Vodič Mokapen

Uvoz / Izvoz

The Uvoz / Izvoz odjeljak vam omogućuje unos podataka u Mokapen iz Excel ili CSV datoteke (uvoz) i preuzeti podatke vaše organizacije kao Excel datoteku (izvoz). To je najbrži način za popunjavanje CRM-a kada krećete od postojećih adresara, cjenika ili matičnih podataka ili kada trebate sigurnosne kopije i analizu izvan platforme.

Pronaći ćete ga u izborniku organizacije → Uvoz/Izvoz. Vođeni uvoz temelji se na koracima (odaberite što želite uvesti, prenesite datoteku, mapirajte stupce, pokrenite) i izvodi se u pozadina: možete pratiti napredak i pregledavati povijest uvoza.

Pregled

Dvije različite funkcije koje se često koriste zajedno:

• Uvoz — učitajte datoteku (Excel ili CSV) i Mokapen stvara (ili ažurira) odgovarajuće zapise. Možete uvesti Projekti, zadaci, kontakti, tvrtke, proizvodi i usluge.
• Izvoz — preuzmite svoje podatke kao Excel (.xlsx) datoteka. Izvoz pokriva više vrsta zapisa nego uvoz: osim gore navedenih, također Ponude, ponude, narudžbe, ulaznice, termini i rezervacije.

Uvoz je a vođeni protok na četiri zaslona: (1) odaberite vrstu zapisa, (2) prenesite datoteku, (3) mapirajte stupce datoteke u CRM polja dok postavljate privatnost i duplikate, (4) pratite napredak i rezultate. Nema zasebnog zaslona "pregled i potvrda": već vidite uzorke vrijednosti na zaslonu mapiranja stupaca.

Pristup i dopuštenja

Dvije funkcije imaju različite dozvole:

• Uvoz — dopušteno za organizaciju članovi. Također možete pronaći prečace za uvoz u Radnje izbornik na popisima kontakata, tvrtki, zadataka i projekata.
• Izvoz — rezervirano za organizaciju Vlasnik. Gumb za izvoz na popisima i stranica za izvoz prikazuju se samo za tu ulogu.

Dvije značajke ovise o plan:

• Prilagođena polja pri uvozu — mapiranje stupaca datoteke u vaša prilagođena polja zahtijeva a Premija plan. Bez toga, tijekom mapiranja vidite samo standardna polja.
• Napredno rukovanje duplikatima — ono Umetnite ako je prazno i Zamijeniti opcije zahtijevaju a Premija plan. Samo na besplatnom planu Preskočiti ostaje dostupan (duplikati ostaju nepromijenjeni).

Izvoz uvijek poštuje dopuštenja i privatnost: svaki korisnik izvozi samo zapise kojima može pristupiti na temelju svoje uloge i pravila vidljivosti organizacije.

Kako uvoziti (vođeni tijek)

Uvoz se sastoji od četiri koraka:

1. Odaberite što želite uvesti — na stranici za uvoz odaberite vrstu zapisa: Projekti, Zadaci, Kontakti, Tvrtke, Proizvodi ili Usluge. Odavde također možete otvoriti Povijest uvoza.
2. Učitajte datoteku — povucite (ili odaberite) a .xlsx, .xls, ili .csv datoteka, do 4 MB maksimalno. Mokapen čita stupce i prelazi na mapiranje.
3. Stupci karte — za svaki stupac datoteke odaberite odgovarajuće CRM polje (ili ga zanemarite). Na istom ekranu koji ste postavili privatnost za uvezene podatke i, gdje je dostupno, duplicirati rukovanje. Gumb za uvoz otključava se tek nakon mapiranja obaveznih polja.
4. Počnite i čekajte rezultate — uvoz teče u pozadina: zaslon s rezultatima osvježava se svakih nekoliko sekundi i prikazuje brojače za Obrađeno, uvezeno, ažurirano, preskočeno, pogreške.

Budući da se posao odvija u redu čekanja, velikim datotekama može biti potrebno nekoliko minuta: ostavite stranicu otvorenom ili kasnije ponovo provjerite Povijest uvoza.

