Vodič Mokapen

Vodič za kontakte

The Kontakti područje je imenik ljudi s kojima radite: kupci, potencijalni klijenti, partneri, dobavljači, potencijalni klijenti iz obrazaca ili kampanja. Svaki kontakt objedinjuje identitet (ime, e-mail, telefon), ulogu, pripadnost tvrtki, povijest odnosa i operativne veze s poslovima, ulaznicama, zadacima i projektima. To je početna točka relacijskog CRM-a: bez strukturiranih kontakata prodaja i podrška gube kontekst.

Pristupite mu iz Popis kontakata u izborniku. Od Tvrtke tipkom prelazite na imenik poduzeća (Vodič za tvrtke).

Uloga u CRM-u i procesima

Kontakt u Mokapenu nije red u proračunskoj tablici programa Excel: to je a živi zapis povezan s ostatkom sustava.

• Prodajni: kontakt povezan s poslovima, ponudama, naknadnim zadacima; oznake za segmentaciju (Warm, Enterprise…).
• podrška: kontakt za karte, e-poruke sinkronizirane na kartici E-pošta, kontrolne liste za ukrcavanje.
• Marketing: Kartica Marketing (popisi, suglasnosti), ishodište potencijalnog klijenta (polje Izvor), integracije sinkronizacije.
• Operacije: dvosmjerno Veze na zadatke, projekte, sastanke; SMS/WhatsApp s trake ploče (ako je omogućeno).

Praktično pravilo: svaka značajna interakcija (poziv, prodajna e-pošta, ulaznica) trebala bi se pratiti do kontakta (ili kreirati kao kontakt u hodu) s barem e-poštom ili telefonom i, kada je moguće, povezanim tvrtka.

Stranica s popisom kontakata

Glavna stranica je a DataTables tablica s podesivim stupcima (ime, prezime, e-mail, tvrtka, oznake, privatnost…). Gornja traka:

• Tvrtke: prijeđite na popis poduzeća.
• Filteri (Veliki plan): napredni modalni filter na standardnim poljima, prilagođenim poljima i vezama.
• Radnje: uvoz/izvoz (org dozvole), upravljanje duplikatima, uređivanje stupaca, arhiva, smeće.
• + Kontakt: otvara modal za brzo stvaranje.

Klikom na naziv otvara se bočna ploča. S malim planom možete otvoriti stranica kontakt cijeli zaslon (ikona za proširenje).

Odabir jednog ili više redaka s potvrdnim okvirima s lijeve strane prikazuje traka skupnih radnji iznad stola: Novi email (ako je integracija aktivna), Uredi, Klon, Arhiva, Izbrisati, Izvoz (vlasnik organizacije). Isti operativni obrazac kao i zadaci u prikazu popisa.

Kontakt ploča

Ploča (modalna ili cijela stranica) organizirana je kao i ostale Mokapen cjeline.

Zaglavlje: fotografija ili inicijali, ime i prezime (umetnuto za uređivanje), pozdrav, arhivirana značka ako je primjenjivo. Ako je kontakt u smeću, pojavljuje se crvena traka s Vratiti i Izbriši trajno gumbi (srednji plan).

Traka s radnjama (ikona po ikona):

• Privatnost (zaključavanje): javno ili privatno (samo vlasnik i dionici).
• Etikete, Boja naslova, Prilozi, Ljepljive bilješke (Mali plan).
• Kopiraj vezu, Cijela stranica (Mali plan).
• + Stvorite i povežite se (zeleni gumb): trenutno kreirajte zadatak, kartu, dogovor, sastanak... koji je već povezan s kontaktom.

