O guia do Mokapen

Integrações

As integrações ligam o Mokapen às aplicações que já utiliza — calendário, agenda de contatos, e-mail, armazenamento na nuvem, comércio eletrônico, faturamento, marketing, mensagens — para que os dados circulem no CRM sem cópias manuais, exportações para planilhas ou dupla digitação. Um contato criado no site, uma marcação no calendário, uma pedido da loja online ou um arquivo no Drive pode acabar no registro certo no Mokapen, e vice-versa.

Esta página é a visão geral: o que são as integrações, quando convém usá-las, que vantagens trazem à equipe e como orientar-se na área Integrações. Para cada aplicação ligável existe (ou existirá) um guia dedicado com os passos concretos de ligação e configuração — por exemplo, Google Calendar, Google Contacts e Google Drive já têm a sua própria página.

O que são e como funcionam

Uma integração não substitui a aplicação externa: cria uma ponte autorizada entre a sua conta (Google, Microsoft, Shopify, etc.) e a sua organização Mokapen. Decide o que sincronizar, em que direção e com que regras; o Mokapen executa o alinhamento em segundo plano ou ao salvar, consoante o tipo de integração.

Pontos-chave do modelo Mokapen:

• Por organização — cada ligação vale dentro da org em que trabalha. Mude de org → verifique quais integrações estão ativas aí.
• Por usuário que liga — normalmente quem clica em «Ligar» autoriza a sua própria conta externa. Na página vê Conta ligada (e-mail do serviço) e quem criou a ligação.
• Compartilha opcional — algumas integrações (ex. armazenamento na nuvem) permitem que outros membros da equipe usem a mesma ligação, sem que cada um volte a entrar.
• Estados visíveis — Ligado, Sincronização em curso, Erro: repara de imediato se algo falhar.
• Desligar — pode revogar a ponte no Mokapen a qualquer momento. Ao desligar, o Mokapen mostra frequentemente uma janela em que escolhe se conserva na org os dados já importados (permanecem no CRM mas deixam de sincronizar) ou os remove do Mokapen. Os dados no serviço externo (Google, etc.) normalmente não são apagados automaticamente.

As integrações complementam os módulos do CRM (contatos, marcações, negócios, tickets, pedidos…) e as Automatizações: muitas ações automáticas (envio de e-mail, leitura de folhas, SMS) exigem que a integração correspondente esteja ativa e válida.

Vantagens para a equipe

• Um só sítio para trabalhar — o comercial vê no contato e-mails, marcações e negócios sem abrir cinco separadores.
• Menos erros — sem CSV esquecidos nem contatos escritos duas vezes com dados diferentes.
• Histórico coerente — tickets, negócios e anexos permanecem ligados ao mesmo registro.
• Tempo poupado — sincronização automática ou a pedido em vez de exportar/importar semanalmente.
• Automatizações possíveis — com dados atualizados no Mokapen, fluxos e regras partem de informação real.
• Escalabilidade — novo colega: liga as suas apps ou usa uma conta compartilhada onde previsto, sem reconstruir todo o CRM.

Onde encontrar a área Integrações

Dentro da organização, abra o menu de usuário e escolha Integrações. Aparece uma grelha com todas as apps disponíveis para o seu plano: cada cartão mostra nome, breve descrição e estado (ativa ou em breve).

Ao clicar num cartão entra na página da integração: aí encontra o botão para ligar a conta, configurações de sincronização, Salvar / Sincronizar / Desligar. Nem todas as integrações têm as mesmas opções — calendário, agenda e nuvem têm telas diferentes porque fazem coisas diferentes.

Algumas integrações requerem um plano superior (ícone de medalha): sem o plano adequado pode ler a descrição mas não concluir a ligação.