Pripremite datoteku (Excel i CSV)

Kvaliteta uvoza gotovo u potpunosti ovisi o kvaliteta datoteke. Excel je zgodan, ali lukav: datumi se pretvaraju u brojeve, vodeće nule nestaju, spojene ćelije, formule sadrže pogreške. Prije učitavanja, pripremite datoteku ovako:

• Prvi red = zaglavlja — prvi red mora sadržavati imena stupaca (npr. ime, prezime, e-pošta, telefon). To je ono što ćete vidjeti u koraku mapiranja.
• Jedan stupac = jedna vrijednost — ne stavljajte "John Smith" u jedan stupac ako želite odvojeno Ime i Prezime; držite telefon, e-poštu i adresu u različitim stupcima.
• Nema spojenih ćelija — spojene ćelije prekidaju očitavanje mreže. Uvijek koristite pojedinačne ćelije.
• Bez formula — formule usporavaju stvari i mogu uzrokovati pogreške. Ako imate izračunate stupce, kopirajte i zalijepi kao vrijednosti prije spremanja.
• Očistite prazne ćelije — redovi i stupci koji izgledaju prazno, ali sadrže razmake ili ostatke oblikovanja zbunjuju čitanje. Zapravo izbrišite retke/stupce koji vam nisu potrebni.
• UTF-8 kodiranje — za zadržavanje naglasaka i posebnih znakova (à, è, ç, ü…), spremite kao UTF-8. U Excelu: "Spremi kao" → CSV UTF-8, ili ostanite na .xlsx koji dobro barata znakovima.
• Velike datoteke → podijelite ih — ograničenje je 4 MB. S puno podataka, podijelite ih u više datoteka i uvezite u serijama: također je lakše uočiti pogreške.
• Izbjegavajte nestandardno oblikovane znakove — ukrasni simboli, neobični fontovi ili egzotično oblikovanje možda se neće moći pročitati ili se mogu transformirati.

Na CSV, jedna dodatna napomena: to je običan tekst s odvojenim vrijednostima. Mokapen čita UTF-8 i automatski detektira separator; ako otvorite i ponovno spremite CSV s Excelom na nekim mjestima, separator često postaje a točka-zarez — obično u redu, ali ako se sve pojavi u jednom stupcu nakon prijenosa, to je gotovo uvijek uzrok: ponovno spremite izričito kao "CSV UTF-8" ili izravno upotrijebite .xlsx datoteku.

Stupci karte

Ovo je srce uvoza. Za svaki stupac datoteke Mokapen prikazuje naziv zaglavlja i do šest uzoraka vrijednosti od prvih redova, pa brzo shvatite što sadrži. Pored njega odaberite odgovarajuće CRM polje iz "pripada" Jelovnik:

• Karta stupac u polje (npr. stupac "Mail" → E-mail polje).
• Preskoči stupac — ostavite mapiranje praznim za stupce koji vam ne trebaju: neće biti uvezeni.
• Svako CRM polje se može koristiti samo jednom: jednom mapirano, nestaje iz izbora drugih stupaca.

Morate mapirati barem obavezna polja, inače gumb za uvoz ostaje onemogućen:

• Kontakti — barem jedan od Ime, Prezime, ili an elektronička pošta. Redovi bez ijednog od ovih zanemaruju se.
• Tvrtke — Naziv tvrtke.
• Zadaci, projekti, proizvodi, usluge — Titula (ili ime).

Neka se polja automatski rješavaju odnosi po imenu: pri uvozu kontakata, stupac mapiran na Tvrtka povezuje (ili stvara, ako nedostaje) tvrtku s tim nazivom; na uvozu zadatka, Projekt stupac povezuje ili stvara projekt s tim naslovom. Uparivanje ne razlikuje velika i mala slova.

Prilagođena polja — s Premium planom, vaša prilagođena polja također se pojavljuju u izborniku (brojevi, tekst, datumi, popisi). Datumi i valute se tumače i normaliziraju; za polja korisnika/tima, vrijednosti se rješavaju ispravnom korisniku ili timu.

