Vodič Mokapen

Automatizacije

Automatizacije spojiti a okidački događaj (nešto što se događa u CRM-u, slanje obrasca, dolazna e-pošta ili zakazano vrijeme) na niz korake koje Mokapen pokreće u vaše ime: izradite zadatak, ažurirajte ugovor, pošaljite e-poštu, pročitajte retke iz Google tablice, ponovite istu operaciju na desecima kontakata. Tijek konfigurirate jednom, aktivirate ga i sustav ga ponavlja kad god se ispune uvjeti.

Cijeli modul uključen je u Premium Large plan. Nalazite ga u korisničkom izborniku (ikona profila gore desno) → Automatizacije: popis tokova, vizualni uređivač i povijest izvršenja.

Pregled

Svaka automatizacija ima tri glavna elementa:

• Okidač (početak) — definira kada tok počinje: npr. "kontakt obrazac primljen", "dogovor izmijenjen", "svaki ponedjeljak u 9:00".
• Protočni koraci — radnje u nizu: stvaranje ili uređivanje zapisa, slanje poruka, čekanje, provjera stanja, ponavljanje preko popisa.
• Opće postavke — naslov, Vlasnik, Suradnici, Aktivan ili Neaktivan status (iste oznake koje vidite u tablici).

Kada se aktivira okidač, Mokapen stavlja izvođenje u red čekanja i obrađuje ga u pozadini. Svaki početak ostavlja a pretraživa povijest, korak po korak, tako da možete vidjeti što je uspjelo i gdje popraviti stvari. Automatizacije ne zamjenjuju ljudsku prosudbu o složenim slučajevima: one uklanjaju rad koji se ponavlja i održavaju usklađenima procese za koje ste se odlučili.

Osnovni pojmovi

Prije izgradnje toka, pomaže da se orijentirate s pojmovima koje pronađete u uređivaču:

• Automatizacija / protok — cijeli proces, od početnog bloka na vrhu do zadnje akcije.
• Blokirati — svaki okvir u uređivaču: početak, radnja, uvjet, odgoda ili "ZaSvaka petlja".
• Podružnica — pod uvjetom ili petljom, koraci mogu biti na različitim stazama (npr. "ako je uvjet ispunjen" / "inače").
• Varijabilna — dio podataka prikupljen u hodu: polje iz obrasca koji je upravo poslan, ime kontakta koji je pokrenuo tijek, e-pošta vlasnika automatizacije, rezultat prethodnog koraka. Izbjegava ponovno upisivanje informacija koje su već u CRM-u.
• Vlasnik (stupac popisa) — korisnik pod kojim Mokapen vodi tijek: o njemu ovise dopuštenja, slanje e-pošte/SMS-a i stvaranje zapisa. Ovo se razlikuje od vlasnika pojedinačnog zadatka koji stvarate u koraku: u tijeku možete postaviti oboje, ali vlasnik automatizacije trebao bi imati prava potrebna za sve što tok mora učiniti.
• Suradnici — drugi korisnici ili timovi koji mogu pregledavati i uređivati ​​automatizaciju osim Vlasnika; administratori organizacije uvijek sve vide.

Uloga u CRM-u

Automatizacija povezuje CRM područja koja bi inače ostala odvojena:

• Marketing i potencijalni klijenti — obrazac za web mjesto → novi kontakt i dogovor → zadatak kvalifikacije → e-pošta prodajnom predstavniku (Kontakti, ponude).
• Operacije — postignut dogovor → zadatak integracije → provjerene stavke popisa (Zadaci, Kontrolni popis).
• podrška — otvorena karta ili dolazna e-pošta → dodjela, oznake, interni zadatak (Ulaznice).
• Integracije — periodično čitanje s Google tablice, Excela na mreži ili web-stranice za usklađivanje direktorija (Integracije).
• Komercijalni dokumenti — ažuriranje stavki ponude ili narudžbe s popisa (Citati, Narudžbe).

Kada korak stvara zadatke, kontakte ili ulaznice, poveznica Veze i oznake kao što biste to učinili ručno: generirani zapisi ostaju dostupni iz ostatka radnog prostora.

Slučajevi upotrebe

• Web stranica vodi — "Obrazac za kontakt primljen" → Stvorite kontakt + Stvorite posao u ulaznom kanalu → Stvorite zadatak "Prvi kontakt unutar 24 sata" → Pošaljite e-poštu dežurnom prodajnom predstavniku.
• Praćenje prodaje — "Dogovor izmijenjen" samo kada se faza promijeni → Stvorite naknadni zadatak s datumom dospijeća izvedenim iz očekivanog datuma zatvaranja dogovora.
• Podržava SLA — "Ticket Created" → Uvjet prioriteta → ako je visok, Pošaljite SMS osobi za kontakt i Kreirajte povezani interni zadatak.
• Tjedni sažetak — zakazani okidač svakog ponedjeljka → Dobivanje zadataka (s filtrima) → Pošaljite sažetak putem e-pošte suradnicima u toku.
• Usklađivanje imenika — noćni zakazani okidač → Čitajte Google tablicu → ForEach Loop preko svakog retka → Stvorite ili uredite kontakt / tvrtku.
• Ulazna e-pošta — poruka na namjensku adresu → spremi pošiljatelja → Kreiraj kartu povezanu s korisnikom.

Automatizirajte samo procese s jasnim pravilima. Ako je za svaki slučaj potrebna ljudska prosudba, ograničite se na pripremu pravog zadatka s naslovom, rokom i već ispunjenim poveznicama.

Pristup i dopuštenja

Plan — Potreban je Premium Large; without a suitable plan the Automations menu item stays disabled.

Tko može stvoriti novi — samo ono Vlasnik organizacije (uloga opisana u Vodič za uloge) može započeti stvaranje: odaberite okidač i spremite prvi tijek. Drugi ovlašteni korisnici mogu otvarati, uređivati ​​ili duplicirati postojeće automatizacije ako su vlasnici ili suradnici tog tijeka ili ako su administratori organizacije.

Tko što vidi na popisu — administratori vide sve organizacijske automatizacije; drugi korisnici vide samo one u kojima su Vlasnik, Suradnik ili član tima naveden među Suradnicima.

Tko "vodi" tijek — Mokapen izvršava korake s dopuštenjem Vlasnik postaviti na automatizaciju (stupac tablice). Ako ta osoba ne može stvarati ponude, slati e-poštu u ime organizacije ili uređivati ​​tikete, odgovarajući korak će pogriješiti: dodijelite kao vlasnika korisnika koji već ima potrebna prava ili zatražite prilagodbu uloge (također u vodiču za uloge).

Stranica popisa

U Automatizacija → Moja automatizacija pronaći ćete tablicu tokova kojoj možete pristupiti:

• Automatizacija — naslov i podnaslov s vrstom okidača.
• Tip — Događaj ili Planirano.
• Vlasnik i Suradnici — koji upravlja protokom.
• Status — Aktivan ili Neaktivan.
• Ažurirano dana — zadnja promjena toka.

Na bočnoj traci: + Stvorite automatizaciju (Samo vlasnik organizacije) i poveznicu na popis. Odabirom više redaka možete skupno promijeniti vlasnika, suradnike i status, duplicirati ili izbrisati (skupno brisanje rezervirano je za profile s naprednim dopuštenjima za uređivanje). Pritisnite naslov da biste otvorili karticu tijeka; odatle ulazite u uređivač ili povijest izvođenja.

Okidači: pregled

Okidač je uvijek prvi blok protoka. Odaberite vrstu na temelju kada proces bi trebao započeti:

• Događaj — nešto se dogodi u CRM-u ili na povezanom kanalu (obrazac, zapis izmijenjen, primljena e-pošta…).
• Zakazano — Mokapen pokreće protok u fiksnim intervalima ili na određene datume/vremena, bez radnje korisnika.

