn Sie denselben Namen in Mokapen in verschiedenen Rollen nutzen.

Filter legen fest, welche Mokapen-Unternehmen für diese Rolle in Fatture in Cloud ein- oder ausgehen können — nicht nur beim ersten «Unternehmen synchronisieren», sondern auch bei jeder Erstellung oder Änderung eines Unternehmens im CRM (wenn automatische Synchronisierung aktiv ist und die Richtung es erlaubt).

In der Praxis: Sie speichern ein Unternehmen in Mokapen → Mokapen prüft, ob es Typ, Typ 2 und Tags erfüllt, die auf diesem Register gesetzt sind (Kunde, Lieferant oder Kunde/Lieferant) → nur wenn alle Filter passiert werden, erstellt oder aktualisiert Mokapen es in Fatture in Cloud in der entsprechenden Rolle. Ein Unternehmen außerhalb der Regeln bleibt in Mokapen, wird aber nicht gesendet (und erscheint ggf. nicht in der Export-Vorschau dieses Registers). Bei Richtung nach Mokapen oder beide Richtungen begrenzen dieselben Filter auch, welche FC-Kunden/Lieferanten für diese Rolle ins CRM gelangen.

Keine Filter gesetzt — auf dem Register Kunde behandelt Mokapen bei leerem Typ, Typ 2 und Tags berechtigte Unternehmen als FC-Kunden (Hinweis auf der Seite). Auf den Registern Lieferant und Kunde/Lieferant gibt es ohne Filter kein solches Standardverhalten: es empfiehlt sich, immer einzuschränken (z. B. Typ «Lieferant»), um nicht versehentlich den gesamten Stammdatenbestand zu exportieren/importieren.

Typ — schränkt auf eine Mokapen-Unternehmenskategorie ein (z. B. nur «B2B-Kunde» oder «Handelspartner»). Wenn Sie ihn setzen, muss das Unternehmen diesen Wert im Feld Typ haben, um auf diesem Register synchronisiert zu werden. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie diesen Filter nicht benötigen.

Typ 2 — zweite Klassifizierungsebene (z. B. «Italien», «Ausland», «Dienstleistungssektor»). Kombiniert mit Typ und Tag: alle ausgefüllten Kriterien müssen erfüllt sein (UND-Logik). Beispiel: Typ «Kunde» + Typ 2 «Italien» → nur italienische Kunden.

Tag — ein oder mehrere Unternehmens-Tags: synchronisiert nur Datensätze, die alle ausgewählten Tags haben (in Kombination mit Typ und Typ 2). Beispiel: Tag «E-Rechnung» auf dem Register Kunde → nur diese Unternehmen werden FC-Kunden. Nützlich, um den Export zur Buchhaltung zu segmentieren, ohne Interessenten oder gemischte Lieferanten zu senden.

Bei Filteränderungen erscheint ein Hinweis auf der Seite: starten Sie danach Unternehmen synchronisieren für dieses FC-Unternehmen erneut. Bereits abgeglichene Datensätze, die nicht mehr passen, werden ggf. nicht mehr aktualisiert, bis Sie neu abgleichen oder Filter lockern.

Der Zähler und der Link Vorschau im Block zeigen, wie viele Unternehmen aktuell den Filtern entsprechen (mit Vorschaukriterien: USt-IdNr., Steuernummer, E-Mail oder Telefon). Prüfen Sie, dass Sie nicht versehentlich Tausende Datensätze synchronisieren oder dass Filter nicht zu streng sind (null in der Vorschau).

Was abgeglichen wird

Firmenname, Adresse, E-Mail, Telefon, USt-IdNr., Steuernummer, Empfängercode, Bank- und Zahlungsdaten, Rechtsform, Standardsatz (falls zugeordnet), Standardrabatt — je nach Synchronisierungsrichtung und Konfliktregel. In Filtern konfigurierte Tags können beim Import dem Datensatz hinzugefügt werden.

Vorschau und Schaltfläche

Der graue Bereich zeigt, wie viele Unternehmen aktuell den Filtern entsprechen (mit den Vorschaukriterien oben). Der Link öffnet die Liste mit ID, Name, Typ. Bei aktiver Integration startet Unternehmen synchronisieren nur diese Entität für dieses FC-Unternehmen.

Produkte synchronisieren

Eigene Karte mit Schalter Produkte synchronisieren. Gleicht den Mokapen-Produktkatalog mit Fatture-in-Cloud-Produkten ab (Materialartikel).

