Mokapenin opas

Vuorot-opas

Vuorot-alue on Mokapenin HR-moduuli suunnitella kuka työskentelee missä ja milloin: sijainnit, henkilöt, aikavälit ja päivät. Se ei ole tapaamiskalenteri (se on Tapaamiset) eikä tehtyjen tuntien kirjaus (se on Läsnäolo): Vuorot sanovat «tämä tiimin jäsen on osoitettu tähän sijaintiin, näillä aikaväleillä, näinä päivinä».

Pääset siihen valikosta Human Resources → Vuorot. Oletusnäkymä on Kalenteri-ruudukko; voit vaihtaa Lista-näkymään. Moduuli vaatii Vuorot-sovelluksen aktiivisena, oikeat käyttöoikeudet ja sopivan Premium-suunnitelman (Vuorot kuuluvat HR-pakettiin). Tarkista saatavuus suunnitelmastasi ja organisaatiosi Sovellukset-osiossa.

Kaksi tasoa: organisaatiovuorot ja osoitukset

Vuorojen hyvä käyttö alkaa kahden objektin erosta:

• Organisaatiovuorot (esiasetukset) — aikavälimallit viikonpäivittäin (esim. «Aamu ma–pe 09:00–13:00», «Viikonloppu 10:00–18:00»). Omistaja (tai joku, jolla on pääsy asetuksiin) luo ja hallitsee niitä Organisaatioasetukset → Human Resources → Vuorot. Ilman vähintään yhtä esiasetusta ruudukko voi näyttää tyhjän tilan: «konfiguroi ensin organisaatiovuorot».
• Vuoro-osoitukset (käyttäjän vuoro) — konkreettinen tietue: henkilö + sijainti + päivä (tai väli) + aikavälit (+ valinnainen esiasetus) + muistiinpanot. Nämä ovat kalenterissa ja listassa näkyviä kortteja, joita voit luoda, vetää, kloonata, suunnitella, arkistoida tai poistaa.

Esiasetus nopeuttaa: valitessasi sen luonnissa aikavälit esitäytetään. Voit silti määritellä mukautetut välit jokaisessa osoituksessa. Linkkiä Myynnin katalogin Palveluihin ei ole: Vuorot toimivat organisaation sijainneilla ja käyttäjillä.

Käyttöoikeudet: kuka näkee ja kuka muokkaa

Vuoroilla ei ole «hyväksyntä»-kulkua (vahvista/hylkää). Kolme käyttöoikeustasoa merkitsee:

1. Sovellus ja suunnitelma

Ilman aktiivista Vuorot-sovellusta (ja sopivaa Premium-suunnitelmaa) et pääse moduuliin etkä Vuoro-raportteihin. Omistaja aktivoi sovelluksen Asetukset → Sovellukset.

2. Vuoromuokkaajat

Asetukset → Human Resources → Vuorot -osiossa omistaja määrittää, kuka voi luoda ja muokata osoituksia koko organisaatiolle (yksittäiset käyttäjät tai «kaikki»). Tällä listalla oleva on vuoromuokkaaja: he näkevät luontikäyttöliittymän, voivat osoittaa vuoroja kenelle tahansa, käyttää suunnittele/kloonaa/arkistoi/poista massatoimintoja, vetää kortteja ja tehdä massamuokkauksen listassa.

Huomio: jos käyttäjä on jo Läsnäolo-muokkaaja, Mokapen käsittelee häntä myös vuoromuokkaajana — joten tuntien hallitsija voi linjata suunnittelun ilman kaksinkertaista konfiguraatiota.

3. Ei-muokkaava käyttäjä (rajoitettu näkyvyys)

Ei-muokkaajat näkevät tyypillisesti vain omat vuoronsa ja raportoitaviensa — eli tiimien jäsenten, joita he johtavat. He eivät näe (eivätkä muokkaa) koko organisaation aikataulua. Uusien osoitusten luonti muille on muokkaajille.

4. Omistaja ja esiasetukset

Organisaatiovuorojen (esiasetusten) luonti/muokkaus/poisto ja muokkaajalistan tallennus jäävät tyypillisesti omistajalle (organisaatioasetukset). Jäsen-muokkaaja voi hallita päivittäisiä osoituksia, mutta viikoittaiset mallit määrittää orgia hallitseva.

Yhteenveto:

• Omistaja — aktivoi sovelluksen, sijainnit, esiasetukset, kuka on muokkaaja.
• Muokkaaja — suunnittelee vuoroja kaikille (tai moniluonnissa valituille).
• Ei-muokkaaja — näkee (ja seuraa) omat vuoronsa ja raportoitaviensa; ei hallitse globaalia aikataulua.