Posebni formati polja

Neka polja prihvaćaju više vrijednosti u jednoj ćeliji ili potražite vezu: kada ih mapirate, a žuta obavijest pojavljuje se ispod stupca s očekivanim formatom. Razdjelnik za više vrijednosti uvijek je točka-zarez (;).

• oznake — imena odvojena znakom ";". Ako oznaka ne postoji, postoji stvoren automatski. npr. Kupac; VIP; Praćenje.
• Zainteresirane strane — za svaki unos koristite korisnički elektronička pošta ili kod tima s "t" (npr. t123), odvojene znakom ";". npr. john@email.com;t45.
• Vlasnik — a singl vrijednost: korisnički email ili kod tima "t{id}".
• Dobavljač (Proizvodi/Usluge) — dobavljač naziv tvrtke; ako nedostaje, stvara se.
• Slike (Proizvodi/Usluge) — puna slika URL-ovi odvojene sa ";".
• grupe (Proizvodi/Usluge) — imena odvojena znakom ";"; stvaraju se grupe koje nedostaju.

Uvijek pročitajte žutu obavijest: slijeđenje tog formata je ono što čini razliku između čistog uvoza i onog punog vrijednosti koje nedostaju.

Upravljanje duplikatima

Za Kontakti, tvrtke, proizvodi i usluge možete odlučiti što učiniti kada se red podudara s postojećim zapisom. Opcija "Upravljanje duplikatima" je omogućeno prema zadanim postavkama. Ključ koji Mokapen koristi za prepoznavanje duplikata razlikuje se ovisno o vrsti:

• Kontakti — isto elektronička pošta (ako postoji u redu).
• Tvrtke — isto naziv tvrtke (neosjetljivo na velika i mala slova). Napomena: tvrtke s istim imenom nikada se ne dupliciraju kada se povezuju iz kontakata, čak i ako je rukovanje dupliciranjem isključeno.
• Proizvodi — isto kod proizvoda.
• Usluge — isto kod usluge.

Kada se pronađe duplikat, možete odabrati tri ponašanja:

• Preskočiti (zadano) — zanemari nove vrijednosti i nastavi bez spremanja ili ažuriranja. Redak se računa kao Preskočeno.
• Umetnite ako je prazno — ažurirati polje samo ako je trenutno prazan (ne prepisuje postojeće podatke). Zahtijeva Premium.
• Zamijeniti — ažurirajte svako mapirano polje novom vrijednošću, bez obzira na trenutnu vrijednost. Zahtijeva Premium.

Zadaci i projekti nema rukovanja duplikatima: svaki red uvijek stvara a novi rekord. Ponovni uvoz iste datoteke stvara duplikate: dobro razmislite prije ponavljanja operacije.

Savjeti za čiste podatke

Nekoliko mjera opreza čini uvoz pouzdanim i štedi vas naknadnog bolnog čišćenja:

• Normalizirajte e-poštu — oni su ključ protiv dupliranja za kontakte: jedna e-pošta po ćeliji, bez razmaka, sve malim slovima. Različiti e-mailovi = različiti kontakti.
• Jedinstveni kodovi za proizvode/usluge — provjerite ako želite ažurirati umjesto duplikata kod proizvoda i kod usluge prisutni su i dosljedni između datoteke i onoga što je već u Mokapenu.
• Dosljedni formati po stupcu — nemojte miješati "03/10/2026" i "2026-03-10" u istom stupcu datuma; koristiti jedan format. Isto za iznose (izbjegavajte miješanje "1000,50" i "1000,5").
• Telefoni s međunarodnim predbrojem — npr. +1…: korisno za razmjenu poruka i integracije te sprječava Excel da tretira broj kao znamenku i pojede početnu nulu. Ako je potrebno, postavite stupac kao Tekst.
• Gledajte vodeće nule — Poštanski brojevi, brojevi, PDV brojevi: Excel ima tendenciju uklanjanja početnih nula. Oblikujte te stupce kao Tekst prije nego ih napunite.
• Uklonite skrivene prostore — razmaci prije/poslije teksta (ili dvostruki razmaci) stvaraju lažne neduplikate. Prolaz "Skrati razmake" u Excelu pomaže.
• Standardizirati nazive relacija — ako kontakte povezujete s tvrtkama po imenu, napišite naziv tvrtke svaki put na isti način (npr. uvijek "Acme Ltd", ne ponekad "ACME", a ponekad "Acme L.L.C."), inače stvarate različite tvrtke.
• Pokrenite mali test — prije uvoza 5000 redaka, isprobajte 10–20 reprezentativnih redaka: provjeravate mapiranje, formate i duplikate bez opasnosti od neurednog CRM-a.