Kada je prvi put stvorena, automatizacija je Neaktivan: možete mirno dovršiti sve korake i aktivirati ga tek kada ste spremni. Svaki okidač pruža varijable (polja obrasca, podaci iz uključenog zapisa itd.) za korištenje u kasnijim koracima.

Okidači događaja

Počinju kad se nešto konkretno dogodi. Najviše korišteni:

• Kontakt obrazac primljen — netko ispuni obrazac Mokapen povezan s vašom organizacijom.
• Zapis je stvoren ili izmijenjen — zadatak, projekt, sastanak, rezervacija, kontakt, tvrtka, posao, karta, ponuda, narudžba, proizvod, usluga, dokument (točni unosi pojavljuju se na ekranu "Odaberi okidač" s naslovima kao što su "Zadatak stvoren", "Kontakt izmijenjen", "Deal Created"…).
• Ulazna e-pošta — poruka primljena na namjensku adresu konfiguriranu u organizaciji.

Na "modificiranim" i "kreiranim" okidačima koje možete dodati uvjeti okidača u konfiguracijskoj ploči: to nisu tijek Stanje korak, ali filtri koji odlučuju hoće li automatizacija zapravo počinje kada se događaj dogodi. Potpuna logika - posebno razlika između "promijenjenog polja" i "trenutne vrijednosti" - postoji Uvjeti okidača.

Ovi okidači vraćaju podatke iz uključenog zapisa ili obrasca — naslov, vlasnik, prilagođena polja — idealno za ispunjavanje automatski generiranih e-poruka i zadataka.

Planirani okidači

Oni ne čekaju akciju korisnika; slijede kalendar:

• Fiksni raspored — počnite od datuma/vremena i redovnog ponavljanja (svaki sat, svaki dan, svaki tjedan, svaki mjesec, svake godine ili jednokratno pokretanje na određeni datum).
• Kalendarski raspored — pokrenuti u određene kalendarske dane ili vremena (npr. svaki ponedjeljak u 8:00, 2. u mjesecu).

Mokapen koristi vremenska zona organizacije. Ne postoji "okidački" zapis: tok počinje s postavkama spremljenim u okidaču. U testovima Mokapen simulira koji počinju odmah, bez čekanja na stvarno vrijeme.

Primjeri: mjesečni podsjetnici timu, noćna provjera roka, periodična sinkronizacija s vanjskim listom, u kombinaciji s filtriranim Dobivajte zadatke ili Dobivajte ponude.

Konfiguriranje okidača

U uređivaču kliknite početni blok na vrhu da biste otvorili konfiguracijsku ploču:

1. Odaberite obrazac, vrstu zapisa ili dolaznu adresu e-pošte (ovisno o odabranom okidaču).
2. Za Kontakt obrazac primljen, navedite kod obrasca (slug) ispravnog oblika: tijek počinje samo za podnošenja tog obrasca.
3. Za Ulazna e-pošta, odaberite namjensku adresu konfiguriranu u organizaciji.
4. Za … stvoreno ili … izmijenjeno okidače, po želji dodajte uvjetima opisano u sljedećem odjeljku.
5. Za zakazane okidače postavite učestalost, dan, vrijeme i ponavljanje.
6. Spremite automatizaciju: postavke ostaju pohranjene čak i ako je status Neaktivan.

Okidač određuje koji će se unosi pojaviti u biraču varijabli kasnijih koraka. Ako promijenite vrstu početka na već izgrađenom toku, provjerite imaju li korištene varijable i dalje smisla.

Uvjeti okidača

Na … stvoreno i … izmijenjeno okidači (kontakt, dogovor, zadatak, ulaznica itd.) početna ploča uključuje odjeljak s uvjetima s istim filtrom i sučeljem operatera opisanim u Filtri i operatori. Međutim, ovdje vrijede pravila prije bilo koji korak protoka počinje: ako oni nisu ispunjeni, automatizacija je nije u redu čekanja (za taj se događaj ne pojavljuje povijest izvršenja).

Uvjeti okidača u odnosu na korak uvjeta u toku

• Na okidaču — ulazni filtar: "ovo se mora dogoditi" da Mokapen pokrene protok.
• Korak uvjeta — da / ne vilica nakon tok je već započeo: korisno za grananje (npr. veliki iznos → e-pošta direktoru, inače samo interni zadatak).

Nema postavljenih uvjeta

• … izmijenjeno — tok počinje dalje svako spremanje zapisa, čak i ako promijenite samo bilješku ili manje polje. Kako biste izbjegli previše izvođenja, uvijek filtrirajte.
• … stvoreno — tok počinje dalje svaki novi rekord tog tipa.

"… modificirani" okidač — kako funkcioniraju uvjeti (važno)

Mokapen uspoređuje rekordno stanje prije i nakon spremanje koje je generiralo događaj. Za svaki uvjet koji postavite, dvije provjere se izvode u nizu:

1. Odabrano polje mora biti izmijenjeno u tom spremanju — vrijednosti "prije" i "poslije" moraju se razlikovati. Ako spremite zapis mijenjajući nešto drugo (npr. ažurirate samo opis), ali učinite ne dodirnite polje uvjeta, okidač ne pali, čak i ako polje već ima vrijednost do koje vam je stalo.
2. Nova vrijednost (onaj nakon promjena) mora zadovoljiti operator i vrijednost koju ste naveli — npr. faza cjevovoda Je jedan od "Osvojeno", iznos Je veći od 10.000, e-mail Ima ikakvu vrijednost.

U sučelju se poziva prvi stupac Izmijenjeno polje (ne samo "Polje"): podsjeća vas da Mokapen gleda stvarnu promjenu na tom polju, a ne generičko stanje zapisa.

Praktični primjeri — Izmijenjena ponuda

• Stanje: Izmijenjeno polje = Stupanj cjevovoda, operater Je jedan od, vrijednost = pobijedio. Korisnik pomiče fazu s "Prijedloga" na "Osvojeno" i sprema → požari. Prelazi iz "Izgubljeno" u "Osvojeno" → požari. Mijenja samo iznos koji napušta fazu kakva je bila → ne pali. Faza je već "Osvojena" i sprema je bez promjene → ne pali.
• Stanje: pozornica Je jedan od "pobijedio" I Iznositi Je veći od 50.000 — oba polja su morala biti modificiran u tom istom spremanju i nove vrijednosti moraju zadovoljiti pravila. Ako promijenite samo fazu, drugi uvjet ne ispunjava.
• Dva uvjeta povezana s ILI (ILI): samo jedan pravilo mora biti zadovoljeno (polje izmijenjeno + nova vrijednost u redu) da bi se okidač aktivirao.

Operatori i povijest "Promijenjeno iz X u Y".

Na modificiranim okidačima možete koristiti napredne operatore poput Promijenjeno iz X u Y (i drugi vezani za povijest promjena): koristite ih kada vam je stalo do eksplicitnog prijelaz (npr. faza je prešla s "Ponuda" na "Osvojeno"), a ne samo "faza je sada Osvojena". Za potpuni popis operatera pogledajte Filtri i operatori.

Okidač "… stvoren" — različiti uvjeti

Ovdje Mokapen radi ne usporedi prije/poslije: zapis je upravo stvoren. Provjerite uvjete vrijednosti s kojima je zapis kreiran:

• Primjer: Ulaznica je stvorena + prioritet Je jedan od "Visoki" → pokreće se samo ako nova ulaznica već ima visoki prioritet pri kreiranju.
• Primjer: Kontakt stvoren + oznaka Sadrži "Website lead" → aktivira se ako je kontakt rođen s tom oznakom.

Polje ne mora "biti izmijenjeno": nije postojalo prije.

Ostali okidači događaja

• Kontakt obrazac primljen — glavni filter = kod obrasca; ne koristi rešetku stanja polja zapisa (podnesene vrijednosti su varijable okidača).
• Ulazna e-pošta — odaberite namjensku adresu; tijek počinje za poruke primljene na tu adresu.
• Planirani okidači — nema rekordnih uvjeta; počinju prema spremljenom kalendaru.

