Руководство Mokapen

Интеграции

Интеграции связывают Mokapen с приложениями, которые вы уже используете — календарём, адресной книгой, почтой, облачным хранилищем, электронной коммерцией, выставлением счетов, маркетингом, мессенджерами — чтобы данные попадали в CRM без ручного копирования, экспорта в таблицы и двойного ввода. Контакт, созданный на сайте, встреча в календаре, заказ из интернет-магазина или файл на Drive может оказаться в нужной записи Mokapen и наоборот.

Эта страница — общий обзор: что такое интеграции, когда их использовать, какие преимущества они дают команде и как ориентироваться в разделе Интеграции. Для каждого подключаемого приложения есть (или будет) отдельное руководство с конкретными шагами подключения и настройки — например, у Google Calendar, Google Contacts и Google Drive уже есть свои страницы.

Что это такое и как работает

Интеграция не заменяет внешнее приложение: она создаёт авторизованный мост между вашей учётной записью (Google, Microsoft, Shopify и т. д.) и вашей организацией Mokapen. Вы решаете, что синхронизировать, в каком направлении и по каким правилам; Mokapen выполняет выравнивание в фоне или при сохранении, в зависимости от типа интеграции.

Ключевые моменты модели Mokapen:

• На уровне организации — каждое подключение действует в org, в которой вы работаете. Сменили org → проверьте, какие интеграции там активны.
• На уровне подключающего пользователя — обычно тот, кто нажимает «Подключить», авторизует свою внешнюю учётную запись. На странице видны Подключённая учётная запись (email сервиса) и кто создал подключение.
• Необязательный общий доступ — некоторые интеграции (например, облачное хранилище) позволяют другим участникам команды использовать то же подключение, без повторного входа каждого.
• Видимые статусы — Подключено, Синхронизация выполняется, Ошибка: сразу видно, если что-то не так.
• Отключение — мост можно отозвать в Mokapen в любой момент. При отключении Mokapen часто показывает окно, где вы выбираете, сохранить уже импортированные данные в org (они остаются в CRM, но больше не синхронизируются) или удалить их из Mokapen. Данные во внешнем сервисе (Google и т. д.) обычно не удаляются автоматически.

Интеграции дополняют модули CRM (контакты, встречи, сделки, тикеты, заказы…) и Автоматизации: многие автоматические действия (отправка email, чтение таблиц, SMS) требуют, чтобы соответствующая интеграция была активна и действительна.

Преимущества для команды

• Одно место для работы — менеджер видит на контакте письма, встречи и сделки, не открывая пять вкладок.
• Меньше ошибок — без забытых CSV и контактов, введённых дважды с разными данными.
• Согласованная история — тикеты, сделки и вложения остаются связаны с одной записью.
• Экономия времени — автоматическая или по запросу синхронизация вместо еженедельного экспорта/импорта.
• Возможны автоматизации — при актуальных данных в Mokapen процессы и правила работают с реальной информацией.
• Масштабируемость — новый коллега: подключает свои приложения или использует общую учётную запись, где предусмотрено, без перестройки всего CRM.

Где найти раздел Интеграции

Внутри организации откройте меню пользователя и выберите Интеграции. Появится сетка со всеми приложениями, доступными для вашего тарифа: каждая карточка показывает название, краткое описание и статус (активно или скоро).

При нажатии на карточку открывается страница интеграции: там кнопка подключения учётной записи, настройки синхронизации, Сохранить / Синхронизировать / Отключить. Не у всех интеграций одинаковые опции — календарь, адресная книга и облако имеют разные экраны, потому что выполняют разные задачи.

Некоторые интеграции требуют тариф выше (значок медали): без подходящего тарифа можно прочитать описание, но нельзя завершить подключение.