Izbornik opcija (tri točke)

Otvorite ploču s kontaktima → okomite tri točke ikona gore desno:

• Klon: duplicirati kontakt; u modalnom odaberite što kopirati (kontrolni popis, privitke, veze, komentare). Korisno za «predložak kontakta» ili ponovljivu integraciju.
• Arhiviraj/vrati (Srednji plan): prelazak u arhivu ili povratak na operativne prikaze.
• Uredi ploču (admin): otvara dizajner izgleda polja kontakta u novom prozoru.
• Izbriši/vrati (crvena stavka): meko brisanje u smeće ili vraćanje ako je već izbrisano; sa Srednjim planom također trajno brisanje iz smeća.

Kartice ploče

• Podaci: profil, tvrtka, e-pošta, telefon, prilagođena polja — pogledajte Kartica podataka.
• Kontrolni popis, Veze, E-mail, Marketing, Privatnost, Sinkronizacija: vidjeti Povezani odjeljci.
• Ažuriranja — povijest promjena profila, komentari, obrazac i marketinške poruke (kontakti/tvrtke).

Kartica Podaci — polja profila

u Podaci kartici nalazite operativna polja (umetnuta za uređivanje s ikonom olovke):

• Tip i Poslovna uloga.
• Tvrtka (company_id): povezana tvrtka — birač koji se može pretraživati; možete stvoriti tvrtku u hodu ako ona ne postoji.
• Zainteresirane strane: drugi korisnici/timovi s vidljivošću.
• Izvor: odakle dolazi olovo.
• Opis (bogati tekst, @ spominjanja).
• Prodajna polja (ako je modul Prodaja aktivan).
• E-mail (više adresa), Telefon, Adresa, Jezik, Rođendan, Web stranica, Društveni.

S prilagođena polja (srednji plan) kartica Podaci slijedi vidljivost/obavezna pravila definirana u postavkama. Privici i komentari upotpunjuju ploču na dnu kartice.

Kontakt i tvrtka

The Tvrtka polje u kartici Podaci označava referentnu tvrtku kontakta (npr. «John Smith» → «Acme Ltd»). Ne zamjenjuje Veze: možete povezati isti kontakt s ponudama, drugim kontaktima ili ulaznicama neovisno o primarnoj tvrtki.

Najbolja praksa B2B: stvorite tvrtka prvo (PDV broj, adresa sjedišta), zatim kontakti s različitim ulogama (donositelj odluka, administracija, tehnički). Za B2C klijente polje tvrtke može ostati prazno.

Kartice i povezani odjeljci

• Kontrolni popis — Vodič za popis za provjeru: ukrcavanje kupaca, preuzimanje dokumenata.
• Veze — Vodič za povezivanje: povezani poslovi, zadaci, ulaznice, projekti.
• Narudžbe / Vjernost (Prodaja): povijest narudžbi i bodovi vjernosti.
• E-mail: sinkronizirani razgovori (Gmail/Outlook integracije).
• Privatnost: GDPR suglasnosti, povijest obrade.
• Marketing: pretplate na liste, kampanje.
• Naplata (Prodaja): podaci o naplati povezani s kontaktom.
• Sinkronizacija: sinkronizacija statusa s Google kontaktima, Outlookom, drugim aplikacijama.
• Portal (Veliki plan): pristup portalu za korisnike.
• Ažuriranja — povijest promjena profila, komentari, obrazac i marketinške poruke (kontakti/tvrtke).

Stvaranje kontakta

1. Popis kontakata → + Kontakt (ili Stvorite i povežite se s druge ploče).
2. Ispunite barem ime ili elektronička pošta (dvostruka provjera valjanosti na e-pošti ako je aktivna).
3. suradnik tvrtka, oznake i vlasnik ako je već poznat.
4. Spremi: kontakt se pojavljuje na popisu i može se odmah povezati s ponudama/ulaznicama.

Iz CSV uvoz (Akcije → Uvezi) učitavate tisuće redaka koji mapiraju stupce; s odredišnih obrazaca/web-dojavnika kontakti se mogu automatski izraditi s popunjenim izvorom.

