Mokapenin opas

Integraatiot

Integraatiot yhdistävät Mokapenin jo käyttämiisi sovelluksiin — kalenteri, osoitekirja, sähköposti, pilviarkisto, verkkokauppa, laskutus, markkinointi, viestintä — jotta data kiertää CRM:ssä ilman manuaalisia kopioita, taulukkovientejä tai kaksinkertaista syöttöä. Sivustolla luotu yhteystieto, kalenterin tapaaminen, verkkokaupan tilaus tai Drive-tiedosto voi päätyä oikealle kortille Mokapenissa, ja päinvastoin.

Tämä sivu on yleiskatsaus: mitä integraatiot ovat, milloin niitä kannattaa käyttää, mitä hyötyä tiimi saa ja miten suunnistat Integraatiot-alueella. Jokaiselle yhdistettävälle sovellukselle on (tai tulee) oma opas konkreettisine yhdistämis- ja asetusaskeleineen — esimerkiksi Google Calendar, Google Contacts ja Google Drive -sivut ovat jo olemassa.

Mitä ne ovat ja miten ne toimivat

Integraatio ei korvaa ulkoista sovellusta: se luo valtuutetun sillan tilisi (Google, Microsoft, Shopify jne.) ja Mokapen-organisaatiosi välille. Sinä päätät, mitä synkronoidaan, mihin suuntaan ja millä säännöillä; Mokapen suorittaa linjauksen taustalla tai tallennuksen yhteydessä integraation tyypistä riippuen.

Mokapen-mallin avainkohdat:

• Organisaatiokohtainen — jokainen yhteys pätee orgissa, jossa työskentelet. Vaihdat orgia → tarkista, mitkä integraatiot ovat siellä päällä.
• Yhdistävän käyttäjän mukaan — yleensä «Yhdistä»-painikkeen painaja valtuuttaa oman ulkoisen tilinsä. Sivulla näet Yhdistetty tili (palvelun sähköposti) ja kuka loi yhteyden.
• Valinnainen jako — jotkin integraatiot (esim. pilviarkisto) sallivat saman yhteyden käytön muille tiimin jäsenille, jotta kaikkien ei tarvitse kirjautua uudelleen.
• Näkyvät tilat — Yhdistetty, Synkronointi käynnissä, Virhe: huomaat heti, jos jokin ei toimi.
• Katkaise yhteys — voit peruuttaa sillan Mokapenista milloin tahansa. Katkaisussa Mokapen näyttää usein ikkunan, jossa valitset, säilytetäänkö orgissa jo tuodut tiedot (ne jäävät CRM:ään mutta eivät synkronoidu enää) vai poistetaanko ne Mokapenista. Ulkoisen palvelun (Google jne.) dataa yleensä ei poisteta automaattisesti.

Integraatiot toimivat CRM-modulien (yhteystiedot, tapaamiset, mahdollisuudet, tiketit, tilaukset…) ja Automaatioiden rinnalla: monet automaattiset toiminnot (sähköpostin lähetys, taulukoiden luku, SMS) edellyttävät, että vastaava integraatio on aktiivinen ja kelvollinen.

Hyödyt tiimille

• Yksi paikka työskennellä — myyjä näkee yhteystiedolla sähköpostit, tapaamiset ja mahdollisuudet avaamatta viittä välilehteä.
• Vähemmän virheitä — ei unohdettuja CSV-tiedostoja eikä kahdesti eri tiedoilla kirjoitettuja yhteystietoja.
• Johdonmukainen historia — tiketit, neuvottelut ja liitteet pysyvät linkitettyinä samaan rekisteriin.
• Säästetty aika — automaattinen tai pyynnöstä tehtävä synkka viikoittaisen viennin/tuonnin sijaan.
• Automaatiot mahdollisia — ajantasaisella datalla Mokapenissa flowt ja säännöt käynnistyvät oikeilla tiedoilla.
• Skaalautuvuus — uusi kollega: yhdistää omat sovelluksensa tai käyttää jaettua tiliä missä tuettu, ilman koko CRM:n uudelleenrakentamista.