Vuorot-sivu — työkalurivi ja näkymät

Ylhäällä vaihdat Kalenteri ja Lista välillä. Kalenterissa löydät myös:

• Rivitila (oletus) — koko kuukausi: jokainen rivi on päivä; sarakkeet riippuvat ryhmittelystä (sijainnit tai käyttäjät). Kuukausi kerrallaan.
• Saraketila — vaakainen ikkuna noin eilen → +7 päivää, alisarakkeet sidottu päivän esiasetusaikaväleihin. Hyödyllinen «lyhyelle» operatiiviselle viikolle; ei erillistä ISO-kalenteria nimeltä «Viikko».
• Ryhmittely — Sijainti → Käyttäjä (oletus) tai Käyttäjä → Sijainti. Muuttaa korttien lukutapaa: toisessa näet henkilöt sijainnin sisällä; toisessa sijainnit henkilön sisällä.
• Edistyneet suodattimet — perus-Premium-suunnitelmalla (missä tarjotaan) rajaa henkilöihin, sijainteihin, jaksoihin; muuten päivityskehotus.
• Uusi vuoro / toiminnot — osoituksen luonti (jos muokkaaja); täältä tai toimintovalikosta myös Suunnittele, arkistoi jne. käyttöoikeuksien mukaan.

Listassa näet osoitukset taulukossa (henkilö, päivät, sijainti, aikavälit, muistiinpanot…). Muokkaajaoikeuksilla voit valita useita rivejä ja käyttää massatoimintoja (muokkaa, monista, arkistoi, poista, suunnittele saatavilla olevien mukaan).

Ruudukon kortit ja osoituskortti

Ruudukossa jokainen osoitus on värillinen kortti (käyttäjän väri organisaatiossa). Ryhmittelystä riippuen se näyttää avatar/nimi + aikavälit tai sijainti + väli. Napsautus avaa osoituskortin.

Tyypilliset kentät

• Henkilö, Sijainti (pakollinen), Päivä, Aika (yksi tai useampi väli), Esiasetusvuoro (valinnainen), Muistiinpanot.
• Arkistoitu -merkki, jos osoitus on aktiivisten näkymien ulkopuolella.
• Jos Läsnäolo-sovellus on aktiivinen: vuoron ja läsnäolon vertailu (suunniteltu vs kirjatut tunnit, mahdollinen ylityö), linkitettyjen leimausten lista ja pikavalinnat kirjata tai muokata läsnäoloa samana päivänä/sijainnissa.

Valikko

• Kloonaa — monistaa osoituksen (hyödyllinen toistaa sama kaava muille päiville).
• Arkistoi / Palauta — poistaa aktiivisesta kalenterista/listasta tai tuo takaisin menettämättä historiaa.
• Poista — poistaa osoituksen (ja purkaa läsnäolot, jotka osoittivat kyseiseen vuoroon). Suosi arkistointia, jos tarvitset jäljen.

Kalenterissa, jos olet muokkaaja, voit myös vetää kortteja solujen välillä (muuta päivää/sijaintia/käyttäjää/väliä ruudukon mukaan). Mokapen merkitsee päällekkäisyydet saman käyttäjän/päivän aikaväleillä ja varoitukset organisaation sulkupäivillä.

Vuoro-osituksen luominen

1. Varmista, että sijainnit ovat olemassa (yleiset org-asetukset) ja vähintään yksi organisaatioesiasetus (suositeltu).
2. HR → Vuorot → Uusi vuoro (jos näet painikkeen, olet tyypillisesti muokkaaja).
3. Valitse henkilö (tai useita, jos muokkaaja), sijainti, valinnainen esiasetus.
4. Tyyppi Yksittäinen (yksi päivä) tai Useita (päiväväli).
5. Aseta aikavälit (esitäytetty esiasetuksesta tai mukautettu) ja muistiinpanot.
6. Tallenna: kortit ilmestyvät ruudukkoon ja listaan.

Vuorojen suunnittelu (kopioi jakso → kuukausi)

Suunnittele-toiminto kopioi osoitukset lähtöjaksosta kohdekuukauteen pitäen viikonpäivää ja «asemaa» kuukaudessa (hyödyllinen toistaa toistuvia kaavoja ilman manuaalista uudelleenluontia). Voit rajata käyttäjiin ja sijainteihin modaalin vaihtoehtojen mukaan. Jos kopioitavia vuoroja ei ole, Mokapen ilmoittaa. Käytä Suunnittele-vaihetta «malli»-kuukauden vakiinnuttamisen jälkeen.

Muokkaus, kloonaus, arkistointi, poisto

• Muokkaa — avaa kortti ja päivitä kentät; listassa massamuokkaus jos saatavilla. Tai vedä ruudukossa.
• Kloonaa / Monista — kortilta tai monivalinnasta; korjaa päivät uudella tietueella.
• Arkistoi — valmiit tai merkityksettömät vuorot poistuvat operatiivisista näkymistä mutta pysyvät palautettavina.
• Poista — virheille ja testeille; huomioi linkki läsnäoloihin.

