Lernen sie mokapen

Anwendungen

Die Seite Anwendungen ermöglicht es Ihnen, welche Mokapen-Module aktiv sind für Ihre Organisation festzulegen: Kalender, Aktivitäten, Kontakte, Vertrieb, Marketing, Support, Dokumente, HR, Produktion und Zeiterfassung. Damit passen Sie Mokapen an den realen Prozess des Teams an und blenden ungenutzte Bereiche aus, ohne etwas zu löschen.

Grundregel — das Deaktivieren einer Anwendung löscht keine Daten, die bereits erstellt wurden (Aufgaben, Kontakte, Deals, Tickets…). Sie werden im Menü ausgeblendet und der Zugriff ist für alle Mitglieder gesperrt, bis Sie das Modul wieder aktivieren. Nützlich zur Vereinfachung der Oberfläche, für einen schrittweisen Rollout oder um eine Abteilung vorübergehend abzuschalten.

Wer auf die Organisation zugreift, steht im Leitfaden Benutzer und Teams; allgemeine Einstellungen (Standorte, Schließtage, Profil) im Leitfaden Allgemein.

Überblick

Jede Anwendung entspricht einem oder mehreren Einträgen im Hauptmenü und in den Organisationseinstellungen (Aktivitäten, Kontakte, Vertrieb, Tickets, HR…). Der Schalter auf der Seite steuert die Sichtbarkeit für die gesamte Organisation: Es ist keine persönliche Einstellung des einzelnen Benutzers (die liegt unter Profil → Einstellungen).

Anwendungen sind in thematischen Karten gruppiert (Kalender, Aktivitäten, Kontakte, Opportunities, Marketing, Support, Dokumente, HR, Produktion, Zeiterfassung). Jede Zeile hat Name, kurze Beschreibung und einen Ein/Aus-Schalter.

Oben erscheint auch Alle Anwendungen aktivieren: ein Master-Schalter, der alle sichtbaren Schalter auf einmal aus- oder abwählt (nützlich nach einem Plan-Upgrade oder um die vollständige Konfiguration wiederherzustellen).

Wo zu finden und wer Zugriff hat

Öffnen Sie das Menü Organisation (Gebäude-Icon) → im Seitenmenü wählen Sie Anwendungen (Layer-Icon).

Nur Eigentümer der Organisation können diese Seite öffnen und Änderungen speichern. Mitglieder, Benutzer und niedrigere Rollen sehen die Anwendungskonfiguration auf Organisationsebene nicht.

Erforderlicher Plan — zum Anzeigen und Ändern der Schalter ist mindestens der Plan Small nötig. Mit dem Free-Plan zeigt die Seite stattdessen eine Upgrade-Einladung (Small-Plan) mit einer Vorschau der Funktion.

Nach dem Speichern protokolliert Mokapen die Aktualisierung im Aktivitätsprotokoll («Organisationseinstellungen aktualisiert»).

Wie die Schalter funktionieren

Mokapen unterscheidet zwei Verhaltensweisen:

• Standardmäßig aktive Anwendungen (die meisten: Aktivitäten, Kontakte, Vertrieb, Tickets, Kalender, Termine…) — sie sind ein, bis Sie sie ausschalten. Beim Deaktivieren verschwinden sie aus dem Menü aller.
• Optionale Anwendungen (Anwesenheit, Schichten, Produktion, Zeiterfassung) — sie sind standardmäßig aus. Sie müssen sie explizit aktivieren, wenn der Plan es erlaubt.

Was passiert beim Deaktivieren

• Menüeinträge und Schnelllinks zu dieser App verschwinden für alle Benutzer.
• Zugriffsprüfungen für einzelne Apps schlagen fehl: Selbst ein Mitglied mit breiter Rolle kann diesen Bereich nicht öffnen.
• Daten bleiben in der Datenbank: Beim Reaktivieren der App werden Aufgaben, Kontakte und Datensätze wieder sichtbar.
• Automatisierungen, Integrationen und Berichte, die von dieser App abhängen, können ausfallen oder unvollständig wirken, solange das Modul aus ist.

Speichern — eine einzige Schaltfläche Speichern unten bestätigt alle Änderungen. Es gibt kein automatisches Speichern: Wenn Sie mehrere Schalter ändern, speichern Sie vor dem Verlassen.