Missä Integraatiot-alue on

Organisaation sisältä avaa käyttäjävalikko ja valitse Integraatiot. Näkyy ruudukko kaikista suunnitelmallesi saatavilla olevista sovelluksista: jokainen kortti näyttää nimen, lyhyen kuvauksen ja tilan (aktiivinen tai tulossa).

Korttia klikkaamalla avaat integraatiosivun: sieltä löydät tilin yhdistämispainikkeen, synkka-asetukset, Tallenna / Synkronoi / Katkaise yhteys. Kaikilla integraatioilla ei ole samoja vaihtoehtoja — kalenteri, osoitekirja ja pilvi näyttävät eri näytöiltä, koska ne tekevät eri asioita.

Jotkin integraatiot vaativat korkeamman suunnitelman (mitalikuvake): ilman sopivaa suunnitelmaa voit lukea kuvauksen mutta et voi viimeistellä yhdistämistä.

Integraatiotyypit Mokapenissa

Mokapen ryhmittelee integraatiot toimintoalueittain. Tässä lyhyesti, mihin ne sopivat:

• Kalenteri — linjaa Mokapenin tapaamiset ulkoisiin kalentereihin (Google Calendar, Outlook Calendar). Ihanteellinen asiakastapaamisiin ja jaettuun agendaaan.
• Osoitekirja ja myynti — synkronoi yhteystiedot (Google Contacts, Outlook Contacts). Uusien yritysten ja yhteyshenkilöiden löytämiseen käytä Etsi liidejä; italialaisen yrityksen täydentämiseen ALV-numerolla käytä Yritystietoja.
• Pilviarkisto — liitä ja tallenna tiedostoja Google Drivesta, OneDrivesta jne. suoraan CRM-korteilta.
• Viestintä — sähköposti (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: yhteystietoihin linkitetyt viestit, joita automaatiot käyttävät. Gmailille, Microsoft 365:lle ja muille palveluntarjoajille Mokapenin ulkopuolella tehtävät askeleet ovat alempana.
• Markkinointi — listat ja kampanjat (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): yhteystiedot ja tilastot linjassa CRM:ään.
• Verkkokauppa — Shopify, WooCommerce: tuotteet, tilaukset ja asiakkaat Mokapenin myyntikulkuun.
• Laskutus — esim. Fatture in Cloud: rekisterit, tuotteet, tarjoukset ja tilaukset yhdenmukaisina järjestelmien välillä.
• Mainonta ja kokoukset — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: kampanjadata tai osallistujat siellä, missä liitin sen tukee.

Todellinen lista riippuu suunnitelmasta ja orgillesi käyttöön otetuista sovelluksista: kaikki kohdat eivät ole kaikille saatavilla.

Tilin yhdistäminen (yleisesti)

Kulku on aina samanlainen palveluntarjoajasta riippumatta:

1. Avaa integraatiosivu Mokapenissa.
2. Paina yhdistämispainiketta (Kirjaudu…, Synkronoi…, Yhdistä tili…).
3. Sinut ohjataan palveluntarjoajan sivustolle (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Kirjaudu tilillä, jota haluat käyttää — se voi olla eri kuin sähköposti, jolla kirjaudut Mokapeniin.
5. Lue, mitä Mokapen pyytää saada tehdä, ja vahvista Salli / Valtuuta.
6. Palaat Mokapeniin: asetukset ja synkka-painikkeet näkyvät.

Jos et hyväksy oikeuksia, yhdistämistä ei viimeistellä: Mokapen ei voi lukea eikä kirjoittaa dataa kyseiseen palveluun. Automaatiot ja toiminnot, jotka riippuvat kyseisestä sovelluksesta, pysyvät estettyinä, kunnes valtuutat.

