Vodič Mokapen

Organizacije i pristup

U Mokapenu se uvijek radi unutar organizacije: namjenski radni prostor za vaš tim, tvrtku ili odjel. Svaka organizacija ima svoje podaci, korisnici, postavke i dopuštenja, odvojeno od ostalih. Vaš osobni račun (e-mail i lozinka) mogu pripadati jedna ili više organizacija, svaki s drugačijom ulogom. Ovaj vodič objašnjava kako funkcioniraju organizacije, pristup i izolacija podataka.

Račun, organizacija i zatvoreni radni prostor

Ključna razlika:

• Korisnički račun — vaš identitet za prijavu (e-pošta, osobni profil, jezične postavke). Jedan račun, valjan u svim organizacijama s kojima ste povezani.
• Organizacija — radno okruženje s vlastitim kontaktima, zadacima, ponudama, ulaznicama, korisnicima, timovima, postavkama i Premium planom. To je a zatvoreni radni prostor: podaci jedne organizacije nisu vidljivi iz druge.
• Pristup — veza između vašeg računa i organizacije, zabilježena s a uloga (Gost, Korisnik, Član, Vlasnik…). Bez pristupa ne možete ući u tu organizaciju.

Kada ste prijavljeni, Mokapen se uvijek prikazuje jednu aktivnu organizaciju (organizacija sjednice). Sve što vidite - izbornici, popisi, zapisi, izvješća - pripada toj organizaciji. Promjena organizacije potpuno mijenja kontekst: to je kao prelazak iz jedne tvrtke u drugu, s neovisnim podacima i dozvolama.

Jedan korisnik, više organizacija

Normalno je imati pristup više organizacija u isto vrijeme, na primjer:

• tvoje glavna tvrtka (Uloga vlasnika ili člana);
• a projekt klijenta gdje ste gost ili korisnik po pozivu;
• a drugi odjel ili poduzeće grupe s drugom ulogom;
• a bijela oznaka ili partnersko okruženje s posvećenim brendiranjem.

U svakoj organizaciji možete imati a drugačija uloga: Vlasnik u vašoj tvrtki i gost u dobavljačevoj, na primjer. Primjenjuju se dopuštenja samo aktivnoj organizaciji, a ne globalno na vašem računu. Saznajte više u Vodič za uloge i dopuštenja.

Promjena organizacije

Za prelazak iz jedne organizacije u drugu koristite selektor na vrhu navigacijske trake (logotip i naziv trenutne organizacije). Na padajućem popisu nalaze se sve organizacije kojima imate pristup: kliknite unos da biste ušli u taj radni prostor.

Kada promijenite organizaciju:

• ažurirani su izbornici, podaci, postavke i vidljivi Premium plan;
• primjenjuju se vaša uloga i dopuštenja za tu organizaciju;
• ostajete u istom području aplikacije kada je to moguće (npr. prelazite sa zadataka u organizaciji A na zadatke u organizaciji B);
• pojavljuje se potvrdna poruka ("Prebacili ste se na organizaciju...").

Ne postoji prikaz «sve organizacije zajedno» za kontakte ili zadatke: uvijek radite u jednoj organizaciji odjednom.

Preferirana organizacija

Možete postaviti a preferirana organizacija (zadano): svaki put kada se prijavite, Mokapen prvo otvara taj. Ovo je korisno ako uglavnom radite u jednom radnom prostoru, ali povremeno koristite druge.

U izborniku organizacije željena organizacija označena je ikonom zvjezdice. Možete ga promijeniti u postavkama profila ili organizacije. Ako uklonite željenu organizaciju, predlaže se druga kojoj pripadate.

Pozivnice i pridruživanje organizaciji

Da biste se pridružili organizaciji trebate poziv od korisnika s dopuštenjem (obično Korisnik ili iznad) ili da sami stvorite novu organizaciju.

• Pozivnica e-poštom — primate poveznicu, prihvaćate je i dodajete se s ulogom koju je dodijelio pozivatelj.
• Link pozivnice — neke organizacije dijele vezu koja se može registrirati (ako je omogućena).
• Nova organizacija — iz izbornika organizacije, «Nova organizacija»: stvarate prazan radni prostor i postajete vlasnik.

Nakon pridruživanja, organizacija se pojavljuje u izborniku. Vaša uloga određuje što tamo možete raditi (pogledajte vodič za uloge). Pristup se može opozvan od strane administratora: u tom slučaju organizacija nestaje ili postaje nedostupna.