Tipos de integração no Mokapen

O Mokapen agrupa as integrações por área funcional. Resumo do que servem:

• Calendário — alinha marcações Mokapen com calendários externos (Google Calendar, Outlook Calendar). Ideal para reuniões com clientes e agenda compartilhada.
• Agenda e vendas — sincroniza contatos (Google Contacts, Outlook Contacts, enriquecimento de dados, LinkedIn…). Liga o CRM à agenda que usa no dia a dia.
• Armazenamento na nuvem — anexe e salve arquivos do Google Drive, OneDrive, etc. diretamente a partir dos registros do CRM.
• Comunicação — e-mail (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: mensagens ligadas a contatos e usadas pelas automatizações. Para Gmail, Microsoft 365 e os outros fornecedores, os passos a fazer também fora do Mokapen estão mais abaixo.
• Marketing — listas e campanhas (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): contatos e estatísticas alinhados com o CRM.
• Comércio eletrônico — Shopify, WooCommerce: produtos, pedidos e clientes no fluxo de vendas Mokapen.
• Faturamento — ex. Fatture in Cloud: dados mestre, produtos, orçamentos e pedidos coerentes entre sistemas.
• Publicidade e reuniões — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: dados de campanhas ou participantes onde o conector o prevê.

A lista efetiva depende do plano e das apps ativadas para a sua org: nem todos os itens estão disponíveis para todos.

Ligar uma conta (em geral)

O fluxo é sempre semelhante, independentemente do fornecedor:

1. Abra a página da integração no Mokapen.
2. Prima o botão para ligar (Entrar com…, Sincronizar…, Ligar conta…).
3. É redirecionado para o site do fornecedor (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Inicie sessão com a conta que pretende usar — pode ser diferente do e-mail com que entra no Mokapen.
5. Leia o que o Mokapen pede permissão para fazer e confirme com Permitir / Autorizar.
6. Volta ao Mokapen: aparecem configurações e botões de sincronização.

Se não aceitar as permissões, a ligação não se completa: o Mokapen não pode ler nem escrever dados nesse serviço. Automatizações e funções que dependem dessa app permanecem bloqueadas até autorizar.

Após a primeira ligação, o Mokapen pode renovar o acesso automaticamente. Se alterar a senha, revogar a app no painel do fornecedor ou a sessão expirar, no Mokapen surge frequentemente uma mensagem de ligação expirada: desligue e volte a ligar.

Desligar uma integração

Ao premir Desligar numa página de integração abre-se uma confirmação. Além de escrever a palavra pedida, muitas integrações perguntam o que fazer com os dados já no Mokapen:

• Conservar no Mokapen (opção predefinida onde exista) — contatos, marcações, anexos ou outros registros importados permanecem no CRM, mas a ligação ao serviço externo é interrompida: não há mais sincronização bidirecional até voltar a ligar.
• Remover do Mokapen — ao desmarcar as caixas «Conservar» ou ativar o interruptor de remoção, o Mokapen exclui da org os registros ou referências ligados a essa sincronização (ex. contatos importados do Google, ligações de anexos Drive). Não é uma exclusão em massa no Google / Microsoft / nuvem externa: aí os dados permanecem salvo exclusão manual.

As opções variam consoante o tipo de integração — ex. Google Contacts distingue contatos e empresas; Google Drive propõe remover apenas as ligações no Mokapen. Leia sempre a janela antes de confirmar, sobretudo se mudar de conta ou org.

Permissões e privacidade

Cada fornecedor mostra uma lista do que o Mokapen poderá fazer (ler calendário, gerir contatos, acessar a arquivos criados pela app, enviar e-mail…). O Mokapen pede apenas as permissões necessárias para essa integração — não um acesso genérico a toda a conta se não for preciso.

No Mokapen, além das permissões do fornecedor, encontra frequentemente:

• Visibilidade — contatos ou dados importados visíveis a toda a org ou só a si.
• Compartilha de ligação — permitir que outros usuários usem a sua conta ligada (onde suportado).
• Autorização explícita — em algumas sincronizações (ex. agenda) uma caixa «Autorizo a cópia dos dados…» a marcar antes de sincronizar.

Combine estas escolhas com os papéis e permissões Mokapen: um usuário sem permissão sobre contatos não gere registros que não pode ver de qualquer forma.