Типы интеграций в Mokapen

Mokapen группирует интеграции по функциональной области. Кратко, для чего они нужны:

• Календарь — согласует встречи Mokapen с внешними календарями (Google Calendar, Outlook Calendar). Идеально для встреч с клиентами и общего расписания.
• Адресная книга и продажи — синхронизирует контакты (Google Contacts, Outlook Contacts, обогащение данных, LinkedIn…). Связывает CRM с адресной книгой, которой вы пользуетесь каждый день.
• Облачное хранилище — прикрепляйте и сохраняйте файлы из Google Drive, OneDrive и т. д. прямо из записей CRM.
• Коммуникации — email (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: сообщения, связанные с контактами и используемые автоматизациями. Для Gmail, Microsoft 365 и остальных провайдеров шаги, которые нужно сделать также вне Mokapen, ниже.
• Маркетинг — списки и кампании (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): контакты и статистика согласованы с CRM.
• Электронная коммерция — Shopify, WooCommerce: товары, заказы и клиенты в процессе продаж Mokapen.
• Выставление счетов — напр. Fatture in Cloud: справочники, товары, предложения и заказы согласованы между системами.
• Реклама и встречи — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: данные кампаний или участников там, где это предусмотрено коннектором.

Фактический список зависит от тарифа и приложений, включённых для вашей org: не все пункты доступны всем.

Подключение учётной записи (в общем)

Процесс всегда похож, независимо от провайдера:

1. Откройте страницу интеграции в Mokapen.
2. Нажмите кнопку подключения (Войти через…, Синхронизировать…, Подключить учётную запись…).
3. Вы будете перенаправлены на сайт провайдера (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Войдите с учётной записью, которую хотите использовать — она может быть другой, чем email для входа в Mokapen.
5. Прочитайте, какие разрешения запрашивает Mokapen, и подтвердите Разрешить / Авторизовать.
6. Вы возвращаетесь в Mokapen: появляются настройки и кнопки синхронизации.

Если вы не примете разрешения, подключение не завершится: Mokapen не сможет читать или записывать данные в этом сервисе. Автоматизации и функции, зависящие от этого приложения, останутся заблокированными, пока вы не авторизуете.

После первого подключения Mokapen может автоматически продлевать доступ. Если вы смените пароль, отзовёте приложение в панели провайдера или истечёт сессия, в Mokapen часто появляется сообщение об истёкшем подключении: отключите и подключите снова.

Отключение интеграции

При нажатии Отключить на странице интеграции открывается подтверждение. Помимо ввода требуемого слова, многие интеграции спрашивают, что делать с данными, уже находящимися в Mokapen:

• Сохранить в Mokapen (вариант по умолчанию, где предусмотрен) — контакты, встречи, вложения или другие импортированные записи остаются в CRM, но связь с внешним сервисом прерывается: двусторонней синхронизации больше нет, пока вы не подключите снова.
• Удалить из Mokapen — сняв галочки «Сохранить» или включив переключатель удаления, Mokapen удаляет из org записи или ссылки, связанные с этой синхронизацией (напр. контакты, импортированные из Google, ссылки на вложения Drive). Это не массовое удаление во внешнем Google / Microsoft / облаке: там данные остаются, если вы не удалите их вручную.

Опции различаются по типу интеграции — напр. Google Contacts различает контакты и компании; Google Drive предлагает удалить только ссылки в Mokapen. Всегда читайте окно перед подтверждением, особенно при смене учётной записи или org.

Разрешения и конфиденциальность

Каждый провайдер показывает список того, что Mokapen сможет делать (читать календарь, управлять контактами, получать доступ к файлам, созданным приложением, отправлять email…). Mokapen запрашивает только разрешения, необходимые для этой интеграции — не общий доступ ко всей учётной записи, если это не требуется.

В Mokapen, помимо разрешений провайдера, часто есть:

• Видимость — импортированные контакты или данные видны всей org или только вам.
• Общий доступ к подключению — разрешить другим пользователям использовать вашу подключённую учётную запись (где поддерживается).
• Явное разрешение — для некоторых синхронизаций (напр. адресная книга) флажок «Я разрешаю копирование данных…» перед синхронизацией.

