Mokapenin opas

Google Drive

Yhdistä Google Drive Mokapeniin liittääksesi tiedostoja CRM-tietueista (yhteystiedot, mahdollisuudet, tiketit, projektit…) ja, jos haluat, tallentaaksesi pilveen tietokoneelta ladatut tiedostot sen sijaan, että ne olisivat vain Mokapen-palvelimella.

Yleiskatsaus: Integraatiot.

Vaatimukset

• Google-tili, jossa on Drive-tallennustilaa.
• Oikeus Mokapenille käyttää tiedostoja, jotka sovellus luo tai avaa Drivella (ei koko asemasi sisältöä).

Yhdistä Google Drive

1. Käyttäjävalikko → Integraatiot → Google Drive.
2. Klikkaa Synkronoi Google Drive.
3. Kirjaudu Googleen ja Salli pääsy Mokapenin hallitsemiin tiedostoihin.
4. Määritä asetukset ja jako (vain yhdistänyt käyttäjä näkee nuo osiot).
5. Klikkaa Synkronoi sivun alareunassa.

Jos et hyväksy, et voi liittää tiedostoja Drivesta etkä tallentaa latauksia pilveen.

Mitä Mokapen pyytää Googelta

Mokapen pyytää pääsyä tiedostoihin, jotka se luo tai avaa integraation kautta — ei lukuoikeutta koko henkilökohtaiseen Driveen. Tätä tarvitaan erilliseen kansioon, latauksiin ja liitteiden avaamiseen CRM-tietueista.

Asetukset

• Tallenna tietokoneen tiedostot pilveen (kytkin päällä): PC:ltä ladatut tiedostot menevät myös Google Driveen, ei vain Mokapeniin.
• Erillinen kansio: Mokapen luo tai käyttää uudelleen kansiota nimellä Sovelluksen nimi – Organisaation nimi ja sijoittaa linkitetyt tiedostot sinne, jotta löydät ne ryhmiteltyinä Googlesta.

Jakaminen tiimin kanssa

• Ota käyttöön muille käyttäjille — kollegat tai koko org voivat käyttää sinun Drive-yhteyttäsi liittääkseen tiedostoja ilman uutta kirjautumista. Hyödyllinen yrityksen Drivelle, jota yksi yhteyshenkilö hallitsee.
• Jaa kaikki Drive-tiedostot jäsenille — päällä ollessa Mokapen-tiedostot Drivella ovat jaetulla linkillä org-jäsenten käytettävissä; pois päältä oikeudet ovat rajoittavampia.

Jokaisen muutoksen jälkeen klikkaa Synkronoi.

Päivittäinen käyttö — liitä tiedostoja tietueesta

Avaa tietue (yhteystieto, mahdollisuus, tiketti, projekti…), klikkaa paperiliitintä (Liitteet) ja valitse lähde. Google Drive yhdistettynä näkyy kaksi erillistä tilaa:

1. Tietokoneeltasi (Google Driveen)

Valikkokohta: Tietokoneesi Google Drivella.

1. Valitse tiedosto PC:ltä (tai vedä se latausalueeseen, missä saatavilla).
2. Mokapen lataa sen integraatioon linkitettyyn Google Drive -tiliin — ei vain Mokapen-tallennukseen.
3. Jos otit erillisen kansion käyttöön Integraatioissa, Mokapen luo (tai käyttää) kansiota Sovelluksen nimi – Organisaation nimi ja sijoittaa tiedoston sinne.
4. Tiedosto liitetään tietueeseen linkillä, joka avaa asiakirjan Google Drivella.

Hyödyt: asiakirja pysyy org-Drivella (tai tiimin kanssa jaetulla tilillä); et käytä Mokapen-liitetallennusta; Googlen varmuuskopiointi ja jako pysyvät CRM:n ulkopuolella. Ihanteellinen sopimuksille, PDF:ille ja uusille tietokoneella luoduille tiedostoille.

2. Google Drive online — tiedostovalitsin

Valikkokohta: Google Drive online.

1. Googlen valitsin avautuu (Drive-ikkuna).
2. Valitse yksi tai useampi jo Drivella oleva tiedosto tai kansio.
3. Mokapen ei lataa uudelleen tiedostoa PC:ltä: se linkittää tietueen Drivella olevaan tiedostoon (tai tiedostoihin) avauslinkillä.

Hyödyt: ei kaksoislatausta; käytät jo Drive-kansioihin järjestettyjä asiakirjoja; hyödyllinen malleille, esityksille tai jaetuille kansioille, joita tiimi ylläpitää Googlessa. Tiedosto pysyy siellä, mihin laitit sen Drivella — Mokapen lisää vain CRM-linkin.

Kumpi valita?

• Uusi tiedosto PC:ltä → «Tietokoneesi Google Drivella».
• Tiedosto jo Drivella → «Google Drive online».

Jos Drive-integraatio on jaettu kollegoille, molemmat vaihtoehdot käyttävät orgille aktiivista yhteyttä (sinun tai jaettua), joten liitteet osoittavat samaan yritysarkistoon.

Liitteen poistaminen Mokapen-tietueesta ei poista tiedostoa Google Drivesta. Jos tiedosto katoaa Drivesta, linkki Mokapenissa voi lakata toimimasta — siinä tapauksessa katkaise yhteys ja yhdistä uudelleen tai korvaa liite.

Yleistä tietoa liitteistä: Liitteet-opas.

Yleiset ongelmat

• Latausvirhe — tiedosto liian suuri, tuettu muoto puuttuu, Drive täynnä tai oikeus peruutettu. Yhdistä integraatio uudelleen.
• Kollega ei näe asetuksia — vain yhteyden luonut käyttäjä voi muuttaa asetuksia ja jakoa; muut käyttävät jaettua tiliä jos käytössä.

Katkaise yhteys

Klikkaa Katkaise yhteys ja vahvista kirjoittamalla pyydetty sana. Ikkunassa voit valita, mitä tehdään olemassa oleville Drive-liitelinkeille Mokapenissa.

Vaihtoehdot Mokapenissa:

• Normaali katkaisu (kytkin «Poista kaikki linkit…» pois) — peruutat vain tilin yhteyden. Drive-linkeillä varustetut liitteet jäävät tietueille Mokapenissa, mutta ilman aktiivista integraatiota linkit voivat lakata toimimasta, kunnes yhdistät uudelleen tai korvaat liitteet.
• Poista kaikki Google Drive -tiedostolinkit Mokapenista (kytkin päällä) — Mokapen poistaa orgista viittaukset Drive-liitteisiin (kyseiseen synkkaan linkitetyt tietueet). Tiedostoja ei poisteta Google Drivesta: ne jäävät pilveen; vain CRM-linkit katoavat.

Joka tapauksessa ulkoisen Driven asiakirjoja ei tuhota automaattisesti Mokapenista. Tilaa vapauttaaksesi tai arkiston sulkeaksesi toimi suoraan Google Drivella.

Liitteiden tiedot: Liitteet-opas.