Savjeti

• Na "modified", uvijek počnite od tijesnog uvjeta (jedno polje + ciljna vrijednost) umjesto da okidač ostavite praznim.
• Ako tijek nikad ne započne, provjerite u CRM povijesti da li je spremanje stvarno promijenio polje uvjeta na očekivanu novu vrijednost.
• Ako se pokreće prečesto, dodajte I uvjete ili premjestite sekundarne provjere u Stanje korak unutar toka.

Uređivač toka

Stranica za uređivanje je uređivač vertikalnih blokova s ​​povezanim blokovima:

• Na vrhu: naslov koji se može uređivati, Nazad, veza na povijest izvršenja, Aktivno / Neaktivno prebaciti.
• Prvi blok: odabrani okidač.
• Dolje: koraci redom — akcije, uvjeti, odgode, ciklusi "ForEach Loop".
• + Dodaj radnju otvara cijeli katalog (ista imena koja vidite u izbornicima uređivača).

Svaki blok se može uređivati, duplicirati ili brisati. Otvoreni su uvjeti i "ForEach petlja". grane: dodajte korake na desnoj grani ("da" / "ne" za uvjete, "unutar petlje" za ponavljanja).

Prilikom spremanja Mokapen provjerava potrebna polja i oznake opasne petlje između različitih automatizacija (npr. tok A pokreće B koji poziva A). U tom slučaju spremanje je blokirano i pojavljuje se popis uključenih automatizacija.

Dostupne akcije

Klik + Dodaj radnju za otvaranje kataloga: svaki unos ima isto ime vidite u Mokapenu. Nakon odabira popunjavate modal (referentni zapis, polja za postavljanje, primatelj poruke…). Gotovo svako polje prihvaća fiksni tekst ili a varijabla iz izbornika ili namjenskog birača.

U nastavku ćete pronaći sve akcije trenutno dostupni, grupirani po vrsti. Podebljani nazivi su kataloški nazivi.

Prije kataloga, pročitajte Kako ispuniti modale akcije: objašnjava ID zapisa polja, pojedinačne vs više vrijednosti i filtri s operatorima (također korisni za Nabavite… i Stanje).

Kako ispuniti modale akcije

Gotovo svaka radnja otvara modal s poljima za popunjavanje. Neki se pojavljuju uvijek, drugi samo ako dodate polje s popisa. Evo što trebate znati kako biste izbjegli pogreške pri prvom spremanju.

Na kojem zapisu raditi: ID polje

Za Pročitajte…, Uredi..., Kloniraj…, Nabavite veze, Ažurirajte kontrolni popis, Zatražite stavke ponude / Nabavite artikle za narudžbu, i slično, morate navesti koji CRM zapis koristiti. Na vrhu modala pojavljuje se polje s točnom oznakom vrste zapisa, na primjer ID kontakta, ID ponude, ID zadatka, ID ulaznice — isto ime koje vidite kada otvarate zapis u CRM-u.

• Možete zalijepiti fiksni ID broj (samo za testiranje) ili, u velikoj većini slučajeva, odaberite a varijabla iz izbornika (ikona pored polja ili tipka "/"): npr. ID kontakta stvorenog prethodnim korakom, ID dogovora koji je pokrenuo tijek, ID očitan s Pročitajte Dogovor korak.
• Ovo polje prihvaća samo jedna vrijednost — jedna varijabla ili jedan ID. Ne unosite više ID-ova odvojenih zarezima i ne birajte više promjenjivih bedževa u isto polje: Mokapen mora točno znati jedan zapis za čitanje ili uređivanje.
• Ako polje ostane prazno ili varijabla ne sadrži važeći ID, korak ne uspijeva u povijesti izvršenja s obaveznom pogreškom polja.

Jedna vrijednost, više vrijednosti i veze

Ne ponašaju se sva polja isto prilikom ispunjavanja radnje stvaranja ili uređivanja:

• Pojedinačna polja — naslov, vlasnik, datum, iznos, e-pošta, telefon, faza planiranja itd.: morate navesti jedna vrijednost (fiksni tekst ili varijabla). Ako je varijabla popis (niz), Mokapen je ne može koristiti u polju koje prihvaća samo jednu: odaberite "jednostavnu" varijablu ili određeno polje iz prethodnog koraka.
• Polja povezivanja — polja čije ime počinje sa povezan_ (npr. povezani kontakti, povezani posao, povezana tvrtka): može sadržavati više zapisa. Pored polja koje često viđate Dodati ili Zamijeniti: sa Dodati nove veze se dodaju onima koje su već snimljene; s Zamijeniti trenutne veze se uklanjaju i ostaju samo one koje navedete. Možete ih postaviti s jednim ili više ID-ova, više varijabli ili izlazom iz Nabavite veze.
• Ostala polja s više vrijednosti — oznake, dionici, neki popisi: prihvaća višestruke unose; birač varijabli može prikazati "?" ikona na znački: zadržite pokazivač kako biste vidjeli je li varijabla čisti tekst, datum, višestruki popis itd.

U Uredi... akcije samo polja koja dodajete s Dodaj polje pojavljuju se: ne morate ispuniti cijeli zapis, samo ID + polja koja želite promijeniti.

Stvaranje novog zapisa

Ove radnje generirati novi zapis u organizaciji, kao da ste ga ručno stvorili s popisa ili zapisa. Ispunite naslov, vlasnika, veze i prilagođena polja; možete ih unaprijed ispuniti varijablama okidača ili prethodnog koraka.

• Kreiraj zadatak — otvara aktivnost (datum dospijeća, vlasnik, prioritet, veze s kupcem ili posao). Tipično nakon kontakta ili za automatska praćenja.
• Stvori projekt — započinje operativni projekt povezan s kupcem ili procesom koji je pokrenuo tijek.
• Kreirajte termin — dodaje obvezu u kalendaru (poziv, posjet, pregled).
• Kreirajte rezervaciju — registrira mjesto koje se može rezervirati povezano s vašim uslugama ili resursima.
• Stvori kontakt — dodaje osobu u imenik (iz obrasca, vanjskog lista, ulazne e-pošte).
• Stvorite tvrtku — dodaje tvrtku u imenik, često u paru s kontaktom stvorenim u istom toku.
• Kreiraj dogovor — otvara posao u pripremi (iznos, faza, povezani kontakt ili tvrtka).
• Kreiraj ulaznicu — otvara zahtjev za podršku koji je već povezan s korisnikom.
• Napravi ponudu — generira komercijalni dokument s redovima, ukupnim iznosima i podacima o kupcima.
• Stvorite narudžbu — bilježi potvrđenu narudžbu, često nakon postignutog posla ili prihvaćene ponude.
• Stvorite proizvod — dodaje artikl u katalog proizvoda.
• Stvorite uslugu — dodaje stavku u servisni katalog.
• Stvori dokument — arhivira strukturirani dokument u području organizacijskih dokumenata.

Čitanje postojećeg zapisa

Ove radnje učitati jedan zapis već u CRM-u. U modalnom ispuniti ID… polje (npr. ID kontakta) s varijablom koja pokazuje na pravi zapis, zatim spremite. Polja iz pročitanog zapisa postaju varijable dostupne za kasnije korake s nazivom koraka (npr. naslov i e-pošta kontakta pročitanog u koraku 3).

Koristite ih kada okidač nije dovoljan — npr. trebate pročitati iznos povezanog posla koji nije pokrenuo tijek — ili kada morate ažurirati drugi zapis od početka.