Alle Anwendungen aktivieren

Die blaue Karte oben (Alle Anwendungen aktivieren) steuert alle Schalter auf der Seite:

• Ein — wählt jeden verfügbaren Schalter (im Rahmen des Plans: HR und Produktion erscheinen nur mit Medium-Plan).
• Aus — hebt alles ab, was mit einem Klick deaktivierbar ist.

Wenn Sie einen einzelnen Schalter ändern, aktualisiert sich der Master automatisch: Er bleibt nur ein, wenn alle sichtbaren Apps ausgewählt sind. Praktisch nach dem Onboarding einer neuen Organisation oder beim Wechsel von Small zu Medium, wenn Sie zusätzliche Module sofort aktivieren möchten.

Anwendungsliste nach Gruppe

Nachfolgend jedes Modul im Nutzungskontext erklärt. Die Beschreibungen auf der Seite fassen dasselbe Konzept in einer Zeile zusammen.

Kalender

Kalender — einheitliche Ansicht von Aufgaben, Terminen, Opportunities, Angeboten und anderen zeitbezogenen Ereignissen. Deaktivieren blendet den globalen Kalender aus; einzelne Apps (z. B. Termine) können aktiv bleiben, aber ohne die zentrale Kalenderansicht.

Aktivitäten

• Aktivitäten — Basismodul für Aufgaben und Projekte (Workarea, Fristen, Zuweisungen). Es ist das operative Herz vieler Teams.
• Termine — Kalendertreffen mit Kunden, Partnern und Kollegen; verknüpft mit Kontakten und Vertrieb.
• Buchungen — Erfassung von Service-/Produktbuchungen, auch über öffentliche Formulare; an Katalog und Organisationsschließtage gebunden.

Sie können nur Aufgaben/Projekte behalten und Termine ausschalten, wenn Sie keine strukturierten Meetings führen — oder umgekehrt in kalenderorientierten Vertriebsteams.

Kontakte

Kontakte — Personen und Unternehmen der Organisation: Kunden, Lieferanten, Leads, Partner. Deaktivieren blendet den gesamten Kontakte-Bereich aus; Vertrieb und Tickets verlieren ohne Stammdaten den größten Teil ihres Nutzens — daher gut überlegen, bevor Sie abschalten.

Opportunities (Vertrieb)

• Vertrieb — Opportunity-Pipeline (Deals), Phasen, Wert und Abschlusswahrscheinlichkeit.
• Angebote — PDF-Angebotserstellung, Versand an den Kunden, Verknüpfung mit Deals und Katalog.
• Aufträge — bestätigte Verkaufsaufträge, aus Angebot oder neu.
• Produkte — Produktkatalog für Angebote, Aufträge und Buchungen.
• Dienstleistungen — Dienstleistungskatalog mit derselben Logik wie Produkte.

Jedes Untermodul ist unabhängig: Sie können nur Opportunities ohne Aufträge nutzen oder Angebote + Produkte ohne Dienstleistungen. Einige Premium-Funktionen des Plans können dennoch ein Upgrade erfordern, auch wenn die App aktiv ist (Badge-Icon bei einzelnen Menüeinträgen).

Marketing

• Kampagnen — Marketingkampagnen, Newsletter, Anzeigen und KPI-Überwachung.
• Formulare — öffentliche Formulare für Leads und Anfragen von außen; Basis für Kontaktaufnahme-Automatisierungen.

Support

• Tickets — interner und externer Helpdesk (auch per E-Mail oder Portal).
• Kundenportal — Self-Service-Bereich für Ihre Kunden (Tickets, Aufträge, konfigurierbare Inhalte).

Das Ausschalten des Portals löscht keine bereits erstellten Portalbenutzer, macht den Bereich aber unzugänglich, bis Sie reaktivieren.

Dokumente

• Dokumente — Wiki, Verfahren, interne Dokumente mit dynamischen Variablen.
• Notizen — kollaborative Notizen, verknüpft mit anderen Daten (Besprechungen, Termine).

HR, Produktion und Zeiterfassung

Diese Bereiche erscheinen nur mit dem Plan Medium oder höher.