Ensimmäisen yhdistämisen jälkeen Mokapen voi uusia pääsyn automaattisesti. Jos vaihdat salasanan, peruutat sovelluksen palveluntarjoajan paneelista tai istunto vanhenee, Mokapenissa näkyy usein vanhentuneen yhteyden viesti: katkaise yhteys ja yhdistä uudelleen.

Integraation katkaiseminen

Katkaise yhteys -painike integraatiosivulla avaa vahvistuksen. Vaaditun sanan kirjoittamisen lisäksi monet integraatiot kysyvät, mitä tehdään jo Mokapenissa oleville tiedoille:

• Säilytä Mokapenissa (oletus missä saatavilla) — tuodut yhteystiedot, tapaamiset, liitteet tai muut tietueet jäävät CRM:ään, mutta yhteys ulkoiseen palveluun katkeaa: kaksisuuntaista synkkaa ei enää ole, ennen kuin yhdistät uudelleen.
• Poista Mokapenista — poistamalla «Säilytä»-valinnat tai kytkemällä linkkien poiston, Mokapen poistaa orgista kyseiseen synkkaan liittyvät tietueet tai viittaukset (esim. Googleista tuodut yhteystiedot, Drive-liitelinkit). Se ei ole massapoisto Google / Microsoft / ulkoisesta pilvestä: siellä data jää, ellei poista sitä käsin.

Vaihtoehdot vaihtuvat integraation tyypin mukaan — esim. Google Contacts erottaa yhteystiedot ja yritykset; Google Drive ehdottaa vain Mokapen-linkkien poistamista. Lue aina ikkuna ennen vahvistusta, erityisesti jos vaihdat tiliä tai orgia.

Käyttöoikeudet ja tietosuoja

Jokainen palveluntarjoaja näyttää listan siitä, mitä Mokapen saa tehdä (lukea kalenteria, hallita yhteystietoja, käyttää sovelluksen luomia tiedostoja, lähettää sähköpostia…). Mokapen pyytää vain kyseiselle integraatiolle tarvittavat oikeudet — ei yleistä pääsyä koko tiliisi, jos sitä ei tarvita.

Mokapenissa, palveluntarjoajan oikeuksien lisäksi, löydät usein:

• Näkyvyys — tuodut yhteystiedot tai data näkyvissä koko orgille tai vain sinulle.
• Yhteyden jako — yhdistetyn tilisi käyttö muille käyttäjille (missä tuettu).
• Nimenomainen valtuutus — joissain synkoissa (esim. osoitekirja) ruutu «Valtuutan tietojen kopioinnin…» merkitään ennen synkronointia.

Yhdistä nämä valinnat Mokapenin rooleihin ja käyttöoikeuksiin: käyttäjä ilman yhteystieto-oikeutta ei hallitse kortteja, joita hän ei voi nähdä.

Synkronoinnin suunta

Monet integraatiot (kalenteri, osoitekirja, markkinointilistat) sallivat valita, mihin suuntaan data kulkee:

• Vain Mokapeniin — ulkoinen sovellus syöttää CRM:ää; muutokset Mokapenissa eivät palaa.
• Vain ulkoiseen sovellukseen — Mokapen lähettää datan (esim. CRM:ssä luodut yhteystiedot pilviosoitekirjaan).
• Molempiin suuntiin — päivitykset yhdessä järjestelmässä heijastuvat toiseen, kaksoiskappale- ja konfliktisäännöillä missä määritetty.

Muut liittimet (tiedostoarkisto, jotkin sähköpostit) toimivat «operatiivisemmin»: liitä, tallenna, lähetä — ilman jatkuvaa kaksisuuntaista rekisterisynkkaa.

Jokaisen asetusmuutoksen jälkeen käytä Tallenna ja, missä on, Synkronoi sääntöjen soveltamiseen.

Tyypilliset käyttötapaukset

Myynti ja CRM

• Tuo Google- tai Outlook-osoitekirja CRM:ään ja pidä asiakkaat linjassa.
• Yhdistä verkkokauppa: verkkotilaus → yhteystieto + mahdollisuus Mokapenissa.
• Laskutus: Mokapen-tarjous yhdenmukainen hallinnon asiakirjan kanssa.