Uređivanje kontakta

Jedno uređivanje (ploča)

1. Otvorite kontaktnu ploču (kliknite ime na popisu).
2. Uredite unutar: naslov/ime u zaglavlju ili polja na kartici Podaci (kliknite vrijednost → ikona olovke → uredi).
3. Koristite akcijsku traku za oznake, boju, privatnost, privitke, ljepljive bilješke.
4. Spremi: automatsko polje po polje na bočnoj ploči, ili Uštedjeti gumb u kontaktu na stranici.

Skupno uređivanje (popis)

1. u Popis kontakata, odaberite kontakte s potvrdnim okvirima s lijeve strane.
2. Klik Uredi na radnoj traci iznad tablice.
3. U modalnom dodajte polja za ažuriranje (vlasnik, oznake, tip, tvrtka, dopuštena prilagođena polja…) i postavite vrijednosti.
4. Potvrdi: vrijednosti se primjenjuju na sve odabrane kontakte.

Promjene na kartici Privatnost ili Marketing mogu zahtijevati posebna dopuštenja. Administrator: Opcije → Uredi ploču otvara dizajner polja (vidljivost, redoslijed) u novom prozoru.

Brisanje kontakta

Izbrišite kontakte stvorene greškom ili testirajte duplikate. Radije Arhiva ako je kontakt povezao povijest e-pošte, ponude ili karte i ne želite izgubiti njihov trag u CRM-u.

Pojedinačno brisanje

1. Otvorite ploču s kontaktima.
2. Mogućnosti izbornik (tri točke) → Izbrisati (crvena stavka).
3. Potvrdite u modalnom.

s Veliki plan kontakt ide na smeće (Popis kontakata → Akcije → Kontaktirajte smeće). Od tamo možete Vratiti ili Izbriši trajno. Ako otvorite kontakt koji je već u otpadu, pojavit će se natpis s gumbima Vrati / Trajno izbriši.

Na Besplatno brisanje plana (bez velikog plana) općenito je trajnog odmah nakon potvrde, bez smeća — provjerite dopuštenja svoje organizacije.

Višestruko brisanje

1. u Popis kontakata, odaberite kontakte s potvrdnim okvirima.
2. Klik Izbrisati (crveni gumb iznad tablice).
3. Potvrdi.

Arhiviranje kontakta

Arhiva je pravi izbor za kontakte koji više nisu aktivni (izgubljeni kupci, bivši zaposlenici, nekvalificirani potencijalni klijenti) koje želite zadržati u povijesti s netaknutim vezama i e-poštom, bez pretrpavanja operativnog popisa.

Arhivirajte jedan kontakt

1. Otvorite ploču → Mogućnosti → Arhiva (Srednji plan).
2. Potvrdite u modalnom. The Arhivirano značka se pojavljuje u zaglavlju.

Arhivirajte više kontakata / pogledajte arhivu

• Višestruki: Popis kontakata → odaberite potvrdnim okvirima → Arhiva u radnoj traci.
• Pogled: Popis kontakata → Akcije → Arhiva kontakata (Srednji plan).
• Vratiti: iz arhive odaberite i kliknite Vrati ili Opcije → Vrati iz arhive na pojedinačnoj ploči.

Arhivirani kontakti ne pojavljuju se u standardnim operativnim prikazima, ali ostaju dostupni iz arhive, veza i povijesnih izvješća.

Kontakt izvješća

The Kontakt izvješća odjeljak (veliki plan) sažima kontakte kojima imate pristup na temelju uloge i dopuštenja organizacije: vidite samo ovlaštene zapise i polja. Koristite ga za analizu prema vrsti, vlasniku, izvoru i izvozu — za dodavanje ili ispravljanje pojedinačnih zapisa koristite popis kontakata.

• Nadzorna ploča: karte po vrsti, statusu, ulozi, oznakama, vlasniku, izvoru, geografskoj karti.
• Popis izvješća: analitička tablica koja se može filtrirati s izvozom u CSV/Excel — osnova za pregled profila i marketinšku segmentaciju.