• Pročitajte kontakt — dohvaća ime, e-poštu, telefon, prilagođena polja i druge kontakt podatke.
• Pročitajte Tvrtka — dohvaća naziv tvrtke, PDV broj, adresu i polja tvrtke.
• Pročitaj Zadatak — čita naslov, rok, status, vlasnika i polja zadataka.
• Pročitajte Projekt — dohvaća podatke i status projekta.
• Pročitajte imenovanje — čita datum, vrijeme, sudionike i bilješke o terminima.
• Pročitajte Booking — dohvaća podatke o mjestu, usluzi i rezervaciji.
• Pročitajte Dogovor — očitava iznos, fazu cjevovoda, vjerojatnost, datume i komercijalna polja.
• Pročitajte ulaznicu — dohvaća prioritet, status, opis i dodjele ulaznica.
• Pročitaj Citat — čita metapodatke zaglavlja, ukupnih zbrojeva i citata (ne retke: za njih se koristi Zatražite stavke ponude).
• Pročitaj Red — dohvaća podatke o narudžbi (zaglavlje; s recima se rukuje Nabavite artikle za narudžbu).
• Pročitajte proizvod — čita polja cijene, koda, opisa i kataloga proizvoda.
• Pročitajte uslugu — dohvaća podatke kataloške usluge.
• Pročitajte dokument — čita polja naslova, tipa i arhiviranog dokumenta.
• Čitaj korisnik ili tim — dohvaća podatke o korisniku ili timu organizacije (ime, e-pošta, uloga…) za korištenje u e-pošti ili zadacima.

Uređivanje postojećeg zapisa

Ove radnje ažurirati polja na postojećem zapisu. U modalu: (1) odredite ID… zapisa za uređivanje; (2) dodati sa Dodaj polje samo polja koja želite promijeniti; (3) za svako polje unesite fiksnu vrijednost ili varijablu. Na vezama i popisima s više vrijednosti zapamtite Dodaj / Zamijeni (vidjeti Kako ispuniti modale akcije).

• Uredi kontakt — ažurira imenik, oznake, prilagođena polja ili kontaktirajte vlasnika.
• Uredi tvrtku — mijenja podatke tvrtke, klasifikacije ili polja tvrtke.
• Uredi zadatak — pomiče rok, status, vlasnika ili opis zadatka.
• Uredi projekt — ažurira status, datume ili polja projekta.
• Uredi termin — mijenja vrijeme, naslov ili sudionike sastanka.
• Uredi rezervaciju — ažurira podatke o mjestu ili rezervaciji.
• Uredi dogovor — pomiče fazu, količinu, vjerojatnost ili druga komercijalna polja.
• Uredi ulaznicu — mijenja status, prioritet, dodjelu ili polja ulaznice.
• Uredi citat — ažurira zaglavlje ponude i polja (stavke retka imaju namjenske radnje).
• Uredi redoslijed — ažurira zaglavlje i polja naloga.
• Uredi proizvod — mijenja cijenu, šifru ili atribute proizvoda.
• Uredi uslugu — ažurira podatke usluge kataloga.
• Uredi dokument — mijenja naslov, klasifikaciju ili polja dokumenta.

Kloniranje postojećeg zapisa

Ove radnje stvoriti kopiju postojećeg zapisa. U modalnom odredite ID… izvornog zapisa (varijabilni ili fiksni ID) i, ako je predviđeno, opcije umnožavanja (kontrolni popis, prilozi, veze). Novi duplicirani zapis izlaže novi ID koji se može koristiti u kasnijim koracima.

• Zadatak kloniranja — kopira zadatak zadržavajući odabranu strukturu i poveznice.
• Projekt kloniranja — replicira predložak projekta za novog kupca ili ciklus.
• Kloniranje — stvara dvostruki sastanak s datumom ili sudionicima za prilagodbu.
• Clone Booking — kopira predložak rezervacije.
• Kloniraj kontakt — stvara izvedeni kontakt (varijanta, grana, dodatna kontakt osoba).
• Clone Company — kopira predložak tvrtke.
• Clone Deal — duplicira ugovor za obnavljanje ili skuplju prodaju.
• Ulaznica za klonove — ponovno otvara sličan slučaj počevši od postojeće karte.
• Klonirani proizvod — izrađuje katalošku varijantu proizvoda.
• Usluga kloniranja — kopira uslugu predloška.
• Kloniraj dokument — replicira strukturirani dokument.

Katalog ne uključuje Clone Quote ili Red kloniranja: za korištenje komercijalnih dokumenata Napravi ponudu / Stvorite narudžbu ili duplicirajte ručno iz zapisa u CRM-u.

Dobivanje popisa zapisa

Radnje Dobivajte zadatke, Nabavite kontakte, Dobivajte ponude, kao i drugi u istoj obitelji ne tražiti niti jednu iskaznicu: oni traže više zapisa u organizaciji i vratiti popis. U modalu možete pronaći:

• Filtri (izborno) — odjeljak na vrhu s istom logikom kao i CRM izvješća i uvjeti. Bez filtara radnja može vratiti mnogo redaka (do unutarnjeg ograničenja): uvijek uski kriteriji u proizvodnji.
• Gumb za dodati uvjet: za svaki red odaberite polje (iz popisa polja entiteta), operater (ovisi o vrsti polja — vidi Filtri i operatori), i vrijednost (tekst, datum, status, varijabla…).
• Birajte između jednog i sljedećeg stanja I (I — oba moraju biti istinita) ili ILI (ILI — samo jedno mora biti istinito).

Što dobivate nakon izvršenja

• rezultate — niz zapisa koji odgovaraju filtrima; svaki element sadrži polja entiteta (ID, naslov, vlasnik, prilagođena polja…).
• ukupno — broj pronađenih zapisa.

Za djelovanje na svakom retku popisa dodajte odmah nakon koraka a Petlja za svaki i spojite rezultate varijabla iz Nabavite… korak. Unutar petlje svaka akcija "vidi" trenutni zapis (kontakt, zadatak, itd.) kao da je okidač.

• Dobivajte zadatke — filtrirani popis zadataka (npr. do sutra, prodajni tim, status "Otvoreno").
• Nabavite projekte — projekti koji odgovaraju odabranim kriterijima.
• Nabavite kontakte — filtrirani kontakti (npr. s oznakom "Newsletter", kreirani u prošlom tjednu).
• Dobiti tvrtke — tvrtke prema sektoru, oznaci ili drugim filtrima.
• Dobivajte ponude — poslovi po fazi, iznosu ili cjevovodu.
• Zakažite termine — imenovanja u rasponu ili s određenim karakteristikama.
• Nabavite rezervacije — filtrirane rezervacije.
• Nabavite karte — ulaznice prema statusu, prioritetu ili dodjeli.
• Nabavite proizvode — katalog proizvoda koji odgovaraju filtrima.
• Dobiti usluge — usluge filtriranih kataloga.
• Dobiti dokumente — arhivirane dokumente prema postavljenim kriterijima.
• Dobiti korisnike — korisnici organizacije (npr. za sažete obavijesti).
• Dobijte timske korisnike — članovi određenog tima (filter prema timu u uvjetima).

Ne postoje Dobijte ponude ili Primite narudžbe kao popisi zaglavlja dokumenata: za retke ponude i narudžbe koristite radnje u sljedećem odjeljku.

Filtri i operatori (Dohvati popise i uvjete)

Operatori se pojavljuju na padajućem izborniku pokraj svakog uvjeta u tri konteksta: Nabavite… radnje, tijek Stanje korak, i uvjeti okidača (… stvoreno / … izmijenjeno). Mokapen prikazuje samo operatere kompatibilne s odabranim vrsta polja (tekst, broj, datum, popis, da/ne). Na modificiran okidače, osim operatora, polje mora imati zapravo promijenio u tom spremi — vidi Uvjeti okidača.

