Руководство Mokapen

Интеграции

Интеграции связывают Mokapen с приложениями, которые вы уже используете — календарём, адресной книгой, почтой, облачным хранилищем, электронной коммерцией, выставлением счетов, маркетингом, мессенджерами — чтобы данные попадали в CRM без ручного копирования, экспорта в таблицы и двойного ввода. Контакт, созданный на сайте, встреча в календаре, заказ из интернет-магазина или файл на Drive может оказаться в нужной записи Mokapen и наоборот.

Эта страница — общий обзор: что такое интеграции, когда их использовать, какие преимущества они дают команде и как ориентироваться в разделе Интеграции. Для каждого подключаемого приложения есть (или будет) отдельное руководство с конкретными шагами подключения и настройки — например, у Google Calendar, Google Contacts и Google Drive уже есть свои страницы.

Что это такое и как работает

Интеграция не заменяет внешнее приложение: она создаёт авторизованный мост между вашей учётной записью (Google, Microsoft, Shopify и т. д.) и вашей организацией Mokapen. Вы решаете, что синхронизировать, в каком направлении и по каким правилам; Mokapen выполняет выравнивание в фоне или при сохранении, в зависимости от типа интеграции.

Ключевые моменты модели Mokapen:

• На уровне организации — каждое подключение действует в org, в которой вы работаете. Сменили org → проверьте, какие интеграции там активны.
• На уровне подключающего пользователя — обычно тот, кто нажимает «Подключить», авторизует свою внешнюю учётную запись. На странице видны Подключённая учётная запись (email сервиса) и кто создал подключение.
• Необязательный общий доступ — некоторые интеграции (например, облачное хранилище) позволяют другим участникам команды использовать то же подключение, без повторного входа каждого.
• Видимые статусы — Подключено, Синхронизация выполняется, Ошибка: сразу видно, если что-то не так.
• Отключение — мост можно отозвать в Mokapen в любой момент. При отключении Mokapen часто показывает окно, где вы выбираете, сохранить уже импортированные данные в org (они остаются в CRM, но больше не синхронизируются) или удалить их из Mokapen. Данные во внешнем сервисе (Google и т. д.) обычно не удаляются автоматически.

Интеграции дополняют модули CRM (контакты, встречи, сделки, тикеты, заказы…) и Автоматизации: многие автоматические действия (отправка email, чтение таблиц, SMS) требуют, чтобы соответствующая интеграция была активна и действительна.

Преимущества для команды

• Одно место для работы — менеджер видит на контакте письма, встречи и сделки, не открывая пять вкладок.
• Меньше ошибок — без забытых CSV и контактов, введённых дважды с разными данными.
• Согласованная история — тикеты, сделки и вложения остаются связаны с одной записью.
• Экономия времени — автоматическая или по запросу синхронизация вместо еженедельного экспорта/импорта.
• Возможны автоматизации — при актуальных данных в Mokapen процессы и правила работают с реальной информацией.
• Масштабируемость — новый коллега: подключает свои приложения или использует общую учётную запись, где предусмотрено, без перестройки всего CRM.

Где найти раздел Интеграции

Внутри организации откройте меню пользователя и выберите Интеграции. Появится сетка со всеми приложениями, доступными для вашего тарифа: каждая карточка показывает название, краткое описание и статус (активно или скоро).

При нажатии на карточку открывается страница интеграции: там кнопка подключения учётной записи, настройки синхронизации, Сохранить / Синхронизировать / Отключить. Не у всех интеграций одинаковые опции — календарь, адресная книга и облако имеют разные экраны, потому что выполняют разные задачи.

Некоторые интеграции требуют тариф выше (значок медали): без подходящего тарифа можно прочитать описание, но нельзя завершить подключение.

