O guia do Mokapen

Aplicações

A página Aplicações permite-lhe escolher quais módulos Mokapen estão ativos para a sua organização: calendário, atividades, contatos, vendas, marketing, suporte, documentos, HR, produção e gestão do tempo. É o painel com o qual adapta o Mokapen ao processo real da equipe, ocultando áreas que não utilizam sem excluir nada.

Regra fundamental — desativar uma aplicação não exclui os dados já criados (tarefas, contatos, oportunidades, tickets…). Oculta-os do menu e bloqueia o acesso a todos os membros até reativar o módulo. Útil para simplificar a interface, pilotar uma implementação gradual ou desligar temporariamente um departamento.

Para quem acessa à organização consulte o guia Usuários e Equipes; para configurações gerais (localizações, fechamentos, perfil) o guia Geral.

Visão geral

Cada aplicação corresponde a uma ou mais entradas no menu principal e nas configurações da organização (Atividades, Contatos, Vendas, Tickets, HR…). O interruptor na página controla a visibilidade para toda a organização: não é uma preferência pessoal do usuário (essa está em Perfil → Preferências).

As aplicações estão agrupadas em cartões temáticos (Calendário, Atividades, Contatos, Oportunidades, Marketing, Suporte, Documentos, HR, Produção, Gestão do tempo). Cada linha tem nome, breve descrição e switch on/off.

No topo aparece também Ativar todas as aplicações: um interruptor master que seleciona ou desseleciona todos os switches visíveis de uma só vez (útil após um upgrade de plano ou para restaurar a configuração completa).

Onde se encontra e quem pode acessar

Abra o menu Organização (ícone edifício) → no menu lateral escolha Aplicações (ícone layer).

Apenas os Proprietários da organização podem abrir esta página e salvar alterações. Membros, Usuários e funções inferiores não veem a configuração de aplicações a nível de organização.

Plano necessário — para ver e modificar os interruptores é necessário pelo menos o plano Small. Com plano Gratuito a página mostra em alternativa um convite ao upgrade (plano Small) com pré-visualização da funcionalidade.

Após salvar, o Mokapen registra a atualização no Registro de atividade («Preferências da organização atualizadas»).

Como funcionam os interruptores

O Mokapen distingue dois comportamentos:

• Aplicações ativas por defeito (a maioria: Atividades, Contatos, Vendas, Tickets, Calendário, Agendamentos…) — estão ligadas até as desligar. Ao desativá-las, desaparecem do menu de todos.
• Aplicações opcionais (Presenças, Turnos, Produção, Gestão do tempo) — estão desligadas por defeito. Deve ativá-las explicitamente se o plano o permitir.

O que acontece ao desativar

• As entradas de menu e os atalhos ligados a essa app desaparecem para todos os usuários.
• Os controlos de acesso à app individual devolvem negativo: mesmo um Membro com função ampla não abre essa área.
• Os dados permanecem na banco de dados: ao reativar a app, tarefas, contatos e fichas voltam a ser visíveis.
• Automações, integrações e relatórios que dependem dessa app podem deixar de funcionar ou ficar incompletos enquanto o módulo estiver off.

Salvar — um único botão Salvar no final confirma todas as alterações. Não há salvo automático: se alterar vários switches, lembre-se de salvar antes de sair.

Ativar todas as aplicações

O cartão azul no topo (Ativar todas as aplicações) controla todos os interruptores da página:

• Ligado — seleciona cada switch disponível (no limite do plano: HR e Produção só aparecem com plano Medium).
• Desligado — desseleciona tudo o que é desativável com um clique.

Se modificar um switch individual, o master atualiza-se sozinho: permanece ligado apenas quando todas as apps visíveis estão selecionadas. Prático após o onboarding de uma nova organização ou quando passa de Small a Medium e quer ativar de imediato os módulos adicionais.

Lista de aplicações por grupo

Segue-se cada módulo explicado no contexto de utilização. As descrições na página resumem o mesmo conceito numa linha.

Calendário

Calendário — vista unificada de tarefas, agendamentos, oportunidades, orçamentos e outros eventos temporais. Desativá-lo oculta o calendário global; as apps individuais (ex. Agendamentos) podem permanecer ativas mas sem a vista de calendário centralizada.

Atividades

• Atividades — módulo base para tarefas e projetos (workarea, prazos, atribuições). É o núcleo operativo de muitas equipes.
• Agendamentos — encontros em calendário com clientes, parceiros e colegas; ligados a contatos e vendas.
• Reservas — registro de reservas de serviços/produtos, também a partir de formulários públicos; liga-se ao catálogo e aos dias de fechamento da organização.

Pode manter apenas Tarefas/Projetos e desligar Agendamentos se não faz reuniões estruturadas, ou o contrário em equipes comerciais orientadas ao calendário.

Contatos

Contatos — contatos (pessoas) e empresas da organização: clientes, fornecedores, leads, parceiros. Desativá-lo oculta toda a área Contatos; Vendas e Tickets perdem grande parte do sentido sem fichas mestras, por isso avalie bem antes de desligar.