Tekstna i generička polja

• Je jednako — polje točno odgovara vrijednosti (npr. zemlja = "Italija").
• Nije jednako — polje se razlikuje od navedene vrijednosti.
• Sadrži — tekst uključuje podstring (npr. e-pošta sadrži "@company.com").
• Ne sadrži — tekst ne uključuje podniz.
• Počinje s / Završava s — korisno za prefikse kodova ili sufikse domena.
• Ima ikakvu vrijednost — polje je popunjeno (ne prazno).
• Nema vrijednost — polje je prazno ili ga nema.
• Je jedan od / Nije jedan od — vrijednost pripada (ili ne) popisu odabranih opcija.
• Jednak je svakome / Nije jednako svakome, Sadrži svaki / Ne sadrži svaki — za polja koja mogu imati više vrijednosti: provjerava jesu li sve navedene vrijednosti prisutne (ili odsutne).

Brojevi i iznosi

• Je jednako, Nije jednako — točna usporedba.
• Je manje od, Manje je ili jednako, Je veći od, Je veće od ili jednako — tipične usporedbe iznosa, količina, rezultata.
• Je između — numerički raspon (minimalna i maksimalna vrijednost).
• Ima ikakvu vrijednost, Nema vrijednost, i "jedan od" / "svaki" operatori također se primjenjuju gdje je relevantno.

Datumi i rokovi

• Je jednako, Je li prije, Je poslije — usporedba s određenim datumom.
• Je između / Nije između — raspon datuma.
• Je unutar X dana/sati/minuta/tjedana/mjeseci od sada — vremenski okvir u odnosu na današnji dan (npr. dospijeva unutar 7 dana).
• Prije više od X dana/sati/minuta — događaj koji se dogodio prije najmanje X vremenskih jedinica.
• Od sada je točno X dana/sati — datum na fiksnoj udaljenosti od danas.
• Je u prošlosti / Je u budućnosti — bez unosa fiksnog datuma.

Popis, status, oznake, veze (polja izbora)

• Je jedan od / Nije jedan od — zapis ima (ili nema) barem jednu od odabranih vrijednosti (faza cjevovodila, prioritet ulaznice, oznaka…).
• Sadrži svaki / Ne sadrži svaki — sve odabrane vrijednosti moraju biti prisutne (ili odsutne) u polju s više vrijednosti.

Napredni operatori (povijest promjena)

Oni se pojavljuju uglavnom u Stanje na "record modified" okidačima i, gdje to vrsta polja dopušta, također u Nabavite… filteri. Uspoređuju vrijednost prije i nakon promijeniti ili provjeriti nedavna ažuriranja:

• Je li ikada bio jednak / Nikada nije bio jednak, Je li ikada bio jedan od / Nikada nije bio jedan od — povijest polja kroz vrijeme.
• Ažurirano u zadnjih X dana / Nije ažurirano u zadnjih X dana — polje se nedavno promijenilo (ili nije).
• Promijenjeno iz X u Y — vrijednost je išla s jedne određene vrijednosti na drugu (korisno na okidaču izmjene dogovora: "faza je bila Ponuda i postala je Osvojena").

Nakon odabira operatora po potrebi otvorite red vrijednosti (ikona strelice): za relativne datume unesite samo broj X; za Ima ikakvu vrijednost / Nema vrijednost nije potrebna nikakva vrijednost.

Ponudite i naručite stavke retka

Ove radnje djeluju na tablica stavki retka unutar ponude ili narudžbe (proizvodi, količine, cijene), a ne u zaglavlju dokumenta. Za Zatražite stavke ponude / Nabavite artikle za narudžbu i Uredite stavke ponude / Uredite stavke narudžbe navesti ID ponude ili ID narudžbe (varijabla okidača ili iz a Čitaj/Kreiraj ponudu|Narudžbu korak).

• Zatražite stavke ponude — čita sve retke postojećeg citata, za korištenje u ForEach petlji ili koracima za uređivanje.
• Nabavite artikle za narudžbu — dohvaća retke postojeće narudžbe.
• Uredite stavke ponude — ažurira linije s tri načina: Zamijeni sve stavke retka, Dodavanje stavki retka, ili Ažurirajte samo odgovarajuće stavke retka (s odgovarajućim kriterijem i poljima za ažuriranje).
• Uredite stavke narudžbe — ista namjena na linijama narudžbe, s istim načinima rada.

Ovo su napredne radnje: isprobajte ih na testnim ponudama i nalozima i provjerite povijest izvršenja redak po redak.

Veze i popis za provjeru

Nabavite veze

Dohvaća povezani zapisi u zapis (kontakti, poslovi, zadaci, tvrtke… povezani s istim entitetom), bez otvaranja jednog po jednog u CRM-u.

U modalnom

1. Odaberite Tip — koji "centralni" zapis razmatrate (Kontakt, Dogovor, Zadatak, Ulaznica…).
2. Ispunite odgovarajuće ID… polje (npr. ID kontakta) s varijablom: obično ID okidača ili iz a Pročitajte… / Stvori... korak.
3. Spremite akciju.

Što dobijete — varijable za svaku vrstu veze, na primjer cijeli popis povezani_kontakti, povezano iskaznice (povezani_kontakti.id_kontakta), titule (povezani_kontakti.naslov), i ista shema za poslove, tvrtke, zadatke itd. Ovo su viševrijednost varijable: koristite ih u a Petlja za svaki na ID-ovima ili u poljima povezivanja Uredi... / Stvori... s Dodati način rada.

Ažurirajte kontrolni popis

Mijenja popis za provjeru zapisa (uključivanje korisnika, osiguranje kvalitete projekta, zatvaranje ulaznica) provjerom postojećih stavki ili dodavanjem novih, bez otvaranja zapisa.

U modalnom

1. Tip — entitet koji ima kontrolni popis (Task, Deal, Ticket, Contact…; pojavljuju se samo tipovi koji podržavaju kontrolni popis u Mokapenu).
2. ID… — varijabla ili ID zapisa za ažuriranje.
3. Dodaj / Zamijeni — Dodati čuva postojeće stavke i dodaje one koje definirate u nastavku; Zamijeniti briše cijeli trenutni kontrolni popis i umeće samo popis koji ispunite u modalnom.
4. Kontrolni popis — jedan ili više redaka: provjerite Gotovo da označite dovršenim, napišite titula (također s varijablama, npr. "Potvrdi {$contact.name}"), dodajte retke namjenskim gumbom, promijenite redoslijed povlačenjem.

Redci s praznim naslovom se zanemaruju. Nakon izvršenja provjerite zapis ili povijest koraka kako biste potvrdili da su stavke primijenjene.

Komunikacija

Pošalji e-poštu

Šalje pravu e-poštu iz tijeka. Slanje uvijek ide putem an SMTP račun povezan u Mokapenu — ne s "generičke" adrese bez konfiguracije.

U modalnom

• Iz — odaberite s popisa SMTP adresu koja je već konfigurirana u organizaciji Integracije e-pošte (računi povezani od strane vlasnika automatizacije ili korisnika s dopuštenjem). Alternativno možete navesti adresu ili varijablu (npr. e-pošta vlasnika toka): Mokapen će koristiti SMTP integraciju povezanu s tom adresom nakon rješavanje varijabli. Ako nijedan SMTP račun ne odgovara, korak ne uspijeva — pojavljuje se žuto upozorenje ispod Iz polje.
• Ako ste a suradnik a ne vlasnik protoka, vlasnik mora imati povezanu e-poštu koja šalje; inače slanje neće započeti.
• Do (potreban), CC, BCC — jedna ili više adresa, po potrebi odvojenih zarezom, ili varijabli (e-pošta za kontakt, e-pošta vlasnika ulaznice itd.).
• Predmet i Poruka — slobodan tekst s varijablama; tijelo koristi puni editor (HTML također).

Primatelj prima poštu od odabranog SMTP pošiljatelja. Provjerite neželjenu poštu i reputaciju domene ako pošta ne stigne; povijest izvršenja pokazuje je li korak dovršen ili je odbijen.

Pošalji SMS

Šalje kratki SMS putem LinkMobility integracija (Mokapen SMS gateway).