Operointi ja agenda

• Kokous Google-kalenterissa → tapaaminen Mokapenissa osallistujineen ja linkillä asiakaskorttiin.
• Mokapenissa luotu tapaaminen → tapahtuma myyjän puhelimessa.
• Sopimusliitteet Drivella linkitettyinä mahdollisuuteen, tiimin käytettävissä.

Tuki ja viestintä

• IMAP-sähköposti linkitettynä yhteystietoon: keskusteluhistoria kortilla. Microsoft 365:ssä ja Google Workspacessa domainin ylläpitäjän pitää olla ottanut laatikko käyttöön, muuten kirjautuminen Mokapeniin ei riitä.
• SMS tai WhatsApp automaatiosta tiketti- tai mahdollisuustriggerillä.

Markkinointi

• Uutiskirjeen tilaus → yhteystieto Mokapenissa tunnisteella ja seuratuilla kampanjalla.
• Mailchimp-kampanjasähköpostin avaus → toiminto näkyvissä CRM-yhteystiedolla.

Ihanteellinen kulku on kuvattu myös Aloita Mokapenilla -oppaassa: sähköposti → yhteystieto → tehtävä → mahdollisuus → tarjous, integraatioilla, jotka välttävät hyppyjä sovellusten välillä.

Integraatiot ja automaatiot

Automaatiot voivat lähettää sähköpostia, SMS:ää, lukea Google- tai Excel Online -taulukoita, luoda tikettejä lomakkeista — mutta vain jos vastaava integraatio on aktiivinen flown Omistajalla tai orgissa. «Lähetä sähköposti» -askel epäonnistuu, jos SMTP-tiliä ei ole yhdistetty (miten se yhdistetään, myös kun Google- tai Microsoft-ylläpitäjä tarvitaan, on Sähköposti-osiossa); «Lue Google Sheet» ilman kelvollista Google-tiliä samoin.

Ennen flown vien tiä tuotantoon, tarkista integraatiot ja käyttäjän oikeudet. Toimintojen yksityiskohdat: Automaatiot → Integraatioihin linkitetyt toiminnot.

Sähköposti: postin lukeminen (IMAP) ja lähettäminen (SMTP)

Postilaatikko yhdistetään kohdasta Integraatiot → Sähköposti. Se ei ole «Kirjaudu Googlella»- tai «Kirjaudu Microsoftilla»-kirjautuminen kuten kalenteri: Gmailille, Outlook.comille, Yahoolle ja iCloudille Mokapen pyytää osoitetta ja salasanaa, ja lähes aina se salasana ei ole sivuston salasana. Yrityksen Microsoft 365 -laatikolle polku on toinen, painike Yhdistä Microsoft Office 365:llä, ja ensin tenantin ylläpitäjän pitää toimia. Jos ohitat sen askeleen, Microsoft hylkää sovelluksen ja Mokapenissa näkyy «Microsoft ei ole valtuuttanut tätä laatikkoa».

Mokapen ei kopioi sähköposteja omille palvelimilleen. Se lukee ja lähettää palveluntarjoajasi kautta reaaliajassa, ja yhteystieto- tai yrityskortilla näyttää vaihdon vain, kun osoite täsmää. Siksi yhdistäminen onnistuu vain, jos kyseinen palveluntarjoaja hyväksyy Mokapenin. Listalla olevien palveluntarjoajien hostin, portin ja salauksen täyttää Mokapen. Kirjoitat ne vain, jos valitset Muu sähköpostitili.

