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Importar / Exportar

La sección Importar / Exportar te permite llevar tus datos dentro de Mokapen desde un archivo Excel o CSV (importación) y descargar los datos de la organización en un archivo Excel (exportación). Es la forma más rápida de poblar el CRM cuando partes de agendas, listas de precios o maestros ya existentes, o para hacer copias de seguridad y análisis fuera de la plataforma.

La encuentras en el menú de la organización → Importar/Exportar. La importación guiada es por pasos (elige qué importar, sube el archivo, asocia las columnas, inicia) y funciona en segundo plano: puedes seguir el progreso y consultar el historial de importaciones realizadas.

Panorámica

Dos funciones distintas, a menudo usadas juntas:

• Importar — subes un archivo (Excel o CSV) y Mokapen crea (o actualiza) las fichas correspondientes. Puedes importar Proyectos, Tareas, Contactos, Empresas, Productos y Servicios.
• Exportar — descargas tus datos en un archivo Excel (.xlsx). La exportación cubre más tipos de ficha que la importación: además de los anteriores, también Oportunidades, Presupuestos, Pedidos, Tickets, Citas y Reservas.

La importación es un recorrido guiado en cuatro pantallas: (1) elegir el tipo de ficha, (2) subir el archivo, (3) asociar las columnas del archivo a los campos del CRM configurando privacidad y duplicados, (4) seguir el progreso y el resultado. No existe una pantalla separada de «vista previa y confirmación»: la vista previa de los valores ya la ves en la pantalla de asociación de columnas.

Acceso y permisos

Las dos funciones tienen permisos distintos:

• Importar — permitido para los miembros de la organización. También encontrarás accesos directos de importación en el menú Acciones de las listas de Contactos, Empresas, Tareas y Proyectos.
• Exportar — reservado al Propietario de la organización. El botón de exportación en las listas y la página de exportación solo aparecen para ese rol.

Dos funciones dependen del plan:

• Campos personalizados en la importación — la posibilidad de asociar columnas del archivo a tus campos personalizados requiere un plan Premium. Sin él, en la fase de asociación solo ves los campos estándar.
• Gestión avanzada de duplicados — las opciones Insertar si está vacío y Reemplazar requieren un plan Premium. Con el plan Gratuito solo queda disponible Saltar (los duplicados no se modifican).

La exportación respeta siempre los permisos y la privacidad: cada uno exporta solo los registros a los que tiene acceso según su rol y las reglas de visibilidad de la organización.

Cómo importar (el recorrido guiado)

La importación se realiza en cuatro pasos:

1. Elegir qué importar — desde la página Importar seleccionas la ficha: Proyectos, Tareas, Contactos, Empresas, Productos o Servicios. Desde aquí también accedes al Historial de importaciones.
2. Subir el archivo — arrastras (o seleccionas) un archivo .xlsx, .xls o .csv, con un tamaño máximo de 4 MB. Mokapen lee las columnas y pasa al mapeo.
3. Asociar las columnas — para cada columna del archivo eliges el campo del CRM correspondiente (o la ignoras). En la misma pantalla configuras la privacidad de los datos importados y, cuando corresponda, la gestión de duplicados. El botón de importación solo se desbloquea cuando has asociado los campos obligatorios.
4. Iniciar y esperar el resultado — la importación se ejecuta en segundo plano: la pantalla de resultados se actualiza sola cada pocos segundos y muestra los contadores Procesados, Importados, Actualizados, Omitidos, Errores.

Como el trabajo se realiza en cola, para archivos con muchas filas la operación puede tardar unos minutos: deja la página abierta o vuelve a consultar el Historial de importaciones.

Preparar el archivo (Excel y CSV)

La calidad de la importación depende casi por completo de la calidad del archivo. Excel es cómodo pero puede ser engañoso: fechas que se convierten en números, ceros iniciales que desaparecen, celdas combinadas, fórmulas que arrastran errores. Antes de subirlo, prepara el archivo así:

• Primera fila = encabezados — la primera fila debe contener los nombres de las columnas (p. ej. Nombre, Apellido, Email, Teléfono). Son los que verás en el paso de asociación.
• Una columna = un dato — no pongas «Juan Pérez» en una sola columna si luego quieres Nombre y Apellido separados; mantén teléfono, email y dirección en columnas distintas.
• Sin celdas combinadas — las celdas combinadas rompen la lectura en cuadrícula. Usa siempre celdas individuales.
• Sin fórmulas — las fórmulas ralentizan y pueden dar errores. Si tienes columnas calculadas, copia y pega como valores antes de guardar.
• Limpia las celdas vacías — filas y columnas aparentemente vacías pero con espacios o formatos residuales confunden la lectura. Elimina de verdad las filas/columnas que no necesites.
• Codificación UTF-8 — para no perder acentos y caracteres especiales (à, è, ç, ü…), guarda en UTF-8. En Excel: «Guardar como» → CSV UTF-8, o mantente en .xlsx que gestiona bien los caracteres.
• Archivos grandes → divídelos — el límite es 4 MB. Si tienes muchos datos, divídelos en varios archivos e importa por bloques: también es más fácil detectar posibles errores.
• Evita caracteres con formatos no estándar — símbolos decorativos, fuentes particulares o texto formateado de forma exótica pueden no leerse o transformarse.

Sobre el CSV, una nota adicional: es un texto simple con valores separados. Mokapen lee en UTF-8 y detecta automáticamente el separador; si abres y vuelves a guardar un CSV con Excel en español, a menudo el separador se convierte en punto y coma — por lo general está bien, pero si ves todo en una sola columna tras la carga, el problema casi siempre está ahí: vuelve a guardar eligiendo explícitamente «CSV UTF-8» o usa directamente un archivo .xlsx.

Asociar las columnas

Es el corazón de la importación. Para cada columna de tu archivo, Mokapen muestra el nombre del encabezado y hasta seis valores de ejemplo tomados de las primeras filas, para entender al instante qué contiene. Al lado eliges en el menú «Pertenece a» el campo del CRM correspondiente:

• Asocia la columna a un campo (p. ej. columna «Mail» → campo Email).
• Omitir columna — deja vacía la asociación para las columnas que no necesites: no se importarán.
• Cada campo del CRM solo puede usarse una vez: al asociarlo, desaparece de las opciones de las demás columnas.

Debes asociar al menos los campos obligatorios, de lo contrario el botón de importación permanece bloqueado:

• Contactos — al menos uno entre Nombre, Apellido o un email. Las filas sin ninguno de estos se ignoran.
• Empresas — el nombre de la empresa.
• Tareas, Proyectos, Productos, Servicios — el Título (o nombre).

Algunos campos resuelven automáticamente las relaciones por nombre: en la importación de Contactos, la columna asociada a Empresa vincula (o crea, si no existe) la empresa con ese nombre; en la importación de Tareas, la columna Proyecto vincula o crea el proyecto con ese título. La comparación no distingue mayúsculas/minúsculas.

Campos personalizados — si tienes un plan Premium, en el menú también aparecen tus campos personalizados (números, textos, fechas, listas). Las fechas y monedas se interpretan y normalizan; para los campos de usuario/equipo, el valor se asocia al usuario o equipo correcto.

Campos con formatos especiales

Algunos campos aceptan varios valores en la misma celda o buscan un vínculo: al asociarlos, bajo la columna aparece un aviso amarillo con el formato esperado. El separador para valores múltiples es siempre el punto y coma (;).

• Etiquetas (tags) — nombres separados por «;». Si una etiqueta no existe, se crea automáticamente. Ej.: Cliente;VIP;Llamar.
• Stakeholders — para cada entrada indica el email del usuario o el código del equipo con la «t» (p. ej. t123), separados por «;». Ej.: mario@email.com;t45.
• Responsable (owner) — un solo valor: el email del usuario o el código de equipo «t{id}».
• Proveedor (Productos/Servicios) — el nombre de la empresa proveedora; si no existe, se crea.
• Imágenes (Productos/Servicios) — las URL completas de las imágenes separadas por «;».
• Grupos (Productos/Servicios) — nombres separados por «;»; los grupos que falten se crean.

Lee siempre el aviso amarillo: respetar ese formato marca la diferencia entre una importación limpia y una llena de valores faltantes.

Gestión de duplicados

Para Contactos, Empresas, Productos y Servicios puedes decidir qué hacer cuando una fila coincide con una ficha ya existente. La opción «Gestionar duplicados» está activa por defecto. La clave con la que Mokapen reconoce un duplicado cambia según el tipo:

• Contactos — el mismo email (si está presente en la fila).
• Empresas — el mismo nombre de empresa (sin distinguir mayúsculas/minúsculas). Nota: las empresas con el mismo nombre nunca se duplican al vincularlas desde los contactos, incluso con duplicados desactivados.
• Productos — el mismo código de producto.
• Servicios — el mismo código de servicio.

