Vodič Mokapen

Vodič za smjene

The Smjene područje je Mokapenov HR modul za planiranje tko gdje i kada radi: lokacije, ljudi, vremenski odsječci i dani. To nije kalendar sastanaka (tj. Sastanci) niti evidencija odrađenih sati (tj. Prisutnosti): Smjene kažu «ovaj član tima je dodijeljen ovoj lokaciji, u ovim vremenskim intervalima, na ove datume».

Pristupite mu iz Ljudski resursi → Smjene Jelovnik. Zadani prikaz je Kalendar rešetka; možete se prebaciti na Popis. Modul zahtijeva aktivnu aplikaciju Shifts, ispravna dopuštenja i a odgovarajući Premium plan (Smjene su dio HR paketa). Provjerite dostupnost na svom planu iu aplikacijama svoje organizacije.

Dvije razine: organizacijski pomaci i zadaci

Da biste dobro koristili Shifts, pomaže da odmah shvatite razliku između dva objekta:

• Organizacijske promjene (unaprijed postavljene) — predlošci vremenskih odsječaka po danu u tjednu (npr. «Jutro pon–pet 09:00–13:00», «Vikend 10:00–18:00»). An vlasnik (ili netko s pristupom postavkama) stvara ih i njima upravlja u postavkama organizacije → Ljudski resursi → Smjene. Bez barem jedne unaprijed postavljene postavke, mreža može pokazati prazno stanje: «prvo konfigurirajte organizacijske pomake».
• Dodjela smjena (korisnička smjena) — konkretan zapis: osoba + lokacija + datum (ili raspon) + vremenski odsječci (+ izborna unaprijed postavljena) + bilješke. Ovo su kartice koje vidite u kalendaru i na popisu, a koje možete stvarati, povlačiti, klonirati, planirati, arhivirati ili brisati.

Unaprijed postavljena postavka ubrzava stvari: njezin odabir prilikom izrade unaprijed ispunjava vremenske odsječke. I dalje možete definirati prilagođene utore za svaki zadatak. Ne postoji poveznica na Prodajni katalog Usluge: Rad u smjenama na organizaciji lokacije i korisnika.

Korisnička dopuštenja: tko vidi i tko uređuje

Smjene nemaju tijek «odobrenja» (potvrda/odbijanje). Važne su tri razine dopuštenja:

1. Aplikacija i plan

Bez aktivne aplikacije Shifts (i odgovarajućeg Premium plana) ne možete ući u modul ili izvješća Shifts. Vlasnik aktivira aplikaciju iz Postavke → Aplikacije.

2. Urednici smjena

U Postavke → Ljudski resursi → Smjene, vlasnik konfigurira tko može stvarati i uređivati zadaci za cijelu organizaciju (pojedini korisnici ili «svi»). Svatko na ovom popisu je a urednik smjene: oni vide korisničko sučelje za izradu, mogu dodijeliti smjene bilo kojoj osobi, skupno koristiti planiranje/kloniranje/arhiviranje/brisanje, povlačiti kartice i izvoditi skupno uređivanje na popisu.

Napomena: ako je korisnik već a Urednik prisutnosti, Mokapen ih također tretira kao Shifts editor — tako da tko god upravlja satima može uskladiti planiranje bez dvostruke konfiguracije.

3. Korisnik koji nije uređivač (ograničena vidljivost)

Neuređivači obično vide samo vlastite smjene i one njihove izvjestitelji — tj. članovi timova kojima upravljaju. Oni ne vide (niti uređuju) puni raspored cijele organizacije. Stvaranje novih zadataka za druge ostaje za urednike.

4. Vlasnik i unaprijed postavljene postavke

Stvaranje/uređivanje/brisanje organizacijski pomaci (unaprijed postavljeni) i spremanje popisa uređivača obično ostaju s vlasnik (postavke organizacije). Urednik član može upravljati svakodnevnim zadacima, ali tjedne predloške definira onaj tko upravlja organizacijom.

Ukratko:

• Vlasnik — aktivira aplikaciju, lokacije, unaprijed postavljene postavke, tko je urednik.
• Urednik — planira smjene za sve (ili za one odabrane u multi-create).
• Neurednik — gleda (i prati) vlastite smjene i smjene ljudi koji im odgovaraju; ne upravlja globalnim rasporedom.