• Anwesenheit — Stempeln und Anwesenheitsverwaltung des Personals (erfordert explizite Aktivierung).
• Schichten — Schichtplanung; stützt sich auf in Allgemein konfigurierte Standorte.
• Produktion — Produktionsüberwachung, Produzenten und Prozessprotokolle.
• Zeiterfassung (Timesheet) — Stunden auf Projekten, Deals, Tickets und Terminen mit konfigurierbarer Gruppierung. Mit Plan unter Medium erscheint nur das Badge-Icon ohne Schalter.

Premium-Plan und Anwendungen

Zwei Ebenen sind für diese Seite relevant:

• Small und höher — Zugriff auf die Seite Anwendungen und die Hauptschalter (Kalender, Aktivitäten, Kontakte, Vertrieb, Marketing, Support, Dokumente…).
• Medium und höher — erscheinen auch HR (Anwesenheit, Schichten), Produktion und der Schalter Zeiterfassung.

Auch bei aktiver App können einige interne Funktionen ein höheres Premium-Niveau erfordern (z. B. Aufträge oder Angebote im Small-Plan mit Limits): Dann zeigt Mokapen das Badge-Icon in Menüeinträgen, unabhängig vom Anwendungen-Schalter.

Der Premium-Plan gilt pro Organisation: Zwei Orgs desselben Kontos können unterschiedliche Anwendungskombinationen haben.

Anwendungsfälle

Nur operatives Team — Aktivitäten + Kontakte aktiv; Vertrieb, Marketing und Portal aus. Das Menü bleibt schlank für alle, die nur interne Projekte verwalten.

Vertriebs-Rollout — Zuerst Aktivitäten und Kontakte; nach Schulung Opportunities, Angebote und Produkte aktivieren, ohne HR anzufassen.

Support-Agentur — Tickets + Portal + Kontakte; Produktion und Schichten deaktiviert, weil ungenutzt.

Wechsel zu Medium — Nach Upgrade Anwesenheit, Schichten und Timesheet aktivieren; Standorte in Allgemein konfigurieren, bevor Schichten geplant werden.

Häufig gestellte Fragen

F: Löscht das Deaktivieren einer App Daten?

A: Nein. Daten bleiben gespeichert. Die App verschwindet aus dem Menü und niemand kann darauf zugreifen, bis Sie sie reaktivieren.

F: Warum sieht ein Benutzer eine App nicht, obwohl sie aktiv ist?

A: Prüfen Sie drei Ebenen: (1) Schalter in Anwendungen, (2) Organisationsrolle des Benutzers, (3) eventuelles Limit des Premium-Plans (Badge). Alle drei müssen den Zugriff erlauben.

F: Kann ich nur Angebote deaktivieren und Opportunities behalten?

A: Ja. In der Opportunities-Karte hat jedes Modul seinen eigenen Schalter (Vertrieb, Angebote, Aufträge, Produkte, Dienstleistungen).

F: Wer kann diese Seite ändern?

A: Nur der Eigentümer der Organisation. Mitglieder ändern nicht, welche Apps für alle aktiv sind.

F: Ich habe den Free-Plan: Warum sehe ich nur das Upgrade?

A: Anwendungsverwaltung ist ab Plan Small enthalten. Mit Free sehen Sie die Vorschau und die Schaltfläche zum Wechsel zu Small.

F: Ich finde Anwesenheit oder Schichten nicht bei den Schaltern

A: Sie sind nur mit Plan Medium oder höher sichtbar. Außerdem müssen Anwesenheit und Schichten explizit aktiviert werden: Standardmäßig sind sie auch auf Medium aus.

F: Ich deaktiviere Aktivitäten, aber Termine bleiben?

A: Ja, wenn der Termine-Schalter eingeschaltet bleibt. Es sind getrennte Module in derselben Karte. Um den gesamten operativen Block auszublenden, schalten Sie Aktivitäten, Termine und Buchungen aus.

F: Sind Änderungen sofort wirksam?

A: Nach Speichern aktualisiert sich beim nächsten Seitenladen das Menü für alle verbundenen Benutzer. Wer bereits einen Tab einer deaktivierten App offen hat, kann beim Aktualisieren einen Fehler oder Zugriff verweigert erhalten.