Сочетайте эти настройки с ролями и разрешениями Mokapen: пользователь без доступа к контактам всё равно не управляет записями, которые не может видеть.

Направление синхронизации

Многие интеграции (календарь, адресная книга, маркетинговые списки) позволяют выбрать, в каком направлении идут данные:

• Только в Mokapen — внешнее приложение питает CRM; изменения в Mokapen не возвращаются обратно.
• Только во внешнее приложение — Mokapen отправляет данные (напр. контакты, созданные в CRM, в облачную адресную книгу).
• Оба направления — обновления в одной системе отражаются в другой, с правилами для дубликатов и конфликтов, где предусмотрено.

Другие коннекторы (файлы, некоторые email) работают более «операционно»: прикрепить, сохранить, отправить — без непрерывной двусторонней синхронизации мастер-записей.

После каждого изменения настроек используйте Сохранить и, где доступно, Синхронизировать, чтобы применить правила.

Типичные сценарии использования

Продажи и CRM

• Импорт адресной книги Google или Outlook в CRM и поддержание согласованности клиентов.
• Подключение электронной коммерции: онлайн-заказ → контакт + возможность в Mokapen.
• Выставление счетов: предложение в Mokapen согласовано с документом в учётной системе.

Операции и календарь

• Встреча в Google Calendar → встреча в Mokapen с участниками и ссылкой на запись клиента.
• Встреча, созданная в Mokapen → событие на телефоне менеджера.
• Вложения договора на Drive, связанные со сделкой, доступные команде.

Поддержка и коммуникации

• IMAP email, связанный с контактом: история переписки в записи. На Microsoft 365 и Google Workspace администратор домена должен заранее включить ящик, иначе входа в Mokapen недостаточно.
• SMS или WhatsApp из автоматизации по триггеру тикета или сделки.

Маркетинг

• Подписка на рассылку → контакт в Mokapen с тегом и отслеживаемой кампанией.
• Открытие email кампании Mailchimp → активность видна на контакте CRM.

Идеальный процесс также описан в Начало работы с Mokapen: email → контакт → задача → сделка → предложение, с интеграциями, которые избавляют от переключения между приложениями.

Интеграции и автоматизации

Автоматизации могут отправлять email, SMS, читать таблицы Google или Excel Online, создавать тикеты из форм — но только если связанная интеграция активна у Владельца процесса или в org. Шаг «Отправить email» не сработает, если SMTP-учётная запись не подключена (как подключить, в том числе когда сначала должен действовать администратор Google или Microsoft, — в разделе Email); «Прочитать Google Sheet» без действительной учётной записи Google — аналогично.

Перед запуском процесса в production проверьте интеграции и разрешения пользователя. Подробности действий: Автоматизации → Действия, связанные с интеграциями.

Email: чтение почты (IMAP) и отправка (SMTP)

Почтовый ящик подключается из Интеграции → Email. Это не вход «Sign in with Google» или «Sign in with Microsoft», как у календаря. Для Gmail, Outlook.com, Yahoo и iCloud Mokapen запрашивает адрес и пароль, и этот пароль почти никогда не совпадает с паролем сайта. Рабочий ящик на Microsoft 365 идёт другим путём: кнопка Подключить Microsoft Office 365, и сначала должен действовать администратор tenant. Если это пропустить, Microsoft отклоняет приложение, а Mokapen показывает «Microsoft не авторизовал этот ящик».

Mokapen не копирует письма на свои серверы. Он читает и отправляет их через вашего провайдера в реальном времени и показывает переписку в карточке контакта или компании только когда адрес совпадает. Подключение работает только если этот провайдер принимает Mokapen. Host, порт и шифрование для провайдеров из списка заполняет Mokapen. Вы вводите их только если выбираете Другой почтовый ящик.