Al encontrar un duplicado, puedes elegir tres comportamientos:

• Saltar (predeterminado) — ignora los nuevos valores y continúa sin guardar ni actualizar. La fila se cuenta como Omitida.
• Insertar si está vacío — actualiza un campo solo si actualmente está vacío (no sobrescribe datos existentes). Requiere Premium.
• Reemplazar — actualiza cada campo mapeado con el nuevo valor, sea cual sea el actual. Requiere Premium.

Tareas y Proyectos no tienen gestión de duplicados: cada fila crea siempre una ficha nueva. Si reimportas el mismo archivo, obtienes duplicados: valora bien antes de repetir la operación.

Consejos para datos limpios

Algunas precauciones hacen la importación fiable y te evitan limpiezas tediosas después:

• Normaliza los emails — son la clave anti-duplicado de los contactos: un solo email por celda, sin espacios, todo en minúsculas. Emails distintos = contactos distintos.
• Códigos únicos para productos/servicios — si quieres actualizar en lugar de duplicar, asegúrate de que el código de producto y el código de servicio estén presentes y sean coherentes entre el archivo y lo que ya hay en Mokapen.
• Formatos coherentes en cada columna — no mezcles «10/03/2026» y «2026-03-10» en la misma columna de fechas; usa un único formato. Igual para los importes (evita mezclar «1.000,50» y «1000.5»).
• Teléfonos con prefijo internacional — p. ej. +34…: útil para mensajes e integraciones, y evita que Excel trate el número como cifra y elimine el cero inicial. Si hace falta, define la columna como Texto.
• Cuidado con los ceros iniciales — códigos postales, códigos, NIF/CIF: Excel tiende a eliminar los ceros delante. Formatea esas columnas como Texto antes de rellenarlas.
• Elimina espacios ocultos — espacios antes/después del texto (o dobles espacios) crean falsos no-duplicados. Un pase de «Eliminar espacios» en Excel ayuda.
• Uniforma los nombres de las relaciones — si vinculas contactos a empresas por nombre, escribe el nombre de la empresa siempre igual (p. ej. siempre «Acme S.L.», no a veces «ACME» y a veces «Acme S.L.U.»), o crearás empresas distintas.
• Haz una prueba pequeña — antes de importar 5.000 filas, prueba con 10-20 filas representativas: verificas mapeo, formatos y duplicados sin arriesgar ensuciar el CRM.

Progreso e Historial de importaciones

Durante la importación, la pantalla de resultados muestra los contadores en tiempo real: Procesados (filas leídas), Importados (fichas nuevas), Actualizados (duplicados actualizados), Omitidos (duplicados sin tocar) y Errores.

La página Historial de importaciones enumera todas las importaciones realizadas con sus totales. Ten en cuenta dos cosas: el historial muestra los totales agregados, no el listado fila por fila; y las filas sin los campos de identidad mínimos (p. ej. un contacto sin nombre, apellido ni email) se ignoran silenciosamente, por lo que pueden no aparecer entre los «Errores». Si los números no cuadran, la causa más habitual es esa.

Exportar

La exportación produce siempre un archivo Excel (.xlsx) y, como se indicó, está reservada al Propietario. Puedes lanzarla desde dos puntos:

• Desde la página Exportar (menú Importar/Exportar) — descargas todos los registros de un tipo de ficha con un clic.
• Desde las listas (vista Lista, Kanban, fichas) — desde el menú Acciones → Exportar. En vista Lista, si seleccionas algunas filas, exportas solo esas; si no seleccionas nada (o estás en Kanban/fichas), exportas todos los registros accesibles.

Algunos detalles útiles:

• La exportación incluye los campos personalizados y muestra etiquetas y stakeholders en forma legible (nombres/emails separados por comas).
• Presupuestos y Pedidos se exportan en dos hojas: una con las cabeceras del documento y otra con las líneas de artículo.
• La exportación de Contactos añade el nombre de la empresa vinculada y los elementos de checklist.
• Respeta siempre permisos y privacidad: exportas solo lo que podrías ver en pantalla.

Un archivo exportado es también una excelente plantilla: exporta unas pocas fichas de un tipo, mira los encabezados y formatos usados, y reutiliza esa estructura para construir el archivo de importación.