Mijenja stranicu — alatnu traku i prikaze

Na vrhu prelazite između Kalendar i Popis. Na kalendaru se također nalaze:

• Način rada redaka (zadano) — puni mjesec: svaki red je dan; stupci ovise o grupiranju (lokacije ili korisnici). Navigacija mjesec po mjesec.
• Način stupaca — horizontalni prozor od otprilike jučer → +7 dana, s podstupcima vezanim za dan unaprijed postavljeni vremenski odsječci. Korisno za «kratki» operativni tjedan; to nije namjenski ISO kalendar pod nazivom «Tjedan».
• Grupiraj po — Lokacija → Korisnik (zadano) ili Korisnik → Lokacija. Mijenja način čitanja kartica: u jednom slučaju vidite ljude unutar lokacije; u drugom, mjesta unutar osobe.
• Napredni filteri — s osnovnim Premium planom (gdje je predviđen) suženim po osobama, lokacijama, razdobljima; inače se može pojaviti upit za nadogradnju.
• Nova smjena / akcije — izrada zadatka (ako je urednik); odavde ili također iz izbornika radnji Plan, arhivirati itd. prema dopuštenjima.

U Popis vidite zadatke u tablici (osoba, datumi, lokacija, vremenski odsječci, bilješke…). S uređivačkim dozvolama možete odabrati više redaka i koristiti skupne akcije (uređivanje, dupliciranje, arhiviranje, brisanje, planiranje prema dostupnim stavkama).

Mrežne kartice i kartica sa zadacima

U tablici svaki zadatak je a karta u boji (korisnička boja u organizaciji). Ovisno o grupiranju, prikazuje avatar/ime + vremenske odsječke ili lokaciju + odsječak. Klikom se otvara zadaća kartica.

Tipična polja kartice

• Osoba, Mjesto (potreban), Datum, Vrijeme (jedan ili više utora), Unaprijed postavljeni pomak (opcionalno), Bilješke.
• Arhivirano značka ako je zadatak izvan aktivnih prikaza.
• Ako je Prisutnosti aplikacija je aktivna: usporedba smjene u odnosu na prisutnost (planirani u odnosu na zabilježene sate, mogući prekovremeni rad), popis povezanih ulazaka/izlazaka i prečaca za snimanje ili uređivanje prisutnosti istog dana/lokacije.

Izbornik opcija

• Klon — duplicira zadatak (korisno za ponavljanje istog uzorka na druge datume).
• Arhiviraj/vrati — uklanja ili vraća na aktivni kalendar/popis bez gubitka povijesti.
• Izbrisati — uklanja dodjelu (i poništava sve prisutnosti koje su upućivale na tu promjenu). Radije arhivirajte ako trebate trag.

Na kalendaru, ako ste urednik, također možete povucite kartice između ćelija (promijenite datum/lokaciju/korisnika/utor prema mreži). Mokapenske zastave preklapanja vremenskih odsječaka za istog korisnika/dan i upozorenja o organizaciji dani zatvaranja.

Izrada smjenskog zadatka

1. Provjerite to lokacije postoje (opće postavke organizacije) i najmanje jedna organizacijska unaprijed postavljeno (preporučeno).
2. HR → Smjene → Nova smjena (ako vidite gumb, obično ste urednik).
3. Odaberite osoba (ili više osoba, ako je urednik), mjesto, izborno unaprijed postavljeno.
4. Tip Singl (jedan datum) ili Višestruki (datumski raspon).
5. set vremenski odsjeci (unaprijed ispunjeno iz unaprijed ili prilagođeno) i bilješke.
6. Spremi: kartice se pojavljuju u mreži i na popisu.

Planiranje smjena (razdoblje kopiranja → mjesec)

The Plan funkcija kopira dodjele iz izvornog razdoblja u ciljani mjesec, nastojeći zadržati dan u tjednu i «poziciju» u mjesecu (korisno za ponavljanje obrazaca koji se ponavljaju bez ponovnog ručnog stvaranja svega). Možete suziti po korisnicima i lokacijama prema modalnim opcijama. Ako nema pomaka za kopiranje, javlja Mokapen. Koristite plan nakon konsolidacije «predloška» mjeseca.

Uređivanje, kloniranje, arhiviranje, brisanje

• Uredi — otvorite polja kartice i ažuriranja; na popisu, skupno uređivanje ako je dostupno. Ili povucite u mrežu.
• Klon / duplikat — s kartice ili višestruki odabir; zatim ispravite datume na novom zapisu.
• Arhiva — završene ili više nevažne smjene napuštaju operativne preglede, ali se mogu povratiti.
• Izbrisati — za greške i testove; pogledajte vezu s prisutnostima.