Откройте Email и нажмите Синхронизация Email. Чтение доступно с тарифа Medium (до 3 ящиков) и тарифа Large (до 10). Без подходящего тарифа или сверх этого числа кнопка открывает upgrade вместо формы. Когда ящик подключён, на той же карточке есть переключатель Отправить (SMTP): именно он включает ответы, пересылки, автоматизации и последовательности. Переключатель на тарифе Large. Тот, кто подключил ящик, может поделиться им со всей организацией или с отдельными коллегами; остальные используют его без повторного входа.

Есть также страница Email SMTP. Если чтение уже подключено, провайдер и адрес там остаются теми же и их нельзя изменить. Для Gmail, Outlook.com, Yahoo, iCloud и пользовательского аккаунта пароль отправки тот же, что и для чтения. Для Microsoft 365 вы не входите снова с паролем: отправка повторно использует согласие Microsoft, как описано ниже.

Microsoft 365 и Office 365 (рабочий ящик)

Ящик @компания на Microsoft 365 не подключается email и паролем, и не нужно выбирать Outlook. Этот пункт — Outlook.com и Hotmail, личная почта. Для работы выберите Office 365 и нажмите Подключить Microsoft Office 365. Войдите рабочей учётной записью — той, с которой открываете Outlook в браузере, а не личной учётной записью Microsoft.

До этого клика администратор Microsoft 365 должен подготовить tenant. Если он этого не сделает, окно Microsoft закроется с отказом (часто «Need admin approval»), и Mokapen покажет то же уведомление, что на странице. Это не неверный пароль. Три пункта, о которых его нужно попросить, — те же, что Mokapen перечисляет рядом с кнопкой.

Назначьте вас в приложение Mokapen CRM. В Microsoft Entra (портал идентичности, ранее Azure Active Directory) admin открывает Enterprise applications, находит Mokapen CRM, открывает Users and groups и добавляет вашего пользователя. Либо отключает Assignment required у этого приложения: тогда подключиться может любой в tenant без именного назначения. Если назначение обязательно и вас нет в списке, Microsoft блокирует вход даже при верном пароле.

Согласие администратора для IMAP и для Mail.Send. Когда вы нажимаете Подключить, Microsoft запрашивает разрешение читать почту по IMAP (IMAP.AccessAsUser.All) и отправлять через Microsoft Graph (Mail.Send). Во многих tenant обычный пользователь не может принять их сам. Admin даёт согласие администратора на том же приложении Mokapen CRM. Без этого согласия подключение не завершается.

IMAP включён на ящике. На новых ящиках IMAP уже включён. Если кто-то его выключил, согласия Microsoft недостаточно и чтение не стартует. Admin включает его снова в центре администрирования Exchange (admin.exchange.microsoft.com): Recipients → Mailboxes → ваш ящик → General → Manage email apps settings → IMAP enabled. Тот же переключатель есть в центре Microsoft 365 (admin.microsoft.com): Users → Active users → человек → Mail → Manage email apps. Отправка из Mokapen не идёт через authenticated SMTP tenant: она использует Microsoft Graph (Mail.Send). Не просите admin снова включать Authenticated SMTP только для Mokapen. Если ящик подключали раньше и отправка падает с просьбой переподключить его, вернитесь в Интеграции и снова нажмите Подключить Microsoft Office 365: у старого подключения нет разрешения Mail.Send.

После согласия на карточке ящика включите Отправить (SMTP) и нажмите Синхронизировать. Mokapen повторно использует только что завершённый вход Microsoft. Он не спрашивает пароль и не отправляет вас на страницу SMTP снова входить. С этого момента ящик можно использовать для писем из CRM, для автоматизаций и для пула отправителей последовательностей.

Gmail и Google Workspace

Google не принимает пароль, которым вы открываете Gmail. В Mokapen выберите Gmail, введите адрес и в поле пароля — пароль приложения. Его создают в аккаунте Google после включения двухэтапной проверки. Шаги — у Google: app passwords. Это строка, которая не является вашим настоящим паролем. Если отозвать её в Google, Mokapen перестаёт читать ящик: создайте другой и вставьте снова — и для чтения, и когда включаете Отправить (SMTP).

