Vodnik po Mokapenu

Integracije

Integracije povezujejo Mokapen z aplikacijami, ki jih že uporabljate — koledar, imenik, e-pošta, oblak, e-trgovina, fakturiranje, marketing, sporočila — tako da podatki tečejo v CRM brez ročnih kopij, izvozov v preglednice ali dvojnega vnosa. Stik, ustvarjen na spletni strani, termin v koledarju, naročilo iz spletne trgovine ali datoteka na Drive lahko konča na pravem zapisu v Mokapenu in obratno.

Ta stran je splošni pregled: kaj so integracije, kdaj jih uporabiti, katere koristi prinesejo ekipi in kako se orientirati v območju Integracije. Za vsako aplikacijo, ki jo je mogoče povezati, obstaja (ali bo obstajal) namenski vodnik s konkretnimi koraki povezave in nastavitve — na primer Google Calendar, Google Contacts in Google Drive že imajo svojo stran.

Kaj so in kako delujejo

Integracija ne nadomesti zunanje aplikacije: ustvari pooblaščen most med vašim računom (Google, Microsoft, Shopify itd.) in vašo organizacijo Mokapen. Vi odločite, kaj sinhronizirati, v katero smer in po katerih pravilih; Mokapen izvede uskladitev v ozadju ali ob shranjevanju, odvisno od vrste integracije.

Ključne točke modela Mokapen:

• Na organizacijo — vsaka povezava velja znotraj org, v kateri delate. Zamenjate org → preverite, katere integracije so tam aktivne.
• Na uporabnika, ki povezuje — običajno tisti, ki klikne «Poveži», pooblasti svoj zunanji račun. Na strani vidite Povezan račun (e-pošta storitve) in kdo je ustvaril povezavo.
• Izbirno deljenje — nekatere integracije (npr. oblak) omogočajo, da isto povezavo uporabljajo tudi drugi člani ekipe, brez ponovne prijave vsakega posebej.
• Vidna stanja — Povezano, Sinhronizacija v teku, Napaka: takoj opazite, če kaj ne deluje.
• Prekini povezavo — most lahko kadar koli prekličete v Mokapenu. Ob prekinitvi Mokapen pogosto prikaže okno, kjer izberete, ali ohraniti že uvožene podatke v org (ostanejo v CRM, vendar se ne sinhronizirajo več) ali jih odstraniti iz Mokapena. Podatki na zunanji storitvi (Google itd.) običajno niso samodejno izbrisani.

Integracije dopolnjujejo module CRM (stiki, termini, posli, vstopnice, naročila…) in Avtomatizacije: številna samodejna dejanja (pošiljanje e-pošte, branje preglednic, SMS) zahtevajo, da je ustrezna integracija aktivna in veljavna.

Prednosti za ekipo

• Eno mesto za delo — prodajalec na stiku vidi e-pošto, termine in posle brez odpiranja petih zavihkov.
• Manj napak — brez pozabljenih CSV datotek ali stikov, vpisanih dvakrat z različnimi podatki.
• Konsistentna zgodovina — vstopnice, posli in priloge ostanejo povezani z istim zapisom.
• Prihranjen čas — samodejna ali na zahtevo sinhronizacija namesto tedenskega izvoza/uvoza.
• Možne avtomatizacije — z ažurnimi podatki v Mokapenu potekajo delovni tokovi in pravila na resničnih informacijah.
• Razširljivost — nov sodelavec: poveže svoje aplikacije ali uporabi skupni račun, kjer je predvideno, brez ponovne gradnje celotnega CRM.

Kje najti območje Integracije

Znotraj organizacije odprite uporabniški meni in izberite Integracije. Prikaže se mreža vseh aplikacij, ki so na voljo za vaš paket: vsaka kartica prikaže ime, kratek opis in stanje (aktivno ali kmalu).

S klikom na kartico odprete stran integracije: tam najdete gumb za povezavo računa, nastavitve sinhronizacije, Shrani / Sinhroniziraj / Prekini povezavo. Vse integracije nimajo enakih možnosti — koledar, imenik in oblak imajo različna okna, ker opravljajo različne stvari.

Nekatere integracije zahtevajo višji paket (ikona medalje): brez ustreznega paketa lahko preberete opis, vendar ne dokončate povezave.