Oportunidades (Vendas)

• Vendas — pipeline de oportunidades (deals), fases, valor e probabilidade de fecho.
• Orçamentos — criação de orçamentos PDF, envio ao cliente, ligação a deals e catálogo.
• Pedidos — pedidos de venda confirmadas, a partir de orçamento ou do zero.
• Produtos — catálogo de produtos para orçamentos, pedidos e reservas.
• Serviços — catálogo de serviços com a mesma lógica dos produtos.

Cada submódulo é independente: pode usar apenas Oportunidades sem Pedidos, ou Orçamentos + Produtos sem Serviços. Algumas funções Premium do plano podem exigir upgrade mesmo com a app ativa (ícone medalha em entradas de menu individuais).

Marketing

• Campanhas — campanhas de marketing, newsletters, anúncios e monitorização de KPI.
• Formulários (Form) — formulários públicos para leads e pedidos externos; base para automações de entrada de contatos.

Suporte

• Tickets — helpdesk interno e externo (também a partir de email ou portal).
• Portal de clientes — área self-service para os seus clientes (tickets, pedidos, conteúdos configuráveis).

Desligar o Portal não exclui os usuários do portal já criados, mas torna a área inacessível até reativar.

Documentos

• Documentos — wiki, procedimentos, documentos internos com variáveis dinâmicas.
• Notas — notas colaborativas ligadas a outros dados (reuniões, agendamentos).

HR, Produção e Gestão do tempo

Estas seções só aparecem com plano Medium ou superior.

• Presenças — picagens e gestão de presenças do pessoal (requer ativação explícita).
• Turnos — planificação de turnos; assenta nas Localizações configuradas em Geral.
• Produção — monitorização de produção, produtores e registros de processo.
• Gestão do tempo (Timesheet) — horas em projetos, deals, tickets e agendamentos com agrupamento configurável. Com plano inferior a Medium aparece apenas o ícone medalha sem switch.

Plano Premium e aplicações

Dois níveis contam para esta página:

• Small e superiores — acesso à página Aplicações e aos interruptores principais (Calendário, Atividades, Contatos, Vendas, Marketing, Suporte, Documentos…).
• Medium e superiores — aparecem também HR (Presenças, Turnos), Produção e o switch de Gestão do tempo.

Mesmo com a app ativa, algumas funções internas podem exigir um nível Premium mais alto (ex. Pedidos ou Orçamentos em plano Small com limites): nesse caso o Mokapen mostra o ícone medalha nas entradas de menu, independentemente do switch Aplicações.

O plano Premium é por organização: duas org da mesma conta podem ter combinações de aplicações diferentes.

Casos de utilização

Equipe só operacional — Atividades + Contatos ativas; Vendas, Marketing e Portal desligados. O menu mantém-se leve para quem gere apenas projetos internos.

Implementação comercial — Primeiro Atividades e Contatos; após formação ativam-se Oportunidades, Orçamentos e Produtos sem tocar em HR.

Agência de suporte — Tickets + Portal + Contatos; Produção e Turnos desativados porque não são utilizados.

Passagem a Medium — Após upgrade ativam-se Presenças, Turnos e Timesheet; configuram-se as localizações em Geral antes de planificar os turnos.

Perguntas frequentes

P: Desativar uma app exclui os dados?

R: Não. Os dados permanecem salvos. A app desaparece do menu e ninguém pode acessar até a reativar.

P: Porque é que um usuário não vê uma app mesmo estando ativa?

R: Verifique três níveis: (1) switch em Aplicações, (2) função organizacional do usuário, (3) eventual limite do plano Premium (medalha). Os três devem permitir o acesso.

P: Posso desativar apenas Orçamentos mas manter Oportunidades?

R: Sim. No cartão Oportunidades cada módulo tem o seu próprio switch (Vendas, Orçamentos, Pedidos, Produtos, Serviços).

P: Quem pode modificar esta página?

R: Apenas o Proprietário da organização. Os Membros não alteram quais apps estão ativas para todos.

P: Tenho plano Gratuito: porque vejo apenas o upgrade?

R: A gestão de aplicações está incluída a partir do plano Small. Com Free vê a pré-visualização e o botão para passar a Small.

P: Não encontro Presenças ou Turnos nos switches

R: Só são visíveis com plano Medium ou superior. Além disso, Presenças e Turnos devem ser ativados explicitamente: por defeito estão desligados mesmo em Medium.

P: Desativo Atividades mas os Agendamentos permanecem?

R: Sim, se o switch Agendamentos permanecer ligado. São módulos separados no mesmo cartão. Para ocultar todo o bloco operacional, desligue Atividades, Agendamentos e Reservas.

P: As alterações são imediatas?

R: Após Salvar, no próximo carregamento da página o menu atualiza-se para todos os usuários ligados. Quem já tenha aberta uma ficha de uma app desativada pode receber erro ou acesso negado ao atualizar.