Типы интеграций в Mokapen

Mokapen группирует интеграции по функциональной области. Кратко, для чего они нужны:

• Календарь — согласует встречи Mokapen с внешними календарями (Google Calendar, Outlook Calendar). Идеально для встреч с клиентами и общего расписания.
• Адресная книга и продажи — синхронизирует контакты (Google Contacts, Outlook Contacts, обогащение данных, LinkedIn…). Связывает CRM с адресной книгой, которой вы пользуетесь каждый день.
• Облачное хранилище — прикрепляйте и сохраняйте файлы из Google Drive, OneDrive и т. д. прямо из записей CRM.
• Коммуникации — email (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: сообщения, связанные с контактами и используемые автоматизациями.
• Маркетинг — списки и кампании (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): контакты и статистика согласованы с CRM.
• Электронная коммерция — Shopify, WooCommerce: товары, заказы и клиенты в процессе продаж Mokapen.
• Выставление счетов — напр. Fatture in Cloud: справочники, товары, предложения и заказы согласованы между системами.
• Реклама и встречи — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: данные кампаний или участников там, где это предусмотрено коннектором.

Фактический список зависит от тарифа и приложений, включённых для вашей org: не все пункты доступны всем.

Подключение учётной записи (в общем)

Процесс всегда похож, независимо от провайдера:

1. Откройте страницу интеграции в Mokapen.
2. Нажмите кнопку подключения (Войти через…, Синхронизировать…, Подключить учётную запись…).
3. Вы будете перенаправлены на сайт провайдера (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Войдите с учётной записью, которую хотите использовать — она может быть другой, чем email для входа в Mokapen.
5. Прочитайте, какие разрешения запрашивает Mokapen, и подтвердите Разрешить / Авторизовать.
6. Вы возвращаетесь в Mokapen: появляются настройки и кнопки синхронизации.

Если вы не примете разрешения, подключение не завершится: Mokapen не сможет читать или записывать данные в этом сервисе. Автоматизации и функции, зависящие от этого приложения, останутся заблокированными, пока вы не авторизуете.

После первого подключения Mokapen может автоматически продлевать доступ. Если вы смените пароль, отзовёте приложение в панели провайдера или истечёт сессия, в Mokapen часто появляется сообщение об истёкшем подключении: отключите и подключите снова.

Отключение интеграции

При нажатии Отключить на странице интеграции открывается подтверждение. Помимо ввода требуемого слова, многие интеграции спрашивают, что делать с данными, уже находящимися в Mokapen:

• Сохранить в Mokapen (вариант по умолчанию, где предусмотрен) — контакты, встречи, вложения или другие импортированные записи остаются в CRM, но связь с внешним сервисом прерывается: двусторонней синхронизации больше нет, пока вы не подключите снова.
• Удалить из Mokapen — сняв галочки «Сохранить» или включив переключатель удаления, Mokapen удаляет из org записи или ссылки, связанные с этой синхронизацией (напр. контакты, импортированные из Google, ссылки на вложения Drive). Это не массовое удаление во внешнем Google / Microsoft / облаке: там данные остаются, если вы не удалите их вручную.

Опции различаются по типу интеграции — напр. Google Contacts различает контакты и компании; Google Drive предлагает удалить только ссылки в Mokapen. Всегда читайте окно перед подтверждением, особенно при смене учётной записи или org.

Разрешения и конфиденциальность

Каждый провайдер показывает список того, что Mokapen сможет делать (читать календарь, управлять контактами, получать доступ к файлам, созданным приложением, отправлять email…). Mokapen запрашивает только разрешения, необходимые для этой интеграции — не общий доступ ко всей учётной записи, если это не требуется.

В Mokapen, помимо разрешений провайдера, часто есть:

• Видимость — импортированные контакты или данные видны всей org или только вам.
• Общий доступ к подключению — разрешить другим пользователям использовать вашу подключённую учётную запись (где поддерживается).
• Явное разрешение — для некоторых синхронизаций (напр. адресная книга) флажок «Я разрешаю копирование данных…» перед синхронизацией.

Сочетайте эти настройки с ролями и разрешениями Mokapen: пользователь без доступа к контактам всё равно не управляет записями, которые не может видеть.

Направление синхронизации

Многие интеграции (календарь, адресная книга, маркетинговые списки) позволяют выбрать, в каком направлении идут данные:

• Только в Mokapen — внешнее приложение питает CRM; изменения в Mokapen не возвращаются обратно.
• Только во внешнее приложение — Mokapen отправляет данные (напр. контакты, созданные в CRM, в облачную адресную книгу).
• Оба направления — обновления в одной системе отражаются в другой, с правилами для дубликатов и конфликтов, где предусмотрено.