U modalnom

• SMS račun — odaberite jedan od SMS računa povezanih s automatizacija Vlasnik (pseudonim pošiljatelja konfiguriran u Integracije → SMS). Ako je popis prazan, prvo povežite broj/alias sa stranice za integracije.
• Ovdje također, ako uređujete tok kao suradnik, vlasnik mora imati aktivnu SMS integraciju.
• Predložak (neobavezno) — odaberite predložak SMS-a organizacije da unaprijed ispunite tekst; možete ga naknadno urediti. Rezervirana mjesta predloška ne zamjenjuju se automatski podacima o kontaktu: koristite varijable automatizacije u poruci.
• Telefon — broj primatelja (preporučuje se međunarodni format) ili varijabla (npr. telefon za kontakt).
• Poruka — SMS tekst s varijablama; poštivati ​​ograničenja duljine pružatelja usluga.

Provjerite SMS kredite i broj pošiljatelja u Integracijama. Flow test šalje pravi SMS.

WhatsApp — u Automatizacije modul samo danas Pošalji e-poštu i Pošalji SMS dostupni su. WhatsApp (WABA) se može koristiti u CRM-u razgovori i putem povezanih integracija, ali se ne pojavljuje kao radnja u katalogu automatizacije. Za automatske WhatsApp poruke razmotrite vanjske integracije ili ručne tijekove iz pristigle pošte.

Kontrola protoka

• Odgoditi — pauzira tijek na minute, sate ili dane prije sljedećeg koraka (podsjetnici, čekanja između dvije radnje).
• Stanje — stvara račvanje: ako je pravilo o poljima ili varijablama ispunjeno, Mokapen slijedi granu "da", u suprotnom granu "ne".
• Petlja za svaki — ponavlja korake u unutarnjoj grani za svaki element popisa (obično izlaz iz Nabavite kontakte, Dobivajte zadatke, ili redovi pročitani s vanjskog lista).

Čitanje iz obrazaca i vanjskih izvora

Ove radnje čitaju podatke vani pojedinačni okidač snima ili integrira popise iz datoteka i obrazaca. Oni zahtijevaju aktivne integracije gdje je naznačeno (vidi Radnje povezane s integracijom).

Pročitaj obrazac

Akcija u katalogu znati struktura polja organizacijskog obrasca (ista polja definirana u alatu za izradu obrazaca). U praksi, kada posjetitelj ispuni obrazac, poslane vrijednosti već su dostupne kao varijable ako koristite Kontakt obrazac primljen okidač (kod obrasca + pregled polja u okidaču). Koristiti Pročitaj obrazac u složenijem tijeku ako trebate mapirati nazive polja tehničkih obrazaca za kontakt, posao ili zadatak stvoren u kasnijim koracima. Kod obrasca je puž vidljiv na stranici organizacije/konfiguraciji obrasca.

Pročitajte Google tablicu

Uvozi retke iz Google tablice kojoj se može pristupiti putem URL-a.

• Prvo povežite Google račun u Integracije ako je list privatan ili zahtijeva autentifikaciju.
• U modalnom zalijepite list URL u formatu za izvoz (npr. veza koja završava sa izvoz?format=csv za javni ili zajednički CSV).
• Ostavite URL polje i pričekajte Datoteka je učitana poruka: Mokapen preuzima datoteku, otkriva stupce (CSV, JSON ili Excel) i prikazuje pregled na kartici rezultata.
• Izlaz — rezultate varijable (niz redaka, jedan po retku lista) i ukupno (računati). Svaki stupac postaje polje dostupno unutra Petlja za svaki (npr. preslikaj stupac "E-pošta" na Stvori kontakt → e-pošta).

Čitajte Excel na internetu

Isto sučelje kao Pročitajte Google tablicu, dizajniran za Microsoft 365 datoteke (OneDrive, SharePoint, izravna veza na .xlsx/.xls).

• Link Microsoft Office 365 u Integracije ako datoteka zahtijeva Microsoftovu prijavu.
• Zalijepite URL datoteke ili veze za dijeljenje, pričekajte učitavanje.
• Koristiti rezultate + Petlja za svaki za sinkronizaciju redaka s kontaktima, proizvodima ili ponudama u CRM-u.

Čitaj s URL-a

Generičko čitanje s web adrese: CSV, JSON, Excel online ili API-ji koji vraćaju tablične podatke.

• Unesite puni URL (https://…). Format je detektiran automatski.
• Ako je URL nedostupan, zaštićen ili vraća pogrešku, pojavljuje se crveno upozorenje i korak ne uspijeva prilikom izvršenja.
• Nakon učitavanja, otkriveni stupci dostupni su kao varijable koraka; kombinirati sa Petlja za svaki za skupni uvoz ili ažuriranje iz vanjskih sustava.

Za sve tri radnje URL-a: spremite radnju tek nakon uspješnog učitavanja u načinu uređivanja, tako da stupci ostaju pohranjeni. Ako promijenite URL, ponovno učitajte i potvrdite pregled prije aktivacije tijeka.

Uvjeti, odgode i "ForEach petlja"

Duboko zaronite u tri koraka koja ne stvaraju zapise ali usmjeri tok:

The Stanje radnja stvara a Da / Ne vilica. Dodajte jedno ili više pravila s istim sučeljem opisanim u Filtri i operatori: polje (ili varijabla), operator, vrijednost, I/ILI veze. Primjeri: "iznos posla je veći od 10.000", "e-mail za kontakt ima bilo kakvu vrijednost", "faza promijenjena iz ponude u osvojenu" (operator Promijenjeno iz X u Y na okidaču izmjene). Izbjegavajte previše ugniježđenih forkova - povijest postaje teško pratiti za slučaj.

The Odgoditi radnja pauzira tijek prije sljedećeg koraka. U kombinaciji s datumima iz varijabli, omogućuje podsjetnike ("tri dana nakon roka"); u planiranim tokovima jednostavno razmakne dvije uzastopne radnje.

The Petlja za svaki radnja skupno obrađuje popis: spoji izlaz od Nabavite kontakte, Dobivajte zadatke, ili retke s vanjskog lista; unutar petlje svaki korak vidi trenutni element. Prvo dizajnirajte i testirajte na nekoliko zapisa, a zatim mjerite.

Varijable

Varijable izbjegavaju ponovno upisivanje podataka koji su već u CRM-u ili toku. U uređivaču odaberite iz izbornika ili birača s ikonom — nema posebne sintakse za pamćenje.

Uvijek na raspolaganju

• Organizacija podaci (naziv, postavke koje sustav izlaže).
• Vlasnik podataka automatizacije (ime, e-pošta…).
• Trenutačni datum i trenutni datum i vrijeme u trenutku izvršenja, također s pomakom (npr. "danas + 7 dana" ako je navedeno).

Od okidača — ovisi o odabranom početku: poslana polja obrasca, vrijednosti iz zapisa koji su pokrenuli tijek, informacije o dolaznoj e-pošti.

Iz prethodnih koraka — svaka dovršena radnja izlaže rezultate kasnijim koracima: identifikator (ID…) stvorenog zapisa, polja iz pročitanog kontakta, rezultate popis iz Dobivajte ponude, stupci lista, jedan red unutra Petlja za svaki. U izborniku varijabli koraci su redom: odaberite pravi korak, a zatim polje.

Vrste varijabli — pored bedževa, "?" ikona označava vrstu: čisti tekst, datum, broj, višestruki popis, korisnik itd. Poštujte odredišno polje tip: nemojte stavljati varijablu "list" u a ID kontakta polje (jedna vrijednost) niti slobodni tekst gdje Mokapen očekuje numerički ID.

Praktični savjet: nakon povezivanja varijabli, pokrenite a test i otvorite povijest koraka: provjerite pojavljuju li se očekivane vrijednosti prije postavljanja automatizacije na Aktivno.