Pflichtangaben

Jedes Produkt muss einen ausgefüllten Produktcode (product_code) haben: er ist der Schlüssel zwischen beiden Systemen. Ohne Code erscheint das Produkt nicht in der Vorschau und wird nicht synchronisiert.

Filter

Sichtbar, wenn der Produktschalter aktiv ist. Sie legen fest, welche Mokapen-Produkte in den Fatture-in-Cloud-Katalog dieses Unternehmens ein- oder ausgehen können — nicht nur beim ersten «Produkte synchronisieren», sondern auch bei jeder Erstellung oder Änderung eines Produkts (mit automatischer Synchronisierung und Richtung, die es erlauben).

In der Praxis: Sie speichern ein Produkt mit ausgefülltem Code → Mokapen prüft Typ, Typ 2 und Tags in dieser Karte → nur wenn alle Filter passiert werden, erstellt oder aktualisiert es das Produkt in Fatture in Cloud. Ein Produkt außerhalb der Regeln bleibt in Mokapen, wird aber nicht gesendet. Beim Import aus FC schränken dieselben Filter ein, welche FC-Artikel in den Mokapen-Katalog gelangen.

Typ — schränkt auf eine Mokapen-Produktkategorie ein (z. B. nur «Material» oder «Ersatzteil»). Wenn Sie ihn setzen, muss das Produkt diesen Wert im Feld Typ haben, um mit Fatture in Cloud synchronisiert zu werden. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie nicht nach Kategorie filtern möchten — nützlich, wenn Sie den gesamten codierten Katalog an die Buchhaltung senden möchten.

Typ 2 — zweite Klassifizierungsebene (z. B. «Verkaufbar», «Muster», «Obsolet»). Kombiniert mit Typ und Tag: alle ausgefüllten Kriterien müssen erfüllt sein (UND-Logik). Beispiel: Typ «Material» + Typ 2 «Verkaufbar» → nur verkaufbare Materialien, keine Muster oder interne Artikel.

Tag — ein oder mehrere Produkt-Tags: synchronisiert nur Datensätze, die alle ausgewählten Tags haben (in Kombination mit Typ und Typ 2). Beispiel: Tag «FC-Katalog 2026» → nur diese SKUs gelangen in die Buchhaltung, nützlich für schrittweisen Katalog-Go-live ohne alles auf einmal zu senden.

Keine Filter gesetzt (Typ, Typ 2 und Tags leer), passieren alle Produkte, die den Pflicht-Produktcode ausgefüllt haben.

Bei Filteränderungen erscheint ein Hinweis auf der Seite: starten Sie danach Produkte synchronisieren erneut. Bereits abgeglichene Produkte, die nicht mehr passen, werden ggf. in Fatture in Cloud nicht mehr aktualisiert.

Der Zähler und der Link Vorschau im Block (Spalte Code, Name, Typ) zeigen, wie viele Produkte aktuell den Filtern entsprechen. Prüfen Sie, dass Sie nicht versehentlich Tausende Artikel synchronisieren oder dass Filter nicht zu streng sind (null in der Vorschau).

Was abgeglichen wird

Code, Titel, Beschreibungen, Kategorie, Maßeinheit, Preis, Kosten, Menge/Bestand, USt-Satz (über Satzzuordnung), Typ und Tags. Beim Import aus FC erstellt oder aktualisiert Mokapen den Produktdatensatz; beim Export sendet es Code, Name, Nettopreis und Satz an den FC-Katalog.

Vorschau und Schaltfläche

Vorschau mit Spalte Code, Name, Typ. Produkte synchronisieren führt nur diese Entität aus. Vor der Auftragssynchronisierung durchführen (Auftragspositionen verweisen auf Produkte oder Dienstleistungen).

Dienstleistungen synchronisieren

Eigene Karte mit Schalter Dienstleistungen synchronisieren. Gleiche Logik wie bei Produkten, aber für Dienstleistungen (Leistungen, Beratung, Abonnements usw.).

Pflichtangaben

Dienstleistungscode (service_code) erforderlich — gleiche Funktion wie Produktcode.

Filter

Sichtbar, wenn der Dienstleistungsschalter aktiv ist. Sie legen fest, welche Mokapen-Dienstleistungen bei diesem Unternehmen ein- oder ausgehen können — nicht nur beim ersten «Dienstleistungen synchronisieren», sondern auch bei jeder Erstellung oder Änderung einer Dienstleistung (mit automatischer Synchronisierung und Richtung, die es erlauben).