Napredak i povijest uvoza

Tijekom uvoza, zaslon s rezultatima prikazuje brojače u stvarnom vremenu: Obrađeno (redovi čitaju), Uvozni (novi zapisi), Ažurirano (ažurirani duplikati), Preskočeno (nedirnuti duplikati), i Greške.

The Povijest uvoza stranica navodi sve uvoze s njihovim ukupnim iznosima. Imajte na umu dvije stvari: povijest pokazuje zbirni iznosi, a ne popis red po red; i redovi bez minimalnih polja identiteta (npr. kontakt bez imena, prezimena ili e-pošte) su tiho ignorirao, pa se možda neće pojaviti pod "Pogreške". Ako se brojevi ne slažu, to je obično uzrok.

Izvoz

Izvoz uvijek proizvodi Excel (.xlsx) i, kao što je navedeno, rezerviran je za Vlasnik. Možete ga pokrenuti s dva mjesta:

• Sa stranice Izvoz (izbornik Uvoz/Izvoz) — preuzimanje sve zapise vrste jednim klikom.
• S popisa (Popis, Kanban, pregledi kartica) — od Radnje → Izvezi. U prikazu popisa, ako odabrati neke retke, izvozite samo one; ako ne odaberete ništa (ili ste u Kanbanu/kartama), izvozite sve dostupnih zapisa.

Neki korisni detalji:

• Izvoz uključuje prilagođena polja i prikazuje oznake i dionike u čitljivom obliku (imena/e-adrese odvojene zarezima).
• Citati i Narudžbe izvoze se na dva lista: jedan sa zaglavljima dokumenata i jedan sa stavkama retka.
• Izvoz kontakata dodaje povezane naziv tvrtke i stavke popisa za provjeru.
• Uvijek poštuje dopuštenja i privatnost: izvozite samo ono što ste mogli vidjeti na zaslonu.

Izvezena datoteka je također odlična šablona: izvezite nekoliko zapisa određene vrste, pogledajte korištena zaglavlja i formate i ponovno upotrijebite tu strukturu za izradu svoje datoteke za uvoz.

Slučajevi upotrebe

• Početno pokretanje — uvezite kontakte i tvrtke iz starog sustava, zatim cjenik proizvoda/usluga i CRM je odmah operativan.
• Ažuriranje cjenika — uvezite proizvode s "Zamijeni" koristeći kod proizvoda kao ključ: cijene i opisi ažuriraju se bez stvaranja duplikata.
• Obogaćivanje kontakata — već imate kontakte i dodajte nedostajuće telefone/polja s "Umetni ako je prazno": dovršavate zapise bez prepisivanja dobrih podataka.
• Periodično sigurnosno kopiranje — Vlasnik izvozi kontakte, ponude i narudžbe u Excel za arhiviranje ili vanjsku analizu.
• Prilagođeno izvješćivanje — izvezite filtrirane podatke s popisa i obradite ih u Excelu sa zaokretnim tablicama za analizu koje nisu dostupne na platformi.