До пароля в Gmail должен быть включён IMAP. Откройте Gmail в браузере, шестерёнка → See all settings → Forwarding and POP/IMAP → Enable IMAP → Save changes. Если этой опции нет или она заблокирована, её отключил администратор домена.

С рабочим адресом на Google Workspace (не @gmail.com) подключение зависит от Admin console, а не от настройки Mokapen. Admin открывает Apps → Google Workspace → Gmail → End user access и в POP and IMAP access включает IMAP для пользователей (Enable IMAP access for all users). Можно для всей организации или только для вашего организационного подразделения. Руководство Google: Turn POP and IMAP on or off.

В той же настройке Google может ограничить IMAP списком OAuth client IDs. Если admin разрешает только этих клиентов, Mokapen не подключится: эта страница не делает «Sign in with Google», она использует email и пароль приложения. Список только OAuth-клиентов исключает этот метод. Admin должен оставить IMAP доступным для клиентов, которые входят с паролем приложения, и разрешить людям их создавать. Если организация отключила пароли приложений, Google их не предложит, и в Mokapen нет другой кнопки, которая обходит блокировку.

Когда чтение и отправка подключены, включите Отправить (SMTP) и синхронизируйте. Mokapen проверяет отправку тем же паролем приложения. Если Google отказывает, обычно введён пароль аккаунта вместо пароля приложения, IMAP выключен или Workspace ограничил клиентов.

Outlook.com и Hotmail

Выберите Outlook, не Office 365. Это для адресов outlook.com, hotmail.com и live.com. Введите адрес и пароль аккаунта. При двухэтапной проверке Microsoft часто отклоняет пароль сайта и требует пароль приложения: создайте его в учётной записи Microsoft и вставьте в Mokapen. Если вход не удаётся, следуйте Microsoft app passwords и попробуйте снова. Тот же пароль используйте при включении Отправить (SMTP).

Этот пункт не проходит через администратора Exchange. Если ящик рабочий и домен на Microsoft 365, пароль приложения Outlook.com не откроет tenant: вернитесь к Microsoft 365 и попросите admin подключить приложение Mokapen CRM.

Yahoo, iCloud и другой почтовый ящик

Yahoo не принимает пароль сайта. На странице безопасности аккаунта создайте пароль приложения и используйте его в Mokapen для чтения и отправки. Шаги на странице Yahoo: Yahoo app passwords. Если у Yahoo выключена двухэтапная проверка, часто нельзя создать этот пароль: сначала включите её.

iCloud работает так же. На Apple ID включите двухэтапную проверку и создайте пароль для приложения. Это не пароль Apple ID и не код устройства. Apple объясняет, как создать его в App-specific passwords. Если Apple ID управляется компанией или школой (Apple Business Manager или профиль, запрещающий пароли приложений), только этот администратор может разрешить их создание. У Mokapen на этой странице нет «Sign in with Apple».

Другой почтовый ящик — это сервер компании, хостинг или провайдер не из списка. Единого портала нет. Спросите у того, кто ведёт почту, три значения для чтения и три для отправки: host, порт и шифрование (SSL, TLS или STARTTLS), плюс нужен ли пароль, отличный от webmail. В Mokapen выберите Другой почтовый ящик и заполните их. Если провайдер отключил IMAP или аутентифицированную отправку, вход не удаётся, пока их не включат: настройки Mokapen, которая это обходит, нет. Когда вы включаете Отправить (SMTP) для такого ящика, Mokapen снова спрашивает host, порт и шифрование отправки, потому что не может угадать их по имени домена.

Если после подключения Google, Microsoft или провайдер отзовёт пароль или согласие, ящик в Mokapen переходит в ошибку. Отключите его и подключите снова. Для Microsoft 365 снова нажимайте Подключить Microsoft Office 365 только после того, как admin подтвердил назначение, согласие и включённый IMAP.