Другие коннекторы (файлы, некоторые email) работают более «операционно»: прикрепить, сохранить, отправить — без непрерывной двусторонней синхронизации мастер-записей.

После каждого изменения настроек используйте Сохранить и, где доступно, Синхронизировать, чтобы применить правила.

Типичные сценарии использования

Продажи и CRM

• Импорт адресной книги Google или Outlook в CRM и поддержание согласованности клиентов.
• Подключение электронной коммерции: онлайн-заказ → контакт + возможность в Mokapen.
• Выставление счетов: предложение в Mokapen согласовано с документом в учётной системе.

Операции и календарь

• Встреча в Google Calendar → встреча в Mokapen с участниками и ссылкой на запись клиента.
• Встреча, созданная в Mokapen → событие на телефоне менеджера.
• Вложения договора на Drive, связанные со сделкой, доступные команде.

Поддержка и коммуникации

• IMAP email, связанный с контактом: история переписки в записи.
• SMS или WhatsApp из автоматизации по триггеру тикета или сделки.

Маркетинг

• Подписка на рассылку → контакт в Mokapen с тегом и отслеживаемой кампанией.
• Открытие email кампании Mailchimp → активность видна на контакте CRM.

Идеальный процесс также описан в Начало работы с Mokapen: email → контакт → задача → сделка → предложение, с интеграциями, которые избавляют от переключения между приложениями.

Интеграции и автоматизации

Автоматизации могут отправлять email, SMS, читать таблицы Google или Excel Online, создавать тикеты из форм — но только если связанная интеграция активна у Владельца процесса или в org. Шаг «Отправить email» не сработает, если SMTP-учётная запись не подключена; «Прочитать Google Sheet» без действительной учётной записи Google — аналогично.

Перед запуском процесса в production проверьте интеграции и разрешения пользователя. Подробности действий: Автоматизации → Действия, связанные с интеграциями.

Отдельные руководства по приложениям

Для пошагового подключения и конкретных настроек откройте руководство нужной интеграции:

• Google Calendar — встречи и календарь.
• Google Contacts — адресная книга контактов.
• Google Drive — вложения и хранение файлов.
• Microsoft Outlook Calendar — встречи и календарь Outlook.
• Microsoft Outlook Contacts — контакты Outlook.
• OneDrive — вложения и облачное хранилище Microsoft.
• MailerLite — контакты и списки email-маркетинга.
• MailChimp — аудитории и подписчики маркетинга.

У других интеграций появятся отдельные страницы по мере публикации. До тех пор используйте страницу Интеграции в Mokapen и описание на карточке.

Частые проблемы (все интеграции)

• Истёкшее подключение — отключите в Mokapen и подключите снова, приняв все разрешения.
• Синхронизация зависла на «выполняется» — подождите; для больших адресных книг это может занять минуты. Если не завершится, отключите и подключите снова.
• Дубликаты — часто первая синхронизация без правил email или двойное подключение одного сервиса с разными учётными записями. Используйте правила против дубликатов, где предусмотрено, и инструмент Дубликаты в контактах.
• Отсутствующие данные — проверьте направление синхронизации, видимость «только я», разрешения роли Mokapen и что подключена правильная учётная запись (email на странице).
• Автоматизация не сработала — проверьте интеграцию Владельца процесса и историю шагов в Автоматизациях.

Советы для команды

• Решите, кто что подключает (напр. одна учётная запись календаря team@, корпоративный Drive) и задокументируйте это внутри команды.
• Подключайте интеграции до массового импорта или запуска автоматизаций.
• Тестируйте на тестовой org или данных, когда синхронизация затрагивает много записей (вся адресная книга, годовой календарь).
• Согласуйте email участников / организаторов, если учётная запись Mokapen отличается от облачной учётной записи календаря.
• Периодически проверяйте неактивные интеграции или пользователей, покинувших org — отключайте то, что больше не нужно.
• Mokapen AI и отчёты работают с данными, уже находящимися в Mokapen: регулярная синхронизация = полезный ассистент и панели.