Vuorot-asetukset

Polku: Organisaatioasetukset → Human Resources → Vuorot-kortti (tai HR-keskus).

• Käyttäjät, jotka voivat luoda ja muokata vuoroja — muokkaajalista (käyttäjät tai koko org). Tämä on pääasiallinen operatiivinen käyttöoikeusvipu.
• Organisaatiovuorot (esiasetukset) — otsikko + viikonpäivät yhdellä tai useammalla TT:MM–TT:MM -välillä. Luo kaavat, joita käytät joka viikko (aamu/iltapäivä, viikonloppu, iltavuorot…).
• Sijainnit — hallitaan yleisissä organisaatioasetuksissa (sijainnit); ilman sijainteja et voi osoittaa hyödyllisiä vuoroja.
• Sulkemiset / pyhät — yleisissä asetuksissa: sulkupäivinä voit saada varoituksia tai estoja luonnissa.

Vuorot ja Läsnäolo yhdessä

Molemmat sovellukset aktiivisina tyypillinen kulku on: suunnittele Vuoroilla → kirjaa toteutuneet tunnit Läsnäololla (myös vuorokortilta). Osoituskortti voi näyttää, paljonko läsnäolo poikkeaa suunnitellusta. Läsnäolo voi linkittyä automaattisesti vuoroon samalle käyttäjälle/sijainnille/päivälle. Yksityiskohdat Läsnäolo-oppaassa.

Vuoro-raportit

Valikosta Raportit → Vuorot analysoit suunniteltuja tunteja (ei-arkistoitujen osoitusten aikaväleistä): tunnit sijainnittain, tunnit käyttäjittäin, käyttäjän tunnit × viikonpäivä, plus analyyttinen lista. Edistyneet suodattimet vaativat usein perus-Premium-suunnitelman. Käytä raportteja sijaintikuormaan ja viikon kattavuuteen; tehtyihin tunteihin Läsnäolo-raportit (ja ristidata missä saatavilla).

Käyttötapaukset

• Vähittäiskauppa / monipaikka: aamu/iltapäivä-esiasetukset; Sijainti→Käyttäjä-ruudukko; muokkaaja = myymäläpäällikkö; Suunnittele joka kuukausi.
• Studio / klinikka: sarakkeet esiasetusväleittäin; osoita ammattilaiset sijainteihin; vertaa Läsnäoloon.
• Tiimi esimiehen kanssa: ei-muokkaajat näkevät vain itsensä ja raportoitavat; HQ-muokkaaja näkee kaiken.
• Sulkemiset: org-pyhät → vältä haamu-vuoroja suljetuina päivinä.

Suositellut prosessit

• Luo ensin sijainnit ja esiasetukset, sitten osoita henkilöt — ei toisin päin.
• Rajoita muokkaajat niihin, jotka oikeasti suunnittelevat (HR, myymäläpäällikkö); vältä «kaikki», jos org on suuri.
• Käytä Suunnittele vakaan mallikuukauden jälkeen.
• Arkistoi vanhat kuukaudet poistamisen sijaan, jos tarvitset historiallisia raportteja.
• Linjaa Vuorot ja Läsnäolo: sama sijainti ja samat aikavälit vähentävät poikkeamia ja «yllätys»-ylityötä.

Usein kysytyt kysymykset

K: En näe Uusi vuoro -painiketta. Miksi?

V: Et ole yleensä vuoromuokkaajien joukossa (etkä läsnäolo-muokkaaja). Pyydä omistajaa lisäämään sinut Asetukset → Human Resources → Vuorot.

K: Ruudukko on tyhjä / pyytää organisaatiovuoroja.

V: Organisaatio-esiasetus-konfiguraatio puuttuu. Omistajan on luotava ne Vuorot-asetuksissa.

K: Näen vain omat vuoroni, en kollegoiden.

V: Odotettu käyttäytyminen, jos et ole muokkaaja: näet itsesi ja raportoitavasi. Koko aikataulu vaatii muokkaajan roolin.

K: Onko vuorojen hyväksyntää?

V: Ei. Ei vahvista/hylkää-kulkua kuten varauksissa. Operatiivinen tila on suunnittelu → (valinnainen läsnäolo) → arkistointi.

K: Ero Vuorojen ja Tapaamisten välillä?

V: Vuorot = HR-suunnittelu (sijainti + aikavälit + henkilö). Tapaamiset = kokoukset/puhelut CRM-osallistujilla. Katso Tapaamiset-opas.

K: Riippuvatko Vuorot Palveluista?

V: Ei. Ne riippuvat organisaation sijainneista, käyttäjistä ja aika-esiasetuksista.