Avaa Sähköposti ja paina Synkronoi sähköposti. Lukeminen on saatavilla Medium-suunnitelmasta (enintään 3 laatikkoa) ja Large-suunnitelmasta (enintään 10). Ilman sopivaa suunnitelmaa tai määrän yli painike avaa päivityksen lomakkeen sijaan. Kun laatikko on yhdistetty, samalla kortilla on kytkin Lähetä (SMTP): se ottaa käyttöön vastaukset, edelleenlähetykset, automaatiot ja jaksot. Kytkin kuuluu Large-suunnitelmaan. Laatikon yhdistänyt voi jakaa sen koko organisaatiolle tai yksittäisille kollegoille; muut käyttävät sitä ilman uutta kirjautumista.

On myös sivu Sähköposti SMTP. Jos lukeminen on jo yhdistetty, siellä palveluntarjoaja ja osoite ovat samat eikä niitä vaihdeta. Gmailille, Outlook.comille, Yahoolle, iCloudille ja mukautetulle tilille lähetyksen salasana on sama kuin lukemisen. Microsoft 365:lle salasana-kirjautumista ei tehdä uudelleen: lähetys käyttää uudelleen Microsoft-suostumusta, kuten alla selitetään.

Microsoft 365 ja Office 365 (yrityslaatikko)

@yritys-laatikkoa Microsoft 365:ssä ei yhdistetä sähköpostilla ja salasanalla, eikä pidä valita kohtaa Outlook. Se kohta on Outlook.com ja Hotmail, henkilökohtainen posti. Työhön valitse Office 365 ja paina Yhdistä Microsoft Office 365:llä. Kirjaudu yritystilillä, jolla avaat Outlookin selaimessa, ei henkilökohtaisella Microsoft-tilillä.

Ennen sitä klikkausta Microsoft 365 -ylläpitäjän pitää valmistella tenant. Jos hän ei tee sitä, Microsoft-ikkuna sulkeutuu hylkäyksellä (usein «Ylläpitäjän hyväksyntä vaaditaan») ja Mokapen näyttää saman varoituksen kuin sivulla. Se ei ole väärä salasana. Kolme asiaa, joita häneltä pyydät, ovat samat, jotka Mokapen listaa painikkeen vieressä.

Liitä sinut Mokapen CRM -sovellukseen. Microsoft Entraassa (identiteettiportaali, aiemmin Azure Active Directory) admin avaa Yrityssovellukset, englanniksi Enterprise applications, etsii Mokapen CRM, menee Käyttäjät ja ryhmät (Users and groups) ja lisää käyttäjäsi. Vaihtoehtoisesti hän poistaa kyseisestä sovelluksesta käytöstä Assignment required (määritys pakollinen): silloin kuka tahansa tenantissa voi yhdistää ilman nimellistä määritystä. Jos määritys on pakollinen etkä ole listalla, Microsoft estää kirjautumisen, vaikka salasana olisi oikein.

Ylläpitäjän suostumus IMAP:lle ja Mail.Sendille. Kun painat Yhdistä, Microsoft pyytää lupaa lukea posti IMAP:lla (IMAP.AccessAsUser.All) ja lähettää Microsoft Graphilla (Mail.Send). Monessa tenantissa tavallinen käyttäjä ei voi hyväksyä niitä yksin. Admin samassa Mokapen CRM -sovelluksessa myöntää ylläpitäjän suostumuksen. Ilman sitä yhdistämistä ei viimeistellä.

IMAP päällä laatikolla. Uusissa postilaatikoissa IMAP on jo päällä. Jos joku on sammuttanut sen, Microsoft-suostumus ei riitä eikä lukeminen käynnisty. Admin kytkee sen uudelleen Exchange-hallintakeskuksesta (admin.exchange.microsoft.com): Vastaanottajat → Postilaatikot → sinun laatikko → Yleiset → Hallitse sähköpostisovellusten asetuksia → IMAP käytössä. Sama kytkin on Microsoft 365 -keskuksessa (admin.microsoft.com): Käyttäjät → Aktiiviset käyttäjät → henkilö → Posti → Hallitse sähköpostisovelluksia. Lähetys Mokapenista ei kulje tenantin Authenticated SMTP:n kautta: se käyttää Microsoft Graphia (Mail.Send). Älä pyydä adminia ottamaan Authenticated SMTP käyttöön vain Mokapenia varten. Jos laatikko oli yhdistetty aiemmin ja lähetys epäonnistuu pyytäen yhdistämään uudelleen, palaa Integraatioihin ja toista Yhdistä Microsoft Office 365:llä: vanhalla yhteydellä ei ole Mail.Send-oikeutta.