In der Praxis: Sie speichern eine Dienstleistung mit ausgefülltem Code → Mokapen prüft Typ, Typ 2 und Tags in dieser Karte → nur wenn alle Filter passiert werden, erstellt oder aktualisiert es die Dienstleistung in Fatture in Cloud. Eine Dienstleistung außerhalb der Regeln bleibt in Mokapen, wird aber nicht gesendet. Beim Import aus FC schränken dieselben Filter ein, welche FC-Leistungen in den Mokapen-Katalog gelangen.

Typ — schränkt auf eine Mokapen-Dienstleistungskategorie ein (z. B. nur «Beratung» oder «SaaS-Abo»). Wenn Sie ihn setzen, muss die Dienstleistung diesen Wert im Feld Typ haben, um mit Fatture in Cloud synchronisiert zu werden. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie nicht nach Kategorie filtern möchten — dann passieren alle Dienstleistungen mit Pflichtcode (sofern keine anderen Filter gesetzt sind).

Typ 2 — zweite Klassifizierungsebene (z. B. «Wiederkehrend», «Projektbasiert», «Einmalig»). Kombiniert mit Typ und Tag: alle ausgefüllten Kriterien müssen erfüllt sein (UND-Logik). Beispiel: Typ «Beratung» + Typ 2 «Projektbasiert» → nur projektbasierte Beratung, keine wiederkehrenden Abonnements.

Tag — ein oder mehrere Dienstleistungs-Tags: synchronisiert nur Datensätze, die alle ausgewählten Tags haben (in Kombination mit Typ und Typ 2). Beispiel: Tag «Abrechenbar» → senden Sie an die Buchhaltung nur Posten, die Sie tatsächlich fakturieren, und schließen interne oder noch nicht abrechenbare Dienstleistungen mit anderer Kennzeichnung aus.

Keine Filter gesetzt (Typ, Typ 2 und Tags leer), passieren alle Dienstleistungen, die den Pflicht-Dienstleistungscode ausgefüllt haben.

Bei Filteränderungen erscheint ein Hinweis auf der Seite: starten Sie danach Dienstleistungen synchronisieren erneut. Bereits abgeglichene Dienstleistungen, die nicht mehr passen, werden ggf. in Fatture in Cloud nicht mehr aktualisiert.

Der Zähler und der Link Vorschau im Block (Spalte Code, Name, Typ) zeigen, wie viele Dienstleistungen aktuell den Filtern entsprechen. Prüfen Sie vor einer Massensynchronisierung des Leistungskatalogs.

Was abgeglichen wird

Code, Titel, Beschreibungen, Preise, USt-Satz, Typ und Tags. In Fatture in Cloud erscheinen sie als Dienstleistungsartikel.

Vorschau und Schaltfläche

Vorschau mit Dienstleistungscode und angewendeten Filtern. Dienstleistungen synchronisieren startet nur Dienstleistungen. Aufträge können auch Dienstleistungspositionen nutzen: Produkte und/oder Dienstleistungen vor Aufträgen aktivieren.

Angebote synchronisieren

Eigene Karte mit Schalter Angebote synchronisieren. Erfordert aktualisierte Berechtigungen in Fatture in Cloud, wenn die Integration vor Einführung der Angebote verbunden wurde (Banner «Berechtigungen aktualisieren»).

Angebotsnummern

Jede Software nummeriert Angebote anders. Die Mokapen-Angebotsnummer wird in den Notizen des entsprechenden Angebots in Fatture in Cloud gespeichert und umgekehrt beim Import. Vor der ersten Synchronisierung prüfen Sie auf Duplikate oder bereits verwendete Nummern im anderen System (blauer Hinweis auf der Seite).

Startdatum

Legt fest, ab welchem Datum Angebote berücksichtigt werden (maximal etwa 6 Monate zurück ab heute). Ältere Belege bleiben ausgeschlossen, auch wenn sie Filter passieren.

Filter

Zusätzlich zum Startdatum (oben) schränken Typ, Typ 2 und Tags ein, welche Angebote Mokapen mit Fatture in Cloud für dieses FC-Unternehmen synchronisiert — nicht das gesamte Angebotsmodul, nur Belege, die die Kriterien passieren.

In der Praxis: ein Angebot muss im Datumsfenster liegen und die Filter erfüllen → sonst wird es weder exportiert noch importiert. Bei automatischer Synchronisierung wird ein neues Angebot beim Speichern geprüft; außerhalb der Filter bleibt es in Mokapen ohne FC-Kopie.