Izolacija podataka

Svaka organizacija je a zatvoren stanar. To znači da:

• kontakti, tvrtke, zadaci, poslovi, karte i dokumenti stvoreni u Org A su nije vidljivo u Org B;
• korisnici i timovi su navedeni po organizaciji: kolega iz Org A možda ne postoji u Org B;
• integracije, prilagođena polja, cjevovodi i postavke aplikacije su zasebno konfiguriran za svaku org;
• naplata i Premium plan (besplatan, mali, srednji, veliki…) su po organizaciji, ne po korisničkom računu.

Čak veze između entiteta ostaju unutar istog radnog prostora: ne možete povezati zadatak u organizaciji A s kontaktom u organizaciji B. To osigurava privatnost između klijenata, ogranaka ili zasebnih projekata.

Timovi i dodatna dopuštenja

Unutar svake organizacije postoje timovi: grupe korisnika (Prodaja, Podrška, Uprava…). Uz organizacijsku ulogu, dopuštenja se mogu poboljšati na razini tima na određenim resursima ili područjima.

Ograničeni korisnik vidi samo timove kojima pripada; Korisnik ili stariji upravlja timovima i članovima. Timovi ne prelaze organizacije: «Prodajni tim» u Org A neovisan je od onog u Org B.

Javna ili privatna organizacija

Svaka organizacija može biti javnost ili privatni na mreži Mokapen:

• Javnost — ima stranicu na mreži, korisnu za pronalaženje potencijalnim klijentima ili partnerima.
• Privatno — samo za unutarnju upotrebu; ne pojavljuje se na mreži. Ovo je najčešći izbor za radne prostore zatvorenih tvrtki.

Javno ili privatno odnosi se na vanjska vidljivost na mreži, a ne interne dozvole: u oba slučaja podaci ostaju dostupni samo pozvanim korisnicima.

Whitelabel i namjenske domene

Neke organizacije koriste bijela oznaka: prilagođena domena, logotip i komunikacije (npr. partnerov CRM s vlastitim brendom). Ostajete u zatvorenom radnom prostoru kao i druge organizacije, ali vizualno iskustvo i neke značajke mogu se razlikovati. Pristup i izolacija podataka rade na isti način.

Status pristupa

U biraču organizacije prikazuje ikona upozorenja suspendiran ili ograničen pristup (npr. nepotpuna pozivnica, deaktivirana organizacija, premašena kvota). U tom slučaju organizacija može izgledati zasivljena: obratite se vlasniku ili administratoru organizacije da vratite pristup.

Praktični primjeri

• Slobodni konzultant — Vlasnik vlastite organizacije; Gost ili korisnik u klijentskim organizacijama gdje rade na dodijeljenim zadacima. Prebacuje org iz izbornika na početku dana.
• Grupacija s dvije tvrtke — dvije odvojene organizacije (Holding Org, Branch Org). Isti upravitelji s jednim računom, odvojenim podacima i naplatom.
• Vanjski dobavljač — pozvan kao gost na projekt: vidi samo zajedničke zadatke/projekte, ne cijeli direktorij ili postavke.
• HR i prodaja — ista organizacija, različite uloge člana i korisnika; HR tim i prodajni tim s vidljivošću na razini odjela.

Često postavljana pitanja

P: Sinkroniziraju li se moji kontakti u svim organizacijama?

O: Ne. Svaka organizacija ima svoj imenik. Isti račun može imati različite kontakte u različitim organizacijama.

P: Mogu li imati različite uloge u različitim organizacijama?

O: Da. Uloga je vezana za pristup u svakoj organizaciji, a ne za vaš globalni račun.

P: Što se događa ako me uklone iz organizacije?

O: Gubite pristup tom radnom prostoru i njegovim podacima. Vaš račun i druge organizacije ostaju aktivni.

P: Moram li platiti Premium za svaku organizaciju?

O: Da, Premium plan je po organizaciji. Različite organizacije mogu imati različite planove (besplatni, mali, srednji, veliki…).

P: Gdje mogu naučiti što mogu učiniti sa svojom ulogom?

O: U Vodič za uloge i dopuštenja, s tablicom usporedbe i čestim pitanjima za goste, korisnike, članove, vlasnike i administratore.