Suostumuksen jälkeen aktivoi laatikokortilla kytkin Lähetä (SMTP) ja paina Synkronoi. Mokapen käyttää juuri tehtyä Microsoft-kirjautumista. Se ei kysy salasanaa eikä lähetä sinua SMTP-sivulle kirjautumaan uudelleen. Siitä eteenpäin laatikkoa voi käyttää kirjoittamiseen CRM:stä, automaatioihin ja jaksojen lähettäjäpooliin.

Gmail ja Google Workspace

Google ei hyväksy salasanaa, jolla kirjaudut Gmailiin. Mokapenissa valitse Gmail, syötä osoite ja salasanakenttään sovelluskohtainen salasana. Se luodaan Google-tililtä kaksivaiheisen vahvistuksen aktivoinnin jälkeen. Askeleet ovat Googlen: sovelluskohtaiset salasanat. Se on eri merkkijono kuin oikea salasana. Jos peruutat sen Googlesta, Mokapen lakkaa lukemasta laatikkoa: luot uuden ja liität sen uudelleen sekä lukemiseen että kun aktivoit Lähetä (SMTP).

Ennen salasanaa Gmailissa IMAP:n pitää olla päällä. Avaa Gmail selaimessa, hammasratas → Näytä kaikki asetukset → välilehti Edelleenlähetys ja POP/IMAP → Ota IMAP käyttöön → Tallenna muutokset. Jos kohtaa ei ole tai se on pois päältä etkä voi koskea siihen, domainin ylläpitäjä on sammuttanut sen.

Google Workspace -yritysositteella (ei @gmail.com) yhdistäminen riippuu hallintakonsolista, ei Mokapen-asetuksesta. Admin avaa Sovellukset → Google Workspace → Gmail → Loppukäyttäjien käyttöoikeudet ja POP- ja IMAP-käytössä ottaa IMAP-käytön käyttöön käyttäjille (englanniksi Enable IMAP access for all users). Hän voi tehdä sen koko organisaatiolle tai vain yksiköllesi. Googlen opas on Ota POP ja IMAP käyttöön tai poista ne käytöstä.

Samassa asetuksessa Google sallii rajoittaa IMAP:n OAuth-asiakaslistaan. Jos admin valitsee vain nuo asiakkaat, Mokapen ei pääse sisään: tämä sivu ei tee «Kirjaudu Googlella»-kirjautumista, se käyttää sähköpostia ja sovelluskohtaista salasanaa. Pelkkä OAuth-asiakaslista sulkee pois tuon tavan. Adminin pitää jättää IMAP käyttöön myös asiakkaille, jotka todennuvat sovelluskohtaisella salasanalla, ja jättää ihmiset vapaiksi luomaan niitä. Jos organisaatio on poistanut ne käytöstä, Google ei tarjoa niitä eikä Mokapenissa ole toista painiketta eston kiertämiseen.

Kun lukeminen ja lähetys on yhdistetty, aktivoi Lähetä (SMTP) ja synkronoi. Mokapen kokeilee lähetystä samalla sovelluskohtaisella salasanalla. Jos Google hylkää, lähes aina salasana on tilin salasana sovelluskohtaisen sijaan, IMAP on pois päältä, tai Workspace on rajoittanut asiakkaita.

Outlook.com ja Hotmail

Valitse Outlook, ei Office 365. Koskee osoitteita outlook.com, hotmail.com ja live.com. Syötä osoite ja tilin salasana. Jos sinulla on kaksivaiheinen vahvistus, Microsoft usein hylkää sivuston salasanan ja vaatii sovelluskohtaisen salasanan: luot sen Microsoft-tililtäsi ja liität Mokapeniin. Jos kirjautuminen epäonnistuu, seuraa Microsoftin sovelluskohtaisia salasanoja ja yritä uudelleen. Samaa salasanaa käytetään, kun aktivoit Lähetä (SMTP).