Typ — schränkt auf eine Mokapen-Angebotskategorie ein (z. B. nur «Kommerziell» oder «Export»). Wenn Sie ihn setzen, muss das Angebot diesen Wert im Feld Typ haben, um mit Fatture in Cloud synchronisiert zu werden. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie nicht nach Kategorie filtern möchten — beachten Sie, dass das Startdatum weiterhin gilt.

Typ 2 — zweite Klassifizierungsebene (z. B. «Genehmigt», «An Kunden gesendet», «In Verhandlung»). Kombiniert mit Typ, Tag und Startdatum: alle ausgefüllten Kriterien müssen erfüllt sein (UND-Logik). Beispiel: Typ «Kommerziell» + Typ 2 «Genehmigt» → nur genehmigte kommerzielle Angebote.

Tag — ein oder mehrere Angebots-Tags: synchronisiert nur Belege, die alle ausgewählten Tags haben (in Kombination mit Typ, Typ 2 und Datum). Beispiel: Tag «FC» oder «Zu fakturieren» → nur für die Buchhaltung markierte Angebote; Simulationen oder interne Entwürfe bleiben aus, auch bei aktuellem Datum.

Keine Typ-/Tag-Filter gesetzt (nur Startdatum konfiguriert), passieren alle Angebote im Datumsfenster, sofern Kunde und Positionen bereits anderswo abgeglichen sind.

Bei Änderung von Filtern oder Datum erscheint ein Hinweis auf der Seite: starten Sie danach Angebote synchronisieren erneut. Bereits abgeglichene Belege, die nicht mehr passen, werden ggf. in Fatture in Cloud nicht mehr aktualisiert.

Der Zähler und der Link Vorschau im Block (Nummer, Titel, Typ) zeigen, wie viele Angebote aktuell den Filtern entsprechen. Kombiniertes Beispiel: Startdatum 1. Januar + Typ «Vertrieb» + Tag «Zu fakturieren» → in der Vorschau sehen Sie genau die Teilmenge, die nach FC geht.

Was abgeglichen wird

Belegkopf (verknüpfter Kunde, Daten, Summen), Positionen mit synchronisierten Produkten/Dienstleistungen, USt-Sätzen und Beträgen. Der Angebotskunde muss bereits unter den abgeglichenen Unternehmen existieren; Positionen müssen Produkt-/Dienstleistungscodes referenzieren, die in beiden Systemen vorhanden sind.

Vorschau und Schaltfläche

Zähler und Liste mit Nummer, Titel, Typ. Angebote synchronisieren startet nur Angebote für dieses FC-Unternehmen.

Aufträge synchronisieren

Eigene Karte mit Schalter Aufträge synchronisieren.

Voraussetzungen (Pflicht)

Um Aufträge zu aktivieren, müssen im selben Unternehmensblock aktiv sein: Unternehmen synchronisieren und Produkte synchronisieren und/oder Dienstleistungen synchronisieren. Ein Auftrag ohne Kunde und ohne Artikelpositionen in Fatture in Cloud kann nicht gesendet werden. Ist der Auftragsschalter deaktiviert, fahren Sie mit der Maus über den Tooltip: er erinnert an die Abhängigkeit.

Auftragsnummern

Gleiche Logik wie bei Angeboten: die Mokapen-Auftragsnummer landet in den FC-Auftrags-Notizen und umgekehrt. Prüfen Sie vor der ersten Synchronisierung auf Duplikate.

Startdatum

Wie bei Angeboten: maximal etwa 6 Monate zurück.

Filter

Zusätzlich zum Startdatum (oben) schränken Typ, Typ 2 und Tags ein, welche Mokapen-Aufträge mit Fatture in Cloud für dieses Unternehmen synchronisiert werden — nicht das gesamte Auftragsmodul, nur Belege, die die Kriterien passieren. Sie setzen voraus, dass Unternehmen und Produkte/Dienstleistungen im selben Block aktiv sind.

In der Praxis: Sie speichern einen Auftrag in Mokapen → er muss Startdatum, Typ, Typ 2 und Tags in dieser Karte erfüllen → nur wenn alle Filter passiert werden, überträgt Mokapen ihn nach Fatture in Cloud (Export) oder importiert ihn (nach Mokapen / beide Richtungen). Ein Auftrag außerhalb der Regeln bleibt in Mokapen, auch wenn Kunde und Positionen bereits existieren.