Mijenja postavke

Put: Organizacijske postavke → Ljudski resursi → Smjene kartica (ili HR hub).

• Korisnici koji mogu kreirati i uređivati ​​smjene — popis urednika (korisnici ili cijela organizacija). Ovo je glavna poluga operativnih dozvola.
• Organizacijske promjene (unaprijed postavljene) — naslov + dani u tjednu s jednim ili više HH:MM–HH:MM utori. Napravite uzorke koje ćete koristiti svaki tjedan (jutro/poslijepodne, vikend, večernje smjene…).
• Lokacije — upravlja se u općim organizacijskim postavkama (lokacije); bez lokacija ne možete dodijeliti korisne smjene.
• Zatvaranje / praznici — u općim postavkama: na dane zatvaranja možete primiti upozorenja ili blokade pri stvaranju.

Smjene i prisutnosti zajedno

Uz aktivne obje aplikacije, tipičan tok je: plan s pomacima → snimiti stvarni sati s Prisutnostima (također s kartice smjene). Zadaća kartica može pokazati koliko prisutnost odstupa od planiranog. Prisutnost se može automatski povezati sa smjenom za istog korisnika/lokaciju/dan. Detalji u Vodič za prisutnost.

Izvješća o smjenama

Od Izvješća → Smjene jelovnik analizirate planiranih sati (izvedeno iz vremenskih odsječaka nearhiviranih zadataka): sati po lokaciji, sati po korisniku, korisnički sati × dan u tjednu, plus analitički popis. Napredni filtri često zahtijevaju osnovni Premium plan. Koristite izvješća za radno opterećenje lokacije i tjednu pokrivenost; za radio sati koristiti izvješća o prisutnosti (i unakrsne podatke gdje su dostupni).

Slučajevi upotrebe

• Maloprodaja / više lokacija: jutarnje/poslijepodnevne postavke; Lokacija→Korisnička mreža; urednik = voditelj trgovine; Planirajte svaki mjesec.
• Studio / klinika: stupci po unaprijed postavljenim utorima; dodijeliti profesionalce na lokacije; usporediti s Prisutnostima.
• Tim s menadžerom: neurednici vide samo sebe i reportere; HQ urednik vidi sve.
• Zatvaranja: org praznici → izbjegavajte neaktivne smjene zatvorenim danima.

Preporučeni procesi

• Prvo stvorite lokacije i unaprijed postavljene postavke, zatim dodijelite ljude — a ne obrnuto.
• Ograničiti urednici onima koji zapravo planiraju (HR, voditelj trgovine); izbjegavajte «sve» ako je organizacija velika.
• Koristiti Plan nakon stabilnog predloška mjesec dana.
• Arhiva stare mjesece umjesto da ih izbrišete ako trebate povijesna izvješća.
• Uskladite smjene i prisutnosti: ista lokacija i isti vremenski odsječci smanjuju odstupanja i «iznenađenja» prekovremeno.

Često postavljana pitanja

P: Ne vidim gumb New shift. Zašto?

O: Obično niste u smjeni urednici (niti urednik prisutnosti). Zamolite vlasnika da vas doda u Postavke → Ljudski resursi → Smjene.

P: Mreža je prazna / traže se organizacijski pomaci.

A: Organizacijske postavke konfiguracija nedostaje. Vlasnik ih mora stvoriti u postavkama Shifta.

P: Vidim samo svoje smjene, ne i kolegice.

O: Očekivano ponašanje ako niste urednik: vidite sebe i svoje reportere. Za puni raspored potrebno je biti urednik.

P: Postoji li odobrenje za smjenu?

O: Ne. Nema tijeka potvrda/odbijanja kao kod rezervacija. Radni status je planiranje → (opcijska prisutnost) → arhiva.

P: Razlika između smjena i imenovanja?

O: Smjene = planiranje ljudskih resursa (lokacija + vremenski odsjeci + osoba). Termini = sastanci/pozivi sa CRM sudionicima. Vidite Vodič za zakazivanje termina.

P: Ovise li smjene o uslugama?

O: Ne. Oni ovise o lokacijama organizacije, korisnicima i vremenskim postavkama.