Direção da sincronização

Muitas integrações (calendário, agenda, listas de marketing) permitem escolher para onde viajam os dados:

• Só para o Mokapen — a app externa alimenta o CRM; alterações no Mokapen não voltam atrás.
• Só para a app externa — o Mokapen envia os dados (ex. contatos criados no CRM para a agenda na nuvem).
• Ambas as direções — atualizações num sistema refletem-se no outro, com regras sobre duplicados e conflitos onde previsto.

Outros conectores (arquivos, alguns e-mails) funcionam de forma mais «operacional»: anexar, salvar, enviar — sem sincronização bidirecional contínua de registros mestre.

Após cada alteração de configurações use Salvar e, onde exista, Sincronizar para aplicar as regras.

Casos de uso típicos

Vendas e CRM

• Importar a agenda Google ou Outlook para o CRM e manter clientes alinhados.
• Ligar comércio eletrônico: pedido online → contato + oportunidade no Mokapen.
• Faturamento: orçamento no Mokapen coerente com documento no sistema de gestão.

Operações e agenda

• Reunião no Google Calendar → marcação no Mokapen com participantes e ligação ao registro do cliente.
• Marcação criada no Mokapen → evento no celular do comercial.
• Anexos de contrato no Drive ligados ao negócio, acessíveis à equipe.

Suporte e comunicação

• E-mail IMAP ligado ao contato: histórico de conversas no registro. No Microsoft 365 e no Google Workspace o administrador do domínio tem de ter ativado a caixa; caso contrário, entrar no Mokapen não chega.
• SMS ou WhatsApp a partir de automatização em gatilho de ticket ou negócio.

Marketing

• Subscrição de newsletter → contato no Mokapen com etiqueta e campanha rastreada.
• Abertura de e-mail de campanha Mailchimp → atividade visível no contato CRM.

O fluxo ideal também está descrito em Começar com o Mokapen: e-mail → contato → tarefa → negócio → orçamento, com integrações que evitam saltar entre apps.

Integrações e automatizações

As automatizações podem enviar e-mail, SMS, ler folhas Google ou Excel online, criar tickets a partir de formulários — mas só se a integração relacionada estiver ativa no Proprietário do fluxo ou na org. Um passo «Enviar e-mail» falha se a conta SMTP não estiver ligada (como ligá-la, incluindo quando um administrador Google ou Microsoft tem de agir primeiro, está na seção Email); «Ler Google Sheet» sem conta Google válida, idem.

Antes de colocar um fluxo em produção, verifique integrações e permissões de usuário. Detalhe das ações: Automatizações → Ações ligadas às integrações.

Email: ler o correio (IMAP) e enviar (SMTP)

Liga a caixa a partir de Integrações → Email. Não é um login «Entrar com Google» ou «Entrar com Microsoft» como o calendário. Para Gmail, Outlook.com, Yahoo e iCloud, o Mokapen pede o endereço e uma senha, e essa senha quase nunca é a do site. Uma caixa de trabalho no Microsoft 365 segue outro caminho, o botão Connect with Microsoft Office 365, e o administrador do tenant tem de agir primeiro. Se saltar isso, a Microsoft recusa a app e o Mokapen mostra «A Microsoft não autorizou esta caixa de correio».

O Mokapen não copia os e-mails para os seus próprios servidores. Lê-os e envia-os através do seu fornecedor, em direto, e mostra o fio num registro de contato ou empresa só quando o endereço coincide. A ligação só funciona se esse fornecedor aceitar o Mokapen. Host, porta e encriptação dos fornecedores da lista são preenchidos pelo Mokapen. Só os digita se escolher Outra conta de e-mail.

Abra Email e prima Sincronizar Email. A leitura está disponível a partir do plano Medium (até 3 caixas) e do plano Large (até 10). Sem o plano adequado, ou acima desse número, o botão abre o upgrade em vez do formulário. Depois de a caixa estar ligada, o mesmo cartão tem um interruptor Enviar (SMTP): é o que ativa respostas, reencaminhamentos, automatizações e sequências. O interruptor é do plano Large. Quem ligou a caixa pode partilhá-la com toda a organização ou com colegas individuais; os outros usam-na sem voltar a entrar.