Radnje povezane s integracijom

Neke radnje rade samo ako je odgovarajuća integracija aktivna Integracije i, za e-poštu/SMS, ako automatizacija Vlasnik je povezao pravi račun:

• Pošalji e-poštu — SMTP račun (Gmail, Outlook, prilagođeni SMTP…) povezan s adresom odabranom u Iz polje. Bez valjane integracije e-pošte korak ne uspijeva.
• Pošalji SMS — LinkMobility / SMS integracija s aliasom pošiljatelja na Vlasniku; dovoljno bodova.
• Pročitajte Google tablicu — Google račun za privatne listove; ispravan URL za izvoz ili dijeljenje.
• Čitajte Excel na internetu — Microsoft 365 račun za zaštićene OneDrive/SharePoint datoteke.
• Čitaj s URL-a — nema obvezne integracije ako je adresa javna; provjerite odgovara li vanjski poslužitelj i prihvaća li zahtjev.

Ako veza istekne, korak ne uspijeva u povijesti: ponovno povežite aplikaciju iz Integracija i ponovite test. Za listove i URL-ove, mapirajte stupce i polja za kontakte ili ponude unutar ForEach petlje, kao što biste to učinili u ručno vođenom poravnanju.

Ispitivanje protoka

Iz uređivača, gumb za test automatizacije: pokreće probni rad.

Upozorenje: test koristi isti mehanizam kao i proizvodnja. E-pošta, SMS, stvaranje podataka i ažuriranja su stvarno primijenjeno. Eksperimentirajte s organizacijom testa ili zapisima kada je tok invazivan.

Ponašanje:

• Okidač događaja — ako trčanje već postoji u povijesti, možete ponovno koristiti te početne podatke; inače Mokapen koristi postavke spremljene na okidaču.
• Planirani okidač — simulira trenutno pokretanje sa spremljenim postavkama, bez čekanja na planirano vrijeme.

Nakon čekanja otvoriti povijest izvršenja i prati svaki korak. Popravite dopuštenja, varijable koje nedostaju ili istekle integracije dok se izvođenje ne završi.

Dnevnici izvršenja

Svaki početak - automatski, zakazani ili testni - generira unos povijesti, dostupan iz kartice toka ili uređivača. Za svako pokretanje vidite:

• Vrijeme početka i ishod (u tijeku, završeno, pogreška).
• Start detalj — koje podatke je okidač primio.
• Detalj o svaki korak — što je ušlo, što izašlo, poruke o pogrešci ako postoje.

Kartica također pokazuje Tokovi su započeli u zadnjih 28 dana. Starija izvođenja automatski se brišu: ako trebate arhivirati nakon mjesec dana, zabilježite ili izvezite kritične slučajeve na drugo mjesto.

Uobičajeni problemi

• Nikada ne počinje — Aktivan status? Okidač konfiguriran? Na "modificirano", uvjet zahtijeva označeno polje koje se promijenilo u tom spremanju i nova vrijednost zadovoljiti operatora (nije dovoljno da je zapis već imao tu vrijednost). Ponovite spremanje koje stvarno mijenja to polje (npr. pomaknite fazu cjevovoda).
• Pogreške koraka na dopuštenjima — Vlasnik automatizacije ne može izvršiti tu operaciju. Promijenite vlasnika toka ili prilagodite korisničku ulogu.
• Prazna varijabla — Prethodni korak nije dao očekivane podatke, ID… polje ne ukazuje na važeći zapis ili je tok uzeo granu "ne" uvjeta. Provjerite povijest koraka prije neuspjelog.
• Spremanje blokirano za petlju — Dvije automatizacije pokreću jedna drugu. Uklonite korak koji poziva drugu automatizaciju ili redizajnirajte proces.
• E-pošta ili SMS ne stižu — Spam, SMS krediti, org pošiljatelj, primatelj u varijablama. Povijest pokazuje je li korak dovršen ili ga je pružatelj odbio.
• Vanjska integracija nije uspjela — Istekao račun, preimenovan list, nedostupna adresa. Ponovno se povežite iz integracija i ažurirajte korak.
• Previše trčanja — "Modificirani" okidač bez uvjeta: svako spremanje ponovno pokreće tok. Dodajte uvjete okidača (modificirano polje + vrijednost) ili premjestite filtre u korak Uvjet.

Ako povijest nije dovoljna, Duplikat automatizaciju, isprobajte neproizvodne podatke i koristite test dok ne bude čist.

Automatizacija obrazaca (pojednostavljeni put)

postoji odvojiti put iz punog modula automatizacije: na planovima koji uključuju "Automatizacije iz obrazaca", u alatu za izradu obrazaca možete povezati trenutne radnje — stvoriti kontakt, posao, zadatak, kartu — bez otvaranja uređivača toka.

Dobro za odredišne ​​stranice i linearne forme. Kada su vam potrebni uvjeti, odgode, petlje preko popisa ili čitanje iz Google tablice, prebacite se na Automatizacije modul s okidačem "Obrazac za kontakt primljen" i tamo izgraditi cijeli tijek.

Preporučeni postupak

• Prvo dizajn — Na papiru: što ga pokreće, što račva, koje zapise ili poruke stvara. Odaberite vlasnika s dovoljnim dopuštenjima.
• Izgradi kao neaktivno — Potpuni okidač i koraci, povežite varijable, ne aktivirajte odmah.
• Testirajte pravi slučaj — Probni rad i povijest korak po korak na kontroliranim podacima.
• Aktiviraj i prati — Prebacite na Aktivno; u prvim danima provjeriti povijest i generirane zapise.
• Ažuriraj kada se promijeni CRM — Novi cjevovod, modificirani oblik, ponovno povezana integracija: ponovno otvorite tok i prilagodite filtre i varijable. Duplikat prije velikih promjena.
• Jasan naslov i suradnici — Npr. "Website lead → inbound deal" i prodajni tim među suradnicima: tko god dođe kasnije, odmah razumije svrhu.

Automatizacija, sa Veze, Kontrolni popis, i integracije, pomažu Mokapenu ne samo da snima ono što se događa, već olakšati što bi se trebalo dogoditi — uvijek s poviješću, dopuštenjima i testiranjem prije predaje posla koji se ponavlja.

Praktični primjeri

Pet najtraženijih tokova, objašnjenih korak po korak: koji okidač pokreće ih, zašto vrijedi ih automatizirati, akcije u nizu, i varijable koji ih drže zajedno. Koristite ih kao početni predložak: prilagodite polja, filtre i primatelje svojoj organizaciji.

1. Voditelj web stranice → kontakt, dogovor i prvi kontakt

Okidač — događaj Kontakt obrazac primljen, filtriran na kod obrasca obrasca "Zahtjev za informacijama" web stranice.

Zašto — s potencijalnim klijentom koji ispunjava obrazac mora se raditi odmah: bez automatizacije riskirate ponovno ručno upisivanje podataka, gubljenje vremena i puštanje kontakta da se ohladi. Ovdje tijek otvara prave zapise i obavještava prodajnog predstavnika u roku od nekoliko sekundi.

Radnje

1. Stvori kontakt — ime, e-mail i telefon preuzeti iz polja obrasca; oznaka "Website lead".
2. Kreiraj dogovor u ulaznom cjevovodu, početna faza, povezana s upravo stvorenim kontaktom.
3. Kreiraj zadatak "Prvi kontakt unutar 24 sata" sutra, povezano s kontaktom i dogovorom.
4. Pošalji e-poštu interno dežurnom prodajnom predstavniku sa sažetkom dostavljenih podataka.

Varijable — polja obrasca (ime, email, telefon, poruka) iz okidača; ID kontakta iz koraka 1 koji se koristi u dogovoru i zadatku; ID ponude iz koraka 2 povezano sa zadatkom; e-pošta prodajnog predstavnika (fiksna vrijednost ili korisnička varijabla) kao primatelja.