Typ — schränkt auf eine Mokapen-Auftragskategorie ein (z. B. nur «Endkunde» oder «B2B»). Wenn Sie ihn setzen, muss der Auftrag diesen Wert im Feld Typ haben, um mit Fatture in Cloud synchronisiert zu werden. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie nicht nach Kategorie filtern möchten — Startdatum und ggf. andere gesetzte Filter gelten weiterhin.

Typ 2 — zweite Klassifizierungsebene (z. B. «Versendet», «In Bearbeitung», «Bestätigt»). Kombiniert mit Typ, Tag und Startdatum: alle ausgefüllten Kriterien müssen erfüllt sein (UND-Logik). Beispiel: Typ «B2B» + Typ 2 «Bestätigt» → nur bestätigte B2B-Aufträge, keine Entwürfe oder Testaufträge.

Tag — ein oder mehrere Auftrags-Tags: synchronisiert nur Belege, die alle ausgewählten Tags haben (in Kombination mit Typ, Typ 2 und Datum). Beispiel: Tag «FC-Auftrag» → senden Sie an die Buchhaltung nur für FC markierte Aufträge; interne oder Korrekturaufträge ohne dieses Tag bleiben nur in Mokapen.

Keine Typ-/Tag-Filter gesetzt (nur Startdatum), passieren alle Aufträge im Datumsfenster, sofern Kunde und Positionen bereits abgeglichen sind.

Bei Änderung von Filtern oder Datum erscheint ein Hinweis auf der Seite: starten Sie danach Aufträge synchronisieren erneut. Bereits abgeglichene Aufträge, die nicht mehr passen, werden ggf. in Fatture in Cloud nicht mehr aktualisiert.

Der Zähler und der Link Vorschau im Block (Auftragsnummer, Titel, Typ) zeigen, wie viele Aufträge aktuell den Filtern entsprechen. Prüfen Sie vor einer Massensynchronisierung.

Was abgeglichen wird

Kopf (Kunde, Daten, Summen) und Auftragspositionen mit bereits synchronisierten Produkten/Dienstleistungen, Preisen und USt. Planen Sie: zuerst Unternehmen + Katalog, dann Aufträge.

Vorschau und Schaltfläche

Zähler, Liste und dedizierte Schaltfläche Aufträge synchronisieren.

Einzelnes Fatture-in-Cloud-Unternehmen entfernen

Am Ende jedes verbundenen Unternehmensblocks steht Entfernen: stoppt die Synchronisierung nur für diese Gesellschaft, ohne das gesamte Konto oder andere Unternehmen zu trennen. Bereits importierte oder exportierte Datensätze bleiben, sofern keine manuelle Bereinigung erfolgt oder die Verbindung mit abgewählten «Behalten»-Kästchen getrennt wird.

Allgemeine Optionen

Der Block Optionen (allgemein) erscheint, wenn die Integration aktiv ist. Er gilt für die gesamte Fatture-in-Cloud-Verbindung, nicht für ein einzelnes Unternehmen.

Duplikate vermeiden (Unternehmen)

Option immer aktiv (nicht deaktivierbar): Mokapen vergleicht Unternehmen mit derselben USt-IdNr. oder Steuernummer zwischen Mokapen und Fatture in Cloud, um keine Doppelungen zu erzeugen. Inkonsistent geschriebene USt-IdNr. (Leerzeichen, IT-Präfix) führt zum Fehlschlag der Zuordnung — Felder vor der Synchronisierung normalisieren.

Konflikte behandeln

Wenn dasselbe Subjekt in beiden Systemen existiert, Adresse, Firmenname oder andere Felder aber nicht übereinstimmen, wählen Sie, wer gilt:

• Mokapen — bei Abweichung gewinnt das CRM; Fatture in Cloud wird aktualisiert, wenn Richtung und Filter es erlauben.
• Fatture in Cloud — bei Abweichung gewinnt die Buchhaltung; Mokapen wird beim Import oder bei bidirektionaler Synchronisierung überschrieben.

Ist FC steuerliche Referenz, eignet sich Fatture in Cloud oft für Stammdaten; ist das CRM kommerzielle Referenz, wählen Sie Mokapen. Testen Sie an einer Stichprobe vor automatischer Synchronisierung.