Existe também uma página Email SMTP. Se a leitura já estiver ligada, o fornecedor e o endereço aí permanecem iguais e não se podem alterar. Para Gmail, Outlook.com, Yahoo, iCloud e uma conta personalizada, a senha de envio é a mesma da leitura. Para Microsoft 365 não volta a entrar com senha: o envio reutiliza o consentimento da Microsoft, como descrito abaixo.

Microsoft 365 e Office 365 (caixa de trabalho)

Uma caixa @empresa no Microsoft 365 não se liga com e-mail e senha, e não escolhe Outlook. Essa entrada é Outlook.com e Hotmail, o correio pessoal. Para o trabalho, escolha Office 365 e prima Connect with Microsoft Office 365. Inicie sessão com a conta de trabalho, a que usa para o Outlook na web, não com uma conta Microsoft pessoal.

Antes desse clique, o administrador do Microsoft 365 tem de preparar o tenant. Se não o fizer, a janela da Microsoft fecha-se com uma recusa (muitas vezes «Need admin approval») e o Mokapen mostra o mesmo aviso que vê na página. Não é uma senha errada. As três coisas a pedir-lhe são as mesmas que o Mokapen lista ao lado do botão.

Atribuir-lhe a app Mokapen CRM. No Microsoft Entra (o portal de identidades, antes Azure Active Directory) o admin abre Enterprise applications, encontra Mokapen CRM, abre Users and groups e adiciona o seu usuário. Em alternativa desativa Assignment required nessa app: então qualquer pessoa no tenant pode ligar, sem uma atribuição nominativa. Se a atribuição for obrigatória e não estiver na lista, a Microsoft bloqueia o login mesmo com a senha correta.

Consentimento de administrador para IMAP e para Mail.Send. Quando prima Ligar, a Microsoft pede permissão para ler o correio via IMAP (IMAP.AccessAsUser.All) e para enviar através do Microsoft Graph (Mail.Send). Em muitos tenants um usuário normal não pode aceitá-los sozinho. O admin concede o consentimento de administrador na mesma app Mokapen CRM. Sem esse consentimento a ligação não se conclui.

IMAP ativado na caixa. Nas caixas novas o IMAP já está ligado. Se alguém o desligou, o consentimento da Microsoft não chega e a leitura não começa. O admin volta a ligá-lo no centro de administração do Exchange (admin.exchange.microsoft.com): Recipients → Mailboxes → a sua caixa → General → Manage email apps settings → IMAP enabled. O mesmo interruptor está no centro de administração do Microsoft 365 (admin.microsoft.com): Users → Active users → a pessoa → Mail → Manage email apps. O envio a partir do Mokapen não passa pelo SMTP autenticado do tenant: usa o Microsoft Graph (Mail.Send). Não peça ao admin para reativar Authenticated SMTP só para o Mokapen. Se a caixa esteve ligada no passado e o envio falha com um pedido para a religar, volte a Integrações e prima outra vez Connect with Microsoft Office 365: a ligação antiga não tem a permissão Mail.Send.

Após o consentimento, no cartão da caixa ative Enviar (SMTP) e prima Sincronizar. O Mokapen reutiliza o login Microsoft que acabou de concluir. Não pede uma senha e não o envia para a página SMTP para voltar a entrar. A partir daí a caixa pode ser usada para escrever a partir do CRM, para automatizações e para o pool de remetentes das sequências.

Gmail e Google Workspace

A Google não aceita a senha com que abre o Gmail. No Mokapen escolha Gmail, introduza o endereço e, no campo da senha, uma senha de aplicação. Cria-a a partir da conta Google depois de ativar a verificação em 2 passos. Os passos são os da Google: app passwords. É uma cadeia que não é a sua senha real. Se a revogar na Google, o Mokapen deixa de ler a caixa: crie outra e cole-a de novo, tanto para leitura como quando ativar Enviar (SMTP).