2. Sklopljen dogovor → nastavak uključivanja

Okidač — događaj Dogovor izmijenjen s uvjetom okidača: Izmijenjeno polje = Stupanj cjevovoda, operater Je jedan od, vrijednost pobijedio. Ovako se pali samo kad je pozornica postaje Pobijedio u toj obrani, ne pri svakoj izmjeni.

Zašto — faza "Osvojeno" mora pokrenuti ulazak bez da je itko mora ručno zapamtiti. Izbjegava se da zatvoreni kupci ostaju neradni danima.

Radnje

1. Kreiraj zadatak "Start onboarding" dodijeljen upravitelju operacija, povezan s poslom i kupcem.
2. Ažurirajte kontrolni popis na zadatku sa standardnim stavkama za ukrcavanje (Zamijeniti način rada).
3. Pošalji e-poštu poruka dobrodošlice glavnom kontaktu za dogovor.

Varijable — podaci o poslu iz okidača (naslov, iznos, povezani kontakt); ID zadatka iz koraka 1 koji se koristi popisom za provjeru u koraku 2; e-pošta kontakta za slanje u koraku 3. Napomena: samo novi vrijednost stupnja zadovoljava uvjet, tako da se tok više ne aktivira ako spremite dogovor bez dodirivanja stupnja.

3. Title visokog prioriteta → SMS kontakt osobi i interni zadatak

Okidač — događaj Ulaznica je stvorena s uvjetom okidača: prioritet Je jedan od "Visoko". Na okidačima "… stvoreno" Mokapen provjerava vrijednosti s kojima je zapis rođen, tako da se aktivira samo za karte kreirane s visokim prioritetom.

Zašto — hitna karta ne može čekati sljedeći pogled na red čekanja: potrebno joj je trenutno upozorenje i praćeni zadatak za onoga tko mora djelovati.

Radnje

1. Pošalji SMS kontakt osobi za podršku putem SMS računa vlasnika automatizacije.
2. Kreiraj zadatak interni "Handle urgent ticket" s dospijećem u roku od nekoliko sati, povezan s listom.

Varijable — podaci o tiketu iz okidača (broj, predmet, prioritet, kupac) korišteni u tekstu SMS-a i naslovu zadatka; telefon kontakt osobe (korisnička varijabilna ili fiksna vrijednost); ID ulaznice od okidača za povezivanje stvorenog zadatka.

4. Tjedni sažetak dospjelih zadataka (planirano)

Okidač — zakazano, kalendarski raspored: svaki ponedjeljak u 9:00, vremenska zona organizacije.

Zašto — fiksni podsjetnik na početku tjedna održava tim u skladu s nadolazećim rokovima, a da nitko ne mora ručno filtrirati zadatke.

Radnje

1. Dobivajte zadatke sa filterima: status "Otvoreno" I datum dospijeća U roku od 7 dana od sada.
2. Pošalji e-poštu sažetak toka Suradnici s popisom pronađenih zadataka.

Varijable — rezultat koraka 1: rezultate (popis zadataka) i ukupno (koliko), umetnuto u tijelo e-pošte; trenutni datum izvršenja zaglavlja poruke. Ako više volite jedan redak po zadatku, možete dodati a Petlja za svaki nad rezultate prije slanja.

5. Usklađivanje direktorija iz Google tablice (raspored svake noći)

Okidač — zakazano, fiksni raspored: svaku noć (npr. dnevno ponavljanje u 2:00).

Zašto — kada podaci o klijentima dolaze s vanjske tablice (uvoz, ERP, obrazac treće strane), noćna sinkronizacija ih dovodi u CRM bez kopiranja i lijepljenja i bez ručno upravljanih duplikata.

Radnje

1. Pročitajte Google tablicu — URL lista u formatu za izvoz; Google račun povezan u Integracijama ako je list privatan.
2. Petlja za svaki preko svakog reda rezultate izlaz:
3. unutar petlje, Stvori kontakt (ili Uredi kontakt ako upravljate ažuriranjima) mapiranje stupaca lista na polja direktorija.

Varijable — rezultate i ukupno iz Pročitajte Google tablicu korak; iznutra Petlja za svaki svaki stupac (ime, e-pošta, telefon, tvrtka…) je varijabla trenutnog retka koju treba povezati s Stvori/uredi kontakt polja. Prvo testirajte na nekoliko redaka i provjerite povijest redak po redak prije aktiviranja tijeka u proizvodnji.

Često postavljana pitanja

P: Trebam li poseban plan za korištenje automatizacije?

O: Da. Cijeli modul uključen je u Premium Large plan. Bez pravog plana stavka Automatizacija u izborniku ostaje onemogućena. Postoji i jednostavniji put, Automatizacija obrazaca, dostupan na planovima koji ga uključuju.

P: Tko može izraditi novu automatizaciju?

O: Samo Vlasnik organizacije može početi stvarati novi tijek. Drugi korisnici mogu otvarati, uređivati ​​ili duplicirati postojeće automatizacije ako su vlasnici ili suradnici ili ako su administratori.

P: Zašto se moja automatizacija nikada ne aktivira?

O: Provjerite je li status Aktivan i da je okidač konfiguriran. Na "… modificiranim" okidačima zapamtite da uvjet zahtijeva označeno polje da se stvarno promijenilo u tom spremanju i da je nova vrijednost susreće operator: nije dovoljno da zapis već ima tu vrijednost.

P: Koja je razlika između uvjeta okidača i koraka uvjeta?

A: Uvjeti okidača su ulazni filtar: ako nisu zadovoljeni, automatizacija se čak i ne stavlja u red čekanja. The Korak uvjeta je grana Da/Ne nakon tijek je već započeo, korisno za grananje (npr. veliki iznos → e-mail direktoru, inače samo zadatak).

P: Automatizacija se aktivirala previše puta, kako to izbjeći?

O: Gotovo uvijek je to "… modificirani" okidač bez uvjeta: aktivira se pri svakom spremanju zapisa. Dodajte strogi uvjet na okidač (modificirano polje + ciljana vrijednost) ili premjestite sekundarne provjere u korak Uvjet unutar tijeka.

P: Neuspješan korak za dozvole: što to znači?

O: Mokapen pokreće korake uz dopuštenja Vlasnik postaviti na automatizaciju. Ako ta osoba ne može stvarati ponude, slati e-poštu u ime organizacije ili uređivati ​​tikete, odgovarajući korak neće uspjeti. Dodijelite kao vlasnika korisnika s potrebnim pravima ili prilagodite njegovu ulogu.

P: Zašto moj e-mail ili SMS ne izlaze?

O: Slanje uvijek ide preko povezanog računa: an SMTP račun za e-poštu, LinkMobility integracija za SMS, oba povezana s vlasnikom protoka. Provjerite je li integracija aktivna i nije istekla, ima li dovoljno SMS kredita te provjerite spam i reputaciju domene. Povijest pokazuje je li korak dovršen ili odbijen od strane pružatelja usluga.

P: Mogu li testirati automatizaciju bez stvarnih posljedica?

O: Pažljivo: test koristi isti mehanizam kao proizvodnja, tako da su e-pošta, SMS, stvaranje zapisa i uređivanja stvarno primijenjeno. Ako je tijek invazivan, testirajte ga na testnoj organizaciji ili testnim zapisima, zatim otvorite povijest izvršenja i provjerite svaki korak.

P: Varijabla je prazna u koraku, zašto?

O: Obično prethodni korak nije proizveo očekivane podatke, ID… polje ne ukazuje na važeći zapis ili je tok uzeo granu "ne" uvjeta. Otvorite povijest koraka neposredno prije neuspjelog i provjerite što je ušlo, a što izašlo.

P: Koliko se dugo čuvaju zapisnici izvršenja?

O: Kartica prikazuje tokove započete u zadnjih 28 dana. Starija izvršenja brišu se automatski: ako vam je potrebna arhiva nakon mjesec dana, zabilježite ili izvezite kritične slučajeve na drugo mjesto.