Отдельные руководства по приложениям

Для пошагового подключения и конкретных настроек откройте руководство нужной интеграции:

• Google Calendar — встречи и календарь.
• Google Contacts — адресная книга контактов.
• Google Drive — вложения и архив файлов.
• Microsoft Outlook Calendar — встречи и календарь Outlook.
• Microsoft Outlook Contacts — адресная книга Outlook.
• OneDrive — вложения и облачный архив Microsoft.
• MailerLite — контакты и списки.
• MailerLite кампании — отправленные кампании и действия контактов.
• MailChimp — audience и подписчики.
• MailChimp кампании — отправленные кампании и действия контактов.
• Brevo — контакты, двусторонняя синхронизация.
• Brevo кампании — отправленные кампании, открытия и клики, webhook.
• MailUp — контакты, двусторонняя синхронизация.
• MailUp кампании — отправленные рассылки; после новых отправок нужно нажать «Синхронизировать».
• Klaviyo — контакты, двусторонняя синхронизация.
• ActiveCampaign кампании — отправленные кампании и действия контактов.
• Zoho Campaigns — отправленные кампании.
• Shopify — товары, контакты и заказы магазина.
• WooCommerce — товары, контакты и заказы магазина.
• Fatture in Cloud — компании, товары, услуги, коммерческие предложения и налоговые заказы.
• SMS — отправка SMS контактам вручную или из автоматизации.
• WhatsApp Business — сообщения WhatsApp, связанные с CRM.
• Google Ads — лиды и рекламные кампании.
• Facebook Ads — лиды и рекламные кампании.
• LinkedIn Ads — лиды и рекламные кампании.
• Zoom — зарегистрированные на вебинары как контакты. Это не видеозвонок встречи.
• Fireflies, Fathom, MeetGeek, tl;dv, Grain, Read.ai, Jamie — расшифровки звонков в документах или заметках.
• Slack — уведомления в канале и задачи из команды.
• 3CX — всплывающее окно контакта, заметки о звонках и click-to-call.
• Zapier — другие приложения через API-токен, без OAuth в Mokapen.
• Расширения Chrome — Gmail, Outlook web и LinkedIn. Это не синхронизация ящика.
• Корпоративные данные — карточки компаний.

Почта IMAP и SMTP (Gmail, Outlook.com, Microsoft 365, Yahoo, iCloud) — в этом же руководстве, раздел Email, не на отдельной странице.

Частые проблемы (все интеграции)

• Истёкшее подключение — отключите в Mokapen и подключите снова, приняв все разрешения.
• Синхронизация зависла на «выполняется» — подождите; для больших адресных книг это может занять минуты. Если не завершится, отключите и подключите снова.
• Дубликаты — часто первая синхронизация без правил email или двойное подключение одного сервиса с разными учётными записями. Используйте правила против дубликатов, где предусмотрено, и инструмент Дубликаты в контактах.
• Отсутствующие данные — проверьте направление синхронизации, видимость «только я», разрешения роли Mokapen и что подключена правильная учётная запись (email на странице).
• Автоматизация не сработала — проверьте интеграцию Владельца процесса и историю шагов в Автоматизациях.

Советы для команды

• Решите, кто что подключает (напр. одна учётная запись календаря team@, корпоративный Drive) и задокументируйте это внутри команды.
• Подключайте интеграции до массового импорта или запуска автоматизаций.
• Тестируйте на тестовой org или данных, когда синхронизация затрагивает много записей (вся адресная книга, годовой календарь).
• Согласуйте email участников / организаторов, если учётная запись Mokapen отличается от облачной учётной записи календаря.
• Периодически проверяйте неактивные интеграции или пользователей, покинувших org — отключайте то, что больше не нужно.
• Mokapen AI и отчёты работают с данными, уже находящимися в Mokapen: регулярная синхронизация = полезный ассистент и панели.