Aprende mokapen

Portal de clientes

El portal es el espacio en el que un cliente entra con sus propias credenciales, no con un usuario Mokapen. Desde ahí abre tickets, consulta los pedidos y, si lo activas, el tablón. Tú sigues trabajando en el CRM: el ticket y el pedido nacen en las pipelines que hayas elegido, con el responsable que hayas indicado.

Lo encuentras en Soporte → Portal. Cada portal tiene su propia dirección, del tipo dominio / idioma / portal / slug. El cliente no ve el resto de la organización.

Crear el portal y dejarlo apagado hasta que esté listo

Desde la lista pulsa el botón para un portal nuevo. Si la organización ya ha alcanzado el número máximo, Mokapen abre la ventana del plan en lugar de crear otro. En la ficha de cada portal ves título, logo, si está activo o apagado, y el enlace externo a la home del cliente.

En General defines título, slug de la URL, idioma predeterminado, email del portal y el estado. Activo significa que el enlace responde. Inactivo significa que el portal no es accesible: úsalo mientras preparas pipelines, temas y catálogo, para que un cliente no entre en una página vacía. La frase en página es clara: configuras el portal y activas solo las áreas que quieres mostrar.

El email del portal es el que el cliente ve como remitente de las credenciales. Si está vacío o es un buzón que nadie lee, los emails de acceso salen igual pero las respuestas se pierden.

Qué áreas ve el cliente

En Aplicaciones enciendes, para este portal, las áreas con las que el cliente puede interactuar. Hay tres entradas, y no todas las organizaciones las ven:

• Ticket — el cliente envía solicitudes y lee la respuesta desde ahí.
• Pedidos — ve productos y servicios en un catálogo y envía pedidos de compra.
• Tablón — solo aparece si la app News está activa para la organización. Muestra el tablón en la home del portal.

Encender el área no basta. Un portal con los tickets encendidos y ninguna pipeline elegida crea solicitudes que no sabes dónde encontrar. Un portal con los pedidos encendidos y sin moneda, pipeline y estado deja el pedido sin un sitio en la pipeline de ventas.

Quién puede entrar

La página Usuarios del portal lista los contactos ya habilitados: nombre, email, cuenta, estado, fecha de creación y el candado de privacidad. Es una lista de control, no el lugar donde creas el acceso. El filtro de arriba restringe las filas.

El acceso se da desde la ficha de contacto, pestaña Portal. La frase en ficha dice que habilites el contacto para acceder a uno o más portales de tu organización, para comunicar y recibir asistencia. Por cada portal hay un interruptor. Encendido, Mokapen crea un usuario de portal para ese contacto y le envía un email con las credenciales: le pides que entre y cambie la contraseña. Si apagas el interruptor, el usuario de portal se elimina. Pedidos y tickets ya vinculados al contacto permanecen en el CRM.

En la misma ficha eliges la visibilidad:

• Privada — el cliente ve sus tickets y pedidos.
• Empresa — ve también tickets y pedidos vinculados a la misma empresa. Úsala para el referente que debe seguir las solicitudes de todo el cliente, no para cada persona de la empresa: de lo contrario un comercial ve los tickets abiertos por un compañero.

Email, nombre, apellidos y contraseña son los datos de acceso del portal. No son el usuario Mokapen y no heredan un rol del CRM. Si cambias email o contraseña, el contacto recibe un email de actualización.

Un contacto sin email no puede recibir las credenciales. Un contacto archivado o eliminado desaparece de la lista de usuarios del portal aunque el acceso estuviera encendido.

Tickets abiertos por el cliente

En Ticket eliges la pipeline en la que terminan las solicitudes y los temas a proponer. Los temas son los ya definidos en esa pipeline: si la lista está vacía, el cliente no tiene nada que seleccionar. El botón en página lleva a los ajustes de temas de esa pipeline, donde los creas y, si hace falta, asignas un responsable al tema.

El responsable predeterminado recibe todos los tickets nacidos del portal. Al crearlos puedes asignarlos igual a otro miembro. Sin un responsable, la solicitud entra en la pipeline y nadie la ve en su kanban «mi trabajo» hasta que alguien se la atribuye.

El cliente, una vez dentro, ve sus tickets abiertos y puede seguir su estado. No ve los tickets internos que no están vinculados a él (o, con visibilidad Empresa, a su empresa).

Pedidos desde el catálogo

En Pedidos preparas cómo nace el pedido cuando el cliente confirma el carrito. Defines moneda, pipeline, estado inicial y responsable. Título y descripción aceptan variables del usuario de portal: nombre, apellidos, email, empresa, contacto, nota, privacidad, idioma. Un título del tipo «Pedido de {nome} {cognome}» sigue siendo legible en la pipeline; un título vacío te deja una fila sin contexto.

En el portal el cliente navega el catálogo, pone artículos en el carrito y confirma. Si en el carrito hay productos para enviar, se le pide el país para los costes de envío. Los impuestos, IVA incluido, se calculan tras la confirmación. Al crear el pedido el cliente recibe las actualizaciones y puede seguirlo en su área.

Con visibilidad Empresa la lista de pedidos incluye también los pedidos de la misma empresa, no solo los del contacto que ha iniciado sesión.

Cuándo la elección es incorrecta

• Portal activo antes de las aplicaciones. El cliente entra y encuentra la home sin tickets ni pedidos. Manténlo inactivo hasta que pipeline, temas y responsables estén configurados.
• Visibilidad Empresa para todos. Cada contacto de la empresa ve las solicitudes de los demás. Déjasela al referente.
• El mismo portal para clientes que no deben verse. Un portal es una URL. Los datos siguen filtrados por contacto, pero título, idioma y áreas son comunes. Dos clientes con necesidades distintas (solo tickets, o tickets y catálogo) están mejor en dos portales.
• Confundir usuario de portal y usuario Mokapen. El primero solo entra en el portal. El segundo trabaja en el CRM y tiene un rol. Dar al cliente un usuario Invitado del CRM no es el portal: ve fichas internas, no el catálogo.

Guías relacionadas: Ticket, Pedidos, Contactos.