Automatische oder manuelle Synchronisierung

Einmalige Wahl auf Kontoebene (nicht pro FC-Unternehmen):

Automatische Synchronisierung — Mokapen überträgt Erstellungen und Änderungen im Hintergrund (Speichern eines Unternehmens, Produkts, Auftrags …), wenn Filter und Richtung es erlauben. Sie müssen nicht jedes Mal «… synchronisieren» klicken.

Manuelle Synchronisierung — keine automatische Übertragung: Sie gleichen nur mit Speichern oder den Schaltflächen «Unternehmen / Produkte / Dienstleistungen / Angebote / Aufträge synchronisieren» ab. Empfohlen bei Einrichtung, Satzzuordnung und Filtertests.

Sichtbarkeit (aus Fatture in Cloud importierte Daten)

Bei Richtung nach Mokapen oder bidirektional: wer in der Organisation Datensätze sehen kann, die durch Import erstellt oder aktualisiert wurden (Unternehmen, Produkte, verknüpfte Belege).

Alle Mitglieder — wer Modulberechtigung hat, sieht importierte Datensätze.

Nur ausgewählte Mitglieder — beschränken Sie den Zugriff auf gewählte Benutzer oder Teams. Erzwingt die Organisation globale Datenschutzregeln (Team Master), können einige Optionen voreingestellt sein.

Pflichtautorisierung

Aktivieren Sie «Ich autorisiere Mokapen, eine Kopie zu erstellen…» vor Speichern und Synchronisierungen. Ohne Häkchen startet das Speichern nicht.

Verhalten in Mokapen

• Mehrere Fatture-in-Cloud-Unternehmen unter einem Login: dasselbe Konto, unterschiedliche Regeln pro Gesellschaft.
• Synchronisierungsrichtung und automatisch/manuell sind global; Entitätsschalter und Filter sind pro FC-Unternehmen.
• Empfohlene Reihenfolge: USt-Sätze → Unternehmen → Produkte/Dienstleistungen → Angebote/Aufträge.
• Angebots-/Auftragsnummern bleiben lokal; der Querverweis steht in den Notizen.
• Filteränderungen zeigen einen Hinweis: betroffene Synchronisierungen erneut starten.

Häufige Probleme

• Fehler beim Empfang von Daten aus Fatture in Cloud — Seite neu laden; falls anhaltend, Konto trennen und erneut verbinden.
• Angebote synchronisieren nicht — Berechtigungen über Banner aktualisieren; Angebotsschalter und Startdatum prüfen.
• Aufträge deaktiviert — Unternehmen und Produkte/Dienstleistungen im selben Block aktivieren.
• Vorschau zeigt null Datensätze — fehlende Codes bei Produkten/Dienstleistungen, USt-IdNr./Steuernummer/E-Mail/Telefon bei Unternehmen oder zu strenge Filter.
• Volle Vorschau, aber leerer Export (Unternehmen) — Vorschau berücksichtigt auch E-Mail und Telefon; Export nach Fatture in Cloud erfordert USt-IdNr. oder Steuernummer.
• Falsche USt auf Positionen — Satzzuordnung für dieses FC-Unternehmen prüfen.
• Stammdaten-Duplikate — inkonsistente USt-IdNr./Steuernummer; manuell zusammenführen und erneut starten.
• Verbindung abgelaufen — Fatture in Cloud trennen und erneut verbinden.

Fatture-in-Cloud-Konto trennen

Die Schaltfläche Trennen unten auf der Seite (nicht «Entfernen» im einzelnen Block) schließt die gesamte Verbindung für die Organisation. Dialog mit Abschnitt Behalten (Kästchen standardmäßig aktiv):

• Unternehmen — deaktiviert: Mokapen entfernt aus der Organisation die mit dieser Integration verknüpften Unternehmen.
• Produkte und Dienstleistungen — gleiche Logik für den synchronisierten Katalog.
• Aufträge und Angebote — gleiche Logik für verknüpfte Belege.

Mit allen Kästchen aktiv unterbricht Trennen nur die Verbindung: Daten bleiben in Mokapen, werden aber nicht mehr aktualisiert. In Fatture in Cloud wird nichts automatisch gelöscht — widerrufen Sie Mokapen auch im FC-Panel, wenn Sie die Integration nicht mehr nutzen.

Um nur eine Gesellschaft abzukoppeln, nutzen Sie Entfernen im Block dieses Unternehmens, ohne das gesamte Konto zu trennen.

Geben Sie das Bestätigungswort ein und bestätigen Sie Trennen. Vorgänge mit vielen Datensätzen können Minuten dauern.

Weiterführend: Angebote, Aufträge.