Vrste integracij v Mokapenu

Mokapen združuje integracije po funkcionalnem področju. Kratko, čemu služijo:

• Koledar — usklajuje Mokapen termini z zunanjimi koledarji (Google Calendar, Outlook Calendar). Idealno za sestanke s strankami in skupni dnevni red.
• Imenik in prodaja — sinhronizira stike (Google Contacts, Outlook Contacts, obogatitev podatkov, LinkedIn…). Povezuje CRM z imenikom, ki ga uporabljate vsak dan.
• Oblak — priložite in shranite datoteke iz Google Drive, OneDrive itd. neposredno iz zapisov CRM.
• Komunikacija — e-pošta (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: sporočila povezana s stiki in uporabljena v avtomatizacijah.
• Marketing — seznami in kampanje (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): stiki in statistika usklajeni s CRM.
• E-trgovina — Shopify, WooCommerce: izdelki, naročila in stranke v prodajnem toku Mokapen.
• Fakturiranje — npr. Fatture in Cloud: matični podatki, izdelki, ponudbe in naročila skladni med sistemi.
• Oglaševanje in sestanki — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: podatki kampanj ali udeležencev, kjer to predvideva konektor.

Dejanski seznam je odvisen od paketa in aplikacij, omogočenih za vašo org: vsi elementi niso na voljo vsem.

Povezava računa (splošno)

Potek je vedno podoben, ne glede na ponudnika:

1. Odprite stran integracije v Mokapenu.
2. Kliknite gumb za povezavo (Prijava z…, Sinhroniziraj…, Poveži račun…).
3. Preusmerjeni ste na spletno mesto ponudnika (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Prijavite se z računom, ki ga želite uporabljati — lahko je drugačen od e-pošte, s katero se prijavljate v Mokapen.
5. Preberite, za kaj Mokapen prosi dovoljenje, in potrdite z Dovoli / Pooblasti.
6. Vrnete se v Mokapen: prikažejo se nastavitve in gumbi za sinhronizacijo.

Če ne sprejmete dovoljenj, povezava se ne dokonča: Mokapen ne more brati ali pisati podatkov v tej storitvi. Avtomatizacije in funkcije, ki so odvisne od te aplikacije, ostanejo blokirane, dokler ne pooblastite.

Po prvi povezavi lahko Mokapen samodejno obnovi dostop. Če spremenite geslo, prekličete aplikacijo v nadzorni plošči ponudnika ali se seja izteče, Mokapen pogosto prikaže sporočilo o potekli povezavi: prekinite povezavo in ponovno povežite.

Prekinitev integracije

S klikom na Prekini povezavo na strani integracije se odpre potrditev. Poleg vnosa zahtevane besede vas mnoge integracije vprašajo, kaj storiti s podatki, ki so že v Mokapenu:

• Ohrani v Mokapenu (privzeta možnost, kjer obstaja) — stiki, termini, priloge ali drugi uvoženi zapisi ostanejo v CRM, vendar se povezava z zunanjo storitvijo prekine: ni več dvosmerne sinhronizacije, dokler ponovno ne povežete.
• Odstrani iz Mokapena — z odstranitvijo kljukic «Ohrani» ali vklopom stikala za odstranitev Mokapen izbriše iz org zapise ali reference, povezane s to sinhronizacijo (npr. stiki uvoženi iz Google, povezave prilog Drive). To ni množično brisanje na zunanjem Google / Microsoft / oblaku: tam podatki ostanejo, razen če jih ročno izbrišete.

Možnosti se razlikujejo glede na vrsto integracije — npr. Google Contacts loči stike in podjetja; Google Drive ponuja odstranitev le povezav v Mokapenu. Vedno preberite okno pred potrditvijo, zlasti če menjate račun ali org.

Dovoljenja in zasebnost

Vsak ponudnik prikaže seznam tega, kar bo Mokapen lahko počel (branje koledarja, upravljanje stikov, dostop do datotek, ki jih je ustvarila aplikacija, pošiljanje e-pošte…). Mokapen zahteva samo dovoljenja, potrebna za to integracijo — ne splošnega dostopa do celotnega računa, če ni potreben.

V Mokapenu poleg dovoljenj ponudnika pogosto najdete:

• Vidnost — uvoženi stiki ali podatki vidni celotni org ali samo vam.
• Deljenje povezave — omogočite drugim uporabnikom uporabo vašega povezanega računa (kjer je podprto).
• Izrecno pooblastilo — pri nekaterih sinhronizacijah (npr. imenik) polje «Pooblaščam kopiranje podatkov…», ki ga morate označiti pred sinhronizacijo.

Te izbire združite z Mokapen vlogami in dovoljenji: uporabnik brez dovoljenja za stike ne upravlja zapisov, ki jih ne more videti.

Smer sinhronizacije

Mnoge integracije (koledar, imenik, marketinški seznami) omogočajo izbiro, v katero smer potujejo podatki:

• Samo v Mokapen — zunanja aplikacija napaja CRM; spremembe v Mokapenu se ne vrnejo nazaj.
• Samo v zunanjo aplikacijo — Mokapen pošilja podatke (npr. stike, ustvarjene v CRM, v oblačni imenik).
• Obe smeri — posodobitve v enem sistemu se odražajo v drugem, s pravili za podvojitve in spore, kjer je predvideno.