Antes da senha, o IMAP tem de estar ligado no Gmail. Abra o Gmail na web, a engrenagem → See all settings → Forwarding and POP/IMAP → Enable IMAP → Save changes. Se essa opção faltar ou estiver bloqueada, o administrador do domínio desligou-a.

Com um endereço de trabalho no Google Workspace (não @gmail.com) a ligação depende da consola de administração, não de uma configuração do Mokapen. O admin abre Apps → Google Workspace → Gmail → End user access e, em POP and IMAP access, ativa o IMAP para os usuários (Enable IMAP access for all users). Pode fazê-lo para toda a organização ou só para a sua unidade organizacional. O guia da Google é Turn POP and IMAP on or off.

Nessa mesma configuração a Google pode limitar o IMAP a uma lista de IDs de clientes OAuth. Se o admin só permitir esses clientes, o Mokapen não consegue ligar: esta página não faz «Entrar com Google», usa o e-mail e uma senha de aplicação. Uma lista só de clientes OAuth exclui esse método. O admin tem de deixar o IMAP utilizável por clientes que se autenticam com senha de aplicação, e tem de deixar as pessoas gerá-las. Se a organização desativou as senhas de aplicação, a Google não as oferece e não há outro botão no Mokapen que contorne o bloqueio.

Quando a leitura e o envio estão ligados, ative Enviar (SMTP) e sincronize. O Mokapen testa o envio com a mesma senha de aplicação. Se a Google recusar, costuma ser a senha da conta em vez da de aplicação, o IMAP está desligado, ou o Workspace restringiu os clientes.

Outlook.com e Hotmail

Escolha Outlook, não Office 365. É para endereços outlook.com, hotmail.com e live.com. Introduza o endereço e a senha da conta. Se tiver verificação em 2 passos, a Microsoft rejeita muitas vezes a senha do site e quer uma senha de aplicação: cria-a a partir da sua conta Microsoft e cola-a no Mokapen. Se o login falhar, siga Microsoft app passwords e tente de novo. Use a mesma senha quando ativar Enviar (SMTP).

Esta entrada não passa pelo administrador do Exchange. Se a caixa for de trabalho e o domínio estiver no Microsoft 365, uma senha de aplicação do Outlook.com não desbloqueia o tenant: volte a Microsoft 365 e faça o admin ligar a app Mokapen CRM.

Yahoo, iCloud e outra conta de e-mail

Yahoo não aceita a senha do site. Na página de segurança da conta gera uma senha de aplicação e usa-a no Mokapen, para ler e para enviar. Os passos estão na página da Yahoo: Yahoo app passwords. Se a Yahoo tiver a verificação em 2 passos desligada, muitas vezes não deixa criar essa senha: ative-a primeiro.

iCloud funciona da mesma forma. No ID Apple ativa a verificação em 2 passos e gera uma senha específica da app. Não é a senha do ID Apple nem o código do dispositivo. A Apple explica como criá-la em App-specific passwords. Se o ID Apple for gerido por uma empresa ou escola (Apple Business Manager, ou um perfil que proíbe senhas de aplicação), só esse administrador pode desbloquear a criação. O Mokapen não tem «Entrar com Apple» nesta página.

Outra conta de e-mail é o servidor da empresa, o hosting ou um fornecedor que não está na lista. Não há um portal único. Peça a quem gere o correio três valores para a leitura e três para o envio: host, porta e encriptação (SSL, TLS ou STARTTLS), mais se precisa de uma senha diferente do webmail. No Mokapen escolha Outra conta de e-mail e preencha-os. Se o fornecedor desligou o IMAP ou o envio autenticado, o login falha até os voltar a ligar: não há uma configuração do Mokapen que o contorne. Quando ativa Enviar (SMTP) neste tipo de caixa, o Mokapen pede de novo o host, a porta e a encriptação de envio, porque não os consegue adivinhar a partir do nome de domínio.