Uobičajeni problemi

• Gumb za uvoz ostaje onemogućen — niste mapirali obavezna polja (ime/prezime/email za kontakte, titula za ostale). Dovršite mapiranje.
• Nakon učitavanja sve je u jednom stupcu — CSV s neprepoznatim separatorom ili pogrešnim kodiranjem. Ponovno spremite kao "CSV UTF-8" ili upotrijebite .xlsx.
• Nedostaju naglasci ili čudni znakovi — problem kodiranja: spremi kao UTF-8.
• Uvezeno je manje redaka od očekivanog — retci bez minimalnih polja identiteta se zanemaruju; provjerite ima li svaki red barem potrebno polje.
• Napravio sam duplikate — vjerojatno je bilo uključeno "Upravljanje duplikatima". Preskočiti kada ste htjeli ažurirati ili ključ (e-mail/šifra/ime) nije odgovarao. Provjerite ključeve i odabranu opciju.
• Oznake/dobavljači/grupe nisu povezane — niste slijedili poseban format polja (razdjelnik ";", email za korisnike, "t{id}" za timove). Ponovno pročitajte žutu obavijest ispod stupca.
• Datoteka je prevelika — premašuje 4 MB: podijelite u više datoteka i uvezite u serijama.
• Ne vidim prilagođena polja u mapiranju — zahtijevaju a Premija plan.

Često postavljana pitanja

P: Koje datoteke mogu uvesti?

A: Excel (.xlsx, .xls) i CSV datoteke, do 4 MB. Prvi red mora sadržavati zaglavlja stupaca.

P: Što mogu uvoziti i izvoziti?

A: Uvoz: Projekti, Zadaci, Kontakti, Tvrtke, Proizvodi i Usluge. Izvoz također uključuje ponude, ponude, narudžbe, ulaznice, termine i rezervacije. Ponude, ponude, narudžbe i ulaznice stoga se mogu izvesti, ali nije iz uvoza.

P: Tko može uvoziti i izvoziti?

A: Uvoz otvoren je za članove organizacije; izvoz je rezerviran za Vlasnik.

P: Kako mogu izbjeći stvaranje duplikata?

O: Zadrži duplicirati rukovanje aktivan i provjerite je li ključ ispunjen i dosljedan: elektronička pošta za kontakte, ime za tvrtke, kodirati za proizvode i usluge. Upamtite da Zadaci i Projekti nemaju provjeru duplikata: svaki red uvijek stvara novi zapis.

P: Koja je razlika između "Preskoči", "Umetni ako je prazno" i "Zamijeni"?

A: Preskočiti ostavlja duplikat netaknutim; Umetnite ako je prazno ispunjava samo trenutno prazna polja; Zamijeniti ažurira sva mapirana polja. Posljednje dvije zahtijevaju a Premija plan.

P: Kako mogu staviti više vrijednosti u jednu ćeliju (oznake, dionici...)?

O: Odvojite vrijednosti s a točka-zarez (;). Za zainteresirane strane koristite korisničku e-poštu ili kod tima "t{id}"; nedostajuće oznake, grupe i dobavljači kreiraju se automatski.

P: Zašto je uvezeno manje redaka nego u datoteci?

O: Redovi bez minimalna polja identiteta (za kontakte: ime, prezime ili e-pošta; za tvrtke: ime) zanemaruju se bez pojavljivanja pod "Pogreške". Provjerite ima li svaki red barem potrebno polje.

P: Excel uništava datume, početne nule i duge brojeve. Što da radim?

O: Formatiraj kritične stupce kao Tekst (poštanski brojevi, brojevi, PDV brojevi, telefoni), koristite jedan format datuma po stupcu, a ako imate izračunate stupce, zalijepi kao vrijednosti prije spremanja. Spremi kao UTF-8 zadržati naglaske.

P: Mogu li uvesti svoja prilagođena polja?

O: Da, s a Premija plan: prilagođena polja također se pojavljuju u koraku mapiranja, a vrijednosti se pretvaraju prema njihovoj vrsti (datumi, valute, popisi, korisnici/timovi).

P: Koji format dobivam prilikom izvoza?

O: Uvijek Excel (.xlsx). Ponude i narudžbe dolaze na dva lista (zaglavlja + stavke retka). Izvezena datoteka također je odličan predložak za pripremu budućeg uvoza.

P: Je li uvoz trenutan?

O: Radi u pozadina: za nekoliko zapisa potrebno je nekoliko sekundi; za velike datoteke može potrajati nekoliko minuta. Pratite brojače na zaslonu s rezultatima ili provjerite Povijest uvoza opet.