Drugi konektorji (datoteke, nekatera e-pošta) delujejo bolj «operativno»: priloži, shrani, pošlji — brez neprekinjene dvosmerne sinhronizacije matičnih zapisov.

Po vsaki spremembi nastavitev uporabite Shrani in, kjer je na voljo, Sinhroniziraj, da uveljavite pravila.

Tipični primeri uporabe

Prodaja in CRM

• Uvoz Google ali Outlook imenika v CRM in ohranjanje usklajenih strank.
• Povezava e-trgovine: spletno naročilo → stik + priložnost v Mokapenu.
• Fakturiranje: ponudba v Mokapenu skladna z dokumentom v računovodskem sistemu.

Operativa in agenda

• Sestanek v Google Calendar → termin v Mokapenu z udeleženci in povezavo do zapisa stranke.
• Termin, ustvarjen v Mokapenu → dogodek na telefonu prodajalca.
• Priloge pogodbe na Drive, povezane s poslom, dostopne ekipi.

Podpora in komunikacija

• IMAP e-pošta, povezana s stikom: zgodovina pogovorov na zapisu.
• SMS ali WhatsApp iz avtomatizacije ob sprožilcu vstopnice ali posla.

Marketing

• Prijava na e-novice → stik v Mokapenu z oznako in sledeno kampanjo.
• Odprtje e-pošte kampanje Mailchimp → dejavnost vidna na CRM stiku.

Idealni potek je opisan tudi v Začetek z Mokapenom: e-pošta → stik → opravilo → posel → ponudba, z integracijami, ki preprečujejo skakanje med aplikacijami.

Integracije in avtomatizacije

Avtomatizacije lahko pošiljajo e-pošto, SMS, berejo Google ali Excel online preglednice, ustvarjajo vstopnice iz obrazcev — vendar le, če je povezana integracija aktivna pri Lastniku poteka ali v org. Korak «Pošlji e-pošto» ne uspe, če SMTP račun ni povezan; «Preberi Google Sheet» brez veljavnega Google računa enako.

Pred uvedbo poteka preverite integracije in uporabniška dovoljenja. Podrobnosti dejanj: Avtomatizacije → Dejanja, povezana z integracijami.

Namenski vodniki po aplikacijah

Za povezavo korak za korakom in specifične nastavitve odprite vodnik integracije, ki jo potrebujete:

• Google Calendar — termini in koledar.
• Google Contacts — imenik stikov.
• Google Drive — priloge in shranjevanje datotek.
• Microsoft Outlook Calendar — termini in koledar Outlook.
• Microsoft Outlook Contacts — stiki Outlook.
• OneDrive — priloge in Microsoft oblak.
• MailerLite — stiki in seznami e-poštnega marketinga.
• MailChimp — občinstva in naročniki marketinga.

Druge integracije bodo dobile namenske strani, ko jih objavimo. Do takrat uporabite stran Integracije v Mokapenu in opis na kartici.

Pogoste težave (vse integracije)

• Potekla povezava — prekinite povezavo v Mokapenu in ponovno povežite z vsemi dovoljenji.
• Sinhronizacija zataknjena na «v teku» — počakajte; pri velikih imenikih lahko traja minute. Če se ne konča, prekinite in ponovno povežite.
• Podvojitve — pogosto prva sinhronizacija brez pravil e-pošte ali dvojna povezava iste storitve z različnimi računi. Uporabite pravila proti podvojitvam, kjer so na voljo, in orodje Podvojitve v stikih.
• Manjkajoči podatki — preverite smer sinhronizacije, vidnost «samo jaz», dovoljenja vlog Mokapen in ali je povezan pravi račun (e-pošta na strani).
• Avtomatizacija ne uspe — preverite integracijo Lastnika poteka in zgodovino korakov v Avtomatizacijah.

Nasveti za ekipo

• Določite, kdo kaj povezuje (npr. en koledarski račun team@, en podjetni Drive) in to interno dokumentirajte.
• Povežite integracije pred množičnimi uvozi ali zagonom avtomatizacij.
• Preizkusite na testni org ali testnih podatkih, ko je sinhronizacija invazivna (celoten imenik, letni koledar).
• Uskladite e-pošte udeležencev / organizatorjev, ko uporabljate drugačen Mokapen račun kot oblačni koledarski račun.
• Občasno preglejte neaktivne integracije ali uporabnike, ki so zapustili org — prekinite povezavo tistega, kar ni več potrebno.
• Mokapen AI in poročila delujejo s podatki, ki so že v Mokapenu: redna sinhronizacija = uporaben pomočnik in nadzorne plošče.