Casos de uso

• Puesta en marcha inicial — importas la agenda de contactos y empresas del antiguo sistema, luego el catálogo de Productos/Servicios, y el CRM queda operativo de inmediato.
• Actualización de catálogo — importas Productos con «Reemplazar» usando el código de producto como clave: precios y descripciones se actualizan sin crear duplicados.
• Enriquecimiento de contactos — ya tienes los contactos y añades teléfonos/campos que faltan con «Insertar si está vacío»: completas las fichas sin sobrescribir los datos buenos.
• Copia de seguridad periódica — el Propietario exporta contactos, oportunidades y pedidos a Excel para archivo o análisis externo.
• Informes a medida — exportas los datos filtrados de una lista y los procesas en Excel con tablas dinámicas para un análisis que no encuentras listo en la plataforma.

Problemas habituales

• El botón Importar permanece desactivado — no has asociado los campos obligatorios (nombre/apellido/email para contactos, título para los demás). Completa el mapeo.
• Tras la carga veo todo en una columna — es un CSV con separador no reconocido o codificación incorrecta. Vuelve a guardar como «CSV UTF-8» o usa un .xlsx.
• Faltan acentos o caracteres extraños — problema de codificación: guarda en UTF-8.
• Se importaron menos filas de las previstas — las filas sin los campos de identidad mínimos se ignoran; comprueba que cada fila tenga al menos el campo obligatorio.
• He creado duplicados — probablemente «Gestionar duplicados» estaba en Saltar cuando querías actualizar, o la clave (email/código/nombre) no coincidía. Verifica claves y opción elegida.
• Etiquetas/proveedores/grupos no vinculados — no respetaste el formato del campo especial (separador «;», email para usuarios, «t{id}» para equipos). Relee el aviso amarillo bajo la columna.
• Archivo demasiado grande — supera los 4 MB: divídelo en varios archivos e importa por bloques.
• No veo los campos personalizados en el mapeo — requieren un plan Premium.

Preguntas frecuentes

P: ¿Qué archivos puedo importar?

R: Archivos Excel (.xlsx, .xls) y CSV, hasta 4 MB. La primera fila debe contener los encabezados de las columnas.

P: ¿Qué puedo importar y exportar?

R: En importación: Proyectos, Tareas, Contactos, Empresas, Productos y Servicios. En exportación también Oportunidades, Presupuestos, Pedidos, Tickets, Citas y Reservas. Las oportunidades, presupuestos, pedidos y tickets pueden exportarse pero no importarse.

P: ¿Quién puede importar y exportar?

R: La importación está abierta a los miembros de la organización; la exportación está reservada al Propietario.

P: ¿Cómo evito crear duplicados?

R: Mantén activa la gestión de duplicados y asegúrate de que la clave esté rellenada y sea coherente: email para contactos, nombre para empresas, código para productos y servicios. Recuerda que Tareas y Proyectos no tienen control de duplicados: cada fila crea siempre una ficha nueva.

P: ¿Qué diferencia hay entre «Saltar», «Insertar si está vacío» y «Reemplazar»?

R: Saltar no modifica el duplicado; Insertar si está vacío rellena solo los campos actualmente vacíos; Reemplazar actualiza todos los campos mapeados. Las dos últimas requieren un plan Premium.

P: ¿Cómo inserto varios valores en una sola celda (etiquetas, stakeholders…)?

R: Separando los valores con el punto y coma (;). Para stakeholders usa el email del usuario o el código de equipo «t{id}»; las etiquetas, grupos y proveedores que falten se crean automáticamente.

P: ¿Por qué se importaron menos filas de las que hay en el archivo?

R: Las filas sin los campos de identidad mínimos (para contactos: nombre, apellido o email; para empresas: el nombre) se ignoran sin aparecer entre los «Errores». Comprueba que cada fila tenga al menos el campo obligatorio.

P: Excel me estropea fechas, ceros iniciales y números largos. ¿Qué hago?

R: Formatea como Texto las columnas críticas (códigos postales, códigos, NIF/CIF, teléfonos), usa un único formato de fecha por columna y, si tienes columnas calculadas, pega como valores antes de guardar. Guarda en UTF-8 para no perder los acentos.

P: ¿Puedo importar mis campos personalizados?

R: Sí, con un plan Premium: en el paso de asociación también aparecen los campos personalizados y los valores se convierten según su tipo (fechas, monedas, listas, usuarios/equipos).

P: ¿En qué formato obtengo la exportación?

R: Siempre en Excel (.xlsx). Presupuestos y Pedidos salen en dos hojas (cabeceras + líneas de artículo). Un archivo exportado es también una excelente plantilla para preparar una futura importación.

P: ¿La importación es inmediata?

R: Funciona en segundo plano: para pocos registros son segundos; para archivos grandes puede tardar unos minutos. Sigue los contadores en la pantalla de resultados o vuelve a consultar el Historial de importaciones.