Kombinirajte izvješća s filtrima popisa i oznakama kako biste uskladili kontakte i povezane prilike prema vlasniku ili kampanji.

Kloniranje kontakta

Kloniranje duplicira postojeći kontakt kao osnovu za novi zapis — idealno za «predložak kontakta» (npr. standardno uključivanje, ponavljajući profil partnera).

Jedan klon

1. Otvorite ploču → Mogućnosti → Klon.
2. U modalnom odaberite što kopirati: Kontrolni popis, Prilozi, Veze, Komentari (neovisni potvrdni okviri).
3. Potvrdite: otvara se nova kontakt ploča; uredite ime/e-poštu prije operativne uporabe.

Višestruki klon

1. Popis kontakata → odaberite kontakte → Klon u radnoj traci.
2. Odaberite iste opcije kopiranja u modalnom i potvrdite.

Filtri, stupci i segmentacija

Napredni filteri (Mali plan): uvjeti na naljepnicama, vrsta, tvrtka, prilagođena polja, veze (Povezani posao, Povezana ulaznica…), datumi posljednjeg ažuriranja. Spremite kombinacije putem URL-a ili timskih prikaza.

Uredite stupce (Akcije, članovi organizacije): odaberite koje stupce želite prikazati u tablici i redoslijed — neophodno za timove koji koriste prilagođena polja (npr. «Industry», «Revenue»).

Kombinirajte filtre sa Etikete za operativne segmente: «Kontakti poduzeća s Hot labelom bez otvorene pogodbe».

Duplikati

(srednji plan) Akcije → Upravljaj duplikatima: Mokapen predlaže grupe sličnih kontakata (isti email, ime+prezime, telefon). možete spojiti evidencije (odabir glavnog i polja za čuvanje) ili zanemariti neproblematični parovi. Zanemareno stranicu za kasniji pregled.

Na stvaranju, provjeri_duplikat_ajax upozorava ako e-pošta već postoji — izbjegava umnožavanje istog potencijalnog klijenta.

Uvoz, izvoz i integracije

• CSV uvoz (članovi organizacije): stupci karte → Mokapen polja, pregled, serijski uvoz.
• Izvoz (vlasnik organizacije): CSV/Excel filtriranih ili odabranih kontakata.
• Google kontakti / Outlook: dvosmjerna sinkronizacija ili uvoz iz mapa (integracije računa).
• Obogaćivanje podataka (Hunter itd.): otkrivanje kontakta prema domeni tvrtke, selektivni uvoz.

Postavke kontakta

Iz Postavke kontakta (admin/ovlašteni članovi):

• Polja: popis standardnih i prilagođenih polja, pravila srednjeg plana.
• Raspored panela (prikaz_polja): koja polja prikazati u modalnoj/stranici i kojim redoslijedom.
• Stupci tablice (prikaz_stupaca): zadani stupci popisa za cijelu organizaciju.

Uskladite postavke s procesom prodaje prije masovnog uvoza (obavezna polja, izvor, vrsta kontakta).

Preporučeni procesi

• Unos olova: obrazac → kontakt + izvor + oznaka kampanje → zadatak kvalifikacije unutar 24h → veza za dogovor ako ste kvalificirani.
• Uključivanje: kontrolni popis za kontakt (KYC, ugovor) + veze s projektom isporuke.
• podrška: karta uvijek povezana s kontaktom; e-pošta na kartici E-pošta za povijest razgovora.
• Mjesečno čišćenje: duplikati, arhiva neaktivnih kontakata > 12 mjeseci, filter «bez e-pošte».
• Usklađivanje prodaje: ista oznaka na kontaktu i povezanom poslu; kontakt izvješća vlasnika.

Za imenik poduzeća i karticu Kontakti poduzeća pogledajte Vodič za tvrtke.