Tämä kohta ei kulje Exchange-ylläpitäjän kautta. Jos laatikko on työpaikan ja domain on Microsoft 365:ssä, Outlook.comin sovelluskohtainen salasana ei avaa tenanttia: palaa osioon Microsoft 365 ja pyydä adminia yhdistämään Mokapen CRM -sovellus.

Yahoo, iCloud ja muu sähköpostitili

Yahoo ei hyväksy sivuston salasanaa. Tilin turvallisuudesta generoit sovelluskohtaisen salasanan ja käytät sitä Mokapenissa lukemiseen ja lähetykseen. Askeleet ovat Yahoon sivulla: Yahoon sovelluskohtaiset salasanat. Jos Yahoon kaksivaiheinen vahvistus on pois päältä, se usein ei anna edes luoda sitä salasanaa: aktivoi se ensin.

iCloud toimii samoin. Apple ID:llä aktivoit kaksivaiheisen vahvistuksen ja generoit sovelluskohtaisen salasanan. Se ei ole Apple ID:n salasana eikä laitteen koodi. Apple selittää luonnin: Sovelluskohtaiset salasanat. Jos Apple ID:tä hallitsee yritys tai koulu (Apple Business Manager tai profiili, joka kieltää sovelluskohtaiset salasanat), vain kyseinen ylläpitäjä voi avata luonnin. Mokapenissa ei ole «Kirjaudu Applella»-kirjautumista tällä sivulla.

Muu sähköpostitili on yrityksen palvelin, hosting tai listalla olematon provider. Yhtä portaalia ei ole. Pyydä postin hallinnoijalta kolme tietoa lukemiseen ja kolme lähetykseen: host, portti ja salaus (SSL, TLS tai STARTTLS), plus tarvitaanko eri salasana kuin webmailiin. Mokapenissa valitse Muu sähköpostitili ja täytä ne. Jos palveluntarjoaja on sammuttanut IMAP:n tai todennuksen lähetyksen, kirjautuminen epäonnistuu, kunnes hän ottaa ne uudelleen käyttöön: Mokapen-asetusta, joka kiertäisi sen, ei ole. Kun aktivoit Lähetä (SMTP) tämän tyyppisellä laatikolla, Mokapen pyytää uudelleen lähetyksen hostin, portin ja salauksen, koska se ei voi arvata niitä domain-nimestä.

Jos yhdistämisen jälkeen Google, Microsoft tai provider peruuttaa salasanan tai suostumuksen, laatikko Mokapenissa menee virheeseen. Katkaise yhteys ja yhdistä uudelleen. Microsoft 365:lle toista Yhdistä Microsoft Office 365:llä vasta, kun admin on vahvistanut määrityksen, suostumuksen ja IMAP:n olevan päällä.

Sovelluskohtaiset oppaat

Askel askeleelta -yhdistämiseen ja spesifikoihin asetuksiin avaa tarvitsemasi integraation opas:

• Google Calendar — tapaamiset ja kalenteri.
• Google Contacts — yhteystieto-osoitekirja.
• Google Drive — liitteet ja tiedostoarkisto.
• Microsoft Outlook Calendar — tapaamiset ja Outlook-kalenteri.
• Microsoft Outlook Contacts — Outlook-osoitekirja.
• OneDrive — liitteet ja Microsoft-pilviarkisto.
• MailerLite — yhteystiedot ja listat.
• MailerLite-kampanjat — lähetetyt kampanjat ja yhteystietojen toiminnot.
• MailChimp — audience ja tilaajat.
• MailChimp-kampanjat — lähetetyt kampanjat ja yhteystietojen toiminnot.
• Brevo — yhteystiedot, kaksisuuntainen synkka.
• Brevo-kampanjat — lähetetyt kampanjat, avaukset ja klikkaukset, webhook.
• MailUp — yhteystiedot, kaksisuuntainen synkka.
• MailUp-kampanjat — lähetetyt uutiskirjeet; uusien lähetysten jälkeen painetaan Synkronoi.
• Klaviyo — yhteystiedot, kaksisuuntainen synkka.
• ActiveCampaign-kampanjat — lähetetyt kampanjat ja yhteystietojen toiminnot.
• Zoho Campaigns — lähetetyt kampanjat.
• Shopify — kaupan tuotteet, yhteystiedot ja tilaukset.
• WooCommerce — kaupan tuotteet, yhteystiedot ja tilaukset.
• Fatture in Cloud — yritykset, tuotteet, palvelut, tarjoukset ja verotilaukset.
• SMS — SMS-lähetys yhteystiedoille, manuaalisesti tai automaatiosta.
• WhatsApp Business — CRM:ään linkitetyt WhatsApp-viestit.
• Google Ads — liidit ja mainoskampanjat.
• Facebook Ads — liidit ja mainoskampanjat.
• LinkedIn Ads — liidit ja mainoskampanjat.
• Zoom — webinaarien rekisteröityneet yhteystietoina. Ei ole tapaamisen videopuhelu.
• Fireflies, Fathom, MeetGeek, tl;dv, Grain, Read.ai, Jamie — puheluiden litteroinnit asiakirjoihin tai muistiinpanoihin.
• Slack — ilmoitukset kanavalle ja tehtävät komennosta.
• 3CX — yhteystiedon popup, puhelumuistiinpanot ja click-to-call.
• Zapier — muut sovellukset API-tokenilla, ilman OAuthia Mokapenissa.
• Chrome-laajennukset — Gmail, Outlook web ja LinkedIn. Ei ole postilaatikon synkka.
• Yritystiedot — yritysten rekisteritiedot.

IMAP- ja SMTP-posti (Gmail, Outlook.com, Microsoft 365, Yahoo, iCloud) on tässä samassa oppaassa, Sähköposti-osiossa, ei erillisellä sivulla.

Yleiset ongelmat (kaikki integraatiot)

• Yhteys vanhentunut — katkaise yhteys Mokapenissa ja yhdistä uudelleen hyväksyen kaikki oikeudet.
• Synkka jumissa «käynnissä» — odota; suurilla osoitekirjoilla se voi kestää minuutteja. Jos se ei valmistu, katkaise ja yhdistä uudelleen.
• Kaksoiskappaleet — usein ensimmäinen synkka ilman sähköpostisääntöjä tai sama palvelu yhdistetty kahdella eri tilillä. Käytä anti-duplikaattisääntöjä missä saatavilla ja osoitekirjan Kaksoiskappaleet-työkalua.
• Puuttuva data — tarkista synkan suunta, näkyvyys «vain minä», Mokapen-roolin oikeudet ja että yhdistetty tili on oikea (sivulla näkyvä sähköposti).
• Automaatio epäonnistuu — tarkista flown Omistajan integraatio ja askeleen historia Automaatioissa.

Vinkkejä tiimille

• Päätä kuka yhdistää mitä (esim. tiimin kalenteritili team@, yrityksen Drive) ja dokumentoi se sisäisesti.
• Yhdistä integraatiot ennen massatuonteja tai automaatioiden go-livea.
• Kokeile testi-orgissa tai -datalla, kun synkka on invasiivinen (koko osoitekirja, vuoden kalenteri).
• Linjaa osallistujien / järjestäjien sähköpostit, kun Mokapen-tili on eri kuin pilvikalenteritili.
• Tarkista säännöllisesti käyttämättömät integraatiot tai orgista lähteneet käyttäjät — katkaise se, mitä ei enää tarvita.
• Mokapen AI ja raportit työskentelevät datalla, joka on jo Mokapenissa: säännöllinen synkka = hyödyllinen avustaja ja kojelaudat.