Se depois de ligar a Google, a Microsoft ou o fornecedor revogar a senha ou o consentimento, a caixa no Mokapen passa a erro. Desligue-a e volte a ligá-la. Para Microsoft 365, prima Connect with Microsoft Office 365 outra vez só depois de o admin ter confirmado a atribuição, o consentimento e o IMAP ativado.

Guias dedicados por app

Para a ligação passo a passo e as configurações específicas, abra o guia da integração de que precisa:

• Google Calendar — marcações e calendário.
• Google Contacts — agenda de contatos.
• Google Drive — anexos e arquivo de arquivos.
• Microsoft Outlook Calendar — marcações e calendário Outlook.
• Microsoft Outlook Contacts — agenda Outlook.
• OneDrive — anexos e arquivo cloud Microsoft.
• MailerLite — contatos e listas.
• MailerLite campanhas — campanhas enviadas e ações dos contatos.
• MailChimp — audience e subscritores.
• MailChimp campanhas — campanhas enviadas e ações dos contatos.
• Brevo — contatos, sync bidirecional.
• Brevo campanhas — campanhas enviadas, aberturas e cliques, webhook.
• MailUp — contatos, sync bidirecional.
• MailUp campanhas — newsletters enviadas; após os novos envios é preciso premir Sincronizar.
• Klaviyo — contatos, sync bidirecional.
• ActiveCampaign campanhas — campanhas enviadas e ações dos contatos.
• Zoho Campaigns — campanhas enviadas.
• Shopify — produtos, contatos e pedidos da loja.
• WooCommerce — produtos, contatos e pedidos da loja.
• Fatture in Cloud — empresas, produtos, serviços, orçamentos e pedidos fiscais.
• SMS — envio SMS a contatos, em manual ou por automatização.
• WhatsApp Business — mensagens WhatsApp ligadas ao CRM.
• Google Ads — leads e campanhas publicitárias.
• Facebook Ads — leads e campanhas publicitárias.
• LinkedIn Ads — leads e campanhas publicitárias.
• Zoom — registrados nos webinars como contatos. Não é a videochamada da marcação.
• Fireflies, Fathom, MeetGeek, tl;dv, Grain, Read.ai, Jamie — transcrições das calls em documentos ou notas.
• Slack — avisos no canal e tasks criadas pelo comando.
• 3CX — popup de contato, notas de chamada e click-to-call.
• Zapier — outras apps via token API, sem OAuth no Mokapen.
• Extensões Chrome — Gmail, Outlook web e LinkedIn. Não é a sync da caixa.
• Dados societários — fichas de empresas.

O correio IMAP e SMTP (Gmail, Outlook.com, Microsoft 365, Yahoo, iCloud) está neste mesmo guia, seção Email, não numa página à parte.

Problemas comuns (todas as integrações)

• Ligação expirada — desligue no Mokapen e volte a ligar aceitando todas as permissões.
• Sincronização bloqueada em «em curso» — aguarde; em agendas grandes pode demorar minutos. Se não terminar, desligue e volte a ligar.
• Duplicados — muitas vezes primeira sincronização sem regras de e-mail ou dupla ligação do mesmo serviço com contas diferentes. Use regras anti-duplicados onde previsto e a ferramenta Duplicados na agenda.
• Dados em falta — verifique direção de sincronização, visibilidade «só eu», permissões de papel Mokapen e que a conta ligada é a correta (e-mail mostrado na página).
• Automatização falhada — verifique a integração do Proprietário do fluxo e o histórico de passos em Automatizações.

Sugestões para a equipe

• Decida quem liga o quê (ex. uma conta de calendário team@, um Drive empresarial) e documente internamente.
• Ligue as integrações antes de importações em massa ou go-live de automatizações.
• Teste em org ou dados de teste quando a sincronização for invasiva (agenda completa, calendário anual).
• Alinhe e-mails de participantes / organizadores quando usar conta Mokapen diferente da conta de calendário na nuvem.
• Revise periodicamente integrações inativas ou usuários que saíram da org — desligue o que já não for necessário.
• Mokapen AI e relatórios trabalham com dados já no Mokapen: sincronização regular = assistente e painéis úteis.